淺析秘書在工作中處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的方法與技巧

武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計(jì)PAGE5【摘要】文章討論了\o"秘書論文"秘書工作的核心問題以及秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，并就如何處理兩者之間的關(guān)系提出了建議?！娟P(guān)鍵詞】秘書領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系處理。秘書工作的存在是由領(lǐng)導(dǎo)工作的存在決定的，秘書工作的發(fā)展是同領(lǐng)導(dǎo)工作的發(fā)展相隨的。因此秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是極為緊密的。這一交往關(guān)系的狀況如何，在很大程度上直接影響到秘書工作才能的發(fā)揮，影響著秘書部門乃至整個(gè)單位的工作效率。因此，有必要探討秘書與領(lǐng)導(dǎo)的相處的方法與技巧，秘書人員只有與領(lǐng)導(dǎo)和諧相處才能提高工作效率。1.秘書在工作中發(fā)揮的作用秘書工作是一種具有較強(qiáng)特殊性的職業(yè)。一方面,這種工作直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),甚至直接參與領(lǐng)導(dǎo)的決策,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)行為影響較大。另一方面秘書工作畢竟不是領(lǐng)導(dǎo)工作,只能為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策,而不是出謀劃策。各級(jí)各類秘書,總的來說應(yīng)當(dāng)起到五種作用:參謀助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用、耳目作用。1.1參謀、助手作用秘書有各種層次、工種,秘書如何發(fā)揮參謀助手作用有多種途徑。秘書的參謀作用不僅體現(xiàn)在提供輔助決策的方案與日常工作的預(yù)案等方面,更多的秘書人員可以在大量的經(jīng)常性工作中,為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),當(dāng)好參謀、助手。1.2提供信息作用秘書信息服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的全部決策、管理和指揮工作,領(lǐng)導(dǎo)者要在眾多的變革的社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)文化生活中進(jìn)行決策,都要以反映事物發(fā)展變化的大量信息為基礎(chǔ)。就通常秘書工作而言,需要掌握多種信息,概括起來所提供的信息應(yīng)包括:上級(jí)信息、內(nèi)部信息、歷史信息、本機(jī)關(guān)及下屬單位的有關(guān)情況、資料,平行地區(qū)、部門的有關(guān)信息、社會(huì)信息、國(guó)際信息、業(yè)務(wù)信息、科技信息,本地區(qū)、本部門的發(fā)展歷史資料等。1.3協(xié)調(diào)作用協(xié)調(diào)是管理的手段,其實(shí)質(zhì)就是統(tǒng)一認(rèn)識(shí),調(diào)整關(guān)系,解決矛盾,協(xié)調(diào)行動(dòng)。在新的歷史時(shí)期,領(lǐng)導(dǎo)面臨的問題十分復(fù)雜,接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬縷,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、正確處理各種矛盾是新時(shí)期秘書協(xié)調(diào)工作的重點(diǎn)特點(diǎn)。1.4耳目作用這不是監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的一言一行,充當(dāng)“特工”角色,而是在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中,權(quán)衡利弊,根據(jù)調(diào)查研究得出的科學(xué)結(jié)論,大膽向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者決策實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的失誤、偏差以及錯(cuò)誤等,應(yīng)在適當(dāng)場(chǎng)合適時(shí)提醒,以便及時(shí)修正。2.秘書工作的地位和職能秘書在一個(gè)單位里,位于領(lǐng)導(dǎo)者近身,或者說處于機(jī)關(guān)中的樞紐地位,它是領(lǐng)導(dǎo)與機(jī)關(guān)內(nèi)外各方面關(guān)系的橋梁。這種地位決定了秘書(含秘書部門)有以下五個(gè)方面的職能。2.1樞紐職能按照系統(tǒng)論的觀點(diǎn),任何一個(gè)大而嚴(yán)密的領(lǐng)導(dǎo)管理體系,它是由小型系統(tǒng)、中型系統(tǒng)、大型系統(tǒng)所組成的,在各個(gè)級(jí)別的系統(tǒng)中,又有各自的子系統(tǒng),這些眾多復(fù)雜的系統(tǒng)是以上下級(jí)隸屬關(guān)系工作為聯(lián)系方式,而構(gòu)成一個(gè)整體的,是以具體形式體現(xiàn)上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中各因素聯(lián)系的,就是秘書部門。所以秘書部門及秘書在機(jī)關(guān)中處于承上啟下、溝通左右的樞紐地位,發(fā)揮著樞紐的職能2.2協(xié)調(diào)職能任何系統(tǒng)都有自己的運(yùn)動(dòng)目的和運(yùn)動(dòng)目標(biāo)。領(lǐng)導(dǎo)管理系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)的目的就是要實(shí)行科學(xué)的、有效的管理,以實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化這一總目標(biāo),要使系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)沿著正確的軌道運(yùn)行,就必須不斷地對(duì)運(yùn)動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)。各級(jí)各類機(jī)關(guān)一方面要在管理過程中不斷調(diào)整自己的行動(dòng),另一方面又要采取各種行政手段來協(xié)調(diào)與其他機(jī)關(guān)的行動(dòng),以及處理好各種矛盾與關(guān)系。這種調(diào)節(jié)或者協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者在管理工作中的重要職責(zé),而秘書部門正是輔助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行行政協(xié)調(diào)的主要部門。2.3輔助決策職能秘書部門是現(xiàn)代化領(lǐng)導(dǎo)決策系統(tǒng)中的綜合、參謀部門,在科學(xué)決策中的各個(gè)過程和環(huán)節(jié),都是必不可少的。3.秘書在工作中與領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧秘書與領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)交往是由秘書所處的特定的社會(huì)地位決定的，是屬于一種規(guī)定性的交往，是一種正式的不可缺少的交往。這一交往關(guān)系的狀況如何，在很大程度上直接影響到秘書工作才能的發(fā)揮，影響著秘書部門乃至整個(gè)單位的工作效率3.1擺正位置，自覺服務(wù)秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的。秘書人員要想處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，首先必須擺正位置，樹立服務(wù)觀念。那秘書人員怎樣才能擺正自己的位置，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)呢?秘書人員要尊重領(lǐng)導(dǎo)、服從領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)機(jī)關(guān)單位的決策者和指揮者，對(duì)單位負(fù)有重大的責(zé)任。一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)者多數(shù)是由一些德才兼?zhèn)?、?jīng)驗(yàn)豐富的人來擔(dān)任的，他們一般具有較高的威信，深受群眾的擁護(hù)和支持。秘書人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的尊重應(yīng)做到以下四點(diǎn)：3.1.1要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信3.5提高自身素養(yǎng)，增強(qiáng)辦事能力。秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，要害在于做好本職工作，提供有效服務(wù)。秘書怎樣提供有效服務(wù)呢？首先，必須具有較強(qiáng)的辦事能力。這種辦事能力就是秘書的職業(yè)才干。秘書人員僅有合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)是不夠的，還必須具有能將這些知識(shí)、能力靈活地運(yùn)用到工作中去的本領(lǐng)。秘書人員的職業(yè)才干是做好秘書工作的基本功。假如一個(gè)秘書人員不具備一定的職業(yè)才干，不能勝任秘書工作職務(wù)，就不可能很好地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，那么這樣的秘書即使有多么高的工作熱情、有多么好的工作態(tài)度，也不會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)感到滿足的。秘書人員要練好自己的基本功，提高辦事能力，增強(qiáng)職業(yè)才干，這是做好秘書工作的基礎(chǔ)，也是處理好與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的基本出發(fā)點(diǎn)；其次，提高品德素養(yǎng)也是秘書人員搞好同領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的重要影響因素。3.5.1老實(shí)而不做假弄權(quán)做秘書，根本的一條就是踏踏實(shí)實(shí)、盡心盡責(zé)地工作。鄧穎超同志曾經(jīng)為《秘書工作》雜志寫過一篇文章，說秘書的高尚可貴之處，恰恰在他的獻(xiàn)身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業(yè)的精神、不計(jì)較報(bào)酬待遇的精神。假如秘書人員弄虛作假、假傳旨意利用領(lǐng)導(dǎo)名義批條子、拉關(guān)系，那就無從談及和領(lǐng)導(dǎo)搞好關(guān)系了，甚而還會(huì)走到違反紀(jì)律的路上去。3.5.2當(dāng)參謀而不自以為是在工作中，秘書人員給領(lǐng)導(dǎo)提供信息，談個(gè)人建議，想點(diǎn)子，擬定方案，那是參謀作用的民主體現(xiàn)。但是，領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)是否采納秘書的意見，那是領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力。秘書人員要明白自己只有建議權(quán)，而無強(qiáng)求領(lǐng)導(dǎo)必須采納的權(quán)力。即使認(rèn)為自己的建議是正確合理的，而領(lǐng)導(dǎo)人的決定是不正確的，也必須遵守組織原則，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，而不能與之對(duì)抗。3.5.3公正而不搬弄是非秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系緊密，領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)會(huì)或多或少的受秘書人員觀點(diǎn)的影響，秘書人員在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況時(shí)或領(lǐng)導(dǎo)人要求秘書人員談看法時(shí)，要做到公正、客觀、超脫。非凡是涉及到人事問題，絕不可借工作之便挾私向領(lǐng)導(dǎo)人說其他人的壞話，但是過多地美言也是不應(yīng)該的，要做到不徇私情。3.5.4受批評(píng)而不急不怨要虛心接受領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的正確批評(píng)，理所當(dāng)然地要虛心接受；而對(duì)于那些過份或錯(cuò)誤的批評(píng)，也應(yīng)采取冷靜的態(tài)度，有則改之，無則加勉。秘書人員受批評(píng)可能有兩種情況：一是工作做得不好，沒有滿足領(lǐng)導(dǎo)的要求，這種情況挨批評(píng)是應(yīng)該的，秘書應(yīng)虛心接受，及時(shí)改進(jìn)工作；另一種是因領(lǐng)導(dǎo)有誤解而批評(píng)錯(cuò)了。這種情況秘書人員可能感到委屈，但從維護(hù)大局及領(lǐng)導(dǎo)威信出發(fā)，秘書人員不可急于爭(zhēng)辯，非凡在公共場(chǎng)合更應(yīng)冷靜，要有忍耐性，要識(shí)大體，不要讓領(lǐng)導(dǎo)下不來臺(tái)。待事情過后，氣氛緩和之后，再采用適當(dāng)方式加以解釋。3.5.5謙虛而不傲上凌下秘書往往具有雙重身份，尤其實(shí)在領(lǐng)導(dǎo)近身工作的秘書人員一定要保持謙虛的態(tài)度。一個(gè)合格的秘書一般都是老老實(shí)實(shí)工作，恪守本份，對(duì)上尊重，對(duì)下謙虛。也有個(gè)別秘書自以為地位重要，對(duì)下口大氣粗、盛氣凌人，使人反感。有的同志傲上，性格急躁，自以為正確，有時(shí)會(huì)同領(lǐng)導(dǎo)人頂撞、爭(zhēng)吵起來。因此好的性格也是處好關(guān)系的因素，性格、脾氣多半也能納入品德修養(yǎng)的范圍。假如秘書人員自恃有才干，而不注重職業(yè)品德修養(yǎng)，也是搞不好關(guān)系的。三國(guó)時(shí)禰衡的例子能給我們一些啟示。此人很有才能，很會(huì)寫文章，但是性格怪僻、傲慢無羈。他見曹操，嫌禮遇不厚就把曹大罵一頓；轉(zhuǎn)到劉表那里，又多次冒犯劉表；再到江夏太守黃祖處當(dāng)秘書，黃重用他，很佩服他的文采，但終究在下棋時(shí)又把黃祖罵了，導(dǎo)致不可收拾的后果。3.6樹立溝通意識(shí)，學(xué)會(huì)進(jìn)諫秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須時(shí)時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)保持良好的溝通狀態(tài)，但是如何才能有效的與領(lǐng)導(dǎo)溝通，并且讓領(lǐng)導(dǎo)接納自己的意見和建議呢？依我之見，必須做到以下四點(diǎn)：3.6.1溝通的時(shí)機(jī)選擇對(duì)溝通的效果有直接重要的影響，這就是古人所說的天時(shí)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)情緒煩悶、焦躁的時(shí)候，秘書即使動(dòng)機(jī)再好、理由再充足，也往往難以使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真傾聽。因?yàn)閺男睦韺W(xué)角度講，人在處于情緒低落焦躁時(shí)，非理智情緒往往較強(qiáng)大，理智分析和自控能力會(huì)有所減弱或受到抑制。此時(shí)假如秘書想與領(lǐng)導(dǎo)溝通，不僅不能起到應(yīng)有的作用，反而會(huì)使效果適得其反。另外，注重不要在領(lǐng)導(dǎo)吃飯、開會(huì)、看文件、聽別人匯報(bào)情況時(shí)進(jìn)行思想溝通。因?yàn)榇藭r(shí)領(lǐng)導(dǎo)往往不能集中注重力，可能一句話聽半句，影響溝通質(zhì)量。假如有了較好的交談時(shí)機(jī)，秘書人員也要把握好交談的時(shí)間限度，話題緊湊，不要滔滔不絕，口若懸河的占用過多的時(shí)間，使領(lǐng)導(dǎo)聽得生厭。3.6.2在恰當(dāng)?shù)牡胤秸f恰當(dāng)?shù)脑挏贤ǖ目臻g選擇同樣關(guān)系到溝通的實(shí)施效果，這就是古人所強(qiáng)調(diào)的地利；適當(dāng)?shù)慕徽剤?chǎng)合，需要根據(jù)交談內(nèi)容而定。比較正式、嚴(yán)厲的交換地點(diǎn)可選擇在辦公室內(nèi)進(jìn)行。使雙方以角色身份進(jìn)行溝通。但是，秘書人員應(yīng)更多地利用非角色身份在非正式場(chǎng)合下與領(lǐng)導(dǎo)談心，以縮短被此的心理距離，使溝通氣氛比較輕松，減輕被此的心理負(fù)擔(dān)，這時(shí)的溝通效果可能更好。非凡應(yīng)該指出的是，秘書向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫應(yīng)避免在公開場(chǎng)合或有生疏人在場(chǎng)的情況下進(jìn)行，這樣會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)人顯得尷尬、窘迫，甚至?xí)诡I(lǐng)導(dǎo)人為維護(hù)自己的面子而固執(zhí)己見，聽不進(jìn)不同意見。3.6.3對(duì)恰當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)說恰當(dāng)?shù)脑捗貢谂c領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的不同情況，采取不同的方式方法，這就是古人所說的人和。對(duì)文化修養(yǎng)高、胸懷寬廣、能容納不同意見的領(lǐng)導(dǎo)人，在選擇溝通時(shí)機(jī)、場(chǎng)合方面自由度更大一些。對(duì)氣量較小、易怒易暴的領(lǐng)導(dǎo)，則應(yīng)注重采取較謹(jǐn)慎的溝通方式方法。3.6.4運(yùn)用恰當(dāng)?shù)恼Z言方式進(jìn)諫作為領(lǐng)導(dǎo)者的決定，因?yàn)榻巧?guī)定的權(quán)威性而使領(lǐng)導(dǎo)的尊嚴(yán)顯得更為突出；放棄某種決定，改變某些觀點(diǎn)，往往意味著領(lǐng)導(dǎo)者學(xué)識(shí)和尊嚴(yán)的降低。因此向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言時(shí)，態(tài)度要誠(chéng)懇，表情要自然，口氣要婉轉(zhuǎn)，語調(diào)要平衡，切忌理直氣壯、態(tài)度傲慢、口氣粗大。假裝與領(lǐng)導(dǎo)站在同一陣地，歷數(shù)種種激起領(lǐng)導(dǎo)惱怒的小問題，羅列罪狀，再逐步向領(lǐng)導(dǎo)曉以利害，說明事情造成的后果，會(huì)促使領(lǐng)導(dǎo)醒悟，達(dá)到規(guī)勸的效果。綜上所述,秘書人員在人際交往中要善于靈活處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,這不僅僅關(guān)系到秘書個(gè)人工作的成敗,也關(guān)系到整個(gè)秘書部門或組織的整體形象和最終利益。每一位從事秘書工作的人員都應(yīng)該清楚的熟悉