Excel在財務與會計管理中的應用(二)

工程二Ｅｘｃｅｌ公式與函數(shù)12義務一Ｅｘｃｅｌ公式義務二Ｅｘｃｅｌ函數(shù)前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式一、Ｅｘｃｅｌ公式概述在中文Ｅｘｃｅｌ２００７中，“公式〞是在單元格中執(zhí)行計算的方程式，如一個執(zhí)行數(shù)學計算的加、減就是一種簡單的公式。比如在對工資的操作中，對任務額的總計就運用了這樣的公式，此時假設單擊顯示工資額總計的單元格Ｄ９，當它處于選定形狀，“編輯欄〞中就會顯示所運用的公式，如圖２－２所示。這里，Ｄ９單元格中的公式“＝ＳＵＭ〔Ｄ３：Ｄ９〕〞所要計算的是單元格Ｄ３～Ｄ９中各數(shù)值的和，其值將顯示在Ｄ１０單元格中。假想象要在別的單元格中也顯示該值，而且還想讓Ｅｘｃｅｌ２００７自動計算它，那么就單擊那個單元格，接著在該單元格中輸入這個公式。下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式二、Ｅｘｃｅｌ公式的操作公式中元素的構造或次序決議了最終的計算結果。在Ｅｘｃｅｌ中，運用公式普通都遵照特定的語法或次序，在輸入過程中，通常以“＝〞開場，再輸入公式中的各個運算元素，每個元素可以是改動或不改動的數(shù)值、單元格或援用單元格區(qū)域、稱號或任務函數(shù)，這些參與運算的元素都是經(jīng)過運算符隔開的。〔一〕公式中常用的運算符在Ｅｘｃｅｌ中運算符分為四類：算術運算符、比較運算符、文本運算符和援用運算符，詳細運算符如表２－１所示。上一頁下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式〔１〕算數(shù)運算符用于完成根本的數(shù)學運算，如加法、減法和乘法，銜接數(shù)字和產(chǎn)生數(shù)字結果等?！玻病潮容^運算符用于比較兩個值，結果將是一個邏輯值，即不是Ｔｒｕｅ〔真〕就是ｆａｌｓｅ〔假〕。與其他的計算機程序文語類似，這類運算符還用于按條件進展下一步運算?！玻场澄谋具\算符實踐上就是一個文本串聯(lián)符———＆，用于參與或銜接一個或更多字符串來產(chǎn)生一大段文本。如“Ｎｏｒｔｈ〞＆“ｗｉｎｄ〞，結果將是“Ｎｏｒｔｈｗｉｎｄ〞?！玻础吃眠\算符可以將單元格區(qū)域合并起來進展運算，如表２－２所示。上一頁下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式〔二〕公式的輸入選定要輸入公式的單元格，通常以輸入“＝〞開場，闡明此時單元格輸入的內(nèi)容是公式，再輸入公式的內(nèi)容，按【Ｅｎｔｅｒ】鍵完成輸入。詳細經(jīng)過創(chuàng)建某公司的運營情況來創(chuàng)建一張電子報表，并運用計算公式作一些統(tǒng)計，請按以下步驟進展操作。步驟一，翻開工程二任務簿，單擊屏幕左下角處的“ｓｈｅｅｔ２〞標簽，然后在Ａ１單元格中開場書寫：“北京分公司本月收支一覽表〞字樣，并設置好字體與字號〔字的大小尺寸〕，如圖２－３所示。上一頁下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式步驟二，在Ｂ２、Ｃ２、Ｄ２、Ｅ２單元格中分別輸入“收入／月〞、“支出／日〞、“員工工資〞、“盈利〞欄目稱號，如圖２－４所示。接著分別在Ａ３、Ａ４、Ａ５、Ａ６單元格中輸入“第一營業(yè)部〞、“第二營業(yè)部〞、“第三營業(yè)部〞、“總結余〞工程名。建立好了該分公司本月的報表后，還要填入數(shù)據(jù)資料，如表２－３所示。這些數(shù)據(jù)可以按前面所述的方法直接在表中輸入，如圖２－５所示。下面的操作將創(chuàng)建一些公式來自動生成“盈利〞與“總結余〞欄中的數(shù)據(jù)，以后無論什么時候，只需公式有變動，單元格里的內(nèi)容也會自動產(chǎn)生變化。步驟四，單擊Ｅ３單元格，選定它后單擊編輯框，輸入：“＝Ｂ３－Ｃ３?３０〞。上一頁下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式提示：公式中以等號開頭，公式內(nèi)容緊跟在后面。假設輸入了一個錯誤的公式，按下【Ｅｎｔｅｒ】鍵后，屏幕上將顯示一條出錯信息，訊問處置方式，并讓選擇能否經(jīng)過一個導游來處置問題。一旦輸入正確的公式，單元格中就會顯示相應的數(shù)字，如圖２－５所示。以后，各營業(yè)部的盈利數(shù)字就會自動計算并顯示出來，如圖２－６所示。步驟六，選定Ｅ６單元格，并在編輯欄中輸入公式：“＝Ｅ３＋Ｅ４＋Ｅ５〞，如圖２－７所示。〔三〕運用計算公式在Ｅｘｃｅｌ２００７中，時常用到的計算與公式例如如下。１計算收支平衡上一頁下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式假設要在中文Ｅｘｃｅｌ２００７中創(chuàng)建支票登記簿來記錄銀行買賣，那么作為電子表格的一部分，就能創(chuàng)建公式來計算收支平衡。三、單元格的援用援用的作用是標識任務表中的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所運用數(shù)據(jù)的位置。經(jīng)過援用，可以在公式中運用任務表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中運用同一個單元格的數(shù)值，還可以援用同一個任務簿中不同任務表上的單元格和其他任務簿中的數(shù)據(jù)。援用不同任務簿中的單元格稱為鏈接。上一頁下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式１選擇公式中援用的單元格例如如圖２－７所示。２創(chuàng)建包含援用的公式單元格當創(chuàng)建包含援用的公式時，公式和單元格中的數(shù)據(jù)就聯(lián)絡到一同，公式的計算值取決于援用單元格中的值。當單元格中的值發(fā)生變化時，公式的計算值也隨之發(fā)生變化。Ｅｘｃｅｌ中的援用分為相對援用、絕對援用和混合援用?！玻薄诚鄬υ?。直接用列表和行號表示單元格。在默許情況下，新公式運用相對援用，在相對援用中，假設公式所在單元格的位置發(fā)生改動，援用也隨之改動，假設多行或多列地復制公式，援用會自動調(diào)整。詳細例如如圖２－８和圖２－９所示。上一頁下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式〔２〕絕對援用。絕對地址那么為Ｅｘｃｅｌ某些單元格在任務表格中確實切位置。絕對地址的表示方法為“＄Ａ＄２〞、“＄Ｈ＄８〞等，用行、列地址加“＄〞作為名字。例如，第４列第１０行的單元格的絕對地址為“＄Ｄ＄１０〞；第２列第２行到第８列第１２行的單元區(qū)域的絕對地址為“＄Ｂ＄２：＄Ｈ＄１２〞。詳細例如如圖２－１０和圖２－１１所示?！玻场郴旌显??；旌显檬侵感枨蠊潭承性枚膭恿性?，或固定某列援用而改動行援用，如＄Ｂ８、Ｂ＄７?；旌显镁C合了相對與絕對援用的效果。例如，Ｅ４單元格中用了混合援用，公式為：Ｅ４＝Ｅ＄１＋＄Ｅ２＋Ｅ＄３，將該公式復制到Ｆ５，那么Ｆ５單元格中的公式為：Ｆ５＝Ｆ＄１＋＄Ｅ２＋Ｆ＄３。詳細例如如圖２－１２和２－１３所示。上一頁下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式〔４〕同一任務簿中的單元格援用。在同一任務簿中，不同任務表中的單元格或單元格區(qū)域可以相互援用，這種援用稱為三維援用。三維援用單元格的普通表示方法為“任務表標簽！單元格〞，如圖２－１４所示。〔５〕不同任務簿間單元格的援用。在當前任務表中還可以援用其他任務簿中的單元格或區(qū)域的數(shù)據(jù)或公式。首先翻開要援用單元格所在的任務簿及目的任務簿。在目的任務簿中輸入“＝〞，然后單擊要援用的任務簿的單元格即可完成計算。四、公式中的錯誤與審核１公式前往的錯誤值在公式或函數(shù)的運用過程中，有時會由于公式或函數(shù)的設置以及人為要素呵斥單元格中出現(xiàn)錯誤信息。當出現(xiàn)錯誤時，Ｅｘｃｅｌ會給出一些提示，以協(xié)助用戶找出錯誤的緣由。上一頁下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式２公式審核Ｅｘｃｅｌ提供了公式審核功能，運用戶可以跟蹤公式的援用或從屬單元格，也可以檢查公式中的錯誤，如圖２－１５所示。假設一個或多個任務表的不同單元格設置了公式，要想查看其內(nèi)容和計算結果，必需在不同單元格或任務表中轉換。因此，Ｅｘｃｅｌ２００７添加了一個名為監(jiān)視窗口的工具，它能將另一任務表內(nèi)與編輯內(nèi)容相關聯(lián)的數(shù)據(jù)，開啟成一個可挪動的小窗口，假設更改現(xiàn)有的任務表內(nèi)容，監(jiān)視窗口中的關聯(lián)內(nèi)容也會隨之更改，如圖２－１６所示。３檢查公式錯誤Ｅｘｃｅｌ２００７會自動對輸入的公式進展檢查，假設發(fā)生錯誤，在單元格的左上角會出現(xiàn)一個小三角，如圖２－１７所示。上一頁下一頁前往義務一Ｅｘｃｅｌ公式選中含有錯誤的單元格，還會出現(xiàn)按鈕，單擊該按鈕，會翻開一個快捷菜單，其中提供理處理此錯誤的方法，如圖２－１８所示。此時假設要檢查公式里的錯誤，可單擊“公式審核〞工具欄上的“錯誤檢查〞按鈕。上一頁前往義務二Ｅｘｃｅｌ函數(shù)一、函數(shù)的定義與分類函數(shù)由Ｅｘｃｅｌ２００７內(nèi)置的、完成特點計算的公式組成。每個函數(shù)都由等號“＝〞、函數(shù)名和變量組成。其中，等號“＝〞后面跟著函數(shù)，函數(shù)名表示將執(zhí)行的操作，變量表示函數(shù)將作用的值的單元格地址，通常是一個單元格區(qū)域，也可以是更為復雜的內(nèi)容。普通情況下，可以在單元格中輸入函數(shù)，也可以運用函數(shù)導游插入函數(shù)。在Ｅｘｃｅｌ中，函數(shù)實踐上就是定義好的公式，系統(tǒng)提供了大量現(xiàn)成的函數(shù)，可供用戶參考運用。這些函數(shù)運算可以滿足各種日常辦公、財務、統(tǒng)計和各種報表等所需求的計算。在Ｅｘｃｅｌ中的函數(shù)可以分為：常用函數(shù)、財務函數(shù)、日期和時間函數(shù)、數(shù)學與三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、查找與援用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)和信息函數(shù)等，如表２－４所示。下一頁前往義務二Ｅｘｃｅｌ函數(shù)二、函數(shù)的運用１函數(shù)的輸入在Ｅｘｃｅｌ中，函數(shù)的創(chuàng)建方法有兩種：一種是直接在單元格中輸入函數(shù)的內(nèi)容，這種方法需求用戶對函數(shù)有足夠的了解；另一種方法是運用“公式〞→“插入函數(shù)〞命令，這種方法比較簡單，它不需求對函數(shù)進展全面的了解，而是以提供函數(shù)供用戶選擇的方式進展創(chuàng)建。下面對這兩種方法分別引見?！玻薄持苯虞斎?。假設用戶對某一函數(shù)比較熟習，并且了解該函數(shù)的各個參數(shù)，就可以經(jīng)過直接輸入將函數(shù)輸入到公式中來。用戶需求先選擇輸入函數(shù)公式的單元格，以等號“＝〞開頭，然后輸入函數(shù)的各個參數(shù)即可。在單元格Ｃ４中輸入求積函數(shù)，用來求出Ａ２和Ｂ２單元格數(shù)值的積。選中單元格Ｃ４，輸入公式“＝Ａ２?Ｂ２〞，如圖２－１９所示。上一頁下一頁前往義務二Ｅｘｃｅｌ函數(shù)〔２〕插入函數(shù)。當用戶不能確定函數(shù)的拼寫時，那么可以運用插入函數(shù)方法來插入函數(shù)，這種方法不需求用戶輸入，直接插入函數(shù)即可。插入函數(shù)是經(jīng)過函數(shù)指南來完成輸入的，其操作方法如下：首先，選擇需求插入函數(shù)的單元格。其次，選擇“公式〞菜單中“插入函數(shù)〞命令，或單擊編輯欄上的“插入函數(shù)〞圖標，彈出如圖２－２０所示的“插入函數(shù)〞對話框。最后，單擊“確定〞按鈕，即可彈出“函數(shù)參數(shù)〞對話框，如圖２－２１所示，在此對話框中要求用戶選擇函數(shù)的參數(shù)。選擇好函數(shù)參數(shù)后，單擊“確定〞按鈕，在單元格內(nèi)就會顯示計算結果。上一頁下一頁前往義務二Ｅｘｃｅｌ函數(shù)Ｅｘｃｅｌ提供了３００多種函數(shù)，涉及數(shù)學、統(tǒng)計學、財務、資產(chǎn)、資金預算等各方面，功能比較齊全，可以進展各種復雜計算、檢索和數(shù)據(jù)處置。利用Ｅｘｃｅｌ提供的大量財務函數(shù)進展數(shù)據(jù)的運算，將使數(shù)據(jù)的運算操作更加簡便。在運用這些函數(shù)時，用戶只需求在“函數(shù)參數(shù)〞對話框中輸入相關的參數(shù)即可。這不僅提高了任務效率，還能加深用戶對函數(shù)的認識，為以后的任務提供便利。上一頁前往圖２－１××公司員工信息表前往圖２－２在“編輯欄〞中觀看計算公式前往表２－１運算符前往表２－２援用運算符前往圖２－３輸入新的報表標題前往圖２－４輸入縱、橫欄目與標題名前往表２－３填入的數(shù)據(jù)資料前往圖２－５顯示第一營業(yè)部的盈利值前往圖２－６自動計算各營業(yè)部的盈利值前往圖２－７自動計算并顯示“總結余〞前往圖２－８相對援用〔一〕前往圖２－９相對援用〔二〕前往圖２－１０絕對援用〔一〕前往