文字錄入與編輯實(shí)訓(xùn)教程 第2版 課件 第4章 英文文檔訓(xùn)練營(yíng)

第4章英文文檔訓(xùn)練營(yíng)任務(wù)一英文信函的錄入任務(wù)情境李華是一個(gè)中國(guó)的學(xué)生，性格外向，團(tuán)結(jié)同事。有很好的英語(yǔ)表達(dá)能力，從小學(xué)就開(kāi)始當(dāng)志愿者了，有著豐富的志愿者服務(wù)經(jīng)驗(yàn)。看到貴公司最近招聘2022年北京冬奧會(huì)志愿者的廣告很感興趣，希望通過(guò)此次志愿者活動(dòng)向世界展示中國(guó)。任務(wù)分析⒈工作思路寫(xiě)自薦信，首先要明確表達(dá)出自己的愿望，然后重點(diǎn)寫(xiě)自己的能力、經(jīng)歷等，最后表達(dá)自己的強(qiáng)烈愿望。語(yǔ)言要婉轉(zhuǎn),簡(jiǎn)短，格式不需要太復(fù)雜。寫(xiě)好草稿后，用Word軟件錄入計(jì)算機(jī)，并按規(guī)范排好版，打印出來(lái)。任務(wù)分析⒉注意事項(xiàng)⑴寫(xiě)日期時(shí)有兩點(diǎn)需要注意：①月份最好不要縮寫(xiě)，如April和October不要寫(xiě)成Apr.和Oct.；②不要用數(shù)字來(lái)代表月份，如不要用4代替April和10代替October。⑵稱(chēng)呼若為單數(shù)時(shí)，可用DearSir而不可用Gentlemen；英國(guó)人在稱(chēng)呼后面習(xí)慣用逗號(hào)“，”，如：DearMr.Wang，而美國(guó)人則習(xí)慣用冒號(hào)“：”，如：DearMr.Wang：。任務(wù)分析⒉注意事項(xiàng)⑶信文如分段，第二段起以后各段的開(kāi)頭第一個(gè)詞要同第一個(gè)詞取齊。⑷寫(xiě)信時(shí)最好將事一次講清楚，盡量少用或不用P.S.。知識(shí)儲(chǔ)備⒈英文書(shū)信的分類(lèi)書(shū)信一般可分為商務(wù)信件或公函（Business>>LetterorOfficialCorrespondence）和私人信件（PrivateLetter）兩大類(lèi)。知識(shí)儲(chǔ)備⒉英文書(shū)信的格式英文書(shū)信的一般可分為八個(gè)部分，如下：⑴信頭（Heading）⑵日期（Date）⑶收信人姓名和地址（InsideName&Address）⑷稱(chēng)呼（Salutation）⑸信文（BodyoftheLetter）⑹結(jié)尾謙稱(chēng)（ComplimentaryClose）⑺署名（Signature）⑻其它（Others）知識(shí)儲(chǔ)備⒊便函的概念便函是一種簡(jiǎn)便的公函形式比較簡(jiǎn)便、寫(xiě)法上比較靈活，但也有一定規(guī)范可循的非正式公文的信件——區(qū)別于公函。便函要求簡(jiǎn)明，有事則長(zhǎng)，無(wú)事則短，一般不用過(guò)多寒暄的話。知識(shí)儲(chǔ)備⒋便函的格式便函的格式在構(gòu)成上沒(méi)有公函的格式要求的嚴(yán)格，一般也由姓名、日期和稱(chēng)呼、信文、結(jié)尾謙稱(chēng)和署名等部分組成。知識(shí)儲(chǔ)備⒌便函的種類(lèi)便函的種類(lèi)很多，按用途可分為以下幾類(lèi)：⑴邀請(qǐng)：如邀請(qǐng)參加婚禮、參加舞會(huì)、喬遷新居等。⑵通知：如放假通知、調(diào)薪通知、公開(kāi)啟示等。⑶祝賀信：如節(jié)日祝賀、新婚祝賀、升職祝賀等。⑷感謝信：如謝推薦、謝款待、謝饋贈(zèng)等。⑸慰問(wèn)信⑹悼念信⑺其它知識(shí)儲(chǔ)備⒍便函信封便函以通知，請(qǐng)柬等形式出現(xiàn)時(shí)，一般不需要使用和寫(xiě)信封，但若以自薦信、祝賀信等形式出現(xiàn)時(shí)，需要使用信封，此時(shí)的信封書(shū)寫(xiě)與其它信件書(shū)寫(xiě)格式及方式一致。技能點(diǎn)撥⑴打開(kāi)Word軟件，切換輸入法，把自薦信的內(nèi)容錄入進(jìn)電腦。⑵設(shè)置信約紙的紙張大小，選擇“布局”選項(xiàng)卡→“頁(yè)面設(shè)置”組→“紙張大小”，單擊下拉按鈕選擇B5紙。⑶選中發(fā)信人的地址和日期，“234WestTenthStreetHonolulu，HawaiiU.S.A.；27May，2022”，選擇“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“段落”組→“右對(duì)齊”按鈕。技能點(diǎn)撥⑷選擇信文部分選擇“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“段落”組，單擊右下角“折疊功能區(qū)”按鈕→“特殊”中選擇→“首行”，將縮進(jìn)值設(shè)置為2個(gè)字符，單擊“確定”按鈕。⑸選中結(jié)尾謙稱(chēng)及署名，“Iam，Gentlemen,HuiZi”，選擇“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“段落”組→“右對(duì)齊”按鈕。第4章英文文檔訓(xùn)練營(yíng)任務(wù)二英文商務(wù)信件的錄入任務(wù)情境不久前華為公司收到一封客戶(hù)對(duì)與適合于家庭教育和學(xué)習(xí)使用的可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程打印的打印機(jī)的咨詢(xún)信，并要求寄送一份推薦和供應(yīng)機(jī)器的細(xì)目，現(xiàn)進(jìn)行回復(fù)。任務(wù)分析⒈工作思路根據(jù)信中內(nèi)容，在復(fù)信中供應(yīng)商不但回答有關(guān)的詢(xún)問(wèn)，并且乘機(jī)向客戶(hù)推銷(xiāo)其它產(chǎn)品，這是商業(yè)書(shū)信中常見(jiàn)的手法。譯好草稿后，用Word軟件錄入計(jì)算機(jī)，并按規(guī)范排好版，打印出來(lái)。任務(wù)分析⒉注意事項(xiàng)⑴內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要。⑵開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，把要聯(lián)系的事說(shuō)的一清二楚。⑶語(yǔ)氣婉轉(zhuǎn)，語(yǔ)言切合實(shí)際。知識(shí)儲(chǔ)備⒈英文商務(wù)信函商務(wù)信函書(shū)信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。近年來(lái)，隨著國(guó)際貿(mào)易往來(lái)業(yè)務(wù)的增多，英語(yǔ)書(shū)信在對(duì)外聯(lián)系業(yè)務(wù)上起著相當(dāng)重要的作用。作為工商企業(yè)界、科技界以及其它各界的工作人員，都有必要懂得他國(guó)外通信的一些基本知識(shí)。知識(shí)儲(chǔ)備⒉英文商務(wù)信函的基本要求⑴書(shū)信內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)明問(wèn)題。⑵寫(xiě)書(shū)信時(shí)要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山的把要聯(lián)系的事說(shuō)的一清二楚。⑶語(yǔ)氣婉轉(zhuǎn)，既不高傲，也不必過(guò)于謙恭。⑷語(yǔ)言要切合實(shí)際，不要深?yuàn)W難懂。知識(shí)儲(chǔ)備⒊英文商務(wù)信函的格式及寫(xiě)法⑴英文商務(wù)信函的基本格式與一般的社交書(shū)信略有不同，要復(fù)雜些，信紙上端都印有單位名稱(chēng)、地址和電話號(hào)碼以及電報(bào)掛號(hào)，便于收信人聯(lián)系。⑵商務(wù)信函信頭（Heading），一般包括寫(xiě)信人的地址和寫(xiě)信日期。商務(wù)信函信頭的寫(xiě)法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來(lái)看,前者更為常用。采用并列式時(shí)，每行開(kāi)頭要左對(duì)齊；采用斜列式時(shí)，每行開(kāi)頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。日期，一般寫(xiě)在信頭下面的右方，但也有寫(xiě)在中間的。知識(shí)儲(chǔ)備⒊英文商務(wù)信函的格式及寫(xiě)法⑶日期的寫(xiě)法英美有所不同商務(wù)信函信的信文（BodyoftheLetter），每段第一行應(yīng)往右縮進(jìn)約四五個(gè)字母。⑷商務(wù)信函除在信封上寫(xiě)收信人的姓名和地址外，信內(nèi)還要重復(fù)一遍，它的位置在信紙的左上方，低于日期二至四行。知識(shí)儲(chǔ)備⒊英文商務(wù)信函的格式及寫(xiě)法⑸商務(wù)信函還有一項(xiàng)“事由”，位于信文上方，它的作用是使收信人一看便知道信內(nèi)的主要內(nèi)容。既中文格式中的標(biāo)題。⑹附件在商務(wù)信函里也是常見(jiàn)的。凡信內(nèi)有附件的，盡管信文內(nèi)已有說(shuō)明，但在Initials下面仍應(yīng)附注表明附件若干。⑺在寫(xiě)事務(wù)性信件時(shí)，正文一般開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，條理清楚。技能點(diǎn)撥⑴打開(kāi)Word軟件，切換輸入法，把商務(wù)回函的內(nèi)容錄入進(jìn)電腦。⑵選中信頭（Heading）中的公司名稱(chēng)“HUAWEITECHNOLOGIESCO.LTD.”，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“字體”組，設(shè)置字體樣式為“Arial，加粗，四號(hào)”，在“段落”組，單擊“居中”按鈕。⑶選中信頭（Heading）中的電話和日期“TelephoneLeeds4000-955-988，25March,2022”，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“字體”組，設(shè)置字體樣式為“Arial，加粗，小四”,在“段落”組，單擊“右對(duì)齊”。技能點(diǎn)撥⑷選中信中正文文字，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“字體”組，設(shè)置字體樣式為“小四”；單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“段落”組右下角的“折疊功能按鈕”，在彈出的對(duì)話框中，設(shè)置“特殊”為“首行”、“縮進(jìn)值”為“2字符”。⑸選中落款，選擇“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“段落”組，單擊“右對(duì)齊”。最后適當(dāng)調(diào)整這兩行的右邊界。第4章英文文檔訓(xùn)練營(yíng)任務(wù)三英文公函信件的錄入任務(wù)情境韓梅梅在遼寧省教育廳工作，想在今年十一期間去英國(guó)游玩，要申請(qǐng)簽證。單位需要給其開(kāi)具相關(guān)證明。任務(wù)分析⒈工作思路根據(jù)中文證明簡(jiǎn)明扼要的寫(xiě)出英文樣式。譯好草稿后，用Word軟件錄入計(jì)算機(jī)，并按規(guī)范排好版，打印出來(lái)。任務(wù)分析⒉注意事項(xiàng)⑴行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。⑵語(yǔ)氣平和有禮。⑶內(nèi)容針對(duì)性，答復(fù)明確性，注意時(shí)效性。知識(shí)儲(chǔ)備⒈英文公函信件公函是用于機(jī)關(guān)、單位之間互相商洽、詢(xún)問(wèn)、大副、請(qǐng)求時(shí)使用的一種公務(wù)性信件，包括國(guó)內(nèi)的，也包括國(guó)際的。與一般的書(shū)信相比，公函對(duì)信封信紙及結(jié)構(gòu)的要求都比較嚴(yán)格，形式也不盡相同。知識(shí)儲(chǔ)備⒉英文公函信件的基本要求⑴行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。⑵語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。⑶復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。⑷注意時(shí)效性，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。知識(shí)儲(chǔ)備⒊英文公函的格式及寫(xiě)法⑴英文公函的基本格式與一般的社交書(shū)信略有不同，但與商務(wù)信函有些相似，信紙上端都印有單位名稱(chēng)、地址和電話號(hào)碼以及電報(bào)掛號(hào)，便于收信人聯(lián)系。⑵寫(xiě)信日期的位置，在公函書(shū)信中，一般寫(xiě)在信頭下面的右方，但也有寫(xiě)在中間的。⑶公函信件除在信封上寫(xiě)收信人的姓名和地址外，信內(nèi)還要重復(fù)一遍，它的位置在信紙的左上方，低于日期二至四行。與商務(wù)信函相同。知識(shí)儲(chǔ)備⒊英文公函的格式及寫(xiě)法⑷公函的稱(chēng)呼因是寫(xiě)給單位的，應(yīng)用DearSirs（英式稱(chēng)呼）或Gentlemen（美式稱(chēng)呼）。⑸公函還有一項(xiàng)“事由”，位于信文上方，它的作用是使收信人一看便知道信內(nèi)的主要內(nèi)容。既中文格式中的標(biāo)題。⑹附件在公函里也是常見(jiàn)的。凡信內(nèi)有附件的，盡管信文內(nèi)已有說(shuō)明，但在Initials下面仍應(yīng)附注表明附件若干。⑺在寫(xiě)事務(wù)性信件時(shí)，正文一般開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，條理清楚。技能點(diǎn)撥⑴打開(kāi)Word軟件，切換輸入法，把英文信件的內(nèi)容錄入進(jìn)電腦。⑵選中寫(xiě)信人地址及日期“DivisionofPersonnel，DEPARTMENTOFEDUCATION，OFXXPROVINCE,P.R.CHINA，28thMay2021”，“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“段落”組→“右對(duì)齊”。技能點(diǎn)撥⑶選中收信人地址及稱(chēng)呼“EMBASSY大使館/CONSULATE領(lǐng)事館ofTHEUNITEDKINGDOMOFGREATBRITAINANDNORTHERNIRELAND，Towhomitmayconcern，DearSirorMadam：”，“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“段落”組→“左對(duì)齊”。⑷選中正文文字，選擇“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“段落”組右下角折疊按鈕，在彈出的對(duì)話框下設(shè)置→特殊為“首行”，“縮進(jìn)”為“2字符”。⑸選中全文，在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“字體”組→字號(hào)為“小四”。第4章英文文檔訓(xùn)練營(yíng)任務(wù)四英文信封的錄入任務(wù)情境在湖北大學(xué)英語(yǔ)系的候教授AlfredHou，與住在紐約Anenue大街250號(hào)的ThomasMatthewBenton夫人為多年好友，常有書(shū)信聯(lián)系?，F(xiàn)請(qǐng)你寫(xiě)一信封并打印出來(lái)。任務(wù)分析⒈工作思路寫(xiě)一信封，寫(xiě)信人與收信人的姓名、地址寫(xiě)清，最好采用斜列式。寫(xiě)好草稿后，用Word軟件錄入計(jì)算機(jī)，并按規(guī)范排好版，打印到信封上。任務(wù)分析⒉注意事項(xiàng)⑴信封上的寫(xiě)信人與收信人的位置，寫(xiě)信人在左上，收信人在中央。⑵信封上的稱(chēng)謂要用尊稱(chēng)，但寫(xiě)信人不自稱(chēng)Mr.、Mrs.或Miss。⑶信封上的地址書(shū)寫(xiě)要從小到大，寫(xiě)法與中文相反。⑷特殊情況可在信封的左下角注明。知識(shí)儲(chǔ)備⒈信封的規(guī)格正式信函中信封要用高質(zhì)量的、潔白的輕磅道林紙。大型的信封，高約10.5厘米，寬約24厘米；小型的信封，高約10厘米，寬約17厘米。私人信函中信封質(zhì)地、顏色、規(guī)格均可自由選擇。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑴信封的寫(xiě)法一般采用并列是式或斜列式，最好與信內(nèi)姓名和地址的格式吻合。一般人都喜歡斜列式。⑵收信人的姓名和地址在信封的中央，其順序和信內(nèi)姓名地址相同。⑶寫(xiě)信人姓名和地址寫(xiě)在信封的左上角。郵票貼在右上角。⑷普通私人信件的寫(xiě)信人的姓名和地址，原則上以寫(xiě)為宜，可以寫(xiě)在信封的左上角或信封的反面封蓋上，也可以省略不寫(xiě)。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑸如果是私人信件或是密信，可以在信封的左下角注明Private（親啟）、Personal（私函）、Confidential（機(jī)密）、Urgent（急件）等字樣。⑹如果該信不是一般郵件，可以在信封的左下角注明信件的類(lèi)別。ByAirMail或ParAvion（航空）,AirMailRegistered（航空掛號(hào)）,Express（快件）,Registered（掛號(hào)郵件）,ParcelPost（包裹郵件）,PrintedMatter（印刷品）,PhotoInclosed（內(nèi)有照片）。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑺寫(xiě)給女子的信件在姓名前加上尊稱(chēng)，如：Mrs.,Miss或Ms.；如果她是博士、教授或主席，可以加上Dr.,Prof.或Chairman。在正式信函的信封上Dr.等縮略形式最好換作Doctor等相應(yīng)全稱(chēng)。⑻給女子寫(xiě)信，不能用其丈夫的頭銜來(lái)稱(chēng)呼她。如果收信人是一個(gè)已婚女子，可在她丈夫姓名前加上Mrs.，如：Mrs.BrianRidge，即使她丈夫不在人世了，仍然可以這樣稱(chēng)她。對(duì)于離過(guò)婚的女子，可以先寫(xiě)Mrs.，再寫(xiě)她婚前的姓名，最后加上前夫的姓。如：Mrs.EdnaBoyceBlair。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑼信封上面一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，除非不用標(biāo)點(diǎn)可能產(chǎn)生歧義。有時(shí)，一行之內(nèi)的門(mén)牌號(hào)碼與街道號(hào)碼最好以破折號(hào)相隔，如：311－42ndStreet。一行之內(nèi)的區(qū)號(hào)、城市名、州名等也有必要以逗號(hào)相隔，如：NewYouk,23.N.Y.。只用有用的標(biāo)點(diǎn)。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑽寫(xiě)給男子的信件也要注意，如果是長(zhǎng)名，最好不要縮略。不過(guò)，其中間的名字倒可以采用首字母縮略形式，如：寫(xiě)給RogerDelvinKeyesdeBruf的信，信封上可以寫(xiě)上Mr.BogerD.K.deBruf。不可把他人的姓名拼錯(cuò)，若把Mr.Wolfe拼成Mr.Wolf,把Mrs.Rumpel拼成Mrs.Rumple，那還怎能進(jìn)行友好的書(shū)面交際呢？另外，一些英美人父子同名，于是，Jr.（＝Junior兒子）加在姓名之后的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。給他們寫(xiě)信，可以在附上Jr.的姓名之前加上Mr.。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑾寫(xiě)信人不自稱(chēng)Mr.、Mrs.或Miss，但是在