敲響合同管理的警鐘-論新時期如何加強施工企業(yè)的合同管理

敲響合同管理的警鐘—論新時期如何加強施工企業(yè)的合同管理簡介：隨著市場經(jīng)濟的不斷深入，尤其我國加入ＷＴＯ后，建筑市場全面與國際接軌，建筑企業(yè)是否注重合同及合同管理已成為企業(yè)經(jīng)營成敗的關(guān)鍵。那么，企業(yè)如何依法經(jīng)營、防范和規(guī)避經(jīng)濟風(fēng)險呢？關(guān)鍵字：合同管理，施工企業(yè)存在的主要問題合同法律環(huán)境不完善。一是我國有關(guān)建筑業(yè)領(lǐng)域的合同法律體系還不夠完善，部分法律條文不夠嚴謹，仍然有漏洞可鉆。二是有法不依的現(xiàn)象十分嚴重，執(zhí)法不嚴的問題時有發(fā)生。三是我國目前還缺乏統(tǒng)一的分包合同示范文本，總承包商與各專業(yè)分包商以及各分包商之間常因合同界面不清，責(zé)、權(quán)、利不明確導(dǎo)致糾紛，或互相推諉，影響工程建設(shè)的順利進行。四是勞務(wù)分包制度不完善，勞務(wù)分包還未全面納入社會監(jiān)管。業(yè)主行為不規(guī)范。目前建筑市場競爭十分激烈，業(yè)主常常提出比較苛刻的合同條件，而承包商迫于生計不得不接受。有些承包商希望進行嚴格的合同管理，但在實際工作中往往由于業(yè)主的不規(guī)范行為而難以實施。主要表現(xiàn)是：一些業(yè)主單位憑著買方優(yōu)勢地位，在簽訂施工合同時背離招標文件，或要求附加條款，或強調(diào)施工企業(yè)一次包死，不計風(fēng)險包干費，使最終簽訂的施工合同與招標文件及投標書出現(xiàn)較大的背離，給施工合同的執(zhí)行帶來很大困難；少數(shù)業(yè)主單位對個別項目不報建、不招標，或先招標、后報建，或明招、暗定；有的業(yè)主單位強行要求施工企業(yè)墊資施工，同時提出壓縮工期、壓減造價、提高質(zhì)量等要求，使得合同執(zhí)行受阻，導(dǎo)致建設(shè)工程施工合同履約率低。合同管理意識淡薄。我國建筑施工企業(yè)，特別是老的國有企業(yè)，大多是從計劃經(jīng)濟時期走過來的，不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的思想方法、管理方式和管理制度還不同程度帶有計劃經(jīng)濟的色彩，還受著計劃經(jīng)濟體制的影響，不習(xí)慣按照合同辦事。出現(xiàn)問題不找合同，而是習(xí)慣找領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，或者請客送禮。有的企業(yè)只顧到市場承攬任務(wù)，卻不注重合同簽訂或是草率簽訂，結(jié)果在遇上糾紛時沒有協(xié)商與調(diào)解的依據(jù)，或者依據(jù)不足。有的企業(yè)對合同的簽訂雖然非常重視，但合同簽訂后就束之高閣，忘記了合同履行過程是實現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程，而僅僅把它看成是生產(chǎn)的過程。許多建筑企業(yè)不設(shè)合同管理部門，缺乏可行、有效的合同管理體系和具體的操作流程，不能對合同從簽訂到履行全過程進行有效的監(jiān)管。合同管理制度不健全。一些企業(yè)缺乏一套嚴謹?shù)暮贤芾碇贫龋瑢贤膶徍?、簽訂、履行、變更、中止或終止、解除及合同的監(jiān)督考核全過程未能實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學(xué)化的管理。有些企業(yè)合同管理滯后，未能隨著產(chǎn)生的新問題適時更新完善。合同文本分析不到位。合同訂立時缺乏預(yù)見性，缺少對合同文本的分析，存在主體不當、文字不嚴謹、合同條款掛一漏萬等現(xiàn)象，在工程實施過程中常因缺少某些重要的條款、缺陷和漏洞多、雙方對條款的理解有差異、合同風(fēng)險預(yù)估不足等問題發(fā)生爭執(zhí)。未正確行使自己的合法權(quán)益。主要表現(xiàn)為應(yīng)及時變更索賠的沒有變更索賠，應(yīng)當發(fā)出的書函（會議紀要）沒有發(fā)，應(yīng)簽證確認的沒有辦理簽證確認，應(yīng)當追究法律責(zé)任的卻過了訴訟時效，應(yīng)當重視證據(jù)（資料）的法律效力的卻沒有得到足夠的重視，應(yīng)當行使的權(quán)力沒有行使。如業(yè)主未按合同約定支付工程進度款，建筑企業(yè)可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒有行使應(yīng)有權(quán)力，怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任而墊資施工，結(jié)果使企業(yè)遭受了損失，減少了利潤。合同管理人才匱乏。合同管理和變更索賠既是高智力型的、涉及全局的，又是專業(yè)性、技術(shù)性強、極為復(fù)雜的工作，對合同管理人員的素質(zhì)要求很高。管理人才的匱乏，極大地制約著企業(yè)合同管理水平的提高。對策和建議提高合同管理意識。施工企業(yè)必須從思想上真正意識到合同管理的重要性，將企業(yè)的各項工作真正納入合同管理范疇，切實按合同要求辦事。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同及合同管理工作要常抓不懈，通過經(jīng)常舉辦學(xué)習(xí)班、講座、辦理各種宣傳欄等方式，提高全員的合同管理意識，把按合同程序辦事、認真執(zhí)行合同要求，變成全員的自覺行為。建立合同管理機構(gòu)。要從上到下建立健全合同管理機構(gòu)（包括專職機構(gòu)和兼職機構(gòu)），使合同管理覆蓋到企業(yè)的每個層次，延伸到各個角落。設(shè)置專職法律顧問、合同管理工程師、合同管理員，并具體明確合同管理人員的地位、職能，合同管理部門與其它執(zhí)行部門的職責(zé)范圍，合同管理的工作流程、規(guī)章制度，最終形成從合同談判、審核、履行到監(jiān)督檢查，保證合同有效實施的織織保障體系。明確合同管理流程。對建立的組織機構(gòu)，必須明確與之相應(yīng)的工作流程。從合同簽訂前對招標文件分析、合同文本審查、工程合同策劃，如分包合同策劃、工程預(yù)算、報價、合同談判和合同簽訂，到合同簽訂后建立合同實施保證體系、對合同實施情況進行跟蹤、對比分析、診斷、合同變更、索賠和反索賠等過程，均要建立有效的工作程序，做到有章可循，職責(zé)明確，獎懲分明，避免職權(quán)交叉，互相扯皮。制定必要的合同管理制度。合同簽訂后，首先，要由招投標中編制“經(jīng)濟標”和“技術(shù)標”的部門，與工程項目施工合同管理部門進行技術(shù)交底。其次，由項目合同管理人員對各級項目管理人員、各工作小組負責(zé)人進行合同交底。通過技術(shù)交底，使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序，了解施工單位的合同責(zé)任和工程范圍。項目部合同管理人員應(yīng)負責(zé)將各種合同事件的責(zé)任分解落實到各工作小組或分包商，使他們對各自的工作范圍、責(zé)任等有詳細的了解。通過層層合同責(zé)任分解，層層合同責(zé)任落實到人，使各工程小組都能盡心盡職。建立每日工作報送制度，要求各職能部門必須將本部門的工作情況及未來一周的工作計劃報送到合同管理工程師處，使其動態(tài)掌握工程信息，從而能夠及時對已經(jīng)發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生的種種問題作出決定。目前工程進度款的申報通常都是由成本核算部門提出的，成本核算人員往往對現(xiàn)場及合同情況不很熟悉，不能將費用索賠的全部項目及時納入當月付款要求中，而能否及時要求索賠，是索賠成功的關(guān)鍵要素之一。因此，建議建立工程進度款的審查批準制度，由合同管理工程師從合同的角度對進度款進行審查。重視合同文本分析。合同文本分析主要包括兩個方面。一是合法性分析。包括：當事人是否具備相應(yīng)資格；工程項目是否已具備招標投標、簽訂和實施合同的一切條件，特別是具備各種批準文件；招標投標過程是否符合法定的程序；合同內(nèi)容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。二是完備性分析。包括：構(gòu)成合同文件的種種文件是否齊全；合同條款是否完備，對各種問題的規(guī)定有沒有遺漏；合同用詞是否準確，有無模棱兩可或含義不清楚；對工程中可能出現(xiàn)的不利情況是否有足夠的預(yù)見性。建議應(yīng)盡量采用或參考施工合同示范文本訂立合同。重視合同變更管理。合同變更在工程實踐中是非常頻繁的，變更意味著索賠的機會，所以在工程實施中必須加強管理。合同管理工程師應(yīng)該記錄、收集、整理所涉及到的種種文件，如圖紙、各種計劃、技術(shù)說明、規(guī)范和業(yè)主的變更指令，并對變更部分的內(nèi)容進行審查和分析。在實際工作中，變更必須與索賠同步進行，待雙方達成一致以后，再進行合同變更。很多承包人往往不重視變更管理，對業(yè)主要求的變更無條件服從，導(dǎo)致工作做了卻無法獲得賠償。加強分包合同及外部勞務(wù)管理。在業(yè)主或施工總承包合同允許的情況下，工程可以分包，但由于目前沒有分包合同示范文本，所以合同管理人員在訂立分包合同時，要充分考慮工程的實際情況，劃清合同界面，明確雙方各自的權(quán)利和義務(wù)。同時，合同管理人員還需要建立分包合同檔案，對分包范圍和部位進行動態(tài)跟蹤管理。嚴格外部勞務(wù)資質(zhì)審查及其它綜合信用審查，使用有勞務(wù)分包資質(zhì)的企業(yè)，禁止使用“包工頭”。重視合同管理人才的培養(yǎng)。合同管理人員首先必須是優(yōu)秀的工程技術(shù)人員，同時還必須熟練掌握和運用各種法