南天檔案計算機管理信息系統(tǒng)說明書樣本

第一章系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述檔案是人類實踐活動原始記錄，是豐富信息資源。隨著人類實踐活動發(fā)展，檔案作為集服務(wù)性、政治機要性和科學(xué)性為一體一門學(xué)科，在當(dāng)今起著越來越重要作用。隨著科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟發(fā)展，計算機管理系統(tǒng)作為一種當(dāng)代化管理工具被廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)和管理各個部門。而檔案老式手工操作管理已經(jīng)嚴重阻礙了檔案工作進一步發(fā)展，使用計算機管理系統(tǒng)已經(jīng)是檔案管理發(fā)展必然趨勢。咱們通過與檔案工作人員廣泛配合，對檔案工作進行了長期進一步理解和詳細分析后，通過不斷摸索和完善，開發(fā)出綜合檔案管理“南天檔案計算機管理信息系統(tǒng)”。它運用科學(xué)思想、組織、辦法和手段，對檔案工作進行了有效地管理，大大地提高了檔案工作效率和質(zhì)量?！澳咸鞕n案計算機管理信息系統(tǒng)”按照國家《檔案著錄規(guī)則》、《文書檔案案卷格式》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成普通規(guī)定》、《歸檔文獻整頓規(guī)則》、《計算機軟件開發(fā)規(guī)范》、《計算機軟件產(chǎn)品開發(fā)文獻編制指南》等技術(shù)規(guī)范和原則進行開發(fā)。符合檔案管理規(guī)定，合用于各大、中、小型檔案館、各行業(yè)綜合檔案科（室）。二．系統(tǒng)特點全中文界面設(shè)計，界面和諧，操作簡樸，易學(xué)易用；數(shù)據(jù)保密性和安全性高；數(shù)據(jù)著錄和收集效率高；主題詞和分類碼內(nèi)容豐富，計算機自動輔助標(biāo)引；文獻自動歸檔，實現(xiàn)文檔一體化；自動生成符合國標(biāo)各種目錄表格；自定義報表生成器，自定義界面；支持模糊查詢、多級查詢；查詢以便迅速；良好擴展性、可升級性和數(shù)據(jù)可移植性；跟蹤最新檔案發(fā)展變化，適時進行改進提高，適應(yīng)新規(guī)定。三．系統(tǒng)功能南天檔案計算機管理信息系統(tǒng)共有八大模塊，分別是：收發(fā)文、數(shù)據(jù)整頓、檢索查詢、借閱運用、檔案編目、記錄報表、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)維護。1.文獻管理模塊實現(xiàn)尋常收發(fā)文登記入庫。在登記入庫完畢后，可對已登記入庫文獻進行查詢、修改；對文獻進行整頓、歸檔后可以遷移到檔案庫，實現(xiàn)文檔一體化；以及對不需歸檔文獻進行銷毀解決并能打印出相相應(yīng)表格。數(shù)據(jù)整頓模塊實現(xiàn)文獻材料通過整頓、歸檔后形成檔案進行著錄工作，著錄中可以關(guān)聯(lián)檔案原文，原文類型可以是圖片文獻、WPS文獻、WORD文獻、AVI文獻、MP3文獻等等。在著錄過程中系統(tǒng)提供邏輯錯誤提示，如檔號不能重號、件號不能浮現(xiàn)0、小數(shù)、負數(shù)及英文字母等。在著錄完畢后，可對已著錄檔案進行修改。使系統(tǒng)自動標(biāo)引主題詞和分類號，減輕著錄人員工作量。對到期檔案進行銷毀解決，對檔案保管期限和密級進行降級解決。圖書資料模塊實現(xiàn)圖書資料登記入庫。在登記入庫完畢后，可對已登記如庫圖書資料進行查詢、修改；可打印出圖書資料目錄。借閱運用模塊是檔案館對外窗口，實現(xiàn)運用人資料、手續(xù)、運用狀況管理。可進行運用業(yè)務(wù)辦理，涉及借閱、歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷，對運用狀況進行查詢、記錄等。檔案編目模塊實現(xiàn)對各種檔案信息（案卷級、文獻級）編制各種目錄并以各種格式打印輸出。目錄形式為：案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文獻目錄，備考表等。依照顧客運用需要，提供專業(yè)模板文獻，輔助顧客撰寫編研材料。提供報表生成器，依照顧客需求自定義設(shè)計新報表。記錄報表模塊實現(xiàn)對已著錄檔案信息、全宗信息按不同條件進行記錄，并打印輸出有關(guān)記錄報表。數(shù)據(jù)管理模塊實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)以及數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入、導(dǎo)出，進行檔案移送、接受管理等功能。系統(tǒng)維護模塊實現(xiàn)對系統(tǒng)輔助字典進行初始化、建立登錄和操作日記，添加、刪除、修改顧客，設(shè)立顧客權(quán)限。還可按顧客習(xí)慣設(shè)定操作界面。四．系統(tǒng)運營環(huán)境：軟件環(huán)境：在Windows9x及Windows、WindowsXP、WindowsNT等環(huán)境下運營。硬件環(huán)境：1．計算機：①PentiumII233MHzCPU或更高；②32MB內(nèi)存或更高；③200MB硬盤空間或更高；④光驅(qū)；⑤VGA彩顯；⑥建議顯示辨別率設(shè)為800X600或1024X768；2．軟件加密狗；3．外設(shè)（如打印機、掃描儀等）。第二章系統(tǒng)安裝一．硬件安裝 注意：先安裝軟件，再安裝加密鎖。在軟件安裝完畢后，將本系統(tǒng)軟件加密狗插到計算機并行口（相應(yīng)是并行口加密鎖）或USB口（相應(yīng)USB加密鎖）上。如果需要連接打印機，再將打印機數(shù)據(jù)電纜并口端插到加密狗上即可（如果是USB加密鎖，把打印機數(shù)據(jù)電纜直接接在電腦并口上即可）。若需要安裝其她外設(shè)，請做相應(yīng)硬件連接。（詳細操作請參見附錄-1）軟件安裝將本系統(tǒng)軟件光盤放入你計算機光驅(qū)中，光驅(qū)將會自動運營安裝程序（若你光驅(qū)不支持自動運營，則運營光盤根目錄中Setup.exe文獻），浮現(xiàn)下面安裝界面：點擊【下一步】按鈕，浮現(xiàn)界面：選取【我批準該允許合同條款】，然后點擊【下一步】按鈕，浮現(xiàn)界面：設(shè)立名稱和公司后，點擊【下一步】按鈕，浮現(xiàn)界面：在此界面中，讓你選取系統(tǒng)安裝途徑，普通可以使用缺省安裝途徑（c:\nantian\archives）即可，不必修改。如果要修改話，可點擊界面上【更改】按鈕，來進行安裝途徑更改。安裝途徑選取好后，點擊【下一步】按鈕，浮現(xiàn)界面：選取在開始菜單中快捷方式名稱和位置，然后點擊【下一步】按鈕，浮現(xiàn)界面：查看安裝信息，如果需要更改，可點擊【上一步】按鈕，返回上一界面進行修改，如果不需要更改，則點擊【下一步】按鈕，開始安裝系統(tǒng)：并顯示：如果要建立桌面快捷方式，則直接點擊【下一步】按鈕；如果不建立桌面快捷方式，則點擊方框中勾，將勾去掉，使其變?yōu)闋顟B(tài)，再點擊【下一步】按鈕，浮現(xiàn)界面： 選取咱們?yōu)槟闾峁┸浖用苕i類型，并行口加密鎖為白色，USB加密鎖為黑色，選取好后再點擊【下一步】按鈕，注：如果選取是“USB加密鎖”浮現(xiàn)界面：點擊【下一步】按鈕，浮現(xiàn)界面：點擊【下一步】按鈕，安裝軟件鎖驅(qū)動程序點擊【完畢】按鈕，完畢安裝軟件鎖驅(qū)動程序。完畢軟件鎖安裝后，浮現(xiàn)界面：點擊【完畢】按鈕，系統(tǒng)完畢安裝并自動退出，返回到桌面，至此軟件安裝過程完畢，請取出光盤。第三章系統(tǒng)啟動在Windows系統(tǒng)【開始】菜單中選?。撼绦?>南天檔案管理系統(tǒng)->南天檔案，即可啟動本系統(tǒng)，如果在桌面上建立了快捷方式話，直接運營桌面快捷方式，即可啟動本系統(tǒng)。一.系統(tǒng)登錄為了保證數(shù)據(jù)安全性，每次在進入系統(tǒng)此前顧客需提供顧客名及密碼，如果顧客名或密碼不對的則不容許進入系統(tǒng)（密碼最小長度為8個字符（4個中文），最大長度為16個字符（8個中文））。登錄主界面如下：在初次使用本系統(tǒng)時，系統(tǒng)默認顧客名和密碼如下：顧客名：管理員密碼：12345678顧客可以在系統(tǒng)維護中【顧客管理】模塊中對默認值進行修改。如果你要對顧客名或密碼進行修改，請你一定要記住修改后顧客名和密碼。進入系統(tǒng)后，整個應(yīng)用主界面如下：此界面是本系統(tǒng)主界面，只要點擊相應(yīng)模塊圖片即可進入相相應(yīng)模塊操作菜單，點擊菜單就可進入有關(guān)操作界面。二．使用商定為了能迅速、以便地使用好本系統(tǒng)，理解如下系統(tǒng)使用商定將有很大協(xié)助。1.本系統(tǒng)中所有功能都是針對主界面中每個功能模塊來進行闡明，點擊模塊圖片，即可進入相應(yīng)模塊菜單。2.如果是第一次使用本系統(tǒng)，必要在【系統(tǒng)維護】模塊中【輔助字典】中做如下初始化工作：①設(shè)立單位名稱②設(shè)立本單位全宗信息③設(shè)立類別（問題/機構(gòu)）以上信息為必要維護項目，其她信息可以依照詳細使用狀況進行選取性維護。3.在進行文獻登記或檔案著錄時，藍色字數(shù)據(jù)項為必要輸入數(shù)據(jù)項，即一定要有數(shù)據(jù)輸入；黑色字數(shù)據(jù)項可依照詳細狀況進行輸入。4.著錄時按回車鍵可以使光標(biāo)跳到下一種數(shù)據(jù)項，實現(xiàn)和Tab鍵相似功能，當(dāng)光標(biāo)跳到最后一種數(shù)據(jù)項時，再按回車鍵，數(shù)據(jù)自動保存。5.在檔案著錄時,文獻字號格式必要按如下格式輸入，否則在后來表格打印時不規(guī)范。格式如：云辦發(fā)()第1號或云辦發(fā)()1號云辦發(fā)〔〕第1號或云辦發(fā)〔〕1號其中：()是半角狀態(tài)下小括號，即在輸入英文狀態(tài)下形式?！病呈橇欠嚼ㄌ?，注意不是[]。6.在檔案著錄時,檔號會自動生成，不需要手工進行輸入。7.原文管理原文管理重要功能是關(guān)聯(lián)檔案原文，存入數(shù)據(jù)庫，并對檔案原文進行管理。原文類型可以是圖片文獻、WPS文獻、WORD文獻、AVI文獻等等，在配有掃描儀計算機上，也可以直接對文獻進行掃描。原文管理界面如下：操作闡明如下：⑴增長：若要增長一種文獻，點擊該按鈕后打開如下界面：在該對話框中選中你要增長文獻，然后點擊【打開】按鈕即可增長一種文獻。⑵掃描：在配有掃描儀計算機上對文獻原文進行掃描。⑶左移：變化所選中文獻順序，把所選中文獻左移一種位置。⑷右移：變化所選中文獻順序，把所選中文獻右移一種位置⑸刪除：刪除所選中文獻⑹改名：對所選中文獻進行改名。選中要改名文獻，點擊【改名】按鈕后，選中文獻下方文字將會變成可編輯狀態(tài)，這時可輸入新文獻名。⑺保存：保存對原文所進行操作（增長、刪除、改名等）。并將原文存入數(shù)據(jù)庫。⑻打開：打開文獻，查看文獻原文信息。選中要打開文獻，點擊【打開】按鈕，或者直接用鼠標(biāo)雙擊要打開文獻，都可以打開文獻。如果選中文獻有默認打開方式，則系統(tǒng)以默認方式打開文獻，如果選中文獻沒有默認打開方式，則系統(tǒng)提示選取打開該文獻應(yīng)用程序，如下：在該對話框中選中要用來打開所選文獻應(yīng)用程序，然后點擊【打開】按鈕即可打開文獻。⑼屬性：打開并查看所選文獻屬性窗口。⑽協(xié)助：打開原文管理協(xié)助信息。⑾返回：關(guān)閉原文管理窗口。⑿單擊鼠標(biāo)右鍵，可以打開原文管理快捷菜單，快捷菜單中具有以上所有按鈕操作。8.所有查詢條件之間關(guān)系是“與”（并且）關(guān)系。查詢成果應(yīng)滿足你設(shè)定條件范疇。9.系統(tǒng)中所有查詢都支持模糊查詢和二級查詢。不需要懂得被查數(shù)據(jù)完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查詢題名里具有“任免”文獻，只需在查詢窗口中題名處輸入“任免”兩個字，或者在查詢窗口中題名首字母處輸入“RM”，（中文任免聲母組合）就可以把題名中所有具有“任免”文獻查找出來。如果查詢時在查詢窗口中題名處輸入“任免告知”，或在題名首字母處輸入“RMTZ”,（中文任免和告知聲母組合）則查詢出具有“任免”和“告知”文獻，“任免”和“告知”不分先后順序。10.本系統(tǒng)出廠前通過了嚴格殺毒檢查，但為了防止顧客使用其她軟件時帶來其她病毒，建議顧客在所使用計算機上安裝通過公安部承認殺毒軟件，如瑞星、金山毒霸、諾頓等殺毒軟件。11.協(xié)助系統(tǒng)在使用系統(tǒng)過程中，點擊【協(xié)助】按鈕，或者按下鍵盤上F1鍵，可以打開協(xié)助信息。協(xié)助信息對使用系統(tǒng)做了詳細簡介。第四章文獻管理文獻管理模塊實現(xiàn)了收、發(fā)文登記，文獻查詢、修改、歸檔、銷毀、清退等尋常文獻管理工作計算機化。一．收文登記收文登記重要完畢收文信息錄入。是本單位收到從上級機關(guān)及其她單位發(fā)送來文獻登記工作。文獻錄入是計算機管理文獻開始，是必要途徑，是計算機輔助文獻管理基本。收文登記主界面如下：登記時藍色字數(shù)據(jù)項是必要輸入項。操作闡明如下：如果當(dāng)前錄入文獻有原文，可點擊【原文】按鈕，進入該份文獻原文管理界面，進行文獻原文管理。（參看【使用商定】中原文管理某些）每次錄入完一條記錄項后，點擊【保存】按鈕，保存輸入數(shù)據(jù)。在同一批輸入中（未退出收文登記界面），點擊【后退】或【邁進】按鈕，可后來退或邁進到相應(yīng)下一條記錄，然后進行修改。注意：建議錄入完新一條記錄后，不點擊【保存】按鈕，然后進行后退或邁進操作，否則會多保存最后一條無用記錄。每次錄入完一條記錄項后，點擊【辦理】標(biāo)簽或【解決單】標(biāo)簽按鈕，可轉(zhuǎn)到文獻辦理狀況或文獻解決單狀況，然后進行打印操作。點擊【批量打印解決單】按鈕，可以調(diào)出已保存文獻進行打印解決單操作，并可同步打印多份文獻解決單。如下述：①查詢：在左邊設(shè)立查詢條件，不必要懂得要查數(shù)據(jù)完整信息，只要懂得某些信息即可，如查詢文獻標(biāo)題里具有“任免”文獻，只需在查詢窗口中文獻標(biāo)題處輸入“任免”兩個字，就可以把文獻標(biāo)題中所有具有“任免”文獻查找出來。點擊【高檔】按鈕，可以打開高檔查詢條件設(shè)立窗口，進行更精準查詢。②點擊要打印解決單文獻，使其被選中，如果要選取各種文獻，可按住Ctrl鍵然后選取各種文獻；如果要選取持續(xù)各種文獻，可按住Shift鍵，先選取起始文獻，再選取結(jié)束文獻，這樣中間文獻將被所有選中。點擊【全選】按鈕，可選中所有文獻，點擊【不選】按鈕，可清除選中文獻。③點擊【解決單】按鈕，可轉(zhuǎn)到文獻解決單狀況，然后進行打印操作。點擊【登記薄】按鈕，可打印收文或發(fā)文登記薄。點擊【協(xié)助】按鈕，或按下鍵盤上F1按鈕，打開收文登記協(xié)助信息。返回：關(guān)閉收文登記窗口。二．發(fā)文登記發(fā)文登記重要完畢發(fā)文信息錄入。是按國家和關(guān)于單位規(guī)定對本單位向外發(fā)出文獻條目登記工作。發(fā)文登記主界面如下：登記時藍色字數(shù)據(jù)項是必要輸入項。操作闡明如下：如果當(dāng)前錄入文獻有原文，可點擊【原文】按鈕，進入該份文獻原文管理界面，進行文獻原文管理。（參看【使用商定】中原文管理某些）每次錄入一條完整記錄后，點擊【保存】按鈕，保存輸入數(shù)據(jù)。在同一批輸入中（未退出發(fā)文登記界面），點擊【后退】或【邁進】按鈕，可后來退或邁進到相應(yīng)下一條記錄，然后進行修改。注意：建議錄入完新一條記錄后，不點擊【保存】按鈕，然后進行后退或邁進操作，否則會多保存最后一條無用記錄點擊【登記薄】按鈕，可打印收文或發(fā)文登記薄。點擊【協(xié)助】按鈕，或按下鍵盤上F1按鈕，打開發(fā)文登記協(xié)助信息。返回：關(guān)閉發(fā)文登記窗口。三．文獻查詢將已錄入文獻信息迅速查詢出來。主界面如下：操作闡明如下：1.查詢：在左邊設(shè)立查詢條件，不必要懂得要查數(shù)據(jù)完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查詢文獻標(biāo)題里具有“任免”文獻，只需在查詢窗口中文獻標(biāo)題處輸入“任免”兩個字，就可以把文獻標(biāo)題中所有具有“任免”文獻查找出來。點擊【高檔】按鈕，可以打開高檔查詢條件設(shè)立窗口，進行更精準查詢。2.原文：如果已錄入文獻有原文，則會在行號左邊有圖標(biāo)顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份文獻原文管理界面，進行文獻原文查詢。（參看【使用商定】中原文管理某些）3.后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。4.邁進：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。5.卡片：進入數(shù)據(jù)卡片瀏覽界面，同步只能看到一條文獻數(shù)據(jù)記錄。如下圖：6.轉(zhuǎn)存：將當(dāng)前所選中文獻記錄另存為其她形式文獻，如Excel、Txt等。7.定位：如果查詢到數(shù)據(jù)較多狀況下，在此可以直接定位到你要看那一條文獻記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看文獻記錄。8.網(wǎng)格：進入數(shù)據(jù)網(wǎng)格瀏覽界面，同步可以看到多條文獻數(shù)據(jù)。在該界面下不能對數(shù)據(jù)進行修改。9.排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)立窗口，如下圖：在該窗口中可以設(shè)立是按哪個數(shù)據(jù)項來排序，你只要在左邊【可選取字段】中雙擊你想要用來排序字段，或者拖拽你想要用來排序字段到右邊【排序字段】中?？梢赃x取各種排序字段。排序字段順序可以通過上下拖拽右邊【排序字段】中字段來完畢。在右邊【排序字段】中，如果選中了排序字段背面升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。10.打?。喊巡樵兂晒蛴〕鰜怼Ｈ缦聢D：協(xié)助：打開文獻查詢協(xié)助信息。返回：關(guān)閉文獻查詢窗口。四．文獻修改重要對已錄入文獻進行恰當(dāng)修改，保證文獻信息精確性。主界面如下：對已錄入文獻信息進行修改，必要先把要修改文獻信息查詢出來，然后才干進行修改。操作闡明如下：1.查詢：在左邊設(shè)立查詢條件，不需要懂得要查數(shù)據(jù)完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查詢文獻標(biāo)題里具有“任免”文獻，只需在查詢窗口中文獻標(biāo)題處輸入“任免”兩個字，就可以把文獻標(biāo)題中所有具有“任免”文獻查找出來。點擊【高檔】按鈕，可以打開高檔查詢條件設(shè)立窗口，進行更精準查詢。2.原文：如果已錄入文獻信息有原文，則會在行號左邊有圖標(biāo)顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份文獻原文管理界面，進行文獻原文修改。（參看【使用商定】中原文管理某些）3.后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。4.邁進：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。5.定位：如果查詢到數(shù)據(jù)較多狀況下，在此可以直接定位到你要看那一條文獻記錄。如下圖：6.排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)立窗口，如下圖：在該窗口中可以設(shè)立是按哪個數(shù)據(jù)項來排序，你只要在左邊【可選取字段】中雙擊你想要用來排序字段，或者拖拽你想要用來排序字段到右邊【排序字段】中?？梢赃x取各種排序字段。排序字段順序可以通過上下拖拽右邊【排序字段】中字段來完畢。在右邊【排序字段】中，如果選中了排序字段背面升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。7.修改：當(dāng)查詢出文獻信息后，先選中要修改文獻信息，再點擊【修改】按鈕，可以打開文獻修改窗口，在此窗口中對文獻信息進行修改后，點擊【保存】即可保存修改后信息。8.批量修改：當(dāng)查詢出文獻信息后，點擊【批量修改】按鈕，打開如下界面：先選取‘著錄項目’，然后在‘查找內(nèi)容’中輸入修改前內(nèi)容，在‘替代為’中輸入修改后內(nèi)容，點擊【查找下一種】按鈕，查詢出數(shù)據(jù)后，點擊【替代】按鈕，可替代當(dāng)前記錄；或者點擊【所有替代】按鈕，進行所有替代操作。9.協(xié)助：打開文獻修改協(xié)助信息。10．返回：關(guān)閉文獻修改窗口。五．文獻歸檔文獻歸檔重要用于已錄入收、發(fā)文登記信息后，歸檔按收文和發(fā)文年份、問題（機構(gòu)）、保管期限，對文獻自動分類，整頓構(gòu)成檔案，并依照需要任意調(diào)節(jié)件號，自動產(chǎn)生相應(yīng)歸檔文獻目錄。如果歸檔錯誤，可以先撤除錯誤歸檔，修改后重新歸檔。（注意：新規(guī)則取消案卷、卷內(nèi)兩級目錄）主界面如下：操作闡明如下：文獻歸檔①．查詢：在對文獻進行歸檔前，先要查找到你要歸檔文獻，然后才干對它進行歸檔。輸入查詢條件，如果不輸入文獻題名和文獻字號，則查詢出這一年、這個問題（機構(gòu)）所有記錄。如下：點擊要歸檔文獻，使其被選中，如果要選取各種文獻，可按住Ctrl鍵然后選取各種文獻；如果要選取持續(xù)各種文獻，可按住Shift鍵，先選取起始文獻，再選取結(jié)束文獻，這樣中間文獻將被所有選中。點擊【全選】按鈕，可選中所有文獻，點擊【不選】按鈕，可清除選中文獻。②．歸檔：選取好要歸檔文獻后，設(shè)立歸檔文獻保管期限和件號，如下：然后點擊【歸檔】按鈕，即可進行歸檔操作。歸檔文獻調(diào)節(jié)①．件號調(diào)節(jié)：如果歸檔時件號設(shè)立錯誤，可用此功能修改件號，界面如下：依照全宗、年代、問題（機構(gòu)）、保管期限進行已歸檔文獻查詢。查詢到成果后，選中查詢到文獻，即可修改其件號，修改完畢后，點擊【保存】按鈕進行保存。②．撤除歸檔：如果歸檔錯誤，可用此功能撤除錯誤歸檔，然后再重新進行對的歸檔。界面如下：依照全宗、年代、問題（機構(gòu)）、保管期限進行已歸檔文獻查詢。查詢到成果后，選中查詢到文獻，點擊【撤除】按鈕，即可撤除歸檔。然后可對文獻重新進行對的歸檔。歸檔文獻編目①．歸檔文獻目錄：將歸檔后文獻信息編制目錄并可以打印輸出。界面如下：點擊【編目】按鈕，即可看到所選數(shù)據(jù)編目后表格。點擊【設(shè)立】按鈕，對表格中表頭和頁腳中顯示數(shù)據(jù)進行設(shè)立。點擊【頁面】按鈕，對表格邊框、打印紙、縮放比例、打印方向等進行設(shè)立。點擊【打印】按鈕，表格設(shè)立好后，可以打印編好目錄表格，如果沒有查詢到要編目數(shù)據(jù)，則打印一張空表。打印時如果要編目數(shù)據(jù)沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會自動在表格背面補空行，填滿一張紙。②．歸檔文獻目錄封面：生成一份歸檔文獻目錄封面。界面如下：依照全宗、年代、問題（機構(gòu)）、保管期限進行編目，點擊【編目】，即可看到所選數(shù)據(jù)編目好表格。點擊【打印】，即可打印歸檔文獻目錄封面。文獻遷移到檔案庫將收、發(fā)文整頓歸檔文獻遷移到檔案庫，實現(xiàn)文檔一體化。界面如下：點擊【查詢】按鈕，會將已歸檔但尚未傳播到檔案庫歸檔文獻查詢出來，點擊要遷移歸檔文獻，使其被選中，如果要選取各種歸檔文獻，可按住Ctrl鍵然后選取各種歸檔文獻；如果要選取持續(xù)各種歸檔文獻，可按住Shift鍵，先選取起始歸檔文獻，再選取結(jié)束歸檔文獻，這樣中間歸檔文獻將被所有選中。再點擊【遷移】按鈕，即可將歸檔文獻遷移到檔案庫。六．銷毀清退重要用于對已經(jīng)登記過但不參加歸檔收文、發(fā)文做銷毀或者清退操作，以便形成銷毀文獻目錄、清退文獻目錄。主界面如下：操作闡明如下：1.文獻銷毀：對已經(jīng)登記過但不參加歸檔收文、發(fā)文做銷毀操作。先設(shè)定相應(yīng)查詢條件，再點擊【查詢】按鈕，查詢出要銷毀文獻。點擊要銷毀文獻，使其被選中，如果要選取各種文獻，可按住Ctrl鍵然后選取各種文獻；如果要選取持續(xù)各種文獻，可按住Shift鍵，先選取起始文獻，再選取結(jié)束文獻，這樣中間文獻將被所有選中。再點擊【銷毀】按鈕，即可銷毀文獻。（注意：執(zhí)行此操作并沒有把文獻信息從數(shù)據(jù)庫中刪除，只在數(shù)據(jù)庫中做銷毀標(biāo)記，還可恢復(fù)）2.撤除銷毀：如果執(zhí)行了錯誤銷毀操作，可運用此功能將被銷毀文獻恢復(fù)。界面如下：先設(shè)定相應(yīng)查詢條件，再點擊【查詢】按鈕，查詢出要恢復(fù)銷毀文獻。點擊要恢復(fù)銷毀文獻，使其被選中，如果要選取各種文獻，可按住Ctrl鍵然后選取各種文獻；如果要選取持續(xù)各種文獻，可按住Shift鍵，先選取起始文獻，再選取結(jié)束文獻，這樣中間文獻將被所有選中。點擊【恢復(fù)】按鈕，即可使其恢復(fù)為沒有銷毀文獻，又可以參加文獻歸檔。點擊【刪除】按鈕，把通過銷毀文獻從數(shù)據(jù)庫中徹底刪除，后來將不能進行恢復(fù)（注意：此操作要慎用，一旦做了此操作，經(jīng)此操作刪除銷毀文獻目錄也將不復(fù)存在）。3.銷毀文獻目錄：將銷毀后文獻信息編制目錄并可以打印輸出。界面如下：點擊【查詢】按鈕，打開如下界面：設(shè)立查詢條件后點擊【查詢】按鈕，可看到條件范疇內(nèi)編目好銷毀文獻信息。點擊【打印】按鈕，表格設(shè)立好后，可以打印編好目錄表格，如果沒有查詢到要編目數(shù)據(jù)，則打印一張空表。打印時如果要編目數(shù)據(jù)沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會自動在表格背面補空行，填滿一頁紙。第五章數(shù)據(jù)整頓數(shù)據(jù)整頓模塊實現(xiàn)了檔案著錄、修改、鑒定銷毀、設(shè)立自動標(biāo)引、老原則文書檔案案卷調(diào)節(jié)等管理工作計算機化。下面分別簡介每個功能：一．檔案著錄 檔案著錄重要完畢各種檔案信息錄入。是后來檔案查詢運用、借閱、記錄基本。檔案著錄主界面如下：在上一界面中可以選取要著錄檔案類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案著錄為例，其她操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：在該界面中可以著錄文書檔案數(shù)據(jù)，著錄時分為著錄案卷級、著錄文獻級和新規(guī)則進行著錄。如上圖，是著錄案卷級例子。著錄時藍色字數(shù)據(jù)項是必要輸入項。在著錄時檔號是自動生成，不需要進行手工輸入。如果選中了后臺自動標(biāo)引復(fù)選框，則在輸入完題名后，系統(tǒng)將自動在后臺標(biāo)引文獻主題詞和分類碼。操作闡明如下：在著錄新規(guī)則檔案時，選中【文書檔案（新規(guī)則）】前復(fù)選框。在著錄老原則檔案時，不選中【文書檔案（新規(guī)則）】前復(fù)選框；著錄案卷級檔案時，選中【著錄案卷級】前復(fù)選框，著錄文獻級檔案時，選中【著錄文獻級】前復(fù)選框。如果當(dāng)前錄入檔案記錄有原文，可點擊【原文】按鈕，進入該份檔案原文管理界面，進行檔案原文管理。（參看【使用商定】中原文管理某些）4.在每次錄入完一條完整記錄后，點擊【保存】按鈕，保存輸入數(shù)據(jù)。5.在同一批輸入中（未切換當(dāng)前輸入檔案種類），點擊【后退】或【邁進】按鈕，可后來退或邁進到相應(yīng)下一條記錄，然后進行修改。注意：建議錄入完新一條記錄后，不點擊【保存】按鈕，然后進行后退或邁進操作，否則會多保存最后一條無用記錄。6.點擊【協(xié)助】按鈕，或按下鍵盤上F1按鈕，打開檔案著錄協(xié)助信息。7.返回：關(guān)閉檔案著錄窗口。二．檔案修改檔案修改是對著錄進數(shù)據(jù)庫錯誤檔案數(shù)據(jù)進行修改，涉及對檔案條目數(shù)據(jù)修改、刪除檔案數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)原文管理。檔案修改主界面如下：在上一界面中可以選取要修改檔案類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案修改為例，其她操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作闡明如下：1.查詢：在左邊設(shè)立查詢條件，不需要懂得要查數(shù)據(jù)完整信息，只要懂得某些信息即可，如你要查詢題名中具有“任免”文獻，只需在查詢窗口中題名處輸入“任免”兩個字，就可以把題名中所有含“任免”文獻查找出來。點擊【高檔】按鈕，可以打開高檔查詢條件設(shè)立窗口，進行更精準查詢。2.原文：如果已錄入檔案信息有原文，則會在行號左邊有圖標(biāo)顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份檔案原文管理界面，進行檔案原文修改。（參看【使用商定】中原文管理某些）3.后退：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。4.邁進：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。5.定位：如果查詢到數(shù)據(jù)較多狀況下，在此可以直接定位到你要看那一條檔案記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看檔案記錄。6.排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)立窗口，如下圖：在該窗口中可以設(shè)立是按哪個數(shù)據(jù)項來排序，你只要在左邊【可選取字段】中雙擊你想要用來排序字段，或者拖拽你想要用來排序字段到右邊【排序字段】中?？梢赃x取各種排序字段。排序字段順序可以通過上下拖拽右邊【排序字段】中字段來完畢。在右邊【排序字段】中，如果選中了排序字段背面升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。7.修改：當(dāng)查詢出檔案信息后，先選中要修改檔案信息，再點擊【修改】按鈕，可以打開檔案修改窗口，在此窗口中對檔案信息進行修改后，點擊【保存】即可保存修改后信息。8.批量修改：當(dāng)查詢出文獻信息后，點擊【批量修改】按鈕，打開如下界面：先選取‘著錄項目’，然后在‘查找內(nèi)容’中輸入修改前內(nèi)容，在‘替代為’中輸入修改后內(nèi)容，點擊【查找下一種】按鈕，查詢出數(shù)據(jù)后，點擊【替代】按鈕，可替代當(dāng)前記錄；或者點擊【所有替代】按鈕，進行所有替代操作。9.全宗修改：在點擊查詢后并輸入查詢條件查詢出所要修改全宗號點擊修改全宗并輸入新全宗號擬定即可。10.件號調(diào)節(jié)：點擊查詢并輸入你所要修改檔案條件查詢出所需要檔案后就可以任意調(diào)節(jié)各件檔案位置以及她們件號。11.保管期限修改：點擊查詢后輸入要修改檔案條件查詢出所要修改保管期限后點擊修改保管期限并輸入新保管期限擬定即可。12.協(xié)助：打開檔案修改協(xié)助信息。13.返回：關(guān)閉檔案修改窗口。三．案卷調(diào)節(jié)該模塊對已著錄過老原則文書檔案進行案卷調(diào)節(jié)。主界面如下：一方面在左邊輸入被調(diào)節(jié)案卷全宗號、目錄號、案卷號，然后點擊查詢按鈕，查詢出需要被調(diào)節(jié)案卷卷內(nèi)文獻，然后在右邊輸入要調(diào)節(jié)案卷全宗號、目錄號、案卷號，點擊查詢按鈕，查詢出要調(diào)節(jié)案卷卷內(nèi)文獻，如果輸入要調(diào)節(jié)案卷號不存在，會自動生成新案卷。輸入完畢后，點擊向上、向下、向左、向右按鈕，可以調(diào)節(jié)卷內(nèi)文獻所在案卷號及順序號。調(diào)節(jié)完畢后，點擊【調(diào)節(jié)原案卷】和【調(diào)節(jié)卷間案卷】按鈕，可使調(diào)節(jié)后卷內(nèi)文獻按順序號及頁碼排列好。檢查所做調(diào)節(jié)符合規(guī)定后，即可點擊【保存原案卷】和【保存卷間案卷】按鈕，將所做調(diào)節(jié)保存進數(shù)據(jù)庫。四．檔案查詢檔案查詢是對錄入數(shù)據(jù)庫檔案數(shù)據(jù)進行查詢，是檔案重要應(yīng)用之一。運用系統(tǒng)強大模糊查詢功能對已錄入檔案信息進行查詢。擬定文獻與否已經(jīng)存在，并可查看檔案詳細信息及原文。檔案查詢主界面如下：在上一界面中可以選取要查詢檔案類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案查詢?yōu)槔?，其她操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作按鈕如下：1.查詢：在左邊設(shè)立查詢條件，不需要懂得要查數(shù)據(jù)完整信息，只要懂得某些信息即可，如你要查詢文獻標(biāo)題里具有“任免”文獻，只需在查詢窗口中文獻標(biāo)題處輸入“任免”兩個字，就可以把文獻標(biāo)題中所有具有“任免”文獻查找出來。點擊【高檔】按鈕，可以打開高檔查詢條件設(shè)立窗口，進行更精準查詢。2.原文：如果已錄入檔案信息有原文，則會在行號左邊有圖標(biāo)顯示，可點擊【原文】按鈕，進入該份檔案原文管理界面，進行檔案原文查詢。3.后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。4.邁進：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。5.卡片：進入數(shù)據(jù)卡片瀏覽界面，同步只能看到一條檔案數(shù)據(jù)。如下圖：6.轉(zhuǎn)存：將當(dāng)前所選中檔案記錄另存為其她形式文獻，如Excel、Txt等。7.定位：如果查詢到數(shù)據(jù)較多狀況下，在此可以直接定位到你要看那一條檔案記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看檔案記錄。8.網(wǎng)格：進入數(shù)據(jù)網(wǎng)格瀏覽界面，同步可以看到多條檔案數(shù)據(jù)。在該界面下不能對數(shù)據(jù)進行修改。9.排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)立窗口，如下圖：在該窗口中可以設(shè)立是按哪個數(shù)據(jù)項來排序，你只要在左邊【可選取字段】中雙擊你想要用來排序字段，或者拖拽你想要用來排序字段到右邊【排序字段】中?？梢赃x取各種排序字段。排序字段順序可以通過上下拖拽右邊【排序字段】中字段來完畢。在右邊【排序字段】中，如果選中了排序字段背面升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。10.打?。喊巡樵兂晒蛴〕鰜怼Ｈ缦聢D：11.協(xié)助：打開檔案查詢協(xié)助信息。12.返回：關(guān)閉檔案查詢窗口。五．自動標(biāo)引自動標(biāo)引是讓系統(tǒng)自動標(biāo)引出主題詞和分類號，目是為了減輕著錄工作人員工作。自動標(biāo)引主界面如下：操作闡明如下：1.查詢：在對文獻進行標(biāo)引前，先要查找到你要標(biāo)引文獻記錄，然后才干對文獻進行自動標(biāo)引。輸入查詢條件界面如下：在該查詢條件輸入界面中，有三種查詢方式可供選?。汉啒悴樵?、高檔查詢和自定義查詢。選取其中一種查詢方式后，輸入你要查詢條件，然后點擊【查詢】按鈕，即可查到你所要檔案記錄。在查詢時如果選取了【在成果中查詢】復(fù)選框，那么這次查詢就是在上一次查詢成果繼續(xù)查詢，縮小查詢成果。2.后退：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。3.邁進：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。4.全選：所有選中查詢到數(shù)據(jù)，即對所有查詢到數(shù)據(jù)進行標(biāo)引。5.不選：清除你選中數(shù)據(jù)選中標(biāo)記，使它成為沒有選中狀態(tài)。如果你要選中某條記錄，那么點擊該條記錄前【選中】復(fù)選框，浮現(xiàn)為選中狀態(tài)，浮現(xiàn)為不選中狀態(tài)。在標(biāo)引時，系統(tǒng)只對選中記錄數(shù)據(jù)進行自動標(biāo)引。6.定位：如果查詢到數(shù)據(jù)較多狀況下，在此可以直接定位到你要看那一條檔案記錄。如：在該界面中輸入你要定位到行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看檔案記錄。7.標(biāo)引：系統(tǒng)對選中檔案記錄開始進行自動標(biāo)引。8.停止：取消當(dāng)前標(biāo)引操作。9.保存：保存系統(tǒng)對文獻標(biāo)引成果。排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)立窗口，如下：在該窗口中可以設(shè)立是按哪個數(shù)據(jù)項來排序，你只要在左邊【可選取字段】中雙擊你想要用來排序字段，或者拖拽你想要用來排序字段到右邊【排序字段】中?？梢赃x取各種排序字段。排序字段順序可以通過上下拖拽右邊【排序字段】中字段來完畢。在右邊【排序字段】中，如果選中了排序字段背面升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。11.協(xié)助：打開自動標(biāo)引協(xié)助信息。12.返回：關(guān)閉自動標(biāo)引窗口。六．鑒定銷毀該模塊對到期檔案進行銷毀解決，對檔案保管期限和密級進行降級解決。主界面如下：操作闡明如下：1.查詢：在鑒定、銷毀解決前必要要查找到你要鑒定或銷毀檔案，然后才干對它們進行鑒定或銷毀操作。輸入查詢條件界面如下：在該查詢條件輸入界面中，有三種查詢方式可供選?。汉啒悴樵?、高檔查詢和自定義查詢。選取其中一種查詢方式后，輸入你要查詢條件，然后點擊【查詢】按鈕，即可查到你所要檔案記錄。在查詢時如果選取了【在成果中查詢】復(fù)選框，那么這次查詢就是在上一次查詢成果繼續(xù)查詢，縮小查詢成果。2.后退：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。3.邁進：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。4.全選：所有選中查詢到數(shù)據(jù)，即對所有查詢到數(shù)據(jù)進行鑒定或銷毀。5.不選：清除你選中數(shù)據(jù)選中標(biāo)記，使它成為沒有選中狀態(tài)。如果你要選中某條記錄，那么點擊該條記錄前【選中】復(fù)選框，浮現(xiàn)為選中狀態(tài)，浮現(xiàn)為不選中狀態(tài)。在鑒定或銷毀時，系統(tǒng)只對選中記錄數(shù)據(jù)進行操作。6.定位：如果查詢到數(shù)據(jù)較多狀況下，在此可以直接定位到你要看那一條檔案記錄。如：在該界面中輸入你要定位到行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看檔案記錄。7.鑒定：系統(tǒng)對選中檔案記錄開始進行鑒定。如：在該界面中選取鑒定條件，分別對保管期限和密級進行降級解決，選取保管期限變更時，系統(tǒng)會把選中記錄且相應(yīng)保管期限文獻保管期限變更為日后選取保管期限。選取密級變更時，系統(tǒng)會把選中記錄且相應(yīng)密級文獻密級變更為日后選取密級。8.銷毀：系統(tǒng)對選中檔案記錄開始進行銷毀。如：在該界面中選取銷毀條件，選取好要銷毀檔案保管期限和密級，系統(tǒng)會把選中記錄且相應(yīng)保管期限和密級檔案進行銷毀。9.保存：保存系統(tǒng)對檔案鑒定銷毀成果。10.排序：對數(shù)據(jù)進行排序，點擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)立窗口，如下：在該窗口中可以設(shè)立是按哪個數(shù)據(jù)項來排序，你只要在左邊【可選取字段】中雙擊你想要用來排序字段，或者拖拽你想要用來排序字段到右邊【排序字段】中?？梢赃x取各種排序字段。排序字段順序可以通過上下拖拽右邊【排序字段】中字段來完畢。在右邊【排序字段】中，如果選中了排序字段背面升序選項，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。11.協(xié)助：打開鑒定銷毀協(xié)助信息。12.返回：關(guān)閉鑒定銷毀窗口。第六章圖書資料實現(xiàn)圖書資料登記入庫。在登記入庫完畢后，可對已登記如庫圖書資料進行查詢、修改；可打印出圖書資料目錄。界面如下：一．采編此功能重要用于實現(xiàn)圖書資料登記入庫，界面如下：登記時藍色字數(shù)據(jù)項是必要輸入項。操作闡明如下：在每次錄入完一條完整記錄后，點擊【保存】按鈕，保存輸入數(shù)據(jù)。在同一批輸入中（未退出采編界面），點擊【后退】或【邁進】按鈕，可后來退或邁進到相應(yīng)下一條記錄，然后進行修改。注意：建議錄入完新一條記錄后，不點擊【保存】按鈕，然后進行后退或邁進操作，否則會多保存最后一條無用記錄。返回：關(guān)閉檔案著錄窗口。二．查詢此功能重要用于對已登記如庫圖書資料進行查詢，界面如下：操作闡明如下：1.查詢：在左邊設(shè)立查詢條件，不必要懂得要查數(shù)據(jù)完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查詢書名里具有“馬克思”文獻，只需在查詢窗口中書名處輸入“馬克思”三個字，就可以把書名中所有具有“馬克思”圖書查找出來。2.后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。3.邁進：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。4.卡片：進入數(shù)據(jù)卡片瀏覽界面，同步只能看到一條圖書資料記錄。如下圖：6.轉(zhuǎn)存：將當(dāng)前所選中圖書資料另存為其她形式文獻，如Excel、Txt等。7.定位：如果查詢到數(shù)據(jù)較多狀況下，在此可以直接定位到你要看那一條圖書資料。如下圖：在該界面中輸入你要定位到行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看文獻記錄。9.排序：對數(shù)據(jù)進行排序。10.返回：關(guān)閉圖書資料查詢窗口。三．修改此功能重要用于對已登記如庫圖書資料進行修改，界面如下：操作闡明如下：1.查詢：在左邊設(shè)立查詢條件，不必要懂得要查數(shù)據(jù)完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查詢書名里具有“馬克思”文獻，只需在查詢窗口中書名處輸入“馬克思”三個字，就可以把書名中所有具有“馬克思”圖書查找出來。2.后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。3.邁進：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。4.定位：如果查詢到數(shù)據(jù)較多狀況下，在此可以直接定位到你要看那一條圖書資料。如下圖：在該界面中輸入你要定位到行號，然后按【定位】按鈕即可定位到你所要查看文獻記錄。5.排序：對數(shù)據(jù)進行排序。7.修改：當(dāng)查詢出圖書資料后，先選中要修改圖書資料，再點擊【修改】按鈕，可以打開圖書資料修改窗口，在此窗口中對圖書資料進行修改后，點擊【保存】即可保存修改后信息。8.返回：關(guān)閉圖書資料修改窗口。四．編目此功能重要用于圖書資料目錄打印，界面如下：操作闡明如下：1.編目條件：點擊【編目條件】按鈕，輸入要編目條件，例如：輸入編目條件后，按【擬定】按鈕即查詢到符合條件編目數(shù)據(jù)。如：點擊【表格】標(biāo)簽，即可看到所選數(shù)據(jù)編目好后表格。如：2.頁面：對表格邊框、打印紙、縮放比例、打印方向等進行設(shè)立。設(shè)立好后，系統(tǒng)會保存當(dāng)前設(shè)立，下次再進入時，系統(tǒng)會以該設(shè)立顯示表格邊框、縮放比例等。如下：在該界面中可以設(shè)立、調(diào)節(jié)打印紙大小和打印方向。在該界面中可以設(shè)立顯示比例和縮放比例。調(diào)節(jié)顯示比例只是調(diào)節(jié)表格顯示出來大小，并沒有變化表格實際大小。而調(diào)節(jié)縮放比例可以變化表格實際大小，使表格變大或變小。在該界面中可以設(shè)立表格上下左右邊框，只要調(diào)節(jié)相應(yīng)方向上數(shù)值，即可調(diào)節(jié)表格邊框，邊調(diào)節(jié)邊可以在背面表格中看到調(diào)節(jié)后效果。3.打?。罕砀裨O(shè)立好后，可以打印編好目錄表格，如果沒有查詢到要編目數(shù)據(jù)，則打印一張空表。打印時如果要編目數(shù)據(jù)沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會自動在表格背面補空行，填滿一張紙。如：打印時，可以依照需要打印頁碼，選取【所有】則打印表格中因此頁；選取【當(dāng)前頁】則只打印當(dāng)前看到頁；選取【頁碼范疇】則自定義要打印頁。在【打印份數(shù)】中輸入要打印份數(shù)。4.返回：關(guān)閉圖書資料編目窗口。第七章借閱運用一．運用管理此功能重要用于增長、刪除、修改運用人信息，錄入運用人手續(xù)審核、權(quán)限認定、調(diào)檔審核狀況，運用業(yè)務(wù)辦理（借閱、歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷）。界面如下：模式選取分為四種：⑴．瀏覽模式：該模式下上面劃線區(qū)域只能看，不能編輯。⑵．新增模式：該模式下上面劃線區(qū)域可以編輯，同步【加入】按鈕變亮，你可以輸入運用人姓名，證件名稱和號碼，聯(lián)系電話及單位名稱。⑶．修改模式：該模式下你可以修改運用人信息，并且在這個模式下，當(dāng)選中某一運用人后工具欄上【刪除】按鈕才可以恢復(fù)為激活狀態(tài)。⑷．查詢模式：該模式下可以以姓名、證件名稱、證件號碼、聯(lián)系電話及單位名稱為條件項查找運用人。操作闡明如下：1.新增：將模式選取設(shè)立為【新增】。2.刪除：刪除運用人（當(dāng)前模式必要設(shè)立為【修改】，該項功能才干使用）。3.審核：運用人手續(xù)審核狀況、調(diào)檔審核狀況及權(quán)限認定狀況錄入修改。當(dāng)選中要辦理借閱（運用人）后，點擊【審核】按鈕，打開如下界面：來借閱（查找）檔案人，都需要到關(guān)于上級部門辦理有關(guān)手續(xù)，其手續(xù)審核狀況和調(diào)檔審核狀況、批準可調(diào)檔權(quán)限（點擊按鈕可以選取多項）填入上面相應(yīng)項中。4.借閱管理：進入借閱管理模塊，辦理詳細運用業(yè)務(wù)（辦理借閱、歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷等業(yè)務(wù)）。選中運用人后，點擊【借閱管理】按鈕，打開如下界面（注意：一方面要確信該運用人已經(jīng)作過了手續(xù)審核）：①增長：新增長一份檔案借閱記錄。點擊【增長】按鈕后，打開如下界面：檔號右邊，用來協(xié)助選取需要調(diào)閱檔案，單擊之后彈出選取要查詢檔案窗口：先設(shè)立一定條件選取出相應(yīng)檔案信息后，即可選取要查詢檔案。（一種條件也不輸入查詢出所有檔案）選定檔案后，點擊【擬定返回】按鈕，返回到運用檔案登記單，再輸入其她信息后，點擊【增長】，即可保存新建運用檔案登記單。②修改：修改當(dāng)前選中檔案運用借閱信息。當(dāng)顧客先選中一條檔案運用查閱信息后，點擊【修改】圖標(biāo)之后彈出窗體和增長窗體有些類似，但是增長了與否歸還、續(xù)借、歸還日期及運用成果幾種數(shù)據(jù)項，并且沒有了檔案選取按鈕并且檔號、類別和題名都為灰色表達，是不能修改項。③刪除：刪除當(dāng)前選中檔案運用借閱信息。先選中一條記錄（雙擊檔案運用借閱信息），點擊【刪除】按鈕后，系統(tǒng)會提示你與否刪除，以防止誤操作產(chǎn)生。注意：如果該份記錄顯示顧客借閱運用檔案未歸還話，則系統(tǒng)禁止刪除操作。提示信息如下：④歸還：運用人歸還檔案，使用該項。先選中一條記錄（雙擊檔案運用借閱信息），點擊【歸還】按鈕后，系統(tǒng)會提示：接下來需要錄入運用成果：⑤續(xù)借：運用人續(xù)借檔案，使用該項進行延期。當(dāng)顧客點擊【續(xù)借】按鈕之后，系統(tǒng)提示輸入續(xù)借天數(shù)：⑥催還單：對未歸還檔案運用產(chǎn)生催還單。將產(chǎn)生類似下面催還單：⑦調(diào)卷單：對借閱檔案產(chǎn)生調(diào)卷單。將產(chǎn)生類似下面調(diào)卷單：注意：當(dāng)顧客在運用檔案信息列表中沒有選中記錄時，修改、刪除、歸還、續(xù)借、催還單及調(diào)卷單圖標(biāo)和文字將成為未激活狀態(tài)（灰色底色）不可用狀態(tài)，選中一條記錄時，所有圖標(biāo)都可用，但是選中兩條及兩條以上時，工具欄上修改、刪除、歸還、續(xù)借都變?yōu)椴豢捎脿顟B(tài)，這里重要是為以便同步產(chǎn)生多條記錄調(diào)卷單及催還單5.協(xié)助：打開運用管理協(xié)助信息。6.退出：關(guān)閉運用管理窗口。二．運用查詢可按照借閱運用人或按照檔案查詢，如果運用人檔案未歸還可以作催還。界面如下圖：查詢可以按顧客或者按檔案來查詢。操作闡明如下：1.在窗體左面輸入相應(yīng)查詢條件，點擊【查詢】按鈕查找滿足條件成果，成果顯示在右面列表中2.查詢?yōu)槟：樵儯檎翌}名中包括“告知”檔案，在題名項中只需要鍵入“告知”兩個字即可。3.窗體右面分為上下兩個列表，按照顧客查詢，上面是顧客列表，下面是當(dāng)前顧客借閱檔案列表；按照檔案查詢，則上面顯示是檔案列表，下面是當(dāng)前檔案借閱（運用）人列表。當(dāng)選中檔案之后，你就可以使用【催還單】按鈕來產(chǎn)生催還單了。4.協(xié)助：打開運用查詢協(xié)助信息。5.退出：關(guān)閉運用查詢窗口。三．運用記錄系統(tǒng)預(yù)定義了7種記錄方式，它們是：按全宗號記錄、按檔案記錄、按年代記錄、按歷史時期記錄、按類別（問題/機構(gòu)）記錄、按運用目記錄、按運用方式記錄。并可以定義記錄日期，所定義日期是指運用人借閱檔案日期，并提供打印輸出功能。界面如下：操作闡明如下：1.記錄：運用檔案記錄。在窗體左面選取好記錄方式，在記錄日期上輸入借閱運用起止日期，點擊【記錄】按鈕即可進行記錄。2.打印：打印記錄成果。3.協(xié)助：打開運用記錄協(xié)助信息4.退出：關(guān)閉運用管理窗口。第八章檔案編目一．檔案編目對各種檔案信息編制各種目錄并可以打印輸出。目錄形式為檔案全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文獻目錄,歸檔文獻目錄、分類目錄、專項目錄、案卷封面歸檔文獻目錄封面等。檔案編目界面如下：在上一界面中可以選取要編目檔案類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案幾種。下面以文書檔案編目為例，其她操作類似。點擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作闡明如下：1.選取目錄：在該界面中如果要編目，你一方面要在【目錄】按鈕或【目錄表格】菜單下選取你要編目目錄，如：選取要編目目錄（如果選取【自定義表格】則彈出報表生成器窗口，操作請查閱自定義表格闡明）。2.編目：點擊【編目】按鈕，輸入要編目條件（要編目目錄不同，編目條件也不同樣），以卷內(nèi)目錄為例，編目條件如：輸入編目條件后，按【擬定】按鈕即查詢到符合條件編目數(shù)據(jù)。如：在該界面中，如果不想打印某條檔案記錄，使該條記錄前【選中】復(fù)選框，變?yōu)椴贿x中狀態(tài)，即顯示。點擊【表格】標(biāo)簽，即可看到所選數(shù)據(jù)編目好后表格。如：3.轉(zhuǎn)換EXECL：當(dāng)本機無打印機時可以將看到目錄表格轉(zhuǎn)化為EXECL表格帶到其她機器打印，直接點擊界面上方EXECL按鈕就可以將表格保存在本機上。4.排序：對編目檔案數(shù)據(jù)進行排序。5.設(shè)立：對表格中表頭和頁腳中顯示數(shù)據(jù)進行設(shè)立。如下：選中【頁腳中顯示頁數(shù)】復(fù)選框，則在頁腳中顯示【第幾頁共幾頁】標(biāo)簽，不選中則不顯示；選中【表頭中顯示保管期限】復(fù)選框，則在表頭中顯示【保管期限】標(biāo)簽，不選中則不顯示；選中【表頭中顯示類別】復(fù)選框，則在表頭中顯示【類別】標(biāo)簽，不選中則不顯示。6.頁面：對表格邊框、打印紙、縮放比例、打印方向等進行設(shè)立。設(shè)立好后，系統(tǒng)會保存當(dāng)前設(shè)立，下次再進入時，系統(tǒng)會以該設(shè)立顯示表格邊框、縮放比例等。如下：在該界面中可以設(shè)立、調(diào)節(jié)打印紙大小和打印方向。在該界面中可以設(shè)立顯示比例和縮放比例。調(diào)節(jié)顯示比例只是調(diào)節(jié)表格顯示出來大小，并沒有變化表格實際大小。而調(diào)節(jié)縮放比例可以變化表格實際大小，使表格變大或變小。在該界面中可以設(shè)立表格上下左右邊框，只要調(diào)節(jié)相應(yīng)方向上數(shù)值，即可調(diào)節(jié)表格邊框，邊調(diào)節(jié)邊可以在背面表格中看到調(diào)節(jié)后效果。7.打印：表格設(shè)立好后，可以打印編好目錄表格，如果沒有查詢到要編目數(shù)據(jù)，則打印一張空表。打印時如果要編目數(shù)據(jù)沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會自動在表格背面補空行，填滿一張紙。如：打印時，可以依照需要打印頁碼，選取【所有】則打印表格中因此頁；選取【當(dāng)前頁】則只打印當(dāng)前看到頁；選取【頁碼范疇】則自定義要打印頁。在【打印份數(shù)】中輸入要打印份數(shù)。8.協(xié)助：打開檔案編目協(xié)助信息。9.返回：關(guān)閉檔案編目窗口。二．編研材料檔案編研工作是指檔案館（室）依照社會運用需要，對檔案內(nèi)容進行研究和編纂工作。本模塊為您提供專業(yè)模板文獻，輔助顧客撰寫編研材料。界面如下：操作闡明如下：1.增長：增長一種文獻，點擊該按鈕后浮現(xiàn)一種界面：在該對話框中選中要增長材料格式。2．左移：變化所選中文獻順序，把所選中文獻左移一種位置。3．右移：變化所選中文獻順序，把所選中文獻右移一種位置。4.刪除：刪除所選中文獻。5.改名：對所選中文獻進行改名。點擊該【按鈕】后，選中文獻下方文字將會變成可編輯狀態(tài)，這時可輸入新文獻名。6.保存：保存對材料所進行操作。（增長、刪除、改名等）并將材料存入數(shù)據(jù)庫。7.打開：打開文獻，查看文獻原文信息。選中要打開文獻，點擊【打開】按鈕，或者直接用鼠標(biāo)雙擊要打開文獻，都可以打開文獻。如果選中文獻有默認打開方式，則系統(tǒng)以默認方式打開文獻，如果選中文獻沒有默認打開方式，則系統(tǒng)提示你選取打開該文獻應(yīng)用程序，如下：在該對話框中選中你要用來打開所選文獻應(yīng)用程序，然后點擊【打開】按鈕即可打開文獻。8.屬性：打開并查看所選文獻屬性窗口。9.協(xié)助：打開編研材料協(xié)助信息。10.返回：關(guān)閉編研材料窗口。11.單擊鼠標(biāo)右鍵，可以打開編研材料管理快捷菜單，快捷菜單中具有以上所有按鈕操作。三．自定義表格對于報表自定義功能，系統(tǒng)提供了報表生成器用以實現(xiàn)。該報表生成器實現(xiàn)以鼠標(biāo)操作為主自定義報表功能，除提供基本報表設(shè)定功能外，還提供報表模板、自定義數(shù)據(jù)源和報表向?qū)ё詣觿?chuàng)立新報表等功能。操作界面和諧、操作以便、易學(xué)易用、安全可靠、維護以便。其重要操作界面如下：工作區(qū)工具欄菜單欄工作區(qū)工具欄菜單欄報表生成器分為三個區(qū)域，上方區(qū)域為菜單欄，中間區(qū)域為工具欄，下方白色背景區(qū)域為工作區(qū)。報表生成器使用商定：⑴．對象：工作區(qū)中報表構(gòu)成元素，涉及標(biāo)題、表頭、報表數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、邊框、頁眉、頁腳，數(shù)據(jù)記錄等。⑵．選中狀態(tài)：點擊工作區(qū)中相應(yīng)對象，當(dāng)其邊框上顯示出黑點時，該對象就處在選中狀態(tài)，否則處在非選中狀態(tài)。注意：支持按住Ctrl鍵多選。⑶．工作區(qū)闡明：工作區(qū)是報表構(gòu)成區(qū)，可以在工作區(qū)中對報表各個對象進行調(diào)節(jié)，以達到滿意效果，缺省狀況下，報表涉及標(biāo)題、表頭、數(shù)據(jù)等某些，頁眉、頁腳可用工具欄中【報表對象】項兩項添加和刪除。其中，頁眉在每一頁上方顯示，頁腳在每一頁下方顯示；標(biāo)題在報表第一頁顯示；表頭相應(yīng)于數(shù)據(jù)對象各列闡明，數(shù)據(jù)對象表達數(shù)據(jù)源中各數(shù)據(jù)字段，相應(yīng)于數(shù)據(jù)源中字段值，當(dāng)報表中有數(shù)據(jù)時，表頭和數(shù)據(jù)在每一頁顯示。⑷.右鍵菜單：將慣用幾種功能放在右鍵菜單中，便于操作。在工作區(qū)中單擊鼠標(biāo)右鍵，顯示如下界面：其中有四個操作項：全選本欄對象執(zhí)行操作為選取當(dāng)前一欄所有對象，使其所有處在選中狀態(tài)；全選本欄線條執(zhí)行操作為選取當(dāng)前一欄所有線條，是其所有處在選中狀態(tài)；自動調(diào)節(jié)本欄內(nèi)對象高度執(zhí)行操作為使當(dāng)前一欄所有對象自動調(diào)節(jié)為當(dāng)前欄高度；本欄自動添加表格線執(zhí)行操作為當(dāng)前欄所有對象自動添加上表格線，并且表格線規(guī)范放置，上下左右會自動對齊。⑸．置于最前，置于最后：由于報表由一系列對象構(gòu)成，在同一欄中就有也許存在對象互相重疊狀況，此時可用工具欄中【對象對齊】項來進行設(shè)定。操作闡明如下：1．新建點擊菜單欄【新建】按鈕后，可以打開如下界面：本功能用于創(chuàng)立一份新報表，也可使用向?qū)?chuàng)立新報表，如果使用【使用向?qū)陆▓蟊怼縼硇陆▓蟊?，可以將多環(huán)節(jié)集合在一起，更以便地制作報表，因此推薦使用【使用向?qū)陆▓蟊怼縼硇陆▓蟊怼Ｐ陆請蟊磉x取【新建空報表】，點擊【下一步】按鈕，可以新建一張空白報表，然后依照自己需要進行設(shè)立，先點擊菜單欄【修改】按鈕進行數(shù)據(jù)源選定（下面篇幅詳細簡介），再將需要顯示數(shù)據(jù)項放入工作區(qū)中，設(shè)立各數(shù)據(jù)項位置、對齊各數(shù)據(jù)項、畫線設(shè)立邊框（下面篇幅詳細簡介），也可以使用右鍵菜單來添加邊框和調(diào)節(jié)對象高度。注意：此界面就是報表生成器啟動后界面，也可以在報表生成器啟動后直接進行新報表設(shè)計。使用向?qū)陆▓蟊磉x取【使用向?qū)陆▓蟊怼浚c擊【下一步】按鈕，下面進行先是數(shù)據(jù)源選定操作，顯示如下界面：然后在左上方【請選取數(shù)據(jù)表名和顯示字段】下拉選取框中選取數(shù)據(jù)表名，如下圖：選取完數(shù)據(jù)表后，顯示如下界面：在右方選取要顯示在報表中字段，如直接點擊【下一步】按鈕，則選取所有字段進行下一步操作。如選取【全選字段】，則選取所有字段；如選取【不選字段】，則不選取任何字段；然后點擊【下一步】按鈕，顯示如下界面：下面是定義查詢條件和排序條件，應(yīng)當(dāng)特別注意，如果定義了錯誤查詢條件，將不能得到對的查詢成果。如果不定義查詢條件，直接點擊【下一步】按鈕將取所有數(shù)據(jù)。①.選取一種查詢條件選取相應(yīng)查詢條件字段以及排序條件字段，然后點擊【添加】按鈕，將查詢條件字段和排序條件字段添加到下方列表中。例如：下圖界面是選取案卷號不不大于100，并且按案卷號升序排序查詢排序條件。可以對查詢條件和排序條件進行修改，先在查詢條件列表中選中相應(yīng)條件，然后在查詢條件添加選取框中對其進行修改，修改后點擊【編輯】按鈕，即可修改查詢條件。對排序條件修改操作類似于查詢條件修改操作。②.選取各種查詢條件在定義各種查詢條件時，必要在兩個相鄰查詢條件之間加一邏輯關(guān)系連接符，（可以選取【并且】、【或者】），如不加連接符，系統(tǒng)將會提示錯誤。詳細操作為：在前一查詢條件最后一項下拉菜單中選取邏輯關(guān)系連接符。（注：最后一種查詢條件不應(yīng)選取邏輯關(guān)系連接符）選取完畢后點擊【添加】按鈕，再選取完排序條件后，會將查詢條件字段和排序條件字段添加到下方列表中。例如，下圖界面是選取案卷號不不大于100并且不大于300，按案卷號升序排序查詢排序條件。③.設(shè)立各種查詢條件之間優(yōu)先級為需要設(shè)立優(yōu)先級條件加上（），如果不加上（），則會導(dǎo)致錯誤查詢條件。（）設(shè)立在查詢條件添加第一種下拉選取框中。例如，下圖是表達選取案卷號不大于100；不不大于150并且不大于200；不不大于300，并且按案卷號升序排序查詢排序條件，其意義為：案卷號1——99、151——199、301——最大，如果不加上（），會產(chǎn)生此外意義查詢條件。設(shè)定好查詢排序條件后，點擊【下一步】按鈕，打開如下圖界面：可在此界面中選取包括頁眉、標(biāo)題或頁腳，然后點擊【報表生成】按鈕，完畢使用報表向?qū)陆▓蟊磉^程，如果發(fā)現(xiàn)取出數(shù)據(jù)不對的，點擊【上一步】按鈕，返回上一界面中修改查詢條件。生成報表如下：下面簡介在工作區(qū)中對生成報表進行修改辦法：選取工具欄上【畫線操作】、【報表對象】、【文字操作】、【縮放操作】、【對象對齊】可對當(dāng)前摸板進行相應(yīng)調(diào)節(jié)。選取【畫線操作】，工具欄顯示如下：如上圖，在畫線選項中可以選取畫橫線、直線和斜線，并且在畫好線后可以修改線類型，粗細，顏色等屬性。例如：要在工作區(qū)中畫一條橫線，先點擊橫線圖標(biāo)，然后在工作區(qū)中相應(yīng)位置橫拉一下，即可畫出一條橫線，如要畫直線和斜線執(zhí)行相應(yīng)操作即可。畫好線后，點擊線，使其處在選中狀態(tài)，即可對其屬性進行修改。②.選取【報表對象】，工具欄顯示如下：如上圖，在文本選項中從左至右依次可以選取【文字】、【數(shù)據(jù)】、【圖象】、【記錄數(shù)據(jù)】、【系統(tǒng)數(shù)據(jù)】、【標(biāo)題欄】、【匯總欄】、【頁眉】、【頁腳】、【數(shù)據(jù)欄自動按行調(diào)節(jié)行高】，例如，要在工作區(qū)中加入文字內(nèi)容，點擊【文字】按鈕，再在工作區(qū)中相應(yīng)位置單擊一下，就可以將文字編輯框放入工作區(qū)中，再在工作區(qū)中雙擊剛才加入文字編輯框，可以設(shè)立該文字編輯框顯示在報表中文字內(nèi)容。其她操作類似，點擊【數(shù)據(jù)】按鈕，可以在工作區(qū)中加入顯示在報表中數(shù)據(jù)（注意：該數(shù)據(jù)必要是選取數(shù)據(jù)源時選中過，如果是打開報表模板，則數(shù)據(jù)選取為默認選取，如果要更改報表模板數(shù)據(jù)項，可參照下一某些【修改數(shù)據(jù)源】）；點擊【圖象】按鈕，可以在工作區(qū)中加入顯示在報表中圖象；點擊【記錄數(shù)據(jù)】按鈕，可以在工作區(qū)中匯總欄內(nèi)加入對某項數(shù)據(jù)求和項，如頁數(shù)等，但前提是必要在工作區(qū)中添加匯總欄；點擊【系統(tǒng)數(shù)據(jù)】按鈕，可以在工作區(qū)中加入顯示在報表中時間、頁碼和行號；點擊【標(biāo)題欄】按鈕，可以在工作區(qū)中加入報表標(biāo)題；點擊【匯總欄】按鈕，可以在工作區(qū)中加入一項匯總欄，用來對數(shù)據(jù)記錄求和；點擊【頁眉】按鈕，可以在工作區(qū)中上方加入顯示在報表中頁眉；點擊【頁腳】按鈕，可以在工作區(qū)中下方加入顯示在報表中頁腳；點擊【數(shù)據(jù)欄自動按行調(diào)節(jié)行高按鈕】，可以將工作區(qū)中數(shù)據(jù)欄內(nèi)容統(tǒng)一為相似默認行高。③.選取【文字操作】，工具欄顯示如下：如上圖，在字體選項中可以選取字體，大小，顏色以及加粗、傾斜、下劃線、對齊方式等屬性。在工作區(qū)中點擊要修改字體項，使其成為選中狀態(tài)，即可修改其字體屬性。④.選取【縮放操作】，工具欄顯示如下：如上圖，在縮放選項中可以對當(dāng)前工作區(qū)進行放大或縮小操作，點擊第一種圖標(biāo)，可以進行放大操作；點擊第二個圖標(biāo)，可以進行縮小操作。⑤.選取【對象對齊】，工具欄顯示如下：如上圖，在對齊選項中可以對工作區(qū)中數(shù)據(jù)對象進行多項移動及對齊操作，從左至右依次為：向左移動、向右移動、向上移動、向下移動、置于最前、置于最后、向左對齊、水平居中、向右對齊、向上對齊、垂直居中、向下對齊、相似寬度、相似高度、整個帶高、整個帶寬。先選中相應(yīng)數(shù)據(jù)項，再點擊相應(yīng)按鈕即可進行操作。除水平居中、垂直居中、整個帶高、整個帶寬外，別的對齊都需要選取各種對象，才有參照物來對齊。注意：也可參照使用商定中第4條右鍵菜單來進行報表規(guī)范。2．修改點擊菜單欄【修改】按鈕后，可以修改已打開報表數(shù)據(jù)源，依照需要添加或刪除報表數(shù)據(jù)項。如下：在左方選取需要更改數(shù)據(jù)表，如果不更改數(shù)據(jù)表話，在右方選取需要增長或刪除字段，然后點擊【下一步】按鈕，更改查詢條件（參看前面‘查詢條件設(shè)定’某些），如果不更改查詢條件，則直接點擊【下一步】按鈕，打開如下界面：在此界面中選取包括頁眉、標(biāo)題或頁腳，然后點擊【修改數(shù)據(jù)源】按鈕，完畢修改數(shù)據(jù)源過程，如果發(fā)現(xiàn)取出數(shù)據(jù)不對的，點擊【上一步】按鈕，返回上一界面中修改查詢條件。3．設(shè)立點擊菜單欄【設(shè)立】按鈕后，可以打開如下界面：本功能用于設(shè)立報表紙張某些屬性，選取紙張尺寸大小，設(shè)立顯示方式，設(shè)立報表紙張左、上、右、下邊界距離，設(shè)立習(xí)慣中文輸入辦法，選取每頁記錄條數(shù)。設(shè)立完畢后點擊【擬定】按鈕保存，點擊【恢復(fù)缺省值】按鈕會恢復(fù)到系統(tǒng)默認設(shè)立。4．預(yù)覽本功能用于預(yù)覽報表在紙張上打印出來狀況?？梢栽诖斯δ苤袌?zhí)行打開、保存報表，打印機設(shè)立等操作，還可以調(diào)節(jié)顯示大小。5．打印當(dāng)報表制作或修改完畢后，點擊菜單欄【打印】按鈕可以進行打印操作。6．打開點擊菜單欄【打開】按鈕，選取相應(yīng)途徑后，打開存儲在計算機中報表模板，可以對報表模板進行修改操作，使其用于不同種類報表。修改詳細操作請參照前面‘修改數(shù)據(jù)源’操作及‘工具欄操作’。7．保存點擊菜單欄【保存】按鈕，選取相應(yīng)途徑后，可以將當(dāng)前制作報表保存到計算機中，后來修改可以再打開使用。8．刪除要刪除報表中不需要項，先在工作區(qū)中選中相應(yīng)項（點擊相應(yīng)項，使其上、下、左、右各顯示四個黑點），再點擊菜單欄【刪除】按鈕，可以將該項刪除。9．協(xié)助打開報表生成器協(xié)助信息。10．退出退出報表生成器。11．按問題簡介使用報表生成器辦法（1）如何打開報表點擊菜單欄【打開】按鈕，選取相應(yīng)途徑后，打開存儲在計算機中報表模板，然后可以對報表進行修改操作，使其用于不同種類報表。（2）如何新建報表當(dāng)報表生成器啟動后，默認界面就是一張新報表，可以添加文字、數(shù)據(jù)項、線條、圖象、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、頁眉和頁腳等對象；或者點擊菜單欄【新建】按鈕，然后選取新建空報表或使用向?qū)陆▓蟊恚部尚陆ㄒ粡垐蟊怼＃?）如何添加和刪除頁眉、頁腳選取工具欄【報表對象】項，兩項用于添加和刪除頁眉、頁腳。（4）如何預(yù)覽和打印報表當(dāng)報表制作完畢后，可以點擊菜單欄【預(yù)覽】按鈕來預(yù)覽報表在紙張上打印出來狀況?？梢栽诖斯δ苤袌?zhí)行打開、保存報表，打印機設(shè)立等操作，然后點擊，打印出報表。（5）如何畫線選取工具欄【畫線操作】項，然后選取畫橫線、直線或斜線，然后在工作區(qū)中相應(yīng)位置橫拉一下，即可畫出一條橫線，如要畫直線和斜線執(zhí)行相應(yīng)操作即可。（6）如何添加數(shù)據(jù)對象選取工具欄【數(shù)據(jù)對象】項，在數(shù)據(jù)對象選項中可以選取【文字】、【數(shù)據(jù)】、【圖象】、【記錄數(shù)據(jù)】、【系統(tǒng)數(shù)據(jù)】、【標(biāo)題欄】、【匯總欄】、【頁眉】、【頁腳】等對象，點擊需要放入工作區(qū)對象，再點擊工作區(qū)中相應(yīng)位置即可把該對象放入工作區(qū)中。（7）如何選中對象點擊工作區(qū)中相應(yīng)對象，當(dāng)其邊框上顯示出黑點時，該對象就處在選中狀態(tài)。此外，有對象也許會被別對象遮蓋，如文字框遮蓋了線條，此時，先選中上面文字框，點擊工具欄上【對象對齊】，選取【置于最后】，則可以點擊線條進行修改了。（8）如何修改線型、粗細、顏色畫好線后，點擊線，使其處在選中狀態(tài)，即可對其屬性進行修改?？尚薷膶傩陨婕熬€型、粗細和顏色。（9）如何修改文本內(nèi)容當(dāng)文本對象放入工作區(qū)后，顯示：此時，在相應(yīng)對象上雙擊，即可修改文本內(nèi)容。（10）如何修改文本字體、字號、顏色、對齊等點擊要修改文本對象，使其處在選中狀態(tài)，然后選取工具欄【字體操作】項，此時即可依照工具欄各項內(nèi)容進行修改。（11）如何變化頁眉、標(biāo)題、表頭、數(shù)據(jù)、頁腳等高度每一欄都在中間和最右方有一種小黑點，當(dāng)鼠標(biāo)移動到小黑點上時，鼠標(biāo)會變成上下各一種小箭頭，此時拖動鼠標(biāo)即可變化此欄高度。（12）如何對齊選取工具欄【對象對齊】項，對齊選項中可以進行工作區(qū)中數(shù)據(jù)對象多項移動及對齊操作，從左至右依次為：向左移動、向右移動、向上移動、向下移動、置于最前、置于最后、向左對齊、水平居中、向右對齊、向上對齊、垂直居中、向下對齊、相似寬度、相似高度、整個帶高、整個帶寬。先選中相應(yīng)數(shù)據(jù)項，再點擊相應(yīng)按鈕即可進行操作。除水平居中、垂直居中、整個帶高、整個帶寬外，別的對齊都需要選取各種對象，才有參照物來對齊。（13）如何調(diào)節(jié)報表中各對象大小和位置點擊工作區(qū)中相應(yīng)對象，使其處在選中狀態(tài)，把鼠標(biāo)移動到其周邊黑點上時，可以分別向四個方向變化對象大小，將鼠標(biāo)移動到對象上，按住鼠標(biāo)左建，可拖動對象變化其位置。（14）如何修改數(shù)據(jù)源點擊菜單欄【修改】按鈕，先更改數(shù)據(jù)表名或顯示字段后，接著修改查詢排序條件，檢查定義數(shù)據(jù)與否對的后，點擊【修改數(shù)據(jù)源完畢】按鈕完畢修改。（15）如何定義查詢排序條件點擊菜單欄【修改】按鈕，先選取數(shù)據(jù)表名和顯示字段后，開始定義查詢排序條件，可以依照不同字段進行定義，定義好條件后點擊【添加】按鈕添加條件，點擊【下一步】按鈕，檢查依照設(shè)定查詢條件查出數(shù)據(jù)與否對的，如對的，點擊【修改數(shù)據(jù)源完畢】按鈕，完畢數(shù)據(jù)源修改；如不對的，點擊【上一步】按鈕，返回上一界面中修改查詢條件。（關(guān)于定義查詢排序條件詳細操作，請參照‘修改數(shù)據(jù)源某些’）。（16）如何添加、修改數(shù)據(jù)對象并設(shè)立其相應(yīng)數(shù)據(jù)字段選取工具欄【報表對象】項，點擊第二項數(shù)據(jù)，再點擊工作區(qū)中相應(yīng)位置即可把該對象放入工作區(qū)中。雙擊數(shù)據(jù)對象即可設(shè)立其相應(yīng)字段。（17）如何添加、修改頁碼、日期等系統(tǒng)數(shù)據(jù)選取工具欄【報表對象】項，點擊第四項系統(tǒng)數(shù)據(jù)，再點擊工作區(qū)中相應(yīng)位置即可把該對象放入工作區(qū)中。雙擊系統(tǒng)數(shù)據(jù)對象，顯示：其中，可選取系統(tǒng)數(shù)據(jù)顯示內(nèi)容。（18）如何添加、修改圖像對象選取工具欄【報表對象】項，點擊第三項圖像，再點擊工作區(qū)中相應(yīng)位置即可把該對象放入工作區(qū)中。雙擊圖像對象，可以選取存儲在固定目錄下圖像。第九章記錄報表一．檔案記錄對輸入檔案數(shù)據(jù)進行記錄。界面如下：操作闡明如下：1.記錄：對檔案數(shù)據(jù)記錄。可按年代、類別、著錄級別、著錄人員、著錄時間、保管期限、全宗、目錄、案卷等項進行記錄，輸入相應(yīng)條件后，點擊【記錄】按鈕即可記錄。2.打印：打印記錄成果。3.協(xié)助：打開檔案記錄協(xié)助信息。4.返回：關(guān)閉檔案記錄窗口。二．全宗記錄實現(xiàn)記錄老原則案卷級全宗信息。界面如下：操作闡明如下：1.記錄：對老原則案卷級全宗信息記錄，點擊【記錄】按鈕即可記錄。2.打?。捍蛴∮涗洺晒?.協(xié)助：打開全宗記錄協(xié)助信息。4.返回：關(guān)閉全宗記錄窗口。三．記錄年報檔案基本狀況年報是各檔案科（室）上報關(guān)于本年檔案詳細信息。本系統(tǒng)提供國家檔案局最新檔案基本狀況年報格式，顧客可以選取某個格式生成報表然后打印輸出。界面如下：操作闡明如下：1.增長：增長一種文獻，點擊該按鈕后浮現(xiàn)一種界面：在選取框中選中你要增長年報格式。2．左移：變化所選中文獻順序，把所選中文獻左移一種位置。3．右移：變化所選中文獻順序，把所選中文獻右移一種位置。4.刪除：刪除所選中文獻。5.改名：對所選中文獻進行改名。點擊該【按鈕】后，選中文獻下方文字將會變成可編輯狀態(tài)，這時可輸入新文獻名。6.保存：保存對材料所進行操作。（增長、刪除、改名等）并將材料存入數(shù)據(jù)庫。7.打開：打開文獻，查看文獻原文信息。選中要打開文獻，點擊【打開】按鈕，或者直接用鼠標(biāo)雙擊要打開文獻，都可以打開文獻。如果選中文獻有默認打開方式，則系統(tǒng)以默認方式打開文獻，如果選中文獻沒有默認打開方式，則系統(tǒng)提示你選取打開該文獻應(yīng)用程序，如下：在該對話框中選中你要用來打開所選文獻應(yīng)用程序，然后點擊【打開】按鈕即可打開文獻。8.屬性：打開并查看所選文獻屬性窗口。9.協(xié)助：打開記錄年報協(xié)助信息。10.返回：關(guān)閉記錄年報窗口。11.單擊鼠標(biāo)右鍵，可以打開記錄年報管理快捷菜單，快捷菜單中具有以上所有按鈕操作。四．館藏信息對輸入所有檔案數(shù)據(jù)進行記錄，可按保管期限和密級兩種方式進行記錄。界面如下：操作闡明如下：1.記錄：對輸入所有檔案數(shù)據(jù)記錄，點擊【記錄】按鈕即可記錄。2.打印：打印記錄成果。3.協(xié)助：打開館藏信息協(xié)助信息。4.返回：關(guān)閉館藏信息窗口。五．館室概況對檔案館某些基本狀況進行管理。界面如下：操作闡明如下：1.增長：點擊【增長】按鈕，可新增長一條記錄。2.查詢：點擊【查詢條件】按鈕，可查詢已存在記錄。3.修改：點擊【修改】按鈕，可修改已存在記錄。第十章數(shù)據(jù)管理注意：在執(zhí)行數(shù)據(jù)恢復(fù)、導(dǎo)入、接受前，請先對數(shù)據(jù)進行殺毒，保證數(shù)據(jù)不帶有病毒方可進行恢復(fù)、導(dǎo)入、接受操作。一．備份恢復(fù)此功能重要是為了保證數(shù)據(jù)安全性，保護顧客勞動成果，建議定期做數(shù)據(jù)備份，以防系統(tǒng)發(fā)生錯誤或計算機自身浮現(xiàn)問題時，可以迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，避免不必要損失。主界面如下：操作闡明如下：1.備份：備份方式選?。喊凑諗?shù)據(jù)庫或者選取庫表來備份：如果是表方式來備份，要選取需要備份表：點擊按鈕，選取要備份文獻存儲途徑，備份數(shù)據(jù)保存為‘.dat’文獻。可以定義備份條件，按照條件進行備份，如果不定義備份條件，則備份所有數(shù)據(jù)。單擊【定義條件】按鈕進入組合查詢窗體定義需要備份條件。如下：設(shè)定一種備份條件后，點擊【添加】按鈕，可以添加下一種條件。添加完條件后，點擊【擬定】按鈕，完畢對條件設(shè)立。點擊【條件檢查】按鈕，如果條件無誤，會提示檢測通過信息。點擊【查看備份數(shù)據(jù)】按鈕，可以預(yù)覽滿足此條件數(shù)據(jù)。然后點擊【備份】，即可進行備份。2.恢復(fù)：恢復(fù)類型選?。喊凑諗?shù)據(jù)庫或者選取庫表來恢復(fù)：如果是表類型來恢復(fù)，要選取需要恢復(fù)方式：有三種恢復(fù)方式，分別為：①．代替原表是以當(dāng)前要恢復(fù)內(nèi)容替代原表中所有內(nèi)容；②.追加數(shù)據(jù)（覆蓋）是不刪除原有數(shù)據(jù)，添加進新數(shù)據(jù)，如果有數(shù)據(jù)相似，就覆蓋，如果數(shù)據(jù)不相似，就添加；③.追加數(shù)據(jù)（不覆蓋）是不刪除原有數(shù)據(jù)，添加進新數(shù)據(jù)，無論有無相似數(shù)據(jù)都不覆蓋。然后點擊按鈕，選取要恢復(fù)文獻存儲途徑。點擊【查看恢復(fù)數(shù)據(jù)】按鈕，可以預(yù)覽滿足此條件數(shù)據(jù)。然后點擊【恢復(fù)】，即可進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。二．?dāng)?shù)據(jù)導(dǎo)入實現(xiàn)數(shù)據(jù)在兩個數(shù)據(jù)庫之間傳遞。界面如下：操作闡明如下：點擊【連接】按鈕，打開如下界面：先選定數(shù)據(jù)源種類，再選取數(shù)據(jù)庫，然后輸入顧客名和密碼，點擊【連接】按鈕，如果提示連接成功消息則表達連接成功，并且在左邊源表及映射字段中顯示出所連接庫表及字段。如下圖：在左邊選取源表，右邊選取目表，然后在左邊要導(dǎo)出相應(yīng)字段【映射到目的字段】列點擊一下，然后再在下拉選取框中選取要映射字段名。注意，如果兩個字段類型不匹配，系統(tǒng)會提示不匹配信息。依次選取完導(dǎo)入導(dǎo)出字段后，可以定義導(dǎo)入條件，如果不定義導(dǎo)入條件，則導(dǎo)入所有數(shù)據(jù)。點擊【條件生成器】按鈕，打開如下界面：設(shè)定一種條件后，點擊【添加】按鈕，可以添加下一種條件。添加完條件后，點擊【擬定】按鈕，完畢對條件設(shè)立。點擊【導(dǎo)入】按鈕，即可進行導(dǎo)入操作。三．?dāng)?shù)據(jù)導(dǎo)出此功能重要是為了實現(xiàn)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為文本形式。界面如下：先在左邊選取源表，然后點擊要導(dǎo)出字段，再點擊按鈕，可將該字段加入到右邊顯示框中，點擊按鈕，將源表中所有數(shù)據(jù)加入到右邊顯示框中，然后也可點擊【條件產(chǎn)生器】按鈕設(shè)立一定導(dǎo)出條件，最后點擊按鈕選取導(dǎo)出途徑及文獻名后點擊【導(dǎo)出】按鈕，即可進行導(dǎo)出操作。四．檔案移送實現(xiàn)將檔案信息轉(zhuǎn)移出數(shù)據(jù)庫，以便移送到檔案館。（可以連原文一起移送）界面如下：一方面點擊【增長】按鈕，輸入檔案移送有關(guān)信息后，點擊【保存】按鈕，可以將移送信息登記到數(shù)據(jù)庫中，然后點擊【下一步】按鈕，打開如下界面：選中需要移送檔案信息類型，如果需要連原文也一起移送，則選中含原文按鈕，點擊【定義】按鈕，可以設(shè)立要移送檔案信息范疇，如下：設(shè)立完要移送檔案信息范疇后，點擊【擬定】按鈕，完畢對條件設(shè)立。然后點擊按鈕指定檔案信息輸出途徑及文獻名，最后點擊【開始】按鈕，即可進行檔案信息轉(zhuǎn)移操作。四．檔案接受實現(xiàn)將外來檔案信息接受進館（數(shù)據(jù)庫）。界面如下：一方面點擊【增長】按鈕，輸入檔案接受有關(guān)信息后，點擊【保存】按鈕，可以將接受信息登記到數(shù)據(jù)庫中