標書制作作業(yè)指導書

標書制作作業(yè)指導書 ACEWAY-QC-0522以往版本號：V1.1 Page：2/6 標書制作作業(yè)指導書 漢銘管理標準文件編號版本號擬制審核批準生效日期密級/受控ACEWAY-QC-0522V1.2鄧芳魏更宇孫玉靜200受控以往版本號：V1.0 Page：1/6標書制作作業(yè)指導書目的通過編制標書制作的作業(yè)指導流程，明確標書制作過程中的職責，確保每一份標書能滿足客戶要求及市場需求，確保每一份標書在技術上的可行性、針對性和先進性，確保每一份標書的方案建議、系統(tǒng)配置及商務報價的合理性。使我公司為用戶提供的標書規(guī)范化。適用范圍適用于公司所有項目標書的申請、分解、設計、評審、制作和管理的全過程。職責營銷中心指定標書的總負責人?？傌撠熑藢藭M行總審。行業(yè)總監(jiān)對本行業(yè)內標書的商務報價部分進行審核。銷售人員負責提供詳細的客戶需求與背景資料，及與客戶商討確定標書商務條款。同供應商的協(xié)商提供代理資質證明。負責商務報價部分的制作。市場銷售人員可任標書的總負責人。市場助理根據標書需求負責提交《售前技術支持登記表》，負責組織標書分解會。依據標書要求擬制公司簡介、授權委托書，準備相應的資質文件。負責收集標書各部分的電子文件進行組合排版、印刷、裝訂、用印工作。協(xié)助市場銷售人員進行小簽。產品中心技術助理負責《售前技術支持登記表》的處理，并負責向營銷中心解釋標書的技術部分在制作過程中出現(xiàn)的問題及延期原因。標書制作完畢以后的收檔和傳遞。售前支持部門負責在限定時間內制作標書的方案建議書、技術應答、配置和建議報價等，對制作過程中出現(xiàn)的問題填寫《問題記錄表》或《工作協(xié)調單》進行協(xié)調處理。部門經理負責對本部門提供的標書內容進行評審。技術產品委員會負責對標書的技術部分進行總審。項目管理部售前項目主管負責監(jiān)督標書制作任務的執(zhí)行情況。對于項目招投標的前期準備，請項目管理部負責基本資料和資質的準備并對投標后公司內部相關人員對投標文件進行自查，以便加速客戶澄清的反應時間和及時了解投標文件中可能存在的問題，有項目管理部對招投標文件過程給出標準流程；工作流程說明標書分解市場助理接到市場銷售人員提出的標書制作請求后，協(xié)助銷售人員填寫《售前技術支持登記表》發(fā)送至相關部門同時抄送項目管理部。組織標書制作的參與部門召開標書分解會，根據標書要求進行任務分解。填寫《標書分解評審記錄表》。標書制作的一般內容、制作責任部門或責任人及審核人：公司簡介：市場助理負責，銷售人員審核，標書總負責人終審。資質文件：市場助理負責，銷售人員審核，標書總負責人終審。授權委托書：市場助理負責，銷售人員審核，標書總負責人終審。成功案例：產品中心相關工程師負責提供案例信息，市場助理配合收集相關資料，產品中心部門經理及銷售人員審核，標書總負責人終審。代理資質證明：銷售人員、產品中心、商務部配合完成，標書總負責人審核。方案建議書：產品中心相關工程師負責，部門經理審核，技術產品委員會及標書總負責人共同終審。技術應答：產品中心相關工程師負責，部門經理審核，技術產品委員會及標書總負責人共同終審。配置：產品中心相關工程師負責，部門經理審核，技術產品委員會終審。商務應答：商務部相關商務主管負責，產品中心、銷售人員協(xié)助，商務部經理審核，銷售人員調整及確認，標書總負責人終審。商務報價：銷售人員負責，產品中心、商務部協(xié)助，行業(yè)總監(jiān)審核。營銷中心副總裁終審，對于重點項目還需請執(zhí)行總裁確認。組合排版：市場助理負責，銷售人員審核，標書總負責人終審。印刷裝訂：市場助理負責，銷售人員審核，標書總負責人終審。用?。菏袌鲋碡撠?，銷售人員審核，標書總負責人終審。小簽：銷售人員負責，市場助理配合，標書總負責人審核?？碳轰N售人員負責，市場助理配合，標書總負責人審核。標書制作各部門開始制作標書時，須查閱《售前技術支持登記表》是否提供了必要的用戶需求與背景資料，如不完全馬上與有關銷售人員或通過銷售人員與局方聯(lián)系，取得較完全的用戶需求資料。如需查明我公司以前是否為該地區(qū)任何單位、任何項目做過方案或報價，可向產品中心技術助理查詢。產品中心相關工程師根據客戶需求設計技術方案，并參考“標準建議書范本”、“標準報價范本”作出相應的方案建議書、配置報價清單?！皹藴式ㄗh書范本”應至少包含前言、業(yè)務功能、模塊結構、網絡結構、各主要系統(tǒng)功能的實現(xiàn)、計費和結算、后臺管理、聯(lián)網及漫游、性能指標等內容；“標準報價范本”包含我公司各主要產品報價明細的總集合?！皹藴史侗尽倍际墙涍^各相關部門審核通過的，其維護和管理由技術管理部技術助理負責。如對范本有修改，需記錄下修改內容，由技術總監(jiān)簽字認可后方能修改，并保留此修改記錄?！皹藴史侗尽睉ㄆ诮划a品中心、營銷中心、商務部等相關部門評審，并簽署意見。“標準建議書范本”評審周期為三個月，“標準報價范本”評審周期為一個月。技術管理部技術助理定期把“標準范本”及相應電子文件存入售前支持部文檔庫，相關人員需要使用“標準范本”時只需從文檔庫獲得此文件，不必另外申請。各部門在制作過程中如遇到問題可直接向相關部門的標書參與人咨詢或上報主管，確實無法解決的問題，填寫《問題記錄表》，由主管簽署意見交項目管理部協(xié)調解決，同時問題提出人也負責跟蹤問題解決情況，并繼續(xù)完成標書制作任務。各部門應及時通報標書制作情況及延遲完成原因，項目管理部及時登記并進行跟催。標書審核審核要點：商務方面：到貨能力能否保證到貨時間能否滿足用戶要求回款時間和比例是否合理毛利率是否合理產品保修期是否合理雙方責任是否合理其他特殊條款法務方面：標書主體是否合格標書標的的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質量標準、外包裝要求等是否明確及整個標書中的有關約定是否一致標書中貨物的交付時間、地點是否明確標書中有關運費、保險費的負擔是否明確、合理標書中貨物風險、所有權轉移的約定是否合理付款期限及金額是否明確，付款條件是否合理貨物驗收的期限、內容、標準以及相關責任是否明確、合理貨物的保修條款是否明確、合理，與供應商給我方的承諾間是否存在Gap培訓及其他售后服務是否明確、合理違約責任是否對等、合理，對方的主要義務是否有違約責任條款約束，我方違約責任中是否含有間接損失、是否定有上限爭議解決及法律適用條款是否合理或對我方有利有關標書中解除、變更、補充等的約定是否合理附件是否齊備，正文、附件約定是否保持一致標書內容是否違反相關法律法規(guī)，是否存在重大誤解或顯示公平標書的簽字蓋章是否有效標書的文字表述是否存有歧義或無法理解除以上項目外的其他法律風險技術方面：第三方應用軟件所需要的硬件環(huán)境，是否需要費用所需要的系統(tǒng)軟件環(huán)境，是否需要費用（如果系統(tǒng)軟件是自由軟件，由誰負責維護？硬軟件環(huán)境由誰提供？）是否涉及到第三方對軟件的改造（如果涉及到第三方對軟件的改造，是否已和第三方確認）軟件升級和維護是否為免費驗收安排是否和客戶確認付款方式是否和（我方與客戶方的）合同一致，符合背對背的要求技術方案是否和（我方與客戶方的）合同一致，符合背對背的要求維護時間標書中正文、產品清單及（我方與客戶方的）合同免費維護期是否一致主機、硬件、網絡等是否滿足客戶技術要求設備列表是否完整，與客戶技術要求及技術方案保持一致總審：標書是否能夠滿足客戶所提需求。標書條款文字是否通順，言之成理。所提供的附帶文件是否齊全。公司技術上是否能夠支持。設備配置、軟件配備是否合理。價格復核是否正確無誤。各部門制作完成的標書初稿應針對審核要點進行自行檢查，之后再連同《標書分解評審記錄表》一同交相應的審核人或終審人進行審核。審核人也需依據標書要求及審核要點對標書進行審核，并在《標書分解評審記錄表》中記錄審核意見。若審核人外出，則指定臨時審核人審核或以電話評審方式進行審核。若審核通不過，提出修改意見后，交回相應的標書負責人修改，再照以上步驟進行。標書總負責人負責標書的最終總審工作。對于重點項目還需請執(zhí)行總裁確認。排版、裝訂、歸檔審核通過后，各部門應在第一時間把標書的電子文檔和《標書分解評審記錄表》一同交到市場助理進行組合排版，市場助理根據標書的重要級別進行印刷裝訂。標書排版格式參見《標書及技術資料排版格式說明》標書印刷及裝訂要求參見《資料印刷及裝訂作業(yè)指導書》市場助理最后將封裝好的標書按照銷售人員的要求傳真或特快專遞給相應人員或根據銷售人員要求以E-mail的形式發(fā)送出去，并做好登記。發(fā)出的標書應保證質量，要滿足銷售人員及客戶的需求。市場助理負責把標書最終的電子版和簽署完成的《標書分解評審記錄表》一同交技術管理部技術助理歸檔。并在《售前技術支持登記表》中登記標書完成時間及情況，交項目管理部閉環(huán)此表。自查澄清標書提交客戶后，參與制作標書的相關人員立即對所投標書進行自查，以便加速客戶澄清的反應時間和及時了解投標文件中可能存在的問題。自查時應根據審核要點及該份標書的制作要求進行。相關支持性文件《版本標識作業(yè)指導書》……………QC-0114《售前技術支持管理作業(yè)指導書》…………………QC-0501《標書及技術資料排版格式說明》…………………QC-0116《資料印刷及裝訂作業(yè)指導書》……QC-0117質量記錄《售前技術支持登記表》……………QF-05-03《售前技術支持需求變更表》………QF-05-04《售前技術支持總覽表》…………