淺談信息化建設(shè)中的“無(wú)紙化辦公”

淺談信息化建設(shè)中的“無(wú)紙化辦公”王薇湖北省武漢市江岸區(qū)人民檢察院技術(shù)科【摘要】人們對(duì)“無(wú)紙化辦公”在理解上有很多差異，這些不同的理解影響著辦公自動(dòng)化建設(shè)的進(jìn)程?！盁o(wú)紙化辦公”雖然有許多的好處，但也存在諸多問(wèn)題。本文就如何正確認(rèn)識(shí)“無(wú)紙化辦公”、如何看待“無(wú)紙化辦公”存在的問(wèn)題、推行“無(wú)紙化辦公”的目的及意義、條件及效果等進(jìn)行了充分的分析和闡述，從而提出了在檢察機(jī)關(guān)內(nèi)推行“無(wú)紙化辦公”的一些看法和建議?！娟P(guān)鍵詞】無(wú)紙化辦公含義存在問(wèn)題目的和意義條件和效果幾點(diǎn)建議隨著信息化建設(shè)步伐的加快，方便、快捷的電子政務(wù)得以推廣，新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式正在向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公提出挑戰(zhàn)，“無(wú)紙化辦公”行得通嗎？本文就檢察系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“無(wú)紙化辦公”談?wù)勎覀€(gè)人的一些看法。一、正確理解“無(wú)紙化辦公”的含義無(wú)紙化辦公，從字面上解釋即是不需要紙的辦公方式。文件將不再以書(shū)面通知形式出現(xiàn)，而通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳達(dá)；數(shù)據(jù)通過(guò)軟件形式存儲(chǔ)在電腦中；工作聯(lián)絡(luò)不再通過(guò)傳真而代之以電子郵件。即以后的工作方式將通過(guò)電腦和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)完成。電子政務(wù)是借助電子信息技術(shù)而進(jìn)行的政務(wù)活動(dòng)。它主要包括三個(gè)組成部分：一是政府部門(mén)內(nèi)部的電子化和網(wǎng)絡(luò)化辦公；二是政府部門(mén)之間通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行的信息共享和實(shí)時(shí)通信；三是政府部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與民眾之間進(jìn)行的雙向信息交流。而辦公自動(dòng)化指的是利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)來(lái)代替辦公人員的手工作業(yè)，嚴(yán)格按照預(yù)定的規(guī)范流程進(jìn)行上交審批，從而大幅度地提高辦公效率。從上面名詞解釋不難看出：“無(wú)紙化辦公”這個(gè)聽(tīng)起來(lái)很時(shí)髦、很現(xiàn)代的名詞，實(shí)際上是“辦公自動(dòng)化”這個(gè)名詞的通俗說(shuō)法，它是“電子政務(wù)”中的一部分，而“政府上網(wǎng)”是“電子政務(wù)”的另一部分。這幾個(gè)名詞都是信息化建設(shè)中在軟件方面的應(yīng)用。“無(wú)紙化辦公”的好處有很多，如提高工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)；利用網(wǎng)絡(luò)資源，節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)；共享數(shù)據(jù)信息，加快相互溝通；規(guī)范業(yè)務(wù)流程,提高辦案質(zhì)量；辦公不受地方的限制，學(xué)習(xí)不受時(shí)間的限制等等，但是目前也存在相當(dāng)多的問(wèn)題，這些問(wèn)題阻礙著辦公自動(dòng)化向前發(fā)展的道路。二、當(dāng)前“無(wú)紙化辦公”存在的問(wèn)題1、人們對(duì)“無(wú)紙化辦公”存有許多錯(cuò)誤的理解。近兩年檢察系統(tǒng)內(nèi)的局域網(wǎng)建設(shè)如雨后春筍般欣欣向榮，但許多單位只重視局域網(wǎng)的硬件建設(shè)而忽視了軟件上的投資。認(rèn)為在局域網(wǎng)內(nèi)能夠互傳文件、互通新聞動(dòng)態(tài)、打出漂亮的文書(shū)就是實(shí)現(xiàn)了“無(wú)紙化辦公”。其實(shí)真正的“無(wú)紙化辦公”還應(yīng)包括綜合事務(wù)處理、后勤保障處理、人事管理、制度管理、案件流程監(jiān)督管理等更多能夠幫助我們高效工作的功能。因此只有網(wǎng)絡(luò)硬件和簡(jiǎn)單的辦公軟件而沒(méi)有“辦公自動(dòng)化系統(tǒng)”不能算是“無(wú)紙化辦公”。有很多人認(rèn)為：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要是處理一些公文、收發(fā)電子郵件，實(shí)現(xiàn)紙面作業(yè)計(jì)算機(jī)化，只要愿花錢(qián)，隨便買(mǎi)一個(gè)OA系統(tǒng)用就可以實(shí)現(xiàn)了。實(shí)際上辦公自動(dòng)化大有學(xué)問(wèn)，我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理的范疇，如文字處理、傳真、申請(qǐng)審批、辦公用品、公文管理、圖書(shū)管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、人事管理車(chē)輛管理、設(shè)備管理，甚至工作計(jì)劃、目標(biāo)管理、質(zhì)量管理、績(jī)效管理等等。因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)容繁雜、要求很多、不像財(cái)務(wù)軟件一樣有比較規(guī)范的做法可遵循，因此得不到很好的推廣，需要再次開(kāi)發(fā)，才能“定做”成適合我們自己的辦公系統(tǒng)。2、目前電子辦公與紙質(zhì)辦公只能同步使用。從當(dāng)前無(wú)紙化辦公的實(shí)行狀況來(lái)看，電子文檔仍然無(wú)法完全取代紙質(zhì)辦公，這主要有四個(gè)方面的原因：一是因?yàn)槿藗儗?duì)使用和存放電子文件的穩(wěn)妥性和安全性存有疑慮;二是因?yàn)殡娮游臋n雖然好查詢(xún)，但閱讀時(shí)不便于移動(dòng);三是因?yàn)殡娮游臋n“養(yǎng)眼”但缺乏“靈魂”和“人情味”；四是因?yàn)槿藗兊膫鹘y(tǒng)習(xí)慣更親賴(lài)于紙質(zhì)文檔。因此許多實(shí)行無(wú)紙化辦公的機(jī)關(guān)仍然是雙管齊下，電子、紙質(zhì)同時(shí)運(yùn)行。只有在一些簡(jiǎn)易的、非涉密的文件的交流及傳輸上，電子文件才能得到較大的運(yùn)用，而在涉及簽字、蓋章、存檔等問(wèn)題的文件時(shí)，不好處理。因此真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“無(wú)紙化辦公”，估計(jì)還需要很長(zhǎng)一段時(shí)間的試用和磨合。未來(lái)也許會(huì)以“電子文件為主，紙質(zhì)文件為輔”作為辦公自動(dòng)化最圓滿(mǎn)的結(jié)局。同時(shí)使用者的思想意識(shí)也不容忽視。因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立不是一朝一夕可以完成的，辦公自動(dòng)化中的業(yè)務(wù)內(nèi)容和服務(wù)也不是一出現(xiàn)時(shí)就具備了的。在系統(tǒng)建立方面，是一個(gè)從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的發(fā)展過(guò)程，是逐步建立和完善起來(lái)的過(guò)程；在服務(wù)內(nèi)容實(shí)施方面，是一個(gè)從試行到適應(yīng)、由懷疑到自覺(jué)貫徹的長(zhǎng)期過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，使用者的思想意識(shí)容易動(dòng)搖辦公自動(dòng)化前進(jìn)的步伐，讓科學(xué)技術(shù)帶動(dòng)檢察事業(yè)發(fā)展的想法成為一種夢(mèng)想。2、選擇“無(wú)紙化辦公”系統(tǒng)要慎之又慎；目前市場(chǎng)上辦公自動(dòng)化軟件很多，選擇時(shí)要慎重，一要了解什么樣的OA系統(tǒng)是適合自己?jiǎn)挝凰褂玫?。二要知道從哪幾個(gè)方面去選擇。第一要注意其平臺(tái)的靈活性，看軟件是否有自主開(kāi)發(fā)功能；第二要注意其系統(tǒng)的兼容性，看軟件生成的文件能否在其它平臺(tái)中調(diào)用；第三要注意其系統(tǒng)的方便性，看軟件的工作流程、生成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表及文件格式能否自定義，以及功能的操作是否貼近使用的操作習(xí)慣等。選擇一套好的適用的辦公自動(dòng)化軟件，少則兩三萬(wàn)，多則十幾萬(wàn)，一旦投入使用，就好比一艘大的豪華輪船開(kāi)始起航了，如果中途使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了致命的錯(cuò)誤，不好修改解決，就會(huì)像“船大不好回頭一樣”處于兩難的境地。因此選擇OA軟件時(shí)，一定要慎之又慎。3、設(shè)置軟件的功能要“量體裁衣”；辦公自動(dòng)化的功能很多，有通用模塊、也有選擇模塊。選擇模塊可以根據(jù)各行各業(yè)的要求進(jìn)行特定改制而成。每增加一個(gè)模塊，價(jià)格就會(huì)加上好幾千，因此選擇功能時(shí)一定要根據(jù)實(shí)際的需要來(lái)選擇，不能見(jiàn)好就要，一定要選擇確實(shí)能提高工作效率的哪些功能。作為既懂辦公業(yè)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的網(wǎng)絡(luò)管理員，既要考慮工作的需要，又要考慮軟件的成本問(wèn)題和實(shí)際應(yīng)用的效果。做到“量體裁衣”，以合適實(shí)用為選擇標(biāo)準(zhǔn)，不要因好大喜功而購(gòu)置一些好用但無(wú)用的功能。4、應(yīng)用要注重實(shí)效，不要擺“花架子”?，F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用推行起來(lái)妨礙很多，困難重重。一方面是因?yàn)槭褂谜哂械呐聦W(xué)不會(huì)、有的不想學(xué)會(huì)、有的想學(xué)又怕麻煩，總之有種種為難情緒，不習(xí)慣在網(wǎng)上辦公；另一方面因?yàn)檐浖_(kāi)發(fā)與實(shí)際工作流程有不符之處，增加了實(shí)際工作的復(fù)雜程度，造成軟件的推行無(wú)法走下去。這些都說(shuō)明網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用一定要密切結(jié)合實(shí)際，注重實(shí)效。如果在網(wǎng)上辦公僅僅是為了追求現(xiàn)代化，將網(wǎng)頁(yè)做得漂漂亮亮的、把一個(gè)個(gè)的功能鏈接起來(lái)，但實(shí)際上又很少用或不用，那樣就跟買(mǎi)了一臺(tái)高檔電腦只看不用一樣形如擺設(shè)，這就失去了它們本身的應(yīng)用價(jià)值，是一種資源浪費(fèi)。5、培訓(xùn)要?jiǎng)?wù)實(shí)，嚴(yán)把考核關(guān)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有許多功能模塊,如電子郵件、工作計(jì)劃、車(chē)輛管理、人事管理、文件管理等等，有些功能是通用模塊、有些是部門(mén)管理的特殊模塊，不同工種的人用不同的模塊，培訓(xùn)時(shí)應(yīng)有側(cè)重的指導(dǎo)，同時(shí)用某個(gè)實(shí)際工作任務(wù)作為培訓(xùn)內(nèi)容，并對(duì)其進(jìn)行考核，確認(rèn)其掌握真正的用法后，才能認(rèn)定其操作培訓(xùn)合格，發(fā)放“網(wǎng)上操作通行證”，并授予網(wǎng)上使用權(quán)限。只有做到務(wù)實(shí)培訓(xùn)，嚴(yán)格考核，不讓蒙騙過(guò)關(guān)者濫于充數(shù)，才能保證“網(wǎng)上流水作業(yè)”運(yùn)行通暢，辦公自動(dòng)化的好處才能得到真正的體現(xiàn)。6、不要相信通過(guò)“接口”能解決“信息孤島”問(wèn)題“信息孤島”是許多機(jī)關(guān)存在的通病，已經(jīng)嚴(yán)重地阻礙了信息化建設(shè)的整體進(jìn)程，使一個(gè)單位在進(jìn)行新一輪投入時(shí)，瞻前顧后，難于決斷。而解決“信息孤島”問(wèn)題的關(guān)鍵不