辦公自動(dòng)化系統(tǒng)2

第4章辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

南華大學(xué)設(shè)計(jì)與藝術(shù)學(xué)院

蔣新波14．1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述4.1.1辦公與辦公系統(tǒng)4.1.2辦公自動(dòng)化與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

4.1.3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成與類(lèi)型4.1.4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的類(lèi)型

24.1.1辦公與辦公系統(tǒng)3一、辦公與辦公系統(tǒng)的概念辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，借助先進(jìn)的辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)科學(xué)化、自動(dòng)化，其目的是通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公處理業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，最大限度地提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，輔助決策，減少或防止各種過(guò)失和弊端，縮短辦公處理周期，并用科學(xué)的管理方法，借助各種先進(jìn)技術(shù)，提高管理和決策的科學(xué)化水平。4一、辦公與辦公系統(tǒng)的概念〔1〕辦公辦公是指人類(lèi)處理集體事務(wù)的一類(lèi)活動(dòng)。按通常的理解，辦公已經(jīng)成為完成各種事務(wù)工作的總稱，如辦理行政事務(wù)、商務(wù)事務(wù)、公檢法事務(wù)等等?？傊?，但凡從事非物質(zhì)生產(chǎn)的活動(dòng)，都可以統(tǒng)稱為“辦公〞。5一、辦公與辦公系統(tǒng)的概念辦公活動(dòng)主要有3種根本任務(wù)：①制定方案(安排)②組織實(shí)施(落實(shí))③監(jiān)督控制(檢查)無(wú)論是哪一級(jí)辦公人員，無(wú)論是行政管理首腦還是普通辦事員，都是在完成、或者協(xié)助完成這3項(xiàng)任務(wù)。6一、辦公與辦公系統(tǒng)的概念實(shí)現(xiàn)辦公的根本條件是：①辦公地點(diǎn)。即辦公的專(zhuān)用房間、場(chǎng)所或環(huán)境(通常稱為辦公室或辦公系統(tǒng))。②辦公目的。指附屬于整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的工作目標(biāo)，包括具體工作工程的目的、資產(chǎn)的用途、使用、機(jī)、打字機(jī)等辦公設(shè)備的目的等；③文職工作。包括文字書(shū)寫(xiě)、文件分類(lèi)、接待來(lái)訪、打字復(fù)印、統(tǒng)計(jì)等。7一、辦公與辦公系統(tǒng)的概念〔2〕辦公系統(tǒng)辦公系統(tǒng)是人們對(duì)辦公機(jī)構(gòu)或辦公場(chǎng)所的一種籠統(tǒng)的叫法。多少年來(lái)，人們?cè)噲D給辦公系統(tǒng)下一個(gè)定義，特別是在辦公自動(dòng)化的研究中，人們希望對(duì)自動(dòng)化的對(duì)象有一個(gè)明確的概念，但事實(shí)上存在著各式各樣的辦公系統(tǒng)。大致有如下3類(lèi)辦公系統(tǒng)：①事務(wù)型辦公系統(tǒng)。②管理型辦公系統(tǒng)。③決策型辦公系統(tǒng)。8二、辦公系統(tǒng)的根本功能①文件閱讀、文件批示、文件處理、文件存檔等事務(wù)②草擬文件、制訂方案、起草報(bào)告、編制報(bào)表、資料整理、記錄、拍照、文件打印等事務(wù)③文件收發(fā)、保存、復(fù)制、檢索、電報(bào)、電傳、等事務(wù)④會(huì)議、匯報(bào)、報(bào)告、討論、命令、指示、談話等事務(wù)9三、辦公系統(tǒng)的信息流及其管理控制10三、辦公系統(tǒng)的信息流及其管理控制①接收與生成信息②記錄與保存信息③加工處理信息④利用信息⑤印出與傳輸信息⑥銷(xiāo)毀信息114.1.2辦公自動(dòng)化與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)12一、傳統(tǒng)辦公方式的缺乏〔1〕辦公活動(dòng)的根底是腦力勞動(dòng)。腦力勞動(dòng)又建立在手工操作的根底上，低下的辦公效率，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)生產(chǎn)力的開(kāi)展?！?〕當(dāng)今的時(shí)代已進(jìn)入信息時(shí)代，大量信息的生成給辦公室、辦公系統(tǒng)造成極大的壓力。辦公效率低下與激增的信息，造成辦公人員與辦公費(fèi)用俱增。不僅如此，辦公人員和辦公機(jī)構(gòu)的增加，無(wú)疑將導(dǎo)致管理和監(jiān)控工作的增加、內(nèi)耗的增加，以及人員、部門(mén)之間的互相扯皮.〔3〕辦公系統(tǒng)原那么上是一個(gè)信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅要容納、處理大量的信息，而且更應(yīng)成為一個(gè)快速反響系統(tǒng)。但是，原有的手工處理方式既無(wú)法處理大量的信息，也不可能獲得快速反響的能力?！?〕科學(xué)決策是辦公現(xiàn)代化的主要特征。要實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，就必須快速準(zhǔn)確地獲取大量的信息和參考模型。然而，在傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)中，要做到快速、準(zhǔn)確地獲取大量信息和參考模型，是十分困難的。13二、辦公自動(dòng)化與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念辦公自動(dòng)化的概念辦公自動(dòng)化一詞是由美國(guó)通用汽車(chē)公司D.S.哈特于1956年首先提出來(lái)的。此后十幾年，辦公自動(dòng)化的專(zhuān)家們對(duì)其進(jìn)行了熱烈的討論，形成了假設(shè)干個(gè)辦公自動(dòng)化學(xué)派。在我國(guó)，一般認(rèn)為，辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，借助先進(jìn)的辦公設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成效勞于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化。14二、辦公自動(dòng)化與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念正是基于這一點(diǎn)，在2000年11月召開(kāi)的OA’2000辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)上，專(zhuān)家們建議將辦公自動(dòng)化(officeautomation)更名為辦公信息系統(tǒng)(officeinformationsystemOIS)，認(rèn)為：辦公信息系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專(zhuān)項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理和輔助決策的水平效果為目的的綜合性人機(jī)信息系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，指導(dǎo)思想是靈魂，標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)限是根底，信息資源是前提，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)是工具，系統(tǒng)管理和維護(hù)是保證，系統(tǒng)應(yīng)用是目的。總而言之，隨著外部環(huán)境支撐技術(shù)以及人們的觀念的不斷開(kāi)展，OA概念逐漸形成、演變不斷豐富、更新。15二、辦公自動(dòng)化與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念(2)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念典型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要由人員、組織機(jī)構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具、辦公信息和辦公環(huán)境六個(gè)要素構(gòu)成；其中，辦公人員又可分為三大類(lèi)，即信息使用人員，系統(tǒng)使用人員和系統(tǒng)效勞人員。系統(tǒng)的特點(diǎn)是：①辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)人——機(jī)系統(tǒng)②辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備的綜合16三、辦公自動(dòng)化系通及其根本特征OAS是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，借助先進(jìn)的辦公設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成效勞于某種目標(biāo)的人—機(jī)信息處理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化。OAS的目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平。17OAS具有如下根本特征：(1)交互性。一般的數(shù)據(jù)處理是單一的控制流，有事先確定的輸入輸出，無(wú)需人的干預(yù)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)那么往往需要根據(jù)不同的輸入調(diào)動(dòng)不同的控制，因而人機(jī)對(duì)話，人的干預(yù)是必不可少的。(2)協(xié)同性。辦公活動(dòng)通常是有組織的分層次的群體活動(dòng)。因此，OAS應(yīng)支持一個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有工作人員能夠進(jìn)行協(xié)同工作，以完成一項(xiàng)共同的任務(wù)。18三、辦公自動(dòng)化系通及其根本特征(3)多學(xué)科交叉。OAS的建立和開(kāi)展是相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)交叉融合的結(jié)果，是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)、管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)和現(xiàn)代通信技術(shù)等作為文撐平臺(tái)的。(4)網(wǎng)絡(luò)化?，F(xiàn)代OAS是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的，包括局域網(wǎng)(LAN)、因特網(wǎng)(Internet)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Intranet)和外聯(lián)網(wǎng)(Extranet)。19四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)展現(xiàn)狀20世紀(jì)80年代初，自動(dòng)化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)等三大技術(shù)的迅猛開(kāi)展，為辦公自動(dòng)化奠定了必要的物質(zhì)根底和技術(shù)根底。1．工廠自動(dòng)化與落后辦公系統(tǒng)的矛盾2．電子技術(shù)的開(kāi)展為辦公自動(dòng)化提供了物質(zhì)根底20四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)展現(xiàn)狀國(guó)外辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)展20世紀(jì)70年代后期，美、英、日等興旺資本主義國(guó)家開(kāi)始辦公自動(dòng)化理論和技術(shù)的研究。美國(guó)是推行辦公自動(dòng)化最早的國(guó)家，其開(kāi)展大致經(jīng)歷了4個(gè)階段:①單機(jī)設(shè)備階段(1975年前)②局域網(wǎng)階段(1975—1982年)③一體化階段(1983—1990年)④多媒體信息傳輸階段(20世紀(jì)90年代以后)21四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)展現(xiàn)狀日本辦公自動(dòng)化的起步稍晚于美國(guó)。但是，針對(duì)本國(guó)的國(guó)情制定了一系列開(kāi)展本國(guó)辦公自動(dòng)化的規(guī)劃，并建立了相應(yīng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，組建了辦公自動(dòng)化的教育培訓(xùn)中心。隨后完成的日本東京都政府辦公大樓，成為一座綜合利用了各種先進(jìn)技術(shù)的智能大廈，是當(dāng)代辦公自動(dòng)化先進(jìn)水平的代表。22(2)我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)展我國(guó)辦公自動(dòng)化的開(kāi)展，始于20世紀(jì)80年代初，近20年的開(kāi)展，已形成初步規(guī)模，其開(kāi)展大致可分為3個(gè)階段：①啟蒙與準(zhǔn)備階段(1981—1985年)②初見(jiàn)成效階段(1986—1990年)③穩(wěn)步開(kāi)展階段(1992年以后)23(3)辦公自動(dòng)化及系統(tǒng)的開(kāi)展趨勢(shì)在現(xiàn)代技術(shù)、設(shè)備支持下，辦公自動(dòng)化及其系統(tǒng)呈現(xiàn)出小型化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化及多媒體化五大趨勢(shì)：①小型化②網(wǎng)絡(luò)化③集成化④智能化⑤多媒體化244.1.3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成與類(lèi)型

25〔一〕辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件(1)信息輸人設(shè)備(2)信息處理設(shè)備(3)信息存儲(chǔ)設(shè)備(4)輸出設(shè)備(5)復(fù)制設(shè)備(6)信息通信設(shè)備(7)其他設(shè)備26〔二〕辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件(1)系統(tǒng)軟件層(2)支撐軟件層(3)應(yīng)用軟件層27〔二〕辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件28〔二〕辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件對(duì)辦公自動(dòng)化應(yīng)用軟件的內(nèi)容作一簡(jiǎn)要介紹。1．辦公事務(wù)處理應(yīng)用軟件2．管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件3．決策支持系統(tǒng)應(yīng)用軟件29〔三〕辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)隨著辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)的開(kāi)展，在單機(jī)上盡管可以實(shí)現(xiàn)單項(xiàng)業(yè)務(wù)的自動(dòng)處理。但是，由于辦公設(shè)備、辦公信息、辦公人員等在地理上的分散性，信息重復(fù)輸入、重復(fù)處理、重復(fù)建庫(kù)等問(wèn)題就不可防止；也由于信息傳遞的延時(shí)性長(zhǎng)，可靠性差等問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)和通信就成為辦公自動(dòng)化進(jìn)一步開(kāi)展的重要條件。304．1．4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的類(lèi)型〔1〕事務(wù)處理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)314．1．4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的類(lèi)型〔2〕信息管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)324．1．4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的類(lèi)型〔3〕決策支持型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)334．2智能建筑中的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)智能建筑辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的類(lèi)型與功能在智能建筑中，根據(jù)各類(lèi)建筑物的使用功能，可建立兩類(lèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和專(zhuān)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。通用辦公白動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)具有以下功能：建筑物的物業(yè)管理營(yíng)運(yùn)信息、電子賬務(wù)、電子郵件、信息發(fā)布、信息檢索、引導(dǎo)及文字處理、文檔等的管理專(zhuān)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)于專(zhuān)業(yè)型辦公建筑，其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)除具有通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能外，還應(yīng)按其特定的業(yè)務(wù)需求．建立專(zhuān)用辦公自動(dòng)化。344．2智能建筑中的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)因而，智能建筑辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、既需要滿足通用辦公自動(dòng)化的要求，又要以為專(zhuān)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)奠定根底作為設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容。系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)的主要功能：(1)物業(yè)管理營(yíng)運(yùn)信息子系統(tǒng)，應(yīng)能對(duì)建筑物內(nèi)各類(lèi)設(shè)施的資料管理、運(yùn)行狀況及維護(hù)進(jìn)行管理；(2)辦公和效勞管理子系統(tǒng)，應(yīng)具有進(jìn)行文字處理、文檔管理、各類(lèi)公共效勞的計(jì)費(fèi)管理、電子賬務(wù)、人員管理等功能；(3)信息效勞子系統(tǒng)應(yīng)具有共用信息庫(kù)，向建筑物內(nèi)公眾提供信息采集、裝庫(kù)、檢索、企詢、發(fā)布、導(dǎo)引等功能；(4)智能卡管理子系統(tǒng)應(yīng)能識(shí)別身份、門(mén)鑰、信息系統(tǒng)密鑰等，并進(jìn)行各類(lèi)計(jì)算。354．2智能建筑中的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)4.2.1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與綜合布線系統(tǒng)的關(guān)系4.2.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的關(guān)系4.2.3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與BMS的關(guān)系

4.2.4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與IBMS的關(guān)系364.2.1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與綜合布線系統(tǒng)的關(guān)系綜合布線系統(tǒng)，是在建筑物或建筑群之間實(shí)現(xiàn)綜合數(shù)據(jù)傳輸?shù)囊环N網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。它是智能建筑中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的根底設(shè)施或平臺(tái)，能將建筑物內(nèi)部的語(yǔ)音、數(shù)據(jù)處理設(shè)備及其他廣義的數(shù)據(jù)通信設(shè)施相互連接起來(lái)，采用相應(yīng)的其他設(shè)備，也可同建筑物外部數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)或線路相連接。374.2.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的關(guān)系通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在智能建筑中提供各智能化子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)、語(yǔ)音、圖像通信的高速網(wǎng)絡(luò)和多樣化的通信方式，在智能建筑中起著“中樞神經(jīng)〞的作用。該系統(tǒng)的功能，實(shí)質(zhì)上是為建筑設(shè)備自動(dòng)化系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供通信網(wǎng)絡(luò)和通信效勞，以便在整體上使智能建筑進(jìn)行高效、快捷的商業(yè)活動(dòng)，以提高物業(yè)管理和辦公自動(dòng)化的效率。384.2.3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與BMS的關(guān)系建筑設(shè)備管理系統(tǒng)(BMS)的主要功能，是對(duì)建筑物內(nèi)的設(shè)備實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理。建筑設(shè)備管理系統(tǒng)除了具有監(jiān)控信號(hào)處理和快速響應(yīng)兩大特點(diǎn)之外，更主要的特點(diǎn)表達(dá)在參數(shù)的統(tǒng)計(jì)、匯總、整理和圖像處理等具有辦公自動(dòng)化特征的能力方面，因而，建筑設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)備管理功能是智能建筑中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要組成局部。394.2.4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與IBMS的關(guān)系建筑物綜合管理系統(tǒng)(IBMS)是一個(gè)智能化的綜合管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)⑹占降挠嘘P(guān)建筑物內(nèi)資料，分析整理成具有高附加值的信息，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法使建筑物的作業(yè)流程更有效，運(yùn)行本錢(qián)更低，競(jìng)爭(zhēng)力更強(qiáng)。同時(shí)，又使建筑物內(nèi)各實(shí)時(shí)子系統(tǒng)高度集成，做到安防、消防、設(shè)備監(jiān)控三位一體，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)建筑設(shè)備管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成在