電子文件管理教程課件

電子文件的概念

電子文件的要素

電子文件的種類

電子文件的生命周期

電子文件的特點(diǎn)

電子文件的法律證據(jù)效力電子文件概述一、電子文件的概念電子文件（

electronicrecords

）是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄電子文件的兩個(gè)基本特征：電子文件是文件的一種類型，文件是電子文件的概念基礎(chǔ)。電子文件是由電子計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)字傳感器等數(shù)字設(shè)備生成處理和存儲(chǔ)的，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”（digitalrecords）第一節(jié)電子文件的概念和作用一、電子文件的概念認(rèn)識(shí)和判斷電子文件應(yīng)注意以下三個(gè)要點(diǎn)：電子文件是電子化業(yè)務(wù)及活動(dòng)的產(chǎn)物電子文件是內(nèi)容穩(wěn)定的信息憑證電子文件的信息表現(xiàn)方式是多樣化的第一節(jié)電子文件的概念和作用一、電子文件的概念在我國(guó)文件、檔案管理領(lǐng)域，對(duì)于文件有兩種理解：一種是狹義的理解，也稱為“小文件觀”，即“文件”特指處于業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中的記錄，歸檔之后的文件則被稱為“檔案”另一種是廣義的理解，也稱為“大文件觀”，涵蓋文件從生成到最終永久保存或銷毀的全過程，其中具有保存價(jià)值的文件被稱為“檔案”，在這種觀點(diǎn)中，文件包含檔案第一節(jié)電子文件的概念和作用二、電子文件的作用關(guān)于文件的作用和效力，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)文件管理第１部分：通則中歸納了13個(gè)方面：以有序、高效、負(fù)責(zé)的方式開展業(yè)務(wù)活動(dòng)；以一致和公平的方式提供服務(wù)；支持并記錄政策的形成和管理決策的過程；保證宏觀管理和微觀管理的一致性、連貫性和效率；方便業(yè)務(wù)活動(dòng)在整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的有效開展；在受災(zāi)的情況下，提供持續(xù)運(yùn)作的可能；滿足有關(guān)檔案、審計(jì)和監(jiān)督方面的法律法規(guī)的要求；第一節(jié)電子文件的概念和作用二、電子文件的作用為法律訴訟提供保護(hù)和支持，包括對(duì)與機(jī)構(gòu)活動(dòng)證據(jù)存在與否相伴隨的風(fēng)險(xiǎn)管理提供保護(hù)和支持；保護(hù)機(jī)構(gòu)的利益，保護(hù)員工、客戶和當(dāng)前及未來相關(guān)利益方的權(quán)利；支持并記錄當(dāng)前與未來的研究活動(dòng)、進(jìn)展情況、取得的成績(jī)以及歷史研究活動(dòng)；提供事務(wù)活動(dòng)、個(gè)人活動(dòng)和文化活動(dòng)的證據(jù)；建立事務(wù)標(biāo)識(shí)、個(gè)人標(biāo)識(shí)和文化標(biāo)識(shí)；建立機(jī)構(gòu)記憶、個(gè)人記憶或集體記憶第一節(jié)電子文件的概念和作用二、電子文件的作用在數(shù)字環(huán)境中，電子文件的作用會(huì)有所強(qiáng)化并以新的方式實(shí)現(xiàn)，主要表現(xiàn)在幾下幾方面：廣泛應(yīng)用于信息傳遞和社會(huì)交往廣泛應(yīng)用于信息傳遞和社會(huì)交往維護(hù)社會(huì)組織和個(gè)人的合法權(quán)益延續(xù)歷史，傳承文明第一節(jié)電子文件的概念和作用案例“911事件”引發(fā)數(shù)據(jù)災(zāi)備關(guān)注2001年9月11日，美國(guó)紐約世界貿(mào)易中心雙塔樓在“911”事件中倒塌，位于這座大樓中的許多公司，因?yàn)槠渌袠I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)被毀，無法繼續(xù)業(yè)務(wù)活動(dòng)，只得申請(qǐng)破產(chǎn)。世界著名的摩根斯坦利銀行的總部及其數(shù)據(jù)也毀于這次事件中，但是該銀行采用了數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，在數(shù)英里外的新澤西州的蒂內(nèi)克保留著備份數(shù)據(jù)，在重新安裝好硬件系統(tǒng)后，第三天就恢復(fù)了營(yíng)業(yè)。這個(gè)事件引發(fā)了全世界對(duì)于系統(tǒng)和數(shù)據(jù)災(zāi)備的關(guān)注。第一節(jié)電子文件的概念和作用案例東德大量電子文件無法讀取民主德國(guó)產(chǎn)生的包括行政文件、農(nóng)業(yè)文件、勞工統(tǒng)計(jì)資料、監(jiān)獄登記冊(cè)、人事案卷在內(nèi)的成千上萬份電子文件，在德國(guó)統(tǒng)一之后，由于介質(zhì)老化、軟件不詳?shù)戎T多原因不能讀取，經(jīng)全力搶救也無法挽回，造成了民主德國(guó)歷史的一段空白。第一節(jié)電子文件的概念和作用文件三要素:內(nèi)容（content）、背景（

context

）和結(jié)構(gòu)（structure）內(nèi)容指文件中所包含的表達(dá)作者意圖的信息內(nèi)容指文件中所包含的表達(dá)作者意圖的信息結(jié)構(gòu)是指電子文件的內(nèi)容組織和存儲(chǔ)方式，包括物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)第二節(jié)電子文件的要素一、按電子文件的信息存在形式劃分文本文件（text）數(shù)據(jù)文件（data）圖形文件（graphic）圖像文件（image）影像文件（video）聲音文件（audio）程序文件（program）多媒體文件（multimedia）超文本文件（htpertext）第三節(jié)電子文件的種類二、按電子文件的生成方式劃分按生成方式，電子文件可以分為原生電子文件和數(shù)字化電子文件原生電子文件:在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的數(shù)字信息文件，如在辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)中起草、發(fā)布、流轉(zhuǎn)的發(fā)文、電子郵件、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件等數(shù)字化電子文件:將模擬信息的源文件（

如紙質(zhì)文件、模擬錄音文件、縮微膠片等）經(jīng)由數(shù)字設(shè)備轉(zhuǎn)換而成的數(shù)字信息文件第三節(jié)電子文件的種類案例我國(guó)檔案數(shù)字化進(jìn)展截至2014年，全國(guó)3319個(gè)國(guó)家綜合檔案館以卷為保管單位的2.7億卷檔案已數(shù)字化4500多萬卷，數(shù)字化率為17％

，以件為保管單位的2.5億件檔案已數(shù)字化5000萬件，數(shù)字化率為20％

。截至2014年，青島市檔案館已經(jīng)將館藏3100萬頁檔案全文、95萬張照片23萬分鐘的音視頻檔案以及1500萬條目錄信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像，形成了豐富的數(shù)字檔案信息資源，其中開放檔案提供在線利用。第三節(jié)電子文件的種類三、按電子文件的生成系統(tǒng)劃分按生成系統(tǒng)，電子文件常見種類有電子公文、數(shù)據(jù)庫文件、電子郵件、網(wǎng)頁文件、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件、地理信息系統(tǒng)文件等第三節(jié)電子文件的種類案例英國(guó)政府網(wǎng)站檔案館英國(guó)國(guó)家檔案館于2003年9月建立了英國(guó)政府網(wǎng)站檔案館（UKCovernmentWebArchives,UKGWA），歸檔所有的英國(guó)中央政府網(wǎng)站，包括中央政府各部門網(wǎng)站、政府機(jī)構(gòu)和非政府部門的公共機(jī)構(gòu)網(wǎng)站、公共咨詢和皇家委員會(huì)網(wǎng)站、重要的國(guó)家醫(yī)療服務(wù)體系網(wǎng)站，以及區(qū)域發(fā)展機(jī)構(gòu)網(wǎng)站。該檔案館保存了從1996年至2014年大約3000個(gè)網(wǎng)站的大約25億網(wǎng)頁，數(shù)據(jù)達(dá)90TB。該檔案館具有完善的瀏覽和檢索功能，還設(shè)置了跳轉(zhuǎn)功能，如果用戶查找的網(wǎng)站已不存在，而在政府網(wǎng)站檔案館中獲得保存，那么用戶就會(huì)自動(dòng)被引入該檔案館。第三節(jié)電子文件的種類案例我國(guó)政務(wù)微博快速發(fā)展截至2014年11月底，我國(guó)政務(wù)微博認(rèn)證賬號(hào)（

含新浪微博、騰訊微博兩大平臺(tái)）達(dá)到27.7萬個(gè)，累計(jì)覆蓋43.9億人次，中央國(guó)家機(jī)關(guān)政務(wù)微博認(rèn)證賬號(hào)達(dá)到219個(gè)，累計(jì)覆蓋2.7億人次，省級(jí)及以下各級(jí)單位政務(wù)微博認(rèn)證賬號(hào)超過19.4個(gè)，累計(jì)覆蓋20.8億人次。截至2014年12月，中國(guó)政務(wù)微博年發(fā)布量達(dá)到1782.3萬余條，同比增長(zhǎng)20.1％

，轉(zhuǎn)發(fā)評(píng)論量達(dá)2.3億條，同比增長(zhǎng)17.5％

。在發(fā)布量明顯增長(zhǎng)的同時(shí)，評(píng)論轉(zhuǎn)發(fā)比、原創(chuàng)微博量方面也有明顯提升。政務(wù)微博呈現(xiàn)集群化發(fā)展特點(diǎn)，形成從中央到地方，覆蓋不同級(jí)別、不同職能部門的政務(wù)微博矩陣。隨著“互聯(lián)網(wǎng)＋政務(wù)”的推進(jìn)，政務(wù)微博運(yùn)營(yíng)已經(jīng)成為政府日常工作的組成部分，運(yùn)營(yíng)水平的高低也成為政府部門行政能力的“標(biāo)尺”第三節(jié)電子文件的種類案例英國(guó)在線社交媒體檔案庫英國(guó)國(guó)家檔案館在線社交媒體檔案庫已經(jīng)保存７０００

多份ＹｏｕＴｕｂｅ視頻和超過６５０００份政府部門發(fā)布的Ｔｗｉｔｔｅｒ消息，這些歸檔的社交媒體內(nèi)容作為官方公共檔案被永久保存。該系統(tǒng)可以通過抓取“快照”的形式收集Ｔｗｉｔｔｅｒ消息，包括很多重大事件的信息，如喬治王子出生、王妃鉆石慶典、

２０１２年倫敦奧運(yùn)會(huì)和２０１３年溫布爾登網(wǎng)球公開賽等。在線社交媒體檔案庫還保存與社交媒體內(nèi)容相關(guān)的背景信息，包括發(fā)布者和發(fā)布時(shí)間等，以保障其真實(shí)性和便于利用第三節(jié)電子文件的種類四、按電子文件的功能劃分按功能，電子文件可分為主文件和支持性、輔助性、工具性文件主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件支持性文件主要是指生成和運(yùn)行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等主文件和支持性、輔助性、工具性文件是互相作用、相輔相成的第三節(jié)電子文件的種類一、文件生命周期理論要點(diǎn)文件生命周期理論的基本內(nèi)容可以概括為三方面：文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程這一過程依文件價(jià)值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段文件在每一階段因其特定的效用狀態(tài)和價(jià)值形態(tài)而與價(jià)值主體、保存場(chǎng)所和管理形式之間存在一種對(duì)應(yīng)關(guān)系第四節(jié)電子文件的生命周期二、電子文件生命周期理論的發(fā)展國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)１９９７年頒布的《電子文件管理指南》提出了電子文件生命周期（thelifecycleofelectronicrecord）的概念，把電子文件劃分為三個(gè)階段：設(shè)計(jì)階段（或概念階段,conceptstage）:電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)和安裝階段形成階段（creationstage）:每一份電子文件在電子環(huán)境中生成的過程保管階段（maintenancestage）:對(duì)形成后的電子文件進(jìn)行技術(shù)維護(hù)和保管的階段第四節(jié)電子文件的生命周期三、文件連續(xù)體理論澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·厄普沃德（FrankUpward）在20

世紀(jì)90年代提出了“文件連續(xù)體理論”（theoryofrecordscontinuum）文件連續(xù)體理論構(gòu)建了一個(gè)由四個(gè)坐標(biāo)軸:文件形成者軸、業(yè)務(wù)活動(dòng)軸、價(jià)值表現(xiàn)軸和文件保管軸，其組成的坐標(biāo)體系，用以描述文件生成、管理、保存中的各種要素及其相互影響該理論認(rèn)為，文件管理是“往復(fù)運(yùn)動(dòng)于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過程”，這種過程打破了原來文件生命周期理論中各階段之間截然分開的界限，取而代之以連續(xù)保管模型第四節(jié)電子文件的生命周期一、電子文件的技術(shù)特點(diǎn)數(shù)字信息的非人工識(shí)讀性計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的依賴性信息與特定載體之間的易分離性信息的易變性信息存儲(chǔ)的高密度性多種信息媒體的可集成性信息組織的多維性物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離性信息的可操作性第五節(jié)電子文件的特點(diǎn)案例利用庭審記錄研究治安規(guī)律2012年，美國(guó)喬治梅森大學(xué)聯(lián)合英國(guó)的兩所大學(xué)，將倫敦市240年的罪犯庭審記錄輸入計(jì)算機(jī)，然后對(duì)這些數(shù)據(jù)加以挖掘和分析，研究各種案件的發(fā)展趨勢(shì)、觸發(fā)原因和社會(huì)背景第五節(jié)電子文件的特點(diǎn)案例讓每件產(chǎn)品產(chǎn)生記憶通用電氣公司“工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)計(jì)劃”的一部分是通過傳感器監(jiān)測(cè)生產(chǎn)過程，他們的目標(biāo)是“讓每件產(chǎn)品產(chǎn)生記憶”。產(chǎn)品在出廠前就被植入傳感器，記錄它的生產(chǎn)過程，在產(chǎn)品到達(dá)顧客手中、進(jìn)入服務(wù)狀態(tài)之后，傳感器將每時(shí)每刻記錄產(chǎn)品的運(yùn)行情況，一旦出現(xiàn)問題和故障，通用電氣公司可以快速整合生產(chǎn)記錄、銷售記錄、產(chǎn)品運(yùn)行記錄等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并采取措施第五節(jié)電子文件的特點(diǎn)二、電子文件的形成特點(diǎn)電子文件與形成活動(dòng)的伴生性電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系性電子文件種類與狀態(tài)的多樣性第五節(jié)電子文件的特點(diǎn)案例國(guó)家電網(wǎng)公司不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件類型國(guó)家電網(wǎng)公司通過“三集五大”的信息化體系來支撐業(yè)務(wù)。其中ERP（涵蓋人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、物資管理、設(shè)備管理、項(xiàng)目管理）、協(xié)同辦公、生產(chǎn)管理、營(yíng)銷管理、基建管理、省調(diào)運(yùn)行、科技項(xiàng)目管理、經(jīng)法、安監(jiān)、大規(guī)劃、電子商務(wù)、電力市場(chǎng)交易等12個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)接入了電子文件管理平臺(tái)，截至2014年末已存儲(chǔ)2億條電子文件數(shù)據(jù)第五節(jié)電子文件的特點(diǎn)我國(guó)順應(yīng)信息時(shí)代證據(jù)形式的發(fā)展趨勢(shì)，通過法律法規(guī)的制定與更新，為電子文件法律證據(jù)地位的確立提供了依據(jù)，主要見于《中華人民共和國(guó)電子簽名法》《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》《中華人民共和國(guó)刑事訴訟法》

《電子公文傳輸管理辦法》等我國(guó)的法律已經(jīng)原則上承認(rèn)了電子文件的法律證據(jù)效力、特定條件下電子公文具有憑證作用、電子數(shù)據(jù)明確作為一種新的證據(jù)類型第六節(jié)電子文件的法律證據(jù)效力案例電子郵件的法律證據(jù)效力2008年2月底，消費(fèi)者就微軟在某些性能不足以運(yùn)行所有vista功能的電腦上貼上“VistaCapable”標(biāo)簽一事提起集體訴訟，并要求微軟CEO史蒂夫·鮑爾默出庭作證。微軟對(duì)此提起上訴，堅(jiān)稱鮑爾默與此案決策毫無關(guān)系，沒有必要出庭作證，而負(fù)責(zé)此項(xiàng)目的兩位經(jīng)理已離開公司。原告拿出幾封微軟內(nèi)部的電子郵件來證明鮑爾默可能對(duì)VistaCapable項(xiàng)目有特殊的了解，美國(guó)西雅圖區(qū)聯(lián)邦法官瑪莎·佩奇曼認(rèn)為該證據(jù)有效，裁定鮑爾默必須在1個(gè)月內(nèi)到庭作證，并且作證時(shí)間最多可達(dá)３小時(shí)此外，截至2015年，依據(jù)美國(guó)X1Discovery網(wǎng)站公布的數(shù)據(jù)，已有900起法庭案件是由社交網(wǎng)絡(luò)的信息作為證據(jù)解決的第六節(jié)電子文件的法律證據(jù)效力１．

電子文件的概念是什么？２．

分析“大文件觀”視角下電子文件與電子檔案的關(guān)系。３．

電子文件的作用有哪些？４．

電子文件的要素有哪些？５．

電子文件的種類有哪些？６．

如何理解電子文件生命周期理論？７．

電子文件有哪些技術(shù)特點(diǎn)？８．

電子文件的形成特點(diǎn)包括哪些？９．

電子文件是否具有法律證據(jù)效力？思考與練習(xí)電子文件的管理目標(biāo)電子文件管理的效用電子文件的管理理念與原則電子文件的管理模式電子文件的管理體制電子文件管理的法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)電子文件管理概述一、保證電子文件的真實(shí)性真實(shí)性的三個(gè)要求:文件與其制文目的相符文件的形成和發(fā)送與其既定的形成者和發(fā)送者相吻合文件的形成或發(fā)送與其既定時(shí)間一致在我國(guó)，電子文件的真實(shí)性包含形成過程和內(nèi)容兩個(gè)方面第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)一、保證電子文件的真實(shí)性保證電子文件真實(shí)性的困難:電子文件信息的易更改性，在電子文件形成、流轉(zhuǎn)和使用過程中，如果不采取控制措施，極易不留痕跡地改動(dòng)文件信息技術(shù)措施的不配套，如未普遍采用數(shù)字簽名技術(shù)、元數(shù)據(jù)捕獲、運(yùn)行過程追蹤審計(jì)等電子文件信息的軟硬件依賴性，由于軟硬件平臺(tái)的不斷升級(jí)，為保證電子文件信息的可讀性，通常需要對(duì)文件適時(shí)遷移，以適應(yīng)新的運(yùn)行環(huán)境，而遷移過程可能造成文件某些信息的變化或丟失，影響電子文件的真實(shí)性第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)二、保證電子文件的完整性完整性是實(shí)現(xiàn)電子文件證據(jù)價(jià)值、情報(bào)價(jià)值和長(zhǎng)期可讀的重要保障，不完整的電子文件往往不能證實(shí)自身的真實(shí)性，也不能如實(shí)反映機(jī)構(gòu)活動(dòng)的真實(shí)面貌第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)二、保證電子文件的完整性為了確保相關(guān)電子文件的齊全完整:要切實(shí)維護(hù)電子文件的邏輯聯(lián)系，確保每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息無缺損、未被更改和可關(guān)聯(lián)要掌握電子文件的形成規(guī)律和分布狀況，對(duì)本機(jī)構(gòu)、本地區(qū)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同信息平臺(tái)、不同媒體的文件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理，詳細(xì)確定電子文件的歸檔范圍和歸檔要求，通過系統(tǒng)功能和人工監(jiān)控將具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件收集齊全，完整歸檔要執(zhí)行國(guó)家檔案局發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，將公務(wù)電子郵件納入電子文件管理范圍，關(guān)注專用業(yè)務(wù)系統(tǒng)及新媒體環(huán)境中具有文件價(jià)值的新型記錄信息，探索和改進(jìn)電子文件的收集策略第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)三、保證電子文件的可用性文件的可用性指的是文件可以被查找、檢索、呈現(xiàn)或理解電子文件的可用性表現(xiàn)在三個(gè)方面：電子文件是可以查詢到的電子文件信息是可以利用的電子文件是可讀、可再現(xiàn)的第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)三、保證電子文件的可用性文件的可用性主要面臨三個(gè)問題：電子文件的非人工識(shí)讀性。電子文件的信息是一系列二進(jìn)制比特流，人不能直接識(shí)讀，只能借助計(jì)算機(jī)硬件與軟件讀取電子文件的系統(tǒng)依賴性使得每一份文件只有在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境中才能被真實(shí)再現(xiàn)，系統(tǒng)不兼容或軟硬件的升級(jí)換代往往導(dǎo)致文件無法讀出電子文件載體的長(zhǎng)期保存。電子文件載體的壽命要遠(yuǎn)短于紙張，更容易老化和損壞此外，病毒感染、信號(hào)衰減、加密文件無法正確解密等原因也都可能影響文件的順利讀出第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)四、保證電子文件的安全性電子文件的安全性是指電子文件在產(chǎn)生、傳輸、使用等過程中載體和信息的安全電子文件的安全性是真實(shí)性、完整性、可用性的基礎(chǔ)，是對(duì)電子文件擁有者和合法使用者利益的保障，任何安全問題都可能使電子文件遭受破壞，使其利益相關(guān)者遭受不同程度的損失第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)四、保證電子文件的安全性電子文件安全性的含義大致可歸結(jié)為文件自身安全和文件使用安全兩個(gè)方面文件自身安全是指文件的真實(shí)性、完整性、可用性未遭侵害，確保以可信的狀態(tài)存在和再現(xiàn)文件使用安全是指在規(guī)定的權(quán)限中合規(guī)使用電子文件，沒有因惡意或無意的違規(guī)使用造成文件信息的變化、泄密和被損壞第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)四、保證電子文件的安全性影響電子文件安全的因素非常復(fù)雜，包括自然災(zāi)害、社會(huì)災(zāi)害等環(huán)境因素，硬件、軟件、病毒、系統(tǒng)功能等技術(shù)因素，黑客、竊密等人為因素，制度規(guī)范、管理設(shè)施、管理者素質(zhì)等管理因素，等等第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)一、管護(hù)信息資產(chǎn)案例5家華爾街股票代理公司未保留電子郵件遭罰2002年12月，5家華爾街股票代理公司德意志銀行、高盛集團(tuán)、美國(guó)銀行公司、摩根斯坦利和花旗集團(tuán)旗下的所羅門美邦，因未保留與業(yè)務(wù)有關(guān)的電子郵件，而被分別處以165萬美元的罰款。2006年5月，摩根斯坦利再次因未按規(guī)則保存電子郵件而被美國(guó)證交會(huì)罰款1500萬美元。此前該公司因拒絕交出電子郵件而輸了一場(chǎng)民事官司，被陪審團(tuán)一審判定賠償14.5億美元第二節(jié)電子文件管理的效用二、提高工作效率案例電子文件管理可提升經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益加強(qiáng)電子文件管理，是當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)轉(zhuǎn)型發(fā)展的內(nèi)在要求，是建設(shè)環(huán)境友好、資源節(jié)約型社會(huì)的一個(gè)有效途徑、是提升經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的一個(gè)有力措施。據(jù)海關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì).2014年全國(guó)共有32.9萬家企業(yè)參與無紙化通關(guān)，占全國(guó)進(jìn)出口企業(yè)總數(shù)的88％

，進(jìn)出口電子報(bào)關(guān)單通關(guān)時(shí)間平均比傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)關(guān)單通關(guān)時(shí)間分別少32.51小時(shí)和5.27小時(shí)。另據(jù)央行數(shù)據(jù)顯示，截至2014年年底，我國(guó)信用卡累計(jì)發(fā)卡量已突破4.36億張。如果信用卡紙質(zhì)對(duì)賬單全部改為電子對(duì)賬單，僅郵寄費(fèi)一項(xiàng)一年節(jié)省可達(dá)數(shù)十億元第二節(jié)電子文件管理的效用二、提高工作效率案例電子文件管理可提高行政效率，方便社會(huì)利用2014年，國(guó)家衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)建立了國(guó)家新農(nóng)合電子文件交換平臺(tái)，形成了國(guó)家、省、醫(yī)院之間的電子文件交換傳輸通道，方便了農(nóng)民跨省就醫(yī)報(bào)銷，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可通過新農(nóng)合電子文件管理信息系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷單據(jù)核對(duì)，大大縮短了報(bào)銷周期，使農(nóng)民短期內(nèi)就能拿到新農(nóng)合補(bǔ)償款，減輕了農(nóng)民經(jīng)濟(jì)壓力。同時(shí)，該試點(diǎn)工程中還設(shè)立了人工費(fèi)用核查操作，提高了新農(nóng)合補(bǔ)償審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率，降低了行政成本第二節(jié)電子文件管理的效用三、方便利用共享案例電子文件助力搭建土地管理改革創(chuàng)新大平臺(tái)2011年，國(guó)土資源部開發(fā)全國(guó)宗地電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)宗地統(tǒng)一代碼電子文件數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)在線獲取，利用國(guó)土資源業(yè)務(wù)網(wǎng)，建立數(shù)據(jù)匯交系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)和省、市、縣電子文件信息的聯(lián)動(dòng)傳輸，并保持?jǐn)?shù)據(jù)的統(tǒng)一性。宗地電子文件既關(guān)聯(lián)宗地的權(quán)屬、空間等土地管理信息，又關(guān)聯(lián)房屋、基礎(chǔ)建設(shè)等經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息，實(shí)時(shí)同步各類土地的用地性質(zhì)、使用狀況、權(quán)屬關(guān)系、變動(dòng)情況等信息，為實(shí)施以土地為核心的不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為國(guó)土資源管理提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)支撐，為人口普查、水利普查、城鄉(xiāng)規(guī)劃等提供科學(xué)決策依據(jù)，為社會(huì)公眾提供準(zhǔn)確、快捷的權(quán)屬登記和信息查詢服務(wù)，全面提升國(guó)土資源綜合監(jiān)管能力和信息社會(huì)化共享服務(wù)水平第二節(jié)電子文件管理的效用三、方便利用共享案例民生檔案就地查詢，全市通辦上海檔案部門拓展民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)內(nèi)容，使知青上山下鄉(xiāng)、知青返城、知青子女回滬、婚姻登記、計(jì)劃生育等五類檔案實(shí)現(xiàn)“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動(dòng)、全市通辦”。目前覆蓋全市208個(gè)社區(qū)事務(wù)受理中心的上海民生檔案工作遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)，惠及全市2300多萬市民。市民可以憑本人有效身份證件，在就近的檔案館或街鎮(zhèn)社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心查到本人檔案信息，并當(dāng)場(chǎng)獲得檔案部門出具的檔案證明，在獲得證明的同時(shí)，一次性把要辦的事辦完。據(jù)統(tǒng)計(jì)，自“全市通辦”開通以來，受惠群眾已超過3萬多人次第二節(jié)電子文件管理的效用三、方便利用共享案例南京電子病歷文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)區(qū)域病歷共享南京市衛(wèi)生局開發(fā)了電子病歷文件管理系統(tǒng)，集中采集南京市各醫(yī)院病案首頁、出院小結(jié)、檢驗(yàn)檢查報(bào)告、中西藥處方表、費(fèi)用明細(xì)表等電子病歷文件，采集的版式文件可按照流程在試點(diǎn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)共享和調(diào)閱。同時(shí)，該系統(tǒng)開發(fā)了第三方調(diào)閱接口，實(shí)現(xiàn)與南京衛(wèi)生12320網(wǎng)站、南京微信微門戶、我的南京APP等互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的對(duì)接，進(jìn)行過實(shí)名認(rèn)證的用戶可通過應(yīng)用查詢醫(yī)檢結(jié)果第二節(jié)電子文件管理的效用四、保存數(shù)字記憶電子文件的長(zhǎng)期保存具有多重功用和價(jià)值，擇其要點(diǎn)：一是提供既往信息作為現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)和決策的參照借鑒二是作為歷史資料守護(hù)真相，連接古今三是作為文化資源多元開發(fā)第二節(jié)電子文件管理的效用一、電子文件管理理念法規(guī)遵從理念業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)理念資產(chǎn)管理理念風(fēng)險(xiǎn)管理理念全程管理理念全程管理理念集成管理理念動(dòng)態(tài)管理理念第三節(jié)電子文件的管理理念與原則一、電子文件管理理念案例文件與相關(guān)業(yè)務(wù)的融合管理秦山核電公司將文件管理流程嵌入設(shè)備管理流程之中，充分滿足設(shè)備管理的需要。設(shè)備文件的生成、流轉(zhuǎn)、發(fā)布和利用分別對(duì)應(yīng)著設(shè)備管理當(dāng)中不同的工作環(huán)節(jié)，參與或承擔(dān)某項(xiàng)設(shè)備管理職能，而設(shè)備文件的生成、流轉(zhuǎn)、發(fā)布和利用都要經(jīng)過文檔管理部門的審核，保證其規(guī)范性及處于受控狀態(tài)，從而大大提高了設(shè)備管理的質(zhì)量和效率第三節(jié)電子文件的管理理念與原則一、電子文件管理理念案例家電網(wǎng)以電子文件管理提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益2013年5月，國(guó)家電網(wǎng)公司全面啟動(dòng)電子文件管理工作，經(jīng)過兩年多的努力，建成了覆蓋所有單位、貫穿主要業(yè)務(wù)、聯(lián)通各層級(jí)的電子文件管理系統(tǒng)。通過將電子文件管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作深度融合，有效降低了企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本，提高了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。以財(cái)務(wù)部門為例，通過開展財(cái)務(wù)憑據(jù)線上流轉(zhuǎn)，預(yù)計(jì)每年可為企業(yè)減少紙張打印費(fèi)、運(yùn)輸傳遞費(fèi)1400余萬元，財(cái)務(wù)核算流轉(zhuǎn)效率可提高３０％

，減少人員使用750人／

年。再以信息化部門為例，該部門利用電子文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了廢棄業(yè)務(wù)信息設(shè)備的騰退再利用，共騰退243套廢棄業(yè)務(wù)系統(tǒng)、630臺(tái)服務(wù)器，節(jié)約運(yùn)維費(fèi)300余萬元、設(shè)備費(fèi)200余萬元，極大緩解了系統(tǒng)運(yùn)維壓力，實(shí)現(xiàn)了資源的科學(xué)調(diào)配和高效利用第三節(jié)電子文件的管理理念與原則二、我國(guó)電子文件管理原則統(tǒng)一管理全程管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)便于利用安全保密第三節(jié)電子文件的管理理念與原則一、雙套制和全電子化雙套制：對(duì)同一份文件實(shí)行紙質(zhì)版本和電子版本的雙套存儲(chǔ)管理，這是一種依存于紙質(zhì)文件的電子文件管理全電子化：文件從生成、運(yùn)轉(zhuǎn)到歸檔保存都以電子形式存在，電子文件的業(yè)務(wù)有效性和法律憑證性已經(jīng)得到認(rèn)可，可以獨(dú)立地行使文件的職能，成為機(jī)構(gòu)中最重要、最核心、最可信的信息資源第四節(jié)電子文件的管理模式一、雙套制和全電子化獨(dú)立運(yùn)行的電子文件管理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)有：以電子文件獨(dú)立行使職能為目標(biāo)，確保電子文件具有行政（

業(yè)務(wù)）有效性和法律證據(jù)性被納入管理范圍的電子文件須由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息構(gòu)成電子文件管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，支持流暢的、合法的業(yè)務(wù)處理過程和文件流程，推動(dòng)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)和完善，成為機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)的重要組成部分第四節(jié)電子文件的管理模式二、集中式與分布式集中式保管模式：對(duì)于具有檔案價(jià)值的電子文件應(yīng)該交由檔案館保存分布式保管模式：形成機(jī)構(gòu)應(yīng)該自始至終保管自己的電子文件，而不是將進(jìn)入檔案階段的電子文件移交檔案館，檔案館對(duì)于非現(xiàn)行電子文件的保管進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，并具有一定的控制權(quán)兩種模式的共同點(diǎn)：檔案館應(yīng)該在總體上控制對(duì)國(guó)家具有保存價(jià)值的電子文件資源第四節(jié)電子文件的管理模式一、宏觀管理體制改革加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)拓展管理職能覆蓋全程管理第五節(jié)電子文件的管理體制二、電子文件不同階段的管理分工與組織三個(gè)階段：文件形成階段，文件形成單位管理階段，文件長(zhǎng)期保存階段第五節(jié)電子文件的管理體制三、電子文件中心電子文件中心項(xiàng)目大致有以下幾種類型:現(xiàn)行文件查詢服務(wù)型備份型中轉(zhuǎn)站型，即中間性、過渡性管理機(jī)構(gòu)永久保管型系統(tǒng)服務(wù)型第五節(jié)電子文件的管理體制三、電子文件中心案例·安徽省電子文件中心安徽省電子文件中心于2005年10月啟動(dòng)建設(shè)，2012年年底建成使用，累計(jì)投入經(jīng)費(fèi)800萬元。建設(shè)目標(biāo)定位于四個(gè)方面：一是保存數(shù)字檔案遺產(chǎn)，對(duì)省直單位產(chǎn)生的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，實(shí)行規(guī)范采集、歸檔，移交管理，永久保存；二是通過建立有效的管理體制機(jī)制，探索科學(xué)的策略、方法，應(yīng)用先進(jìn)實(shí)用技術(shù)，保障電子文件具備憑證屬性；三是實(shí)現(xiàn)資源共享，提供一站式服務(wù)；四是通過電子文件規(guī)范化管理，提高政府效能。電子文件中心建設(shè)堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行，同步起草了三個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，完整定義了電子文件信息模型，電子文件元數(shù)據(jù)和歸檔文件按照洋蔥結(jié)構(gòu)封裝成XML單一對(duì)象，實(shí)現(xiàn)了信息的自包含、自描述、自證明和顯示一致性，擺脫了依賴管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)遵從《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型》，具備電子文件收、管、存、用完整功能。目前已接收15家省直單位電子文件，數(shù)據(jù)量83GB

第五節(jié)電子文件的管理體制四、數(shù)字檔案館概念：數(shù)字檔案館被總結(jié)為實(shí)體概念（

或稱機(jī)構(gòu)概念）和系統(tǒng)概念兩類前者是對(duì)傳統(tǒng)檔案館概念的一種繼承，其核心功能不變，只是數(shù)字檔案館集中管理的對(duì)象變成了數(shù)字形式的檔案后者則是對(duì)既有檔案館概念的一種顛覆，其屬概念從“機(jī)構(gòu)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔⑾到y(tǒng)”，其功能從保管利用變?yōu)檎喜煌畔①Y源提供在線服務(wù)第五節(jié)電子文件的管理體制四、數(shù)字檔案館數(shù)字檔案館具備以下特點(diǎn)：數(shù)字檔案館的本質(zhì)特征是具備一個(gè)收集、管理、共享利用數(shù)字檔案信息的系統(tǒng)該系統(tǒng)的管理對(duì)象以數(shù)字檔案為主，也可以包括其他類型信息。數(shù)字檔案館的建設(shè)主體可以是一個(gè)實(shí)體檔案館、多個(gè)檔案館，可以是非傳統(tǒng)檔案保存機(jī)構(gòu)第五節(jié)電子文件的管理體制四、數(shù)字檔案館數(shù)字檔案館的類型：按照管理對(duì)象和功能定位，數(shù)字檔案館包括電子文件長(zhǎng)期保存型和歷史檔案共享服務(wù)型按照系統(tǒng)建設(shè)方式，數(shù)字檔案館包括獨(dú)立式和集中式兩種類型第五節(jié)電子文件的管理體制四、數(shù)字檔案館數(shù)字檔案館的功能：接收（或攝?。?，負(fù)責(zé)從生產(chǎn)者處接收提交信息包，生成檔案信息包檔案存儲(chǔ)，負(fù)責(zé)存儲(chǔ)和檢索檔案信息包。數(shù)據(jù)管理實(shí)體負(fù)責(zé)填充、維護(hù)和存取檔案館藏的描述性信息和管理檔案所需的管理性信息利用（或訪問、

存?。?，負(fù)責(zé)生成分發(fā)信息包，為用戶提供信息利用服務(wù)保存計(jì)劃（或保存規(guī)劃），負(fù)責(zé)監(jiān)控系統(tǒng)環(huán)境，提供長(zhǎng)期保存策略的推薦意見，以確保系統(tǒng)存儲(chǔ)的信息能夠長(zhǎng)期被指定用戶群利用行政管理，包含系統(tǒng)其他實(shí)體日常運(yùn)行所需的服務(wù)和功能第五節(jié)電子文件的管理體制四、數(shù)字檔案館數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)數(shù)字檔案資源建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)安全保障體系建設(shè)第五節(jié)電子文件的管理體制一、電子文件管理的法律規(guī)范電子文件法律規(guī)范是由國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān)按照一定的立法程序制定并依靠國(guó)家強(qiáng)制力保證實(shí)施的行為規(guī)范，表現(xiàn)形式一般是有關(guān)法律文件中的禁止性條文、義務(wù)性條文、授權(quán)性條文等。由于電子文件及其管理尚處于不成熟期，各國(guó)有關(guān)電子文件的法律規(guī)范除了具有國(guó)家立法的權(quán)威性、強(qiáng)制性之外，目前還具有分散性、不配套性、間接性、模糊性等特點(diǎn)關(guān)于電子文件的法律證據(jù)效力、安全問題、隱私權(quán)問題、知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題都有法律法規(guī)涉及第六節(jié)

電子文件管理的法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)二、電子文件管理制度綜合性電子文件管理制度綜合性電子文件管理制度是旨在實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理，較為全面地涉及各方面管理要求的制度。其范圍可以是一個(gè)機(jī)構(gòu)、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)國(guó)家甚至國(guó)際性的，其內(nèi)容既有宏觀的原則性要求，也有比較具體的操作性規(guī)定專項(xiàng)電子文件管理制度專項(xiàng)電子文件管理制度是依照有關(guān)的法律法規(guī)和綜合性電子文件管理制度的精神，針對(duì)電子文件及其管理的某一方面內(nèi)容而制定的制度。這類制度主要涉及

電子文件的管理程序、方法、技術(shù)等，內(nèi)容一般比較具體、詳細(xì)，具有可操作性第六節(jié)

電子文件管理的法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)三、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)與我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)（部分）第六節(jié)

電子文件管理的法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)1．電子文件管理的目標(biāo)有哪些？2．影響電子文件管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的主要因素有哪些？3．電子文件管理有哪些方面的效用？4．如何在與紙質(zhì)文件管理的比較中理解電子文件管理理念和管理原則？5．分別理解法規(guī)遵從、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)等電子文件管理理念的內(nèi)涵和實(shí)踐應(yīng)用。6．如何認(rèn)識(shí)和推動(dòng)文件管理從雙套制向全電子化的轉(zhuǎn)變？思考與練習(xí)7．你怎樣看待關(guān)于分布式與集中式保管的爭(zhēng)論、演變與走向？8．電子文件管理體制建設(shè)與改革的重點(diǎn)是什么？9．電子文件不同階段的組織分工是怎樣的？10．你認(rèn)為電子文件中心的功能如何定位為宜？11．?dāng)?shù)字檔案館的功能與建設(shè)內(nèi)容是什么？12．電子文件管理的法規(guī)制定現(xiàn)狀如何？13．電子文件管理的制度制定現(xiàn)狀如何？14．電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)制定現(xiàn)狀如何？思考與練習(xí)電子文件形成的概念電子文件的創(chuàng)建電子文件的接收電子文件的流轉(zhuǎn)電子文件的更改電子文件的分發(fā)電子文件的形成電子文件的傳輸電子文件形成系統(tǒng)電子文件形成的管理要求電子文件形成的管理職責(zé)電子文件形成的管理系統(tǒng)一、電子文件形成的概念理解一般理解：認(rèn)為形成是一個(gè)概括度比較高的詞，用以描述電子文件從無到有的過程基于電子文件管理系統(tǒng)的理解：認(rèn)為只有捕獲進(jìn)入ＥＲＭＳ的符合文件定義的數(shù)據(jù)才是電子文件，電子文件的形成即電子文件捕獲綜合理解，即將上面兩種觀點(diǎn)綜合起來，持這種觀點(diǎn)的代表性機(jī)構(gòu)是國(guó)際文件管理信托基金會(huì)第一節(jié)電子文件形成概述二、電子文件形成活動(dòng)創(chuàng)建創(chuàng)建工具：硬件工具和軟件工具；創(chuàng)建途徑：原生性創(chuàng)建和再生性創(chuàng)建接收：電子文件形成機(jī)構(gòu)從其他機(jī)構(gòu)接收電子文件的活動(dòng)流轉(zhuǎn)：電子文件由形成機(jī)構(gòu)內(nèi)部多個(gè)部門、多個(gè)人員處理生效的過程更改：按照一定的標(biāo)準(zhǔn)、原則、制度和要求，應(yīng)用特定的方式修改、補(bǔ)充或變更某份電子文件某些內(nèi)容的過程更改過程：提出更改申請(qǐng)、審核更改申請(qǐng)、執(zhí)行更改操作和記錄更改過程第一節(jié)電子文件形成概述二、電子文件形成活動(dòng)分發(fā)分發(fā)類型:按照分發(fā)發(fā)生的時(shí)機(jī)，可以分為：文件流轉(zhuǎn)之中的分發(fā)與文件流轉(zhuǎn)之后的分發(fā)；按照文件接收對(duì)象的不同，分發(fā)可以分為直接分發(fā)和間接分發(fā)傳輸傳輸方式：介質(zhì)傳輸和網(wǎng)絡(luò)傳輸例：電子公文傳輸系統(tǒng)第一節(jié)電子文件形成概述二、電子文件形成活動(dòng)關(guān)于流轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)過程第一節(jié)電子文件形成概述二、電子文件形成活動(dòng)關(guān)于流轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)類型：括以文件為中心的流轉(zhuǎn)和以業(yè)務(wù)為中心的流轉(zhuǎn)第一節(jié)電子文件形成概述三、電子文件形成的技術(shù)環(huán)境多載體并存的技術(shù)環(huán)境電子文件形成系統(tǒng)的類型大致分為兩類：第一，桌面系統(tǒng)，第二，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)支撐的網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)典型電子文件形成系統(tǒng)的功能——流轉(zhuǎn)功能流轉(zhuǎn)功能包括定義流轉(zhuǎn)過程、支持審批、通知消息、記錄流轉(zhuǎn)過程等第一節(jié)電子文件形成概述基于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我們可以將電子文件形成過程中的管理要求總結(jié)為如下方面：合規(guī)形成按需形成形式規(guī)范內(nèi)容準(zhǔn)確背景完整格式得當(dāng)流程合理控制得當(dāng)有效識(shí)別等第二節(jié)電子文件形成的管理要求流程合理流程合理的具體要求：電子文件形成流程合理電子文件形成流程和電子文件歸檔管理流程、電子文件長(zhǎng)期保存流程得到有效整合第二節(jié)電子文件形成的管理要求流程合理流程優(yōu)化的方法自動(dòng)化：將電子文件管理流程中部分管理活動(dòng)或其部分工作步驟交由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)執(zhí)行削減：削減電子文件管理流程中部分管理活動(dòng)或其部分工作步驟前置：可將電子文件管理流程中部分后續(xù)管理活動(dòng)或其部分工作步驟提前，在文件生命周期前端實(shí)現(xiàn)，相應(yīng)地，讓原來負(fù)責(zé)后續(xù)活動(dòng)的有關(guān)人員參與前端過程合并：將電子文件管理流程中部分管理活動(dòng)或其部分工作步驟合成一項(xiàng)管理活動(dòng)或一個(gè)工作步驟并行：將電子文件形成、管理流程中原先按照先后順序依次執(zhí)行的部分管理活動(dòng)或其部分工作步驟并行執(zhí)行第二節(jié)電子文件形成的管理要求控制得當(dāng)控制得當(dāng)是指對(duì)電子文件的形成過程采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行監(jiān)督和控制，主要包括狀態(tài)控制、權(quán)限控制、版本控制等狀態(tài)控制：電子文件形成過程中需要控制的狀態(tài)主要有處理狀態(tài)、生效狀態(tài)權(quán)限控制：電子文件形成機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立人員安全管理機(jī)制和授權(quán)機(jī)制，對(duì)電子文件的形成和管理的權(quán)限進(jìn)行恰當(dāng)?shù)目刂瓢姹究刂疲喊姹究刂品绞剑罕镜厥健⒓惺?、分布式第二?jié)電子文件形成的管理要求一、電子文件形成的管理職責(zé)電子文件形成者的職責(zé)確保電子文件合規(guī)形成、按需形成、背景完整、控制得當(dāng)文件、檔案人員的職責(zé)文件、檔案部門主管：對(duì)電子文件的形成負(fù)有總體管理職責(zé)文件控制人員：處理和組織公司各種與項(xiàng)目管理有關(guān)的文件，通過監(jiān)督信息的流動(dòng)，包括負(fù)責(zé)監(jiān)控、整理和跟蹤收文，確保適當(dāng)?shù)奈募軌虮磺‘?dāng)?shù)娜耸褂梦募?、檔案管理人員：承擔(dān)具體的文件形成管理工作，包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)、參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、承擔(dān)培訓(xùn)任務(wù)等第三節(jié)電子文件形成的管理職責(zé)和管理系統(tǒng)一、電子文件形成的管理職責(zé)信息技術(shù)人員的職責(zé)為電子文件形成提供系統(tǒng)支持和技術(shù)支撐，負(fù)責(zé)電子文件及其形成元數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、維護(hù)等工作；并和文件、檔案管理部門及人員一起，確保其電子文件系統(tǒng)外包服務(wù)工作合乎文件管理的要求機(jī)構(gòu)行政主管的職責(zé)為電子文件管理提供行政支持，特別是賦予文件、檔案管理部門對(duì)電子文件形成加以管控、服務(wù)和指導(dǎo)的職責(zé)，并對(duì)整個(gè)電子文件形成和管理的合規(guī)性和效率負(fù)首要責(zé)任系統(tǒng)外包服務(wù)商的職責(zé)第三節(jié)電子文件形成的管理職責(zé)和管理系統(tǒng)1．如何理解電子文件形成的概念？2．電子文件的形成包括哪些活動(dòng)？3．舉例說明電子文件創(chuàng)建工具和創(chuàng)建途徑。4．舉例說明電子文件流轉(zhuǎn)的類型。5．電子文件更改的要求有哪些？6．舉例說明電子文件分發(fā)類型和分發(fā)要求。7．以電子公文傳輸為例，說明電子文件傳輸?shù)囊蟆?．舉例說明電子文件形成的技術(shù)環(huán)境9．電子文件形成的管理要求有哪些？思考與練習(xí)10．為何合規(guī)形成、按需形成是電子文件形成最基本的管理要求？11．如何保證電子文件背景完整？12．電子文件流程合理的含義是什么？如何保證？13．如何開展電子文件的狀態(tài)控制、權(quán)限控制和版本控制？14．如何識(shí)別電子文件？15．舉例說明如何分配電子文件形成的管理職責(zé)？16．如何降低電子文件系統(tǒng)外包服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)？17．針對(duì)不同的電子形成系統(tǒng)環(huán)境，舉例說明應(yīng)采取哪些系統(tǒng)策略以滿足文件管理要求？思考與練習(xí)電子文件捕獲與歸檔的基本含義電子文件捕獲的基本內(nèi)容、要求與方法電子文件歸檔的基本內(nèi)容、要求與方法電子文件的移交與接收的程序和要求電子文件的捕獲、歸檔與移交一、電子文件捕獲的基本含義捕獲是伴隨著電子文件管理而出現(xiàn)的一個(gè)新的術(shù)語，字面的意思是將信息放入系統(tǒng)的過程捕獲的具體含義包括：捕獲的目的捕獲的對(duì)象捕獲的時(shí)間捕獲的內(nèi)容捕獲的方式捕獲的結(jié)果第一節(jié)電子文件的捕獲與歸檔概述二、電子文件歸檔的基本含義電子文件歸檔是指具有保存價(jià)值的電子文件一經(jīng)形成或辦理完畢后轉(zhuǎn)化為具備檔案屬性的電子文件的過程第一節(jié)電子文件的捕獲與歸檔概述三、捕獲、歸檔及其與相關(guān)概念的辨析捕獲與歸檔的區(qū)別主要有：產(chǎn)生背景不同管理視角有別操作對(duì)象有別操作時(shí)間有別相關(guān)概念：捕獲與登記移交與歸檔第一節(jié)電子文件的捕獲與歸檔概述一、電子文件捕獲的對(duì)象單組件文件組合文件復(fù)合文件第二節(jié)電子文件的捕獲二、電子文件的捕獲系統(tǒng)ISO15489-1將文件系統(tǒng)定義為對(duì)文件進(jìn)行捕獲和管理并提供利用的系統(tǒng)從該定義中可以看出，捕獲是文件系統(tǒng)必須具備的一項(xiàng)基本功能捕獲功能可以選擇由業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理分別承擔(dān)系統(tǒng)或者兩者共同承擔(dān)第二節(jié)電子文件的捕獲三、電子文件捕獲的流程電子文件捕獲是一套“組合動(dòng)作”，具體活動(dòng)內(nèi)容包括：文件抓取、元數(shù)據(jù)抓取、文件與元數(shù)據(jù)整合、驗(yàn)證、登記、分類組織和存儲(chǔ)保管等第二節(jié)電子文件的捕獲四、電子文件捕獲的要求文件對(duì)象的捕獲要求元數(shù)據(jù)捕獲要求批量捕獲要求電子文件捕獲范圍納入捕獲范圍的電子文件是機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中通過各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成與接收的文件。理論上講，電子文件捕獲范圍大于歸檔范圍第二節(jié)電子文件的捕獲五、電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲方式電子文件捕獲方式元數(shù)據(jù)捕獲方式系統(tǒng)自動(dòng)捕獲手工錄入第二節(jié)電子文件的捕獲一、電子文件歸檔范圍電子文件歸檔范圍的制定原則價(jià)值決定原則一致性原則適度放寬原則第三節(jié)電子文件的歸檔一、電子文件歸檔范圍電子文件歸檔范圍的制定思路確定電子文件的歸檔范圍，可以從以下不同角度予以綜合考慮從稿本的角度看從格式的角度看從附帶材料的角度看從雙套制歸檔的角度看第三節(jié)電子文件的歸檔一、電子文件歸檔范圍電子文件歸檔范圍的主要內(nèi)容在行使本機(jī)構(gòu)行政管理、業(yè)務(wù)管理、經(jīng)營(yíng)管理等職能活動(dòng)中形成的各種文本、圖形、圖像、音視頻、數(shù)據(jù)庫、程序文件、網(wǎng)頁以及其他專門格式的文件有助于保證電子文件長(zhǎng)期真實(shí)、完整、可用、安全的其他相關(guān)材料。新型電子化業(yè)務(wù)中形成的電子文件，如機(jī)構(gòu)網(wǎng)站、郵件系統(tǒng)或者微博系統(tǒng)中生成的電子文件在業(yè)務(wù)活動(dòng)中與電子文件一起形成的其他載體文件第三節(jié)電子文件的歸檔二、電子文件歸檔方式邏輯歸檔與物理歸檔在線歸檔與離線歸檔第三節(jié)電子文件的歸檔三、電子文件歸檔時(shí)間電子文件應(yīng)當(dāng)在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定期歸檔實(shí)時(shí)歸檔是指電子文件形成后或者辦理完畢后即刻歸檔(如圖)定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時(shí)間后再向檔案部門移交第三節(jié)電子文件的歸檔四、電子文件歸檔要求電子文件歸檔工作的要求貫徹“前端控制”和“全程管理”的思想電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)檢測(cè)工作同步電子文件歸檔的質(zhì)量要求真實(shí)性完整性可用性電子文件歸檔的程序要求第三節(jié)電子文件的歸檔一、電子文件移交與接收程序第四節(jié)電子文件的移交與接收案例澳大利亞、英國(guó)的電子文件移交流程澳大利亞和英國(guó)電子文件移交工作開展得比較成功，且富有特色。澳大利亞將電子文件移交分為移交準(zhǔn)備工作、檢查隔離工作、電子文件保存和電子文件存儲(chǔ)四個(gè)階段；而英國(guó)的移交流程則包括保留文件結(jié)構(gòu)并遷移到移交介質(zhì)，格式轉(zhuǎn)換并保存相關(guān)元數(shù)據(jù)，將完成格式轉(zhuǎn)換的電子文件拷貝到移交介質(zhì)上并保持文件結(jié)構(gòu)，對(duì)待移交的磁帶和磁盤進(jìn)行整理，保留相應(yīng)的文件檢索工具，以及對(duì)上述流程的登記和記錄六個(gè)主要環(huán)節(jié)第四節(jié)電子文件的移交與接收二、電子文件移交與接收要求電子文件移交要求移交時(shí)間移交格式移交載體元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子文件一起移交電子文件有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息采用技術(shù)手段加密的電子文件應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子文件應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子文件應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一起移交移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子文件在本單位至少繼續(xù)保存５年電子文件的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行第四節(jié)電子文件的移交與接收二、電子文件移交與接收要求電子文件移交要求離線移交電子文件應(yīng)當(dāng)滿足下列基本要求：移交單位一般采用光盤移交電子文件，光盤應(yīng)當(dāng)符合歸檔要求移交單位一般向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館（

或其他專業(yè)檔案館）移交一套光盤，光盤應(yīng)當(dāng)單個(gè)裝盒移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤數(shù)據(jù)刻錄及檢測(cè)存儲(chǔ)電子文件的載體和載體盒上應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反映其內(nèi)容的標(biāo)簽，移交載體內(nèi)電子文件的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)應(yīng)符合國(guó)家和地方的有關(guān)要求在線移交電子文件的單位應(yīng)當(dāng)通過與管理要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子文件，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)包含符合要求的電子文件及其元數(shù)據(jù)移交之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可移交第四節(jié)電子文件的移交與接收電子文件接收要求：檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子文件接收平臺(tái)，進(jìn)行電子文件數(shù)據(jù)的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等工作檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)所接收的電子文件數(shù)據(jù)及其載體的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可接收檔案館應(yīng)當(dāng)將電子文件的交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等信息補(bǔ)充到電子文件元數(shù)據(jù)中檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗(yàn)檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)所接收的電子文件載體保存５年以上檔案館對(duì)電子文件載體應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》進(jìn)行管理第四節(jié)電子文件的移交與接收三、電子文件移交與接收中的關(guān)鍵問題電子文件移交數(shù)據(jù)構(gòu)成要求數(shù)據(jù)接口的技術(shù)實(shí)現(xiàn)四性測(cè)試指標(biāo)和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方案電子文件元數(shù)據(jù)實(shí)施方案第四節(jié)電子文件的移交與接收１．如何理解電子文件的捕獲？分析捕獲與登記、歸檔、移交等相關(guān)概念之間的區(qū)別與聯(lián)系。２．電子文件捕獲的具體要求是什么？３．如何實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的捕獲？４．電子文件歸檔的范圍包括哪些？５．歸檔電子文件應(yīng)該滿足哪些要求？６．電子文件移交與接收的程序是什么？７．電子文件移交與接收應(yīng)該符合哪些要求？思考與練習(xí)電子文件分類的含義電子文件分類的方法業(yè)務(wù)活動(dòng)分析電子文件分類方案的建立電子文件的分類一、電子文件分類相關(guān)概念電子文件分類在文件管理中，依據(jù)分類體系中所規(guī)定的邏輯結(jié)構(gòu)、方法和程序規(guī)則，按照類目對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和／或文件進(jìn)行的系統(tǒng)標(biāo)識(shí)和整理電子文件分類方案電子文件分類方案，也稱電子文件分類體系它面向整個(gè)機(jī)構(gòu)的所有電子文件，是指導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行電子文件分類的工具第一節(jié)電子文件分類概述二、電子文件分類的目的電子文件分類并不是為了描述文件的內(nèi)容或者促進(jìn)檢索，其目的在于維護(hù)文件和形成文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的關(guān)聯(lián)，將文件置于其形成的業(yè)務(wù)活動(dòng)背景之中，從而使得一組相關(guān)聯(lián)的文件能夠重現(xiàn)形成文件的相關(guān)事件的“完整故事”電子文件分類成為維護(hù)文件的真實(shí)、可靠、完整的重要手段，成為整套文件管理活動(dòng)的支撐工具，為一系列文件管理活動(dòng)提供實(shí)施框架，包括識(shí)別需要被捕獲的文件，確定和實(shí)施保管期限以及確定文件安全和存取權(quán)限等第一節(jié)電子文件分類概述三、電子文件分類的時(shí)機(jī)電子文件分類的時(shí)機(jī)指的是何時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行分類。與紙質(zhì)文件分類相比，電子文件分類的時(shí)機(jī)大大提前，甚至可提前至文件形成之時(shí)第一節(jié)電子文件分類概述四、電子文件分類與其他文件管理活動(dòng)的關(guān)系電子文件分類與鑒定、處置電子文件分類與安全和利用權(quán)限設(shè)置將安全和利用權(quán)限設(shè)置與電子文件分類方案相連的價(jià)值：能夠全面控制文件的安全利用有利于對(duì)在具體業(yè)務(wù)中形成的文件進(jìn)行精細(xì)化管理保障電子文件自形成之時(shí)起就受到安全保護(hù)第一節(jié)電子文件分類概述一、職能分類法職能分類法根據(jù)文件形成和使用的業(yè)務(wù)背景而不是文件自身的內(nèi)容主題或其他屬性對(duì)文件進(jìn)行分類，即根據(jù)文件為什么存在（

即產(chǎn)生文件的職能）而不是文件是關(guān)于什么的（

即文件的主題）對(duì)文件進(jìn)行分類作用支持業(yè)務(wù)的有序開展支持文件現(xiàn)行和長(zhǎng)期的可理解性支持檢索和一個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的所有文件幫助機(jī)構(gòu)全面掌控電子文件資源支持按類開展的文件管理第二節(jié)電子文件分類的方法一、建立電子文件分類方案的原則業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)原則統(tǒng)管全局原則全程統(tǒng)一原則法規(guī)遵從原則載體和格式中立原則精細(xì)化原則用戶友好原則集成原則第三節(jié)電子文件分類方案的建立二、建立電子文件分類方案的方法環(huán)境調(diào)查法律規(guī)范環(huán)境組織結(jié)構(gòu)環(huán)境組織結(jié)構(gòu)環(huán)境職能結(jié)構(gòu)事業(yè)部結(jié)構(gòu)區(qū)域結(jié)構(gòu)矩陣結(jié)構(gòu)橫向組織結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)第三節(jié)電子文件分類方案的建立二、建立電子文件分類方案的方法業(yè)務(wù)活動(dòng)分析等級(jí)分析序列分析確定業(yè)務(wù)活動(dòng)細(xì)分程度建立業(yè)務(wù)分類方案第三節(jié)電子文件分類方案的建立二、建立電子文件分類方案的方法設(shè)置電子文件分類方案的層級(jí)和類目職能層類目活動(dòng)層類目事務(wù)層類目：專案案卷、類目名稱完善電子文件分類方案的相關(guān)要素編制說明類目編碼類目范圍說明參見說明負(fù)責(zé)部門第三節(jié)電子文件分類方案的建立１．在數(shù)字環(huán)境下，電子文件分類相比我國(guó)傳統(tǒng)的檔案分類發(fā)生了哪幾個(gè)方面的變化？２．職能分類法在電子文件管理中的作用有哪些？３．基于職能的文件分類方案和文件保管期限表、文件安全和存取方案之間有何關(guān)系？４．請(qǐng)說明等級(jí)分析法和序列分析法的區(qū)別和聯(lián)系。５．請(qǐng)結(jié)合實(shí)際，分析一個(gè)專案案卷的結(jié)構(gòu)。６．請(qǐng)選取一個(gè)文件形成單位，對(duì)其進(jìn)行環(huán)境調(diào)查和業(yè)務(wù)活動(dòng)分析，為其建立一個(gè)電子文件分類方案。思考與練習(xí)本章要點(diǎn)電子文件鑒定、處置的概念及相互關(guān)系電子文件鑒定與處置的內(nèi)容與程序電子文件價(jià)值鑒定的方法電子文件保管期限與處置表電子文件處置的內(nèi)容及方法對(duì)電子文件鑒定、處置過程的監(jiān)控電子文件的鑒定與處置一、電子文件鑒定的概念與內(nèi)容電子文件鑒定的概念從通俗的意義上講，鑒定就是在仔細(xì)研究之后加以判斷的意思鑒定工作包括真?zhèn)舞b定、開放鑒定、密級(jí)鑒定、價(jià)值鑒定、技術(shù)鑒定等。其中，最為常用的鑒定概念是文件的價(jià)值鑒定，即按照一定的方法和原則，判斷文件的現(xiàn)實(shí)和歷史價(jià)值，確定其保管期限第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述一、電子文件鑒定的概念與內(nèi)容電子環(huán)境下鑒定工作內(nèi)容的拓展對(duì)于文件身份的鑒定，即對(duì)電子文件的識(shí)別技術(shù)鑒定電子文件鑒定工作的內(nèi)容判斷文件是否屬于歸檔范圍劃分電子文件的保管期限第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述二、電子文件處置的概念與內(nèi)容電子文件處置的概念本教材認(rèn)為電子文件的處置是指按照電子文件保管期限表、處置表或其他規(guī)定，對(duì)在文件形成機(jī)構(gòu)內(nèi)保管到期的電子文件實(shí)施移交、銷毀或續(xù)存的一系列過程電子文件處置的內(nèi)容移交銷毀續(xù)存第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述三、電子文件鑒定與處置的關(guān)系鑒定與處置的關(guān)系非常密切，鑒定決定哪些文件需要保存以及需要保存多久，處置則是對(duì)保存到期的文件予以移交、銷毀或續(xù)存的處理。沒有鑒定，處置無所依據(jù)；沒有處置，鑒定有始無終。兩者共同決定文件的最終歸宿第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述四、電子文件鑒定與處置過程中需要開展的其他工作保管期限與處置表的制定對(duì)電子文件鑒定與處置的監(jiān)控第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述五、影響電子文件鑒定與處置的因素環(huán)境因素價(jià)值取向變得多元化、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)較為缺乏客體因素電子文件的原始性、真實(shí)性難以確認(rèn)電子文件的關(guān)聯(lián)性與動(dòng)態(tài)性導(dǎo)致電子文件的鑒定需要復(fù)雜的技術(shù)手段電子文件數(shù)量劇增電子文件存儲(chǔ)的高密度性，以及存儲(chǔ)成本逐年下降的事實(shí)，給保留更多電子文件提供了可能性主體因素電子文件鑒定的新特點(diǎn)向鑒定人員提出了更高的要求第一節(jié)電子文件鑒定與處置概述一、電子文件價(jià)值鑒定方法的要素分析第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定一、電子文件價(jià)值鑒定方法的要素分析主觀要素鑒定服務(wù)對(duì)象鑒定者客觀要素文件價(jià)值可操作性第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定二、電子文件價(jià)值鑒定的方法內(nèi)容鑒定法和職能鑒定法是進(jìn)行電子文件價(jià)值鑒定采用的兩種基本方法前者的關(guān)鍵是通過直接審閱電子文件的內(nèi)容判斷其價(jià)值后者則通過研究分析形成電子文件的職能活動(dòng)的重要性來判斷其價(jià)值但是，內(nèi)容鑒定法和職能鑒定法并非彼此孤立的關(guān)系，審閱內(nèi)容時(shí)也會(huì)考慮到其反映的職能因素，職能活動(dòng)也會(huì)反映在文件的內(nèi)容上第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定三、電子文件保管期限與處置表的制定與實(shí)現(xiàn)電子文件保管期限與處置表電子文件的價(jià)值鑒定，需要根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)來確定電子文件是否需要保存以及保存時(shí)限，該標(biāo)準(zhǔn)的表現(xiàn)形式是電子文件保管期限表而處置表則在保管期限表的基礎(chǔ)上，主要規(guī)定文件保管期滿之后，是銷毀、續(xù)存還是移交第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定三、電子文件保管期限與處置表的制定與實(shí)現(xiàn)電子文件保管期限與處置表的制定的具體內(nèi)容根據(jù)機(jī)構(gòu)職能設(shè)置表中顯示的職能、工作和環(huán)節(jié)，明確機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟根據(jù)業(yè)務(wù)流程圖中所展示的電子文件生成節(jié)點(diǎn)，明確電子文件的種類，結(jié)合機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟，將這些職能、活動(dòng)、事務(wù)環(huán)節(jié)中生成的電子文件作為有價(jià)值的文件保存，其他文件酌情考慮考慮特殊類型電子文件的保管期限，如數(shù)據(jù)庫文件、程序文件、網(wǎng)頁文件等電子文件保管期限與處置表的實(shí)現(xiàn)第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定四、電子文件鑒定的特點(diǎn)鑒定對(duì)象鑒定時(shí)間鑒定自動(dòng)化程度第二節(jié)電子文件的價(jià)值鑒定一、銷毀電子文件銷毀是指消除或刪除文件，使之無法恢復(fù)的過程主要有以下幾種分類方法：按載體來分，可分為磁性銷毀、電子半導(dǎo)體及其記錄數(shù)據(jù)的銷毀、光盤及其記錄數(shù)據(jù)的銷毀三類依據(jù)電子文件銷毀對(duì)象的不同，可分為非涉密數(shù)據(jù)的清除和涉密數(shù)據(jù)的銷毀兩類。其中，涉密數(shù)據(jù)的銷毀又分為絕密數(shù)據(jù)的銷毀、機(jī)密數(shù)據(jù)的銷毀、秘密數(shù)據(jù)的銷毀和一般敏感數(shù)據(jù)的銷毀等類別。依據(jù)銷毀方式的不同，可分為軟銷毀和硬銷毀兩種第三節(jié)電子文件的處置二、續(xù)存續(xù)存是指電子文件繼續(xù)保存在形成文件的機(jī)構(gòu)中，機(jī)構(gòu)擁有文件實(shí)體的保管權(quán)和信息的管理權(quán)具體的續(xù)存方式包括：保存在文件管理系統(tǒng)中。脫機(jī)保存縮微轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件遷移第三節(jié)電子文件的處置三、移交移交是指機(jī)構(gòu)將其電子文件轉(zhuǎn)交給其他機(jī)構(gòu)保存，根據(jù)情況的不同，機(jī)構(gòu)可以單獨(dú)將文件實(shí)體或文件信息的管理職責(zé)轉(zhuǎn)交給其他機(jī)構(gòu)，也可以將兩者一起轉(zhuǎn)交具體方式包括：移交檔案館隨業(yè)務(wù)的移交而移交。第三節(jié)電子文件的處置１．電子文件鑒定的概念和主要內(nèi)容是什么？２．電子文件處置的概念和主要內(nèi)容是什么？３．在電子文件鑒定和處置過程中需要開展哪些工作？４．影響電子文件鑒定與處置的主要因素有哪些？５．電子文件價(jià)值判斷與傳統(tǒng)載體文件有無不同之處？６．試比較電子文件保管期限與處置表同傳統(tǒng)文件保管期限表在制定與實(shí)現(xiàn)方面的異同。７．分析電子文件鑒定工作的主要特點(diǎn)及原因。８．如何進(jìn)行電子文件的處置？思考與練習(xí)電子文件保存的基本要求電子文件保存的影響因素OAIS參考模型的基本內(nèi)容電子文件保存的常規(guī)方法電子文件保存的重點(diǎn)方法電子文件保存的管理策略電子文件保存的主要載體電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)架構(gòu)電子文件載體保管要點(diǎn)電子文件的保存一、電子文件保存面臨的威脅分析內(nèi)部挑戰(zhàn)：電子文件自身的脆弱性易改性多重依賴性壽命短暫比特腐化外部挑戰(zhàn)：電子文件面臨的外部威脅災(zāi)害災(zāi)難威脅人為因素威脅組織和經(jīng)濟(jì)因素的威脅第一節(jié)電子文件保存概述二、電子文件保存的基本要求維護(hù)載體有效性保障信息可用性保障信息可理解性保障完整性的管理要求重視環(huán)境動(dòng)態(tài)性強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理備份全面監(jiān)控第一節(jié)電子文件保存概述三、電子文件保存的影響因素電子文件的非直讀性導(dǎo)致數(shù)字信息無法獨(dú)立存在軟硬件更新過快導(dǎo)致電子文件可讀性面臨挑戰(zhàn)電子文件的特定類型和結(jié)構(gòu)增加了保存的難度第一節(jié)電子文件保存概述四、電子文件保存的基本內(nèi)容電子文件技術(shù)屬性的識(shí)別歸檔／移交技術(shù)檢測(cè)保存管理第一節(jié)電子文件保存概述五、OAIS參考模型的基本內(nèi)容OAIS

參考模型（ISO14721;2003,Openarchivalinformationsystem——Referencemodell，開放檔案信息系統(tǒng)參考模型）是一項(xiàng)基于信息長(zhǎng)期保存與獲取的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，是事實(shí)上的長(zhǎng)期保存技術(shù)體系的構(gòu)建原型第一節(jié)電子文件保存概述一、電子文件保存的方法概述積極保管與消極保管常規(guī)方法、重點(diǎn)方法和輔助方法二、電子文件保存的常規(guī)方法更新復(fù)制第二節(jié)電子文件的信息保存三、電子文件保存的重點(diǎn)方法遷移遷移的類型:主動(dòng)遷移與被動(dòng)遷移;入庫遷移、技術(shù)變革遷移與按需遷移;硬件遷移、操作系統(tǒng)遷移、應(yīng)用系統(tǒng)遷移、文件格式遷移和載體遷移等遷移管理:確定遷移管理的流程;記錄遷移路徑;設(shè)置遷移管理中心仿真仿真的形式可分為：硬件仿真，即模仿原硬件平臺(tái)；軟件仿真，即模仿應(yīng)用軟件；虛擬器中介仿真，即制作仿真用的中間件。目前主要的仿真技術(shù)包括：建立一種普遍適用的技術(shù)，用于描述在將來未知平臺(tái)上再現(xiàn)當(dāng)前和未來電子文件所需的各種屬性的仿真器設(shè)計(jì)以人們可讀的方式保存、查找、訪問和重現(xiàn)電子文件所需的元數(shù)據(jù)，使仿真技術(shù)可以用于電子文件的存儲(chǔ)與管理將文檔、元數(shù)據(jù)、軟件和仿真說明進(jìn)行封裝，并維護(hù)其間的聯(lián)系，防止丟失第二節(jié)電子文件的信息保存三、電子文件保存的重點(diǎn)方法封裝典型的封裝結(jié)構(gòu)VEO、METS第二節(jié)電子文件的信息保存四、電子文件保存的輔助方法技術(shù)保存硬拷貝輸出第二節(jié)電子文件的信息保存五、電子文件保存的管理策略確定電子文件保存的技術(shù)方案加強(qiáng)基于文件生命周期的責(zé)任者管理開展格式管理確定長(zhǎng)期保存格式選擇標(biāo)準(zhǔn)格式注冊(cè)進(jìn)行有效的格式遷移加強(qiáng)元數(shù)據(jù)管理第二節(jié)電子文件的信息保存一、主要載體類型第三節(jié)電子文件的載體保管二、載體選擇壽命性能與成本標(biāo)準(zhǔn)化程度保護(hù)性能載體檢測(cè)技術(shù)第三節(jié)電子文件的載體保管三、存儲(chǔ)系統(tǒng)架構(gòu)DASDAS是直接將存儲(chǔ)設(shè)備通過總線（SCSI、PCI、IDE等）接口連接在一臺(tái)服務(wù)器或客戶端擴(kuò)展接口下的數(shù)據(jù)存取設(shè)備，是傳統(tǒng)的存儲(chǔ)架構(gòu)。它完全以服務(wù)器為中心，寄生在相應(yīng)服務(wù)器或客戶端上，本身不帶有任何存儲(chǔ)操作系統(tǒng)NASNAS是指將集成的存儲(chǔ)系統(tǒng)（

如磁盤陣列和磁帶設(shè)備），直接通過LAN

接口連入信息通信網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)，它使用TCP/IP之類的信息通信協(xié)議SANSAN以數(shù)據(jù)存儲(chǔ)為中心，采用可伸縮的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，是具有高傳輸速率的光通道的直接連接方式CASCAS具有面向?qū)ο蟮拇鎯?chǔ)特征，基于磁記錄技術(shù)，按照所存儲(chǔ)數(shù)據(jù)內(nèi)容的數(shù)字指紋尋址，具有良好的可搜索性、安全性、可靠性和擴(kuò)展第三節(jié)電子文件的載體保管四、各類載體保管要點(diǎn)電子文件載體與紙質(zhì)檔案載體保管的不同磁性載體保護(hù)控制適宜的溫濕度、防止外來磁場(chǎng)、防止灰塵、防止機(jī)械震動(dòng)、避免強(qiáng)光、防止復(fù)印效應(yīng)光盤保護(hù)控制溫濕度、防治空氣污染、避免盤面損傷、保證光盤刻錄質(zhì)量、光盤標(biāo)簽管理、日常管理第三節(jié)電子文件的載體保管１．

電子文件保存所面臨的威脅有哪些？２．

電子文件保存的基本要求是什么？３．

如何理解ＯＡＩＳ參考模型中的信息包？４．

如何以ＯＡＩＳ參考模型為基礎(chǔ)，構(gòu)建組織電子文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)框架？５．

電子文件都有哪些常規(guī)保存方法？６．

電子文件的遷移可分為哪些類型？７．

如何理解仿真的概念？８．

電子文件的封裝結(jié)構(gòu)有哪些？思考與練習(xí)９．

如何進(jìn)行電子文件的格式管理？10．

電子文件的載體都包括哪些？其各自特點(diǎn)表現(xiàn)在哪些方面？11．

電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)架構(gòu)有哪幾種類型？12．

電子文件載體保管應(yīng)注意哪些問題？13．

試比較電子文件的保存與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保管。思考與練習(xí)電子文件檢索的概念電子文件利用的概念電子文件檢索與利用的特點(diǎn)電子文件檢索與利用的基本原則電子文件檢索的常用方法電子文件檢索的系統(tǒng)功能電子文件檢索標(biāo)準(zhǔn)化電子文件提供利用的內(nèi)容電子文件提供利用的類型電子文件提供利用的方式電子文件的檢索與利用一、電子文件檢索的概念檢索的定義廣義的檢索包括存儲(chǔ)和查找兩個(gè)方向相反的過程，存儲(chǔ)是指將信息資源中具有檢索意義的特征標(biāo)識(shí)出來，通過編制檢索工具、建立數(shù)據(jù)庫等方法，使之成為有序的信息集合的過程；查找則是指在信息集合中選擇、獲取特定信息的過程第一節(jié)電子文件檢索與利用概述一、電子文件檢索的概念檢索的類型直接檢索：指由利用者（

最終用戶）直接在電子文件相關(guān)系統(tǒng)中查找和定位所需文件信息的過程間接檢索：指利用者委托電子文件管理部門或機(jī)構(gòu)代為查找和定位所需文件信息的過程，受托部門或機(jī)構(gòu)統(tǒng)一整理檢索結(jié)果，將其返還給委托用戶基于數(shù)據(jù)庫的檢索全文檢索第一節(jié)電子文件檢索與利用概述一、電子文件檢索的概念檢索與相關(guān)概念檢索與元數(shù)據(jù)管理檢索與標(biāo)引檢索與利用第一節(jié)電子文件檢索與利用概述二、電子文件利用的概念利用的定義利用是指查找、使用或檢索電子檔案的權(quán)利、機(jī)會(huì)和方法利用的類型原發(fā)性利用增值性利用業(yè)務(wù)支撐性利用文化研究性利用內(nèi)部利用外部利用第一節(jié)電子文件檢索與利用概述二、電子文件利用的概念利用與相關(guān)概念利用與開發(fā)利用與提供利用第一節(jié)電子文件檢索與利用概述三、電子文件檢索與利用的特點(diǎn)共享性復(fù)用性交互性靈活性第一節(jié)電子文件檢索與利用概述四、電子文件檢索與利用的基本原則便利原則經(jīng)濟(jì)原則廣泛原則安全原則第一節(jié)電子文件檢索與利用概述一、電子文件檢索的常用方法布爾邏輯檢索:用邏輯“或（or）”“與(and)”“非(not)”等布爾邏輯運(yùn)算符對(duì)檢索入口詞或代碼進(jìn)行組配查找所需信息的檢索方法近鄰檢索:用特定的位置算符表達(dá)檢索詞與檢索詞之間的位置關(guān)系，以表達(dá)更為確切的檢索要求，提高查準(zhǔn)率字段限制檢索與短語檢索:把檢索詞限定在某一特定的字段范圍內(nèi)進(jìn)行檢索第二節(jié)電子文件的檢索一、電子文件檢索的常用方法加權(quán)檢索:在檢索時(shí)給每一檢索詞一個(gè)表示其重要程度的數(shù)值（

即權(quán)值），然后對(duì)含有這些檢索詞的文件信息進(jìn)行加權(quán)計(jì)算，其和在規(guī)定的臨界值以上者可被作為檢索結(jié)果輸出，權(quán)值的大小可以作為對(duì)檢出文件的排序依據(jù)截詞檢索:將檢索詞在其認(rèn)為合適的地方截?cái)?，讓?jì)算機(jī)按照檢索詞的局部片段同索引詞進(jìn)行對(duì)比，將所有滿足截詞要求的文獻(xiàn)作為答案輸出第二節(jié)電子文件的檢索二、電子文件檢索的系統(tǒng)功能支持常見的檢索方法提供多種檢索入口展現(xiàn)文件層次結(jié)構(gòu)，并提供通暢的導(dǎo)航具有用戶友好性界面友好、兼容多種瀏覽器、輸入輸出友好、提供適當(dāng)?shù)膸椭δ芴峁┌踩Ｕ瞎δ芴峁┯脩魴z索行為的分析功能第二節(jié)電子文件的檢索三、電子文件檢索的實(shí)現(xiàn)原理基于數(shù)據(jù)庫的電子文件檢索基于現(xiàn)代信息檢索技術(shù)的電子文件檢索第二節(jié)電子文件的檢索四、電子文件檢索系統(tǒng)的評(píng)價(jià)可以從功能和性能兩個(gè)方面對(duì)電子文件檢索系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià)功能評(píng)價(jià)可通過測(cè)試系統(tǒng)是否具備某項(xiàng)功能來進(jìn)行，相對(duì)容易性能評(píng)價(jià)的常用衡量尺度是時(shí)間和空間，時(shí)空占用越小，則系統(tǒng)越好對(duì)于檢索系統(tǒng)來說，評(píng)價(jià)的重點(diǎn)通常是檢索結(jié)果的相關(guān)性，常用的評(píng)價(jià)指標(biāo)有查準(zhǔn)率和查全率第二節(jié)電子文件的檢索五、電子文件檢索數(shù)據(jù)的交換通過數(shù)據(jù)庫格式直接交換通過獨(dú)立于平臺(tái)的交換格式交換通過相互映射或與第三方標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行映射第二節(jié)電子文件的檢索一、電子文件提供利用的內(nèi)容電子文件提供利用工作的主要內(nèi)容包括三個(gè)方面：用戶分析、用戶服務(wù)和用戶反饋第三節(jié)電子文件的提供利用一、電子文件提供利用的內(nèi)容用戶分析分析用戶的類型和需求用戶服務(wù)服務(wù)者通過一定的渠道為利用者提供電子文件信息服務(wù)的工作，這是提供利用的主體內(nèi)容，在很多場(chǎng)合下，這項(xiàng)工作幾乎是提供利用的代名詞用戶反饋接受用戶反饋是掌握用戶需求、評(píng)價(jià)用戶服務(wù)質(zhì)量的有效方法，也是提供利用工作持續(xù)改進(jìn)的重要支撐第三節(jié)電子文件的提供利用二、電子文件提供利用的類型文件形成機(jī)構(gòu)提供利用和檔案館提供利用獨(dú)立式、集中式和合作式營(yíng)利性和非營(yíng)利性第三節(jié)電子文件的提供利用三、電子文件提供利用的方式互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)內(nèi)網(wǎng)服務(wù)集中閱覽復(fù)制供應(yīng)咨詢服務(wù)第三節(jié)電子文件的提供利用四、電子文件利用的訪問控制確定角色、分組和用戶明確權(quán)限控制的顆粒度設(shè)置訪問控制策略驗(yàn)證權(quán)限訪問控制是否有效第三節(jié)電子文件的提供利用１．

如何理解電子文件檢索與利用的相互關(guān)系？２．

結(jié)合實(shí)例談?wù)勀銓?duì)電子文件檢索與利用特點(diǎn)的理解。３．

結(jié)合實(shí)例談?wù)勀銓?duì)電子文件檢索與利用原則的理解。４．

電子文件檢索有哪些常用方法？５．

電子文件檢索系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能？６．

結(jié)合實(shí)際分析基于數(shù)據(jù)庫的檢索和全文檢索的利弊。７．

如何評(píng)價(jià)一個(gè)檢索系統(tǒng)的優(yōu)劣？８．

如何實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的電子文件目錄信息的交換？思考與練習(xí)９．

結(jié)合實(shí)際，分析互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)方式的特點(diǎn)和要求。10．

復(fù)制供應(yīng)這種服務(wù)方式是否過時(shí)，為什么？11．

如果由你來負(fù)責(zé)開