NVQ企業(yè)行政管理培訓(xùn)課程

NVQ企業(yè)行政管理整理：張守忠二零一三年十一月第二單元

設(shè)備、材料、效勞與供給

中心思想：熟悉現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用與維護(hù)，提供最正確的投遞郵件的效勞，學(xué)會(huì)辦公用品的采購(gòu)與存儲(chǔ)。仔細(xì)學(xué)習(xí)本章后，你應(yīng)該能夠：陳述以下設(shè)備的功能、特點(diǎn)、操作和一般維護(hù)方法：復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電信設(shè)備〔包括電話答錄設(shè)備〕、移動(dòng)電話、多功能設(shè)備〔聯(lián)合使用〕、計(jì)算機(jī)、文字處理機(jī)和打字機(jī)、裝訂和壓膜設(shè)備；了解郵寄室的專有設(shè)備和效勞功能；區(qū)分投遞郵件的各種效勞和適用范圍；不同供給商的選擇； 說明辦公室中需要的辦公用品和易耗品的范圍；說明辦公室易耗品和打印器材所要求的貯存，如何綜合考慮平安和費(fèi)用；說明發(fā)現(xiàn)、報(bào)告和記錄設(shè)備發(fā)生故障而請(qǐng)求修理時(shí)應(yīng)采取的行動(dòng)；說明在使用設(shè)備時(shí)應(yīng)遵守的平安操作規(guī)程主要內(nèi)容：一、辦公室常用設(shè)備的主要功能二、辦公室郵件設(shè)備與郵政效勞三、辦公用品的采購(gòu)與存儲(chǔ)四、辦公設(shè)備的維修與平安設(shè)備、材料、效勞和供給常用設(shè)備郵件與郵政采購(gòu)與存儲(chǔ)維修與安全一、辦公室常用設(shè)備的主要功能辦公設(shè)備復(fù)印機(jī)固定電話移動(dòng)電話計(jì)算機(jī)打字機(jī)傳真機(jī)尋呼機(jī)通訊設(shè)備文字處理器裝訂設(shè)備培訓(xùn)內(nèi)容使用功能優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)操作方法設(shè)備維護(hù)一、辦公室常用設(shè)備的主要功能1、辦公室復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的使用功能、操作方法與維護(hù)2、固定電話系統(tǒng)的使用功能、操作方法與維護(hù)電話總機(jī)電話機(jī)答錄機(jī)3、移動(dòng)電話和多功能通訊設(shè)備的使用功能、操作方法與維護(hù)尋呼機(jī)、移動(dòng)電話、多功能通訊設(shè)備4、計(jì)算機(jī)、文字處理器、打字機(jī)和裝訂設(shè)備的使用功能、操作方法與維護(hù)計(jì)算機(jī)文字處理器打字機(jī)裝訂設(shè)備一、辦公室常用設(shè)備的主要功能1、辦公室復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的使用功能、操作方法與維護(hù)〔1〕復(fù)印機(jī)的使用功能、操作方法、一般維護(hù)和本卷須知復(fù)印機(jī)的功能：操作方法：一般維護(hù)原理：一般本卷須知：〔2〕傳真機(jī)的使用功能、特點(diǎn)、操作方法及一般維護(hù)傳真機(jī)的使用功能：傳真機(jī)的特點(diǎn)：傳真機(jī)的操作方法：傳真機(jī)的一般維護(hù)作業(yè)2．1聯(lián)系一或兩家辦公設(shè)備公司，索取辦公室設(shè)備目錄，收集一些普通傳真機(jī)的檢索和高級(jí)傳真機(jī)的資料。列出每一種傳真機(jī)的功能。答案?jìng)髡嫘吞?hào) 功能描述 備注 CanonFax-B155 發(fā)送速度：約6秒/頁(yè)；打印速度：2頁(yè)/分鐘；最大原稿尺寸：A4；供紙道容量：A4約100張；自動(dòng)輸稿器：A4約20頁(yè) 普通傳真機(jī)CanonFax-L250 發(fā)送速度：約6秒/頁(yè)；打印速度：4頁(yè)/分鐘；最大原稿尺寸：B4；供紙道容量：250張；自動(dòng)輸稿器：A430頁(yè)；B420頁(yè)；存儲(chǔ)器容量：672K 高級(jí)傳真機(jī) 2、固定電話系統(tǒng)的使用功能、操作方法與維護(hù)〔1〕電話總機(jī)的使用功能電話總機(jī)主要分為兩種：APBX是專用小型交換機(jī)。這種類型的電話總機(jī)操作板有一名接線員，其工作就是接聽電話，并轉(zhuǎn)接到適當(dāng)?shù)姆謾C(jī)號(hào)碼。接線員也經(jīng)常接入或接出工作人員的外線電話。B多線或按鍵電話系統(tǒng)，并能在任一分機(jī)上答復(fù)來(lái)電。PBX是專用小型交換機(jī)。多線或按鍵電話系統(tǒng)，并能在任一分機(jī)上答復(fù)來(lái)電〔2〕、電話機(jī)的使用功能、操作方法與維護(hù)電話機(jī)的使用功能有：呼叫限制。呼叫轉(zhuǎn)送。呼叫記錄。數(shù)字聲音應(yīng)答。不同的鈴聲。暫停等待〔秘密工具〕。分機(jī)鎖定。免提。中斷。信息待用指示器。等待音樂。重?fù)?。電話?huì)議。轉(zhuǎn)接。電話留言。〔3〕答錄機(jī)的使用功能、操作方法與維護(hù)答錄機(jī)與電話機(jī)相連，通過事先錄制好信息，使呼叫者在一天的任何時(shí)候都可以留言。使用功能有：使用方法有：等到預(yù)先錄制的信息結(jié)束，在特殊的提示音之后立即講話；清楚地說出你的姓名和你的單位的名字；給出你留言的日期和時(shí)間；詳細(xì)說明給誰(shuí)留言；拼寫不常見的詞，特別是姓名和地址；緩慢重復(fù)信息中的數(shù)字；保持信息簡(jiǎn)潔；掛斷之前，對(duì)你所留言的人說‘謝謝’或其它禮貌用語(yǔ)。3、移動(dòng)電話和多功能通訊設(shè)備的使用功能、操作方法與維護(hù)〔1〕尋呼機(jī)的使用功能及優(yōu)缺點(diǎn)〔2〕移動(dòng)電話的使用功能、操作方法與維護(hù)〔3〕多功能通訊設(shè)備使用功能和優(yōu)缺點(diǎn)多功能設(shè)備是多種功能聯(lián)合使用的辦公設(shè)備，主要有傳真機(jī)、個(gè)人計(jì)算機(jī)等。與單一功能設(shè)備比較，多功能設(shè)備的優(yōu)點(diǎn)是，總本錢低，辦公室占地空間小。其缺點(diǎn)是更新和維修費(fèi)用高。4、計(jì)算機(jī)、文字處理器、打字機(jī)和裝訂設(shè)備的使用功能、操作方法與維護(hù)〔1〕計(jì)算機(jī)的使用功能、操作方法與維護(hù)計(jì)算機(jī)是辦公設(shè)備的一種，包含計(jì)算機(jī)硬件和辦公軟件。硬件包括；輸入數(shù)據(jù)的鍵盤和鼠標(biāo)，處理數(shù)據(jù)的主機(jī)，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的硬盤和軟盤，以及產(chǎn)生數(shù)據(jù)的顯示器和打印機(jī)。軟件包括；數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格、文字處理、財(cái)務(wù)、桌面出版、繪圖、電子郵件、日常記錄和集成軟件等。計(jì)算機(jī)設(shè)備和磁盤〔2〕文字處理器的使用功能、操作方法與維護(hù)〔3〕使用打字機(jī)的原因和主要功能〔4〕裝訂設(shè)備的使用功能、操作方法與維護(hù)作業(yè)2．3使用文字處理器準(zhǔn)備包括以下信息的“通知〞。要求使用不同的字體，下劃線和加粗強(qiáng)調(diào)重要內(nèi)容，并打印一份。然后在“通知〞周圍加邊框線在打印一份。與其他學(xué)員所作比較，判斷哪一個(gè)更好。將在HENRY`SPIZZAHOUSE，QUAYSIDEBUILDING舉行圣誕節(jié)晚會(huì)，時(shí)間是12月9日晚7點(diǎn)。是否參加，請(qǐng)告訴67號(hào)房間的CHRISBANKE。答案圣誕晚會(huì)地點(diǎn)：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings時(shí)間：12月9日晚7點(diǎn)是否出席，請(qǐng)通知67號(hào)房間CHRISBANKS

圣誕晚會(huì)地點(diǎn)：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings時(shí)間：12月9日晚7點(diǎn)是否出席，請(qǐng)通知67號(hào)房間CHRISBANKS

培訓(xùn)方法：教師講課；情景練習(xí)；把學(xué)生分為兩組，其中一組為“復(fù)印組〞按照相關(guān)能力的要求，學(xué)會(huì)使用復(fù)印機(jī)，并取得相關(guān)的證據(jù)。另一組為“傳真組〞學(xué)會(huì)使用傳真機(jī)，并通過現(xiàn)場(chǎng)使用取得相關(guān)的證據(jù)。分組討論；重點(diǎn)開發(fā)電話等設(shè)備的其它功能組織學(xué)生參觀辦公室并現(xiàn)場(chǎng)模擬使用辦公設(shè)備。教師首先會(huì)使用上述辦公設(shè)備。把現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)與本單元講課同步進(jìn)行。二、辦公郵件設(shè)備與郵政效勞郵件設(shè)備自動(dòng)郵件開啟設(shè)備自動(dòng)郵資蓋印機(jī)封面打印機(jī)分撿設(shè)備拆疊和插入設(shè)備稱重設(shè)備發(fā)送郵件方法急件類密件類物件類電子郵件傳真件航空郵件快遞效勞掛號(hào)郵寄特保郵寄文件掛號(hào)回執(zhí)掛號(hào)包裹郵寄貨運(yùn)效勞1、郵件收發(fā)專有設(shè)備的功能和效勞〔1〕自動(dòng)郵件開啟設(shè)備，即開信刀?！?〕自動(dòng)郵資蓋印機(jī)，〔3〕封面打印機(jī)，〔4〕分撿設(shè)備，〔5〕折疊和插入設(shè)備，〔6〕穩(wěn)重設(shè)備。2、選擇發(fā)送郵件的最正確方法〔1〕急件，可選擇以下幾種方法：電子郵件傳真在英國(guó)皇家郵政提供的特殊投遞、數(shù)據(jù)郵寄、頭等郵件等優(yōu)先效勞。航空郵寄快遞效勞〔2〕密件，可選擇以下幾種方法：a、掛號(hào)郵寄、特保掛號(hào)b、回執(zhí)掛號(hào)〔3〕物件可選擇包裹郵寄貨運(yùn)效勞二、辦公室郵件設(shè)備與郵政效勞1、郵件收發(fā)專有設(shè)備的功能和效勞郵件收發(fā)專有設(shè)備有：〔1〕自動(dòng)郵件開啟設(shè)備，即開信刀。這種設(shè)備用于開啟信件，將信封送入機(jī)器后，機(jī)器能切掉信封頂部很突出的一條，而將信件開啟。自動(dòng)郵件開啟機(jī)2〕自動(dòng)郵資蓋印機(jī)?！?〕封面打印機(jī)?！?〕分撿設(shè)備，主要有鴿籠式信件架、金屬絲信件盤等?！?〕折疊和插入設(shè)備?！?〕稱重設(shè)備。2、選擇發(fā)送郵件的最正確方法〔1〕如果文件或信息需求很急，最重要的是考慮信件或信息的發(fā)送速度，在這種情況下，可選擇以下幾種方法：電子郵件傳真在英國(guó)皇家郵政提供的特殊投遞、數(shù)據(jù)郵寄、頭等郵件等優(yōu)先效勞。航空郵寄快遞效勞〔2〕需要平安和保密投遞時(shí)，可選擇以下幾種方法：A、郵寄費(fèi)貴重物〔現(xiàn)金、珠寶等〕可用掛號(hào)郵寄、特保掛號(hào)等方式B、重要且保密的文件選用文件掛號(hào)、回執(zhí)掛號(hào)等郵寄效勞〔3〕物品類的郵寄可選擇包裹郵寄〔4〕運(yùn)輸不適合其它方式的大型物品可選擇貨運(yùn)效勞作業(yè)2．6查找五家快遞公司，記錄它們的名字、地址和電話號(hào)碼。以小組為單位工作，聯(lián)系這些快遞公司，詢問它們提供的效勞和費(fèi)用的信息。并詳細(xì)整理比較每一個(gè)公司的信息，放在活頁(yè)夾中，為將來(lái)參考。答案：名稱地址電話北京龍鳳祥特快服務(wù)有限公司北京市海淀區(qū)德外后黑寺1方快捷特流服務(wù)有限公司東直門分部：東直門內(nèi)北小街2京小紅馬愉遞服務(wù)有限公司酒仙橋分部：朝陽(yáng)區(qū)霄云路甲9號(hào)敦皇快遞公司北京市朝陽(yáng)區(qū)酒仙橋路2IES即時(shí)通達(dá)快運(yùn)北京總公司宣武家快遞公司名錄培訓(xùn)方法：分組討論，把學(xué)生分為兩組，討論“什么是最正確的郵政效勞〞在小組討論的根底上，各選出一名代表在全班上發(fā)言由老師做點(diǎn)評(píng)。情景練習(xí)，由學(xué)生相互模擬接收或發(fā)送郵件各一次，并根據(jù)郵件的類型選擇最正確的郵寄方式。參觀大型收發(fā)室或郵政局現(xiàn)場(chǎng)模擬與現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)結(jié)合起來(lái)，并取得相關(guān)的證據(jù)。三、辦公用品的采購(gòu)與存儲(chǔ)采購(gòu)與存儲(chǔ)選擇貨物和效勞的供給商辦公用品和易耗品的范圍辦公易耗品的存儲(chǔ)怎樣選擇供給商價(jià)格、預(yù)算、費(fèi)用方便性和位置送貨和效勞質(zhì)量平安性可靠性三、辦公用品的采購(gòu)與存儲(chǔ)1、選擇貨物和效勞的供給商價(jià)格、預(yù)算、費(fèi)用方便性和位置送貨和效勞質(zhì)量平安性可靠性2、辦公用品和易耗品的范圍紙薄類筆尺類小裝訂類歸檔用品類專用易耗品類3、辦公易耗品的存儲(chǔ)三、辦公用品的采購(gòu)與存儲(chǔ)1、選擇貨物和效勞的供給商，要考慮以下幾點(diǎn)：〔1〕現(xiàn)金付款是否有折扣〔2〕貨物的費(fèi)用是否包括運(yùn)費(fèi)〔3〕批量訂購(gòu)是否提供折扣〔4〕如果有折扣如何按單位有關(guān)政策開發(fā)票〔5〕如果不提供折扣，是否有其它優(yōu)惠的付款方式?！?〕供貨的便捷和供給商的位置〔7〕交付期、送貨、效勞質(zhì)量〔8〕供給商及有關(guān)工作人員的可靠性、信譽(yù)〔9〕有關(guān)貨物的平安性2、識(shí)別辦公用品和易耗品的范圍包括：〔1〕紙簿類：A4、B5等類型辦公用復(fù)印紙；帶單位抬頭用紙；普通白紙；復(fù)寫紙；便條紙；留言條；標(biāo)簽紙；牛皮紙；專用復(fù)寫紙；大、中、小及開窗信封；橫格筆記本；速記本；專用本冊(cè)〔如現(xiàn)金收據(jù)〕〔2〕筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子、修正液〔3〕裝訂類：大頭針、曲別針、剪刀、打孔機(jī)、訂書機(jī)、訂書釘、橡皮筋、膠帶、起釘器〔4〕歸檔用品：各種文件夾、檔案袋、收件日期戳〔5〕辦公設(shè)備專用易耗品：打字機(jī)用色帶、修正液等；復(fù)印機(jī)用黑盒等；計(jì)算機(jī)用磁盤、磁盤盒等。3、辦公易耗品要按以下方法進(jìn)行存儲(chǔ)：〔1〕儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖〔2〕各類物品要貼標(biāo)簽〔3〕新物品置于舊物品的下面〔4〕體積大、分量重的放置在最下面〔5〕小的物品、常用的物品應(yīng)放在前面，易于見到和領(lǐng)取〔6〕儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)和照明，房間保持枯燥〔7〕訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人培訓(xùn)方法：分組討論、“怎樣選擇供給商？〞情景練習(xí)；把學(xué)生分為兩組，一組模擬供給商，向另一組模擬辦公室人員推銷辦功用品，在標(biāo)準(zhǔn)劃定的范圍內(nèi)，使雙方都進(jìn)入角色，教師可以作為裁判，根據(jù)雙方的表現(xiàn)和最終的結(jié)果，即是否成功地采購(gòu)或銷售出辦公用品。來(lái)為學(xué)生打分。培訓(xùn)方法：講課、討論、模擬購(gòu)物實(shí)際操作四、辦公設(shè)備的維修與平安維修安全辦公設(shè)備故障登記本辦公設(shè)備平安標(biāo)準(zhǔn)辦公設(shè)備維修記錄四、辦公設(shè)備的維修與平安1、故障登記本：日期設(shè)備故障情況故障報(bào)告人采取的措施修理日期 2、做好辦公設(shè)備故障的維修記錄維修記錄應(yīng)包括以下信息：設(shè)備及設(shè)備供給商的名字；設(shè)備所在的位置及購(gòu)置日期和費(fèi)用；維修協(xié)議和協(xié)議的細(xì)節(jié)；上次檢查設(shè)備的日期和人員；設(shè)備損害的記錄、發(fā)生故障的類型及修理費(fèi)用3、辦公設(shè)備平安使用標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備平安使用標(biāo)準(zhǔn)：使用設(shè)備時(shí)應(yīng)禁止：使用設(shè)備時(shí)應(yīng)做到：負(fù)責(zé)管理設(shè)備的人員應(yīng)幫助和提醒他人四、辦公設(shè)備的維修與平安1、辦公設(shè)備故障報(bào)告與記錄辦公設(shè)備的故障報(bào)告應(yīng)注意如下幾點(diǎn)：〔1〕大多數(shù)單位有記錄設(shè)備或效勞出現(xiàn)故障或缺陷的規(guī)定。應(yīng)任命一名工作人員負(fù)責(zé)一件設(shè)備，例如傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)?！?〕當(dāng)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，要及時(shí)與負(fù)責(zé)此項(xiàng)設(shè)備的工作人員報(bào)告。〔3〕工作人員接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)向在有關(guān)管理人員或辦公室主任報(bào)告，由其與售后效勞工程師或租借設(shè)備的公司聯(lián)系進(jìn)行維修?！?〕一般單位保存“故障登記〞本，工作人員發(fā)現(xiàn)故障后，應(yīng)在上面記錄相關(guān)的細(xì)節(jié)。故障登記本如下表示：日期設(shè)備故障情況故障報(bào)告人采取的措施修理日期

2、簡(jiǎn)述辦公設(shè)備平安使用標(biāo)準(zhǔn)？所有工作人員在使用設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)平安操作和使用標(biāo)準(zhǔn)?！?〕設(shè)備平安使用標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面：〔2〕使用設(shè)備時(shí)應(yīng)禁止：〔3〕使用設(shè)備時(shí)應(yīng)做到：〔4〕負(fù)責(zé)管理設(shè)備的人員應(yīng)幫助和提醒他人。3、做好辦公設(shè)備故障的維修記錄維修記錄應(yīng)包括以下信息：〔1〕設(shè)備及設(shè)備供給商的名字；〔2〕設(shè)備所在的位置及購(gòu)置日期和費(fèi)用；〔3〕維修協(xié)議和協(xié)議的細(xì)節(jié)；〔4〕上次檢查設(shè)備的日期和人員；〔5〕設(shè)備損害的記錄、發(fā)生故障的類型及修理費(fèi)用。培訓(xùn)方法：分組討論“辦公設(shè)備平安的必要性?〞設(shè)備事故現(xiàn)場(chǎng)模擬;把學(xué)生分為兩組一組模擬辦公室人員操作辦公設(shè)備,另一組模擬檢查人員,指出存在的平安隱患.平安操作演習(xí),一局部學(xué)生扮演假設(shè)的違章者