DB15-T 2459-2021 電子檔案和檔案數(shù)字化副本移交接收規(guī)范

01.040.01CCS

A1415 DB15/T

2459—2021電子檔案和檔案數(shù)字化副本移交接收規(guī)范

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chives2021-12-10

發(fā)布 2022-01-10

實(shí)施內(nèi)蒙古自治區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)

布DB15/T

2459—2021 本文件按照GB/T

1.1—《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則

第1草。本文件由內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局提出并歸口。本文件起草單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館。本文件主要起草人：谷磊、包玉玲、韓曉軍、溫旭東、李志鵬、常青、張?chǎng)巍堄罱?。DB15/T

2459—1 范圍本文件規(guī)定了電子檔案和檔案數(shù)字化副本移交接收的技術(shù)和管理要求,包括在線和離線移交接收。他組織開展電子檔案和檔案數(shù)字化副本的移交接收工作。2 規(guī)范性引用文件文件。GB/T

18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T

20530 文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則GB/T

33476 （所有部分）

黨政機(jī)關(guān)電子公文格式規(guī)范DA/T

1 檔案工作基本術(shù)語DA/T

檔號(hào)編制規(guī)則DA/T

檔案著錄規(guī)則DA/T

歸檔文件整理規(guī)則DA/T

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T

電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T

文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T

版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求DA/T

基于的電子文件封裝規(guī)范DA/T

數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T

檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識(shí)規(guī)范DA/T

照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T

檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為DA/T

電子檔案管理基本術(shù)語DA/T

錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T

錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T

錄音錄像檔案管理規(guī)范3 術(shù)語和定義GB/T

18894、DA/T

1、

18、DA/T

22、DA/T

31、DA/T

、DA/T

62界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。DB15/T

2459—2021電子文件 electronic

document理、傳輸和存儲(chǔ)的電子格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。[來源：GB/T

電子檔案 electronic

具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。[來源：GB/T

檔案數(shù)字化副本

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of

archives能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)據(jù)，包括檔案原文圖像數(shù)據(jù)、照片圖像數(shù)據(jù)、音頻視頻數(shù)據(jù)及相關(guān)檔案元數(shù)據(jù)。[來源：DA/T

有修改]元數(shù)據(jù) metadata描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。[來源：GB/T

4 總則移交單位和檔案館應(yīng)當(dāng)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》履行電子檔案和檔案數(shù)字化副本的移交和接收職責(zé)。在移交與接收電子檔案和檔案數(shù)字化副本過程中，應(yīng)確保檔案信息的安全。涉及國家秘密的電子檔案和檔案數(shù)字化副本應(yīng)單獨(dú)存儲(chǔ)，其移交接收應(yīng)符合國家保密相關(guān)規(guī)定。5 移交要求基本要求5.1.1 各門類電子檔案移交前應(yīng)按照

GB/T

18894

執(zhí)行及相應(yīng)門類檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理；紙質(zhì)

DA/T

31

的前提下，按照

DA/T

62

執(zhí)行形成檔案數(shù)字化副本。5.1.2 形成時(shí)間早于本標(biāo)準(zhǔn)所引用規(guī)范性文件實(shí)施日期的電子檔案和檔案數(shù)字化副本，應(yīng)符合形成時(shí)所適用的規(guī)范性文件或本標(biāo)準(zhǔn)所引用的規(guī)范性文件。5.1.3 電子檔案應(yīng)與相關(guān)元數(shù)據(jù)一同移交，并采用基于

的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化副DB15/T

2459—2021本可以參照上述方式與相關(guān)元數(shù)據(jù)一同移交，也可選擇與其機(jī)讀目錄一同移交。5.1.4 匿名電子簽名等技術(shù)，特殊格式的電子文件應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一起移交。5.1.5 待移交的電子檔案和檔案數(shù)字化副本應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、可用、安全。電子檔案格式要求5.2.1 文書類電子檔案的正本、定稿、文件處理單以及確有必要保存的重要修改稿等應(yīng)齊全、完整；電子公文的電子印章應(yīng)齊全、完整，公文版式應(yīng)符合

GB/T

33476

的要求。電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)采用符合

DA/T

47

的

OFD、

等版式文件格式；集中記錄修改痕跡以及確有必要保存的重要修改稿可以采用

等流式文件格式。5.2.2 照片類電子檔案應(yīng)為數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF

JPEG

高分辨率。分辨率小于

的，應(yīng)當(dāng)征得檔案館同意后移交。數(shù)碼照片元數(shù)據(jù)字段符合

要求。5.2.3 錄音錄像類電子檔案應(yīng)為攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價(jià)值的錄音錄像文件。錄音類電子檔案應(yīng)采用

MP3

文件格式，重要或珍貴的錄音類電子檔案采用

WAVE

格式，音頻采樣率不低于

44.1KHz像類電子檔案應(yīng)是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件，應(yīng)采用

格式，比特率不低于

8Mbps。5.2.4其他門類電子檔案的移交格式和要求按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案數(shù)字化副本格式要求紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本應(yīng)存儲(chǔ)為JPEG、PDF等版式文件；錄音檔案數(shù)字化副本應(yīng)存儲(chǔ)為WAVE格式；錄像檔案數(shù)字化副本應(yīng)存儲(chǔ)為AVI格式。元數(shù)據(jù)構(gòu)成及要求5.4.1 其中文件實(shí)體元數(shù)據(jù)為必選域，詳見附錄

A《元數(shù)據(jù)（機(jī)讀目錄）結(jié)構(gòu)》（表

可選域。文書類元數(shù)據(jù)的收集按照

DA/T

46）執(zhí)行。5.4.2照片類、錄音錄像類元數(shù)據(jù)分為檔案實(shí)體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體元數(shù)據(jù)、授

A

A.4

至表A.8

DA/T

54、DA/T

、DA/T

18

執(zhí)行。移交方式5.5.1 離線移交方式5.5.1.1 待移交檔案應(yīng)采用一次寫光盤作為移交存儲(chǔ)介質(zhì)，有關(guān)技術(shù)指標(biāo)應(yīng)符合

DA/T

38

的要求，不

DA/T

52

的錄

B。光盤應(yīng)與電子檔案和檔案數(shù)字化副本一同移交。檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合

13

的要求。DB15/T

2459—20215.5.1.2

52

執(zhí)行。5.5.2 在線移交方式檔案移交單位需接入自治區(qū)同級(jí)政務(wù)外網(wǎng)，通過調(diào)用同級(jí)檔案館部署在政務(wù)外網(wǎng)的在線移交接口進(jìn)行電子檔案和檔案數(shù)字化副本移交，移交電子檔案元數(shù)據(jù)信息詳見附錄C。質(zhì)量檢驗(yàn)要求和安全性等方面的檢驗(yàn)，合格后方可移交。檢驗(yàn)要求如下：a)

檢驗(yàn)檔案門類，確認(rèn)其符合檔案進(jìn)館范圍；b)檢驗(yàn)檔案內(nèi)容，在線移交時(shí)確認(rèn)移交檔案不涉及國家秘密；c)

準(zhǔn)確，檔案數(shù)字化副本與傳統(tǒng)載體檔案關(guān)聯(lián)準(zhǔn)確；d)

索、顯現(xiàn)和理解，可供合法的下載、瀏覽、打印、復(fù)制等形式的利用；e)

檢驗(yàn)原文。確認(rèn)文件格式、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、文件命名符合要求；檔案數(shù)字化副本質(zhì)量符合要求；f)

合格率應(yīng)達(dá)到

%。合格率=合格的件數(shù)/總件數(shù)×100

%；g)

離線移交時(shí)檢驗(yàn)存儲(chǔ)介質(zhì)。按照

DA/T

、DA/T

執(zhí)行，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范性檢驗(yàn)。存儲(chǔ)介質(zhì)檢驗(yàn)合格率應(yīng)達(dá)到

%。6 接收要求接收流程接收流程為：清點(diǎn)數(shù)量、檢驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)，辦理交接手續(xù)，著錄保存交接信息等。清點(diǎn)移交單位應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)介質(zhì)數(shù)量和移交檔案數(shù)量。如發(fā)現(xiàn)問題，由移交單位進(jìn)行整改。檢驗(yàn)6.3.1 按照本文件第

條進(jìn)行檢驗(yàn)。6.3.2 檔案館應(yīng)按件進(jìn)行人工抽檢，抽檢檔案數(shù)量不少于移交檔案總量的

5

%。文件存儲(chǔ)格式和文件命名合格率應(yīng)達(dá)到

%。電子檔案、檔案數(shù)字化副本與元數(shù)據(jù)（機(jī)讀目錄）關(guān)聯(lián)關(guān)系合格率應(yīng)達(dá)到

%，并且檔案數(shù)字化副本、元數(shù)據(jù)（機(jī)讀目錄）與傳統(tǒng)載體檔案關(guān)聯(lián)關(guān)系合格率應(yīng)達(dá)到100

%。其他項(xiàng)目合格率應(yīng)達(dá)到95

%以上（含

%)。合格率=抽檢合格的數(shù)量/抽檢總數(shù)×100

%。DB15/T

2459—2021合格率未達(dá)到要求的，由移交單位進(jìn)行整改。辦理交接手續(xù)質(zhì)量檢驗(yàn)合格后，檔案館與移交單位應(yīng)填寫《移交接收登記表》（附錄D），一式兩份，由雙方簽字蓋章后各自留存一份。著錄保存交接信息檔案館應(yīng)將電子檔案和檔案數(shù)字化副本移交接收信息補(bǔ)充至相關(guān)元數(shù)據(jù)中。JHCC200QZMCQZH24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組MLHDAMLDM

WSNDBGQX檔案的存留年永久、30

10

10JGWT對(duì)實(shí)體分類整理時(shí)按部門或問10AJH111000TM12500ZTC用以表達(dá)主題的規(guī)范化的詞或1317QZRQ卷內(nèi)目錄中文件最早日期至最

19800101-1981010114MJ標(biāo)注最高密級(jí)如絕密、機(jī)1510BMQX16JS17YS18KFZT根據(jù)鑒定結(jié)果分為開放和控制19300FZDB15/T

2459—2021

附錄 A（規(guī)范性）元數(shù)據(jù)（機(jī)讀目錄）結(jié)構(gòu)A.1 文書案卷元數(shù)據(jù)字段說明見表

。表A.1

文書案卷元數(shù)據(jù)字段說明JHCC200QZMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組QZHMLHDAMLDM

WSNDBGQX檔案劃定的存留年如永

10

10JGWT對(duì)實(shí)體分類整理時(shí)按部門或問10AJH11SXH以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫121000TM13500ZDCD用以表達(dá)主題的規(guī)范化的詞或1440WH15300ZRZ對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)16CWRQ1750WZ按性質(zhì)和用途確定的文件種類18JJCD公文送達(dá)和辦理時(shí)間要求的急19300ZS20300CS除主送者以外需要執(zhí)行或知曉DB15/T

2459—2021A.2 文書卷內(nèi)文件元數(shù)據(jù)字段說明見表

。表A.2表A.2

文書卷內(nèi)文件元數(shù)據(jù)字段說明JHCC200QZMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組QZHDAMLDM

WSNDBGQX檔案劃定的存留年如永

10

JGWT對(duì)實(shí)體分類整理時(shí)按部門或問

JH21MJ2210BMQX23JMBS24JMRQ25YH26YS2740YZ28KFZT根據(jù)鑒定結(jié)果分為開放和控制29300FZDB15/T

2459—2021表A.2 文書卷內(nèi)文件元數(shù)據(jù)字段說明

(續(xù)表A.2 文書卷內(nèi)文件元數(shù)據(jù)字段說明

(續(xù))表A.3表A.3

文書歸檔文件元數(shù)據(jù)字段說明101000TM11500ZDCD用以表達(dá)主題的規(guī)范化的詞或1240WH13300ZRZ對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)14CWRQ1550WZ按性質(zhì)和用途確定的文件種類16JJCD公文送達(dá)和辦理時(shí)間要求的急17300ZS18300CS除主送者以外需要執(zhí)行或知曉19MJ2010BMQX21JMBS22JMRQ23WJZHLX文件級(jí)聚合層次上文檔聚合狀24YS2540YZ26KFZT根據(jù)鑒定結(jié)果分為開放和控制27300FZDB15/T

2459—表A.3表A.3 文書歸檔文件元數(shù)據(jù)字段說明(續(xù))JHCC200LDDWMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組QZHMLHDAMLDM

ZPNDBGQX檔案劃定的存留年如永

10

AJH101000TM11MJ標(biāo)注冊(cè)內(nèi)最高密級(jí)如絕密1210BMQX13JMBS14JMRQ15ZS16KFZT根據(jù)鑒定結(jié)果分為開放和控制17300FZ

DB15/T

2459—2021A.4 照片案卷元數(shù)據(jù)字段說明見表

。表A.4表A.4

照片案卷元數(shù)據(jù)字段說明JHCC200LDDWMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組QZHDAMLDM

ZPNDBGQX檔案劃定的存留年限永久

AJHJNSXH以卷內(nèi)照片排列先后順次填寫101000TM11100SYZ12SYSJ13200SYDD14MJ1510BMQX16JMBS17JMRQ1824DPH19100CJH相同主題的不同記錄形式和載2020HDLX21500HDNR22100HXRW記錄拍攝照片中的核心人物姓DB15/T

2459—2021A.5照片卷內(nèi)文件元數(shù)據(jù)字段說明見表

。表A.5表A.5

照片卷內(nèi)文件元數(shù)據(jù)字段說明JHCC200QZMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定QZHDAMLDM

ZPNDBGQX檔案劃定的存留年如永久、長(zhǎng)30

10

ZPZH

00011000ZPZTM10ZH

0001111000WZSM12100SYZ23100ZYRW記錄拍攝照片中的主要人物姓24300STRY記錄拍攝照片中的隨同人員姓25300QTRY記錄拍攝照片中的除了核心人26300BQXX27KFZT根據(jù)鑒定結(jié)果分為開放和控制28300FZDB15/T

2459—2021A.5 照片卷內(nèi)文件元數(shù)據(jù)字段說明(續(xù))A.6A.5 照片卷內(nèi)文件元數(shù)據(jù)字段說明(續(xù))表A.6表A.6

數(shù)碼照片元數(shù)據(jù)字段說明13PSRQ1410WJGS

jpeg

15200PSDD16MJ標(biāo)注照片密如絕密、機(jī)密、秘1710BMQX18JMBS19JMRQ20100CJH相同主題的不同記錄形式和載體2120HDLX22500HDNR23100HXRW24100ZYRW25300STRY26300QTRY27300BQXX28KFZT鑒定結(jié)果分為開放和控制兩種狀29300FZDB15/T

2459—2021表A.6表A.6 數(shù)碼照片元數(shù)據(jù)字段說明(續(xù))JHCC200QZMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的QZHDAMLDM

LYNDBGQX檔案劃定的存留年限如永30

10

PH錄音文件所在存儲(chǔ)光JH101000TM11300ZRZ對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有12300LYZ13500YWHDMS14500GZHDMC件等的名稱。同一項(xiàng)工作活動(dòng)形成的多件錄音錄像文件1550LYRQ16500GZHDMS工作活動(dòng)的主要內(nèi)容包括工形成的多件錄音錄像文件的17MJ1810BMQX19JMBSDB15/T

2459—2021A.7 錄音文件元數(shù)據(jù)字段說明見表

。表A.7表A.7

錄音文件元數(shù)據(jù)字段說明JHCC200QZMC24DH以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組QZHDAMLDM

LXNDBGQX檔案的存留年永久、30

10

PHJH10500TM11300ZRZ對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)20JMRQ2130CJH相同主題的不同記錄形式和載體的各門類檔案檔號(hào)的組2220ZTLX23300RW記錄具有檢索意義的人物姓24300DD25SJCD26KFZT27300FZDB15/T

2459—2021表A.7 錄音文件元數(shù)據(jù)字段說明(續(xù))表A.7 錄音文件元數(shù)據(jù)字段說明(續(xù))表A.8表A.8

錄像文件元數(shù)據(jù)字段說明12300SXZ13300BJZ14500GZHDMC等的項(xiàng)工作活動(dòng)形成的多件錄音錄像文件著錄內(nèi)15500GZHDMS工作的主要內(nèi)括工作.(多件錄音錄像文件的著錄內(nèi)容1650SXSJ17MJ1810BMQX19JMBS20JMRQ2130CJH相同主題的不同記錄形式和載2220ZTLXP2

23300RW24300DD25SJCD26KFZT27300FZDB15/T

2459—2021表A.8表A.8 錄像文件元數(shù)據(jù)字段說明（續(xù)）DB15/T

2459—

附 錄 B（規(guī)范性）電子檔案和檔案數(shù)字化副本存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)要求B.1 電子檔案和檔案數(shù)字化副本的存儲(chǔ)應(yīng)使用帶有層級(jí)的結(jié)構(gòu)，以件為單位存儲(chǔ)，且層級(jí)文件夾名應(yīng)與檔號(hào)一一對(duì)應(yīng)，并符合以下要求。按案卷整理的檔案，以檔號(hào)結(jié)構(gòu)建立并命名文件夾，檔號(hào)結(jié)構(gòu)是：“全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-4343--40B.1。圖B.1

以案卷整理的檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)示意圖B.2-檔案門類代碼?年度-保管期限代碼--

4

2

4

位，中間以“·”分隔；保管期限代碼為“Y、D30、D10、CQ、DQY”代表“定期

30

年”，“D10

年”，“”代表“長(zhǎng)期”，“DQ

3

4

中間以“-”分隔。文件名稱以“檔號(hào)-

4

位。位數(shù)不足前面以“0”補(bǔ)齊。詳見圖

。17DB15/T

2459—2021圖B.2

以文件整理的檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)示意圖18DB15/T

2459—2021

附 錄 C（規(guī)范性）XML

報(bào)文格式C.1 以案卷為單位的

XML

報(bào)文示例<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><archive target="全宗名稱/檔案門類名稱<object type="" validate="true" ><propertyname="全宗號(hào)"

value="XXX"/><property name="目錄號(hào)"

value="XXX"/><property name="案卷號(hào)"

value="XXX" /><property name="題名" value="XXX"/>……<object type="件"

><property name="全宗號(hào)"

value="XXX"/><propertyname="全宗名稱"

value="XXX"/><property name="目錄號(hào)"

value="XXX"/><property name="順序號(hào)"

value="XXX"/><property name="保管期限"

value="XXX"/><property name="年度" value="XXX" /><property name="文號(hào)" value="XXX"/><object type="電子文件"

validate="false" ><property value="電子文件路徑" <propertyname="稿本" value="XXX"/><property name="格式信息"

value="XXX"/><property name="計(jì)算機(jī)文件名"

<property name="計(jì)算機(jī)文件大小" ……</object>……<objecttype="業(yè)務(wù)過程"

false

"

><property name="業(yè)務(wù)狀態(tài)"

value="XXX"/>19DB15/T

2459—2021<property name="業(yè)務(wù)人員"

value="XXX"/><property name="業(yè)務(wù)行為"

/><property name="行為時(shí)間"

value="XXX"/><property name="行為依據(jù)"

value="XXX"/><property name="行為描述"

value="XXX"/>……</object></object></object></archive>C.2 以件為單位的

報(bào)文示例<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><archive target="全宗名稱/檔案門類名稱<object type="件"

><property name="全宗號(hào)"

value="XXX"/><property name="全宗名稱"

value="XXX"/><property name="檔案門類代碼"

value="XXX"/><property name="件號(hào)" value="XXX"/><property name="保管期限"

value="XXX"/><property name="年度" value="XXX" /><property name="文號(hào)" value="XXX"/>……<object type="電子文件"

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