基于作業(yè)成本法的郵政成本管理系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用

基于作業(yè)成本法的郵政成本管理系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用

在成本管理方面，郵政公司仍然采用傳統(tǒng)的財務(wù)管理制度，以收入和支出管理為核心，不能清楚反映各省、市、區(qū)、專業(yè)部門和產(chǎn)品的得失，也不能單獨確定。沒有進行競爭和常見服務(wù)。成本管理問題是郵政經(jīng)營體制中的核心問題之一,它的順利解決將有助于理順經(jīng)營機制,提升郵政企業(yè)的競爭力,適應(yīng)市場競爭需要。當(dāng)前,郵政企業(yè)正在開展速遞專業(yè)化經(jīng)營,進一步推進損益核算工作,弄清各專業(yè)產(chǎn)品的成本,力求為郵政企業(yè)產(chǎn)品定價、資源配置、流程優(yōu)化、成本控制、業(yè)績考核、內(nèi)部結(jié)算提供科學(xué)依據(jù)。但是,從當(dāng)前推行的責(zé)任損益核算來看,該核算方式一方面依然沒有從根本上實現(xiàn)上述目標(biāo),以適應(yīng)市場競爭的需要;另一方面,也難以準(zhǔn)確測算普遍服務(wù)業(yè)務(wù)的支出,以爭取國家財政對普遍服務(wù)的補償。因此,郵政企業(yè)的傳統(tǒng)成本管理方式亟待革新。1成本管理模式時至今日,郵政企業(yè)一直沿用相對粗放的傳統(tǒng)成本管理模式。在這種管理模式下,成本核算只劃分十個專業(yè),不能提供分產(chǎn)品的成本數(shù)據(jù),直接影響了郵政業(yè)務(wù)的發(fā)展和經(jīng)營決策的科學(xué)性。1.1不同方向上流量的不平衡中國郵政作為典型的網(wǎng)絡(luò)型企業(yè),每項服務(wù)的完成都需要兩個以上分支機構(gòu)分工協(xié)作。郵件在不同方向上流量的不平衡性,造成了各站點收入與成本的不對稱,即收入由一個站點實現(xiàn),成本由不同站點承擔(dān)。現(xiàn)有的成本核算方法難以準(zhǔn)確核算其它站點為收入站點承擔(dān)的成本,繼而難以實現(xiàn)有效的內(nèi)部核算。1.2間接成本分配的準(zhǔn)確性郵政產(chǎn)品除了包裝材料等耗材的費用可以直接追溯到具體的每一產(chǎn)品之外,其它所有費用基本上都是間接費用。間接成本分配的準(zhǔn)確性直接影響成本核算的結(jié)果。然而目前間接成本的分配缺乏合理性,不能真實反映實際成本的歸屬,不利于省、市、縣、專業(yè)間績效情況的考核。1.3多維分析流程由于郵政產(chǎn)品的復(fù)雜性與多樣性,進行多維盈利分析是郵政企業(yè)運營的需要。多維分析需要按客戶、流向、業(yè)務(wù)種類等維度對收入和成本進行配比。現(xiàn)有成本核算方法除間接成本分配結(jié)果的準(zhǔn)確性無法保證外,具體產(chǎn)品的成本也無法計算出來,無法支持多維盈利分析,進而影響到對郵政客戶、產(chǎn)品的管理。1.4成本核算缺乏考慮多種因素價格對成本的敏感系數(shù)大,郵政產(chǎn)品的成本涉及客戶、運作方式、運輸線路、貨物類型、運輸時限、結(jié)算方式等因素,而現(xiàn)有成本核算方式?jīng)]有全面考慮到上述因素,也就難以制定富有競爭力的產(chǎn)品價格。1.5作業(yè)成本法是成本管理的方式對郵遞類業(yè)務(wù)來說,產(chǎn)品的分類、價格的制定等與運輸線路密切相關(guān)。然而,由于郵運網(wǎng)的復(fù)雜性,難以對某種產(chǎn)品某條線路上的成本進行測算。上述情形下,我們無法根據(jù)線路的成本信息選擇最優(yōu)的路由方案,使企業(yè)難以實現(xiàn)價值最大化,致使現(xiàn)在的路由方案由于缺乏變革而嚴(yán)重缺乏彈性。成本管理方面存在的諸多局限性充分說明傳統(tǒng)成本管理方法存在一定的局限性。郵政作為一個基于網(wǎng)絡(luò)運作的企業(yè),要求在滿足網(wǎng)絡(luò)利益最大化的同時平衡各區(qū)域之間的成本,并且對成本的核算精確度和數(shù)據(jù)支撐方面提出了更高要求。與傳統(tǒng)的成本管理方法相比,作業(yè)成本法在解決上述問題、建立更加符合實際的成本分配方面具有較大優(yōu)勢,即根據(jù)作業(yè)耗用資源、產(chǎn)品耗用作業(yè)原則,將企業(yè)提供產(chǎn)品或服務(wù)的工作劃分成一系列作業(yè),每完成一項作業(yè),就消耗了一定資源;每提供一件產(chǎn)品或服務(wù),就消耗一定的作業(yè)。采用多用多分、少用少分、不用不分的原則歸集成本,提高成本核算的準(zhǔn)確性。另外,作業(yè)成本法是以作業(yè)為核心,以成本發(fā)生過程為主線展開成本計算和作業(yè)管理的方法,通過注重因果分配方法滿足郵政企業(yè)準(zhǔn)確分配高額間接費用的需求,通過注重過程的分析方法滿足郵政企業(yè)將分散網(wǎng)點活動成本合并為某一成本對象成本的需求。2體現(xiàn)了abc的作業(yè)成本管理理念。在一般社會成本管理中,規(guī)劃作業(yè)成本法起源于美國,首先由美國會計學(xué)家科特勒教授提出,自20世紀(jì)80年代中后期在發(fā)達國家全面興起。早期的作業(yè)成本法主要應(yīng)用于制造業(yè)。20世紀(jì)90年代以后,越來越多地被服務(wù)行業(yè)所接受。應(yīng)用作業(yè)成本法的理念構(gòu)建郵政成本管理系統(tǒng),主要分為兩個步驟:第一,根據(jù)郵政企業(yè)每個專業(yè)(函件、包裹、匯兌、報刊、郵政儲蓄、速遞、物流、集郵、代辦電信、機要)的生產(chǎn)運作實際,應(yīng)用ABC理念設(shè)計該專業(yè)的作業(yè)成本模型;第二,通過開發(fā)應(yīng)用軟件實現(xiàn)該模型,利用信息技術(shù)解決作業(yè)成本計算數(shù)據(jù)量龐大、手工計算不可能實現(xiàn)的難題。2.1運營成本模型的設(shè)計應(yīng)用作業(yè)成本法的理念,設(shè)計郵政各專業(yè)作業(yè)成本模型的步驟見圖1。2.1.1業(yè)務(wù)處理流程定應(yīng)用作業(yè)流程圖和征求意見相結(jié)合的方法,對研究對象的主要業(yè)務(wù)流程及輔助流程進行分析,接著對流程中所涉及的作業(yè)進行認(rèn)定,具體工作有以下幾個方面。首先,在現(xiàn)場研究過程中,對企業(yè)流程分析從以下兩個維度進行。從郵政各專業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)出發(fā),通過分析當(dāng)前各業(yè)務(wù)部門的功能圈定企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程,即功能定流程(function-process),見表1。從郵政各專業(yè)的生產(chǎn)過程出發(fā),通過對主要流程和作業(yè)的描述以及責(zé)任主體的確認(rèn),刻劃企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程,即流程定功能(process-function),見表2。其次,對流程中所涉及的作業(yè)進行確認(rèn)。認(rèn)定原則:按照成本效益,每個專業(yè)決定選用的作業(yè)數(shù)量,通常20～30種即可;根據(jù)作業(yè)成本信息的擬應(yīng)用領(lǐng)域和測算的成本對象范圍把握作業(yè)的定義。最后,分析每個成本對象要消耗哪些作業(yè),通過設(shè)計“業(yè)務(wù)流程分析表”記錄成本對象和作業(yè)的對應(yīng)關(guān)系,見表3。2.1.2確定成本對象成本對象是各種消耗資源的最終承擔(dān)者,是歸集和分配成本的主要依據(jù),也是成本控制、成本預(yù)測和盈利分析的關(guān)注對象。針對郵政各專業(yè)的成本關(guān)注點和行業(yè)特點,確定成本對象。成本對象一般為地域、產(chǎn)品、客戶等。以郵政速遞專業(yè)為例,地域指地市郵政速遞公司;產(chǎn)品指本收本投、本收外投的中心局郵件,本收外投的省內(nèi)郵件,本收外投的省外郵件,本收國際郵件(分流向),外收本投國內(nèi)郵件,外收本投國際郵件;客戶指市場部門關(guān)注的主要大客戶。2.1.3成本費用或成本資源是支持作業(yè)的成本費用來源,是一定期間內(nèi)生產(chǎn)產(chǎn)品或提供服務(wù)發(fā)生的各類成本、費用項目,或者作業(yè)執(zhí)行過程中所需要花費的代價。一般包括直接人工、間接人工、固定資產(chǎn)相關(guān)費用、運輸費用、業(yè)務(wù)費用、管理費用、結(jié)算費用等。2.1.4源費用集成成本作業(yè)中心要消耗人工、水力、電力、車輛、微機、空調(diào)、房屋等資源,這些資源費用通過資源動因歸集到各作業(yè)中心的成本庫中。如郵政速遞的封發(fā)作業(yè)中心,用耗電量(度數(shù))作為電費這個資源費用項目的資源動因,若在實際生產(chǎn)運作中無法直接獲取耗電量,可用照明面積和照明時間復(fù)合作為資源分?jǐn)倶?biāo)準(zhǔn)。2.1.5作業(yè)作業(yè)動因選擇利用作業(yè)成本動因?qū)⒆鳂I(yè)成本分?jǐn)偟讲煌杀緦ο蟆Ｈ玎]政速遞攬收處理作業(yè),由于攬收國際、國內(nèi)郵件的工作復(fù)雜度是不一樣的,我們選擇工作復(fù)雜度和業(yè)務(wù)量復(fù)合作為作業(yè)動因。2.2應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計針對上述作業(yè)成本模型,我們采用信息技術(shù)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)加以實現(xiàn)。筆者暫把該應(yīng)用系統(tǒng)命名為郵政作業(yè)成本系統(tǒng)。2.2.1海量數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析·成本對象、資源、作業(yè)、作業(yè)動因能根據(jù)需要靈活設(shè)置;·具備對海量數(shù)據(jù)進行計算、查詢并展開分析的性能;·能根據(jù)客戶利用成本信息的需要,提供個性化的查詢、分析及報告功能。2.2.2郵政運營成本系統(tǒng)用戶郵政作業(yè)成本系統(tǒng)包括專業(yè)局經(jīng)營管理人員、綜合經(jīng)營管理人員、專業(yè)核算會計等。2.2.3郵政運營成本體系的結(jié)構(gòu)應(yīng)用系統(tǒng)主要包括數(shù)據(jù)采集、模型設(shè)置、作業(yè)成本計算、作業(yè)成本應(yīng)用等主要模塊,見圖2。2.2.4運營成本管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)郵政作業(yè)成本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)的關(guān)系見圖3。3麻黃三地市政府單位成本測算2006年5～10月,福建郵政開展基于作業(yè)成本法的郵政速遞業(yè)成本研究,建立了福州、廈門、泉州三地市基于作業(yè)成本法的郵政速遞業(yè)成本管理模型,并利用EXCEL工具成功測算了三地市46種郵政速遞產(chǎn)品的成本。2007年3月福建郵政研發(fā)了郵政作業(yè)成本系統(tǒng)軟件原型,并選擇競爭比較激烈的地市郵政速遞業(yè)作為試點,開始實施郵政作業(yè)成本管理體系,為驗證與評估原型開展了如下工作。3.1降低運營成本要素通過分解流程和認(rèn)定作業(yè)、確認(rèn)成本對象等工作,獲取試點地市郵政速遞業(yè)作業(yè)成本要素信息,并將這些信息錄入郵政作業(yè)成本系統(tǒng)軟件原型。3.1.1完成流程和確認(rèn)流程試點地市郵政速遞業(yè)務(wù)流程被分解為如下幾個主要作業(yè),見表4。3.1.2確認(rèn)成本對象為滿足試點地市及其上級經(jīng)營管理層應(yīng)對市場競爭的需求,將成本對象確定為以下三類,見表5。3.1.3資源保護主要業(yè)務(wù)流程得到確認(rèn)之后,對試點地市郵政速遞公司流經(jīng)作業(yè)流程所消耗的資源進行確認(rèn),即歸集速遞業(yè)務(wù)流經(jīng)作業(yè)流程的總成本,見表6。3.1.4作業(yè)折舊費歸集成本資源費用可以直接追溯到具體的每一作業(yè)環(huán)節(jié),比如,每臺計算機與作業(yè)是一對一的關(guān)系,其折舊費可以直接歸集到該作業(yè);否則,通過資源動因歸集到相關(guān)作業(yè)中。又如,對于試點地市公司層管理人員的人力成本,以作業(yè)中心的直接人工數(shù)作為資源動因,將其分?jǐn)偟礁髯鳂I(yè)中心。3.1.5按作業(yè)動因分類建立成本庫,將同質(zhì)的作業(yè)歸集到同一成本庫。如在投遞環(huán)節(jié),以單件郵件處理時間為動因的作業(yè)成本庫包括獎金等成本項目。然后按作業(yè)動因?qū)⒆鳂I(yè)成本庫的成本歸集到成本對象,并利用作業(yè)成本動因?qū)⒆鳂I(yè)成本分?jǐn)偟讲煌杀緦ο蟆Ｒ酝哆f作業(yè)投遞員的獎金歸集為例,根據(jù)生產(chǎn)一線人員的經(jīng)驗,投遞一件物品型特快專遞郵件的工作復(fù)雜度是投遞一件文件型特快專遞郵件的2倍,即以工作量(=工作復(fù)雜度×產(chǎn)量)作為歸集投遞員獎金到產(chǎn)品的作業(yè)動因。3.1.6責(zé)任中心建設(shè)采取自上向下的方法劃分業(yè)務(wù)流程,把每一專業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營總流程劃分為若干個子流程,針對每個子流程建立責(zé)任中心。為滿足業(yè)績考核和成本標(biāo)桿管理的需求,我們建立了五個二級責(zé)任中心:市場營銷責(zé)任中心、攬收責(zé)任中心、封發(fā)分揀責(zé)任中心、投遞責(zé)任中心、運輸責(zé)任中心。3.2成本和動機的集合成本及動因數(shù)據(jù)來源于中國郵政財務(wù)軟件、郵政電子化支局系統(tǒng)、中心局生產(chǎn)作業(yè)系統(tǒng)、中心局生產(chǎn)調(diào)度系統(tǒng)、郵運費用結(jié)算系統(tǒng)、統(tǒng)計臺賬。3.3處理流程相似的網(wǎng)型郵政企業(yè)的函件、速遞、包裹、報刊、物流等專業(yè)的作業(yè)方式均為全程全網(wǎng)型,作業(yè)流程具有相似性,因而均可通過郵政作業(yè)成本系統(tǒng)進行成本管理。以速遞專業(yè)為例,通過對原型的驗證與評估,該系統(tǒng)將對郵政企業(yè)提升成本管理水平和競爭力起到積極作用,主要表現(xiàn)在以下幾個方面。3.3.1門攬收成本分析速遞業(yè)務(wù)流程被分解為大客戶預(yù)約受理、電話受理、11185收寄、網(wǎng)上禮儀收寄、支局窗口收寄、上門攬收等28個不同的作業(yè)。由于不同作業(yè)有不同的動因,間接費用可以按照相關(guān)動因得到合理的歸集,成本歸集更準(zhǔn)確、更合理、更科學(xué)。應(yīng)用該系統(tǒng),郵政速遞經(jīng)營管理層可以從產(chǎn)品、客戶、郵路、環(huán)節(jié)等不同角度核算收入、成本和利潤;可以實行以收入、利潤、市場占有率為主要指標(biāo)的績效考核制度。3.3.2基本產(chǎn)品的預(yù)測只要輸入相關(guān)查詢條件,如郵政速遞的業(yè)務(wù)種類、重量范圍、路由信息,該系統(tǒng)就能根據(jù)歷史數(shù)據(jù)自動預(yù)測新產(chǎn)品成本。準(zhǔn)確的產(chǎn)品成本預(yù)測信息可以指導(dǎo)產(chǎn)品定價、資費優(yōu)惠,提高決策水平。3.3.3作業(yè)成本的分配郵政作業(yè)成本系統(tǒng)的投入應(yīng)用,對郵政速遞運營各個作業(yè)點的成本按作業(yè)進行分解,以項目為主線把屬于該項目的成本歸集起來。匯總由某一作業(yè)點收現(xiàn)的項目成本后,得出該作業(yè)點的成本,該信息為制定有效的內(nèi)部轉(zhuǎn)移價格提供了科學(xué)依據(jù)。3.3.4作業(yè)消耗區(qū)塊郵政作業(yè)成本系統(tǒng)從作業(yè)層面反映企業(yè)成本。對于速遞業(yè)務(wù),可以按項目、客戶、路由和分支機構(gòu)的機構(gòu)編號等維度進行成本數(shù)據(jù)挖掘。數(shù)據(jù)挖掘的途徑可以由成本項目到資源消耗,由資源消耗到作業(yè)成本。在數(shù)據(jù)挖掘過程中可以將作業(yè)消耗的動因展示給用戶。這一機制賦予速遞快速識別成本領(lǐng)域的可能,而且提供了分析異常原因的工具。通過成本科目到資源消耗的挖掘,可以清楚了解到材料、人力和設(shè)備消耗的數(shù)量和方式,通過資源消耗到作業(yè)成本的挖掘,可以深入理解業(yè)務(wù)流程和資源投入的因果關(guān)系。因此,對于速遞業(yè)務(wù)能減少和消除不增值的作業(yè),從根本上堵住資源浪費