電子檔案管理系統(tǒng)技術(shù)方案

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔電子檔案管理系統(tǒng)二○一六年十月系統(tǒng)簡介研發(fā)背景隨著各行業(yè)各領(lǐng)域的信息化水平的不斷提高以及檔案管理工作日益受到重視，檔案管理信息化的重要意義和作用越來越被廣泛認(rèn)同。另外，隨著檔案管理信息化的工作全面深入地開展，人們對檔案信息化的認(rèn)識不斷深入和提高。這樣，對檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出了越來越高的要求，同時也面臨著許多新的更高的問題。檔案管理信息化主要面臨著如下新的應(yīng)用需求和挑戰(zhàn)：檔案類型繁多、層出不窮。檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類越來越多、越來越復(fù)雜，幾乎涉及到了各行各業(yè)所有的檔案信息，包括實(shí)體檔案和電子檔案，這要求檔案管理信息系統(tǒng)幾乎要包容所有的檔案實(shí)體類型和電子檔案類型，并能管理好。同時，還要適當(dāng)兼容將來可能出現(xiàn)的檔案實(shí)體類型和電子檔案類型。信息檔案化。各行各業(yè)的大多數(shù)單位都建立了各種信息系統(tǒng)，但在經(jīng)過一定的產(chǎn)生和利用后，這些系統(tǒng)中的信息累計(jì)得越來越多，這些信息系統(tǒng)內(nèi)的電子信息的出口卻是一個重大問題，需要按檔案管理規(guī)章制度的要求歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。企業(yè)級應(yīng)用。在較大的集團(tuán)化行業(yè)或單位中，存在著多級單位管理和跨地域單位管理的要求，因而，檔案管理信息系統(tǒng)不再是管理某一具體單位的封閉的系統(tǒng)，而應(yīng)具有跨地域管理全集團(tuán)、全行業(yè)的能力。開放性應(yīng)用。檔案管理信息系統(tǒng)不再是一個簡單的封閉的管理系統(tǒng)，它應(yīng)是整個信息化平臺中的重要應(yīng)用系統(tǒng)。它需要與幾乎所有的信息系統(tǒng)、尤其是業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行一體化聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)信息的雙向流動和共享。因而，要求檔案系統(tǒng)具有良好的開放性和數(shù)據(jù)兼容能力。檔案管理工作前移，為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。檔案管理信息系統(tǒng)不再被認(rèn)為是起到保管過期資料的作用，而被要求深入到各個業(yè)務(wù)過程中，從信息的產(chǎn)生階段和現(xiàn)行階段就介入，以便為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。這樣就要求檔案管理工作前移，與各項(xiàng)工作緊密結(jié)合。新應(yīng)用要求和新技術(shù)集成。隨著檔案管理應(yīng)用需求的不斷深入，需要集成進(jìn)入更多的新技術(shù)成果。這要求檔案管理信息系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性，以便集成新的應(yīng)用技術(shù)。異構(gòu)數(shù)據(jù)海量存儲。在檔案管理范圍不斷擴(kuò)大、應(yīng)用不斷深入的同時，不得不面臨日益增長的海量檔案數(shù)據(jù)的存儲問題，并且這些檔案數(shù)據(jù)是異構(gòu)的多種類型的。因而，要求檔案管理信息系統(tǒng)具備靈活高效的存儲體系結(jié)構(gòu)。針對上述出現(xiàn)的新的問題和要求，我們在總結(jié)17年檔案管理軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)儲備的基礎(chǔ)之上，投入了大量的人力和物力，開發(fā)和完善電子檔案管理系統(tǒng)檔案管理信息平臺，并在此基礎(chǔ)之上，開發(fā)了針對各個行業(yè)的行業(yè)版。知識資源管理是未來企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是企業(yè)信息管理的基礎(chǔ)，是未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎(chǔ)部分。因此，要實(shí)現(xiàn)本單位的知識資源管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐步擴(kuò)大和延伸管理范圍，最終實(shí)現(xiàn)知識資源的管理。檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度以及方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。電子檔案管理系統(tǒng)從設(shè)計(jì)時就考慮了知識資源管理發(fā)展趨勢，因此在系統(tǒng)中功能更加側(cè)重于文件的收集整理和開發(fā)利用、側(cè)重于各種知識管理方式和結(jié)構(gòu)的定制工具的提供，為進(jìn)行知識資源管理提供了技術(shù)手段。目標(biāo)應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)平臺主要面對各行各業(yè)的中高端用戶，用以解決復(fù)雜的檔案管理應(yīng)用?？蓮V泛應(yīng)用于企業(yè)、機(jī)關(guān)和事業(yè)單位。例如，大型企業(yè)集團(tuán)的統(tǒng)一檔案管理，可統(tǒng)一規(guī)劃和管理總部及其所屬二級單位和三級單位的檔案，并可實(shí)現(xiàn)跨地域的檔案管理應(yīng)用。其特點(diǎn)是數(shù)據(jù)集中/相對集中、業(yè)務(wù)分布式處理、實(shí)體屬地管理。同樣，可實(shí)現(xiàn)具體行業(yè)的全行業(yè)的統(tǒng)一檔案管理，可統(tǒng)一規(guī)劃和管理全行業(yè)各單位的檔案，并可實(shí)現(xiàn)跨地域的檔案管理應(yīng)用；對具有多全宗檔案管理要求的單位或具有復(fù)雜的檔案種類管理要求的單位等。主要特點(diǎn)系統(tǒng)是一個平臺化的產(chǎn)品，一方面，它可作為開發(fā)平臺，針對各種復(fù)雜的大中型應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行二次開發(fā)，以滿足特定應(yīng)用的特定需求；另一方面，對于比較成熟的應(yīng)用，也可作為產(chǎn)品化系統(tǒng)直接應(yīng)用。電子檔案管理系統(tǒng)是一個開放性的檔案管理平臺，它可與各種流行的應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境進(jìn)行集成，例如，各種流行的數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、服務(wù)器設(shè)備、存儲設(shè)備、門戶系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等；同時，也可以與各種應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行一體化集成，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享，例如，OA、ERP、各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等。系統(tǒng)是一個適應(yīng)能力較強(qiáng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的、完善的定制工具，可定義各種檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、屏幕顯示布局、打印格式、數(shù)據(jù)完整性限制要求、數(shù)據(jù)正確性限制要求、輔助組卷規(guī)則、快速輸入輔助信息等。通過這些定制工具，可針對用戶的特定需求定制出滿足用戶實(shí)際需要的檔案管理信息系統(tǒng)；同時，系統(tǒng)采用結(jié)構(gòu)化思想開發(fā)，各項(xiàng)功能采用積木式組合與集成，可針對用戶的特定需求，組合出用戶需要的管理平臺。系統(tǒng)是一個具有較強(qiáng)安全性的檔案管理信息平臺。它內(nèi)置了較強(qiáng)的安全控制體系統(tǒng)，同時也可與各種安全系統(tǒng)集成，確保了用戶對安全性的要求。系統(tǒng)是一個穩(wěn)定性較強(qiáng)的成熟的檔案管理信息系統(tǒng)。它是基于公司十多年以來的檔案研發(fā)成果之上開發(fā)出的新一代成果，并經(jīng)過近兩年的完善和實(shí)際應(yīng)用考驗(yàn)，穩(wěn)定而成熟；系統(tǒng)平臺具有良好的兼容性，一方面，它兼容以往的各種版本，使老用戶在升級時，數(shù)據(jù)得以良好的兼容；另一方面，設(shè)置了專用的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具，可兼容用戶的其它系統(tǒng)產(chǎn)生的歷史數(shù)據(jù)；系統(tǒng)集成應(yīng)用了大量的新技術(shù)，系統(tǒng)應(yīng)用集成了在線OCR技術(shù)、全文檢索技術(shù)、雙層PDF技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)、流文件瀏覽技術(shù)和與OA、MIS、PDM、PORTAL、CA等其他系統(tǒng)的接口技術(shù)；系統(tǒng)支持多種電子文件的瀏覽和顯示，系統(tǒng)提供了200多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件格式的歸檔管理和顯示功能，為高水平的用戶提供了更廣泛的應(yīng)用空間。系統(tǒng)是一個功能強(qiáng)大的、適應(yīng)能力較強(qiáng)的檔案管理信息平臺，可適應(yīng)各行各業(yè)的主流檔案管理應(yīng)用需求。體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)可以分為以下四個部分：信息采集、檔案管理、檔案利用、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)。其體系結(jié)構(gòu)示意圖如下： 信息采集部分，主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。通過數(shù)據(jù)一體化接口，按信息采集流程要求，將各個信息系統(tǒng)中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統(tǒng)中或通過通用數(shù)據(jù)交換平臺采集到檔案管理信息系統(tǒng)中；通過收集整編流程，可實(shí)現(xiàn)分散式、集中式檔案整理和移交，對多全宗的單位，可實(shí)現(xiàn)逐級整理和移交；通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可實(shí)現(xiàn)離線數(shù)據(jù)的收集、歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入以及將數(shù)字化加工系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中。與電子檔案的信息采集過程相對應(yīng)，往往伴隨著實(shí)體檔案的收集、整理、移交和接收，在處理電子檔案的業(yè)務(wù)流程中，同時處理了實(shí)體檔案的這些相關(guān)工作。檔案管理部分，主要完成日常的檔案管理工作。其中，檔案數(shù)據(jù)管理，主要完成檔案信息的日常管理和維護(hù)工作；綜合管理，主要完成與實(shí)體保管相關(guān)的各項(xiàng)工作；檔案統(tǒng)計(jì)，主要完成與檔案管理工作相關(guān)的各種統(tǒng)計(jì)工作；鑒定銷毀，主要完成檔案的鑒定工作和銷毀管理工作。開發(fā)利用部分，主要完成檔案的研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。一方面提供與實(shí)體相關(guān)的利用，另一方面通過網(wǎng)絡(luò)提供各種方式的檔案檢索和利用，包括信息發(fā)布、全文檢索、分類檢索等多種網(wǎng)上信息檢索利用方式。專用檢索引擎是針對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對檔案信息的特殊需求專門開發(fā)，供各業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用，以便為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供專用信息服務(wù)，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)能方便地提取檔案信息并按業(yè)務(wù)系統(tǒng)要求展現(xiàn)。系統(tǒng)維護(hù)部分，主要完成與系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)的各種數(shù)據(jù)維護(hù)工作。包括各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)置和維護(hù)、權(quán)限管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置和維護(hù)、日志管理等。系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)為整個檔案管理系統(tǒng)提供了全部后臺的支持，是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺。它提供了檔案類型、全宗、分類結(jié)構(gòu)的定制，可以使檔案系統(tǒng)滿足用戶的各類檔案資源的管理需求，并可以滿足系統(tǒng)的擴(kuò)展需求；同時將歸檔文件整理的規(guī)則形成系統(tǒng)的控制設(shè)置，使得整個歸檔流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；另外提供了數(shù)據(jù)日常維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)的一些必要設(shè)置工具，是系統(tǒng)管理員的強(qiáng)大工具包。存儲體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)對異構(gòu)數(shù)據(jù)的組織和存儲采取了“目錄—文件”存儲結(jié)構(gòu)，檔案的屬性信息以目錄數(shù)據(jù)的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，與之相對應(yīng)的電子檔案原文件存放在文件服務(wù)器中，數(shù)據(jù)庫中的目錄信息與電子原文通過存儲路徑指針相關(guān)聯(lián)，一條目錄信息可對應(yīng)多個電子原文。通過這種存儲體系結(jié)構(gòu)，不同類型的檔案信息可存放在不同的存儲位置，以靈活的實(shí)現(xiàn)分類存儲和分布式海量存儲。這樣，可滿足不斷增長的檔案信息對存儲容量的擴(kuò)充要求。技術(shù)路線系統(tǒng)采用C/S和B/S混合方式實(shí)現(xiàn)不同的功能需求。其中系統(tǒng)維護(hù)功能、檔案管理功能、文件管理功能、收集整編功能、數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能、編研開發(fā)功能、借閱管理功能、光盤制作功能等交互性處理要求較強(qiáng)的部分采用C/S方式實(shí)現(xiàn)，采用DELPHI語言開發(fā)；面向廣大檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權(quán)申請功能采用B/S方式實(shí)現(xiàn)，B/S模式通過"WEB/中間件/服務(wù)器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)以XML作為數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，以WebService標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)服務(wù)描述標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。同時采用成熟的主流技術(shù)，這些技術(shù)包括：OCR技術(shù)，全文檢索技術(shù)，XML技術(shù)，檔案管理平臺技術(shù)，雙層PDF技術(shù)、流媒體技術(shù)等。檔案管理系統(tǒng)功能介紹檔案管理系統(tǒng)功能模塊圖如上圖所示，系統(tǒng)功能根據(jù)使用者的不同分為以下三個部分：針對普通用戶的部分：針對普通用戶的部分主要包括上述模塊中的：網(wǎng)站，主要提供檔案的信息服務(wù)，例如：檢索查詢、瀏覽、下載、網(wǎng)上借閱等功能，并且可以嵌入用戶的應(yīng)用系統(tǒng)之中（如OA、MIS或PDM）提供用戶網(wǎng)上查詢?yōu)g覽和下載的功能。為方便用戶使用和管理員維護(hù)，本部分以B/S的方式實(shí)現(xiàn)。針對檔案管理員的部分：針對檔案管理員的部分主要包括上述模塊中的：文件管理、收集整編、檔案管理、開發(fā)利用四個模塊，主要提供檔案管理員和部門的兼職檔案員對歸檔文件的錄入、收集和整理，同時提供檔案管理人員對電子檔案的管理、檔案實(shí)體的輔助管理和對檔案信息的開發(fā)利用。本部分以C/S方式實(shí)現(xiàn)，功能方便實(shí)用、簡單快捷。針對系統(tǒng)維護(hù)人員的部分：針對系統(tǒng)維護(hù)人員的部分主要指系統(tǒng)維護(hù)，是提供系統(tǒng)維護(hù)人員（可以是信息人員、也可以是檔案人員）對整個系統(tǒng)進(jìn)行定制和維護(hù)的工具包。系統(tǒng)維護(hù)主要提供了以下工具：系統(tǒng)權(quán)限的定制、檔案管理架構(gòu)的定制、檔案整理規(guī)則的定制和對數(shù)據(jù)及用戶使用的維護(hù)和設(shè)置工具。本部分只能提供給對系統(tǒng)和檔案業(yè)務(wù)熟悉的管理員使用，用于針對本單位情況建立檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)、對系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)和備份以及可以針對今后的發(fā)展和變化進(jìn)行適應(yīng)性修改。本部分以C/S方式實(shí)現(xiàn)，功能強(qiáng)大，并可擴(kuò)充。總之，系統(tǒng)既可以自成體系，提供用戶完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢利用，也可以與本單位的OA辦公自動化或PDM設(shè)計(jì)過程管理或MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善和高效的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。下面將詳細(xì)描述電子檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。3.1、系統(tǒng)維護(hù)【系統(tǒng)維護(hù)】模塊為各行各業(yè)的不同檔案用戶提供了一個功能豐富的自我設(shè)計(jì)平臺，用戶可以根據(jù)本單位檔案管理的規(guī)范和需求，對綜合檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行自由的定義（其中包括各種檔案類型，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)，用戶錄入的界面，分類方法等），使綜合檔案管理系統(tǒng)在用戶手中變成一套為用戶所在單位量身定制的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)用戶開始使用本軟件時，首先應(yīng)進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】功能模塊，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的定制，然后才能使用其他功能模塊，按照定制好的方式進(jìn)行檔案管理工作。用戶在使用本軟件之前，一般需建立以下檔案管理的結(jié)構(gòu)：如上圖所示，縱橫兩個箭頭之間的部分，就是檔案系統(tǒng)所需要建立的管理結(jié)構(gòu)，而報(bào)表維護(hù)和數(shù)據(jù)字典維護(hù)功能，則為檔案系統(tǒng)的定制提供服務(wù)。比如報(bào)表維護(hù)可以定義各類檔案所需打印的目錄和報(bào)表，用于系統(tǒng)使用過程中的打?。粩?shù)據(jù)字典則將常用數(shù)據(jù)分類存儲，可以在系統(tǒng)中隨時選用。我們可以看到上圖從左到右的箭頭，表明了文件的歸檔流程，不同單位對歸檔文件的整理都有不同的規(guī)范和制度，比如：檔號的組成、文件的排序、歸檔文件所需要著錄的字段等規(guī)定，可以通過【參數(shù)設(shè)置】功能進(jìn)行定制，這樣就可以控制使用系統(tǒng)的單位和部門按照定制好的規(guī)范和制度去進(jìn)行檔案的整理和管理。為了更加形象和直觀地展現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)提供了目錄樹和分類表兩種展現(xiàn)數(shù)據(jù)的方式，即類似WINDOWS資源管理器的方式，這樣可以展現(xiàn)出用戶檔案的目錄樹或分類表，數(shù)據(jù)區(qū)可以顯示出相應(yīng)節(jié)點(diǎn)下的數(shù)據(jù)條目。目錄樹和分類表可以是不同的，也可以相同，可以完全根據(jù)用戶的喜好和需求來進(jìn)行定義，只要能夠形象直觀地展現(xiàn)出數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)就可以了。根據(jù)手工管理檔案業(yè)務(wù)流程我們知道，從文件到檔案存在一個歸檔的流程：即從文件庫→整編庫→檔案庫的過程，因?yàn)檎帋炫c檔案庫的結(jié)構(gòu)相同，因此我們在定制的時候只需要定制好檔案庫的結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)會自動形成與檔案庫結(jié)構(gòu)完全一致的整編庫，而文件庫就需要使用文件庫設(shè)置功能重新進(jìn)行定制了。上述過程完成之后，針對這個全宗的檔案系統(tǒng)就算定制完成了，用戶可以進(jìn)行基本的操作和使用了。其它全宗的定制方式與此相同。上述工作可以通過全宗管理、檔案庫管理、文件庫管理、分類表管理、報(bào)表維護(hù)、數(shù)據(jù)字典維護(hù)等功能模塊實(shí)現(xiàn)。全宗管理本軟件可以支持多全宗管理，針對檔案館或大型集團(tuán)企業(yè)，可以用全宗區(qū)分館藏不同單位的檔案或下屬不同單位的檔案。全宗一般由全宗號和全宗名稱組成，系統(tǒng)可以用一個數(shù)據(jù)庫管理多個全宗的檔案數(shù)據(jù)，并且全宗之間擁有良好的安全性和權(quán)限控制，為檔案館和大型集團(tuán)用戶進(jìn)行檔案的集中管理提供了技術(shù)手段。第一次使用系統(tǒng)，必須先定義全宗，進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】－【檔案設(shè)置】－【全宗管理】，模塊，將出現(xiàn)如下界面：【增加】：可增加新的全宗號及全宗名稱。【刪除】：可刪除任一全宗號及全宗名稱，具體操作是：用鼠標(biāo)選中某一全宗，單擊【刪除】按鈕即可。【修改】：可修改已經(jīng)存在全宗的全宗名稱，具體操作是：用鼠標(biāo)選中需要修改的全宗，單擊【修改】按鈕，在彈出的修改窗口中修改全宗名稱，單擊【確定】按鈕即可，全宗號不能修改。分類表管理分類表是指企業(yè)檔案管理中所遵循的分類規(guī)范表。建立分類表是為了對案卷的分類信息即目錄信息進(jìn)行管理及樹狀檢索。用戶可以自己定義分類表的層次和內(nèi)容，具有很高的靈活性。分類表管理就是按照層次結(jié)構(gòu)建立一個分類表。增加節(jié)點(diǎn)在分類字維護(hù)頁面上的分類號和分類名稱兩個編輯框中分別輸入分類號和分類名稱，然后點(diǎn)擊【增加節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。增加子節(jié)點(diǎn)在分類字維護(hù)頁面上的分類號和分類名稱兩個編輯框中分別輸入分類號和分類名稱，然后點(diǎn)擊【增加子節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。刪除節(jié)點(diǎn)在分類表信息文本框內(nèi)選擇要刪除的分類，然后點(diǎn)擊【刪除節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。修改節(jié)點(diǎn)在分類表信息文本框內(nèi)選擇要修改的分類，在分類字維護(hù)頁面就會顯示當(dāng)前分類信息，在分類字頁面上修改需要修改的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊【修改節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。連接符維護(hù)即制定各級分類之間的連接符。例如：1－1－1、1.1.1等。檔案庫管理【檔案庫管理】功能提供用戶針對本單位各全宗的檔案管理情況，建立符合本單位檔案管理需求的管理架構(gòu)，例如：檔案類型、各類型的管理層次（項(xiàng)目、卷、盒）、各層次的庫結(jié)構(gòu)（著錄信息）、錄入界面和錄入方式等。通過檔案庫設(shè)置，可以根據(jù)本單位檔案管理實(shí)際情況，結(jié)合檔案管理的制度和規(guī)范，形成符合本單位檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。第一次使用系統(tǒng)，必須通過【檔案庫管理】功能定制本單位的檔案管理結(jié)構(gòu)。添加檔案類型在【系統(tǒng)維護(hù)】—【檔案設(shè)置】下，選擇【檔案庫管理】項(xiàng)，如下圖：可以增加檔案類型，維護(hù)檔案類型的字段和錄入界面。添加檔案類型時，可以根據(jù)要求選擇是否包含項(xiàng)目、案卷、分類表，如下圖用戶也可以根據(jù)自己的需要添加字段，方法如下圖：刪除檔案類型選擇要刪除的檔案類型，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的操作菜單中點(diǎn)擊【刪除檔案類型】即可。修改檔案類型選擇要修改的檔案類型，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的操作菜單中點(diǎn)擊【修改檔案類型】即可，其中只能修改名稱和備注信息字段維護(hù)對已經(jīng)存在的檔案類型的項(xiàng)目庫、卷庫、件（文件）庫結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。添加字段選擇要修改的檔案類型和要修改的庫，在工具欄上選擇【添加字段】按鈕，在庫結(jié)構(gòu)定義窗口中會出現(xiàn)空白行，然后輸入字段名稱，類型，長度即可。修改字段在庫結(jié)構(gòu)定義窗口中直接單擊字段即可在其上直接修改。插入字段操作同添加字段。刪除字段單擊選中要刪除的字段，再選擇工具欄上的【刪除字段】按鈕即可。復(fù)制庫結(jié)構(gòu)選中要復(fù)制的檔案類型的庫，再選擇工具欄上的【復(fù)制庫結(jié)構(gòu)】按鈕即可。粘貼庫結(jié)構(gòu)在進(jìn)行過【復(fù)制庫結(jié)構(gòu)】后，選中要粘貼的檔案類型的庫，再選擇工具欄上的【粘貼庫結(jié)構(gòu)】，即可完成庫結(jié)構(gòu)的復(fù)制。創(chuàng)建庫【創(chuàng)建庫】是把添加字段、修改字段、插入字段、刪除字段的工作保存到數(shù)據(jù)庫中，所以每次修改了字段信息就要進(jìn)行【創(chuàng)建庫】操作。界面定義在庫結(jié)構(gòu)定義完后，應(yīng)該重新定義錄入界面，雖然在創(chuàng)建庫結(jié)構(gòu)時已經(jīng)自動創(chuàng)建了一個界面，但用戶可定義具有個人風(fēng)格的錄入界面。該界面主要用于數(shù)據(jù)的錄入以及查詢時查看信息內(nèi)容或通過卡片式查詢時使用。注意，在定義錄入界面之前，應(yīng)首先創(chuàng)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。用戶可以根據(jù)需要在錄入界面中定義需要的各種事件，使錄入工作更簡單、容易，提高錄入的速度及準(zhǔn)確率。導(dǎo)出錄入界面選中要導(dǎo)出錄入界面的檔案類型的庫，再選擇工具欄上的【導(dǎo)出錄入界面】按鈕，在彈出的窗口中輸入錄入界面的保存名稱，點(diǎn)擊【保存】即可完成錄入界面的導(dǎo)出。導(dǎo)入錄入界面選中要導(dǎo)入錄入界面的檔案類型的庫，再選擇工具欄上的【導(dǎo)入錄入界面】按鈕，在彈出的窗口找到錄入界面文件的保存文件，點(diǎn)擊【打開】，會提示“導(dǎo)入成功”，即可完成錄入界面的導(dǎo)入。文件庫設(shè)置與上述檔案庫設(shè)置相同，系統(tǒng)通過【文件管理】子系統(tǒng)提供針對歸檔文件（收文、發(fā)文和其它歸檔文件）管理的功能，也可以用于其它各類文件的管理和整理，可以實(shí)現(xiàn)部門文件的隨辦隨歸。由于文件庫的庫結(jié)構(gòu)（文件的著錄信息）和檔案庫的不同，因此可以通過【文件庫管理】功能實(shí)現(xiàn)對文件庫的定義和設(shè)置，使得【文件管理】子系統(tǒng)符合不同單位對文件管理的要求。文件庫設(shè)置所涉及操作與檔案庫相同，在此不再贅述。需要特別說明的是，文件庫的設(shè)置支持對庫的分類，即在庫結(jié)構(gòu)相同的基礎(chǔ)上，可以通過分類的方式來按年度等方式建立年度庫等。立卷設(shè)置針對歸檔文件的整理，國家和各單位都有相關(guān)歸檔文件整理規(guī)則，用以規(guī)范歸檔文件的整理并規(guī)范檔案信息的組織和管理工作。歸檔文件整理編目，最終形成檔案的過程我們可以簡稱為“立卷”的過程，主要是針對歸檔文件按照一定的規(guī)則進(jìn)行組織和整理，形成一件/盒或文件/卷為單位的檔案，立卷設(shè)置就是針對歸檔文件整理規(guī)則，通過系統(tǒng)對歸檔文件的整理工作進(jìn)行約束的。用戶可以通過立卷設(shè)置，將本單位（行業(yè)）的歸檔文件整理規(guī)則通過立卷設(shè)置定制到軟件系統(tǒng)中，以確保檔案人員和兼職檔案員在進(jìn)行歸檔文件整理工作中嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行整理和編目，形成規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)。系統(tǒng)提供的【文件管理】中的【文件立卷】功能和【收集整編】中的【組卷】功能都會按照【立卷設(shè)置】確定的規(guī)則去實(shí)現(xiàn)歸檔文件的自動和輔助整理。因此在立卷之前，應(yīng)先定義好立卷的一些規(guī)則、立卷的對應(yīng)關(guān)系、檔案庫的對應(yīng)關(guān)系，選擇檔案庫，設(shè)定卷內(nèi)頁數(shù)，選擇案卷號的生成規(guī)則。定義分組字段，設(shè)定排序方式檔號設(shè)置檔號是案卷和文件的重要標(biāo)識，不同單位也有不同的規(guī)則，【檔號設(shè)置】功能提供給檔案管理人員一個定義不同檔案類型檔號形成規(guī)則的工具。選擇要設(shè)置檔號規(guī)則的檔案類型庫，在字段列表里選擇需要的字段后雙擊即可，在連接符編輯框中輸入連接符點(diǎn)擊【添加】按鈕，設(shè)置完成后點(diǎn)擊【保存】完成設(shè)置，如下圖：對應(yīng)字段設(shè)置系統(tǒng)大量的歸檔文件在文件庫和整編庫中，其中將整編庫中整理好的歸檔文件歸入正式檔案庫這一過程并不需要對應(yīng)字段設(shè)置，因?yàn)槲覀兩衔囊呀?jīng)介紹過，整編庫的數(shù)據(jù)字段結(jié)構(gòu)與檔案庫是完全相同的。但由文件庫歸入到整編庫的過程中，由于文件庫的著錄信息與檔案庫的著錄信息之間的差異，因此需要先定義好兩個庫之間的字段對應(yīng)關(guān)系。【字段對應(yīng)設(shè)置】是定義在軟件中文件轉(zhuǎn)入整編庫、編研時加入專題、案卷和文件級的跨級次取數(shù)等操作時數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系。排序設(shè)置系統(tǒng)可以將各個庫中的文件按照一定規(guī)則自動進(jìn)行排序，這樣可以方便整理。設(shè)置各個庫的排序規(guī)則（升序或降序）；每個庫按什么方式來排序，不同的用戶有不同的排序方式，系統(tǒng)排序可完全由用戶自己設(shè)置，如下圖，在【檔案業(yè)務(wù)列表】忠選擇要設(shè)置的庫，所選庫的字段會列在字段列表中，選中要設(shè)置的排序字段，用鼠標(biāo)拖拽到排序字段列表中，選擇排序狀態(tài)即可完成排序設(shè)置。權(quán)限管理角色管理每一個用戶在檔案系統(tǒng)中都會有一個相應(yīng)的角色，管理原有管理員的角色，用戶有用戶的角色，在綜合檔案管理系統(tǒng)中，用角色來控制每一個用戶的權(quán)限。用戶和組管理管理員可根據(jù)單位的部門來建立組；在每個組下建立屬于組的用戶，并賦予每個用戶相應(yīng)的角色。數(shù)據(jù)權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限用來控制檔案的實(shí)體借閱、條目瀏覽、電子文件瀏覽打印和下載等權(quán)限。具體又可分為默認(rèn)權(quán)限、規(guī)則權(quán)限和檔案權(quán)限。默認(rèn)權(quán)限用來控制某一檔案類型的所有檔案的默認(rèn)權(quán)限。規(guī)則權(quán)限用來控制用戶對某一檔案類型的檔案按照某一規(guī)則享有的權(quán)限，要選擇權(quán)限控制的是歸檔前還是歸檔后，選擇要給項(xiàng)目、案卷、文件還是電子文件賦權(quán)限，通過設(shè)置規(guī)則將相應(yīng)的權(quán)限賦予用戶；規(guī)則權(quán)限通常和默認(rèn)權(quán)限一起配合使用，可以建立一套完整的用戶權(quán)限設(shè)置方案。檔案權(quán)限一般用來進(jìn)行臨時賦權(quán)，可以賦予電子文件瀏覽、打印、下載、原文借閱權(quán)限，而且可以按照時間段或者次數(shù)賦予用戶臨時權(quán)限。網(wǎng)上賦權(quán)審批網(wǎng)上賦權(quán)審批用來處理用戶通過網(wǎng)頁方式進(jìn)行的賦權(quán)申請，如果通過審批，則用戶申請的權(quán)限將生效，拒絕則不生效。要說明的是，用戶在網(wǎng)頁上申請的權(quán)限為按次數(shù)或時間段的臨時權(quán)限。數(shù)據(jù)維護(hù)日志管理登錄日志：這部分可以記載某個用戶在什么時間，在哪臺機(jī)器上登錄過檔案系統(tǒng)，依據(jù)這日志可以對檔案人員進(jìn)行管理。系統(tǒng)日志：這部分可以記載某個用戶在登錄到系統(tǒng)后，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行了哪些操作，如果系統(tǒng)出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)丟失或者操作失誤的事情，管理員可通過這個日志來查找出問題出現(xiàn)的時間及操作人員。網(wǎng)頁查詢?nèi)罩荆哼@部分可以記載某個用戶在網(wǎng)上進(jìn)行的電子文件瀏覽和下載、檔案條目的刪除紀(jì)錄。回收站管理這個模塊是對已經(jīng)刪除的文件進(jìn)行管理，所有刪除的文件都存儲在這個模塊中，在這里可以對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行還原、刪除等操作，在這里刪除數(shù)據(jù)后，數(shù)據(jù)便無法恢復(fù)。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換【數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換】功能可將用戶原有的Excel表格、dbf數(shù)據(jù)等格式的歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，并支持通過ODBC等方式鏈接的其他數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)字典維護(hù)【數(shù)據(jù)字典維護(hù)】提供對系統(tǒng)常用項(xiàng)的自由定義，如主題詞、代碼庫；同時提供對輔助信息庫，如綜合信息庫、編研庫等管理?！敬a庫管理】用來管理系統(tǒng)中公用的代碼表，如密級、專業(yè)、部門等，這些表的內(nèi)容在系統(tǒng)中多次使用，而內(nèi)容的范圍有限，特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時，需要多次重復(fù)性輸入，為此把它們設(shè)置為代碼表，使其內(nèi)容變?yōu)榭蛇x項(xiàng)而不必手工錄入?！局黝}詞維護(hù)】用來維護(hù)系統(tǒng)的主題詞庫，在進(jìn)行檔案著錄時，主題詞項(xiàng)可以從“題名”字段忠自動提取?！揪C合信息庫管理】用來定義系統(tǒng)中相關(guān)輔助管理信息庫的結(jié)構(gòu)，如庫房、設(shè)備、其他資料信息庫等。【編研庫管理】用來定義編研信息庫。個人設(shè)置一是可以密碼修改功能進(jìn)行用戶口令修改，如下圖。二是可以通過其它設(shè)置進(jìn)行系統(tǒng)默認(rèn)輸入法、電子文件掛接路徑和數(shù)據(jù)顯示字體的設(shè)置，如下圖。網(wǎng)頁字段設(shè)置網(wǎng)頁字段設(shè)置用來控制用戶在網(wǎng)頁上進(jìn)行著錄和檢索時，某些字段是否顯示。網(wǎng)頁發(fā)布字段設(shè)置用戶可以根據(jù)需要，選擇網(wǎng)頁輸出字段，選擇后，在通過IE瀏覽時,在網(wǎng)頁上進(jìn)行檔案檢索時默認(rèn)只顯示用戶選擇的字段。服務(wù)器配置用來設(shè)置電子文件的存儲方式，支持?jǐn)?shù)據(jù)庫方式和文件服務(wù)器方式（FTP）。3.2、文件管理文件管理是文檔一體化的開端，本功能模塊為辦公室文書提供了一個簡潔規(guī)范的收發(fā)文件管理界面，將文件的收發(fā)管理納入檔案管理的軌道，使文書在收發(fā)登記的同時，為日后的查詢統(tǒng)計(jì)工作提供數(shù)據(jù)源，實(shí)現(xiàn)了“一次輸入，反復(fù)利用”，在不增加辦公室文書工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度減少檔案管理員的工作。文件管理模塊可以實(shí)現(xiàn)對文件的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件報(bào)表的打印等功能，文件的原件也可以在此模塊中輸入或引入系統(tǒng)，參加后續(xù)的立卷工作。文件管理界面如圖文件登記提供編輯、增加、刪除和修改等功能，供用戶完成文件的登記工作。數(shù)據(jù)檢索檢索是檔案管理員日常的工作之一，系統(tǒng)為用戶提供了方便快捷的查詢工具，系統(tǒng)提供直接檢索和組合檢索，任何一種檢索中都支持模糊檢索，如下圖：數(shù)據(jù)范圍提供全部、待組卷、已組卷和不需歸檔等范圍，供用戶按照不同的方式查看數(shù)據(jù)所處的狀態(tài)，并且，對文件所處的每個狀態(tài)，提供顏色標(biāo)志區(qū)分，綠色為已組卷、黃色為不需要?dú)w檔，灰白色為待組卷文件。電子原文的掛接本系統(tǒng)中電子原文的掛接按照掛接后電子原文的存放方式分為兩種類型，數(shù)據(jù)庫方式和文件服務(wù)器方式，前者指掛接后電子原文直接存儲到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，后者指掛接后電子原文存儲到專用的文件服務(wù)器上。掛接過程可以通過直接掛接、掃描掛接和批量掛接等方式完成。數(shù)據(jù)的批量修改批量修改即對多條數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進(jìn)行修改，如：把多條記錄的某個字段清空、把多條記錄的某個字段添加固定的值、在多記錄信息某個字段中查找替換等。文件打印報(bào)表的打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種文件報(bào)表如：收文登記單、發(fā)文登記單、收文目錄、發(fā)文目錄等，打印方法簡便快捷。選擇顯示字段利用此功能用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看文件信息。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出可以將選中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，目前可以支持三種文件格式，MicrosoftAccess格式、MicrosoftExcel格式和dbf格式。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入可以將轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，目前可以支持三種文件格式，MicrosoftAccess格式、MicrosoftExcel格式和dbf格式。轉(zhuǎn)入整編庫可以將選擇的待歸檔數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入整編庫（歸檔前庫），以供檔案人員進(jìn)行整理、編目和歸檔。3.3、收集整編收集整編功能示意圖在實(shí)際檔案工作中，經(jīng)常是首先收集零散文件（收集工作可能是相關(guān)部門或相關(guān)辦公系統(tǒng)完成的），之后進(jìn)行組卷歸檔。這一過程可以在整理編目子系統(tǒng)中完成，用戶可以完全依照自己的方式收集資料，在歸檔前庫中存放所有內(nèi)容完整或不完整的文件、案卷，最后按所需要的方法分類、組卷、歸檔。歸檔文件的整理規(guī)則根據(jù)系統(tǒng)維護(hù)中的設(shè)置可以根據(jù)相關(guān)制度和規(guī)范進(jìn)行定義，雖然有國家檔案局的歸檔文件整理規(guī)則，但各單位對不同類型的歸檔文件的整理工作都不盡相同。因此，系統(tǒng)在系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)子系統(tǒng)中專門有針對歸檔文件整理規(guī)則的設(shè)置，例如排序方式、檔號的組成規(guī)則、組盒（卷）規(guī)則等，檔案管理人員可以通過設(shè)置不同檔案類型的文件整理規(guī)則來規(guī)范各部門和基層檔案部門的歸檔文件整理工作。針對不同的檔案類型，會有不同的整理（立卷）規(guī)則，系統(tǒng)完全可以應(yīng)用于各類不同的整理方式和整理規(guī)則。收集整編功能界面如下圖：系統(tǒng)提供兩種組卷方式：手工組卷 首先要建立一個案卷，建立方法如下：將光標(biāo)定位在案卷窗口，然后點(diǎn)擊工具欄上的【增加】按鈕，雙擊添加的記錄信息，在錄入卡片里填寫案卷的相關(guān)信息，點(diǎn)擊【保存】按鈕，一條案卷信息錄入保存完成了，如果要添加多個案卷可以點(diǎn)擊【增加】按鈕，就可以在不退出的情況下繼續(xù)添加案卷信息。然后將將屬于這個案卷的文件加入到案卷中。在散文件數(shù)據(jù)區(qū)選擇屬于此案卷的散文件，選擇的時候可以利用Ctrl鍵或【查詢】＋【全選】來選擇多條記錄信息，點(diǎn)擊右鍵在調(diào)出的快捷菜單中選擇【加入】，將文件加入到當(dāng)前案卷中。選擇已經(jīng)整理好的案卷，然后點(diǎn)擊右鍵在快捷菜單里選擇【歸檔】，這樣手動組卷完成。 手工組卷還支持鼠標(biāo)拖動移卷（項(xiàng)目）的功能，即，選擇要移卷的文件（案卷），按住鼠標(biāo)左鍵拖動到要加入的案卷（項(xiàng)目）中。自動組卷按照系統(tǒng)中設(shè)定的立卷，自動將屬于這個案卷的文件加入到案卷中：打散按鈕可將一個案卷刪除，卷內(nèi)所有文件將變?yōu)樯⑽募痣x按鈕可將案卷內(nèi)的文件拆為散文件移交是檔案錄入人員將整理完畢的案卷添加一個移交的記號，由檔案管理員對有移交標(biāo)記的標(biāo)志進(jìn)行審核如圖所示，被標(biāo)記為綠顏色的案卷便是已經(jīng)移交的案卷，當(dāng)鼠標(biāo)懸停時會有提示信息。檔案管理員對錄入人員移交的案卷進(jìn)行審核，如果審核通過，則對案卷進(jìn)行接收。檔案管理員對錄入人員移交的案卷進(jìn)行審核，如果審核不通過，則對案卷進(jìn)行打回操作，移交標(biāo)志自動取消。收集整編的特色功能轉(zhuǎn)到其它庫：可以對某類型的檔案的文件級數(shù)據(jù)（含目錄和電子文件）轉(zhuǎn)移到其他類型的文件級中。清空電子文件：將選中的檔案文件目錄中所含電子文件清空。3.4、檔案管理針對歸檔后的電子檔案信息進(jìn)行日常的管理工作，包括了：數(shù)據(jù)管理、綜合管理、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等四部分功能。數(shù)據(jù)管理點(diǎn)擊數(shù)據(jù)管理功能按鈕，界面右側(cè)會出現(xiàn)如下所示窗口，主要包含菜單欄、工具欄、檔案目錄樹、數(shù)據(jù)區(qū)四部分。如下圖【工具欄】列出了系統(tǒng)常用的各種功能按鈕【檔案目錄樹】列出系統(tǒng)所包含的各種檔案類型【數(shù)據(jù)區(qū)】根據(jù)所選擇的檔案類型列出相應(yīng)的項(xiàng)目、案卷、文件信息目錄樹的維護(hù)用戶可以對檔案目錄樹里的全宗節(jié)點(diǎn)、檔案類型、分類節(jié)點(diǎn)、數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行添加、刪除和修改。全宗節(jié)點(diǎn)：用來設(shè)置在目錄樹中顯示的全宗單位；檔案類型節(jié)點(diǎn)：用來設(shè)置在目錄樹中顯示的檔案類型，檔案類型必須事先在在【檔案庫管理】中已經(jīng)建立；分類節(jié)點(diǎn)：分類節(jié)點(diǎn)主要用來搭建目錄樹的層次。數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)：是根據(jù)數(shù)據(jù)的某字段信息建立起來的節(jié)點(diǎn)，如：建立年度數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)自動根據(jù)數(shù)據(jù)的年度信息放入相應(yīng)的年度分類節(jié)點(diǎn)里去。檔案數(shù)據(jù)的增刪改對于檔案工作部門，其中一項(xiàng)非常重要的工作便是對各種類型的檔案（如科技、文書、基建等）進(jìn)行歸檔，包括錄入完整的工程項(xiàng)目信息、案卷信息及文件信息。選擇要錄入信息的檔案類型，選擇分類節(jié)點(diǎn)或數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)，確定要錄入的是“案卷”還是文件信息（點(diǎn)擊案卷或文件數(shù)據(jù)區(qū)即可），點(diǎn)擊【增加】按鈕數(shù)據(jù)區(qū)增加了一條空白信息，有兩種錄入方式可供用戶選擇：一是直接在記錄上錄入各字段的信息如圖：所示，錄入完成后系統(tǒng)自動保存檔案信息；另一種是雙擊空白記錄，在錄入界面上錄入檔案信息如圖所示，然后點(diǎn)擊【保存】按鈕，如果想繼續(xù)添加記錄信息可以在不退出的情況下繼續(xù)錄入，點(diǎn)擊【增加】按鈕，在新的空白卡片上繼續(xù)錄入，錄入完成后點(diǎn)擊【退出】按鈕即可。如下組圖數(shù)據(jù)范圍的選擇用戶查看檔案信息時可以選擇不同的數(shù)據(jù)范圍來查看數(shù)據(jù)區(qū)里的數(shù)據(jù)。在【數(shù)據(jù)范圍】中列出了用戶可選擇的數(shù)據(jù)范圍，默認(rèn)情況為“所有部門數(shù)據(jù)”，如下圖：【所有部門數(shù)據(jù)】當(dāng)前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)的所有數(shù)據(jù)【本部門數(shù)據(jù)】 當(dāng)前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)用戶所在部門的所有數(shù)據(jù)【本人數(shù)據(jù)】 當(dāng)前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)用戶著錄的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)檢索檢索是檔案管理員日常的工作之一，系統(tǒng)為用戶提供了方便快捷的查詢工具，系統(tǒng)提供了“直接檢索”、“組合檢索”和“特殊檢索”三種檢索方式?！爸苯訖z索”中支持跨字段的模糊檢索。批量修改批量修改即對多條數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進(jìn)行修改，如：把多條記錄的某個字段清空、把多條記錄的某個字段添加固定的值、在多記錄信息某個字段中查找替換等。檔案目錄打印報(bào)表打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案報(bào)表如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷內(nèi)目錄等，打印方法簡便快捷。打印之前利用檢索工具檢索出要打印的檔案信息，然后點(diǎn)擊工具欄上的【打印】按鈕，調(diào)出在報(bào)表設(shè)計(jì)中已經(jīng)做好的報(bào)表模版進(jìn)行打印。個性設(shè)置利用此功能用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看檔案信息。并且可以設(shè)置在著錄時，字段值的屬性，如自增、重復(fù)等。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出利用此功能可以將選中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，目前可以支持三種文件格式，MicrosoftAccess格式、MicrosoftExcel格式和dbf格式。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入利用此功能可以將選中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，目前可以支持三種文件格式，MicrosoftAccess格式、MicrosoftExcel格式和dbf格式。加入專題將檢索出的檔案信息加入已建立好的檔案編研庫。復(fù)制到鑒定庫將檢索出的檔案信息復(fù)制到鑒定庫，供檔案鑒定和銷毀使用。鎖定上級在進(jìn)行全部數(shù)據(jù)查找時，為了方便數(shù)據(jù)察看隸屬關(guān)系，通過鎖定上級，鎖定文件（案卷）對應(yīng)的案卷（項(xiàng)目）。移交檔案用來將一個全宗中檢索出的數(shù)據(jù)（含目錄和電子文件）以復(fù)制的方式移交到另一個全宗下，在移交時，檔案數(shù)據(jù)的接受者為復(fù)制的檔案的新的擁有者。文件遷移用來將一個案卷中的文件遷移調(diào)整到另一個案卷。臨時排序用來設(shè)置檔案數(shù)據(jù)的臨時排序，可以進(jìn)行組合排序設(shè)置。綜合管理【綜合管理】的主要操作界面如下：設(shè)備管理，可用來記錄設(shè)備名稱、購進(jìn)日期、設(shè)備型號、數(shù)量等基本信息。庫房管理，可用于記錄庫房溫度、濕度記錄。資料管理，可用于記錄資料的作者、標(biāo)題、出版日期、出版社等信息。統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)功能是幫助檔案管理員來了解檔案中某種分類下檔案的數(shù)量如：‘2000年文書檔案共有多少卷’、‘文書檔案各個保管期限各有多少件’等，并可將統(tǒng)計(jì)結(jié)果生成多樣式的圖表，同時支持統(tǒng)計(jì)結(jié)果保存為Excel格式供后續(xù)利用。檔案統(tǒng)計(jì)功能窗口，如下圖所示：新建統(tǒng)計(jì)方案按照需求新建需要的統(tǒng)計(jì)方案選擇需要統(tǒng)計(jì)的檔案類型選擇需要統(tǒng)計(jì)的檔案類型選擇分類字段選擇統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)按照哪個字段分類選擇統(tǒng)計(jì)字段選擇按照哪個字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，即運(yùn)算方式檢索數(shù)據(jù)從選的檔案類型中選擇需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)出統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)圖系統(tǒng)按照設(shè)定的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)及數(shù)據(jù)范圍自動出統(tǒng)計(jì)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)圖鑒定銷毀檔案鑒定、銷毀操作的主要界面如下圖：用戶可【檔案鑒定】中完成對已鑒定檔案的標(biāo)記、銷毀、還原等操作。已銷毀數(shù)據(jù)管理界面如下：上圖中，黑顏色的數(shù)據(jù)行為已銷毀的檔案數(shù)據(jù)，對于已經(jīng)銷毀的檔案數(shù)據(jù)，可以通過打回鑒定、再還原到檔案庫中的方式進(jìn)行可逆銷毀處理。3.5、開發(fā)利用開發(fā)利用主要提供檔案管理人員對大量歸檔信息方便地提供用戶使用進(jìn)行提煉、使用管理等方面的功能。包括：檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、檔案編研、光盤制作和工作量統(tǒng)計(jì)六項(xiàng)功能。如上圖所示，其中檔案檢索主要提供檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)的檢索查詢功能。借閱管理針對檔案實(shí)體提供借閱的登記、歸還和催還管理，輔助檔案管理員方便地完成實(shí)體借閱的工作。年報(bào)系統(tǒng)可以生成國家檔案局要求的年報(bào)。檔案編研提供了管理員對檔案信息的提煉和加工手段――專題庫，用戶可以對專題庫進(jìn)行管理和利用。光盤制作可以將電子檔案數(shù)據(jù)打包成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的光盤檔案，可以用于脫機(jī)保管和對外數(shù)據(jù)交換。工作量統(tǒng)計(jì)可以對檔案管理人員的工作量進(jìn)行方便的統(tǒng)計(jì)。檔案檢索檔案檢索也叫跨庫檢索，能夠幫助用戶快速而全面的查找需要的數(shù)據(jù)。如下圖：在輸入關(guān)鍵字部分輸入檢索字，檢索字為文件信息著錄字段中任意內(nèi)容，支持模糊檢索。借閱管理借閱管理子系統(tǒng)主要是對紙介質(zhì)的工程圖紙、文書檔案等文件的借閱管理。它幫助管理員記錄每次的借閱人姓名、借閱文件的有關(guān)信息、借閱時間以及設(shè)置借閱人的借閱期限、每個人最多借閱文件的個數(shù)，還能判斷每個借閱人是否有權(quán)借閱該文件等。另一方面，借閱管理子系統(tǒng)還能用歸還管理對已借出的文檔進(jìn)行歸還和續(xù)借管理，利用催還管理檢索到期未歸還的文檔，利用借閱統(tǒng)計(jì)查看所有借閱已歸還和未歸還的文檔情況。工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡，而是在計(jì)算機(jī)上指定應(yīng)歸還日期，便可檢索出所有當(dāng)日應(yīng)歸還的文件的信息和借閱人的情況，以及查看所有被預(yù)約檔案的情況。因此，利用借閱管理子系統(tǒng)管理借閱，不但大大提高了工作人員的效率，并且實(shí)現(xiàn)了智能化辦公。借閱管理分為借閱登記、歸還管理、借閱設(shè)定三部分功能。借閱登記當(dāng)有客戶借閱檔案的時候，管理員可以利用‘借閱登記’來進(jìn)行登記。如下圖通過工具條來維護(hù)借閱清單里的檔案信息【加入】將檢索到的案卷或文件加入到借閱列表中【取消】將案卷或文件從借閱列表中清除【刷新】更新借閱列表【清空】清空借閱列表將借閱檔案加入到右下方借閱文件中去，重復(fù)檢索、加入，直到所有需借閱檔案加入右下方列表，點(diǎn)擊工具欄上【借閱】按鈕，出現(xiàn)借閱操作界面填寫‘借閱人’、‘借閱日期’、‘借閱期限’、‘借閱目的’等信息，然后點(diǎn)擊【確定】按鈕。借閱完成。歸還管理當(dāng)用戶歸還檔案的時候，管理員利用‘歸還管理’來進(jìn)行歸還登記，檔案管理員還可以利用‘催還管理’來查看過期未還的檔案，并可以打印催還單，通知客戶歸還檔案，利用‘借閱統(tǒng)計(jì)’用戶可以根據(jù)設(shè)定的條件來統(tǒng)計(jì)檔案被借閱的情況。點(diǎn)擊【歸還管理】出現(xiàn)如下界面窗口中間的【管理項(xiàng)】中包含歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計(jì)三部分?！練w還管理】當(dāng)用戶歸還檔案的時候進(jìn)行歸還登記、續(xù)借【催還管理】提示用戶有哪些檔案過期未還，并可以打印催還單【借閱統(tǒng)計(jì)】按照設(shè)定的條件統(tǒng)計(jì)檔案被借閱的情況借閱設(shè)定點(diǎn)擊借閱設(shè)定，進(jìn)入借閱設(shè)定頁面，選擇不同的檔案類型，設(shè)置相應(yīng)借閱的天數(shù)和份數(shù)，以及資料過期是否允許借閱選項(xiàng)。點(diǎn)擊預(yù)約設(shè)置可以設(shè)置預(yù)約的默認(rèn)時間、份數(shù)、以及預(yù)約通知方式置完畢，點(diǎn)擊保存，提示成功保存記錄。統(tǒng)計(jì)年報(bào)提供符合國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)的年報(bào)格式，支持導(dǎo)出、導(dǎo)入和自動匯總功能。同時支持自定義年報(bào)功能，用戶可以通過字定義年報(bào)建立年度統(tǒng)計(jì)表格。檔案編研創(chuàng)建編研庫根據(jù)編研需要創(chuàng)建不同類型的編研庫。檔案編研設(shè)置字段對應(yīng)關(guān)系設(shè)置檔案庫與編研庫字段對應(yīng)關(guān)系，使源數(shù)據(jù)與目的數(shù)據(jù)可以正確轉(zhuǎn)換。編研進(jìn)入源數(shù)據(jù)（提供編研數(shù)據(jù)的檔案類型庫），選中數(shù)據(jù)，然后選擇加入專題功能，將選擇的數(shù)據(jù)直接加入專題，此時進(jìn)入檔案編研中已經(jīng)可以看到新增數(shù)據(jù)。光盤制作利用光盤制作功能可以把檔案系統(tǒng)中選定的數(shù)據(jù)及這些數(shù)據(jù)對應(yīng)的電子文件按一定組織格式制作成檔案數(shù)據(jù)光盤，從而達(dá)到安全備份的目的。工作量統(tǒng)計(jì)利用工作量統(tǒng)計(jì)功能檔案管理員可以解清楚的了解某段時間內(nèi)各個部門的檔案錄入人員增加、刪除、掛接檔案文件的數(shù)量。3.6、信息服務(wù)子系統(tǒng)檔案信息服務(wù)子系統(tǒng)是面向全體用戶的，因此采用B/S的方式，通過應(yīng)用服務(wù)器處理查詢請求。用戶通過檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，可以了解各項(xiàng)規(guī)章制度、通知、大事記、查詢檔案，瀏覽和下載檔案原文等。網(wǎng)站首頁主要組成： 網(wǎng)站首頁示意圖規(guī)章制度：發(fā)布各項(xiàng)規(guī)章制度，并及時更新，供全員瀏覽。通知：隨時發(fā)布各項(xiàng)通知，用簡便快捷的方式讓全體人員得到通知。大事記：記錄歷年來發(fā)展過程中發(fā)生的重大事件，并不斷增加更新。查詢登陸：通過用戶名和密碼的認(rèn)證，登陸到查詢檔案主界面。檔案信息服務(wù)網(wǎng)站主要具有如下特點(diǎn)：B/S結(jié)構(gòu)，客戶端無須安裝任何軟件，便于維護(hù)和升級；可將檔案的編研成果、公用信息隨時在網(wǎng)頁上發(fā)布。例如：組織沿革、大事記、專題內(nèi)容、史料匯編、政策法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程等；可與電子檔案數(shù)據(jù)庫連接，進(jìn)行檔案信息的查詢和利用；對檔案檢索查詢的權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設(shè)置的控制，充分保證檔案的安全性；模糊檢索功能；可支持200多種圖形圖像等電子文件的瀏覽和顯示，并支持多媒體文件的播放，完全解決了IE瀏覽器顯示文件格式有限的問題；可外掛瀏覽器和漢字庫。其中檔案信息查詢是信息服務(wù)網(wǎng)站的最主要的功能。檔案信息查詢網(wǎng)頁由檔案檢索、在線收集、檔案編研、個人借閱信息、預(yù)約信息、賦權(quán)申請?zhí)幚斫Y(jié)果、檔案員審批、領(lǐng)導(dǎo)審批、系統(tǒng)設(shè)置等模塊組成。 其中檔案檢索包含：條件檢索、分類檢索、跨類檢索和全文檢索四種檢索方式。條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據(jù)輸入的條件組合進(jìn)行檢索，可以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據(jù)檔案的分類表進(jìn)行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進(jìn)行檢索查詢；而全文檢索則可以根據(jù)文件的正文內(nèi)容進(jìn)行檢索和查詢，全文檢索依賴于全文檢索系統(tǒng)。 檢索到的檔案信息可以根據(jù)權(quán)限提供用戶瀏覽和下載，如果用戶需要下載電子檔案原文，則可以通過數(shù)字水印系統(tǒng)將電子檔案原文嵌入水印，并通過網(wǎng)上認(rèn)證服務(wù)器的認(rèn)證，提供用戶使用。在線收集功能提供用戶通過BS方式進(jìn)行電子文件歸檔功能，支持對歸檔前庫中的檔案數(shù)據(jù)的項(xiàng)目、案卷、文件級數(shù)據(jù)的增加、刪除和修改；對歸檔文件提供卷內(nèi)目錄和移交目錄供打印。在線收集的功能為用戶可選功能，對于不需要此功能的用戶可以不賦予其權(quán)限，在數(shù)據(jù)權(quán)限級別上，可按部門來控制用戶能操作的數(shù)據(jù)范圍。檔案編研提供檔案編研結(jié)果在網(wǎng)上的發(fā)布功能。 個人借閱信息查詢則可以顯示出用戶借閱檔案的情況。 預(yù)約信息則允許用戶將檢索查詢到的所需檔案提出借閱申請，借閱申請可以反應(yīng)到檔案管理人員的借閱管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱實(shí)體。當(dāng)用戶需要瀏覽、下載或借閱超出自身權(quán)限范圍的檔案資料時，可以提出賦權(quán)申請，由單位檔案員或領(lǐng)導(dǎo)對其進(jìn)行臨時賦權(quán)，使其在一段時間、或在有限次數(shù)的范圍內(nèi)可以瀏覽、下載或借閱該檔案。檔案員審批和領(lǐng)導(dǎo)審批提供對用戶賦權(quán)申請信息的響應(yīng)處理，檔案員可以批準(zhǔn)或否決用戶的賦權(quán)申請信息、當(dāng)需要由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行權(quán)限審批時，可以通過轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)審批的方式，將審批權(quán)交由領(lǐng)導(dǎo)決定。 系統(tǒng)設(shè)置主要提供口令修改功能及查詢首選項(xiàng)功能，查詢首選項(xiàng)主要用來設(shè)置檢索用戶進(jìn)入網(wǎng)頁后首先使用的檢索方式。檔案信息查詢功能如下圖所示：擴(kuò)展功能數(shù)字化加工管理子系統(tǒng)在收集整編功能中，已提供了功能較強(qiáng)的檔案掃描、圖像處理、OCR識別及掛接功能，適合于具體工作人員進(jìn)行小批量檔案掃描輸入。但對于大量的歷史存量檔案或新產(chǎn)生的大量檔案，需要借助專門的數(shù)字化加工管理系統(tǒng)，由多人進(jìn)行批量加工。為此，專門開發(fā)了與檔案管理信息系統(tǒng)配套的檔案數(shù)字化加工管理子系統(tǒng)。檔案數(shù)字化加工管理子系統(tǒng)利用各種專業(yè)掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、流媒體采集工作站等，將紙質(zhì)檔案、照片檔案、影像檔案等實(shí)體檔案或模擬信號的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，并將數(shù)字化信息的存儲到海量存儲載體中。對紙質(zhì)文件檔案，掃描成影像檔案后，可采用OCR技術(shù)，實(shí)現(xiàn)掃描結(jié)果的文本轉(zhuǎn)化。并對檔案進(jìn)行相應(yīng)的著錄標(biāo)引工作。數(shù)字化加工是本子系統(tǒng)的核心部分，實(shí)現(xiàn)了整個過程中的功能和流程的控制管理，由掃描、圖像處理、OCR識別、著錄標(biāo)引和校對五部分組成。數(shù)字加工及著錄標(biāo)引主流程如下圖所示：項(xiàng)目經(jīng)理建立案卷，確定加工流程和分配工作任務(wù)。針對用戶不同的檔案來源，選擇不同的數(shù)據(jù)加工方式。其中原始磁介質(zhì)可以通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集接口驅(qū)動原始磁介質(zhì)的數(shù)據(jù)采集設(shè)備實(shí)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)的采集錄入；紙介質(zhì)文件則可通過高速圖像掃描儀進(jìn)行掃描錄入；電子文件則可以通過輔助工具提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能轉(zhuǎn)成標(biāo)準(zhǔn)的圖像或文本文件。上述過程需要對圖像文件格式制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。掃描后的圖像可以轉(zhuǎn)入圖像處理系統(tǒng)，對掃描圖像進(jìn)行處理和優(yōu)化。處理好的圖像根據(jù)圖像的質(zhì)量和用戶的需求，可以通過圖像檔案形成流程、雙層PDF檔案形成流程或純數(shù)字化檔案形成流程進(jìn)行著錄標(biāo)引，分別形成圖像檔案、雙層PDF檔案和純數(shù)字還原檔案。其中圖像檔案主要針對手寫、無法識別或不需要形成純文本的檔案，最終通過著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、PDF文件及XML文件。純數(shù)字化檔案可以通過OCR識別、手工錄入、校對等手段，形成標(biāo)準(zhǔn)的文本。優(yōu)點(diǎn)是全文信息全，便于檢索和利用；缺點(diǎn)是工作量巨大。最終通過識別、著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、文本TXT文件、PDF文件及XML文件。雙層PDF檔案是特有的存儲格式，綜合了純數(shù)字化檔案的有點(diǎn)，同時又克服了工作量大的缺點(diǎn)，是一個理想的檔案存儲方式。雙層PDF就是通過OCR的快速識別，形成文本，將文本和圖像一起形成雙層PDF文件。這樣文件中既有圖像，又有識別后的文本，完全滿足上述純數(shù)字化檔案的所有優(yōu)點(diǎn)，又是在自動快速識別的基礎(chǔ)上完成的，不會帶來巨大的工作量。最終通過識別、著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、雙層PDF文件及XML文件。數(shù)據(jù)一體化歸檔接口系統(tǒng)不是一個孤立的系統(tǒng)，而是一個由底至上的全面開放的系統(tǒng)。亦即，可與各類信息系統(tǒng)進(jìn)行一體化數(shù)據(jù)對接，將各個數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)一體化歸檔流程進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有序流動和共享。各數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔數(shù)據(jù)，先歸檔到檔案系統(tǒng)中責(zé)任部門的整編庫中，由責(zé)任部門的檔案管理人員進(jìn)行歸檔鑒定和補(bǔ)全，最終歸檔到檔案數(shù)據(jù)庫中，同時建立全文檢索的索引。在規(guī)劃數(shù)據(jù)一體化歸檔流程時，需開發(fā)相應(yīng)的接口程序和有效的數(shù)據(jù)處理過程，以保證電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。數(shù)據(jù)一體化歸檔流程需要注重以下幾個方面：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定從數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)導(dǎo)出的檔案數(shù)據(jù)目錄（屬性）結(jié)構(gòu)要求和原文（正文）要求。同時，給出數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)規(guī)范，如文件名轉(zhuǎn)換成題名等。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及字段項(xiàng)轉(zhuǎn)換對應(yīng)關(guān)系和要求，如字段類型、長度等。數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)歸檔操作要求：規(guī)定哪些信息內(nèi)容必須歸檔，歸檔時需補(bǔ)錄的內(nèi)容、檢查校驗(yàn)的內(nèi)容和要求，歸檔時機(jī)要求等；檔案管理系統(tǒng)補(bǔ)錄要求：檔案管理系統(tǒng)需補(bǔ)錄的內(nèi)容和要求，如保管期限等。檔案管理系統(tǒng)文件轉(zhuǎn)換要求：所有的電子文件都轉(zhuǎn)換成幾種標(biāo)準(zhǔn)的文件格式。電子文件保真性處理要求：可采用數(shù)字簽名或者電子印章。上述規(guī)定的數(shù)據(jù)一體化歸檔接口適用于大部分信息系統(tǒng)的歸檔，包括OA、工程管理系統(tǒng)、ERP、PDM、各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。數(shù)據(jù)一體化歸檔流程可嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體流程中，實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸、同步建檔。使檔案管理工作前移，及時、規(guī)范地收集業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù)，并為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供及時全面的信息服務(wù)，以達(dá)到與現(xiàn)實(shí)工作結(jié)合、為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的目的。門戶系統(tǒng)集成系統(tǒng)可與門戶系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)一體化整合。主要包括以下三個方面的開發(fā)工作：檔案管理信息系統(tǒng)入口：在PORTAL上鏈接上檔案管理信息系統(tǒng)的入口和信息服務(wù)子系統(tǒng)的入口，使用戶可通過PORTAL輕松方便地進(jìn)行檔案管理或檢索利用檔案信息。統(tǒng)一身份認(rèn)證與權(quán)限管理：通過與PORTAL集成，借助于PORTAL提供的統(tǒng)一用戶認(rèn)證功能實(shí)現(xiàn)用戶身份認(rèn)證，檔案系統(tǒng)從PORTAL讀取合法用戶列表信息，并對合法用戶進(jìn)行賦權(quán)。用戶登錄時，由PORTAL進(jìn)行合法用戶判斷、由檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案權(quán)限判斷。這樣用戶只需在PORTAL上登錄一次，就可按各信息系統(tǒng)的授權(quán)訪問多個系統(tǒng)。待辦事宜與即時通訊：在系統(tǒng)中，可選配各種審批程流、如實(shí)體借閱審批流程、電子文件下載審批流程、鑒定銷毀審批流程等；同時，需發(fā)送到期檔案催還通知、借閱預(yù)約成功通知等。檔案系統(tǒng)中涉及的這些審批相關(guān)信息和通知信息需調(diào)用PORTAL提供的待辦事宜接口，將相關(guān)信息插入到相關(guān)人員的待辦事宜項(xiàng)中，供其處理。同時也可利用PORTAL提供的即時通訊功能，通過手機(jī)短信等方式提醒相關(guān)人員及時處理。通過上述開發(fā)工作，可使檔案系統(tǒng)與門戶系統(tǒng)完美集成。CA集成系統(tǒng)可與CA集成，進(jìn)行用戶認(rèn)證、加密、數(shù)字簽名、電子印章等與安全相關(guān)的各種應(yīng)用集成。通過這些安全應(yīng)用集成，可滿足特定用戶的安全需求。利用審批流程在系統(tǒng)中，可針對實(shí)體借閱、電子文件下載、鑒定銷毀等敏感業(yè)務(wù)選配審批流程；通過這些審批流程，可較好地管理這些敏感業(yè)務(wù)。審批程流可在檔案系統(tǒng)中獨(dú)立實(shí)現(xiàn)（借助PORTAL），也可借助OA中的審批流程實(shí)現(xiàn)。審批流程的示例如下：1、普通用戶提交申請2、檔案員審批處理其中，檔案員可以直接處理賦權(quán)申請，也可以將賦權(quán)申請?zhí)峤坏缴霞夘I(lǐng)導(dǎo)，由上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。3、領(lǐng)導(dǎo)審批右下角提示信息：審批界面：電子文件防擴(kuò)散管理大量的信息泄密手段往往是最直接的收買、拷貝方式，而電子文檔是很容易復(fù)制散播的。防火墻、PDM等軟件，解決了外部人員非法訪問的問題，但不能根本解決電子文檔內(nèi)部人員造成的二次傳播問題。因此，需要對信息內(nèi)容本身進(jìn)行安全防范，做到防止拷貝，防止二次傳播。系統(tǒng)可以選配電子文件防擴(kuò)散管理模塊，該模塊對電子文件采用加殼技術(shù)，以先進(jìn)的加密算法對指定的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行加密驗(yàn)證，驗(yàn)證的目的和方式如下：實(shí)現(xiàn)防止對電子文件的編輯修改、拷貝粘貼、屏幕打印及沒有獲得打印權(quán)限時的打印等操作；防止把電子文件復(fù)制到其它計(jì)算機(jī)上使用，可以通過使用次數(shù)限定、IP綁定、MAC綁定、用戶名密碼驗(yàn)證或是否需要連接到服務(wù)器驗(yàn)證等來實(shí)現(xiàn)防止拷貝控制，保證電子文件只能在指定機(jī)器上打開；對電子文件的使用時間進(jìn)行控制，即可以按時間段的方式來實(shí)現(xiàn)控制，保證電子文件只能在指定的時間內(nèi)可以打開。加密后的文件在企業(yè)內(nèi)部可以按照指定的方式正常使用，非法傳播后由于不能獲得文件的密鑰，無法解析文件的加密數(shù)據(jù)，從而達(dá)到對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)的目的。使用的過程中不改變使用者既往的任何操作習(xí)慣，客戶端應(yīng)用程序打開一個已加密文件時對文件自動解密，不會影響應(yīng)用程序?qū)ξ募恼Ｊ褂?。在檔案系統(tǒng)中，對電子文件并不加密，只有在檔案系統(tǒng)客戶端下載電子文件時才對電子文件進(jìn)行加密。對于加密驗(yàn)證信息的控制，針對有權(quán)限下載電子文件的用戶可以在系統(tǒng)中設(shè)定電子文件加密驗(yàn)證信息的默認(rèn)方式，如使用次數(shù)、可使用的時間段、IP綁定、MAC綁定等。在用戶進(jìn)行下載電子文件操作時，同時觸發(fā)加密進(jìn)程，依據(jù)默認(rèn)的加密驗(yàn)證方式對用戶下載的電子文件進(jìn)行加密。由于采用加殼的方式，電子文件的驗(yàn)證信息以密文的方式寫入文件頭中，下載用戶取得已經(jīng)加密的電子文件后，通過離線客戶端瀏覽程序（或者說是一種類似解密程序）可以在驗(yàn)證信息限定的條件內(nèi)正常訪問該電子文件，但如果將其外傳，其驗(yàn)證信息中的IP綁定或MAC綁定信息驗(yàn)證會保證電子文件無法打開。同時，用戶對電子文件的編輯修改、拷貝粘貼、屏幕打印及沒有獲得打印權(quán)限時的打印等操作會被系統(tǒng)禁止。電子文件防擴(kuò)散的實(shí)現(xiàn)示例：1、默認(rèn)加密規(guī)則設(shè)置：2、電子文件下載：離線瀏覽程序的下載：電子文件的下載：3、下載后電子文件的瀏覽：脫離下載的計(jì)算機(jī)直接瀏覽無法打開：正常的離線瀏覽及防拷屏：電子文件的權(quán)限查看：數(shù)字水印數(shù)字水?。―igitalWatermark）技術(shù)是將與多媒體內(nèi)容相關(guān)或不相關(guān)的一些標(biāo)示信息直接嵌入多媒體內(nèi)容當(dāng)中，但不影響原內(nèi)容的使用價值，并不容易被人的知覺系統(tǒng)覺察或注意到。通過這些隱藏在多媒體內(nèi)容中的信息，可以達(dá)到確認(rèn)內(nèi)容創(chuàng)建者、購買者，或者是否真實(shí)完整。作為數(shù)字水印技術(shù)概括起來具有下面幾個方面的特點(diǎn)：安全性：數(shù)字水印的信息應(yīng)是安全的，難以篡改或偽造，同時，應(yīng)當(dāng)有較低的誤檢測率，當(dāng)原內(nèi)容發(fā)生變化時，數(shù)字水印應(yīng)當(dāng)發(fā)生變化，從而可以檢測原始數(shù)據(jù)的變更；當(dāng)然數(shù)字水印同樣對重復(fù)添加有較強(qiáng)的抵抗性。隱蔽性：數(shù)字水印應(yīng)是不可知覺的，而且應(yīng)不影響被保護(hù)數(shù)據(jù)的正常使用；不會降質(zhì)；魯棒性：是指在經(jīng)歷多種無意或有意的信號處理過程后，數(shù)字水印仍能保持部分完整性并能被準(zhǔn)確鑒別?？赡艿男盘柼幚磉^程包括信道噪聲、濾波、數(shù)/模與模/數(shù)轉(zhuǎn)換、重采樣、剪切、位移、尺度變化以及有損壓縮編碼等。主要用于保護(hù)的數(shù)字水印易損水?。‵ragileWatermarking），主要用于完整性保護(hù)，這種水印同樣是在內(nèi)容數(shù)據(jù)中嵌入不可見的信息。當(dāng)內(nèi)容發(fā)生改變時，這些水印信息會發(fā)生相應(yīng)的改變，從而可以鑒定原始數(shù)據(jù)是否被篡改。水印容量：嵌入的水印信息必須足以表示多媒體內(nèi)容的創(chuàng)建者或所有者的標(biāo)志信息，或購買者的序列號，這樣有利于解決糾紛，保護(hù)數(shù)字產(chǎn)權(quán)合法擁有者的利益。尤其是隱蔽通信領(lǐng)域的特殊性，對水印的容量需求很大。數(shù)字水印技術(shù)在檔案系統(tǒng)中主要應(yīng)用于對電子文件的版本驗(yàn)證，是保證電子文件的真實(shí)性的一種重要管理手段。紫光檔案已經(jīng)在大量項(xiàng)目中實(shí)現(xiàn)數(shù)字水印技術(shù)的應(yīng)用。技術(shù)特點(diǎn)圖像處理技術(shù)系統(tǒng)中內(nèi)嵌了圖像處理技術(shù)，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。在文件管理、收集整編、檔案管理子系統(tǒng)中，都可以在數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)時自動打開圖像處理模塊，完成紙介質(zhì)文件的掃描錄入或?qū)呙栉募膱D像處理功能，利用系統(tǒng)中的圖像掛接功能來實(shí)現(xiàn)圖像文件與檔案目錄的自動對應(yīng)。圖像處理模塊最大的特點(diǎn)就是除了可以滿足招標(biāo)文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實(shí)現(xiàn)批量的圖像掃描和自動處理的功能，是一個功能強(qiáng)大的圖像掃描和處理模塊。該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、圖像幅面調(diào)整、圖像分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍(lán)、去污、糾斜、合并等。OCR技術(shù)的應(yīng)用OCR漢字識別技術(shù)在文書檔案的數(shù)字化和再利用方面可以發(fā)揮重要的作用。首先，在掃描電子文檔的識別中，通過其獨(dú)有的版面分析功能，不僅可以快速實(shí)現(xiàn)文檔的掃描識別，同時還可以自動提取當(dāng)中的檔案關(guān)鍵信息，自動識別后填入檔案的目錄信息當(dāng)中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。其次，快速OCR技術(shù)將掃描文件自動識別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對圖像文件自動建立索引的功能。再次，在用戶檢索查詢當(dāng)中可以選定所需文件內(nèi)容，自動對其進(jìn)行識別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。檔案管理平臺技術(shù)檔案管理平臺技術(shù)是系統(tǒng)的核心技術(shù)，以關(guān)系數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，為用戶提供了構(gòu)建符合自身要求的檔案管理架構(gòu)的工具，其中包括：全宗管理、檔案類型管理、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)定義、界面生成器、報(bào)表生成器、分類表和目錄樹管理、用戶機(jī)構(gòu)和權(quán)限管理、代碼表和數(shù)據(jù)字典管理等功能模塊。用戶通過上述管理平臺，可以根據(jù)需求定制各類檔案的管理結(jié)構(gòu)，不僅可以滿足常規(guī)檔案的管理工作，而且使得系統(tǒng)可以輕松勝任各類業(yè)務(wù)檔案的管理需求。詳見“系統(tǒng)維護(hù)”部分內(nèi)容。全文檢索技術(shù)通過專業(yè)的全文檢索系統(tǒng)，我們可以實(shí)現(xiàn)屬性查詢、中文同音查詢、中英文容錯查詢、英漢轉(zhuǎn)換、同義詞查詢、相關(guān)文件提示、多國語言查詢等傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫查詢方式無法實(shí)現(xiàn)的智能檢索功能。我們提供的全文檢索系統(tǒng)內(nèi)嵌快速OCR技術(shù)，可以無須人工干預(yù)，自動識別掃描文件，形成索引庫，同時嵌入檔案信息服務(wù)網(wǎng)站之中，受到檔案權(quán)限的管理和控制，與檔案管理系統(tǒng)融為一體。多格式文件瀏覽技術(shù)多格式文件瀏覽一直是紫光檔案的重要技術(shù)優(yōu)勢，瀏覽器可以支持多達(dá)200多種圖形圖像電子文件的瀏覽和顯示，同進(jìn)可以實(shí)現(xiàn)電子文件的下載、打印等控制。流媒體在線播放技術(shù)的集成隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，大量音視頻文件也會存在歸檔和網(wǎng)上瀏覽的問題，流媒體的在線播放就可以實(shí)現(xiàn)上述對多媒體文件的存儲和播放問題。建立一個流媒體播放服務(wù)器，提供流媒體播放的服務(wù)，將音視頻文件存成流媒體格式，這樣就可以實(shí)現(xiàn)在線的點(diǎn)播了?？蓴U(kuò)展支持多種安全技術(shù)系統(tǒng)充分考慮了檔案管理信息系統(tǒng)對信息安全性方面的要求，除了系統(tǒng)本身的用戶權(quán)限控制和日志管理外，還可以支持與用戶身份認(rèn)證系統(tǒng)的集成、實(shí)現(xiàn)電子印章、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、流技術(shù)瀏覽等信息安全技術(shù)。雙層PDF技術(shù)雙層PDF技術(shù)是特有的圖像存儲技術(shù)，可將快速OCR識別的文本依附于PDF圖像之上，即滿足了檔案管理真實(shí)的存儲需求，又滿足檔案數(shù)字化利用的需求，而且配合快速OCR的自動識別，不會給用戶帶來任何操作上的麻煩，是一個非常適合檔案存儲的數(shù)據(jù)格式。系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)支持各種主流的關(guān)系數(shù)據(jù)庫，包括Oracle、SQLSever、DB2、Sysbase等；用戶可以根據(jù)實(shí)際需要選用某一種數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的種類對檔案管理系統(tǒng)的性能和功能影響較小。其中，Oracle最好在9i版本以上；SQLSever最好在2000版本以上；網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)系統(tǒng)支持各種主流的服務(wù)器端操作系統(tǒng)，可選用Windows、UNIX、LINIX等。當(dāng)系統(tǒng)的用戶數(shù)量和數(shù)據(jù)量較大時，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的種類對檔案管理系統(tǒng)的性能有一定的影響，建議用戶與工程師協(xié)商選定網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)。中間件服務(wù)器系統(tǒng)支持各種主流的中間件服務(wù)器，包括Webshere、Weblogic、Sunone、Tomcat等。當(dāng)用戶量較大時，應(yīng)采用前三種之一。服務(wù)器設(shè)備系統(tǒng)涉及到多種用途的服務(wù)器硬件設(shè)備，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、WEB服務(wù)器、全文檢索服務(wù)器、ＯＣＲ服務(wù)器、聲像服務(wù)器等。系統(tǒng)支持各種主流的ＰＣ服務(wù)器和小型機(jī)服務(wù)器。服務(wù)器選型和性能指標(biāo)直接影響著檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行性能和指標(biāo)，因而，建議用戶與工程師協(xié)商選定服務(wù)器設(shè)備。存儲設(shè)備系統(tǒng)支持各種主流的存儲方案，包括磁盤陣列、ＮＡＳ、ＳＡＮ等；用戶可以根據(jù)實(shí)際存儲空間需要（存量和增量）選定存儲方案和設(shè)備。存儲方案對檔案管理系統(tǒng)的性能和功能影響較小。網(wǎng)絡(luò)帶寬在局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)帶寬問題不突出。但當(dāng)運(yùn)行環(huán)境涉及廣域網(wǎng)時，需根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要估算所需的網(wǎng)絡(luò)帶寬和通訊限制要求，以保證系統(tǒng)的合理響應(yīng)速度。大用戶量的并發(fā)檢索、大量電子原文的下載或上傳、大用戶量的并發(fā)錄入提交等都可能對通訊造成壓力，因而，建設(shè)用戶與工程師共同評估所需要的通訊條件要求。配套服務(wù)公司向用戶提供的不僅是優(yōu)秀的檔案管理軟件，同時向用戶提供一系列的配套服務(wù)。主要服務(wù)項(xiàng)目包括；前期咨詢服務(wù)：當(dāng)用戶單位計(jì)劃建立檔案管理信息系統(tǒng)時，通常會遇到規(guī)劃問題。公司可向用戶提供全面的咨詢服務(wù)。公司將派出資深咨詢工程師，與客戶一起，分析現(xiàn)行檔案管理體系和流程、根據(jù)檔案信息化的要求優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理流程、建立健全相關(guān)管理流程和管理規(guī)范、規(guī)劃檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和要求、規(guī)劃檔案信息化建設(shè)方案、預(yù)算工程費(fèi)用等。通過這一系列的服務(wù)，引導(dǎo)客戶單位科學(xué)高效地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。系統(tǒng)研發(fā)和建設(shè)服務(wù)：公司將派出專項(xiàng)項(xiàng)目組，嚴(yán)格按照軟件工程的要求，和用戶一起按用戶需求在系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。最后，向用戶提交一個完整的檔案管理信息系統(tǒng)。數(shù)據(jù)遷移服務(wù)：將分散于客戶各信息系統(tǒng)中的存量檔案數(shù)據(jù)遷移導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)中，保護(hù)用戶的檔案數(shù)據(jù)資源。數(shù)字化加工服務(wù)：公司將派出專業(yè)的數(shù)字化加工隊(duì)伍，將用戶的實(shí)體檔案通過數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換成電子檔案，并將數(shù)字化產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)上載到檔案系統(tǒng)中。設(shè)備服務(wù)：公司代理了國內(nèi)外知名的與檔案相關(guān)的設(shè)備，包括各種型號的掃描儀等影像設(shè)備、存儲設(shè)備、高端服務(wù)器等?？蔀橛脩籼峁┡涮椎脑O(shè)備及相關(guān)服務(wù)。售后服務(wù)：公司具有全國性的運(yùn)營良好的售后服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，可為用戶提供良好的售后服務(wù)。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔瑋翔精密電子工業(yè)（昆山）有限公司企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化臺帳之五教育培訓(xùn)文件編號：WH-AB05版本：A制定人：王祥田批準(zhǔn)人：生效日期：修訂履歷表修訂日期版本修訂內(nèi)容修訂原因2013/4/23A新版頒布分發(fā)部門辦公室（）車床部組裝部品管部倉管部安環(huán)部分發(fā)數(shù)量1份1份1份1份1份1份瑋翔精密電子工業(yè)（昆山）有限公司安全教育培訓(xùn)管理制度1、目的為了提高公司員工的安全素質(zhì)，強(qiáng)化“安全第一、預(yù)防為主、安全生產(chǎn)、人人有責(zé)、綜合治理、持續(xù)改進(jìn)”的安全生產(chǎn)方針，嚴(yán)格執(zhí)行安全生產(chǎn)制度，防止在生產(chǎn)過程中發(fā)生各類事故，確保安全生產(chǎn)，制定本制度。2、適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門、車間員工的安全教育管理。3、職責(zé)3.1安環(huán)部負(fù)責(zé)組織公司安全教育計(jì)劃的編制，并監(jiān)督、檢查計(jì)劃的實(shí)施。3.2辦公室（安環(huán)）和管理部門負(fù)責(zé)公司級安全教育的組織、實(shí)施并建立安全培訓(xùn)檔案。3.3車間、各班組負(fù)責(zé)二、三級安全教育。3.4各生產(chǎn)班組負(fù)責(zé)展開班組安全生產(chǎn)活動并形成記錄。4、工作程序4.1一級安全教育4.1.1辦公室（安環(huán)）和管理部門組織對新員工和外來工作人員進(jìn)行一級安全教育。4.1.2教育內(nèi)容安全生產(chǎn)工作方針、政策、法規(guī)和安全生產(chǎn)的重要意義。生產(chǎn)簡況，工藝特點(diǎn)和安全狀況（如易燃、易爆危險源等）。公司有關(guān)安全生產(chǎn)規(guī)章制度、規(guī)定。一般安全急救、勞動防護(hù)常識及本公司、本行業(yè)典型事故。從業(yè)人員安全生產(chǎn)權(quán)利和義務(wù)。一級安全培訓(xùn)教育時間不少于4學(xué)時。4.2二級安全教育。4.2.1由車間負(fù)責(zé)人或?qū)Ｂ殻媛殻┌踩珕T對新進(jìn)入車間職工進(jìn)行二級安全教育，并填寫入職工培訓(xùn)檔案。4.2.2教育內(nèi)容簡要工藝流程及生產(chǎn)特點(diǎn)有關(guān)車間的安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全生產(chǎn)狀況、安全操作規(guī)程及安全注意事項(xiàng)。常用勞動保護(hù)用品、消防器材的正確使用等。作業(yè)場所和工作崗位存在的風(fēng)險及防范措施。本車間及同行業(yè)發(fā)生的事故教訓(xùn)。自救互救、急救方法、疏散和現(xiàn)場緊急情況的處理。二級安全培訓(xùn)教育時間不少于24學(xué)時。4.3三級安全教育4.3.1由班組長或班組安全員對進(jìn)入本班組新職工進(jìn)行三級安全教育。4.3.2教育內(nèi)容：崗位安全技術(shù)操作規(guī)程，工藝流程，安全制度及安全注意事項(xiàng)。崗位機(jī)械電器設(shè)備的性能、安全裝置、信號標(biāo)志的作用和使用方法，以及維護(hù)保養(yǎng)的基本知識。崗位要害部位，容易發(fā)生事故部位及其預(yù)防方法以及發(fā)生情況下的急救措施和報(bào)告方法。個人勞保用品的正確使用和保養(yǎng)方法。本班組或其他班組以往發(fā)生的事故教訓(xùn)和預(yù)防措施。三級安全培訓(xùn)教育時間不少于24學(xué)時。4.4通過三級安全教育并經(jīng)考試合格后，按規(guī)定領(lǐng)取勞動防護(hù)用品后方可上崗。4.5內(nèi)部調(diào)轉(zhuǎn)教育：4.5.1車間之間的人員調(diào)動，由接收車間重新進(jìn)行二、三級安全教育。4.5.2班組內(nèi)部進(jìn)行崗位調(diào)動，由接收班組進(jìn)行三級安全教育。4.5.3對轉(zhuǎn)崗、干部頂崗、以及脫離崗位六個月以上者，應(yīng)進(jìn)行車間、班組安全培訓(xùn)教育制度，經(jīng)考核合格后，方可從事新崗位工作。4.5.4因調(diào)動，進(jìn)行安全教育后，單位應(yīng)將教育情況進(jìn)行記錄備案。4.6外來人員進(jìn)入公司的安全教育。4.6.1對來公司進(jìn)行學(xué)習(xí)參觀人員，管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行一般安全注意事項(xiàng)教育后，方可進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)活動。參觀學(xué)習(xí)人員進(jìn)入關(guān)鍵裝置及重點(diǎn)部位時，需由辦公室（安環(huán)）批準(zhǔn)，進(jìn)行登記后由當(dāng)班班長進(jìn)行崗位安全培訓(xùn)教育，教育內(nèi)容記入關(guān)鍵裝置及重點(diǎn)部位外來人員登記表中。4.6.2辦公室（安環(huán)）負(fù)責(zé)對外來施工作業(yè)人員的入廠安全培訓(xùn)教育，對考核合格后方可進(jìn)入公司內(nèi)作業(yè)，并保存教育記錄。培訓(xùn)教育內(nèi)容包括有關(guān)的法律法規(guī)、企業(yè)的安全生產(chǎn)管理制度、風(fēng)險管理等。4.6.3外來施工人員在進(jìn)入作業(yè)現(xiàn)場前，作業(yè)現(xiàn)場所在車間，要對其進(jìn)行進(jìn)入現(xiàn)場安全培訓(xùn)教育，內(nèi)容包括作業(yè)現(xiàn)場的有關(guān)規(guī)定、風(fēng)險管理要求、安全注意事項(xiàng)、事故應(yīng)急處理措施等。各車間保存培訓(xùn)教育記錄。4.7對電工、焊工、危險化學(xué)危險品的管理等特殊工種的安全教育必須按照國家有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行專門的安全培訓(xùn)，經(jīng)考核合格，取得特種作業(yè)操作資格證后，方可上崗作業(yè)。4.8新工藝、新技術(shù)、新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)之前，主管部門組織編制新的安全操作規(guī)程，并進(jìn)行專門培訓(xùn)。相關(guān)人員經(jīng)考核合格之后方可上崗。4.9對從業(yè)人員進(jìn)行基本功訓(xùn)練和安全培訓(xùn)教育，考核合格后方可上崗。從業(yè)人員上崗之后，每年至少進(jìn)行一次的安全生產(chǎn)再教育。4.10日常教育4.10.1各車間應(yīng)開展班組安全活動，作好基本功訓(xùn)練，班組安全活動，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對自己工作范圍內(nèi)的職工進(jìn)行經(jīng)常性的安全思想、技術(shù)和組織紀(jì)律性教育，并做好安全活動記錄，使職工自覺的遵章守紀(jì)，履行安全職責(zé)，確保安全生產(chǎn)。4.10.2辦公室（安環(huán)）根據(jù)安全生產(chǎn)實(shí)際，制定班組安全活動計(jì)劃，班組安全活動每兩周至少一次，可利用班會前后的時間，采用各種合理方式進(jìn)行。4.10.3班組安全活動主要內(nèi)容包括：（1）學(xué)習(xí)政府的有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)；（2）學(xué)習(xí)有關(guān)安全生產(chǎn)文件、安全通報(bào)、安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全操作規(guī)程及安全技術(shù)知識；（3）討論分析典型事故案例，總結(jié)和吸取事故教訓(xùn)；（4）開展防火、防爆、防中毒及自我保護(hù)能力訓(xùn)練，以及異常情況緊急處理和應(yīng)急預(yù)案演練；（5）開展崗位安全競賽活動；（6）開展查隱患、反習(xí)慣性違章活動；（7）開展安全技術(shù)座談，觀看安全教育電影和錄像；（8）熟悉作業(yè)場所和工作崗位存在的風(fēng)險、防范措施；（9）其他安全活動。4.10.4管理人員或安全員要參加班組活動，并檢查班組安全活動情況，在活動記錄上簽字。4.10.5辦公室（安環(huán)）每月一次檢查班組安全活動情況，檢查情況作為“安全生產(chǎn)績效考核”的依據(jù)。4.10.6管理部門要通過各種有效方式廣泛地對職工進(jìn)行安全教育。4.10.7企業(yè)大修和重點(diǎn)項(xiàng)目大修，辦公室（安環(huán)）應(yīng)配合主管部門和檢修單位，進(jìn)行專門的安全教育，確保安全檢修。4.10.8職工違章以及重大事故責(zé)任者，由辦公室（安環(huán)）根據(jù)情節(jié)提出處理意見，同時進(jìn)行復(fù)工安全教育，并將事故性質(zhì)、責(zé)任記入“上崗安全操作證”和“職工安全生產(chǎn)記錄卡”。4.10.9其他管理人員的培訓(xùn)由辦公室（安環(huán)）負(fù)責(zé)實(shí)施，每年至少培訓(xùn)一次，經(jīng)考核合格后方能任職。4.11對事故或事故未遂責(zé)任者、冒險作業(yè)者，必須在所在部門進(jìn)行安全教育，找出原因，吸取教訓(xùn)后，方能重新上崗工作，因傷勢較重不能參加事故分析會或安全教育活動的職工，在復(fù)工前必須補(bǔ)上安全教育這一課方可復(fù)工。4.12公司所有員工每年的再教育時間不得少于20學(xué)時，每年由辦公室（安環(huán)）牽頭，各部門具體組織一次全員的安全考試，成績記入《上崗安全操作證》和《職工安全生產(chǎn)記錄卡》。5、相關(guān)文件5.1《安全生產(chǎn)法》（國家法律）5.2《生產(chǎn)經(jīng)營單位安全培訓(xùn)規(guī)定》（國家安監(jiān)總局3號令，2006年3月1日起施行）5.3《江蘇省安全生產(chǎn)條例》（江蘇省法規(guī)）6、相關(guān)記錄6.1安全生產(chǎn)培訓(xùn)教育登記表（表：1）6.2“三級教育”培訓(xùn)記錄（表：2）6.3違章、轉(zhuǎn)崗、復(fù)工安全教育培訓(xùn)記錄（表：3）6.4外來人員安全教育記錄（表：4）6.5班組安全活動記錄6.6職工安全生產(chǎn)記錄卡7、附則7.1本管理制度為首次發(fā)布。7.2本管理制度由辦公室（安環(huán)）制定并負(fù)責(zé)解釋。7.3本管理制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。7.4本制度每年評審一次，若有事故或其他變更則適時修訂。2013年安全培訓(xùn)教育計(jì)劃根據(jù)公司安全生產(chǎn)需求，結(jié)合公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展及生產(chǎn)特點(diǎn)和從業(yè)人員的時間情況，特制定本年度安全培訓(xùn)教育計(jì)劃：1、管理人員的培訓(xùn)教育管理人員是指公司副總經(jīng)理和專職安全員。一名專職安檢員已接受昆山市安監(jiān)局組織的培訓(xùn)教育，