2023年辦公室管理期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題

《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題

一、單項(xiàng)選擇題

1.以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特性？（B）。

A.服務(wù)性B.決策性

C.專(zhuān)業(yè)性D.積極性

2.辦公室布置要注意（D）。

A.上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放

B.一般辦公室桌椅最佳面對(duì)面放置

C.打字、復(fù)印間離上司辦公室近些

D.各種溝通、保密

3.文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（C）。

A.準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文獻(xiàn)夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)記條

B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊,不要放得太滿且要經(jīng)常清理

C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上,用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文獻(xiàn)、資料收藏好以免丟失和泄密

4.以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（B

A.伸直雙臂再合攏,在高于桌面15cm左右畫(huà)弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合

擺放與工作有關(guān)的物品

B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些

C.各種類(lèi)型的文獻(xiàn)柜要分門(mén)別類(lèi)安放文獻(xiàn)、資料和物品，并貼上標(biāo)記

I）.紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平

行的層面上,用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

5.在辦公室里，（D）的位置是上座。

A.離入口最遠(yuǎn)B.離入口最近

C.靠近門(mén)口D.靠近窗戶

6.傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（B）。

A.發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送

C.不宜發(fā)送禮儀性文本D.不宜發(fā)送私人、保密文本

7.在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？（A）。

A.接通電源可立即復(fù)印操作B.選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電

C.選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺寸D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿

8.以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。

A.錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“ON”位置

B.想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉

C.機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30—150厘米

D.錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音

9.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。

A.安頓窗簾遮擋室外光線

B.與其他設(shè)備對(duì)的連接

C.投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源

D.應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能

10.以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（B

A.訂購(gòu)B.制造

C.分派D.儲(chǔ)備

11.以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。

A.保存一張購(gòu)貨訂單，收到貨品時(shí)一一核對(duì)打勾

B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品

C.通過(guò)電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu)，可以提高交貨速度

D.用庫(kù)存一覽表來(lái)儲(chǔ)備辦公用品

12.以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是對(duì)的的？（B

A.沒(méi)有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作

B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力

C.上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí),按照先來(lái)后到順序進(jìn)行

D.上司所指示的工作假如不合適，可以不實(shí)行

13.文員按照“優(yōu)先順序”解決工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（D

A.先將自己想做的工作以重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)

B.另一方面以緊急限度和重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)

C.同時(shí)考慮上司的意向和文員自身的工作效率

D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作

14.文員必須管理好自己的時(shí)間，以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。

A.定好目的，把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái)

B.盡量控制外來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做

C.天天把工作安排得超過(guò)工作時(shí)間，給自己壓力

D.對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排,定好最后期限

15.以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不對(duì)的的？（D）。

A.定好目的，把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái)

B.想辦法加快解決郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)

C.開(kāi)始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而半途停頓

I）.把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做

16.以下文員對(duì)辦公室零用鈔票管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）0

A.鈔票通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里,放在帶鎖的辦公桌抽屜里

B.把每一次支出的數(shù)額都記在零用I鈔票單據(jù)中

C.標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個(gè)署名

D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢(qián)

17.文員傳達(dá)上司的指示時(shí),哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（A）。

A.傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn)

B.必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科

C.不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示

D.重要的指示，應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽(tīng)或漏記

18.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。

A.善于同別人合作,密切配合,步調(diào)一致

B.應(yīng)當(dāng)有自己的個(gè)性，盡也許使別人服從自己

C.配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則

D.公允地與同事分享勝利的成果,分擔(dān)失敗的責(zé)任

19.以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C

A.電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆,一有留言就能立即記錄

B.文員離開(kāi)辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話

C.應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系

D.假如已經(jīng)回電，但沒(méi)打通,牢記要再聯(lián)系

20.以下哪個(gè)接打電話的行為是不對(duì)的的？（A）。

A.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難,應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)?/p>

B.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上

C.做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫(xiě)紙，以防遺失后備用

D.半途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把聽(tīng)筒朝下放置

21.文員在接打電話時(shí)，對(duì)的的做法是（B）。

A.電話鈴響一聲就應(yīng)接聽(tīng)

B.在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái)

C.文員接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)一方面讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位

D.文員替上司傳話時(shí),應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)

22.以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中,哪一項(xiàng)是不適宜的？（B

A.考慮打電話的時(shí)間是否合適

B.打出電話,而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng),等鈴聲響了二、三下可掛電話

C.有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”

D.對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意,并告知一定立即調(diào)查此事

23.以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的？（C）。

A.按收件人姓名分揀B.按收件部門(mén)名稱分揀

C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D.換郵件重要性分揀

24.文員在拆郵件時(shí)，不對(duì)的的做法是（A）。

A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開(kāi)

B.應(yīng)當(dāng)把郵件提成最急件、次急件和普通件

C.經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題

D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好

25.文員假如誤拆了非本公司的信，應(yīng)當(dāng)（A）。

A.在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，并把信重新封好并退回去

B.在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，把信敞開(kāi)并退回去

C.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去

D.寫(xiě)上“查無(wú)此人”，并把信重新封好退回去

26.郵件送到單位所租的信箱，由文員啟動(dòng)，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工

作規(guī)定不一致？（D）。

A.天天開(kāi)箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致

B.取出郵件立即返回辦公室

C.事先帶上包袋返回辦公室

D.應(yīng)提高辦事效率,把取郵件與其他事一起辦

27.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（D）。

A.時(shí)間B.便利

C.經(jīng)濟(jì)D.愛(ài)好

28.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當(dāng)是（C）。

A.國(guó)名、地址、部門(mén)、姓名

B.姓名、地址，部門(mén)、國(guó)名

C.姓名、部門(mén)、地址、國(guó)名

D.姓名、國(guó)名、部門(mén)、地址

29.傳真機(jī)最佳用來(lái)傳送以下哪種郵件？（D）。

A.一般的圖紙B.機(jī)密文獻(xiàn)

C.很長(zhǎng)的文獻(xiàn)D.感謝信

30.以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不對(duì)的的是（C）。

A.上級(jí)先伸手后，下級(jí)才干相握

B.一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下

C.雙方有很多人時(shí),可以交叉握手

D.握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問(wèn)好

31.文員在解決信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（A）。

A.初次寫(xiě)信,或有過(guò)激言行的

B.有過(guò)激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

C.已做結(jié)案解決的

D.沒(méi)有具體內(nèi)容的匿名信

32.文員從事信訪工作，在解決顧客或其別人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)（C）0

A.拆開(kāi)后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂,有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂

B.對(duì)寫(xiě)信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記

C.解決信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦

D.對(duì)問(wèn)題復(fù)雜、調(diào)查解決的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)

33.在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？（C）,

A.協(xié)助簽到

B.分發(fā)資料

C.作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話

D.暫時(shí)保管與會(huì)者的物品

34.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)當(dāng)做的是（）。

A.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參與者是否方便

B.什么日期、時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急限度

C.會(huì)議場(chǎng)合的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定

D.文秘人員必須配合會(huì)議議程，具體檢查各項(xiàng)工作

35.文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C）o

A.加入自己的主觀意見(jiàn)

B.不記錄議題

C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致

D.對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論

36.會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決，這時(shí)文員應(yīng)（D）?

A.不理睬

B.不征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄

C.征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄,不關(guān)錄音機(jī)

D.征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄,關(guān)錄音機(jī)

37.上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)當(dāng)（A）。

A.只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱

B.除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C.假如是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所花費(fèi)的時(shí)間

D.和上司先充足溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中碰到電話聯(lián)系的不便

38.以下哪一種類(lèi)型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（C）。

A.口字型B.教室型

C.圓桌型D.U字型

39.以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具有的？（A）。

A.審查功能B.保密功能

C.歡迎詞播放功能I）.報(bào)數(shù)功能

40.有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（B）。

A.準(zhǔn)備資料B.發(fā)表意見(jiàn)

C.現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)D.會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?/p>

41.文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（D）。

A.假如用寫(xiě)信的方式,在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打電話確認(rèn)

B.告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即告知

C.對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)

D.假如上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)

42.文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（1））。

A.上司沒(méi)有通過(guò)文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫(xiě)在計(jì)劃表上

B.假如表上的空白處太少,可以使用速記符號(hào)或自己可以了解的簡(jiǎn)樸符號(hào)

C.制作日程安排計(jì)劃表時(shí),要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間

D.日程安排計(jì)劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

43.在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任,取決于兩點(diǎn)：一是掌

握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B）,了解規(guī)定約會(huì)者的心理。

A.社交的能力B.說(shuō)話的技巧

C.聽(tīng)話的能力D.聽(tīng)寫(xiě)的能力

44.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。

A.以電話方式?jīng)Q定面談或開(kāi)會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃,不用再以書(shū)面形式確認(rèn)

B.上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，天天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃

C.假如會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會(huì)議室

D.會(huì)議、面談所必須的文獻(xiàn)及資料,要在前一天就準(zhǔn)備好

45.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。

A.準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息

B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃

C.為商務(wù)洽談收集資料

D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單

46.以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。

A.與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人

B.一方面要了解火車(chē)運(yùn)營(yíng)時(shí)間，上司對(duì)鋪位的規(guī)定

C.假如預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，假如想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打電話

D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書(shū)面形式的證明

47.上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不對(duì)的？（D）。

A.一方面搞清楚上司想作什么樣的安排

B.辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊

C.與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人

D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)

48.照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不對(duì)的的？（D

A.有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性

B.到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要運(yùn)用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐

C.對(duì)上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段

D.應(yīng)酬需要更換衣服,這是上司個(gè)人的需要,不必給予協(xié)助

49.以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（D）。

A.文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片

B.向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交,將文字下面朝向?qū)Ψ?/p>

C.假如對(duì)方給你名片,而你恰好沒(méi)有帶在身邊，應(yīng)說(shuō)明并表歉意

D.各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的

50.文員碰到對(duì)方遞送的名片上有較罕見(jiàn)的字，應(yīng)（D）?

A.不作聲，等無(wú)人時(shí)查字典

B.作判斷，用同偏旁的字音讀

C.不用讀，只稱呼姓即可

D.請(qǐng)教對(duì)方''可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字怎么念？”

51.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？（D）。

A.用后跟著地走路

B.正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿

C.男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手

D.穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰

52.社交場(chǎng)合很講究順序禮儀，一般（B）。

A.以右為次B.以右為尊

C.以后為次I）.以左為尊

53.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(yīng)（D

A.向上司報(bào)告B.送禮

C.寫(xiě)信D.查證消息的可靠

54.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（D

A.宴會(huì)的形式與氣氛B.交通是否方便

C.有無(wú)停車(chē)場(chǎng)I）.有無(wú)休息室

55.以下說(shuō)明宴會(huì)的種類(lèi)與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是對(duì)的的？（C）。

A.雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好

B.茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行

C.工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可

D.午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交

56.以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中,哪一項(xiàng)是對(duì)的的？（D）。

A.用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放入嘴里,或用舌頭去舔

B.站起身來(lái)在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物

C.口內(nèi)具有食物與人說(shuō)話

D.吃西餐時(shí)用左手把湯盤(pán)靠近自己一邊方向稍稍提起,再用湯匙輕輕由里向外舀去

57.以下餐巾的使用方法是對(duì)的的（C）。

A.半途離座，把餐巾放在椅子上

B.用來(lái)擦刀叉

C.用來(lái)擦嘴唇嘴角

I）.塞入衣服領(lǐng)口里

59.以下文員應(yīng)遵守的參與宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。

A.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜

B.白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水

C.未用完一道萊時(shí),應(yīng)將刀叉平行排放在盤(pán)了上右側(cè),叉尖向上,刀刃向內(nèi)

D.文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯,碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意

60.上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A）。

A.告知上司家人把衣服送達(dá)

B.自己到上司家里去拿

C.讓上司自己去家里更換

D.去買(mǎi)新的服裝

61.以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（B）。

A.語(yǔ)句要簡(jiǎn)短

B.由過(guò)程先說(shuō)

C.運(yùn)用反復(fù)的效果

D.說(shuō)話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素，使用模糊語(yǔ)言

62.接受忠告的對(duì)的反映是（D）。

A.以煩躁的傾聽(tīng)B.盡量把責(zé)任推給別人

C.應(yīng)辯解說(shuō)：“那是由于……”D.切勿感情用事

63.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）。

A.有共同利益的話題B.夸耀自己的話題

C.保密的話題D.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

64.將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章,可以證明文獻(xiàn)

各頁(yè)的確是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）。

A.騎邊章B.封存章

C.騎縫章D.證見(jiàn)章

65.值班人員不應(yīng)當(dāng)做以下哪類(lèi)事情？（A

A.簽發(fā)文獻(xiàn)B.分發(fā)會(huì)議告知

C.詢問(wèn)情況D.傳達(dá)指示

66.文員要做好檔案收集，應(yīng)當(dāng)收集的文書(shū)資料是（A）。

A.下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，記錄報(bào)表等

B.未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿

C.單位內(nèi)部互相抄送的文獻(xiàn)材料

D.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文獻(xiàn)材料

67.以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書(shū)為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用（A）。

A.按通訊者特性立卷B.按地區(qū)特性立卷

C.按文種特性立卷D.按作者特性立卷

68.文書(shū)立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度，涉及以下方面（B）。

A.歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密規(guī)定

B.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求

C.收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度

D.歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料規(guī)定

69.文書(shū)立卷的歸檔制度涉及三方面:歸檔范圍、（A）和歸檔規(guī)定。

A.歸檔時(shí)間B.歸檔憑證

C.歸檔模式D.歸檔歷史

二、判斷題

1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（V）

2.辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最佳用人工燈光。（X）

3.在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（X）

4.沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日記與上司的

日記的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（V）

5.文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些，假如錯(cuò)誤可以再做一遍。（X）

6.善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎,對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的

意愿。（X）

7.文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖入抽屜。（X）

8.文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏，以避免被盜

用冒領(lǐng)。（X）

9.文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。

（X）

10.文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，由于當(dāng)這個(gè)信差很困難,所以要拖到最后一刻行動(dòng)。

由于上司震怒，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語(yǔ)氣。（X）

11.假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)

當(dāng)叫上司接過(guò)電話，告訴上司要找的人立即就會(huì)來(lái)聽(tīng)電話，讓上司直接與對(duì)方通話。

（V）

12.文員對(duì)報(bào)紙和雜志的解決，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其

他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（V）

13.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡也許頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。

（V）

14.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（X）

15.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)當(dāng)去洗手間。（V）

16.男女之間，男士先伸手了，女士才干與之相握。（X）

17.按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)當(dāng)站起來(lái)與來(lái)訪者發(fā)言。（義）

18.假如需要與來(lái)訪者擬定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，

假如這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。（X）

19.假如會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才干讓客人進(jìn)入。（X）

20.假如會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的,先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門(mén)

把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門(mén)。（V）

21.假如會(huì)客室的門(mén)是推開(kāi)的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上

門(mén)。（V）

22.介紹地位相同的人時(shí),應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職工；若同時(shí)到職，就先介

紹年紀(jì)較輕的人。（V）

23.文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（X）

24.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開(kāi)始介紹。（V）

25.同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（V）

26.假如是你主持會(huì)議,則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文獻(xiàn)

夾，假如以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。

（V）

27.為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房

間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（X）

28.假如上司不準(zhǔn)備參與某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議告知丟掉，以免干擾其他事情。

（X）

29.假如會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢

地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（V）

30.會(huì)議租用的設(shè)備,文員必須保證賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái),并在

會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（X）

31.代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)成法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核

對(duì)出席人數(shù)。（V）

32.假如上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況,文員應(yīng)把

有關(guān)資料輸入電腦,準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)。（V）

33.受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己可以安排辦理,并且不會(huì)影響到直屬

上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（V）

34.假如不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃反復(fù)的情形，就要排定可以動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)

先順序。（X）

35.上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見(jiàn)他自

己安排的那一位。（X）

36.文員由于已經(jīng)打過(guò)電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完畢任務(wù)了?！白鲞^(guò)某項(xiàng)工作”

和“完畢某項(xiàng)工作”是完全相同的。（X）

37.對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看，然后在信封上寫(xiě)上“該地址不對(duì)"，并把它退回

去。（X）

38.假如對(duì)方所規(guī)定的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相稱的確認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒

絕,應(yīng)當(dāng)問(wèn)明上司的意思，由于或許那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（V）

39.拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（V）

40.當(dāng)上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí),就把它當(dāng)作是上司運(yùn)用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)

助他解決私人的事務(wù)。（V）

41.即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂(lè)意地去協(xié)助。（V）

42.假如是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊,三個(gè)人并行，則在中間。

（V）

43.文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開(kāi)。

（X）

44.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二,后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。

（V）

45.當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事半途離坐時(shí)，都要招呼一聲。

（V）

46.交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不僅無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)

系。（V）

47.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)

等烈性酒。（X)

48.不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（V）

49.用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。（X）

50.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要

補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（X）

51.無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表

達(dá)穿無(wú)尾正式禮服。（V）

52.雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的規(guī)定。（X）

53.口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些;

對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。（X）

54.要發(fā)問(wèn)或故意見(jiàn)時(shí),應(yīng)當(dāng)?shù)壬纤菊f(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的見(jiàn)解。假如上司

不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。（X）

55.假如要拒絕別人,最佳是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系限度，分別使用表達(dá)方法，以避

免由于拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（）

56.合適的話題可以有雙方都感愛(ài)好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自

己的話題。（X）

57.凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用告知有關(guān)單位。（X）

58.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（X）

59.文秘人員開(kāi)出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。

（X）

60.值班人員要認(rèn)真填寫(xiě)值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)

批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)解決。（X）

61.面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采用臨時(shí)應(yīng)急措施。

（X）

62.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒(méi)

有崗位責(zé)任制度。（X）

63.列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)擬定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和

保密期限的變更和解密。（V）

64.注辦是指文秘人員在《文獻(xiàn)解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。

（V）

65.檔案是指使用過(guò)的、文獻(xiàn)中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書(shū)。

（V）

66.即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（X）

67.文書(shū)部門(mén)立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍

和規(guī)定，但沒(méi)有期限。（X）

68.文秘人員或文書(shū)人員依照已經(jīng)編好的立卷類(lèi)目，將已經(jīng)解決完畢的文獻(xiàn)，隨時(shí)按

類(lèi)目上的相應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（X）

三、簡(jiǎn)答題

1.什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)如何運(yùn)用受意方法？P36-37

受意:是指文員接受和領(lǐng)略匕司意圖。一種:直接受意另一種：間接受意。文員在受意過(guò)

程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：一一專(zhuān)心傾聽(tīng)、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)行。

2.文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用?方法和規(guī)定是什么？P36-37

進(jìn)言：是指文員積極對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作

用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和規(guī)定：⑴適事⑵適時(shí)

⑶適地⑷適度

3.來(lái)信受訪的范圍涉及哪些?受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么？

（1）受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān)，主管部門(mén)或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件;職工，群眾直接給機(jī)關(guān)，單

位領(lǐng)導(dǎo)的信件.（1分）

（2）及時(shí)拆封.拆封時(shí)，不要損壞郵票，郵戳和其他書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的地方.對(duì)急信，要信，或有過(guò)

激言語(yǔ)的來(lái)信，要解決及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急解決.拆開(kāi)后在裝訂

時(shí)，信紙?jiān)谇埃欧庠诤?，要一并裝訂.（2分）

（3）認(rèn)真閱讀.把握信中的重要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙

的空白處注明”參閱某卷宗''或"可與前信印證”等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料?.（2分）

（4）逐項(xiàng)登記.用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名，職業(yè)，單位或住址，寫(xiě)信時(shí)間，收發(fā)日期，重要內(nèi)容，規(guī)

定，收信單位（人）以及承辦后的情況，結(jié)果和立卷存檔號(hào)等具體記載，便于記錄，查找和催

辦.（1分）

（5）認(rèn)真解決.解決信伺:應(yīng)當(dāng)按照“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.

（2分）

（6）及時(shí)復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增長(zhǎng)職工群眾對(duì)組織的信任.復(fù)信可采

用收信人（單位）復(fù)信，或承辦人（單位）復(fù)信兩種方式進(jìn)行.（2分）

4.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什

么？pl70—171

（1）要獲得上司的許可；

（2）假如用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)

（3）要對(duì)的告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、午餐會(huì)等）、

所需要的時(shí)間等等；

（4）約定好以后，一定要向上司報(bào)告，并填寫(xiě)在II程安排計(jì)劃表」：?還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的

文獻(xiàn)資料。

（5）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)：

（6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；

（?）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；

（8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就

餐等因素。

5.文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)？具體做法是如何的？pl7

8—181

（1）有電子提醒系統(tǒng)和人工提醒系統(tǒng)（（2分）

（2）電子提醒系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)立日程表，報(bào)警系統(tǒng)，一周計(jì)劃以及其他提醒事項(xiàng)，文員

應(yīng)當(dāng)隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.（3分）

人工提醒系統(tǒng)的做法:設(shè)立基本辦公I(xiàn)I程表（（1分），固定活動(dòng)II期一覽表（（1分），使用提醒

性備忘錄（（1分），準(zhǔn)備約會(huì)表（（1分），準(zhǔn)備特殊提醒卡（＜1分），準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)（（1分）.

6.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)?pl37

（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章：（3）時(shí)間（開(kāi)始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（4）

會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會(huì)議的通過(guò)情形及結(jié)論；（9）

相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。

7.提高會(huì)議效率可以有哪些做法？pl56—159

遵循法律法規(guī);合理擬定會(huì)議目的;擬定必要的與會(huì)者:減少會(huì)議的數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模;

簡(jiǎn)化會(huì)議程序;縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。

8.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定?p234

（1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最佳是在完畢被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完畢前

作期中報(bào)告；假如上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序,

要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及通過(guò)，事先

要把要說(shuō)的事及順序整理好，一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢;復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W21I的原則

檢查是否有漏掉。

9.辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的見(jiàn)解應(yīng)當(dāng)怎么做，要領(lǐng)有哪些？P237-238

讓對(duì)方接受自己的見(jiàn)解而沒(méi)有勉強(qiáng)的感覺(jué);用語(yǔ)言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最

想說(shuō)什么；了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。

10.單位印章重要有哪些？p244—245印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p245—247

（1）單位印章，套ER章，鋼印，領(lǐng)導(dǎo)人署名章，其他印章；

（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)

主管部門(mén)批準(zhǔn)，公安部門(mén)登記后由專(zhuān)門(mén)刻制廠刻制;公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其

他印章也應(yīng)專(zhuān)人專(zhuān)用;加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核署名；將

蓋用文獻(xiàn)名稱，編號(hào)，日期，簽發(fā)人，領(lǐng)用人，蓋章人等項(xiàng)具體登記；功日蓋印章必須做到

用力均勻，使印章端正，完整，不歪斜,更不能顛倒;凡以單位名義發(fā)出的公文，信函等都必須加蓋

單位公章方能有效。

11.按照2023年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有

幾類(lèi)幾種？P255

（1）命令（令）；（2）決定：（3）公告；通告：（4）告知、通報(bào);（5）議案;（6）報(bào)告;（7）請(qǐng)

示；（8）批復(fù)：意見(jiàn)；（9）函；（10）會(huì)議紀(jì)要。

12.公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。P255—256

（1）版頭，發(fā)文字號(hào)，印刷順序號(hào)；（2）密級(jí)，緊急限度：（3）簽發(fā)人姓名：<4）公文標(biāo)題;

<5）主送機(jī)關(guān)；<6）正文,附件；（7）發(fā)文機(jī)關(guān)，成文日期，機(jī)關(guān)印章;<8）注釋?zhuān)喿x（發(fā)送）范圍；

V9）主題詞；（10）抄送單位，印發(fā)說(shuō)明。

13.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文,需要通過(guò)一系列程序即為發(fā)文解決過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明

這一系列過(guò)程。P259—263

（1）擬稿.

（2）核稿.是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核算

（3）簽發(fā).指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定，簽字發(fā)出

（4）編號(hào).已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)

（5）繕印.對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)定稿進(jìn)行譽(yù)清，復(fù)印或排版印制.

（6）校對(duì)，指將文獻(xiàn)的譽(yù)寫(xiě)稿，打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正

（7）用印，是指在完畢的文獻(xiàn)上加蓋機(jī)關(guān)印章.

（8）登記

（9）分發(fā).指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文獻(xiàn):進(jìn)行分裝和發(fā)送.

14.什么是文書(shū)的立卷特性?通?？梢园凑漳膸追N特性立卷？P265-267

（1）文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特性組合成案卷，稱為"立卷特性";（2）

按問(wèn)題特性立卷;（3）按作者特性立卷；（4）按文種特性立卷;（5）準(zhǔn)時(shí)間特性立卷；（6）按地區(qū)

特性立卷；（7）按通訊者特性立卷;（8）在運(yùn)用六個(gè)特性立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的

特性組合每一個(gè)案卷。

四、設(shè)計(jì)題

1.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜、儲(chǔ)物架、書(shū)報(bào)架，辦公室主任

給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文獻(xiàn)架、文具用品盒、各種筆、膠

水、剪刀、參考書(shū)、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙（2刀），規(guī)定小李整

理好辦公桌，把東西分門(mén)別類(lèi)放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)當(dāng)怎么做？（P13）

電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī),右手做記錄；電腦放在右邊；新文獻(xiàn)夾放需要翻譯

的資料，在文獻(xiàn)夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)記條；各種筆，膠水,剪刀，印盒等文具分門(mén)別類(lèi)放在文具

用品盒內(nèi);參考書(shū)應(yīng)當(dāng)放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;公司印章放入辦公桌帶鎖

的抽屜內(nèi);墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。

2.安徽某公司欲與上海某公司合作，上海以品牌、技術(shù)入股，運(yùn)用安徽比較便宜的原材

料和人工,共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的

具體事宜,辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？（P121）

（1）接受任務(wù)；（2）了解來(lái)賓；（3）制訂計(jì)劃；<4）預(yù)訂食宿;<5）迎接來(lái)賓;<6）商議日

程;<7）安排會(huì)談;<8）陪同參觀;⑼送別客人;（10）接待小結(jié)。

3.康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車(chē)場(chǎng)等，某

公司準(zhǔn)備在11月15日上午9：00到12:00召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論次年產(chǎn)品發(fā)展

和銷(xiāo)售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公

室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議告知。他應(yīng)當(dāng)考慮哪些問(wèn)題？（P123）

（1）會(huì)議的名稱；（2）出席會(huì)議者的姓名或組織，部門(mén)的名稱；（3）日期，時(shí)間（開(kāi)始到結(jié)束

的預(yù)定期刻）；（4）地點(diǎn):（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）；（5）議題（或者議事II程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)

處,電話號(hào)碼等;（7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱，幾樓，電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（8）注意事

項(xiàng),是否備有餐點(diǎn)，有否停車(chē)場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。

4.文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？（P145）

5.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定

召開(kāi)專(zhuān)家座談會(huì),對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估,辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)？（P150）

（1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專(zhuān)家和學(xué)者，能獨(dú)立思考，有主見(jiàn)又敢于發(fā)

表意見(jiàn)者；（2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七，八人為宜;<3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切

配合；〈4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)，組織,可不做記錄;（5）具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目

的座位上去做;<6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；（7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料?，茶點(diǎn)，邊

吃邊談，可使氣氛輕松。

6.某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各

種會(huì)議用品，室外有接待處,公司還租了汽車(chē)來(lái)接送來(lái)賓,為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員

在會(huì)后應(yīng)當(dāng)做些什么工作？（P134）

（1）要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子

（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)，冒領(lǐng)

（3）有留話時(shí),牢記務(wù)必傳達(dá)

（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品漏掉

（5）要為參與會(huì)議的人員送行

（6）文秘人員拜別前，要檢查煙灰缸，字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，則必須加以熄滅

（7）桌，椅早先若有移動(dòng)，必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾

（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回

（9）關(guān)緊門(mén)窗并上鎖。

7.科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參與人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門(mén)的正

副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)

議時(shí)間為5小時(shí)。參與會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作

30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文獻(xiàn)材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元,因會(huì)議

緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。（P161）

(1)會(huì)議成本=2X3C(G+S)XT]n+后勤開(kāi)支=6(G+S)T-n+后勤開(kāi)支

(2)G--------------參與會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元,

(24004-304-8)

(3)S一一參與會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。(6004-304-8)

(4)T——參與會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；

(5)n一一參與會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；

(6)后勤開(kāi)支——等于支票開(kāi)支、鈔票開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為800(200+100+10X

50)

(7)會(huì)議成本一6義(10+2.5)X5X50+800

=18750——800

=19550(元)

8.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)

(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)，憑證，送上司審閱，簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)，或者結(jié)算

預(yù)支的出差費(fèi)用

(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作報(bào)告.假如是與上司同行的，可

根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案

(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作

(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士，單位等情況做好記錄,以便將來(lái)有用

(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員,分別去函或去電表達(dá)感謝。

9.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)

目？(P186)履行哪些職責(zé)？(Pl182)

(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)，是乘飛機(jī)還是汽車(chē)，火

車(chē)或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間，座位情況，旅館情況.

(2)制定約會(huì)計(jì)戈U.約會(huì)計(jì)劃表涉及：城市名和省(州)名(假如是國(guó)外旅行，寫(xiě)明城市

名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名，公司和地址，電話號(hào)碼.

(3)為商務(wù)洽談收集資料?.

(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單.

(5)考慮行李問(wèn)題.通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息.為每件:行李

準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽.

(6)安排差旅費(fèi).

(7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù).隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù).

(8)辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。

10.某公司成立三周年,準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì),辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好準(zhǔn)備,要做哪些工

作？(P126)

(1)客人的選擇.擬定名單，再請(qǐng)上司核定.

(2)擬定期間.假如是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見(jiàn)，要避免選

擇對(duì)方的重大節(jié)假日.

(3)會(huì)場(chǎng)的選擇.要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與

氣氛等。

11.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈(zèng)送禮品，在解決這些事情應(yīng)考慮什

么，如何做?(P223)

(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典，生H,結(jié)婚，榮升，喬遷，或是圣誕節(jié)，中

秋節(jié)等

(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份，愛(ài)好，文化背景,性格習(xí)慣等；

(3)在日歷上應(yīng)當(dāng)清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于本地的A

購(gòu)物環(huán)境.

(4)還應(yīng)熟知以卜規(guī)則:除非上司有特殊的規(guī)定,不必送太昂貴的禮物，只要專(zhuān)心為對(duì)方選A

擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.

(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分，適合對(duì)方.

(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下.

(7)假如不是親自送禮，應(yīng)當(dāng)在禮物的外包裝上寫(xiě)上贈(zèng)送者的姓名或附上名片，賀卡.

(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)II禮物名單,上司可以在上面作一些增減，表達(dá)是否批準(zhǔn)你提

的建議或者提出一些其他的意見(jiàn),以及標(biāo)明價(jià)格范圍.

(9)為了避免所送禮物的反復(fù)，文秘人員應(yīng)當(dāng)為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.

12.上海某公司欲與德國(guó)某公司