關(guān)于電子檔案管理存在的問題及對(duì)策分析

第第頁關(guān)于電子檔案管理存在的問題及對(duì)策分析[摘要]當(dāng)前我國的信息技術(shù)發(fā)展水平越來越高，在這樣的情況下也就出現(xiàn)了電子檔案，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在這一過程中有了非常顯著的發(fā)展，使得因特網(wǎng)的覆蓋面更廣，開放性也更強(qiáng)，電子政務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中有很多文件都可以對(duì)信息進(jìn)行發(fā)布，雖然其在運(yùn)行的過程中存在著諸多的優(yōu)勢，但是從整體上來講還是面臨著諸多的問題，只有對(duì)這些問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，并且采取有針對(duì)性的措施予以改進(jìn)，才能更好的保證我國電子檔案管理工作的質(zhì)量和水平。本文主要分析了電子檔案管理存在的問題及對(duì)策，以供參考和借鑒。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理；問題；對(duì)策

在我國，檔案管理工作一直都是一個(gè)非常重要的工作內(nèi)容，隨著信息時(shí)代的來臨，我國的檔案工作也面臨著諸多的轉(zhuǎn)變，所以在這樣的情況下，我們一定要對(duì)其予以充分的關(guān)注和重視，電子檔案逐漸的普及，這給我國檔案工作提出了更高的要求，電子檔案管理雖然已經(jīng)出現(xiàn)了一段時(shí)間，但是還是有很多需要不斷改進(jìn)和完善的地方，所以針對(duì)這些問題，我們一定要采取有效的措施對(duì)其予以控制，從而也就使其能夠更好的發(fā)揮積極作用。

一、電子文件檔案概述

國際檔案界認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的影響可以追溯到40多年前。1961年在倫敦舉行的第九次國際檔案圓桌會(huì)議上曾將數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理列入會(huì)議的議程，1971年，第十三次國際檔案圓桌會(huì)議上，秘書長鮑弟埃強(qiáng)調(diào)，現(xiàn)在是確定檔案部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)政策的時(shí)候了。此后近二十年間，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)瓶頸的影響，國際檔案界對(duì)管理計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件的呼聲也暫時(shí)平息下來。20世紀(jì)80年代，國外一直沒有正式提出“電子文件”一詞。其專門術(shù)語的發(fā)展大致經(jīng)歷了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案、電子文件等幾個(gè)階段，最近幾年才出現(xiàn)“歸檔電子文件”、“電子檔案”的提法。

中國的電子檔案建設(shè)開始于上個(gè)世紀(jì)90年代，1996年9月18日國家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，組織力量對(duì)電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理進(jìn)行研究。2002年，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的將電子文件檔案定義為“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！?/p>

二、電子文件檔案管理面臨的主要問題

（一）電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞

檔案的固有屬性就是其原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案的原始性和真實(shí)性在實(shí)際的工作中是非常容易得到確認(rèn)的，電子文件檔案在形成和處理的過程中，信息具有非常大的可變性，如果在處理的過程中對(duì)原始的信息進(jìn)行了修改或者是刪除，其是不容易被識(shí)破的，同時(shí)，電子檔案在這一過程中還有和信息載體相互分離的屬性，所以在電子檔案形成的過程中原始信息很容易被人修改，這樣也就影響到了檔案本身的可靠性和真實(shí)性。

（二）電子文件檔案長久保管困難，信息難以維持永久的存取

電子檔案產(chǎn)生、傳輸和應(yīng)用等整個(gè)過程都會(huì)受到硬件、軟件以及環(huán)境的影響，電子檔案在存儲(chǔ)的過程中，對(duì)載體自身的性能和環(huán)境有著非常嚴(yán)格的要求，同時(shí)其使用的壽命也不是很長，另外這些存儲(chǔ)的載體無法很好的地域一些自然災(zāi)害和病毒的侵蝕，電壓不穩(wěn)或者是操作失誤都會(huì)使得信息內(nèi)容受到非常嚴(yán)重的損壞或者是丟失，所以這也給信息的長期儲(chǔ)存帶來了一定的困難。

（三）電子文件檔案信息安全問題日益突出

當(dāng)前我國全球化和信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代已經(jīng)全面來臨，因特網(wǎng)在運(yùn)行的過程中具有非常強(qiáng)的全球性、開放性和共享性，這樣也就使得更多人可以進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，但是電子檔案信息主要是借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這樣就使其面臨比較嚴(yán)重的危險(xiǎn)，比如竊聽或者是篡改等等，丟此外電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔的過程中還非常容易受到病毒帶來的負(fù)面影響。對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的非法訪問也十分的嚴(yán)重，而且現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)高手越來越多，新的黑客技術(shù)也在不斷的涌現(xiàn)，所以電子檔案當(dāng)中的信息安全也無法受到良好的保障。

三、電子文件檔案管理存在問題的對(duì)策分析

（一）建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前我國信息技術(shù)的高度發(fā)展使得我國的電子檔案數(shù)量也出現(xiàn)了明顯的激增現(xiàn)象，檔案管理部門在收到電子檔案的時(shí)候一定要對(duì)信息的內(nèi)容進(jìn)行核查，保證檔案最基本的真實(shí)性和原始性，當(dāng)前很多發(fā)達(dá)國家制定的“NOARK文件登記簿標(biāo)準(zhǔn)”就是對(duì)電子檔案管理的一個(gè)非常詳細(xì)完善的規(guī)范。所以在我國的電子檔案管理工作中就可以根據(jù)我國的國情制定更符合我國的電子檔案基本架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來從電子檔案形成到電子檔案統(tǒng)計(jì)整個(gè)過程中都可以很好的保證檔案信息的真實(shí)性和原始性，使得檔案信息收到良好的保護(hù)。

（二）檔案管理工作者提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

1、對(duì)電子文件檔案實(shí)行備份制度

電子檔案備份通常就是指使用存儲(chǔ)載體將一份文件保存兩份或者是兩份以上，因?yàn)殡娮訖n案容易受到很多因素的影響，所以安全性和穩(wěn)定性就無法得到保證，比如說在工作中因?yàn)椴僮魇д`刪除了不該刪除的信息或者是電子檔案遭遇病毒，使得文件檔案無法正常打開，甚至直接受損的情況，針對(duì)這樣的情況，電子檔案的備份就顯得格外重要。

2、保證用作處理和存儲(chǔ)電子文檔的計(jì)算機(jī)專用

用于存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)必須要實(shí)行專人專用的制度，這也是保證電子檔案安全性的一個(gè)十分關(guān)鍵的措施，如果計(jì)算機(jī)在使用的過程中應(yīng)用到其他的領(lǐng)域當(dāng)中，就必須要使用一些其他類型的媒介信息，這樣就有可能會(huì)出現(xiàn)一些計(jì)算機(jī)病毒，使得電子檔案受到損壞。此外計(jì)算機(jī)中無用的文檔也會(huì)增多，這樣就會(huì)產(chǎn)生誤刪或者是誤用文檔的情況。

3、對(duì)重要的電子文件檔案實(shí)行分布式雙機(jī)備份

為保證處理和存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)隨時(shí)能正常工作，可以采用分布式雙機(jī)備份，當(dāng)工作計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題后，另一臺(tái)備份機(jī)立即開始工作，使處理和存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)不會(huì)發(fā)生崩潰，電子檔案不會(huì)發(fā)生丟失，保證電子檔案的安全。

4、對(duì)電子文件法律效力問題的解決

加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力，要使電子文件具有充分的證明力，還是要在已有相關(guān)立法的基礎(chǔ)上，如《行政訴訟法》、《檔案法》中，進(jìn)一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實(shí)可行的電子文件管理法規(guī)及實(shí)施細(xì)則。

四、結(jié)語

在我國的檔案工作發(fā)展中，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的發(fā)展使得電子檔案的數(shù)量也在不斷的增多，所以我們?cè)趯?shí)際的工作中也面臨著很多新問題，這些問題對(duì)檔案工作而言會(huì)產(chǎn)生非常大的影響，所以為了更好的保證工作的質(zhì)量和水平，我們必須要對(duì)其予以充分的控制和調(diào)整，從而為我國檔案信息化建設(shè)