如何做會議記錄

如何做會議記錄一、含義1、會議記錄是在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來的書面文字材料。2、會議記錄是研究和總結會議的重要依據(jù)，可以向上級通報信息，使上級機關了解有關決議、指示的執(zhí)行情況；是編寫會議紀要和會議簡報的重要參考素材；是重要的檔案資料，在編史修志、查證組織沿革、干部考核使用，以及落實政策、核實歷史事實等方面，起著重要的憑證作用。3、會議記錄和會議紀要的區(qū)別會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經(jīng)過摘要整理的，需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。在平時的應用中，我們有時候會把“會議記錄”也叫做“會議紀要”，但是，在專業(yè)商務文書寫作中這兩者是完全不同的。他們的區(qū)別主要有：會議記錄是對會議情況和發(fā)言做如實記錄，在寫作時無選擇性，包含所有會議內容，全面具體，屬事務文書；而會議紀要只記要點，在寫作時具有選擇性、提要性，不一定包含會議所有內容，是法定行政公文；另外，會議記錄一般不會公開，無須傳達或傳閱，只作為檔案資料保存；而會議紀要則通常要在一定范圍內傳閱或傳達，貫徹執(zhí)行。二、寫作格式一個完整的會議記錄應包含四個部分，分別是：1、標題。會議標題一般由“單位名稱+會議事由+文種”組成，如“XXX公司辦公會議記錄”。2、會議的組織情況，包括時間、地點、主持人、記錄人、參加者、缺席人員及缺席原因等；在寫會議的組織情況時，重點是如何寫參加者、缺席人及列席人。其中，參加者需要寫清楚姓名及職務，人數(shù)較少的話，應全部列出來；參加人數(shù)較多時，只記參加的對象和總人數(shù)，以及出席的重要領導成員即可；在某些重要的會議中，出席對象來自不同單位時，應設置簽名薄，請出席者簽署姓名、單位、職務等。另外，寫缺席人員時，應寫明缺席原因，如人數(shù)較多時，也可只寫缺席人數(shù)。列席人，是指雖然不是本次會議的正式成員，但是有關的各方面人員，有的話也需要寫清楚姓名及職務。3、會議記錄的主體——會議內容。會議內容是會議記錄的主體部分。那么，在對會議的內容進行記錄的過程中，應重點記錄的內容有：會議中心議題及圍繞中心議題展開的有關活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；會議已議決或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。另外，對會議內容的記錄，既可簡要記錄，也可詳細記錄。一般來說，簡要記錄，只記錄發(fā)言要點即可。詳細記錄需要將與會者的發(fā)言全部記錄下來。當會議內容比較多的時候，如果允許，可使用錄音、錄像設備，以確保的記錄的內容的準備性。4、結尾部分結尾部分的寫作，對于會議記錄來說沒有固定的格式。一般要另起一行，空兩格寫“散會”字樣，在會議記錄的可下方，由會議主持和記錄人簽名，以示負責。舉例：會議記錄表XXX公司辦公會議記錄時間地點主持人記錄人參加者缺席人員及缺席原因列席人會議內容散會主持人（簽名）：記錄人（簽名）：三、命題演練例題：公司市場部要舉行月營銷總結會議，會議首先由營銷部經(jīng)理、西南銷售區(qū)經(jīng)理和華北區(qū)經(jīng)理做報告，然后就“下月新產(chǎn)品的促銷活動”和“銷售代表管理及業(yè)績評估新舉措”兩項議題進行討論，請做會議記錄。第一步，寫會議標題，由“單位名稱+會議事由+文種”組成，即“公司市場部營銷總結會議記錄”。第二步，寫會議的組織情況。這一部分實際上需要在參加會議的過程中及時完成。主要包括時間、地點、主持人、記錄人、參加者、缺席人員及缺席原因。時間地點、主持人和記錄人寫清楚；參加記得寫職務；缺席人員不僅要列出來，還要簡單交代缺席原因。第三步，寫會議內容。對會議內容的記錄有詳寫和略寫之分。那么對于本次會議來說，因為涉及到公司業(yè)績及銷售人員的管理制度，內容比較重要，所以需要詳細記錄。在記錄時，我們可以根據(jù)會議流程，分條記錄會議內容。本次會議主要包括兩個環(huán)節(jié)：工作匯報和討論環(huán)節(jié)。所以可將會議內容分為“議題”、“業(yè)績匯報”、“討論發(fā)言”、“會議決議”等四部分來寫。在記錄討論發(fā)言時，盡量保持發(fā)言人的原話，要準確、真實、清楚。第四步，寫結尾部分。另起一行，空兩格寫“散會”，并在會議記錄可下方，由會議主持和記錄人簽名，以示負責。公司市場部營銷總結會議記錄時間XX年XX月XX日地點公司二樓會議大廳主持人營銷部經(jīng)理記錄人XXX參加者公司副總經(jīng)理XXX，經(jīng)營部經(jīng)理XXX，各銷售區(qū)經(jīng)理及業(yè)務體表缺席人員及缺席原因營銷部副總經(jīng)理（出差在外）列席人會議內容議題各區(qū)域經(jīng)理做上月營銷業(yè)績匯報討論關于下月新產(chǎn)品促銷活動討論關于銷售代表管理及業(yè)績評估新舉措業(yè)績匯報（按發(fā)言順序記錄）營銷部經(jīng)理XXX華北區(qū)經(jīng)理XXX西南區(qū)經(jīng)理XXX…討論發(fā)言（按發(fā)言順序記錄）營銷部經(jīng)理XXX華北區(qū)經(jīng)理XXX西南區(qū)經(jīng)理XXX…會議決議與會人員經(jīng)充分討論、協(xié)商，一致決定：1.…2.……散會主持人（簽名）：XXX記錄人（簽名）：XXX寫作要點總的來說，會議記錄要求內容全面、準確、清楚，那么，對于記錄人員來說要注意以下三個方面：一、做好準備，事先了解會議議程，以便于在記錄過程中將一些事宜有機地聯(lián)系起來，加快記錄速度；二、選擇記錄方法，既可采用速記，也可借助錄音、錄像等手段確保內容準確性；三、注意整理，在現(xiàn)場記錄的基礎上增補遺漏、糾正錯誤，核實決議，然后糾正語法錯誤，合理劃定段落；最后介紹幾個記錄過程中的小技巧，在記錄過程中運用這些小