集團公司辦公室日常事務(wù)活動教材

集團公司辦公室日常事務(wù)活動[中級]能夠制定多種活動方案并組織實施(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握公務(wù)接待工作的基本要求，能夠制定多種活動方案并組織實施。(二)活動方案的制定領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動多種多樣，秘書要能夠按照基本要求制定多種活動方案并組織實施。其中主要是做好活動預(yù)安排和掌握各種活動的安排方法。1.活動預(yù)安排所謂公務(wù)活動預(yù)安排，就是把領(lǐng)導(dǎo)每月、每周、每日的主要活動納入計劃，明文印發(fā)給有關(guān)部門或人員。有些活動，安排之后可能有變化，調(diào)整是難免的，但只要溝通及時，并不會有多大影響。但是，這些安排應(yīng)事先征求本人的意見。搞好預(yù)安排有許多好處，一是便于班子內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)，互相之間主要活動都清楚，溝通了情況；二是使領(lǐng)導(dǎo)掌握了自己的"命運"，可以"見縫插針"安排工作，一般不會"撞車"；三是方便了各工作部門，他們請示、匯報工作，可以預(yù)約"掛號"、到時候登門，不會吃閉門羹；四是有利于辦公室跟蹤掌握領(lǐng)導(dǎo)活動，及時搞好信息反饋，遇有重要工作也便于同領(lǐng)導(dǎo)及時取得聯(lián)系。領(lǐng)導(dǎo)活動日程安排，實質(zhì)上形成了工作日志，積累了活動情況，為查找資料提供線索。(1)月安排每月安排一次，一般在上月底或是當(dāng)月初。安排的方法有兩種，一種是由主管領(lǐng)導(dǎo)召開領(lǐng)導(dǎo)辦公會議，各位領(lǐng)導(dǎo)成員匯報上月工作完成情況，提出下月工作計劃，再結(jié)合集體議定事項，由會議記錄人員制表，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)過目后印發(fā)諸位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門。因故缺席的人，由會議記錄人員會后征求其意見，補充在當(dāng)月安排中。另一種方法是，月底領(lǐng)導(dǎo)班子每個成員都把自己下月的主要活動設(shè)想書面或口頭交代給辦公室工作人員(一般交給辦公室主任或預(yù)先指定的同志，再由辦公室人員分別上門征求領(lǐng)導(dǎo)的意見)，由辦公室綜合，有矛盾沖突的加以溝通調(diào)整，然后拿出初步安排交主要領(lǐng)導(dǎo)審定，再印發(fā)各位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門。兩種方法各有利弊，但比較而言，第一種方法好些，尤其一些集體活動，當(dāng)場就能定下來，可避免反復(fù)。領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動月安排比較粗，主要涉及安排重要活動和重要會議的參加人員和時間，但也應(yīng)力求準(zhǔn)確，項目應(yīng)包括內(nèi)事、外事的一切公務(wù)活動。(2)周安排在月安排的基礎(chǔ)上，做出周安排。方法是每周一上午主要領(lǐng)導(dǎo)碰頭會根據(jù)月安排和本周情況，確定本周的主要工作安排，加上秘書部門平時收集、了解的項目，綜合制表后，由辦公室主任過目，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)班子成員和有關(guān)部門。周安排計劃，事實上是逐日實施計劃，應(yīng)準(zhǔn)確無誤，力爭不改動或少改動。要求比較詳細(xì)、具體，一些臨時準(zhǔn)備增加的活動，都要安排進去，甚至分上午下午。一般按人安排。如主要領(lǐng)導(dǎo)開會碰頭有困難，辦公室應(yīng)分別上門征求意見，商定活動項目安排。2.各種活動的安排方法主要是領(lǐng)導(dǎo)參觀學(xué)習(xí)活動、下廠下鄉(xiāng)外出活動、集體視察活動、宴請活動、參觀游覽活動、慰問活動、儀式活動、節(jié)慶活動、紀(jì)念活動、慶功祝捷活動和悼念活動等活動的安排方法。(三)相應(yīng)知識1.領(lǐng)導(dǎo)參觀學(xué)習(xí)時的活動安排出發(fā)前的準(zhǔn)備包括思想準(zhǔn)備、資料準(zhǔn)備和物質(zhì)準(zhǔn)備。思想準(zhǔn)備。辦公室要對即將開始的參觀學(xué)習(xí)目的、所走的路線、到些什么地方和單位、需要多長時間搞明確，要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，避免盲目、被動。資料準(zhǔn)備。對參觀學(xué)習(xí)單位的主要經(jīng)驗、主要特點要有所了解；對該單位領(lǐng)導(dǎo)成員、姓名，主要負(fù)責(zé)人的簡歷、生產(chǎn)形勢、規(guī)模、技術(shù)設(shè)備條件、歷年來主要經(jīng)濟技術(shù)指標(biāo)也要有所了解；對該地自然環(huán)境、風(fēng)土人情、歷史、現(xiàn)狀、特產(chǎn)資源方面的情況也要掌握。同時還要準(zhǔn)備本地、本單位這些方面的基本情況，以便領(lǐng)導(dǎo)在參觀過程中分析比較，使學(xué)習(xí)更有針對性。后勤物質(zhì)準(zhǔn)備。除了準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)的辦公用具、生活用具、必備藥物外，還要預(yù)支足夠的經(jīng)費。如果用專車，還應(yīng)關(guān)照司機，提前檢修好車輛，并準(zhǔn)備好所需的備用器材。2.領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、調(diào)查研究時的活動安排方法領(lǐng)導(dǎo)檢查工作，親自調(diào)查研究，也可能現(xiàn)場解決一些問題。辦公室隨從人員主要注意以下兩個方面：首先是在接受領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)后，要了解領(lǐng)導(dǎo)外出的任務(wù)、意圖、時間、方向和地點，然后根據(jù)具體任務(wù)進行必要的學(xué)習(xí)和研究，考慮完成這次任務(wù)的措施。在外出期間，第一，對于領(lǐng)導(dǎo)的活動日程(如聽取匯報、調(diào)查研究、座談走訪、參觀接見、行動路線等)進行周密細(xì)致的安排。在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，通知有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)，并協(xié)助該單位做好組織和準(zhǔn)備工作?；顒又幸鶕?jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣，及時提供有關(guān)資料，如所去單位領(lǐng)導(dǎo)的姓名及主要情況等。第二，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，圍繞外出的主要任務(wù)，搞好調(diào)查研究，掌握第一手材料，為編寫專題調(diào)查報告或綜合匯報材料打好基礎(chǔ)。3.集體視察活動安排方法(1)問清：視察的內(nèi)容和指導(dǎo)思想；視察的對象和重點；視察的程序和時間安排；參觀視察的人員組成；要求被視察的單位提供什么情況；視察前，需要查閱什么文件資料，或是需要召開什么預(yù)備會議；等等。(2)方案批準(zhǔn)后，擬定視察名單，通知開會；印發(fā)視察方案和日程安排；分幾個視察小組，明確各組組長、視察范圍、重點和程序；通知被視察單位有關(guān)事宜；指定各視察組記錄人；安排好膳宿交通。(3)視察中，要注意抓好：分別將視察程序、時間通知各被視察單位；檢查落實被視察單位的準(zhǔn)備工作；做好記錄和有關(guān)主要資料的收集；注意掌握各視察組的進度。(4)視察后，應(yīng)做到：匯集各視察小組的情況小結(jié)；及時整理寫好視察報告初稿，并提請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審定；印發(fā)視察報告；及時了解視察報告中所提出的問題的解決落實情況，做到善始善終，收到如期的效果。4.宴請活動的安排宴請活動主要是在一些有影響的"大舉動"開始之時或是收尾之際，為了表示謝意或借以擴大影響，如大型廠礦企業(yè)奠基、開工、竣工，大型展銷等舉行的宴會。宴請多在有涉外的情況下才舉行，在國內(nèi)除特殊情況外，本著節(jié)約的原則，一般不搞。不論哪一種情況，基本上有以下程序：(1)邀請。各種正式的宴請活動，一般均發(fā)請柬，這既是表示鄭重和禮貌，亦對客人起提醒、備忘之用。當(dāng)然一般便宴和工作進餐可不發(fā)請柬，以派人邀請或電話聯(lián)系為宜。(2)安排席位。正式宴會一般安排席位，也可只排部分主賓席位，其他人只排桌次?；蛉胂巴ㄖ恳晃怀鱿撸蛉胂腥艘龑?dǎo)，或餐桌上放置名單牌(排座幾種樣式如圖所示，圖中、、為第一主賓和第二主賓，不設(shè)第二主賓的非正式宴會安排見(3)服務(wù)工作。賓主入席后，服務(wù)工作一般是由經(jīng)過專門訓(xùn)練的賓館、飯店服務(wù)人員負(fù)責(zé)的。一般應(yīng)注意以下幾個問題：要熱情禮貌。上菜要從客人左邊上，斟酒從客人右側(cè)斟，先給第一客人斟，再給第一主人斟，然后一左一右或是順時針逐次斟完。主賓講話時，服務(wù)員停止上菜、斟酒，并不要發(fā)出聲響。除備餐巾以外，飯前飯后要遞送消毒毛巾。如不慎打翻酒水，服務(wù)員應(yīng)撤去杯子，用干凈餐巾墊上或輕輕擦凈，如濺在客人身上，要協(xié)助遞送毛巾或餐巾，幫助擦干(如客人是婦女，男服務(wù)員不要動手幫擦)。如客人不慎將勺、筷掉在地上，要迅速遞備用勺，筷，爾后將丟掉的勺、筷揀起拿走。散宴后，服務(wù)員要打開門簾，侍立，先賓后主或同時出門。5.參觀游覽活動的安排方法每個地區(qū)都有自己的工農(nóng)業(yè)建設(shè)特點和名勝古跡、療養(yǎng)勝地和紀(jì)念遺址。選擇參觀、游覽項目要征得客人同意，然后通知參觀、游覽地作好準(zhǔn)備。要有職務(wù)相當(dāng)?shù)闹魅伺阃?，邊看邊介紹。尤其是參觀工農(nóng)業(yè)項目，要有本單位懂業(yè)務(wù)、了解情況的負(fù)責(zé)人陪同，以解答客人的提問。全天參觀，要定好午飯和午休的場所。有些重要的參觀游覽地配有導(dǎo)游，當(dāng)導(dǎo)游介紹完畢后，要有禮貌地鼓掌表示感謝。在參觀中，陪同人員即使到參觀地點去過多次，也要一直陪同參觀全過程，不可中途離開或表現(xiàn)得心不在焉。6.慰問活動的方案。慰問活動要以精神鼓勵為主，也可酌情適當(dāng)備一點慰問品。對傷病者一般送鮮花和水果等，對節(jié)日期間互相慰問可贈送象征性紀(jì)念物品。比較遠的、不能前往的，可發(fā)函電，如慰問信、慰問電等。被慰問的一方要回感謝信、感謝電等。7.儀式活動安排影響較大的展覽會開幕、工程項目動工、竣工和交接等，有時要舉行儀式。這些儀式通常由經(jīng)辦一方主持，邀請有關(guān)客人出席，并發(fā)出請柬。儀式開始要有簡短的講話和剪彩。剪彩要由在場身份最高的領(lǐng)導(dǎo)或知名人士、工程技術(shù)人員進行，接著進行參觀介紹，有時參觀畢可舉行簡單酒會招待。8.節(jié)慶活動的安排節(jié)慶活動如國慶節(jié)、建軍節(jié)和春節(jié)、潑水節(jié)等等。這些不同的慶?；顒右扇〔煌男问胶投Y儀，如聯(lián)歡晚會、舞會、文藝晚會、電影晚會、游園活動，舉行演講會，報告會以及花會、燈會、茶話會、座談會等等。無論采用什么形式都要注意：(1)活動靈活、新穎、歡快；(2)盡量節(jié)省開支，防止鋪張浪費；(3)精心組織，防止擠壓傷人和壞人破壞；(4)重大活動可請當(dāng)?shù)刂饕蛴嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)人出席；(5)講話簡短、精彩，防止套話連篇；(6)政治性慶?；顒右脧V播、報紙、電視宣傳配合，擴大影響和烘托氣氛。比較大型的集中活動，如廟會、燈會、煙火晚會等，一定要妥善組織，事先要對參加人數(shù)作科學(xué)的計算；出入口的位置選擇、多少要和參加人數(shù)相適應(yīng)，并留有一定余地，活動場所的自然條件、周圍環(huán)境要詳細(xì)察看，對境內(nèi)或附近的深坑、陷阱、裸露低架電線、施工現(xiàn)場、障礙物等要采取有效的防護措施；對活動中可能發(fā)生的意外，如火警、停電、壞人搗亂等要有充分估計，并制訂出相應(yīng)的應(yīng)急措施；對集中活動場所以外的重要部門，如庫房、財貿(mào)、金融等，要做好防范工作，以防壞人乘機破壞。另外，對醫(yī)療救護、防盜等也都要作具體安排。9.紀(jì)念活動的安排紀(jì)念活動除了全國性、全民性的外，在基層類型較多，如革命根據(jù)地周年紀(jì)念，當(dāng)?shù)貧v史人物紀(jì)念，抗洪、抗震紀(jì)念等等。紀(jì)念活動也比較靈活，有的開座談會、紀(jì)念會、茶話會等。大型紀(jì)念活動一定要做好充分準(zhǔn)備。辦公室通常做好下列工作：(1)做好活動安排，分清各機關(guān)、各單位的任務(wù)和職責(zé)。這種安排和分工一定要非常具體，從整個活動的籌備到活動結(jié)束后的善后工作，都要十分明確，而且要形成文字。這個安排包括組織機構(gòu)，各機構(gòu)的負(fù)責(zé)人，主要任務(wù)和要求。安排經(jīng)審定后，印發(fā)各領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，負(fù)責(zé)活動安排的辦公室負(fù)責(zé)人隸屬籌備組領(lǐng)導(dǎo)。(2)各組按分工開展工作。一般設(shè)會務(wù)組、秘書組、宣傳組、接待組、保衛(wèi)組。會務(wù)組。負(fù)責(zé)日程安排、會場安排、會場布置。秘書組。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人講話稿撰寫、祝酒詞撰寫、組織機構(gòu)人員名單印發(fā)、來賓名單綜合、議程安排、提供主席臺人員座位圖、文件印發(fā)、請柬發(fā)放、情況綜合、關(guān)于整個活動總結(jié)報告的起草、活動資料的匯編。宣傳組。負(fù)責(zé)文娛活動安排、參觀游覽安排、新聞報道、攝影、攝像等。該組要請文化部門、新聞宣傳部門的同志參加接待組。負(fù)責(zé)食宿安排、車輛調(diào)度、醫(yī)療衛(wèi)生。保衛(wèi)組。負(fù)責(zé)整個活動的防火、治安保衛(wèi)等項工作。(3)檢查督促。在整個活動中，因為內(nèi)容多，時間長，組織機構(gòu)龐大，需經(jīng)常檢查各項工作的進展和落實情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取補救措施。(4)向籌備組或籌備組負(fù)責(zé)人匯報進展情況，對于發(fā)現(xiàn)的問題，提出處置意見，請領(lǐng)導(dǎo)定奪。(5)總結(jié)講評?；顒咏Y(jié)束后，組織各組總結(jié)整個活動，并進行必要的講評，文字或口頭向籌備組匯報。(6)提供活動紀(jì)要和報告的草稿，請籌備組審定。10.慶功祝捷活動的安排慶功祝捷活動的范圍很廣，如完成某項工程的慶功活動，為英雄模范舉行的慶功活動，完成某項重大科研成果的慶功活動，某項事業(yè)獲重大成就的慶功活動等等。慶功活動一般是召開大型集會。大體有開幕詞、代表講話、發(fā)獎儀式、獻花和領(lǐng)導(dǎo)講話。有的還配有文藝節(jié)目。組織慶功祝捷活動要注意：(1)會場要隆重、人員要坐滿，要秩序井然。(2)主席臺上人要多一些，當(dāng)?shù)馗鞣街饕I(lǐng)導(dǎo)人要盡量出席，要與受獎對象相間排列座次。(3)發(fā)獎時要配有音樂，氣氛要熱烈。如果受獎的人數(shù)較多，發(fā)獎的也要多一些，以免在臺上排隊久等，但要注意發(fā)獎和受獎?wù)叩捻樞蛞欢ㄒ才藕茫缬斜匾?，可事先模擬演習(xí)一下，以免臨場發(fā)生混亂。(4)視情況如有必要可安排兒童獻花。(5)新聞單位要配合宣傳。11.悼念活動的安排組織悼念活動是一項關(guān)系重大、難題甚多而又很有意義的工作。下面，就治喪活動、吊唁活動和追認(rèn)活動分別加以介紹。(1)治喪活動公葬、私葬都有治喪活動。公葬治喪活動盡管各地區(qū)有所不同，但大致都有以下程序：發(fā)布訃告。訃告是一種報喪的文書，由死者的治喪委員會發(fā)出。向遺體告別或瞻仰遺容。一般在靈堂舉行。死者整容后要放在靈堂前面，周圍放些鮮花和綠葉，靈堂兩側(cè)放有花圈。死者親屬站立在死者的右前方。前來向遺體告別或瞻仰遺容的人士從大門進入后，先鞠躬表示哀悼，然后繞死者半周，瞻仰遺容，最后與死者親屬握手表示慰問，再從另一側(cè)出廳?；鸹Ｏ蜻z體告別儀式結(jié)束后，由單位領(lǐng)導(dǎo)與親屬護送遺體到火化場火化。舉行追悼會。一般不提倡舉行追悼會。如舉行追悼會，在參加追悼會群眾站立的迎面放死者骨灰盒，骨灰盒上方懸掛死者鑲有黑邊的遺像，兩側(cè)是花圈。上邊是黑底白字橫幅，親屬送的花圈放在骨灰盒的前邊。追悼會的主持者首先帶領(lǐng)大家向死者遺像三鞠躬，然后介紹單位領(lǐng)導(dǎo)致悼詞。追悼儀式后，由治喪委員會負(fù)責(zé)人和死者親屬護送骨灰盒至安放處。在治喪期間，治喪委員會的成員和死者親屬要隨時在靈堂前接受吊唁。(2)吊唁活動友鄰單位有影響的人士逝世或舉行謁墓、立碑、骨灰安放儀式，需要派人前去或發(fā)唁電、唁函進行吊唁。吊唁是對死者表示敬重哀悼、對生者表示安慰的一種禮貌行為。派人前去吊唁。通常要履行簽名、獻花圈、默哀三個程序，然后隨死者單位安排進行。發(fā)唁電和唁函。唁電或唁函有兩種形式，一種是以單位名義向死者家屬或單位發(fā)出的，一種是以領(lǐng)導(dǎo)個人名義發(fā)的。(3)追認(rèn)活動對一些為某項工程獻身、為救災(zāi)搶險獻出生命、為搶救別人犧牲、為保衛(wèi)祖國和保護國