第三章 會展項目的組織管理

章會展項目的組織管理節(jié)會展項目的組織節(jié)會展項目經(jīng)理節(jié)會展項目團隊節(jié)會展項目人力資源管理2021/5/91【本章導讀】會展項目管理為什么需要設(shè)立組織？那是由會展項目的特點決定的。大型會展項目若不依靠有共同目標且相互協(xié)調(diào)的一群人，很難想象個人如何完成如此復雜的任務(wù)。2021/5/92第一節(jié)

會展項目的組織組織是一切管理活動取得成功的基本要素，會展項目組織的目的是充分發(fā)揮會展項目管理的功能，提高會展項目管理的整體功效率，以達到會展項目管理的目的。會展項目組織管理主要包括組織規(guī)劃與設(shè)計、會展項目經(jīng)理的遴選、團隊組建以及團隊的人力資源管理等問題。其中，會展項目的組織規(guī)劃與設(shè)計問題時首要的基本問題。會展項目組織建設(shè)包括從組織設(shè)計、組織運行、組織更新到組織終結(jié)這樣一個生命周期。2021/5/93一、會展項目的組織及其類型（一）會展項目的組織會展項目的組織或組織機構(gòu)包含兩層含義：一是舉辦會展項目的組織（機構(gòu)），如2008年北京奧運會舉辦機構(gòu)中國政府；二是具體負責實施會展項目的管理團隊組織（機構(gòu)），如北京奧運會的具體實施組織機構(gòu)北京奧組委。2021/5/941、定義會展項目組織是為完成會展項目而建立的組織，一般也稱為會展項目班子等。會展項目組織的具體職責、組織結(jié)構(gòu)、人員構(gòu)成和人數(shù)配備等會因項目性質(zhì)、復雜程度、規(guī)模大小和持續(xù)時間長短等有所不同。會展項目組織的一般職責：是會展項目規(guī)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。會展項目組織管理內(nèi)容：對會展項目的范圍、費用、時間、質(zhì)量、風險、人力資源和溝通等多方面進行管理。2021/5/952、特點會展項目組織不同于一般的職能型組織，它自身具有如下特征：（1）獨立性會展項目組織服務(wù)于會展項目，獨立地作用于會展項目。（2）臨時性項目組織與傳統(tǒng)組織相比，最大的區(qū)別在于項目組織具有臨時性；項目組織是一個臨時性特別組織。（3）要素流的橫向性各類資源要素在橫向的部門之間圍繞會展項目的階段性目標而橫向分配。（4）注重溝通和協(xié)調(diào)2021/5/96（二）會展項目組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的原則1、管理跨度原則2、精干高效原則3、目的性原則4、及時更新原則5、與企業(yè)組織一體化原則2021/5/97（三）會展項目組織結(jié)構(gòu)的類型會展項目管理的組織結(jié)構(gòu)實質(zhì)上決定了會展項目組織實施項目獲得所需資源的可能方法與相應(yīng)的權(quán)利。會展項目組織結(jié)構(gòu)基本形式有以下三類：職能型項目型矩陣型2021/5/981、兩種傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的比較——純項目型組織和職能型組織（1）純項目型組織結(jié)構(gòu)基本特征：項目成員按照會展項目需要分工，不存在固定的財務(wù)、人事、營銷等職能部門。缺點：不同項目之間缺乏信息交流，資源不能共享，成本高。適用范圍：同時進行多個會展項目或大型市場化項目?？偨?jīng)理項目經(jīng)理市場經(jīng)理研發(fā)經(jīng)理銷售經(jīng)理A項目市場部研發(fā)部銷售部……圖3-1純項目組織結(jié)構(gòu)2021/5/99（2）職能型組織結(jié)構(gòu)基本特征：按職能原則建立會展項目組織，把會展項目委托給某一職能部門，由職能部門主管負責。缺點：項目成員受雙重管理約束，不適應(yīng)大會展項目。適用范圍：只適用于小型的、專業(yè)性較強，無須涉及眾多部門的會展項目，主要是公司內(nèi)部項目。圖3-2職能型組織結(jié)構(gòu)總經(jīng)理項目經(jīng)理市場經(jīng)理研發(fā)經(jīng)理銷售經(jīng)理職員項目成員職員項目成員項目成員職員職員項目成員職員職員項目成員職員項目協(xié)調(diào)2021/5/9102、矩陣型組織結(jié)構(gòu)

——一種更為適應(yīng)會展項目的組織結(jié)構(gòu)矩陣型組織是職能型和項目型的混合體，既具有職能型組織的特征又具項目型組織的特征。采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)，應(yīng)充分考慮專業(yè)職能部門永久性以及會展項目組織臨時性，設(shè)立專門的項目責任部門——項目經(jīng)理部，如圖3-3所示。圖3-3矩陣型組織結(jié)構(gòu)執(zhí)行主管項目部經(jīng)理部門主管1部門主管2部門主管3項目經(jīng)理121/23項目經(jīng)理2141?項目經(jīng)理331/412021/5/911（1）矩陣型會展項目的組織特征（2）適用范圍適用于同時承擔多個會展項目的企業(yè)和大型復雜項目。（3）優(yōu)缺點（4）矩陣型組織結(jié)構(gòu)的分類分為強矩陣型、平衡矩陣型、弱矩陣型三種類型。三種矩陣型組織結(jié)構(gòu)如下圖所示。2021/5/912（5）會展項目組織結(jié)構(gòu)的選擇如P83表3-1所示。2021/5/913會展項目組織結(jié)構(gòu)的選擇2021/5/9142021/5/9152021/5/916以展會項目為例介紹組織機構(gòu)設(shè)置。（1）策劃部策劃部是會展組織的主要基礎(chǔ)部門，它的主要工作是企業(yè)策劃與展出策劃兩部分。（2）業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)部是會展組織的重要部門之一，企業(yè)贏利與否直接取決于業(yè)務(wù)部的招商業(yè)績。（3）市場部市場部主要負責新聞宣傳、廣告策劃實施，協(xié)調(diào)與各社會團體或政府的關(guān)系等。會展項目常用組織結(jié)構(gòu)2021/5/917（4）信息部信息部負責展覽會的通信、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的租賃業(yè)務(wù)，以及會展企業(yè)信息系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)與維護，應(yīng)用軟件及辦公電腦、耗材的采購與管理，同時還負責組織內(nèi)部通信系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與保障工作等。（5）管理部管理部的主要工作包括對展臺準備工作的管理，展臺后續(xù)工作的管理及展會整體評估工作的管理等。（6）工程部工程部負責會展組織的各項基建工作；展會期間建筑物裝飾裝修建設(shè)和設(shè)備設(shè)施的維修與養(yǎng)護。2021/5/918（7）

財務(wù)部財務(wù)部主要工作是編制會展項目預算，控制項目費用，籌集和運用好資金，使企業(yè)獲得最佳收益。（8）人力資源部人力資源部負責會展項目所需人員的招聘、培訓、考核、獎罰等工作，保證項目所需的人力資源。（9）保安部保安部的主要職責是維護展覽現(xiàn)場的良好秩序，確保展會環(huán)境安全。2021/5/919案例：廣交會的組織機構(gòu)大會秘書處業(yè)務(wù)辦公室外事辦公室政治工作辦公室保衛(wèi)辦公室新聞中心衛(wèi)生保健辦公室證件服務(wù)中心廣交會客戶聯(lián)系中心2021/5/920二、會展項目的組織規(guī)劃（一）總則1、組織規(guī)劃的概念項目的組織規(guī)劃是根據(jù)會展項目工作結(jié)構(gòu)分解（WBS），確定其組織結(jié)構(gòu)及其形式，選擇適合的人員，并分派責任、任務(wù)和報告關(guān)系的一系列籌劃活動的總稱。會展組織規(guī)劃是根據(jù)會展項目的目標和任務(wù)，確定適當?shù)慕M織結(jié)構(gòu)，劃分組織的有關(guān)部門，并使這些部門有機地相互聯(lián)系和相互協(xié)調(diào)，共同為實現(xiàn)項目目標而各司其職又相互協(xié)作。組織規(guī)劃還要能提供反映和支持項目的控制、決策和信息溝通網(wǎng)絡(luò)。2021/5/9212、組織規(guī)劃的原則部門契約約束的原則角色和責任明確的原則報告結(jié)構(gòu)簡明的原則項目組織設(shè)計（規(guī)劃）依據(jù)：目標的分析、WBS、環(huán)境分析內(nèi)容：組織結(jié)構(gòu)設(shè)計和組織流程設(shè)計三種組織結(jié)構(gòu)適用的范圍2021/5/922（二）組織規(guī)劃考慮的問題1、從項目環(huán)境的層次應(yīng)該立足于項目的環(huán)境，可從三種層次三大因素去分析三種層次：項目決策層（項目建設(shè)的最高層次）項目管理層（最為關(guān)鍵的一個組織層次）項目實施層三大因素：有一些與項目利益相關(guān)者的關(guān)系是項目經(jīng)理不能改變的；對于設(shè)計單位、咨詢單位和施工單位等委托的項目實施單位，項目經(jīng)理必須有能力對他們進行控制和協(xié)調(diào)，進行界面管理；要注意考慮一些不具有合同關(guān)系組織也存在指令關(guān)系。2021/5/9231、從項目環(huán)境的層次表3-2說明了企業(yè)中存在的項目經(jīng)歷與上層管理者和職能經(jīng)理間的協(xié)商機制。對于成功的項目管理來說，以下三點是很重要的。項目經(jīng)理的授權(quán)和定位問題；項目經(jīng)理和控制項目資源的職能經(jīng)理之間良好的工作關(guān)系；項目成員的雙重領(lǐng)導和回報問題。3、從項目實施的層次要有利于項目組織管理對其控制和協(xié)調(diào)。2021/5/924（三）項目組織設(shè)計的內(nèi)容1、組織結(jié)構(gòu)組織是硬件和軟件共同構(gòu)成的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。2、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計要素一是工作部門的設(shè)置。做到任務(wù)與權(quán)力要一致，見P89表3-3；二是工作部門的等級；三是管理層次和管理幅度。3、組織結(jié)構(gòu)的形式2021/5/925第二節(jié)會展項目經(jīng)理項目經(jīng)理是項目團隊組織的靈魂，承擔著會展項目的計劃、組織、實施、控制及領(lǐng)導的作用。項目經(jīng)理的管理、組織與協(xié)調(diào)能力，以及素質(zhì)與知識結(jié)構(gòu)對項目的成敗有著決定性影響。2021/5/926一、會展項目經(jīng)理的職責（一）制訂會展項目計劃會展項目經(jīng)理的計劃職責具體包括如下五個方面：1、確定會展項目目標2、制訂會展項目計劃3、確定會展項目所需資源4、制訂會展項目所用的技術(shù)與規(guī)章5、建立管理信息系統(tǒng)2021/5/927（二）組建會展項目團隊會展項目經(jīng)理的組織職責，就是組建項目團隊。其具體職責可以分解為如下五個方面：1、組建會展項目小組2、確立會展項目管理機構(gòu)3、制訂會展項目管理責任矩陣4、促進內(nèi)外部有效溝通5、配備各種資源2021/5/928（三）指導會展項目活動會展項目經(jīng)理的指導職能具體體現(xiàn)為：1、指導會展項目計劃的各項活動2、提供階段性的進度報告及相關(guān)信息3、定期評價項目進展，調(diào)整組織結(jié)構(gòu)4、處理沖突，化解矛盾，減少風險5、促進項目團隊建設(shè)6、協(xié)調(diào)解決職能部門與項目小組之間的問題2021/5/929（四）控制會展項目過程會展項目經(jīng)理的控制職能包括以下幾點為：1、確定項目活動的優(yōu)先級2、對項目的范圍及其他變更進行評價3、控制成本、進度和質(zhì)量進展2021/5/930二、會展項目經(jīng)理的權(quán)利（一）職位權(quán)利1、資源支配權(quán)利2、決策權(quán)力3、工作鑒定權(quán)利（二）非職務(wù)權(quán)利1、經(jīng)驗或?qū)I(yè)技術(shù)方面的權(quán)利2、人格權(quán)利（魅力）2021/5/931三、會展項目經(jīng)理的素質(zhì)要成為合格的會展項目經(jīng)理，取得會展項目管理的成功，會展項目經(jīng)理必須在德、識、能、知、體五個方面不斷地修煉。（一）品德素質(zhì)

主要表現(xiàn)為如下三個方面：1、責任感強2、工作作風好3、為人正直誠實品德素質(zhì)也可分為性格品質(zhì)、道德品質(zhì)兩個方面。

2021/5/932（二）創(chuàng)新素質(zhì)簡稱為“識”，具體要求包括以下三點：1、識別新生事物

2、果斷決策勇氣

3、革新現(xiàn)狀膽識（三）能力素質(zhì)項目經(jīng)理應(yīng)該具有嫻熟的管理能力，主要包括以下幾點：1、組織管理能力

2、應(yīng)對風險危機能力3、社會活動能力2021/5/933（四）知識素質(zhì)指知識水平和知識結(jié)構(gòu)，主要涉及的知識領(lǐng)域包括以下幾點：1、項目管理學知識2、信息技術(shù)與外語知識3、經(jīng)濟學等相關(guān)知識4、法律學科相關(guān)知識也可歸納為：專業(yè)知識的深度、綜合知識的廣度、管理知識的水平。

（五）身體素質(zhì)2021/5/934四、會展項目經(jīng)理的技能（一）項目管理技能1、熟悉五大項目管理過程2、掌握九大項目管理內(nèi)容3、學會相關(guān)管理軟件（二）人際關(guān)系技能1、熟悉項目的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)2、掌握人際關(guān)系技能3、建立良好的客戶關(guān)系2021/5/935（三）情境領(lǐng)導能力如P99圖3-4所示，橫軸表示指導程度，縱軸表示支持程度。包括四種領(lǐng)導形態(tài)：1、指令

2、授權(quán)

3、教練4、支持2021/5/936（四）談判和溝通技能這種技巧具體要求包括以下幾點：1、充滿自信

2、確保良好形象

3、隨機應(yīng)變4、語言組織與演講（五）戰(zhàn)略決策技能1、運籌謀劃

2、總攬全局3、增強預見性2021/5/937五、會展項目經(jīng)理的選擇與發(fā)展（一）會展項目經(jīng)理的選擇1、選擇的原則會展項目的特征候選人能力、素質(zhì)及經(jīng)驗的綜合2、選擇程序包括會展項目特征分析、確定選聘標準、發(fā)布選聘信息、等級候選人、組織評審、候選人的錄用等六個環(huán)節(jié)。3、選擇方法有招聘上崗制、領(lǐng)導委任制、基層推薦制。2021/5/938（二）會展項目經(jīng)理的發(fā)展（培養(yǎng)）會展項目經(jīng)理業(yè)務(wù)能力的提高與發(fā)展途徑有：1、自我學習

2、培訓學習

3、技能實操4、職位晉升（輪崗）2021/5/939案例：項目經(jīng)理的素質(zhì)與角色案例分析：會展項目經(jīng)理勝任力模型研究2021/5/940第三節(jié)

會展項目團隊一、會展項目團隊的特征（一）會展項目團隊概念指為實現(xiàn)項目的目標由共同合作的若干成員組成的正式組織。項目團隊是為了某一共同目標而共同工作的一群人。

“整體>所有個體的總和”是一個團隊一同良好工作的特征。會展項目團隊的工作就是團隊成員為實現(xiàn)會展項目目標而進行的協(xié)調(diào)、配合、溝通等方面的努力。2021/5/941（二）會展項目團隊的特征會展項目團隊除了具有臨時性、高效率等外，還有：1、成員來源廣泛性

2、成員工作的雙重性

3、成員工作的變動性4、經(jīng)理權(quán)力的有限性項目團隊有兩個鮮明的特點：第一是個體成員有共同的工作目標；第二是成員需要協(xié)同工作，也就是說某個成員工作需要依賴于另一成員的結(jié)果。

2021/5/942二、會展項目團隊的發(fā)展階段會展項目團隊從組建到解散，是一個不斷成長和變化的過程，其發(fā)展階段可劃分為：組建（形成）、磨合（震蕩）、正規(guī)（規(guī)范）、成效（表現(xiàn)或執(zhí)行）、解散（解體）五個階段。如P106圖3-6所示。2021/5/943會展項目組織（或團隊）從組建到解散，是一個不斷成長和變化的過程，一般將這一過程稱為項目組織的生命周期。如下圖：震蕩階段規(guī)范階段輝煌階段形成階段解散階段項目團隊的創(chuàng)建與發(fā)展階段示意圖（一）形成（初建）階段此時團隊成員由個體而歸屬于團隊，歸屬的需求得到滿足，總體上有一種積極向上的愿望，團隊成員的情緒特點包括：激動、希望、懷疑、焦急和猶豫，在心理上處于一種極不穩(wěn)定的階段。此時項目經(jīng)理需要為整個團隊明確方向、目標和任務(wù)，為每人確定職責和角色。2021/5/944（二）震蕩（磨合）階段團隊成員開始合作后就會有人發(fā)現(xiàn)各方面與當初的設(shè)想和期望不一致動而出現(xiàn)失望，結(jié)果產(chǎn)生矛盾和抵觸。此時團隊成員情緒的特點是：緊張、挫折、不滿、對立和抵制。項目經(jīng)理需設(shè)法解決出現(xiàn)的各種問題和矛盾，消除震蕩的關(guān)鍵在于容忍不滿的出現(xiàn)和積極解決沖突，消除團隊中的震蕩因素。（三）規(guī)范階段此時項目團隊成員的情緒特點：信任、合作、忠誠、友誼和滿意。項目經(jīng)理此時應(yīng)通過正負強化等激勵手段去規(guī)范人們的行為，應(yīng)開展積極授權(quán)和支持項目團隊成員的建議和參與，應(yīng)使整個團隊和每個團隊成員的行為都能為實現(xiàn)項目目標服務(wù)。2021/5/945（四）輝煌（成效或?qū)嵤╇A段此時項目團隊的成員積極工作，項目團隊不斷取得輝煌成績。此時團隊成員開放、坦誠、相互依賴和具有很高的團隊集體感和榮譽感。項目經(jīng)理在這一階段應(yīng)該采用自我管理和自我激勵的模式開展管理。（五）解散階段隨著會展項目的結(jié)束，項目團隊面臨解散，此時項團隊成員出現(xiàn)：人心渙散，各自謀劃未來出路。此時項目經(jīng)理最好采用措施收攏人心，穩(wěn)住隊伍，克服工作松懈的局面，保持工作效率，同時考慮成員以后工作安排的問題。2021/5/946

團隊精神與團隊績效項目團隊成長各階段的績效水平與團隊精神示意圖形成階段震蕩階段規(guī)范階段輝煌階段團隊精神工作績效解散階段2021/5/947三、會展項目團隊的組建（一）組建原則1、明確會展項目目標項目團隊的目標是為了完成某個一次性的特定任務(wù)，它有著明確的質(zhì)量要求、工期要求、成本要求等多目標約束，所有這些目標都必須實現(xiàn)，即必須在預定的工期內(nèi)、在預計的成本范圍內(nèi)、實現(xiàn)預期的質(zhì)量要求的可交付成果。2、制定共同的行為準則3、高度互信與互助4、鑄造團隊精神與協(xié)作信念2021/5/948（二）會展項目團隊的組建會展項目經(jīng)理的一項重要工作就是組建會展項目團隊。1、組建方法（1）任務(wù)導向法2021/5/949（2）價值觀共識法2021/5/950（3）角色界定法（4）人際關(guān)系法2021/5/9512、利益相關(guān)者分析項目團隊的工作職責之一，就是協(xié)調(diào)項目利益相關(guān)者關(guān)系，促使項目的利益最大化和利益相關(guān)者各自利益的優(yōu)化。（1）會展項目利益相關(guān)者及其權(quán)利2021/5/952（2）項目利益相關(guān)者管理要素管理要素為：識別、參與的層次、積極調(diào)查、化解沖突、導入項目統(tǒng)籌。（3）利益相關(guān)者管理的關(guān)鍵問題有如下四個方面：明晰利益相關(guān)者主體；確立利益相關(guān)者的利益或權(quán)利；細化項目團隊的義務(wù)和責任；項目團隊如何協(xié)調(diào)利益相關(guān)者。2021/5/9532021/5/9542021/5/955四、項目經(jīng)理在項目團隊各階段的管理項目經(jīng)理在項目團隊發(fā)展不同階段的管理：團隊形成階段——采取指導型的管理風格團隊風暴階段——采取影響型的領(lǐng)導風格團隊規(guī)范階段——采取參與型的領(lǐng)導風格團隊執(zhí)行階段——采取授權(quán)型的領(lǐng)導風格團隊解散階段——采取指導型的領(lǐng)導風格2021/5/956[案例]昆明進出口商品交易會的利益相關(guān)者2021/5/957第四節(jié)

會展項目人力資源管理一、會展項目人力資源管理概述（一）會展項目人力資源管理概念項目人力資源管理是指對于項目的人力資源所開展的有效規(guī)劃、積極開發(fā)、合理配置、準確評估、適當激勵等方面的管理工作。會展項目人力資源管理就是，根據(jù)會展項目目標，采取科學方法，對會展項目組織成員進行合理的選拔、培訓、考核、激勵，使其融合到會展團隊中并充分發(fā)揮其潛能，從而保證