集團(tuán)公司信息工作信息的整理教材

集團(tuán)公司信息工作信息的整理[高級(jí)]信息整理(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠運(yùn)用信息整理的各種方法，對(duì)原始信息進(jìn)行選擇判斷，通過(guò)分析和加工等一系列信息處理的過(guò)程，使原始信息變?yōu)橐子谟^(guān)察、傳輸?shù)男问剑怪蔀橛袃r(jià)值的信息。(二)運(yùn)用信息整理的方法整理信息1.信息資料的鑒別方法對(duì)信息資料的真?zhèn)?、?zhǔn)確性和價(jià)值進(jìn)行鑒別最常用的方法是信息工作者的經(jīng)驗(yàn)判斷。這對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的人來(lái)說(shuō)，是一種便捷、有效方法。但要進(jìn)行嚴(yán)格的科學(xué)鑒別，經(jīng)常還使用以下幾種方法。一是邏輯分類(lèi)法。即對(duì)原始信息資料中所敘述的事實(shí)和分析問(wèn)題的方式進(jìn)行邏輯分析，看哪些事實(shí)和分析是確實(shí)可信的，哪能些是違背事實(shí)和邏輯規(guī)律的，哪些存在疑問(wèn)需要進(jìn)一步查證；二是數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。即對(duì)原始信息資料中的數(shù)據(jù)和定性分析，運(yùn)用數(shù)理模式進(jìn)行計(jì)算鑒定，看其數(shù)據(jù)計(jì)算是否準(zhǔn)確，分類(lèi)是否合理，是否是結(jié)論一致等；三是調(diào)查核實(shí)法。即對(duì)原始信息資料的某些事實(shí)，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查或向報(bào)送信息的單位、被反映情況的單位以及相關(guān)單位核實(shí)調(diào)查，或與權(quán)威性材料進(jìn)行對(duì)照，看其是否真實(shí)可靠；四是比較鑒定法。即將要鑒定的信息資料所反映的內(nèi)容與相關(guān)事物的有關(guān)情況相比較，或與有關(guān)的縱向情況比較，從而鑒定該信息內(nèi)容是否符合客觀(guān)事物的發(fā)展規(guī)律。2.信息資料的選擇方法經(jīng)過(guò)鑒別的信息材料，還要嚴(yán)格進(jìn)行選擇。在對(duì)原始信息的選擇過(guò)程中，要注意的一是要突出主題思想，凡是與反映信息主題無(wú)關(guān)的資料，要毫不猶豫地剔除。二是要注重典型性，要從大量原始信息中發(fā)掘出那些能夠提示事物本質(zhì)的典型信息。三是要富有新意，要盡可能抓住那些能反映客觀(guān)事物新變化的信息；四是要具有特點(diǎn)，必須從各種事物的實(shí)際出發(fā)，有所側(cè)重地開(kāi)發(fā)信息具有特點(diǎn)的東西。3.信息資料的核實(shí)方法在編寫(xiě)信息資料過(guò)程中要認(rèn)真地核對(duì)查實(shí)。特別在撰寫(xiě)成稿之后，信息工作者還要進(jìn)行一次認(rèn)真的核實(shí)。有些情況、數(shù)據(jù)、結(jié)論，還要與提供信息的單位或相關(guān)方面進(jìn)行核實(shí)，使信息準(zhǔn)確無(wú)誤。4.信息資料的分析方法信息綜合點(diǎn)面結(jié)合法。把反映同類(lèi)問(wèn)題的信息加以集中和歸納，與全局性的情況結(jié)合起來(lái)或放在全局大背景下統(tǒng)籌考慮，然后從中找出帶有普遍性、規(guī)律性的問(wèn)題，使原始信息增加廣度和深度，從而提高信息的價(jià)值。這是信息綜合處理中較為常用的方法。信息綜合定性、定量分析法。定性分析，是對(duì)信息反映的事物的性質(zhì)分析，通過(guò)分析確定事物質(zhì)的規(guī)律性和本質(zhì)性。定量分析是對(duì)信息所反映事物量的分析，分析事物構(gòu)成要素的數(shù)量，把握其變化及其對(duì)事物構(gòu)成的影響，提示事物的數(shù)量界限和要素間的關(guān)系。實(shí)際工作中，有些信息材料只是擺出一堆數(shù)字，缺乏對(duì)事物的本質(zhì)分析；有的信息分析與定量分析結(jié)合起來(lái)，才能提高信息的準(zhǔn)確性、深刻性和實(shí)用性。反映現(xiàn)狀與預(yù)測(cè)未來(lái)信息綜合分析法。未來(lái)信息也就是預(yù)測(cè)信息，是根據(jù)客觀(guān)事物的發(fā)展規(guī)律推測(cè)判斷其未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和宏觀(guān)調(diào)控的重要依據(jù)，信息工作者要學(xué)會(huì)信息預(yù)測(cè)，善于從現(xiàn)狀信息中找到事物發(fā)展變化的趨勢(shì)和規(guī)律，深入開(kāi)掘，比較準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)未來(lái)，從信息綜合分析中將現(xiàn)狀信息與預(yù)測(cè)信息密切地結(jié)合起來(lái)，盡可能多、準(zhǔn)確地提供預(yù)測(cè)信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策服務(wù)。5.信息資料的編寫(xiě)方法信息資料的編寫(xiě)。信息的編寫(xiě)是指對(duì)信息資料進(jìn)行再加工(取舍、充實(shí)、完善、提高及技術(shù)處理)，挖掘信息的深層價(jià)值，在編寫(xiě)過(guò)程中，不僅要做到在內(nèi)容上取舍準(zhǔn)確，詳略得當(dāng)，而且要精心遣詞造句，反復(fù)推敲，用精練的語(yǔ)言，盡量少的文字，容納最大的信息量。通常應(yīng)重視的，一是要主題鮮明。這是信息資料的重要之處。要緊緊圍繞主題加以提煉、濃縮使信息表達(dá)的意思高度凝聚。一般情況下，一篇信息資料，切不可貪大求全，面面俱到，以致枝蔓過(guò)繁，淹沒(méi)主題。二是標(biāo)題新穎。新穎的標(biāo)題可以吸引讀者，引人注目。信息的標(biāo)題要比文章的標(biāo)題短，通常不設(shè)副標(biāo)題，既要盡可能做到直截了當(dāng)，言簡(jiǎn)意賅，又要生動(dòng)、鮮明，起到畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用。三是結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)。盡量減少層次和段落，信息的開(kāi)頭不宜加導(dǎo)語(yǔ)，要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，落筆入題。上下聯(lián)系、轉(zhuǎn)換要簡(jiǎn)潔、精煉，過(guò)渡自然；結(jié)尾要簡(jiǎn)短而質(zhì)樸，意盡而言止，做到層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，詳略得當(dāng)，自然和諧。四是要語(yǔ)言凝練，要簡(jiǎn)明扼要，通俗易懂，切不可生造詞語(yǔ)，要力求規(guī)范化。要有必要的概括，但不能過(guò)于抽象、言之無(wú)物，更不能任意拔高或故弄玄虛，使信息失真。信息主題的提煉。信息的主題是全篇信息的內(nèi)核和中心。提煉主題就是要在充分占有材料的基礎(chǔ)上，從中提煉出要說(shuō)明的主要問(wèn)題或基本思想，主題應(yīng)該正確、集中、鮮明、深刻。正確就是要反映客觀(guān)事物的本質(zhì)及其運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律，不能錯(cuò)誤地、歪曲地反映，也不能以偏概全；集中，就是要集中說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題重點(diǎn)突出，高度凝聚，避免貪大求全，龐雜分散；鮮明，就是要主題清楚，表述透徹，不是含糊其詞，晦澀朦朧；深刻，就是主題要有一定的高度和深度，能體現(xiàn)出事物發(fā)展趨向，不能僅僅停留在一些零碎的、表面的現(xiàn)象上，輕描淡寫(xiě)，就事論事。這就需要對(duì)原始信息資料進(jìn)行認(rèn)真分析，進(jìn)行必要的綜合和歸納，找出事物之間的相互聯(lián)系，總結(jié)出規(guī)律性的東西。綜合歸納的過(guò)程，就是提煉主題，產(chǎn)生的效果就不一樣，即使一兩句話(huà)的短信息，也需要提煉主題，選擇最佳的角度去反映，特別是涉及宏觀(guān)決策的較重要的信息，對(duì)原始信息更要進(jìn)行全面分析，只有對(duì)歷史的、現(xiàn)狀的和未來(lái)的，以及縱向橫向等多方面進(jìn)行比較分析，才能明確主題思想，準(zhǔn)確地提出具有參考價(jià)值的信息。信息內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)指表現(xiàn)形式，是為內(nèi)容服務(wù)的，形式與內(nèi)容應(yīng)是統(tǒng)一的整體。信息結(jié)構(gòu)的基本要求一是簡(jiǎn)短，選取最能說(shuō)明問(wèn)題的材料，省去一切可有可無(wú)和多余的東西，把篇幅壓到最短的限度；二是嚴(yán)謹(jǐn)，觀(guān)點(diǎn)與材料一致，聯(lián)系緊密，脈絡(luò)清晰，文筆流暢，簡(jiǎn)而不漏；三是主次分明，詳略得當(dāng)；四是靈活，按內(nèi)容需要，自由組織，允許跳躍，允許少頭少尾?？砂炎钪匾⒆钚迈r、最需要信息接受者首先要知曉的信息內(nèi)容放在最前面，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地以極短的文字?jǐn)⑹鲋饕聦?shí)，表達(dá)重要觀(guān)念，然后按照事實(shí)材料的重要程度、輕重緩急有序地排列。如寫(xiě)一條重要問(wèn)題信息，首先要說(shuō)明產(chǎn)生了什么問(wèn)題及引起或?qū)⒁鸬暮蠊?，使信息接受者一看便知道是什么?wèn)題及問(wèn)題的嚴(yán)重性，然后可具體說(shuō)明問(wèn)題產(chǎn)生的過(guò)程和原因，提出解決問(wèn)題的辦法。這樣，全則信息主次分明，層次清楚，適合讀者的心理要求。(三)相應(yīng)知識(shí)1.信息資料加工的形式信息加工的三種形式。信息的加工是秘書(shū)人員對(duì)原始信息再認(rèn)識(shí)、進(jìn)行提煉，使之更能反映事物本質(zhì)和特征的過(guò)程。其加工的形式歸納起來(lái)，主要有以下幾種：一是綜合加工。即圍繞某一問(wèn)題的需要，將與之相關(guān)的同類(lèi)、近似或相反的原始信息匯集在一起，并作為一個(gè)整體加以研究的深加工過(guò)程，這種綜合加工，不是簡(jiǎn)單地羅列或拼湊，而是各種相關(guān)信息的有機(jī)結(jié)合，其綜合的程度，在日常工作中主要表現(xiàn)為兩種情況，即簡(jiǎn)單的綜合加工和復(fù)雜的綜合加工，前者是對(duì)相關(guān)信息的一般整理和歸納，如寫(xiě)生產(chǎn)報(bào)表，情況綜述等。二是提煉加工。指從各種信息中攝取所需要的信息深加工過(guò)程，如主題、觀(guān)點(diǎn)、材料的提煉等。有共性提煉，即從反映同一問(wèn)題、但不同領(lǐng)域或不同性質(zhì)的信息中，提取出相同的特點(diǎn)、相同的經(jīng)驗(yàn)、具有某些共同規(guī)律的信息加工過(guò)程。如某項(xiàng)新政策的出臺(tái)，某種法規(guī)的制定，某項(xiàng)方案的選擇等，大多采用共性提煉的形式。有特性提煉，即從反映同一問(wèn)題并具有相同或相似的信息中，提取不同特點(diǎn)、不同經(jīng)驗(yàn)、不同規(guī)律的信息加工過(guò)程，如某項(xiàng)政策的貫徹，某項(xiàng)經(jīng)驗(yàn)的推廣，某項(xiàng)改革方案的實(shí)施，就要從諸多信息中進(jìn)行特性提煉。有典型提煉，即從反映同一問(wèn)題，但時(shí)間、空間、性質(zhì)等存在某些差異中的信息中，提取有代表性，傾向性信息的加工過(guò)程。如有些工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、重大動(dòng)態(tài)性信息的編寫(xiě)等，一般常采取典型提煉的方法。三是推導(dǎo)加工。指根據(jù)已知消息，運(yùn)用邏輯推理而得出新結(jié)論的信息加工過(guò)程。常用的有判斷推導(dǎo)和預(yù)測(cè)推導(dǎo)，前者是在同一時(shí)間條件下，根據(jù)已知判斷未知的信息加工過(guò)程，以回答"現(xiàn)在究竟怎樣"的問(wèn)題；后者是在同一時(shí)空條件下，根據(jù)過(guò)去、現(xiàn)在推導(dǎo)未來(lái)的信息加工過(guò)程，以回答"將來(lái)怎樣"或"可能怎樣"的問(wèn)題。2.信息綜合處理的常用方式綜合處理信息的常用方式，一是根據(jù)信息所具有的兼容性，把來(lái)自不同角度和各個(gè)方面的信息兼收并蓄，從而發(fā)掘事物整體的內(nèi)在規(guī)律性；二是把無(wú)序的信息圍繞一條主線(xiàn)有機(jī)地組合起來(lái)，系統(tǒng)地揭示事物的本質(zhì)特征；三是對(duì)內(nèi)容相互對(duì)立的信息，既要有保留發(fā)揮，又要有摒除否定，在表現(xiàn)內(nèi)容對(duì)立的信息中探求實(shí)質(zhì)；四是對(duì)信息價(jià)值進(jìn)行思考，作出合乎邏輯的推導(dǎo)和升華，達(dá)到舉一反三，見(jiàn)微知著的效果；五是在紛雜的信息中，選取能夠反映事物總體特征的具有代表性的個(gè)別信息從此條信息來(lái)比較全面地認(rèn)識(shí)一個(gè)系統(tǒng)的大體情況。以上諸方式可根據(jù)不同情況，靈活選用。3.信息的開(kāi)發(fā)信息的開(kāi)發(fā)是指對(duì)人類(lèi)社會(huì)的信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以全面、準(zhǔn)確、深刻地掌握事物的本質(zhì)特征和內(nèi)在規(guī)律，獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信息。信息開(kāi)發(fā)的要求是擴(kuò)展信息的涵蓋面，增加信息容量，提高信息質(zhì)量，創(chuàng)造最佳服務(wù)效果。在實(shí)踐中，不少地區(qū)或單位往往是消息性信息多，綜合性信息少；滯后性信息多，預(yù)測(cè)性信息少；隨機(jī)性信息多，系統(tǒng)性信息少；原始信息多，深加工信息少。這種現(xiàn)象若不能及時(shí)改變，信息工作就會(huì)走彎路，就會(huì)退化和萎縮。通過(guò)各種信息渠道收集的原始信息，豐富而龐雜，如果不進(jìn)行深入開(kāi)發(fā)整理，一攬子提供給領(lǐng)導(dǎo)者，領(lǐng)導(dǎo)者的精力、時(shí)間和關(guān)注點(diǎn)就會(huì)被紛繁的原始信息所淹沒(méi)，不利于科學(xué)決策和提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率，這就要求秘書(shū)人員對(duì)大量的、零散的、隨機(jī)的、個(gè)別的信息進(jìn)行加工、提煉和概括，開(kāi)發(fā)出全面的、系統(tǒng)的高層次信息。從利用的角度看，綜合性、預(yù)測(cè)性、系統(tǒng)性信息對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的科學(xué)決策，對(duì)推動(dòng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展具有更大、更直接的參考咨詢(xún)價(jià)值。信息部門(mén)必須重視信息的綜合開(kāi)發(fā)，努力使提供的信息更深刻、更廣泛、更科學(xué)、更具代表性。一般來(lái)說(shuō)信息開(kāi)發(fā)主要通過(guò)以下途徑：一是拓寬信息渠道，大力發(fā)展基礎(chǔ)信息，盡可能廣泛地及時(shí)地把組織內(nèi)外的相關(guān)信息收集起來(lái)。二是加強(qiáng)綜合分析，提高信息的廣度和深度，反映出事物的本質(zhì)和規(guī)律，預(yù)測(cè)事物的發(fā)展方向。三是注重概括提煉，提高信息的精度和純度，從大量原始信息中提取蘊(yùn)含事物的普遍性和規(guī)律性的高層次