展會活動應(yīng)急預(yù)案一式兩份裝訂文檔

展會活動應(yīng)急預(yù)案應(yīng)急預(yù)案是為可能出現(xiàn)的意想不到的事件準備的，對此在撰寫展會應(yīng)急預(yù)案時，需要預(yù)想所有可能會發(fā)生的最壞情況和事件。同時也需要在發(fā)生不可控事件的時刻采取最好的解決方法。一、制定應(yīng)急預(yù)案的目的應(yīng)急預(yù)案是指面對突發(fā)事件如自然災(zāi)害、重特大事故、環(huán)境公害及人為破壞的應(yīng)急管理、指揮、救援計劃等。它一般應(yīng)建立在綜合防災(zāi)規(guī)劃上。其幾大重要子系統(tǒng)為：完善的應(yīng)急組織管理指揮系統(tǒng)；強有力的應(yīng)急工程救援保障體系；綜合協(xié)調(diào)、應(yīng)對自如的相互支持系統(tǒng)；充分備災(zāi)的保障供應(yīng)體系；體現(xiàn)綜合救援的應(yīng)急隊伍等。為了在展會期間發(fā)生事故時，能以最快的速度、發(fā)揮最大的效能，有序的實施救援，達到盡快控制事態(tài)發(fā)展，降低事故造成的危害，減少財產(chǎn)的損失。展會一般以“預(yù)防為主，準備充分，反應(yīng)迅速，有效救援”為原則，制定展會的應(yīng)急救援預(yù)案。二、展會應(yīng)急預(yù)案的具體內(nèi)容1.組織架構(gòu)與職責

成立展會安全應(yīng)急管理團隊，落實每小組人員數(shù)量、人員分工，明確職責。比如說可以分為現(xiàn)場指揮組、后勤組、安保組、醫(yī)療救護組、輿情危機處理小組、供應(yīng)商管理小組。2.應(yīng)急物資準備巧婦難為無米之炊，在主辦方充足完備的人力、物力準備的前提下，以及多年的臨場經(jīng)驗，按照應(yīng)急方案對事件進行迅速、果斷的處理，便可以做到活動的順利與圓滿。3.現(xiàn)場應(yīng)急實施分為不可預(yù)見性突發(fā)事件發(fā)生的應(yīng)急預(yù)案和可預(yù)見性突發(fā)事件發(fā)生的應(yīng)急預(yù)案。不可預(yù)見性突發(fā)事件發(fā)生的應(yīng)急預(yù)案分為：對自然因素的應(yīng)急措施；恐怖襲擊事件；突發(fā)性傳染病爆發(fā)等?？深A(yù)見性突發(fā)事件發(fā)生的應(yīng)急預(yù)案分為：人員意外傷害事件應(yīng)急；現(xiàn)場秩序應(yīng)急；防火應(yīng)急；電源應(yīng)急；現(xiàn)場布置應(yīng)急；表演人員應(yīng)急等。三、撰寫應(yīng)急預(yù)案的注意事項1.應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容要完整應(yīng)急預(yù)案就是案例管理的補充條例，內(nèi)容要完整，要形成完整的文件體系。一旦發(fā)生突發(fā)狀況就能立即啟動應(yīng)急預(yù)案。2.條理清晰應(yīng)急預(yù)案包括的內(nèi)容比較多，撰寫人需要運用超強的邏輯思維能力，內(nèi)容要環(huán)環(huán)相扣，突出重點，要注意制度的完整性，規(guī)范性，將各種條例準確地列舉出來。可以用大標題和小標題結(jié)合的方式去撰寫，分類說明，做到條理清晰，內(nèi)容準確，這樣才能讓相關(guān)人員迅速抓住重點。3.用語簡潔明了應(yīng)急預(yù)案的概括性一定要強，要簡明扼要，用語準確，通俗易懂。應(yīng)急預(yù)案需要涉及的內(nèi)容比較多，大多都是用一、兩句話都概括出來了。寫這類文案不需要華麗的文字，長篇大論。要想寫出更高質(zhì)量的應(yīng)急預(yù)案，撰寫人需要有豐富的寫作經(jīng)驗，超強的語言組織能力和邏輯思維能力，也需要了解一定的法律條例，結(jié)合實際情況撰寫。

展覽會突發(fā)事件應(yīng)急反應(yīng)預(yù)案白皮書介紹在2003年9月11日之前，大部分人對展會安保工作認識就是防范盜竊和非法進入事件的發(fā)生。自從911發(fā)生后，有關(guān)展會運作的每一項工作流程都被上升為安保重點。但現(xiàn)實情況是，人們?nèi)匀粚φ箷型话l(fā)事件的發(fā)生不知所措。由于911的原因，現(xiàn)在大型活動管理者和策劃者們必須學(xué)會考慮到各種危險發(fā)生的可能性。為了應(yīng)對各種情況，他們開始制作緊急情況反應(yīng)預(yù)案，挑選有能力的安保公司并保持與參展商和觀眾的聯(lián)系。911事件給我們的教訓(xùn)是：安保工作必須要保持常態(tài)化，因為我們隨時都面臨著恐怖主義的威脅。在許多案例中，自然災(zāi)害會造成比恐怖襲擊更加嚴重的人身傷害和財產(chǎn)損失。因此，不論是應(yīng)對自然災(zāi)害還是恐怖襲擊，危機處理的最有效辦法是：制定有效的安保預(yù)案和緊急情況反應(yīng)預(yù)案，在危機發(fā)生時，應(yīng)保持和相關(guān)方的合作。緊急情況反應(yīng)預(yù)案應(yīng)該包含動態(tài)和數(shù)據(jù)兩個部分。如果展會是每年舉辦一次，預(yù)案需要適應(yīng)不同場館設(shè)備和環(huán)境條件。需要注意的是，預(yù)案的基本結(jié)構(gòu)必須嚴格固定，這樣當危機發(fā)生時，在場的每一個人才會知道他們應(yīng)該怎么做。除了打印和分發(fā)預(yù)案，安保工作的負責人還需要按照預(yù)案開展模擬演習(xí)，并使演習(xí)成為常態(tài)化。我們都知道，危機會造成恐慌，因此，展開模擬演習(xí)有助于減輕恐慌情緒，培養(yǎng)人員應(yīng)對緊急情況的能力。對于模擬演習(xí)，應(yīng)保持至少每換一個新場館，重新演練一次，要讓每個成員熟悉緊急出口的位置、撤離路徑，掌握如何迅速處理緊急通道中可能出現(xiàn)的障礙和“危機”。大多數(shù)情況中，緊急情況應(yīng)急反應(yīng)預(yù)案的制定受場館條件的制約。第一，場館工作人員可能沒有參與制定或演練過應(yīng)急預(yù)案。場館翻修或設(shè)施變動等，可能會在應(yīng)對危機處理中產(chǎn)生障礙。第二，當災(zāi)難發(fā)生時，展商和觀眾首先會向現(xiàn)場管理者和組織者求助，而不是活動負責人。所以，作為展覽場館的管理者和展覽會議活動的組織者，為了你自己也為了你周圍人的安全，你應(yīng)該首先了解面臨緊急情況時，如何撤離場館。1、制定應(yīng)急預(yù)案如前所述，應(yīng)急預(yù)案應(yīng)該涵蓋展會管理者，展商和觀眾。制定預(yù)案的最佳辦法是成立一個專門的緊急應(yīng)對小組，這有助于協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)各方。應(yīng)急預(yù)案的基本組成應(yīng)包含以下內(nèi)容：1）做好聯(lián)絡(luò)和組織架構(gòu)圖，以防因核心員工失聯(lián)或受傷而無法執(zhí)行預(yù)案。2）確定指揮中心位置。最好建立2個指揮中心，一個場館內(nèi)部；一個遠離場館，在危機對場館主體造成破壞時啟用。3）確定一個安全的“避難所”位置，用以保障場館外及場館內(nèi)所有人員的安全。4）根據(jù)危機的不同程度進行分級，并據(jù)此制定相應(yīng)應(yīng)對措施。5）對所有相關(guān)電話號碼進行記錄，并做好電話系統(tǒng)故障時的備案。6）制定向展商和觀眾傳遞信息的備案7）制定一個審查場館應(yīng)急預(yù)案的程序，這不僅有助于了解場館應(yīng)對緊急情況的措施如何運作，更讓展會管理者可以據(jù)此制定有效的備案，以達到和場館協(xié)同應(yīng)對的效果。將應(yīng)急預(yù)案的大綱發(fā)布在展會網(wǎng)站上是一個好方法，這可以使參觀者、展商和他們的家人、朋友清楚地掌握：一旦遭遇突發(fā)情況，該如何避險。此外，在避難所上標注標識也是讓人們在突發(fā)情況下有效避險的好辦法。當然，最有效的方法之一還是讓人群回到下榻賓館，并通過賓館、會議中心和管理機構(gòu)方面發(fā)布實時消息。2、制定與場館相協(xié)調(diào)的應(yīng)急預(yù)案為了確保預(yù)案符合場館的實際條件，應(yīng)特別注意以下方面內(nèi)容：1）當場館發(fā)生緊急情況時，如何保持信息暢通？2）誰是信息溝通的主要聯(lián)絡(luò)人？3）警報和廣播如何運作？4）當遭遇緊急情況時，場館工作人員該做什么？5）上一次開展應(yīng)當緊急突發(fā)的演習(xí)是在什么時候？6）對殘疾人士的撤離方案如何制作？3、選擇安保公司安保計劃和員工將如何保證展會的安全？首先，對于一個安保計劃來說，要選擇合適的安保公司負責運行。現(xiàn)實中許多時候，選擇安保公司不是依靠安保理念，而是對根據(jù)財務(wù)預(yù)算的考量。大體上，這種選擇會產(chǎn)生很多問題，并讓展會管理者在一些突發(fā)情況中處于尷尬地位。目前市場上的安保公司數(shù)不勝數(shù)，如果你有幸選擇了一個專業(yè)的安保公司，相信你們之間成功合作的機會將大大增加。每個安保公司都有出色的業(yè)績。不幸的是，這些業(yè)績往往存在這樣那樣的問題：要么非常陳舊，要么就是有作假的痕跡。因此，向其最新服務(wù)的三場展會組織方、承辦方詢問才是最穩(wěn)妥的。在與組織方、承辦方交談時，切記要詢問其對安保公司的評價。另外，調(diào)查安保公司的溝通能力也很重要。通過確認起最近的業(yè)績，你可以得到更多關(guān)于安保公司的真實信息。還要向安保公司索要訓(xùn)練手冊和保證書。訓(xùn)練手冊可以讓你知道安保公司是否設(shè)立了訓(xùn)練項目，如果設(shè)立了，這些項目是否符合你的要求和標準。保證書可以證明投保的保險種類、限制和保額是否符合你的要求。如果可能，你可以嘗試在活動開始前扮作觀眾來一次暗訪，這樣能夠了解安保公司的實際工作情況和他們的人員構(gòu)成。如果可以的話，選擇和安保公司員工而不是管理者交談，這會讓你對其公司有更深入的了解。最后，調(diào)查安保公司的營業(yè)額。注意安保服務(wù)費會因城市不同而有差異。如果主辦方僅僅憑借去年的安保預(yù)算選擇承包商，那么你可能要被迫選擇開價最低的那家。同樣，很多人會對他們的安保公司提出很高的服務(wù)標準，這也是一個誤區(qū)。原因在于，一般安保人員大多只負責展會內(nèi)公共安保領(lǐng)域的工作，如果你希望得到高水平安保的服務(wù)，需要花費更多。一旦你完成了安保公司的選擇，就要盡快與其共同制定安保方案，以便安保公司有充足的時間挑選最合適的人手。除此以外，還要認真與安保公司一起探討場館的安保運作方式以及場館和大型活動之間的協(xié)調(diào)問題。例如：與場館協(xié)作中有多次出現(xiàn)的同一問題？自動扶梯會否因人流量大產(chǎn)生故障？這些都可以幫助安保公司確定合適的人員完成安保任務(wù)。最后，將場館上一年度的安保工作日程提交給安保公司，以便在制作安保計劃時考慮到本場館的一些特殊因素。此外，還應(yīng)該確認安保公司的方案和規(guī)定中是否包含突發(fā)情況報告，大廳簽到表和日?；顒訄蟾娴刃畔ⅲ涀∠虬脖９舅饕环萃暾娜粘９ぷ鲌蟾?。最后，在制作突發(fā)情況預(yù)案和如何最大程度利用場館設(shè)備方面，你也應(yīng)該聽取安保公司的專業(yè)意見，你可以直接詢問預(yù)案哪處需要改動，有無建議等等。通常展會開始和結(jié)束的時候是盜賊作案的高發(fā)時段，要布置足夠的安保力量，此外，展會閉展后也是盜竊頻發(fā)的時段。注意監(jiān)控夜間場館的進出路徑，對進入大廳的人員進行監(jiān)視，留意從場館中移除的廢物垃圾。安保公司必須對這些垃圾進行篩選、檢查。要求所有安保人員佩戴無線通信裝置，確保管理者可以隨時聯(lián)系他們。以下列出的展覽安?；疽c應(yīng)被安保公司、展覽場館管理者或展覽會議的主辦方注意：1.關(guān)于現(xiàn)場管理，場館方，裝修施工方和安保公司要提供各方安保體系的方案。不過，從根本上來說，展商和雇員對其財物的安全負有主要責任。2.切勿打開貨箱確認產(chǎn)品或制造商。將公司名稱和展棚編號標記在正被運輸?shù)呢浵渖稀＝o承運人提供一份準確完整的提單。3.如果有可能，安排人員護送商品或貨物安全抵達展館展臺。展臺搭建和拆除的時段最易發(fā)生偷盜事件，要加倍警惕。其次，展會開幕和閉展后也屬于高危時段。一旦展會開幕，應(yīng)盡量做到最早到達展廳，最晚離開崗位。4.對諸如原型或獨一無二的珍貴展品要特別關(guān)注。如果某件展品確實是獨一無二的，舉辦方可以安排安保人員與展商負責人協(xié)商，如果可行，要保證在每天閉展后移動該展品至保險柜，絕不能讓其離開安保人員的視線。電子攝像頭，電視監(jiān)控設(shè)備和電腦等其他電子設(shè)備特別容易遭到盜賊破壞。5.每天閉展后，對所有展臺進行遮擋，這可以擋住好奇的觀眾，同時也讓竊賊難以挑選目標進而無法實施盜竊。展品和儲備物應(yīng)交予保安公司保管或存放在保險箱中。切勿在展臺下存放過多展品和儲備物，因為展臺是竊賊的首要目標。將垃圾放在過道，這樣保潔人員就不需要進入每一個展臺。6.在展臺拆卸階段，展商應(yīng)該始終在場，直到空箱被運走，展品打包封箱并貼上適當標簽。7.為展品購買合適的商業(yè)保險，內(nèi)容涵蓋進入和搬出展會的過程。8.發(fā)現(xiàn)某人任何可疑舉動，馬上向展會組織者和安保人員報告。在舉辦活動期間，每天定點與你的安保公司進行會談，討論相關(guān)事宜和為即將舉辦的下個活動制定計劃。通過向展商和觀眾展示應(yīng)急反應(yīng)預(yù)案，讓每個活動相關(guān)方知曉安保措施的基本內(nèi)容，來達到穩(wěn)定人心的效果。作為最基本的要求，確保每個人在遇到突發(fā)情況時，知道應(yīng)該去哪里報告和求助。另外，場館內(nèi)外都應(yīng)設(shè)有安保崗?fù)ぁ４_認場館周圍的危險區(qū)域，避免觀眾進入這些區(qū)域。建議觀眾和展商不