IATF文件記錄控制程序

文獻統(tǒng)計控制程序1．目的為了規(guī)范公司文獻統(tǒng)計控制工作，明確有關(guān)管理部門的職責，規(guī)定了文獻的審批、發(fā)放、更改、回收、保管等，統(tǒng)計的標記、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和解決規(guī)定等管理方法，確保我司各場合都能得到并使用有效版本文獻。2．合用范疇合用于公司內(nèi)全部文獻、統(tǒng)計的控制工作。3．定義管理文獻：涉及公司范疇的管理文獻技術(shù)文獻：設(shè)計文獻（涉及設(shè)計圖樣、設(shè)計資料等）；工藝文獻（涉及生產(chǎn)工藝、控制計劃、作業(yè)指導(dǎo)書、工裝資料等）；檢查文獻（涉及指導(dǎo)書、檢查原則等）；外來技術(shù)：客戶提供的圖紙或樣品、行業(yè)原則、產(chǎn)品法律法規(guī)、國家有關(guān)的法律、法規(guī)等。4．職責總經(jīng)理：負責同意公布質(zhì)量手冊；質(zhì)量部：公司管理文獻的歸口管理單位，負責管理文獻的統(tǒng)一管理。技術(shù)部：公司技術(shù)文獻的歸口管理單位，負責技術(shù)文獻的統(tǒng)一管理。各部門：負責編制和修訂職責范疇內(nèi)的程序文獻、作業(yè)指導(dǎo)書、統(tǒng)計表單，負責收集、整頓、保管本部門的文獻、統(tǒng)計。內(nèi)容5.1文獻統(tǒng)計修訂制訂新的管理文獻應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，由歸口管理部門負責起草，經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，送交質(zhì)量部對文獻的文字、格式及內(nèi)容進行審核，必要時還要轉(zhuǎn)有關(guān)部門會簽，審核或會簽后交公司領(lǐng)導(dǎo)同意，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由質(zhì)量部編號并公布。凡涉及業(yè)務(wù)流程的文獻附有關(guān)表單/統(tǒng)計。5.2 文獻統(tǒng)計的編號A、質(zhì)量手冊JX-QM-XXXX 年號手冊公司名稱B、程序文獻JX-CX-XXXX-XXX 文獻序號年號程序公司名稱C、作業(yè)文獻JX-ZY-XXXX-XX 文獻序號年號類型公司名稱D、統(tǒng)計Q/JL-XX-XX 統(tǒng)計次序號統(tǒng)計所在原則條款號公司名稱技術(shù)文獻均以版本、修改碼或編號等進行標記，編號規(guī)則：A、工藝過程卡XXX---————-XX工序號工藝卡編號B、工裝圖紙ＸＸＸＸ————------——————ＸＸ序號產(chǎn)品名稱C、外來技術(shù)資料WL——××××——×××次序號年號 外來文獻代號D、圖紙編號按照GB有關(guān)原則執(zhí)行5.3 文獻統(tǒng)計的控制5.3.1文獻分為受控和非受控兩種狀態(tài)，受控狀態(tài)的管理文獻，以公司質(zhì)量部對文獻進行編號作為標記，同時在文獻上增加分發(fā)編號；低版本及非有效版本原則由原下發(fā)單位收回后作廢，作廢原則將編號劃去作為標記；其它非受控狀態(tài)的管理文獻不作標記。5.3.2文獻發(fā)放的對象和數(shù)量由歸口質(zhì)量部填寫《文獻發(fā)放、回收記錄表》，部門負責人擬定，并由質(zhì)量部負責發(fā)放；各歸口部門負責編寫各自的《有效文獻清單》，避免各個部門或人員使用失效文獻。5.3.3質(zhì)量手冊、程序文獻分別經(jīng)總經(jīng)理和管理者代表同意后，質(zhì)量部按《文獻發(fā)放、回收記錄表》發(fā)放并登記。5.3.4其它文獻，由職能部門編制，質(zhì)量部審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由各部門按上述方法發(fā)放，其中最少一份發(fā)質(zhì)量部保存。5.3.5各單位為便于內(nèi)部管理所制訂的有關(guān)管理文獻，由部門自行控制發(fā)放。5.4 執(zhí)行公司的管理文獻是公司法規(guī)，含有權(quán)威性、嚴肅性、強制性等特點，公司內(nèi)各單位和個人要嚴格貫徹執(zhí)行。各單位應(yīng)將整套的管理文獻保存完好，并有專（兼）職人員負責日常的管理工作。新、修訂的管理文獻要及時裝入，廢止的管理文獻要及時更換，部門轉(zhuǎn)發(fā)的與各管理文獻有關(guān)的上級文獻，應(yīng)附在管理文獻之后，方便貫徹執(zhí)行。當文獻資料破損，嚴重影響使用時，文獻持有人可到文獻的歸口部門辦理文獻回收手續(xù)，交回破損文獻，補發(fā)與原文稿號一致的新文獻，同時必須做好統(tǒng)計并集中銷毀破損文獻。當持有質(zhì)量體系受控文獻的人員調(diào)離本崗位，不再擔任我司有關(guān)職務(wù)時，必須將其持有的文獻償還原文獻的歸口部門，并填寫《文獻發(fā)放、回收記錄表》。5.5 文獻統(tǒng)計更改5.5.1質(zhì)量手冊的更改5.5.1.1質(zhì)量手冊需要更改時，由文獻更改申請人提出更改意見，填寫《文獻更改申請單》，由質(zhì)量部報管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理同意后，由文獻管理員按發(fā)放統(tǒng)計逐個收回管理手冊，并在手冊上按申請更改內(nèi)容進行更改。5.5.1.2有下列狀況之一時，手冊應(yīng)予換版：公司內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生重大變化時；手冊更改次數(shù)較多而無法辨識時；管理體系原則的修改涉及需要修改手冊時。5.5.1.3若手冊需換版，能夠?qū)ｍ棃蟾嫘问綀蠊芾碚叽?、總?jīng)理審批后實施。5.5.1.4手冊換版時，應(yīng)作換版標記。第一版為“A”，第二版為“B”，……。換版后，原版作廢，換發(fā)新版本。5.5.2程序文獻和管理制度修訂與更改管理文獻若與國家法律、法規(guī)或上級文獻、規(guī)定有抵觸的或公司有關(guān)現(xiàn)狀變化時，應(yīng)及時予以更改修訂。若修訂次要內(nèi)容時，文獻編號普通不變，僅僅修改版次號，第一版次為“0”，第二版次為“1”，……；如果修改重要內(nèi)容則更改版本號，第一版為“A”，第二版為“B”，……。換版后，原版作廢，換發(fā)新版本。若幾項原則合并為一項原則或一項原則分為幾項原則，原原則普通停止使用，另編新號。修訂原則的流程：由歸口管理部門負責起草，填寫《文獻更改申請單》，送交質(zhì)量部對文字、格式及重要內(nèi)容進行審核，必要時轉(zhuǎn)交有關(guān)部門進行會簽，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批下發(fā)，同時將原原則回收、廢止。5.6 文獻統(tǒng)計的評審質(zhì)量手冊、程序文獻由質(zhì)量部組織每年進行一次評審，評審可結(jié)合管理評審會同時進行。評審內(nèi)容為文獻與否適宜、有效，與否需要修改。5.7文獻統(tǒng)計的保存和銷毀5.7.1質(zhì)量部建立公司《有效文獻清單》，統(tǒng)計文獻的名稱、編號、版本、實施日期等，以識別文獻的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。5.7.2各部門建立本部門的《有效文獻清單》，對管理文獻應(yīng)建帳登記，并統(tǒng)一管理，妥為保管。任何人不得在文獻上畫寫、涂改。5.7.3受控的管理文獻未經(jīng)同意不得復(fù)印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立刻收回解決。5.7.4作廢文獻由文獻管理員按發(fā)放統(tǒng)計表及時收回，作廢留存，將編號劃去，并填寫《文獻和資料銷毀清單》，作廢文獻單獨寄存。5.7.5需要銷毀的文獻由部門申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由管理員在有第二人監(jiān)控場合下統(tǒng)一銷毀。6.工作流程文獻統(tǒng)計更改流程圖質(zhì)量部有關(guān)部門質(zhì)量部質(zhì)量部責任部門評審管理者代表責任部門責任部門同意質(zhì)量部質(zhì)量部有關(guān)部門質(zhì)量部質(zhì)量部責任部門評審管理者代表責任部門責任部門同意質(zhì)量部銷毀舊版本YN會簽討論登記編號發(fā)放、回收舊版本YNN《文獻更改申請單》/編寫流程描述新增或更改銷毀舊版本YN會簽討論登記編號發(fā)放、回收舊版本YNN《文獻更改申請單》/編寫流程描述新增或更改備注備注備注7.統(tǒng)計序號統(tǒng)計名稱責任部門保存期限備注1《文獻發(fā)放、回收記錄表》質(zhì)量部3年見附表2《有效文獻清單》質(zhì)量部3年見附表3《文獻和資料銷毀清單》質(zhì)量部3年見附表4《文獻更改申請單》質(zhì)量部3年見附表更改記錄更改章節(jié)更改標記更改處數(shù)更改文獻號更改人日期編制：丁英霞審核：同意：文獻有效清單Q/JL7.5-01序號文件名稱編號版本號實施日期文獻同意人文獻更改申請單Q/JL7.5-02文獻名（編號）申請人更改方式□劃改□換頁□新增日期申請更改因素：更改內(nèi)容更改前更改后規(guī)定實施日期審核簽字/日期審批意見：審批簽字：日期：文獻和資料銷毀統(tǒng)計單Q/JL7.5-03文獻（零件）名稱申請部門文獻（零件）編號申請日期份數(shù)時間銷毀理由