電子郵件使用規(guī)范

電子郵件運(yùn)用規(guī)范email作為非即時溝通方式，在任務(wù)中的重要性日益凸顯email的重要特征：Email是書面溝通方式的一種，可以用文字一式多份保管溝通內(nèi)容<合同法>第11條：書面方式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文〔包括電報(bào)、電傳、、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件〕等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的方式。延時溝通書面溝通遠(yuǎn)程溝通、情境單一有潛在風(fēng)險email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具運(yùn)用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具運(yùn)用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄郵件標(biāo)題：不能空白，簡明扼要，闡明主旨一定不要空白標(biāo)題，這是非常失禮的標(biāo)題應(yīng)闡明郵件主旨、簡明扼要一封信盡能夠只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件不相關(guān)的事情可適當(dāng)用運(yùn)用大寫字母或特殊字符〔如“*!〞等〕來突出標(biāo)題，引起收件人留意，但應(yīng)適度，特別是不要隨意就用“緊急〞之類的字眼。回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需求更改標(biāo)題，不要RE：RE：一大串。郵件標(biāo)題的留意點(diǎn)稱謂與問候：不論對內(nèi)對外溝通，郵件起始的稱謂和問候語，結(jié)尾的祝語，都不應(yīng)省略恰當(dāng)?shù)胤Q謂收件者郵件的開頭要稱謂收件人。這既顯得禮貌，也明確提示某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱謂大家、各位。假設(shè)對方有職務(wù)，普通職務(wù)尊稱對方，如〞X總〞“x經(jīng)理〞；假設(shè)對外溝通，必需按照職務(wù)尊稱對方Email開頭結(jié)尾最好要有問候語開頭：“他好〞“您好〞“大家好〞“各位好〞…結(jié)尾：“祝您任務(wù)順利〞……正文：漢字老老實(shí)適用宋體，西文用arial，10號字號；嚴(yán)禁生僻字體。原則子原則舉例/說明簡明扼要，重點(diǎn)突出用語簡潔明了通常來講，500人的公司，日均郵件量可達(dá)到10000封，人均20封。簡潔的語言有利于提高溝通效率分類敘述、逐條排列領(lǐng)導(dǎo)：今天約見了OA廠商，溝通信息如下：1、產(chǎn)品功能。其產(chǎn)品功能主要集中在工作流…2、產(chǎn)品報(bào)價300元每用戶：……3、附加服務(wù)：提供一次現(xiàn)場培訓(xùn)，送一部手機(jī)合理提示重要信息本周會議紀(jì)要如附件。王總和POCT事業(yè)部有新增工作，提請關(guān)注。注意行文措辭和語氣警惕書面語語氣（寫完郵件自己讀一遍）李總，我把方案初稿給您，請您在10日前看完并給出反饋意見；我好提交總經(jīng)理批準(zhǔn)。杜絕怒吼式嚴(yán)京！下周二我會去貴公司做培訓(xùn)！請幫忙安排好住宿，還有培訓(xùn)場地！注意不要忘記懸掛橫幅！謝謝！杜絕可愛式公務(wù)email，盡量少用或者不用笑臉符、背景信紙附件：提示收件人查看附件合理命名附件附件通常不超越2m，最大不超越5m特殊格式附件，告知收件人翻開方式留意提示或處置excel任務(wù)簿中的多張任務(wù)表結(jié)尾簽名：個人建議設(shè)置簽名檔，并用橫線、淡色以便區(qū)別于正文email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具運(yùn)用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄發(fā)送、抄送和密送：只給需求信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源TO發(fā)送發(fā)送對象為：受理這封郵件所涉及的主要問題的、理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)的人CC（carboncopy）抄送CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回EmailBCC（blindcarboncopy）密送即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合CC和BCC：盡量減少CC和BCC的運(yùn)用自我顯示：抄送給某位指點(diǎn)，只是為了讓他知道他任務(wù)得很努力或加班到很晚客氣敷衍：抄送給一位同事，只是為了禮貌，而不是真正的任務(wù)需求給人難堪：把包含有對某人批判意見的郵件抄送給他。以防萬一：為防文件喪失而多作一些備份，于是抄送給同事。萬一BCC收件人Reall呢？CC的小九九BCC的風(fēng)險email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具運(yùn)用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄公司郵箱要保證正常接納，在電腦前要保證每小時收信一次，外出時至少保證1天1收；假設(shè)需求收件人確認(rèn)收到郵件的，可設(shè)置閱讀紙條〔如以下圖〕email的運(yùn)用原那么email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具運(yùn)用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄及時回復(fù)Email是根本的職業(yè)禮貌收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件；對于優(yōu)先級較低、占用時間比較長的，可以延后回復(fù)，但最長不要超越24小時。及時回復(fù)假設(shè)事情復(fù)雜，他無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說〞收到了，我們正在處置，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云〞。不要讓對方苦苦等待。復(fù)雜事務(wù)的回復(fù)假設(shè)他正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響任務(wù)。出差或休假時的郵件回復(fù)回復(fù)email的原那么：假設(shè)他對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論呼應(yīng)，應(yīng)該REAll，讓大家都知道；除此以外，不用reallEmail只回復(fù)給必要的人21回復(fù)Email時制止的三個常見做法：不要就同一問題多次回復(fù)討論假設(shè)收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超越3次，這只能闡明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用溝通等其他方式進(jìn)展交流后再做判別;不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。防止無謂的回復(fù)為防止無謂的回復(fù)、浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥〞、“無需執(zhí)行〞、“僅供參考，無需回復(fù)〞等。嚴(yán)禁全部回復(fù)〔ReAll〕“全部回復(fù)〞能夠產(chǎn)生一大堆不用要的郵件。假設(shè)我給12個人發(fā)送了郵件，請問他們能否能在某時間出席會議，應(yīng)該只需我收到12封回復(fù)，而不是大家收到12*12=144封！“全部回復(fù)〞更大的風(fēng)險在于不用要的信息泄露舉例：“全部回復(fù)〞的受害者作者網(wǎng)名：阿康接手一個挑剔的客戶，耗了很久，價錢不斷談不攏，差不多有兩周時間，我每天上班頭一件事，就是和對方互通郵件、打探進(jìn)展。那段日子，老板盯、對方拖，搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天，在我們經(jīng)過20封郵件時，我的郵箱里忽然出現(xiàn)了一封“〞信函，上面有這家公司討論我們公司的報(bào)價的詳細(xì)經(jīng)過，包括各級老板的回復(fù)意見、他們預(yù)期爭取的價錢，還有預(yù)備對付我們的詳細(xì)方案。這下好了，掌握了對方的底線，后面的事情做得極其順利。email的運(yùn)用原那么email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具運(yùn)用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄收發(fā)email，最好運(yùn)用專門軟件〔個人引薦免費(fèi)軟件foxmail〕：/main/faq/outlook6.htmlbiochemgroup：service.exmail./cgi-bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1000564：/main/faq/foxmail6.htmlbiochemgroup：service.exmail./cgi-bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1000564見下文Android手機(jī)email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具電腦客戶端foxmail設(shè)置安卓手機(jī)客戶端設(shè)置運(yùn)用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄倍肯集團(tuán)企業(yè)郵箱登陸入口B郵箱登錄入口：Biochemgroup郵箱登錄入口：exmail./login在foxmail中新建郵箱賬戶填寫email地址、密碼，郵件中采用的稱號，其他可默許填寫收件效力器和發(fā)件效力器，留意pop3賬戶名一定要是完好的email地址.net郵箱：POP3效力器為：

SMTP效力器為：

郵箱POP3效力器為： pop.exmail.SMTP效力器為： smtp.exmail.完成賬戶建立，選擇能否在效力器保管備份〔劇烈建議備份到本地硬盤〕設(shè)置收件頻率email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具電腦客戶端foxmail設(shè)置安卓手機(jī)客戶端設(shè)置運(yùn)用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄步驟1：在電腦上下載、安裝、運(yùn)轉(zhuǎn)豌豆莢軟件；用數(shù)據(jù)線銜接手機(jī)與電腦步驟2：搜索“電子郵件〞，選擇以下圖第一個軟件，點(diǎn)擊安裝到手機(jī)步驟3：在手機(jī)中啟動該軟件，輸入email地址、密碼步驟4：選擇賬戶pop3類型，設(shè)置接納效力器、發(fā)送效力器步驟5：設(shè)置收信頻率，開場正常運(yùn)用日均郵件10封以上，建議1小時收一次；其他人可每4小時收一次打勾選中設(shè)置運(yùn)用手機(jī)收發(fā)email的前提：把email下載到電腦，而不是留在效力器上email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具運(yùn)用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄好習(xí)慣用客戶端軟件收發(fā)email行文簡約、羅列要點(diǎn)寫完從到尾看一遍，檢查行文能否得當(dāng)、拼寫能否正確越級郵件，根據(jù)需求抄送直接指點(diǎn)對于作出關(guān)鍵決策的郵件,保管起來作為以后的證據(jù)思索到收件人有能夠?qū)mail轉(zhuǎn)發(fā)給其他人及時回復(fù)郵件合理控制附件大小先加附件、然后寫正文、審