Excel制作打印工資條全程詳解

PAGEPAGE6Excel制作打印工資條全程詳解使用Excel做工資統(tǒng)計(jì)，是很多中、小企業(yè)都會(huì)做的，但是如何讓工資條打印既快速又漂亮是很多人頭痛的問(wèn)題，下面就提供幾種綜合解決方案，有需要的朋友可以根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇一種方案來(lái)操作。一、妙用排序，輕松打印工資條工資條的最終結(jié)果就是一行工資明細(xì)目，一行員工對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，通常做好的工資表都是只有第一行有數(shù)據(jù)工資細(xì)目，下面全部是數(shù)據(jù)，如果能從第二行開(kāi)始，每一行的結(jié)尾都添加一行工資細(xì)目的數(shù)據(jù)就好了。這一點(diǎn)可以使用排序輕松實(shí)現(xiàn)，具體實(shí)現(xiàn)方法如何，就請(qǐng)接著往下看吧。假設(shè)當(dāng)前工資表中有300行數(shù)據(jù)，顯然使用第一種方法是行不通的。首先復(fù)制第一行的工資細(xì)目數(shù)據(jù)，從300行之后的任一行粘貼，并使用填充柄拖動(dòng)復(fù)制300行。接下來(lái)在A列的前面插入兩列，第一列使用填充柄輸入序號(hào)，從1一直拉到N（本例操作時(shí)為1000，這個(gè)N可根據(jù)自己的喜好以及實(shí)際需求，基本上只要大于工資表中數(shù)據(jù)的兩倍即可），主要用來(lái)打印工資條后下次重新做工資時(shí)恢復(fù)表格順序。第二列從第二行開(kāi)始，依次輸入1、3、5、7，然后選中這四個(gè)單元格，使用填充柄填充至員工數(shù)據(jù)結(jié)束位置。在下方的工資細(xì)目數(shù)據(jù)區(qū)，從第一行依次輸入2、4、6、8，然后選中這四個(gè)單元格，使用填充柄填充至結(jié)束，大致效果如圖3所示。

圖3輸入數(shù)字，為下一步作準(zhǔn)備執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“自動(dòng)篩選”命令，單擊B列的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“升序排列”，這樣工資條就做好了（如圖4）。圖4最終效果從上圖中可以看出，工資條效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了，這時(shí)將A、B兩列隱藏，然后打印，我們的工作就算完成了。等下個(gè)月需要使用這張工資表格重新計(jì)算工資時(shí)，只需要將隱藏的A、B兩列取消隱藏，使用“自動(dòng)篩選”，然后按照A列“升序排列”即可還原原來(lái)的順序。二、輕松插入工資細(xì)目數(shù)據(jù)行其實(shí)用Excel打印工資條，歸根結(jié)底就是讓Excel制作的工資表格中，一行工資細(xì)目數(shù)據(jù)，一行員工的記錄。如果在每一個(gè)員工數(shù)據(jù)的上面插入一行工資細(xì)目數(shù)據(jù)顯然我們的要求也就完成了，當(dāng)然純手工的一行一行插入顯然是個(gè)“不可能完成的任務(wù)”，這里需要有點(diǎn)小技巧。第一步：在工資細(xì)目的右側(cè)兩列中，交叉輸入任意數(shù)字（主要是為了后面的“空位”空值，所以數(shù)字可任意輸），然后選中交叉的四個(gè)單元格，雙擊右下角的“填充柄”，使這種格式一直填充至工資表的結(jié)束行（如圖5）。

圖5填充數(shù)據(jù)第二步：執(zhí)行“編輯”→“定位”命令，在打開(kāi)的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開(kāi)的“定位條件”對(duì)話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕（如圖6）。

圖6定位空行第三步：執(zhí)行“插入”→“行”命令，這時(shí)便會(huì)從第三行開(kāi)始，每一行的前面插入了一個(gè)空行。第四步：復(fù)制表頭的工資細(xì)目數(shù)據(jù)，選中工資表A列的數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“編輯”→“定位”命令，在打開(kāi)的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開(kāi)的“定位條件”對(duì)話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕，這時(shí)會(huì)選中剛插入的空行，執(zhí)行“編輯”→“粘貼”命令，這時(shí)工資條就算制作完成了（如圖7）。

圖7最終效果四、小結(jié)一提到用Excel打印工資條，很多人就會(huì)想到高深的VBA或者是難以理解的函數(shù)，經(jīng)?？粗鴦e人給出的解決方案中的VBA代碼或者是函數(shù)，因?yàn)殡y以理解其意，所以總是擔(dān)心出錯(cuò)。其實(shí)很多時(shí)候只要抓住需求，仔細(xì)分析，然后再用模擬日常的操作，通過(guò)一些附加的操作提高效率，我們的要求也就達(dá)到了。因?yàn)槭呛?jiǎn)單、易用，并且很容易掌握，也不容易出錯(cuò)，就算偶爾出錯(cuò)，也很容易查出錯(cuò)在哪。這里給出的三種打印工資的條的方法可以說(shuō)是非常簡(jiǎn)單、易用的。希望對(duì)有需要的有所幫助，即便是用不上的朋友也可以通過(guò)上面的事例，在遇到相關(guān)應(yīng)用的時(shí)候，能夠多一些解決問(wèn)題的思路。用Excel制作漂亮的工資條的方法如何使用Excel進(jìn)行工資條的制作，也許有些網(wǎng)友使用已經(jīng)很長(zhǎng)時(shí)間了，但如何更快更好的做出漂亮的工資條，看看作者的方法吧。“小問(wèn)題難倒老財(cái)務(wù)”，也許你已經(jīng)在財(cái)務(wù)口上工作多年，也許你天天都要面對(duì)Excel那張老臉，也許你已經(jīng)習(xí)慣了用工資明細(xì)表做員工工資統(tǒng)計(jì)并向上級(jí)匯報(bào)，把表中的條目一條條復(fù)制粘貼后打印發(fā)給每個(gè)員工?？赡闶欠裣脒^(guò)，找一個(gè)更簡(jiǎn)單更有效率的方法?看起來(lái)這似乎有些困難：在工資明細(xì)表中，工資的項(xiàng)目(即表頭)一般只出現(xiàn)在表格開(kāi)頭的某一行，而在工資條中，為了便于閱讀則要求每個(gè)人的工資都有表頭，那么如何巧妙地把工資明細(xì)表制作成便于打印的工資條呢?如圖所示，這就是我們要完成的工作(原工資表見(jiàn)圖1，轉(zhuǎn)換成工資條后的效果見(jiàn)圖2)：圖1原工資表圖2轉(zhuǎn)換后效果“條條大路通羅馬”，不過(guò)路有遠(yuǎn)近之分，方法也有難易之別，這里給大家提供三種最簡(jiǎn)單易用的方法。方法一：宏命令控制法對(duì)于Office家族的宏功能，大家或許早有耳聞，但由于需要使用VBA進(jìn)行編程，所以宏一直讓許多人望而卻步，不過(guò)要使用一個(gè)現(xiàn)成的宏就簡(jiǎn)單多了。首先打開(kāi)要處理的Excel表，選擇“工具→宏→VisualBasic編輯器”，在編輯器左邊的窗口中用鼠標(biāo)雙擊Sheet1，會(huì)出現(xiàn)代碼編輯窗口，在代碼編輯窗口輸入如下代碼(為了不破壞原有的工資表，所以這里采用了將Sheet1的內(nèi)容復(fù)制到Sheet2的方法，所以最后的生成結(jié)果是在Sheet2中顯示)：SubMakeSalaryList()DimiAsIntegerDimendrowAsInteger'測(cè)出數(shù)據(jù)的最后一行endrow=Sheet1.Range("a65536").End(xlUp).Row-1'把標(biāo)題貼過(guò)去Worksheets(1).Range("1:1").Copy(Worksheets(2).Cells(1,1))Fori=3Toendrow'把每條數(shù)據(jù)抬頭貼過(guò)去Worksheets(1).Range("2:2").Copy(Worksheets(2).Cells(3*i-7,1))'把數(shù)據(jù)貼過(guò)去Worksheets(1).Range(Cells(i,1),Cells(i,256)).Copy(Worksheets(2).Cells(3*i-6,1))NextiEndSub關(guān)閉編輯器，將自動(dòng)返回到剛才的Excel表，選擇“工具→宏→宏”，將彈出如下對(duì)話框：(見(jiàn)圖3)方法二：公式填充法相比宏命令，公式填充法更便于理解，不過(guò)需要手工操作的步驟稍微多一些，“魚(yú)和熊掌不可得兼”，要用哪種方法就看你的愛(ài)好了。首先打開(kāi)要操作的Excel工資表，為了不破壞原表(Sheet1)結(jié)構(gòu)，我們?nèi)匀徊捎迷赟heet2中進(jìn)行操作的方法。由于這個(gè)工資表一共有L列，18行，要復(fù)制的表頭項(xiàng)目在第二行，所以在第一個(gè)單元格中輸入如下公式：=IF(MOD(ROW(),2)=0,INDEX(sheet1!$A:$L,INT(((ROW()+1)/2))+2,COLUMN()),sheet1!A$2)接下來(lái)的工作就簡(jiǎn)單了，我們只要使用填充柄將此公式填充到其它單元格，列向填充到L列，行填充到18行就大功告成。因?yàn)樵诓煌谋砀裰羞@個(gè)公式需要修改的地方比較多，所以這里做一下解釋：由于工資條中的奇數(shù)行都是表頭，偶數(shù)行是數(shù)據(jù)，所以在這個(gè)公式中首先進(jìn)行奇偶行判斷，若是奇數(shù)行，直接取工資表的A2單元格數(shù)據(jù)(即公式中的sheet1!A$2，如果表頭數(shù)據(jù)在第4行第三列則修改為sheet1!C$4)。若是偶數(shù)行，則用INDEX()函數(shù)來(lái)取數(shù)。該函數(shù)的第一個(gè)參數(shù)是指定工資表中的一個(gè)取數(shù)區(qū)域(即sheet1!$A:$L，如果不是從A到L列，那么可以修改這個(gè)參數(shù)，如修改為sheet1!$