文字錄入與編輯實訓教程 第2版 課件 第4章 英文文檔訓練營

第4章英文文檔訓練營任務一英文信函的錄入任務情境李華是一個中國的學生，性格外向，團結(jié)同事。有很好的英語表達能力，從小學就開始當志愿者了，有著豐富的志愿者服務經(jīng)驗?？吹劫F公司最近招聘2022年北京冬奧會志愿者的廣告很感興趣，希望通過此次志愿者活動向世界展示中國。任務分析⒈工作思路寫自薦信，首先要明確表達出自己的愿望，然后重點寫自己的能力、經(jīng)歷等，最后表達自己的強烈愿望。語言要婉轉(zhuǎn),簡短，格式不需要太復雜。寫好草稿后，用Word軟件錄入計算機，并按規(guī)范排好版，打印出來。任務分析⒉注意事項⑴寫日期時有兩點需要注意：①月份最好不要縮寫，如April和October不要寫成Apr.和Oct.；②不要用數(shù)字來代表月份，如不要用4代替April和10代替October。⑵稱呼若為單數(shù)時，可用DearSir而不可用Gentlemen；英國人在稱呼后面習慣用逗號“，”，如：DearMr.Wang，而美國人則習慣用冒號“：”，如：DearMr.Wang：。任務分析⒉注意事項⑶信文如分段，第二段起以后各段的開頭第一個詞要同第一個詞取齊。⑷寫信時最好將事一次講清楚，盡量少用或不用P.S.。知識儲備⒈英文書信的分類書信一般可分為商務信件或公函（Business>>LetterorOfficialCorrespondence）和私人信件（PrivateLetter）兩大類。知識儲備⒉英文書信的格式英文書信的一般可分為八個部分，如下：⑴信頭（Heading）⑵日期（Date）⑶收信人姓名和地址（InsideName&Address）⑷稱呼（Salutation）⑸信文（BodyoftheLetter）⑹結(jié)尾謙稱（ComplimentaryClose）⑺署名（Signature）⑻其它（Others）知識儲備⒊便函的概念便函是一種簡便的公函形式比較簡便、寫法上比較靈活，但也有一定規(guī)范可循的非正式公文的信件——區(qū)別于公函。便函要求簡明，有事則長，無事則短，一般不用過多寒暄的話。知識儲備⒋便函的格式便函的格式在構(gòu)成上沒有公函的格式要求的嚴格，一般也由姓名、日期和稱呼、信文、結(jié)尾謙稱和署名等部分組成。知識儲備⒌便函的種類便函的種類很多，按用途可分為以下幾類：⑴邀請：如邀請參加婚禮、參加舞會、喬遷新居等。⑵通知：如放假通知、調(diào)薪通知、公開啟示等。⑶祝賀信：如節(jié)日祝賀、新婚祝賀、升職祝賀等。⑷感謝信：如謝推薦、謝款待、謝饋贈等。⑸慰問信⑹悼念信⑺其它知識儲備⒍便函信封便函以通知，請柬等形式出現(xiàn)時，一般不需要使用和寫信封，但若以自薦信、祝賀信等形式出現(xiàn)時，需要使用信封，此時的信封書寫與其它信件書寫格式及方式一致。技能點撥⑴打開Word軟件，切換輸入法，把自薦信的內(nèi)容錄入進電腦。⑵設置信約紙的紙張大小，選擇“布局”選項卡→“頁面設置”組→“紙張大小”，單擊下拉按鈕選擇B5紙。⑶選中發(fā)信人的地址和日期，“234WestTenthStreetHonolulu，HawaiiU.S.A.；27May，2022”，選擇“開始”選項卡→“段落”組→“右對齊”按鈕。技能點撥⑷選擇信文部分選擇“開始”選項卡→“段落”組，單擊右下角“折疊功能區(qū)”按鈕→“特殊”中選擇→“首行”，將縮進值設置為2個字符，單擊“確定”按鈕。⑸選中結(jié)尾謙稱及署名，“Iam，Gentlemen,HuiZi”，選擇“開始”選項卡→“段落”組→“右對齊”按鈕。第4章英文文檔訓練營任務二英文商務信件的錄入任務情境不久前華為公司收到一封客戶對與適合于家庭教育和學習使用的可實現(xiàn)遠程打印的打印機的咨詢信，并要求寄送一份推薦和供應機器的細目，現(xiàn)進行回復。任務分析⒈工作思路根據(jù)信中內(nèi)容，在復信中供應商不但回答有關(guān)的詢問，并且乘機向客戶推銷其它產(chǎn)品，這是商業(yè)書信中常見的手法。譯好草稿后，用Word軟件錄入計算機，并按規(guī)范排好版，打印出來。任務分析⒉注意事項⑴內(nèi)容要簡明扼要。⑵開門見山，把要聯(lián)系的事說的一清二楚。⑶語氣婉轉(zhuǎn)，語言切合實際。知識儲備⒈英文商務信函商務信函書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯(lián)絡感情、增進了解的重要工具。近年來，隨著國際貿(mào)易往來業(yè)務的增多，英語書信在對外聯(lián)系業(yè)務上起著相當重要的作用。作為工商企業(yè)界、科技界以及其它各界的工作人員，都有必要懂得他國外通信的一些基本知識。知識儲備⒉英文商務信函的基本要求⑴書信內(nèi)容要簡明扼要的說明問題。⑵寫書信時要開門見山的把要聯(lián)系的事說的一清二楚。⑶語氣婉轉(zhuǎn)，既不高傲，也不必過于謙恭。⑷語言要切合實際，不要深奧難懂。知識儲備⒊英文商務信函的格式及寫法⑴英文商務信函的基本格式與一般的社交書信略有不同，要復雜些，信紙上端都印有單位名稱、地址和電話號碼以及電報掛號，便于收信人聯(lián)系。⑵商務信函信頭（Heading），一般包括寫信人的地址和寫信日期。商務信函信頭的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看,前者更為常用。采用并列式時，每行開頭要左對齊；采用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。日期，一般寫在信頭下面的右方，但也有寫在中間的。知識儲備⒊英文商務信函的格式及寫法⑶日期的寫法英美有所不同商務信函信的信文（BodyoftheLetter），每段第一行應往右縮進約四五個字母。⑷商務信函除在信封上寫收信人的姓名和地址外，信內(nèi)還要重復一遍，它的位置在信紙的左上方，低于日期二至四行。知識儲備⒊英文商務信函的格式及寫法⑸商務信函還有一項“事由”，位于信文上方，它的作用是使收信人一看便知道信內(nèi)的主要內(nèi)容。既中文格式中的標題。⑹附件在商務信函里也是常見的。凡信內(nèi)有附件的，盡管信文內(nèi)已有說明，但在Initials下面仍應附注表明附件若干。⑺在寫事務性信件時，正文一般開門見山，內(nèi)容簡單明了，條理清楚。技能點撥⑴打開Word軟件，切換輸入法，把商務回函的內(nèi)容錄入進電腦。⑵選中信頭（Heading）中的公司名稱“HUAWEITECHNOLOGIESCO.LTD.”，單擊“開始”選項卡→“字體”組，設置字體樣式為“Arial，加粗，四號”，在“段落”組，單擊“居中”按鈕。⑶選中信頭（Heading）中的電話和日期“TelephoneLeeds4000-955-988，25March,2022”，單擊“開始”選項卡→“字體”組，設置字體樣式為“Arial，加粗，小四”,在“段落”組，單擊“右對齊”。技能點撥⑷選中信中正文文字，單擊“開始”選項卡→“字體”組，設置字體樣式為“小四”；單擊“開始”選項卡→“段落”組右下角的“折疊功能按鈕”，在彈出的對話框中，設置“特殊”為“首行”、“縮進值”為“2字符”。⑸選中落款，選擇“開始”選項卡→“段落”組，單擊“右對齊”。最后適當調(diào)整這兩行的右邊界。第4章英文文檔訓練營任務三英文公函信件的錄入任務情境韓梅梅在遼寧省教育廳工作，想在今年十一期間去英國游玩，要申請簽證。單位需要給其開具相關(guān)證明。任務分析⒈工作思路根據(jù)中文證明簡明扼要的寫出英文樣式。譯好草稿后，用Word軟件錄入計算機，并按規(guī)范排好版，打印出來。任務分析⒉注意事項⑴行文簡潔明確，用語把握分寸。⑵語氣平和有禮。⑶內(nèi)容針對性，答復明確性，注意時效性。知識儲備⒈英文公函信件公函是用于機關(guān)、單位之間互相商洽、詢問、大副、請求時使用的一種公務性信件，包括國內(nèi)的，也包括國際的。與一般的書信相比，公函對信封信紙及結(jié)構(gòu)的要求都比較嚴格，形式也不盡相同。知識儲備⒉英文公函信件的基本要求⑴行文簡潔明確，用語把握分寸。⑵語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。⑶復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。⑷注意時效性，特別是復函更應該迅速、及時。知識儲備⒊英文公函的格式及寫法⑴英文公函的基本格式與一般的社交書信略有不同，但與商務信函有些相似，信紙上端都印有單位名稱、地址和電話號碼以及電報掛號，便于收信人聯(lián)系。⑵寫信日期的位置，在公函書信中，一般寫在信頭下面的右方，但也有寫在中間的。⑶公函信件除在信封上寫收信人的姓名和地址外，信內(nèi)還要重復一遍，它的位置在信紙的左上方，低于日期二至四行。與商務信函相同。知識儲備⒊英文公函的格式及寫法⑷公函的稱呼因是寫給單位的，應用DearSirs（英式稱呼）或Gentlemen（美式稱呼）。⑸公函還有一項“事由”，位于信文上方，它的作用是使收信人一看便知道信內(nèi)的主要內(nèi)容。既中文格式中的標題。⑹附件在公函里也是常見的。凡信內(nèi)有附件的，盡管信文內(nèi)已有說明，但在Initials下面仍應附注表明附件若干。⑺在寫事務性信件時，正文一般開門見山，內(nèi)容簡單明了，條理清楚。技能點撥⑴打開Word軟件，切換輸入法，把英文信件的內(nèi)容錄入進電腦。⑵選中寫信人地址及日期“DivisionofPersonnel，DEPARTMENTOFEDUCATION，OFXXPROVINCE,P.R.CHINA，28thMay2021”，“開始”選項卡→“段落”組→“右對齊”。技能點撥⑶選中收信人地址及稱呼“EMBASSY大使館/CONSULATE領(lǐng)事館ofTHEUNITEDKINGDOMOFGREATBRITAINANDNORTHERNIRELAND，Towhomitmayconcern，DearSirorMadam：”，“開始”選項卡→“段落”組→“左對齊”。⑷選中正文文字，選擇“開始”選項卡→“段落”組右下角折疊按鈕，在彈出的對話框下設置→特殊為“首行”，“縮進”為“2字符”。⑸選中全文，在“開始”選項卡→“字體”組→字號為“小四”。第4章英文文檔訓練營任務四英文信封的錄入任務情境在湖北大學英語系的候教授AlfredHou，與住在紐約Anenue大街250號的ThomasMatthewBenton夫人為多年好友，常有書信聯(lián)系。現(xiàn)請你寫一信封并打印出來。任務分析⒈工作思路寫一信封，寫信人與收信人的姓名、地址寫清，最好采用斜列式。寫好草稿后，用Word軟件錄入計算機，并按規(guī)范排好版，打印到信封上。任務分析⒉注意事項⑴信封上的寫信人與收信人的位置，寫信人在左上，收信人在中央。⑵信封上的稱謂要用尊稱，但寫信人不自稱Mr.、Mrs.或Miss。⑶信封上的地址書寫要從小到大，寫法與中文相反。⑷特殊情況可在信封的左下角注明。知識儲備⒈信封的規(guī)格正式信函中信封要用高質(zhì)量的、潔白的輕磅道林紙。大型的信封，高約10.5厘米，寬約24厘米；小型的信封，高約10厘米，寬約17厘米。私人信函中信封質(zhì)地、顏色、規(guī)格均可自由選擇。知識儲備⒉信封的寫法⑴信封的寫法一般采用并列是式或斜列式，最好與信內(nèi)姓名和地址的格式吻合。一般人都喜歡斜列式。⑵收信人的姓名和地址在信封的中央，其順序和信內(nèi)姓名地址相同。⑶寫信人姓名和地址寫在信封的左上角。郵票貼在右上角。⑷普通私人信件的寫信人的姓名和地址，原則上以寫為宜，可以寫在信封的左上角或信封的反面封蓋上，也可以省略不寫。知識儲備⒉信封的寫法⑸如果是私人信件或是密信，可以在信封的左下角注明Private（親啟）、Personal（私函）、Confidential（機密）、Urgent（急件）等字樣。⑹如果該信不是一般郵件，可以在信封的左下角注明信件的類別。ByAirMail或ParAvion（航空）,AirMailRegistered（航空掛號）,Express（快件）,Registered（掛號郵件）,ParcelPost（包裹郵件）,PrintedMatter（印刷品）,PhotoInclosed（內(nèi)有照片）。知識儲備⒉信封的寫法⑺寫給女子的信件在姓名前加上尊稱，如：Mrs.,Miss或Ms.；如果她是博士、教授或主席，可以加上Dr.,Prof.或Chairman。在正式信函的信封上Dr.等縮略形式最好換作Doctor等相應全稱。⑻給女子寫信，不能用其丈夫的頭銜來稱呼她。如果收信人是一個已婚女子，可在她丈夫姓名前加上Mrs.，如：Mrs.BrianRidge，即使她丈夫不在人世了，仍然可以這樣稱她。對于離過婚的女子，可以先寫Mrs.，再寫她婚前的姓名，最后加上前夫的姓。如：Mrs.EdnaBoyceBlair。知識儲備⒉信封的寫法⑼信封上面一般不用標點符號，除非不用標點可能產(chǎn)生歧義。有時，一行之內(nèi)的門牌號碼與街道號碼最好以破折號相隔，如：311－42ndStreet。一行之內(nèi)的區(qū)號、城市名、州名等也有必要以逗號相隔，如：NewYouk,23.N.Y.。只用有用的標點。知識儲備⒉信封的寫法⑽寫給男子的信件也要注意，如果是長名，最好不要縮略。不過，其中間的名字倒可以采用首字母縮略形式，如：寫給RogerDelvinKeyesdeBruf的信，信封上可以寫上Mr.BogerD.K.deBruf。不可把他人的姓名拼錯，若把Mr.Wolfe拼成Mr.Wolf,把Mrs.Rumpel拼成Mrs.Rumple，那還怎能進行友好的書面交際呢？另外，一些英美人父子同名，于是，Jr.（＝Junior兒子）加在姓名之后的現(xiàn)象屢見不鮮。給他們寫信，可以在附上Jr.的姓名之前加上Mr.。知識儲備⒉信封的寫法⑾寫信人不自稱Mr.、Mrs.或Miss，但是在