XX企業(yè)E10 ERP項目管理制度（范例）

XX企業(yè)E10ERP項目管理制度編寫人員:XX企業(yè)項目組編寫日期:20XX年XX月XX日更新日期:20XX年XX月XX日文檔編號:文檔版本:1.0總經(jīng)理：項目經(jīng)理：負責人：審批人:目錄前言 3目的 3范圍及適用性 3解釋權與生效時間 4參考文檔 4第一章項目組織管理 51.1項目組織 5第二章項目考核與激勵辦法 72.1考核體系 72.2職責與流程 112.3責任考核 11第三章項目任務計劃管理 143.1內(nèi)容 143.2每周工作計劃 153.3項目計劃的變更 153.4相關附件 15第四章項目文檔管理 164.1文檔管理員 164.2文檔命名規(guī)范 174.3文檔管理流程 184.4文檔服務器管理 194.5相關附件 21第五章項目控制與報告 235.1控制與報告管理標準流程 235.2風險和爭議管理 245.3變更控制 255.4項目進程控制 26第六章項目質(zhì)量管理 276.1質(zhì)量管理標準流程 276.2方案審計 276.3項目審計 286.4測試管理 29第七章項目溝通管理 307.1項目會議 307.2問題管理 317.3相關文檔 327.4未盡事宜 32前言目的依據(jù)簽署的《E10ERP套裝軟件配套服務工作合同》及合同附件、《E10軟件服務（補充協(xié)議）》，本項目管理制度主要針對XX企業(yè)的ERP系統(tǒng)實施人員和相關人員，將作為項目實施的基本章程。范圍及適用性本項目管理制度對以下的實施管理方面加以明確：項目組織項目考核與激勵項目任務計劃管理項目文檔管理項目控制和報告項目質(zhì)量管理項目溝通管理本項目管理制度適用于XX企業(yè)ERP項目實施的全過程，XX企業(yè)ERP項目組成員應嚴格按照本管理制度的要求展開相應的工作。解釋權與生效時間本項目管理制度解釋權歸XX企業(yè)ERP項目組本項目管理制度生效時間：2023-09-18參考文檔本項目管理制度的編制，參照了以下的項目文件：《E10ERP套裝軟件配套服務工作合同》及合同附件《E10軟件服務（補充協(xié)議）》第一章項目組織管理姓名莊副總朱處長姓名莊副總朱處長廖小姐胡主任徐處長林經(jīng)理陳助理業(yè)務倉庫研發(fā)財務人事采購生產(chǎn)（秦科長）（梁總）（馬顧問）鼎捷軟件信息中心人員項目負責人項目領導小組組長：梁總（非全職）負責監(jiān)督、檢查、指導并驗收項目的實施工作，解決實施過程的各種協(xié)議性問題及重大問題，協(xié)調(diào)各部門之間的相互配合。項目經(jīng)理：梁總（非全職）負責向?qū)嵤┬〗M提供指導方法、資源和方向，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，并與實施顧問保持密切聯(lián)系。項目執(zhí)行經(jīng)理：秦科長（全職）全面負責項目的具體實施任務，督促項目小組成員及時、準確的完成各項任務，保證實施進度的順利進行。項目副經(jīng)理：（非全職）負責流程調(diào)研和協(xié)助基礎數(shù)據(jù)工作。項目副經(jīng)理：（非全職）負責技術與工藝基礎數(shù)據(jù)(BOM)。專業(yè)項目分組及成員（以下人員除特殊標明外，均為全職）1．采購組組長：成員：2、生產(chǎn)組組長：成員：3、會計組組長：成員：4、技術組組長：成員：5、銷售組組長：成員：6、質(zhì)量組組長：成員：7、人力資源組組長：成員：8．文擋組（負責文擋管理、日常綜合管理）組長：成員：第二章項目考核與激勵辦法2.1考核體系序號考核項目考核內(nèi)容考核標準考核值備注1項目工作項目活動參與遲到、早退元/次質(zhì)量2缺勤元/人.天3項目資源保證未按要求保證人員數(shù)量元/人對部門經(jīng)理以上人員考核4未按要求保證人員時間元/人天5數(shù)據(jù)準確未按時提供要求數(shù)據(jù)元/項.天提供數(shù)據(jù)錯誤元/個6錄入數(shù)據(jù)錯誤元/個7項目計劃進度按時完成項目計劃任務影響項目作業(yè)進度計劃1~3天，但不影響其它計劃項目的元/天8影響項目作業(yè)進度計劃3天以上，但不影響其它計劃項目的元/天部門經(jīng)理負領導責任元/天，項目副經(jīng)理負領導責任元/天9影響項目階段性進程元/天.項部門經(jīng)理負領導責任元/天，項目副經(jīng)理負領導責任元/天10影響項目總體上線計劃進程按項目管理責任制按項目管理責任制11項目計劃完成質(zhì)量達到項目質(zhì)量要求造成本單位項目工作局部返工元/項12造成本單位項目工作大量返工元/項部門經(jīng)理負領導責任元/項，項目副經(jīng)理負領導責任元/項13造成項目工作上線不成功或未按期上線按項目管理責任制按項目管理責任制14項目配合保證相關單位項目工作因自身原因影響其它相關項目工作計劃進度1~3天元/天15因自身原因影響其它相關項目工作計劃進度3天以上元/天部門經(jīng)理負領導責任元/天，項目副經(jīng)理負領導責任元/天16因自身原因影響其它項目工作的返工或增加工作量元/項部門經(jīng)理負領導責任元/天，項目副經(jīng)理負領導責任元/天17嚴格執(zhí)行項目實施中形成的項目規(guī)定、決定拖延執(zhí)行元/項.天18不執(zhí)行按項目管理責任制按項目管理責任制注：未標明考核對象攔的考核對象為：項目組長、項目組成員及相關部門領導2.2職責與流程項目執(zhí)行經(jīng)理負責項目副經(jīng)理及專業(yè)組組長的日?？己恕ｍ椖扛苯?jīng)理對專業(yè)組中負責對應實施工作的組長及組員進行考核。專業(yè)組組長負責對其組員進行考核。在實施工作同步開展的過程中，組長或組員完全有可能受到兩個以上負責人的考核，所有考核結果都對該組長或組員有效?？己藸幾h結果提交考核委員會仲裁，考核委員會由總經(jīng)理、項目經(jīng)理組成。日?？己宋臋n組記錄項目實施過程中各相關人員的項目工作質(zhì)量和項目計劃完成情況，對與考核內(nèi)容相關的各項工作的執(zhí)行、完成情況進行檢查，并依據(jù)檢查記錄，對照考核標準，要實行周評價考核、月匯總。每月5日完成上月日?？荚u工作。文檔管理員每月10日完成各項考評情況的匯總，填寫《ERP項目日常管理考核匯總表》（見附件），經(jīng)項目經(jīng)理審核后公布評價考核結果。人力資源部根據(jù)考核結果計算扣款金額并直接從被考核人員的工資中扣除。2.3責任考核為提高ERP項目管理的主動性和有效性，保證ERP項目的成功實施，特制訂本責任制。1、責任對象與ERP項目相關的項目經(jīng)理、執(zhí)行經(jīng)理、副經(jīng)理、專業(yè)組長、項目組成員、實施組成員及相關部門領導。2、職責各級領導對管轄范圍內(nèi)ERP項目實施全面負責，并應制訂相應的考核辦法對下級進行檢查、監(jiān)督、考核。項目專業(yè)組負責對相關單位的項目責任目標進行抽查、監(jiān)督和考核。3、項目責任保證項目實施所需資源（人力、物力、數(shù)據(jù)、時間等）；全力參與、支持項目實施所需的業(yè)務流程優(yōu)化和組織變革；保證分管模塊的項目實施按計劃進行；保證所涉及模塊的項目數(shù)據(jù)與操作的正確性；嚴格執(zhí)行項目有關規(guī)定和決定。4、項目責任考核辦法項目實施過程中，對未履行項目責任，出現(xiàn)以下情況者，將對責任人給予處罰。影響項目總體上線計劃；異常情況造成項目費用增加；造成項目較大工作量返工；造成項目失敗。項目責任考核最高處罰金額可達到個人年收入的20%，直至給予行政處罰。項目責任考核由項目經(jīng)理與執(zhí)行經(jīng)理根據(jù)問題嚴重程度提出考核意見，鼎捷軟件公司的項目經(jīng)理確認，公司總經(jīng)理批準執(zhí)行。有關事項說明項目總體上線計劃進度──以項目計劃所確定的上線時間為考核點；異常情況造成項目費用增加──指因未履行項目責任造成公司為項目需額外支出的費用；項目較大工作量返工──指因未履行項目責任造成的5人·天以上的返工；項目失敗──指系統(tǒng)上線后無法正常運行。5、獎勵與補貼公司在ERP項目實施中有3-5萬元預算獎勵資金，用于獎勵在ERP項目實施項目中經(jīng)考核成績優(yōu)秀的員工，或用于某些特定工作補貼，其獎勵辦法隨ERP項目的實施逐步出臺。第三章項目任務計劃管理3.1內(nèi)容任務管理流程主要用于確定、監(jiān)控和指導具體的實施工作，項目的總體計劃在XX企業(yè)ERP項目上線甘特圖中已初步確定，包括時間、交付成果和里程碑。因此，任務管理主要是明確總體計劃下的階段性工作安排、人員和完成時間等，主要以每周工作計劃表的方式進行管理。根據(jù)項目進度的要求，制定切實可行的工作計劃，規(guī)定每個成員的任務，檢查任務完成的情況和質(zhì)量，是項目順利實施的重要保證。工作計劃管理應包括以下幾點：編制周工作計劃。項目工作小結，說明未完成原因及改進建議。工作量統(tǒng)計、質(zhì)量檢查。3.2每周工作計劃項目工作計劃必須按周來制定，其編制依據(jù)是總體計劃和上階段的實施進展狀態(tài)。工作任務的描述必須清晰、任務分配必須落實到明確的責任人。每周的項目例會上必須討論分析各責任人工作計劃的完成情況，并一致確定下周的詳細工作計劃和下下周的初步計劃。項目工作計劃由項目經(jīng)理制定。為保證項目計劃的高度溝通，在進入系統(tǒng)模擬階段后，形成每日早例會制度，在每個工作日開始的半個小時內(nèi)進行，重點明確當日的工作安排。3.3項目計劃的變更項目計劃的變更原則上只允許進度提前，其比較的基準是項目總體計劃和周計劃。對于未按計劃完成工作的項目組人員，將按照本制度的考核指標執(zhí)行。并在周計劃中分析差異和提出改進措施。3.4相關附件XX企業(yè)ERP項目上線甘特圖第四章項目文檔管理4.1文檔管理員文檔管理員負責文檔管理規(guī)范的制定及文件權限表的制定，負責歸檔文件，并保證文檔管理規(guī)范的貫徹執(zhí)行。對于項目相關文檔，項目組人員必須及時提交歸檔，否則文檔管理員有權向其索要。文檔管理員應每周對文檔歸檔情況進行檢查，保證項目文檔完整。文檔管理員每周對項目組人員是否按時、準確歸檔進行考評，此評分影響該項目組人員的最終考評。任何人若要歸檔文件必須嚴格遵從文件命名規(guī)范，否則文檔管理員有權將文檔退回，令其修改文件名稱，直至符合命名規(guī)范才允許歸檔。4.2文檔命名規(guī)范1、規(guī)范屬性-主題-版本(X.X)-日期(YYMMDD)例如：信息化業(yè)務流程-采購下單-1.0-050820,表明此文件屬于信息化業(yè)務流程類文檔，此文檔的主題是采購下單，表示此為采購下單的信息化業(yè)務流程，此文檔的版本是第一版，再后面橫杠后標示的是該文檔創(chuàng)建于2005年8月20日。2、解釋日期：格式為（年月日），形如050820屬性：根據(jù)文件類別有17個可選擇項目，他們是日會議紀要：見會議紀要模版周會議紀要：見會議紀要模板其他會議紀要：見會議紀要模板周項目計劃：記載周計劃的文檔現(xiàn)狀調(diào)研流程:記載現(xiàn)狀業(yè)務流程文檔信息化業(yè)務流程：記載信息化業(yè)務流程文檔會議通知:見會議通知模版問題列表:記載項目過程中遇到問題的文檔，見問題列表模版電腦管理:記載軟硬件及網(wǎng)絡構成技術文檔培訓課件:記載所有參加培訓人員的課件及文檔宣傳材料:記載所有宣傳性文檔參考資料:包括其它企業(yè)案例、有關理論文檔等項目匯報:項目匯報相關文件項目管理:項目管理的相關文件操作手冊：記載所有最終用戶的操作手冊及作業(yè)指導書項目模板:項目管理中提供的文件模板，見本節(jié)相關附件階段成果：規(guī)定的提交成果主題：表示文章的主題詞版本：用X.X表示4.3文檔管理流程項目組編制文檔雙方項目經(jīng)理初審項目組編制文檔雙方項目經(jīng)理初審提交有關領導審批或?qū)徲嬁蛻舴巾椖拷?jīng)理審批實施方項目經(jīng)理審批客戶方文檔管理員上傳到相關目錄客戶方文檔管理員填寫相關表格過程文檔管理流程客戶方項目經(jīng)理存檔（紙件）客戶方項目經(jīng)理存檔（紙件）客戶方文檔管理員上傳到相關目錄客戶方文檔管理員填寫相關表格實施過程文檔各模塊顧問審查實施方項目經(jīng)理審批4.4文檔服務器管理文檔服務器管理員負責對存儲文檔的文件的維護，負責文件目錄的創(chuàng)建及權限設置。文件服務器目錄結構02項目管理02項目管理03培訓文檔04參考文檔ERPFILES01階段文檔01a項目準備01b上線計劃01c系統(tǒng)實現(xiàn)01d最后準備01e上線支持02a制度文檔02b會議文檔02c計劃文檔03a模塊相關03b其他文檔04a實施方文檔04b客戶方文檔04c合同文檔階段文檔：同各階段的實施密切相關的技術文檔，在各階段提交或者交付給項目組的實施成果文檔；由于各階段實施工作內(nèi)容的差異，因此在項目準備、上線計劃、系統(tǒng)實現(xiàn)、最后準備、上線支持這五個文件夾內(nèi)，將會隨著項目的進展新添其他子文件夾。項目管理：同實施全過程密切相關的管理性文檔，具體指制度文檔以及由制度文檔派生的其他文檔。培訓文檔：實施方咨詢顧問提供的公開課程文檔及與培訓文檔相關的附件。參考文檔：實施雙方相互提供的參考資料。權限管理文件夾組名階段文檔項目管理文檔培訓文檔合同文檔其他參考文檔生產(chǎn)組√√√√物料采購組√√√√生產(chǎn)制造組√√√√財務會計組√√√√質(zhì)量組√√√√技術組√√√√銷售組√√√√人力資源組√√√√管理組√√√√√4.5相關附件文件模板一覽表：序號模板名稱1早會記錄模板2周會記錄模板3其他會議記錄模板4階段會議記錄模板5流程描述模板6流程說明模板7變更報告模板8測試報告模板9報表需求定義模板10崗位職責設計模板11接口需求定義模板12風險和爭議報告模板13問題報告模板14會議通知模板15階段成果確認報告模板16進度報告模板17周工作計劃模板18培訓計劃模板19配置文檔模板20報表開發(fā)文檔模板21WORD版成果文檔模板22PPT版成果文檔模板23用戶操作手冊模板24靜態(tài)數(shù)據(jù)收集模板25動態(tài)數(shù)據(jù)收集模板26集成測試數(shù)據(jù)模板27文件歸檔模板28文件收集模板第五章項目控制與報告5.1控制與報告管理標準流程項目控制和報告流程用于確定項目實施范圍和方法、變更管理和風險控制等，并按照項目總體計劃進行實施狀態(tài)的對外報告。主要包括：風險和爭議管理流程變更控制流程問題管理流程進程控制流程5.2風險和爭議管理可能影響到項目成功的風險因素應在項目實施開始前做充分的估計。本風險和爭議管理流程將適用于任何在實施過程中產(chǎn)生的風險和爭議，并采用日志管理在項目進度會議上予以討論。在實施過程中，有些風險因素的緩解超越了項目組的能力范圍，以下的流程確定了如何記錄這些問題及其相應的措施。詳細記錄風險和爭議問題每一個項目組成員都可以/有責任提出爭議問題和揭示潛在的實施風險，并及時填報《風險和爭議報告》；項目經(jīng)理應及時對提出的問題進行調(diào)研并確定后續(xù)措施以避免風險和爭議影響項目的進程。對于超越項目組權限之外的任何問題，應及時上報項目總監(jiān)和項目指導委員會。問題解決與風險防范對較為復雜的問題，問題的解決過程應予以詳細的記錄；對有可選方案的問題，必須對各種情況進行討論和記錄，以便質(zhì)量控制和檢查；在解決措施中應對可能的實施進度和成本的影響進行充分的估計；項目經(jīng)理應討論并形成推薦解決方案；所有的對策或推薦方案應在項目進度會議上審閱并形成變更申請或轉換為問題報告等；如果需要作為變更控制的，則風險報告將作為變更報告的附件資料；如果問題的解決不影響服務合同范圍的，項目經(jīng)理可以直接簽署解決方案；如果變更的內(nèi)容超越了合同規(guī)定的范圍，則應填寫問題報告和變更報告，交實施方公司咨詢總監(jiān)和質(zhì)量管理部門，經(jīng)審核批準后由雙方項目經(jīng)理簽署生效。如果沒有按合同實施，也屬于變更，需要XX企業(yè)公司領導、項目經(jīng)理批準。如果不采取任何措施的，必須說明詳細的理由。5.3變更控制1.變更控制流程主要明確：任何的對項目合同和本管理計劃中已確定的范圍、時間和成本的調(diào)整和背離，均須遵循本流程；當簽署同意變更申請，也表示同意對相關的成本、范圍或?qū)嵤┻M度的調(diào)整；變更申請的審批權限為雙方的項目經(jīng)理。申請變更變更請求可以由實施方咨詢顧問或XX企業(yè)項目組成員提出；雙方項目組的相關責任人應根據(jù)變更請求：及時填報《變更報告》并由項目經(jīng)理指定人員進行調(diào)研；項目經(jīng)理登記變更控制表；就可能的變更及影響進行討論、或就不予變更的影響進行分析；提出推薦的變更方案；變更報告原件歸檔保存；項目組協(xié)商是否進行變更并獲得簽字授權，如果變更申請未被核準，項目經(jīng)理必須同實施方項目經(jīng)理討論并記錄異議。監(jiān)控變更只有當變更申請被核準后，后續(xù)的工作才能開始；項目經(jīng)理必須按變更申請調(diào)整項目進度計劃并在項目進度會議上加以說明；當相關的變更工作完成后，項目經(jīng)理必須簽署以表示變更請求及其相關工作已被完成。5.4項目進程控制項目的進程控制主要通過例會制度來保證。每周的周五應召開一次周會，同周末的早會合并，在每周的項目例會上，應分析上周計劃的執(zhí)行情況，并對照原計劃進行差異分析，落實實現(xiàn)原進度的措施，并對造成計劃拖延的責任人依據(jù)本管理制度的規(guī)定進行考核。階段性的項目進度檢查會議由項目經(jīng)理及項目組核心成員組成，主要討論總體的項目進展、后續(xù)的工作進程和任務分配等并形成會議紀要。階段會議由實施方項目經(jīng)理根據(jù)實際項目進度召集。雙方的項目經(jīng)理應提交《項目進程報告》至項目總經(jīng)理。第六章項目質(zhì)量管理6.1質(zhì)量管理標準流程本章節(jié)主要明確項目進程的質(zhì)量管理（項目審計）和交付成果的質(zhì)量管理（文檔檢查）流程、以及系統(tǒng)的測試管理工作標準等。6.2方案審計方案審計是以計劃的內(nèi)容為基礎，以目標和方法為依據(jù)、對所作的各種技術方案進行評估，并提交評估報告。所有提交審查的記錄都將保存作為審計線索。一般包括：會計核算、財務管理、物料管理、生產(chǎn)計劃管理等方面的功能方案檢查；整個項目中要用到和已用到的操作系統(tǒng)技術、數(shù)據(jù)庫及其工具技術、客戶化相關技術等方面的審計；整個項目中各功能模塊內(nèi)外數(shù)據(jù)流向和業(yè)務流程，檢查整個業(yè)務流程和財務數(shù)據(jù)流程是否實現(xiàn)了閉環(huán)作業(yè)等。文檔檢查將納入項目總體計劃安排之中，由實施方咨詢實施部門負責獨立的評估并最終提交評估報告至雙方項目經(jīng)理和項目指導委員會。原則上文檔檢查主要在業(yè)務藍圖設計、集成測試和上線切換階段執(zhí)行。6.3項目審計1．項目質(zhì)量審計內(nèi)容包括：項目計劃及項目管理審計實施方法論審計項目風險及健康性審計項目質(zhì)量審計分為三個層次：項目質(zhì)量控制小組：主要定期或不定期針對項目進度、項目計劃、文檔完備性、項目日志、客戶滿意度等進行審計。由實施方質(zhì)量管理部負責獨立的評估工作并最終提交評估和改進建議方案至雙方項目經(jīng)理和項目指導委員會。原則上本項工作安排在業(yè)務藍圖設計、上線準備、項目完成階段執(zhí)行，并納入總體實施計劃中。雙方項目小組：主要定期或不定期針對項目階段性重要成果、里程碑、關鍵方案等組織討論、階段性驗收；項目經(jīng)理及推進小組：定期或不定期進行項目風險和問題的評估。6.4測試管理所有的測試工作應在測試計劃階段制定明確的測試策略、測試范圍和測試步驟等，提交項目經(jīng)理批準后進行。所有的測試過程和結果應及時形成測試報告并經(jīng)由測試人員簽署意見后匯總到項目經(jīng)理審閱。測試過程中產(chǎn)生的問題，應及時填報相應的問題報告以便跟蹤問題的解決。第七章項目溝通管理7.1項目會議項目成員之間的溝通主要通過例會制度來保證。應通過每周的項目例會，對各模塊實施小組的實施工作完成情況予以檢查并確定下