《秘書文檔管理》思考與實(shí)訓(xùn)習(xí)題及答案 －第8章

第八章聲像檔案管理概述思考與實(shí)訓(xùn)如何做好照片檔案的文字說明？參考答案：照片檔案的文字說明材料主要是指照片的題名與文字說明。照片和文字說明是相輔相成的，是互不可分的整體。照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六個要素，在編寫文字說明的時候概括地揭示照片影像所反映的以上全部信息。具體來說：單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。你在個人照片檔案的整理中有什么好的經(jīng)驗(yàn)？參考答案：（1）及時儲存，避免丟失。（2）儲存在計(jì)算機(jī)中時，建立不同文件夾進(jìn)行分類，并賦予名稱，同時給每個文件夾附以一份文字說明，標(biāo)明何時何地拍攝的照片。（3）定期轉(zhuǎn)存。照片儲存在計(jì)算機(jī)中一方面占用內(nèi)存，另一方面計(jì)算機(jī)意外風(fēng)險(xiǎn)也會導(dǎo)致照片的丟失，定期轉(zhuǎn)存在移動硬盤或者大容量的U盤中是不錯的選擇。找一家剛成立的企業(yè)，嘗試用你學(xué)過的數(shù)碼照片的整理方法為其整理數(shù)碼照片檔案。參考答案：由于剛成立的新公司在數(shù)碼照片管理上存在制度不完善和管理方法不健全等問題，所以為新成立的公司提供數(shù)碼照片檔案整理的方法具有現(xiàn)實(shí)意義。首先通過調(diào)查走訪了解本地新成立的公司數(shù)碼照片檔案整理的需要，然后根據(jù)所學(xué)知識輔助其整理。整理過程中一是要根據(jù)數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范進(jìn)行整理，二是要根據(jù)其實(shí)際情況，具體問題具體分析。通過這個整理過程，一方面鞏固所學(xué)知識，另一方面增強(qiáng)實(shí)踐技能。光盤檔案保存時需要注意哪些問題？參考答案：光盤檔案的保管與保存和磁性載體檔案類似，都比紙質(zhì)檔案的保管更加的嚴(yán)格。光盤檔案的保護(hù)具體要注意以下幾個方面：（1）控制好溫濕度。要控制好溫濕度，避免溫濕度的急劇變化，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定：溫度選定的范圍為17℃-20℃，相對濕度選定范圍：35％-45％。（2）防止有害氣體與灰塵。空氣中的有害氣體對于光盤的危害極大。光盤對臭氧等氧化氣體的抵抗力較差，這類氧化物會氧化光盤的記錄層，造成記錄染料褪色、反射層氧化引起反射能力降低，導(dǎo)致信噪比下降、誤碼率增高等。因此，檔案庫房的應(yīng)遠(yuǎn)離有機(jī)溶劑工廠和實(shí)驗(yàn)室等污染源，改善環(huán)境，做好密封防塵、凈化空氣工作。（3）避免損傷盤面。劃痕會導(dǎo)致信息被破壞，甚至永久性的損失。因此，要注意：①避免讀取面損傷。光盤的信息讀取面包括記錄層和反射層，它們很薄也很脆弱，如果光盤面有灰塵或受到堅(jiān)硬的物體劃傷，使所存的信息遭到損壞。因此，在使用和保管的過程中要避免讀取面被劃傷，注意搞好衛(wèi)生。②防止標(biāo)記面的機(jī)械損傷。標(biāo)記面主要有保護(hù)層和反射層，如果反射層受到破壞，激光將不能被反射，記錄信息無法讀取。因此，不要再光盤上做標(biāo)記，一方面做標(biāo)記可能會劃傷反射層，另一方面字跡材料可能會對盤片產(chǎn)生污染。（4）日常的維護(hù)工作。除了注意以上幾個方面的因素之外，還要做好日常的維護(hù)工作。具體來說主要包括：①光盤的存放要求。光盤應(yīng)放在光盤盒內(nèi)垂直置于光盤架內(nèi)存放，保持光盤盤片的平直，嚴(yán)禁彎折；手拿光盤時用兩個手指捏住光盤的中心孔和外緣，不能用手直接接觸光盤盤面。②光盤的整理要求。定期對光盤記錄的信息進(jìn)行轉(zhuǎn)存，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定，每四年轉(zhuǎn)存一次。③光盤的清潔要求。擦拭光盤去除光盤上灰塵、異物、污斑、指紋和液體，應(yīng)使用干凈的棉布從光盤的中心沿半徑方向朝光盤的外緣擦拭，禁止沿光盤的圓周方向擦拭光盤。應(yīng)使用3級水清潔光盤，對實(shí)在難以清潔的，可使用稀釋的異丙醇。用無絨布或擦鏡紙做濕的擦洗和拭干。調(diào)查你所在的學(xué)校的檔案部門是如何管理聲像檔案的？參考答案：本次調(diào)查活動依據(jù)你所在學(xué)校檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行，首先做好調(diào)研方案的寫作，包括調(diào)研目標(biāo)、調(diào)研內(nèi)容、調(diào)研方式、調(diào)研組成員、分工合作等內(nèi)容。然后依據(jù)調(diào)