公司采購管理制度

公司采購管理制度為進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請購及其規(guī)定1.請購單的要素(1)請購單填寫人;(2)請購部門主管;(3)請購單審核人;(4)財務(wù)審核人;(5)公司總經(jīng)理。2.請購單及其提報規(guī)定(1)請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門;(2)固定資產(chǎn)申購進(jìn)行填寫相關(guān)表格提報;(3)其他材料設(shè)備及工程項目申購填寫相關(guān)表格提報;(4)日常零星采購按照公司印制根據(jù)相關(guān)表格填寫提報;(5)請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份;(6)涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交;(7)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，征得領(lǐng)導(dǎo)同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)。(8)請購部門必須作出書面說明。(9)請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點(diǎn)(1)采購部在接收請購單時按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;(2)接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購的原則;(3)通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;(4)對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定(1)對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;(2)對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理;(3)無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門;(4)重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定(1)常規(guī)商品采購周期在x天，，(2)遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購商品周期在x天時間;三、詢價及其規(guī)定1.詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通;2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;3.對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理;4.所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價;5.對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;6.詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書;7.詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價;8.比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力;9.在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四、合同的簽訂及其規(guī)定。1.合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。(1)合同正文應(yīng)包含的要素1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn);2)采購物品、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分;3)包裝要求;4)合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明;5)付款方式;6)工期;7)質(zhì)量保證期;8)質(zhì)量要求及規(guī)范;9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;10)雙方的公司信息;11)其他約定。(2)合同簽訂及其規(guī)定1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任;2)擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低;3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn);5)質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期;6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求;7)簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。五、付款及合同執(zhí)行1.付款規(guī)定(1)所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;(2)按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;(3)財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在xx天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。六、報驗(yàn)與入庫1.檢驗(yàn)(1)采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收;(2)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;(3)達(dá)到質(zhì)檢和報驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收;(4)質(zhì)檢部門在接到采購部報驗(yàn)通知后應(yīng)及時報驗(yàn)，并出具報驗(yàn)結(jié)果證明書;(5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2.入庫(1)入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收;(2)由請購部門及時安排卸貨與搬運(yùn);(3)質(zhì)檢部門未及時