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文檔簡介
區(qū)政府檔案查閱管理方法
第一條
為規(guī)范檔案查閱程序,嚴(yán)格檔案查閱管理,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關(guān)規(guī)定,特制訂本方法。
第二條
本方法所稱檔案是指保存在區(qū)政府辦公室檔案室的多個公文、領(lǐng)導(dǎo)批示件、文字資料、圖表、音像資料等。分為涉密檔案和非涉密檔案。
第三條
區(qū)政府檔案查閱管理的原則。堅持“科學(xué)管理,規(guī)范程序,嚴(yán)格審批”的原則,實施“誰簽字誰負責(zé)”。未經(jīng)同意不得查閱檔案。
第四條
檔案查閱的審批手續(xù)。
(一)區(qū)政府辦公室工作人員檔案查閱審批手續(xù)。⒈查閱不涉密檔案的,由查閱者據(jù)實填寫《重慶市江北區(qū)人民政府檔案查閱申請單》,送查閱者分管主任簽字同意后,憑《重慶市江北區(qū)人民政府檔案查閱申請單》到辦公室檔案室查閱檔案。⒉查閱涉密檔案的,由查閱者據(jù)實填寫《重慶市江北區(qū)人民政府檔案查閱申請單》,送辦公室主任簽字同意后,憑《重慶市江北區(qū)人民政府檔案查閱申請單》到辦公室檔案室查閱檔案。(二)區(qū)政府辦公室以外單位檔案查閱審批手續(xù)。由需查閱檔案的單位出具介紹信,并注明查閱者姓名、有效證件號、查閱內(nèi)容、查閱目的、與否復(fù)印等內(nèi)容,經(jīng)辦公室聯(lián)系(科室)秘書核報、辦公室主任審批后,憑介紹信到辦公室檔案室查閱檔案。第五條
檔案管理人員在檔案查閱管理中的職責(zé)。(一)建立檔案查閱登記簿,并嚴(yán)格進行登記。登記內(nèi)容涉及查閱者姓名、單位、有效證件號、查閱目的、字號、標(biāo)題、查閱日期、償還日期等事項。(二)嚴(yán)格審查查閱者的檔案查閱手續(xù),符合規(guī)定的,根據(jù)查閱手續(xù)注明的查閱內(nèi)容提供檔案;不符合規(guī)定的,回絕查閱檔案并做好解釋工作。(三)在查閱者償還檔案時,應(yīng)逐卷認真清點,確保檔案完好。發(fā)現(xiàn)檔案有缺損的,應(yīng)及時向查閱者提出,并按照有關(guān)規(guī)定予以解決。(四)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定對查閱者進行監(jiān)控,及時制止查閱者私自復(fù)印摘錄檔案內(nèi)容、損壞檔案等行為。第六條
對檔案查閱者的規(guī)定。(一)應(yīng)主動出示檔案查閱手續(xù),接受檔案管理人員審查,并在登記簿上據(jù)實填寫有關(guān)內(nèi)容,推行簽字手續(xù)。(二)應(yīng)愛惜檔案,不得有撕頁、剪割及涂改、劃線、圈點、批注、拆裝等損毀和丟失檔案資料的行為。(三)在借閱檔案期間妥善保管檔案,不得轉(zhuǎn)借別人,并準(zhǔn)時償還檔案。(四)查閱檔案不得超出所需查找的范疇,不得私自復(fù)印、摘錄、拍攝、傳輸檔案及內(nèi)容。第七條
借閱檔案的期限。(一)非涉密檔案的借閱期限。區(qū)政府辦公室工作人員借閱的非涉密檔案應(yīng)在15日內(nèi)償還;區(qū)政府辦公室以外單位借閱的非涉密檔案應(yīng)在3日內(nèi)償還。(二)嚴(yán)禁將涉密檔案借出辦公室檔案室。第八條
檔案的摘錄和復(fù)印。(一)檔案的摘錄。⒈需摘錄非涉密檔案的,一律用區(qū)政府辦公室便箋紙進行抄錄,并經(jīng)檔案管理人員加蓋檔案查閱章后,方可帶出辦公室檔案室。⒉需摘錄涉密檔案的,須報經(jīng)辦公室主任同意后方可摘錄,并一律用區(qū)政府辦公室便箋紙進行抄錄,經(jīng)檔案管理人員編號登記后,方可帶出辦公室檔案室。(二)檔案的復(fù)印。⒈需復(fù)印非涉密檔案的,經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)同意后,由檔案管理人員代為復(fù)印。⒉涉密檔案普通不得復(fù)印,確需復(fù)印的,須報經(jīng)區(qū)政府辦公室主任同意后,由檔案管理人員代為復(fù)印,并加蓋“重慶市江北區(qū)人民政府辦公室”公章后,對該復(fù)印件進行編號登記,嚴(yán)格推行簽收手續(xù)。復(fù)印單位應(yīng)將涉密檔案復(fù)印件作為涉密文
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