高職院校檔案管理的信息化建設(shè)

高職院校檔案管理的信息化建設(shè)

摘要：高職院校檔案記錄了高職院校的發(fā)展史，是高職院校各項工作有效開展的依據(jù)，做好檔案管理工作至關(guān)重要。信息化時代里，高職院校檔案管理信息化建設(shè)已勢不可擋，實現(xiàn)檔案的信息化管理，可以有效利用檔案，更好地服務(wù)學(xué)校教育教學(xué)工作，更好地服務(wù)社會。本文就高職院校檔案管理的信息化建設(shè)作了相關(guān)分析。關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化建設(shè)0.引言隨著我國教育由精英教育向大眾教育的轉(zhuǎn)變，我國高職院校規(guī)模也不斷擴大，對學(xué)校檔案工作也提出了更高要求。檔案是高職院校各項工作的真實反映，加大檔案的開發(fā)利用，有利于學(xué)校各項工作的順利開展，促進學(xué)校教育事業(yè)更上一層樓。基于檔案的作用，學(xué)校要加快檔案管理信息化建設(shè)，以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，進而提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案的高效利用，更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展。1.高職院校檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析高職院校檔案是高職院校從事教育、科研、黨政、學(xué)生管理以及其他各類活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的信息，是高職院校各項工作的真實記錄，具有借鑒、激勵、指導(dǎo)等作用[1]。高職院校檔案管理信息化建設(shè)既是高職院校改革發(fā)展的內(nèi)在要求，更是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。隨著高職院校規(guī)模的擴大，其檔案總量和類型也越來越多，管理難度也不斷增加。面對繁雜、量大的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用，不符合高校教育改革發(fā)展的需要。實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，可以有效提高檔案管理效率，確保學(xué)校有價值的檔案信息被保存下來。同時，借助信息技術(shù)，可以構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)快速檢索，進而提高檔案的利用率，更好地服務(wù)學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展[2]。2.高職院校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題2.1缺乏對檔案信息化管理的正確認(rèn)識受傳統(tǒng)管理模式的影響，高職院校對檔案信息化管理尚未形成系統(tǒng)、正確的認(rèn)識，簡單地將檔案信息化管理等同于利用計算機來存儲檔案信息，沒有深入挖掘檔案管理信息化成果。檔案信息化管理需要投入一定的成本，學(xué)校沒有多余的資金投入到檔案管理信息化建設(shè)上，以至于學(xué)校檔案管理信息化水平非常低。2.2專業(yè)的檔案信息化管理人才不足在推進檔案管理信息化建設(shè)過程中，專業(yè)的信息化人才起著重要的作用，但是就目前來看，高職院校的檔案管理人員還停留在紙質(zhì)檔案管理上，信息化管理能力相對不足，無法滿足檔案信息化管理的需要。由于檔案管理人員能力不足，就會影響到檔案信息的開發(fā)利用，阻礙檔案管理信息化建設(shè)進程。2.3檔案信息化管理制度不完善雖然實現(xiàn)檔案信息化管理有利于檔案的高效利用，但是要想提高檔案信息化管理水平，就必須建立與之相匹配的管理制度。目前來看，學(xué)校尚未構(gòu)建與檔案信息化管理相匹配的管理制度，信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，對檔案信息化建設(shè)沒有作出明確的規(guī)定，檔案審查、檔案監(jiān)督等相關(guān)機制缺失，進而嚴(yán)重影響到了檔案的開發(fā)利用。2.4檔案信息安全問題檔案信息化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性、虛擬性，使得學(xué)校檔案管理過程中會存在較大的安全風(fēng)險。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，學(xué)校的檔案信息系統(tǒng)很容易遭受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，如果檔案信息系統(tǒng)安全性不高，就會造成檔案信息被竊取或篡改，進而使得檔案失去原有的價值，無法反映學(xué)校真實情況，不利于學(xué)校相關(guān)工作的開展。3.高職院校檔案管理信息化建設(shè)策略3.1提高思想認(rèn)識高職院校檔案信息化管理趨勢愈發(fā)明顯，在這種趨勢下，學(xué)校應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識檔案信息化管理。一方面，要樹立正確的檔案管理觀念，認(rèn)識到信息化手段在檔案管理中的作用，以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案管理手段，進而提高檔案管理效率；另一方面，結(jié)合檔案信息化管理的需要，制定科學(xué)的戰(zhàn)略，明確檔案管理目標(biāo)和內(nèi)容。另外，加大檔案信息化管理的宣傳，提高檔案管理部門的思想認(rèn)識，使相關(guān)負(fù)責(zé)人積極投入到檔案管理信息化建設(shè)中來，進而不斷提高檔案管理水平。3.2構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)要想發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)有的作用，管理者應(yīng)結(jié)合學(xué)校檔案工作實際，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)。首先，借助信息技術(shù)，將學(xué)校各部門有效的聯(lián)系起來，實現(xiàn)內(nèi)部信息的共享，提高檔案管理效率；其次，從軟、硬件著手，根據(jù)檔案的類別建立相應(yīng)的子系統(tǒng)，按照檔案性質(zhì)、類別、日期、歸屬等分類歸檔，以便檔案信息能夠及時歸檔、高效利用[3]。另外，明確檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照檔案信息化流程來開展檔案管理工作，確保檔案真實、完整。3.3強化檔案管理人員的培訓(xùn)基于檔案信息化管理的需要，加強檔案管理人員的培訓(xùn)尤為重要，只有提高檔案管理人員的能力水平，才能更好地發(fā)揮信息化管理手段的作用，進而提高檔案管理質(zhì)量和效率。首先，強化檔案管理人員專業(yè)知識教育，使其了解檔案管理相關(guān)要求及法律法規(guī)；其次，強化檔案管理人員信息化能力的培訓(xùn)，有針對性地培養(yǎng)檔案管理人員的信息化管理能力；再者，強化職業(yè)素質(zhì)教育，讓檔案管理認(rèn)識到自身職責(zé)所在，使其主動投入到檔案管理工作中去[4]。3.4健全檔案管理制度檔案管理信息化發(fā)展必然會帶動學(xué)校檔案管理工作環(huán)境的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變要求學(xué)校必須完善檔案管理制度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實際，從原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上進行刪除和完善，構(gòu)建與檔案信息化管理相匹配的管理制度，從制度層面對相關(guān)行為作出明確規(guī)定和約束；其次，落實檔案信息審查機制，對檔案信息進行全面的審查，確保歸檔的信息完整、真實；再者，落實檔案監(jiān)督機制，對檔案管理工作進行全方位的監(jiān)管，確保檔案管理工作規(guī)范[5]。另外，落實責(zé)任制，將檔案管理的責(zé)任落實到具體人身上，進而更好地規(guī)范檔案管理人員的行為，提高檔案管理效率。3.5加強檔案信息安全管理在推進檔案信息化管理的過程中，檔案信息安全管理是不可忽略的一個問題，做好檔案信息安全管理，有利于檔案價值的高效發(fā)揮。因此，學(xué)校要高度重視檔案信息安全管理。首先，從檔案信息系統(tǒng)入手，定期殺毒，將一切安全隱患扼殺在搖籃里，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行；其次，加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，如身份認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)等，以這些技術(shù)為手段，提高信息系統(tǒng)的安全性，避免檔案信息遭受攻擊[6]。另外，要加大檔案信息系統(tǒng)的日常維護與管理，尤其是檔案信息系統(tǒng)運行的環(huán)境，確保環(huán)境穩(wěn)定、安全、可靠。4.結(jié)語綜上，現(xiàn)行社會形勢下，推進高職院校檔案管理信息化建設(shè)愈發(fā)重要，以信息化手段取代傳統(tǒng)的管理手段，可以提高檔案管理效率，促進檔案的高效利用。高職院校應(yīng)深刻認(rèn)識到信息化管理這一趨勢，加大檔案信息化建設(shè)的投入，完善與之相匹配的管理制度，強化檔案管理人員的培訓(xùn)，進而提高檔案信息化管理水平，促進檔案的開發(fā)利用，更好地服務(wù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展。Reference：[1]李偉春.高職院校教學(xué)檔案管理存在的問題與對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(07):102-103.[2]崔萍.高職院校檔案管理信息化建設(shè)探析[J].信息與電腦(理論版),2019(06):203-205.[3]李欣欣.探析高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)[J].才智,2019(01):219.[4]孫紅梅.信息化背景下的