國(guó)外大型會(huì)議策劃的流程

國(guó)外大型會(huì)議策劃的流程_大型會(huì)議策劃方案

任何一場(chǎng)大型會(huì)議活動(dòng)，其會(huì)議治理都可分為五大步驟：會(huì)前預(yù)備、會(huì)議開頭、會(huì)議進(jìn)展，會(huì)議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。常言道，會(huì)務(wù)治理是核心，活動(dòng)治理是目標(biāo)。因此，要想勝利舉辦一場(chǎng)大型的會(huì)議活動(dòng)，前期的會(huì)議籌劃是關(guān)鍵。所謂會(huì)議籌劃，它是一種資源的整合與配置過程，都是在掌握會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)的根底上，使會(huì)議效果最正確。要想會(huì)議開得好，風(fēng)險(xiǎn)掌握早做到。大凡一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)最可能消失的失誤，在不同的會(huì)議階段有不同的表現(xiàn)。比方：

1、會(huì)前預(yù)備：會(huì)議主題和日程及任務(wù)安排不明確，參會(huì)人員毫無針對(duì)性，參會(huì)人員也預(yù)備得不充分。

2、會(huì)議開頭：會(huì)議程序太過繁復(fù)冗長(zhǎng)，主持人力量有限，主題變動(dòng)隨便，而且參會(huì)人員的層次參差不齊。

3、會(huì)議進(jìn)展：會(huì)議爭(zhēng)論消極沉悶，甚至超出議題范圍，會(huì)議過程拖沓，經(jīng)常表現(xiàn)為議而不決。

4、會(huì)議總結(jié)：會(huì)議效果不明顯，工作安排沒有針對(duì)性，也沒有條理清楚的會(huì)議總結(jié)。

5、跟蹤執(zhí)行：常常是那完那了，根本沒有準(zhǔn)時(shí)有效的后續(xù)工作跟進(jìn)和信息反潰

會(huì)議本身是一個(gè)很重要的治理工具和手段，通過會(huì)議籌劃，可以很好地對(duì)會(huì)議中的各個(gè)細(xì)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。如同工程治理一樣，需要進(jìn)展不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進(jìn)，以確保工程準(zhǔn)時(shí)、精彩

色地完成。比方會(huì)議預(yù)備方面的籌劃，涉及到會(huì)議目標(biāo)的設(shè)立、與會(huì)者的選擇、會(huì)議時(shí)間的選擇、會(huì)議地點(diǎn)的選擇、會(huì)議議程的擬定、會(huì)議通知的派發(fā)等等。

不僅如此，會(huì)場(chǎng)布置檢查的重點(diǎn)、預(yù)訂會(huì)議地點(diǎn)的重點(diǎn)考慮工程、簽訂書面合同時(shí)的留意事項(xiàng)、襯托良好的會(huì)議氣氛的技巧、會(huì)務(wù)治理人員分組、與會(huì)人員分組需留意的事項(xiàng)、會(huì)議證件的制作、會(huì)議紀(jì)念品、獎(jiǎng)品的制備、會(huì)議名冊(cè)的編制、開會(huì)前24小時(shí)的驗(yàn)收工程、開會(huì)前12小時(shí)的檢查工作細(xì)則，以及會(huì)務(wù)物品預(yù)備的名細(xì)等等，都特別重要。

會(huì)議流程籌劃方案

會(huì)議流程籌劃方案（一）

（一）活動(dòng)主題：

主題：學(xué)校學(xué)生專業(yè)技能與就業(yè)專題研討會(huì)

（二）會(huì)議時(shí)間：20xx年6月30日

（三）會(huì)議地點(diǎn)：一樓報(bào)告廳

（四）活動(dòng)主旨：

提高每位大學(xué)生的專業(yè)技能，樹立正確的就業(yè)觀。

（五）活動(dòng)目的：讓每位學(xué)生樹立正確的人生觀，消退就業(yè)

擇業(yè)消極觀，恐驚心理。學(xué)習(xí)鉆研專業(yè)技能，樹立正確的就業(yè)觀。從而促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)率。

（六）活動(dòng)目標(biāo)：

1、參會(huì)人數(shù)：1000人（綜合考慮到活動(dòng)的整體效果、費(fèi)用支出、到會(huì)人數(shù)、現(xiàn)場(chǎng)氣氛營(yíng)造等因素、限1000人規(guī)模較為抱負(fù)）。

2、預(yù)期收獲：參加的人員乘興而來，滿足而歸。

3、塑造形象：大力鼓舞學(xué)生學(xué)習(xí)專業(yè)學(xué)問，樹立好的形象。

4、傳播思想：把會(huì)議的積極思想傳播給學(xué)生，使得他們更好的去把握積極向上的思想。

（七）時(shí)間與留意事項(xiàng)：

07：00盤點(diǎn)清查各種物品的預(yù)備狀況。

07：10確定能夠到場(chǎng)的主要人員，并建立與會(huì)代表數(shù)據(jù)庫(kù)，打印表格。

07：30到達(dá)會(huì)場(chǎng)，開頭會(huì)場(chǎng)的布置。08：00開頭會(huì)議。

10：00會(huì)議完畢。

10：10歡迎人員，清理睬場(chǎng)。

會(huì)議流程籌劃方案（二）

一、會(huì)議主題：

“共享閱歷相互鼓勵(lì)團(tuán)結(jié)進(jìn)取”

二、會(huì)議時(shí)間

20xx年8月31日，9月1日

三、會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)會(huì)議目的及意義

1、隨著20xx年過半，為了更好地把我們這半年來的各項(xiàng)工作進(jìn)展全面系統(tǒng)、詳實(shí)精確地總結(jié)，共同共享我們的成長(zhǎng)與閱歷，也為了在下半年我們能有更好地進(jìn)展，公司打算組織召開20xx年半年度活動(dòng)。

2、今年作為海航公司清潔生產(chǎn)審核工程的標(biāo)準(zhǔn)之年，我們遇到了新的問題和困難，在各位同仁的共同努力下，我們根本完成年初制定的目標(biāo)，在此對(duì)各位的支持和努力表示感謝！

四、會(huì)議參會(huì)人員

公司全體員工

五、會(huì)議流程與安排

本次年會(huì)的流程與安排如下：

20xx年8月31日（周五）

8:30全體參會(huì)員工到達(dá)會(huì)議指定地點(diǎn)，按指定排座就位并簽到，行政人員清點(diǎn)到場(chǎng)人數(shù)，預(yù)備會(huì)議開頭；

9:00—9:10大會(huì)進(jìn)展第一項(xiàng)

由主持人宣布大會(huì)議程、宣讀到會(huì)人員名單，宣布大會(huì)開頭，放國(guó)歌，齊唱國(guó)歌。

9:10-9:20大會(huì)進(jìn)展其次項(xiàng)

在主持人帶著下，全體員工齊讀公司存在的根源

9:20—10:20大會(huì)進(jìn)展第三項(xiàng)

市場(chǎng)與技術(shù)部狀元、榜眼就自己的成長(zhǎng)過程與勝利閱歷與大家進(jìn)展共享，()并由總經(jīng)理頒發(fā)個(gè)人榮譽(yù)獎(jiǎng)。（每人10分鐘）

10:20-10:40大會(huì)進(jìn)展第四項(xiàng)

公司兩位老員工就公司變化歷程做歷史見證的講話。（每人10分鐘）

10:40-12:00大會(huì)進(jìn)展第五項(xiàng)

技術(shù)效勞中心術(shù)中心XXx代表公司目前最高審核技術(shù)主題進(jìn)展發(fā)言（20分鐘）

然后每位員工就20xx年上半年個(gè)人工作進(jìn)展全面總結(jié)，并結(jié)合20xx年年初制定的規(guī)劃與實(shí)際工作內(nèi)容進(jìn)展具體比照，明確提出自身存在的差距和問題并制定相應(yīng)的解決方法；挨次為：

行政效勞部xxx的總結(jié)和規(guī)劃（每人20分鐘）財(cái)務(wù)效勞部xxx的總結(jié)和規(guī)劃（20分鐘）

12:00-14：00午餐

14:00-18:00會(huì)議進(jìn)展第六項(xiàng)

工程進(jìn)展中心xxxxxx的總結(jié)和規(guī)劃（每人20分鐘）技術(shù)中心xxxxxxxxx的總結(jié)和規(guī)劃（每人20分鐘）20xx年9月1日（周六）

9:00-10:30會(huì)議進(jìn)展第七項(xiàng)

各部門主管就部門20xx年上半年整體狀況和閱歷教訓(xùn)進(jìn)展具體全面的總結(jié)，進(jìn)展預(yù)備；挨次為

工程開發(fā)部xxx經(jīng)理就部門20xx年上半年整體狀況和閱歷教訓(xùn)進(jìn)展具體全面的總結(jié)，進(jìn)展述職報(bào)告預(yù)備（45分鐘）

技術(shù)效勞中心xxx主任就部門20xx年上半年整體狀況和閱歷教訓(xùn)進(jìn)展具體全面的總結(jié)，進(jìn)展述職報(bào)告預(yù)備（45分鐘）

10:30-11:00會(huì)議進(jìn)展第八項(xiàng)

公司領(lǐng)導(dǎo)就公司20xx年上半年整體狀況和閱歷教訓(xùn)進(jìn)展具體全面的總結(jié)，進(jìn)展述職報(bào)告預(yù)備；

11:00主持人宣告此次大會(huì)完畢，組織員工離場(chǎng)。

六、會(huì)議預(yù)備及相關(guān)留意事項(xiàng)

會(huì)議的通知與宣傳：公司行政效勞部將本次會(huì)議活動(dòng)進(jìn)展公示和宣傳，到達(dá)全員知悉，爭(zhēng)取全民參加。

物品的選購(gòu)預(yù)備：軟皮筆記本2包，簽字筆2盒，水果若干，咖啡1盒，紙杯1袋物品預(yù)備：投影儀、激光筆、簽到表

七、會(huì)議籌辦任務(wù)

表格略

會(huì)議流程籌劃方案（三）

1.時(shí)間：20xx年1月25日左右下午16：20－22：00；

2.地點(diǎn)：莎娜賓館三樓錦繡廳

3.活動(dòng)流程：

主題一：年度總結(jié)

地點(diǎn)：共好會(huì)議室

（1）時(shí)間：13：30——15：00

人員：吳總

內(nèi)容：總結(jié)2023年公司的進(jìn)展及20xx年公司的目標(biāo)

（2）時(shí)間：15：00——15：50

人員：戴工、劉工、陳工、紀(jì)工、華主管

內(nèi)容：匯報(bào)各部門的總結(jié)與展望

（3）時(shí)間：15：50——16：00

人員：陳明燕、來工、蔣斌、王西軍、王福祥、姜水金

內(nèi)容：給當(dāng)月的生日人員過生日

主題二：布置會(huì)場(chǎng)

地點(diǎn)：蕭山賓館三樓錦繡廳

時(shí)間：16：20：——17：00

人員：人力資源部全體

內(nèi)容：充分利用資源，把會(huì)場(chǎng)布置的有節(jié)日氣氛

主題三：簽到

時(shí)間：17：00——17：30

人員：全體人員

引導(dǎo)人員：崔甜甜（發(fā)放簽到筆）

內(nèi)容：全體人員在畫卷簽到墻上寫上對(duì)公司的祝福及簽下自己的姓名

主題四：用餐

時(shí)間：17：30-----19：00

主題五：晚會(huì)正式開頭

時(shí)間：19：30——22：00

4.附晚會(huì)流程

致開場(chǎng)詞（3分鐘）

歌曲開場(chǎng)（5分鐘）

3個(gè)節(jié)目（20分鐘）

嬉戲+抽獎(jiǎng)

（1）報(bào)紙時(shí)裝秀（15分鐘）

（2）抽取三等獎(jiǎng)（約35人）（約10分鐘）

5、5個(gè)節(jié)目（40分鐘）

6、嬉戲+抽獎(jiǎng)

（1）我是pose王（10分鐘）

（2）抽取二等獎(jiǎng)（10個(gè)）（約5分鐘）

7、5個(gè)節(jié)目（40分鐘）

8、嬉戲+抽獎(jiǎng)

（1）一個(gè)蘿卜一個(gè)坑（15分鐘）

（2）抽取一等獎(jiǎng)（5個(gè)）（約5分鐘）

備選嬉戲

（1）心有靈犀一點(diǎn)通

（2）大串聯(lián)

9、頒獎(jiǎng)（15分鐘）

（1）最正確員工獎(jiǎng)（1名）入圍名單。

入圍條件：月考核成績(jī)?cè)诹己靡陨系?/p>

（2）最正確設(shè)計(jì)師（1名）入圍名單。

入圍條件：月產(chǎn)值在50萬以上的，或者年產(chǎn)值在200萬以上的

（3）最正確工程經(jīng)理（1名）

入圍條件：客戶滿足度在90分以上的，工程質(zhì)量在90分以上的，沒有未收尾款的

（4）最正確新人獎(jiǎng)（1個(gè)）

入圍條件：工作半年以上的，未到一年，各項(xiàng)成績(jī)表現(xiàn)突出的

10、完畢，拍全家福

大型會(huì)議籌劃書

大型會(huì)議籌劃書（一）

一、會(huì)議名稱：2023年XXX影視集團(tuán)年終表彰大會(huì)

二、會(huì)議時(shí)間：2023年11月18日8:30-11:3014:00-18:00

三、會(huì)議分組安排：

組別

負(fù)責(zé)人

負(fù)責(zé)內(nèi)容

總指揮

張正

是整個(gè)會(huì)議流程、安排及各小組總領(lǐng)導(dǎo)。

籌劃組

張紅

會(huì)議內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議、會(huì)議方式等籌劃。

組織組

田明

依據(jù)各組需求，安排人員及安排工作。

后勤組

陶葉

車輛、安保、飲食、休息效勞及領(lǐng)導(dǎo)接站到站效勞工作等。

宣傳組

隋水

通過各種傳播渠道宣傳會(huì)議及會(huì)議參與人員通知工作。

秘書組

米阿敏

會(huì)議前材料的派發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)講話記錄、語言文字翻譯、會(huì)議總結(jié)。

五、詳細(xì)時(shí)間安排

上午

6:00

各工作組就位、車輛動(dòng)身、工作人員就位開頭布置。

8:30-10:00

各考勤組開頭對(duì)相關(guān)人員、簽到考勤工作。

10:00-11:30

省委領(lǐng)導(dǎo)講話、機(jī)關(guān)單位相關(guān)人員講話。

11:30-12:30

全體人員用餐。

下午

13:45-14:00

各考勤組開頭對(duì)相關(guān)人員、簽到考勤工作。

14:00-16:00

集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)講話，各分公司負(fù)責(zé)人講話及相關(guān)報(bào)告與總結(jié)。

16:00-18:00

年終表彰、先進(jìn)代表講話、各部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)展相關(guān)總結(jié)。

18:10

各工作組就位、車輛動(dòng)身、工作人員就位開頭整理睬場(chǎng)。

六、會(huì)議內(nèi)容

第一項(xiàng)：省委領(lǐng)導(dǎo)講話（省委領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)機(jī)關(guān)單位通過ppt、數(shù)據(jù)及相關(guān)材料敘述XXX影視集團(tuán)近幾年的進(jìn)展以及在政府的幫忙下所取得的成績(jī)及以后相關(guān)扶持政策。）

其次項(xiàng)：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)講話，各分公司2023年報(bào)告與總結(jié)（集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)通過ppt、數(shù)據(jù)、短片及材料敘述2023年在某背景下所取得的成果和所遇到的問題及缺乏和今后解決問題方法。各分公司2023年的報(bào)告與總結(jié)。）

第三項(xiàng)：對(duì)先進(jìn)集體、個(gè)人等進(jìn)展頒獎(jiǎng)、先進(jìn)代表講話、此次會(huì)議各組部門負(fù)責(zé)人對(duì)此次會(huì)議進(jìn)展相關(guān)總結(jié)。

經(jīng)費(fèi)預(yù)算

11.水費(fèi)1x3=3元2.材料費(fèi)2x30=60元3.氣球0.5x30=15元4.條幅3x25=752車輛、伙食、效勞人員加班、宣傳等支出。

大型會(huì)議籌劃書（二）

主標(biāo)題：“中國(guó)人口安康救濟(jì)工程”系列活動(dòng)

副標(biāo)題：《擁抱安康時(shí)代》專題講座暨“救濟(jì)工程”啟動(dòng)儀式

橫幅：了百姓心愿圓人類幻想

關(guān)愛時(shí)時(shí)有救濟(jì)到處在

為天下家庭減輕負(fù)擔(dān)讓天下百姓歡樂安康

活動(dòng)宗旨：

為天下家庭減輕負(fù)擔(dān)，讓天下百姓歡樂安康。

活動(dòng)目的：

讓各級(jí)計(jì)生與衛(wèi)生系統(tǒng)充分了解“中國(guó)人口安康救濟(jì)工程”，了解其獨(dú)特的宣導(dǎo)和效勞，以消退百姓對(duì)“救濟(jì)工程”的生疏感及對(duì)昂揚(yáng)醫(yī)療費(fèi)的恐驚心理。樹立“關(guān)愛時(shí)時(shí)有，救濟(jì)到處在”的效勞人口安康事業(yè)的品牌形象，從而促進(jìn)“救濟(jì)工程”的全面推動(dòng)。

活動(dòng)目標(biāo)：

1、參會(huì)人數(shù)：200人（綜合考慮到活動(dòng)的整體效果、費(fèi)用支出、到會(huì)人數(shù)、現(xiàn)場(chǎng)氣氛營(yíng)造等因素，限200人規(guī)模較為抱負(fù)）。

2、預(yù)期收獲：參加的單位和個(gè)人乘興而來，滿足而歸。

3、塑造形象：以各項(xiàng)產(chǎn)品和效勞讓受益百姓記住“救濟(jì)工程”，并樹立強(qiáng)勢(shì)品牌形象。

4、傳播品牌：形成一套成熟的品牌傳播方案，以不斷優(yōu)化復(fù)制。

為了掌握風(fēng)險(xiǎn)和提升會(huì)議效果，我又對(duì)會(huì)議流程、現(xiàn)場(chǎng)治理及會(huì)場(chǎng)布置等做了準(zhǔn)確設(shè)計(jì)，準(zhǔn)確到從現(xiàn)在起的每人、每天、每事，甚至準(zhǔn)確到會(huì)議當(dāng)中的每人、每事、每分鐘。如：

時(shí)間事項(xiàng)

07：00盤點(diǎn)清查各種物品的預(yù)備狀況。

07：10確定能夠到會(huì)的嘉賓，并建立與會(huì)代表數(shù)據(jù)庫(kù)、打印表格。

07：20相關(guān)人員帶齊各種物品從組委會(huì)動(dòng)身。

07：50到達(dá)會(huì)場(chǎng)，開頭會(huì)場(chǎng)外的布置。

08：30開頭會(huì)場(chǎng)內(nèi)的布置，調(diào)試各種設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)。

09：10會(huì)場(chǎng)布置完成，相關(guān)人員待命。

09：20與會(huì)代表開頭在會(huì)場(chǎng)門口聚攏，等待入場(chǎng)。

09：30開頭入場(chǎng)，禮儀、檢票、護(hù)衛(wèi)、主持、與會(huì)代表、專家、領(lǐng)導(dǎo)等就位。

09：50播放視頻

09：55-10：00幕后音

10：00-10：05開場(chǎng)白

10：05-10：07護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)一入場(chǎng)，播放“拉德茨基進(jìn)展曲”

10：07-10：20領(lǐng)導(dǎo)一講話

10：20鮮花

10：20-10：22護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)一退場(chǎng)播放“退場(chǎng)音樂”

10：22-10：25主持

10：25-10：27護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)二入場(chǎng)播放“拉德茨基進(jìn)展曲”

10：27-10：35領(lǐng)導(dǎo)二講話

10：35鮮花

10：35-10：37護(hù)衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)二退場(chǎng)播放“退場(chǎng)音樂”

10：37-11：10專家演講：《擁抱安康時(shí)代》

11：10-11：30演示產(chǎn)品

11：30-11：40試點(diǎn)代表受贈(zèng)，領(lǐng)導(dǎo)授匾／授牌

11：40-12：00受贈(zèng)代表講話（4位）

12：00-12：05領(lǐng)導(dǎo)退場(chǎng)播放“會(huì)后音樂”

12：05-12：15代表入席午餐宴會(huì)

12：15-12：20組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)：祝酒詞

12：20-13：30午餐宴會(huì)／產(chǎn)品演示區(qū)及體驗(yàn)區(qū)開頭活動(dòng)

13：30-14：00歡迎嘉賓出場(chǎng)

14：00會(huì)場(chǎng)清理

大型會(huì)議接待方案

大型會(huì)議接待方案（一）

一、會(huì)前預(yù)備工作

1、組織會(huì)務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制定具體的會(huì)務(wù)工作方案。

2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。

3、印刷會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定留意事項(xiàng)。

4、大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、爭(zhēng)論地點(diǎn)。

5、大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。

6、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)布置要充分表達(dá)會(huì)議氣氛。

（1）懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟登。

（2）設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，訪問席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。

（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

（5）擺放相宜花卉。

7、后期效勞工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化消遣、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

8、做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的預(yù)備工作。

9、進(jìn)展會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)預(yù)備工作狀況。

二、會(huì)務(wù)組織與效勞工作

1、會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)預(yù)備狀況。

2、搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。

3、落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4、按預(yù)訂方案組織與會(huì)人員由前向后以此就座。

5、維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開頭前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

6、做好會(huì)議紀(jì)錄，寫好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

7、組織照相。

8、為與會(huì)人員預(yù)訂車、船、機(jī)票等。

三、會(huì)議善后工作

1、會(huì)議完畢后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。依據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會(huì)議報(bào)道工作。

大型會(huì)議接待方案（二）

依據(jù)參與會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的預(yù)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同，對(duì)會(huì)議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會(huì)議的籌備工作。

依據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。

會(huì)議通知必需寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參與者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要留意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請(qǐng)的人是否參與會(huì)議，預(yù)備參與會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參與者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避開了外地人問路的很多麻煩。

會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)每一天的詳細(xì)安排，它是人們了解會(huì)議狀況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。

選擇會(huì)場(chǎng)。

選擇會(huì)場(chǎng)，要依據(jù)參與會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是到達(dá)一下標(biāo)準(zhǔn)：

第一：大小要適中。會(huì)場(chǎng)太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺；會(huì)場(chǎng)太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會(huì)開好。所以，英國(guó)的首相丘吉爾曾說：“肯定不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間?！?/p>

其次：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場(chǎng)定在與會(huì)人員較集中的地方。超過一天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住宅較近一些，免得與會(huì)者來回奔波。

第三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員肯定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、效勞、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)展檢查，不能夠由于“上次會(huì)議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順當(dāng)”。否則，可能會(huì)造成損失。

第四：要有停車場(chǎng)。現(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會(huì)才能開得成。

會(huì)場(chǎng)的布置。

會(huì)場(chǎng)的布置包括會(huì)場(chǎng)四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會(huì)議，依據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡送和慶祝。可在會(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花；為使會(huì)場(chǎng)更加莊重，主席臺(tái)上可懸掛國(guó)旗、黨旗或懸掛國(guó)徽、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗潔凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。假如是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消退不公平的感覺。另外，與會(huì)者能清晰地看到其他人的面容，因而有利于相互交換意見。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)留意來賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及伴隨面對(duì)面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別的對(duì)角線相對(duì)而坐。

②口字型。假如使用長(zhǎng)形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。

③教室型。這是采納得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)狀況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比擬多、而且與會(huì)者之間不需要爭(zhēng)論、溝通意見。這種形式主席臺(tái)與聽眾席相對(duì)而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

預(yù)備會(huì)議資料。

會(huì)務(wù)組應(yīng)當(dāng)預(yù)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，便利于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言預(yù)備。

會(huì)議前的接待禮儀。

會(huì)前檢查。

這是對(duì)在預(yù)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)展的補(bǔ)救。比方檢查音像、文件、錦旗等是否預(yù)備齊全。

提前進(jìn)入接待崗位。

接待人員應(yīng)當(dāng)在與會(huì)者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。

①簽到。設(shè)一張簽字臺(tái)，配上1-2名工作人員，假如是要求接待檔次比擬高，可以派禮儀小姐擔(dān)當(dāng)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對(duì)自己，將筆雙手遞上。假如是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精巧些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)常常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。

②引座。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場(chǎng)就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會(huì)議開頭前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。

③接待。與會(huì)者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱忱向與會(huì)者解答各種問題，滿意各種要求，供應(yīng)盡可能周到的效勞。

會(huì)議中的效勞禮儀

會(huì)議進(jìn)展中的效勞要做到穩(wěn)重、大方、靈敏、準(zhǔn)時(shí)。

倒茶效勞人員留意觀看每一位與會(huì)者，以便準(zhǔn)時(shí)為期天茶水。到誰是動(dòng)作輕快、快捷、標(biāo)準(zhǔn)。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水精確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會(huì)者身上。杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。假如操作不慎，出了過失，應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌驚慌張，來回奔馳，將與會(huì)者的留意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

其他效勞會(huì)議按擬定的程序進(jìn)展，應(yīng)緊湊，不要消失冷場(chǎng)的局面。這就要求各個(gè)工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)預(yù)備工作。如，會(huì)議進(jìn)展第一項(xiàng)：全體起立、奏國(guó)歌。這是音響應(yīng)馬上播放出國(guó)歌。又如，大會(huì)宣布方法榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)快速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)?。為使?huì)場(chǎng)上的活動(dòng)有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)展模擬訓(xùn)練，避開會(huì)場(chǎng)上消失混亂。

假如與會(huì)者有電話或有人要相告特殊重要的事，效勞人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。假如要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避開無關(guān)人員在臺(tái)