小公司采購流程及管理制度

4/5小公司采購流程及管理制度為了提高公司采購效率，明確崗位職責(zé)，有效降底采購成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物質(zhì)采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。

第1項(xiàng)申購程序申購的定義

。申購是指某人或者某部門根據(jù)公司經(jīng)營活動(dòng)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。

一、申購單提報(bào)規(guī)定。

1.申購單應(yīng)按照要素填寫完整，清晰，由公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門。

2.申購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)重新填寫并由公司總經(jīng)理簽字。二、申購單接收規(guī)定

。具體負(fù)責(zé)采購的部門就以下事項(xiàng)對(duì)申購單進(jìn)行審核

。1．應(yīng)檢查申購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整，清晰，檢查申購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2．

接收申購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購，庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則。

3．通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。4．對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的申購單物資應(yīng)及時(shí)通知申購部門。

三、申購單分發(fā)規(guī)定

。1．對(duì)于采購應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。審批人與采購人應(yīng)職責(zé)分離。

2．

對(duì)于緊急申購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。

3．

無法于申購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知申購部門。

4．

重要項(xiàng)目的采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。四、采購周期的規(guī)定。

1．詢好價(jià)后在本市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過3天。

2．詢好價(jià)后非本市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過7天。3．采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明相關(guān)原因。

4．遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。五、

對(duì)于已簽訂合同的供應(yīng)商，分次采購需就每次采購的數(shù)量、金額、發(fā)貨時(shí)間等事項(xiàng)，與供應(yīng)商進(jìn)行書面或郵件確認(rèn)。未簽訂合同的供應(yīng)商按本制度第三章《供應(yīng)商的選擇及合同簽訂》執(zhí)行。六、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)該整理歸類集中采購。對(duì)于緊急申購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。1.集中采購：凡是有相同類型，共同性的材料采用集中計(jì)劃采購。采購前，申購部門按計(jì)劃申請(qǐng)。采購部門集中辦理采購。2.緊急采購：緊急采購的物料總金額在5000元以下（含5000元）的，書面報(bào)請(qǐng)公司項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購的物料總金額在5000元以上20000元（含20000元）以下的，需報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。第2章

供應(yīng)商的選擇及合同簽訂對(duì)第一次合作的供應(yīng)商，需進(jìn)行資質(zhì)考核、詢價(jià)、比價(jià)。詢價(jià)、比價(jià)由總經(jīng)理負(fù)責(zé)，并報(bào)備董事長(zhǎng)。

采購部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行考核，考核的方面包括但不限于以下內(nèi)容：

1．供應(yīng)商應(yīng)具備一定的資質(zhì)和實(shí)力，具有提高或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力，產(chǎn)品質(zhì)量符合我司需求。

2．按照合同約定，達(dá)到付款條件的貨款進(jìn)行付款操作。

3．填寫費(fèi)用報(bào)銷單，該單由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批簽字完畢后提交財(cái)務(wù)部。

二、

合同執(zhí)行與跟進(jìn)

1．已簽訂合同、訂單由申購部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)，總經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題申購部門應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知公司領(lǐng)導(dǎo)。

2．已簽訂的合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量按時(shí)履行。

3.合同在履行期間應(yīng)按照雙方約定嚴(yán)格執(zhí)行，如遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。第5項(xiàng)

對(duì)賬調(diào)節(jié)

每月5日之前，財(cái)務(wù)部對(duì)主要供應(yīng)商就截止至上個(gè)月底的應(yīng)付未付金額、未