企業(yè)文件管理培訓(xùn)課件

編制：比亞迪文檔中心

第五章企業(yè)文檔管理第五章企業(yè)文檔管理第一節(jié)企業(yè)文件管理1第二節(jié)體系文件管理2第三節(jié)電子文件管理3第四節(jié)企業(yè)檔案管理（上）4第五節(jié)企業(yè)檔案管理（下）5第六節(jié)企業(yè)印章管理6目錄一、企業(yè)文件概述1二、企業(yè)文件工作2三、企業(yè)文檔工作信息化建設(shè)3第一節(jié)企業(yè)文件管理四、企業(yè)文檔工作人員的素質(zhì)４一、企業(yè)文件概述（一）文件的定義1（二）文件的類型234（三）文件的基本要求（四）文件的編制要求5（五）文件的處理（一）文件的定義1、文件的定義文件是人類以文字符號(hào)的形式記錄和傳達(dá)某種意圖或活動(dòng)情況的具有特定體式的信息材料。企業(yè)文件是指企業(yè)在經(jīng)營管理活動(dòng)（人、財(cái)、物、研、試、產(chǎn)、供、銷等）、技術(shù)開發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)過程中正在制成和執(zhí)行的文件。2、文件的特點(diǎn)（1）文件法定的作者（2）文件有法定的權(quán)威（3）文件有特定的格式（4）文件特定的處理程序3、文件的作用（1）信息的記錄（2）信息的傳播（3）信息的存貯（一）文件的定義4、文件的特性

（1）形成的職能性文件是企業(yè)在管理、技術(shù)開發(fā)及產(chǎn)品生產(chǎn)過程中以職能為基礎(chǔ)按部門、專業(yè)特征形成的，企業(yè)各個(gè)部門和有關(guān)人員都是在特定的職責(zé)范圍內(nèi)形成相應(yīng)內(nèi)容的文件。（2）內(nèi)容的變化性文件的形成是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。在文件的編制與使用中，其內(nèi)容是不斷完善的，特別是產(chǎn)品設(shè)計(jì)與開發(fā)文件，在產(chǎn)品定型前處于頻繁的變化中，甚至在產(chǎn)品定型后也會(huì)加需要通過規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行修改。（3）效用的執(zhí)行性文件作為工作成果的表現(xiàn)形式和指導(dǎo)工作的依據(jù)，要求認(rèn)真地貫徹執(zhí)行，現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)管理要求一切工作程度化，一切程序文件化。來源和去向行文關(guān)系性質(zhì)、作用保密要求時(shí)限要求對(duì)外文件外來文件內(nèi)部文件上行文下行文平行文制度性文件通報(bào)性文件記錄性文件指導(dǎo)性文件保密文件非密級(jí)文件時(shí)限文件非時(shí)限文件文件（二）文件的類型1、文件的劃分2、文件的文種（1）指導(dǎo)性文件：決定、決議、規(guī)劃等。（2）規(guī)章性文件：制度、規(guī)定、規(guī)則、辦法、章程等。（3）公布性文件：公告、通知、通報(bào)等。（4）請示批復(fù)性文件：請示、批復(fù)、指示等。（5）函類文件：公函等。（6）報(bào)告類文件：專題性報(bào)告、綜合性報(bào)告等。（7）會(huì)議類文件：開幕詞、講話稿、會(huì)議總結(jié)、閉幕詞，會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議議程等。（8）合同類文件：合同書、協(xié)議等。（9）財(cái)務(wù)類文件：臺(tái)帳、報(bào)表、憑證等。（二）文件的類型（1）按管理性質(zhì)劃分管理性文件、體系管理文件（質(zhì)量體系、環(huán)境體系、信息安全體系、標(biāo)準(zhǔn)化工作等）、日常事務(wù)文件。（2）按文件形成來源劃分內(nèi)部文件，外來文件，對(duì)外文件（3）按文件載體劃分紙質(zhì)文件，電子文件（特殊載體文件）（4）按文件形態(tài)劃分動(dòng)態(tài)，固態(tài)。（5）按文件價(jià)值時(shí)限劃分現(xiàn)行文件，非現(xiàn)行文件。（二）文件的類型3、文件的類型（6）按文件行文關(guān)系劃分上行文、下行文、平行文（7）按文件辦理時(shí)限劃分平行、急件、特急件（8）按文件閱讀范圍和涉密程度劃分秘密文件、機(jī)密文件、絕密文件（9）按文件內(nèi)容性質(zhì)劃分規(guī)范性文件、指導(dǎo)性文件（二）文件的類型（三）文件的基本要求企業(yè)文件三個(gè)要求：

1、系統(tǒng)性要求企業(yè)建立質(zhì)量體系時(shí)，應(yīng)形成與之適應(yīng)、完整系統(tǒng)的體系文件，這類文件是企業(yè)質(zhì)量體系的各環(huán)節(jié)、各部門開展質(zhì)量管理活動(dòng)的工作規(guī)律和真實(shí)記載。

2、準(zhǔn)確性要求企業(yè)文件是企業(yè)組織生產(chǎn)經(jīng)營、科技研究活動(dòng)及其管理工作的工具和紐帶。它的準(zhǔn)確與否，不僅直接影響到各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率，還要影響到企業(yè)決策的正確程度，從而影響到企業(yè)的生存與發(fā)展。文件的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。為此，在文件的批準(zhǔn)、發(fā)布和更改時(shí)，實(shí)施相應(yīng)的控制，以確保其文件的準(zhǔn)確性。

（三）文件的基本要求3、時(shí)效性和安全性要求市場經(jīng)濟(jì)加快了企業(yè)的競爭，企業(yè)必須從現(xiàn)行文件中提取最新的各類信息以供利用?，F(xiàn)代企業(yè)文件工作要加快企業(yè)文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、系統(tǒng)整理和信息提取速度，以適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部各層次管理人員的需要。在企業(yè)文件工作的諸環(huán)節(jié)中，文件運(yùn)轉(zhuǎn)速度常成為“瓶頸”，一是容易在傳遞過程中形成積壓，放置不辦，延誤時(shí)機(jī)；二是可能由于個(gè)別人員的不負(fù)責(zé)造成文件的丟失，給企業(yè)工作帶來損失。安全首先是對(duì)文件工作保密方面的要求。文件工作人員應(yīng)正確處理好不同時(shí)間、場合、地域之間保密與公開的關(guān)系，既要防止機(jī)密文件的泄密，又要確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

1、觀點(diǎn)正確2、切合實(shí)際：（1）明確發(fā)文目的。（2）掌握本單位的具體情況。（3）嚴(yán)格核實(shí)材料。3、正確使用語言文字（1）用詞要準(zhǔn)確。（2）語言要簡練。（3）語言要適當(dāng)。（4）避免完全口語化。4、講求時(shí)效5、符合格式要求6、注意正確選擇文字的字跡材料和書寫材料。（四）文件的編制要求（五）文件的處理

1、文件處理的程序

（1）收文

（2）發(fā)文

（3）歸檔

2、文件處理的工作要點(diǎn)

（1）收發(fā)文登記

（2）閱辦：分辦、擬稿、核稿、簽發(fā)。

（3）發(fā)文（i）制文：擬稿、核稿、簽發(fā)。（ii）制發(fā)：繕印、校對(duì)、封發(fā)、注辦、傳遞。

（4）催辦和查辦

（5）保管與利用：文件的積累、文件的清退、文件的利用。二、企業(yè)文件工作

145（三）企業(yè)文檔工作結(jié)構(gòu)（五）管理文件、通知及對(duì)外公文3（一）企業(yè)文件工作內(nèi)容（四）企業(yè)文檔標(biāo)準(zhǔn)化建立2（二）企業(yè)文件工作的基本性質(zhì)（一）企業(yè)文件工作內(nèi)容概述

在現(xiàn)代企業(yè)中，文件工作是檔案工作的基礎(chǔ)性、準(zhǔn)備性工作。它們既相互區(qū)別，又緊密聯(lián)系，二者具有一定的連續(xù)性和一致性。企業(yè)文件工作是遵循企業(yè)活動(dòng)的客觀規(guī)律，做好企業(yè)文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、積累、整理和歸檔工作，充分發(fā)揮文件在企業(yè)決策和管理中的作用的一項(xiàng)工作。它滲透在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)及其管理工作之中，貫穿在企業(yè)文件從產(chǎn)生到歸檔的全部過程之中，主要包括以下幾方面內(nèi)容：（一）企業(yè)文件工作內(nèi)容1、企業(yè)文件的形成和運(yùn)轉(zhuǎn)企業(yè)文件的形成，是指伴隨企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的進(jìn)行，遵循一定的程序、原則和方法，編制和擬定企業(yè)文件的工作。它是企業(yè)文件從無形到有形的產(chǎn)生過程，通常由企業(yè)各只能部門的工作人員根據(jù)自身開展工作的客觀需要，在其所從事的各項(xiàng)活動(dòng)的不同階段逐步形成的。例如：文書文件的擬辦，表格文件的填制、科技文件的填寫、技術(shù)圖紙的繪制、音像文件的制作、機(jī)讀文件的錄入等。2、企業(yè)文件的積累企業(yè)文件的積累，是指對(duì)企業(yè)文件的日常管理和集中保存，它貫穿于從文件形成到歸檔前的全過程。這項(xiàng)工作通常由個(gè)職能部門的有關(guān)人員來完成。主要包括：對(duì)新編制或收發(fā)文件的集中管理，對(duì)傳遞文件的登記與傳遞過程管理，對(duì)需更改文件的更改程序和簽署過程的控制與監(jiān)督等。開展積累工作的目的，是伴隨企業(yè)活動(dòng)的告一段落，及時(shí)將已經(jīng)形成的企業(yè)文件集中起來，在職能部門妥善保管，避免丟失和遺漏，以便為企業(yè)文件的系統(tǒng)整理奠定基礎(chǔ)。（一）企業(yè)文件工作內(nèi)容3、企業(yè)文件的整理企業(yè)文件的整理，是指將已經(jīng)形成和積累的各類文件，按照一定的原則和方法加以鑒別，對(duì)認(rèn)為有必要?dú)w檔保存的零散文件，即屬于歸檔范圍的文件進(jìn)行集中、整理，并組成案卷。這項(xiàng)工作既是企業(yè)文件積累工作的繼續(xù)，又是企業(yè)文件歸檔的前期準(zhǔn)備，因此，企業(yè)文件的整理是文件工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。4、企業(yè)文件的歸檔企業(yè)文件的歸檔，是指按照企業(yè)歸檔制度的要求，由企業(yè)各職能部門在一定時(shí)間內(nèi)，將已經(jīng)辦理完畢或告一段落的，具有保存價(jià)值并經(jīng)過系統(tǒng)整理、組成案卷的企業(yè)文件向檔案部門辦理移交的一項(xiàng)工作。這項(xiàng)工作是企業(yè)文件工作和檔案工作的結(jié)點(diǎn)，也是檔案工作的基礎(chǔ)。（二）企業(yè)文件工作的基本性質(zhì)

縱觀現(xiàn)代企業(yè),其類型繁多、規(guī)模不同，企業(yè)文件的種類和數(shù)量也因企業(yè)而異，但是，企業(yè)文件的工作性質(zhì)大體相同，主現(xiàn)表現(xiàn)以下三個(gè)方面：1、企業(yè)文件工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作企業(yè)文件是伴隨企業(yè)活動(dòng)而產(chǎn)生的，它真實(shí)地記載和反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)及其管理工作的全貌，蘊(yùn)含了各項(xiàng)活動(dòng)中的最新動(dòng)態(tài)和數(shù)據(jù)信息。其中既包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層用于制定決策的企業(yè)內(nèi)外環(huán)境信息，又包括企業(yè)管理層用于實(shí)施管理與控制的企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營信息，還包括企業(yè)作業(yè)層開展各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)性、記錄性信息。因此，企業(yè)文件工作實(shí)質(zhì)上是為企業(yè)管理提供條件和保障的一項(xiàng)工作，它為整個(gè)企業(yè)服務(wù)，是企業(yè)制訂決策、拓展經(jīng)營、改善管理、實(shí)施操作必不可少的基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)信息工作的有機(jī)組成部門。（二）企業(yè)文件工作的基本性質(zhì)

2、企業(yè)文件工作是企業(yè)質(zhì)量體系的保證性工作按照國際質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，企業(yè)質(zhì)量體系是為實(shí)施質(zhì)量管理，保證產(chǎn)品、過程或服務(wù)質(zhì)量滿足規(guī)定的或潛在的要求，由組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)、程序、活動(dòng)、能力和資源構(gòu)成的有機(jī)整體。質(zhì)量體系文件是質(zhì)量體系的軟件部分，是企業(yè)質(zhì)量體系的文字描述。質(zhì)量體系各個(gè)方面，包括組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)分工、人員培訓(xùn)、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)規(guī)程、質(zhì)量控制程序等都要形成文件，作為人們活動(dòng)的依據(jù)。企業(yè)文件工作要通過制訂企業(yè)文件，實(shí)行質(zhì)量管理的法制化，使企業(yè)各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)有法可依、有章可循。同時(shí)，企業(yè)文件工作要按照一定的要求、原則與方法，對(duì)已形成的質(zhì)量體系文件進(jìn)行系統(tǒng)整理和歸檔保管。企業(yè)文件工作是企業(yè)貫徹國際質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行質(zhì)量體系認(rèn)證的條件性和保證性工作。（二）企業(yè)文件工作的基本性質(zhì)

3、企業(yè)文件工作是企業(yè)檔案工作的前期性工作大家知道，企業(yè)文件和企業(yè)檔案是同一事物在不同階段的表現(xiàn)形態(tài)，文件是檔案的前身形態(tài)，而檔案是文件的歸檔轉(zhuǎn)化形態(tài)。企業(yè)文件作為企業(yè)寶貴的信息資源，不僅有重要的現(xiàn)行利用價(jià)值，更對(duì)企業(yè)的生存、競爭與發(fā)展有著極大的參考借鑒和原始憑證依據(jù)作用。因此，對(duì)在企業(yè)活動(dòng)中形成的、有保存價(jià)值的文件，要按照規(guī)定進(jìn)行系統(tǒng)整理和歸檔保管。企業(yè)檔案部門本身并不形成全部企業(yè)文件，企業(yè)檔案的絕大部門要從各職能部門那里接收。因此，現(xiàn)代企業(yè)文件工作十分重要，它不僅可以很好地滿足各職能部門自身工作的需要，還可以通過對(duì)企業(yè)文件的積累和整理，為歸檔工作奠定基礎(chǔ)。事實(shí)證明，企業(yè)文件工作不僅做好企業(yè)檔案工作的前提，也是提高檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。（三）企業(yè)文檔工作結(jié)構(gòu)1、文檔中心工作結(jié)構(gòu)

2、文件工作人員類型秘書、機(jī)要人員、文控員、文員、統(tǒng)計(jì)等。各事業(yè)部二級(jí)文控中心北京一級(jí)文控中心西安一級(jí)文控中心上海一級(jí)文控中心各事業(yè)部二級(jí)文控中心文檔中心各事業(yè)部二級(jí)文控中心各事業(yè)部二級(jí)文控中心深圳一級(jí)文控中心分廠三級(jí)文控中心分廠三級(jí)文控中心分廠三級(jí)文控中心分廠三級(jí)文控中心（四）文檔工作標(biāo)準(zhǔn)化建立1、文件工作中如文件格式、文件的編號(hào)、審批等，實(shí)現(xiàn)文件工作標(biāo)準(zhǔn)化，不但能防止因缺乏標(biāo)準(zhǔn)化各行其是而導(dǎo)致的雜亂無章,還能提高文件工作的質(zhì)量和效率，趨于精簡、統(tǒng)一、高效，實(shí)現(xiàn)文件工作的現(xiàn)代化，規(guī)范化和科學(xué)化的管理。

（四）文檔工作標(biāo)準(zhǔn)化建立

2、公司現(xiàn)有文檔的管理標(biāo)準(zhǔn)（1）《比亞迪公司管理文件、通知及對(duì)外公文的管理規(guī)定》

（2）《比亞迪公司文件材料的歸檔制度》（3）《比亞迪公司檔案管理制度》

（4）《比亞迪公司檔案分類方案及檔號(hào)編制規(guī)則》（5）《比亞迪公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》

（6）《比亞迪公司電子文件整理規(guī)則》

（7）《比亞迪公司歸檔文件材料整理辦法》

（8）《汽車產(chǎn)業(yè)群文控中心操作規(guī)程》

（9）《汽車產(chǎn)業(yè)群數(shù)據(jù)文件管理規(guī)定》

（10）《比亞迪公司印章管理制度》

（11）《汽車產(chǎn)業(yè)群文控中心管理制度》（12）ＩＴ和汽車產(chǎn)業(yè)群各質(zhì)量體系統(tǒng)文件控制程序（五）管理文件、通知及對(duì)外公文1、管理文件12、通知23、對(duì)外公文3（五）管理文件、通知及對(duì)外公文1、管理文件（1）總則

為了規(guī)范比亞迪集團(tuán)管理文件的審批程序、格式、編號(hào)規(guī)則及發(fā)放流程，保證集團(tuán)級(jí)管理文件的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和有效性，對(duì)外樹立企業(yè)形象。結(jié)合集團(tuán)的行文規(guī)律，特制定此規(guī)定。（五）管理文件、通知及對(duì)外公文（2）管理文件分級(jí)一級(jí)（集團(tuán)級(jí)）二級(jí)（產(chǎn)業(yè)群級(jí)）三級(jí)（事業(yè)部級(jí)）四級(jí)（其他組織）

（3）編制原則文件在編制過程中，應(yīng)遵守層次清晰、前后協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)簡潔、通俗易懂的原則。一級(jí)（集團(tuán)級(jí)）、二級(jí)（產(chǎn)業(yè)群級(jí)）、三級(jí)（事業(yè)部級(jí)）管理文件和通知一律遵照集團(tuán)級(jí)管理制度相關(guān)要求，下級(jí)與上級(jí)之間文件內(nèi)容不得有沖突和抵制。為了保證管理文件的有效性和依據(jù)性，一級(jí)（集團(tuán)級(jí)）管理制度及管理規(guī)定，二級(jí)（產(chǎn)業(yè)群級(jí)）管理規(guī)定，三級(jí)（事業(yè)部級(jí)）等采用版本控制方法。（五）管理文件、通知及對(duì)外公文文件題名編制要求一級(jí)（集團(tuán)級(jí)）管理文件的題名，一律采用“比亞迪公司***管理制度”；二級(jí)（產(chǎn)業(yè)群級(jí)）管理文件的題名，一律采用“比亞迪**產(chǎn)業(yè)群******管理制度”；三級(jí)（事業(yè)部級(jí)）管理文件的題名，一律采用“比亞迪第**事業(yè)部*****管理規(guī)定”。

（五）管理文件、通知及對(duì)外公文（4）文件的會(huì)審產(chǎn)業(yè)辦負(fù)責(zé)管理文件的會(huì)審組織工作，由編制文件部門提出會(huì)審要求，必須確定會(huì)審范圍，產(chǎn)業(yè)辦人員根據(jù)此范圍將文件定稿、PDF格式電子版和會(huì)簽表傳遞至相關(guān)人員（事業(yè)部最高負(fù)責(zé)人），如果會(huì)審過程中對(duì)文件有異議，產(chǎn)業(yè)辦對(duì)異議信息集中收集和整理及時(shí)反饋至編制文件部門，由編制文件部門重新修訂。如果無異議，由產(chǎn)業(yè)辦人員將會(huì)審后的文件定稿和會(huì)簽表交至編制文件部門最高負(fù)責(zé)人審核，最終經(jīng)總裁批準(zhǔn)。（五）管理文件、通知及對(duì)外公文（5）管理文件的審批權(quán)限文件類型擬定審核批準(zhǔn)會(huì)審一級(jí)職務(wù)任命人力資源處擬定人力資源處最高負(fù)責(zé)人總裁否組織結(jié)構(gòu)人力資源處擬定人力資源處最高負(fù)責(zé)人總裁否通報(bào)審查部審查部最高負(fù)責(zé)人總裁否管理制度部門擬定事業(yè)部最高負(fù)責(zé)人總裁是管理規(guī)定部門擬定事業(yè)部最高負(fù)責(zé)人總裁是二級(jí)部門擬定事業(yè)部最高負(fù)責(zé)人總裁或副總裁是三級(jí)部門擬定部門最高負(fù)責(zé)人事業(yè)部最高負(fù)責(zé)人是四級(jí)相關(guān)人員最高負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)是注：管理文件審批權(quán)限隨著公司最新組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整而變化。（五）管理文件、通知及對(duì)外公文（6）管理文件章節(jié)和格式的要求：條款式，如：章，條，段，節(jié)，項(xiàng)章編號(hào)（一層）第一章總則條編號(hào)（二層）第二條---------段編號(hào)（三層）（一）---------節(jié)編號(hào)（四層）1---------項(xiàng)編號(hào)（五層）（1）---------字體要求：全文字體宋體，文件名稱宋體小二，加粗章節(jié)小標(biāo)題宋體四號(hào)，加粗正文內(nèi)容宋體小四（五）管理文件、通知及對(duì)外公文（7）管理文件的編號(hào)規(guī)則一級(jí)（集團(tuán)級(jí)）管理文件的編號(hào)規(guī)則

職務(wù)任命文件編號(hào)規(guī)則比亞迪+任命+［年份］+流水號(hào)

組織結(jié)構(gòu)管理文件的編號(hào)規(guī)則比亞迪+組織+[年份]+流水號(hào)通報(bào)性管理文件編號(hào)規(guī)則比亞迪+通報(bào)+［年份］+流水號(hào)

管理制度和管理規(guī)定的編號(hào)規(guī)則比亞迪代號(hào)--管理職能代號(hào)--流水號(hào)（流水號(hào)用三位數(shù)表示）此類管理文件采用版本控制，版本號(hào)用大寫字母表示，首版為A，依次為B,C,D,E……（五）管理文件、通知及對(duì)外公文（8）管理文件的發(fā)放（9）管理文件的更新（10）管理文件信息的傳遞（11）管理文件的歸檔（五）管理文件、通知及對(duì)外公文2、通知（1）比亞迪集團(tuán)在經(jīng)營管理過程中形成相關(guān)細(xì)則的通知，一律以通知的形式發(fā)放。

（2）通知的審批通知由部門擬定，必須經(jīng)事業(yè)部和職能部門最高負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。審批方式：可以采用親筆審批、郵件回復(fù)審批、電話確認(rèn)審批等多種形式。（五）管理文件、通知及對(duì)外公文

（3）通知的編號(hào)規(guī)則所有通知由各事業(yè)部或部門按此規(guī)則自行編號(hào)。（一）集團(tuán)職能部門通知的編號(hào)規(guī)則比亞迪+部門簡稱+通+[年份]+流水號(hào)（二）產(chǎn)業(yè)群職能部門通知的編號(hào)規(guī)則比亞迪+產(chǎn)業(yè)群代號(hào)+部門簡稱+通+[年份]+流水號(hào)（三）事業(yè)部通知的編號(hào)規(guī)則比亞迪+事業(yè)部簡稱+通+[年份]+流水號(hào)（四）事業(yè)部內(nèi)部門及分廠通知的編號(hào)規(guī)則比亞迪+事業(yè)部簡稱+部門簡稱+通+[年份]+流水號(hào)（五）產(chǎn)業(yè)群委員會(huì)及組織通知的編號(hào)規(guī)則比亞迪+產(chǎn)業(yè)群代號(hào)+委員會(huì)簡稱+通+[年份]+流水號(hào)（五）管理文件、通知及對(duì)外公文3、對(duì)外公文（1）對(duì)外業(yè)務(wù)部門因工作需要，法人單位必須對(duì)政府部門或事業(yè)單位提供正式的書面資料如：報(bào)告、申請、請示、證明等。對(duì)外行文一律用統(tǒng)一格式。如當(dāng)?shù)卣畬?duì)企業(yè)對(duì)外公文有特殊格式要求，按當(dāng)?shù)卣?guī)定執(zhí)行。（2）對(duì)外公文的格式及編號(hào)公文格式：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、公文字號(hào)、主題詞等。章節(jié)序數(shù)的用法：一般應(yīng)按下列順序排列，第一層為：“一”；第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層“（1）”。必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙，文面應(yīng)保持整潔。公文的編號(hào)：法人公司名稱+[年份]+流水號(hào)（五）管理文件、通知及對(duì)外公文（五）管理文件、通知及對(duì)外公文（3）公司的對(duì)外請示、申請、報(bào)告等書面文件，必須用統(tǒng)一的公文格式（紅頭文件），各業(yè)務(wù)部門辦事人員需提供擬稿電子版交文檔中心（深圳、上海、西安、北京），由文檔中心人員負(fù)責(zé)對(duì)公文的排版、編號(hào)、打印、蓋章和存檔工作。（4）一般性對(duì)外證明、說明等，另需加蓋公章的書面文件，必須用公司彩色信箋紙打印，信箋紙由部門文員保管，各業(yè)務(wù)部門自行打印，不用編號(hào)。（5）以傳真形式對(duì)外發(fā)文（打印文件、手寫）的，必須用公司統(tǒng)一格式的傳真紙。

三、企業(yè)文檔信息化建設(shè)計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)的廣泛使用，企業(yè)管理開始與其密切結(jié)合，從而得到了發(fā)展，步入了信息化時(shí)代，隨之大量電子文件產(chǎn)生，所以，改變了傳統(tǒng)的文件和檔案的管理手段，帶來了文件和檔案管理內(nèi)容、程序及方式的變革。文檔信息化管理是指采取科學(xué)的方法和現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)文件信息流進(jìn)行組織和控制，在信息技術(shù)日益快速發(fā)展的背景下，文件管理工作正在由紙質(zhì)文件向電子文件過渡發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件信息化管理是必然趨勢，企業(yè)文檔信息資源的共享和利用，能提高企業(yè)各崗位人員工作效率，這項(xiàng)工作由文檔管理專業(yè)和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，不過，這項(xiàng)工作任重道遠(yuǎn)，還需要我們共同努力才能實(shí)現(xiàn)。

1、現(xiàn)信息共享平臺(tái)（1）OA辦公平臺(tái)（2）文控系統(tǒng)（3）集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)三、企業(yè)文檔信息化建設(shè)（1）OA辦公平臺(tái)三、企業(yè)文檔信息化建設(shè)（2）文控系統(tǒng)三、企業(yè)文檔信息化建設(shè)（3）集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)四、企業(yè)文檔工作人員的素質(zhì)（一）文件工作中的協(xié)作與協(xié)調(diào)

1、協(xié)作文件信息在企業(yè)各項(xiàng)工作中的無可替代的地位與作用使文件工作實(shí)質(zhì)上貫穿、滲透企業(yè)中各部門工作之中，文件工作強(qiáng)調(diào)協(xié)作精神，是涉及整個(gè)企業(yè)各個(gè)部門的全局性工作，文件工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)是企業(yè)全體人員協(xié)作共同努力的結(jié)果，是企業(yè)工作順利開展的前提。

2、協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)是指通過協(xié)商與調(diào)解，化解矛盾、協(xié)同一致，向共同目標(biāo)努力的過程。文件工作的組織與管理中必然會(huì)存在各種矛盾沖突，如企業(yè)之間，部門之間，人員之間職責(zé)不明確等，文件工作組織和制度建設(shè)上種種不平衡、不協(xié)調(diào)，都會(huì)影響文件工作的正常進(jìn)行，影響工作進(jìn)展。解決文件工作中的矛盾，就要進(jìn)行科學(xué)的協(xié)調(diào)，應(yīng)把握好協(xié)調(diào)的原則，在文件工作協(xié)調(diào)中要樹立全局觀念，一切從企業(yè)利益出發(fā)。四、企業(yè)文檔工作人員的素質(zhì)（二）文檔工作人員的知識(shí)、能力與素養(yǎng)

隨著科技、文化的進(jìn)一步發(fā)展,文件數(shù)量、