“六招”寫好申報材料

“六招”寫好申報材料

“六招”寫好申報材料作者/李利利申報材料是上級機關考察、考核下級單位工作開展、落實情況的主要依據(jù)之一。特別在年末之際，各單位要寫作大量的申報材料，展示本單位的工作落實情況，爭取在考察、考核中獲得好成績。因此寫作申報材料不僅是秘書工作的重要內容，也是秘書必須掌握的工作技能之一。在此，筆者整理多年的申報材料寫作經驗，與秘書朋友們分享。一般認為，寫作申報材料應該先整理、收集材料，再動筆寫作。而筆者認為，該寫作方法欠妥。要寫好申報材料，應當按照“研究考核標準”、“分析實際狀況”、“梳理寫作思路”、“構建文章框架”、“寫作具體內容”、“進行對標核查”六個步驟來進行。一、認真研究考核標準研究上級機關發(fā)送的關于報送申報材料的文件是寫作申報材料的第一步。認真研究上級文件對申報材料的要求，是寫好申報材料最基礎的環(huán)節(jié)，也是最重要的前提。（一）明確考察考核項目及標準。秘書在寫作申報材料前，首先要仔細研讀上級機關印發(fā)的文件，對文件精神及對申報材料的具體要求做到心中有數(shù)。一是要通讀、研讀文件全文，明確寫作申報材料的目的，特別要明確上級機關通過申報材料想實現(xiàn)的目的。二是要明確上級機關通過申報材料來考察、考核的項目，以及相對應的考核標準。這些項目及標準，一般都會在文件中或者是文件的附件中予以明確，秘書要仔細研讀，將其內化于心。（二）抓住關鍵考核內容和要求。在仔細研讀上級機關文件、明確考核內容及項目的基礎上，秘書要即時提煉，抓住考察、考核的關鍵內容，并熟知與之相對應的具體要求。抓住關鍵考核內容及要求，便于在文章構思、具體寫作的過程中突出重點，向上級充分展示其想了解的內容。（三）縱向分析比較考核標準。在研讀申報材料要求及考核標準時，秘書要有意識地展開“三看”，即“看過去”、“看現(xiàn)在”、“看未來”?！翱催^去”指的是秘書要知道同樣的申報材料在去年、前年的考核要求是什么；“看現(xiàn)在”指的是秘書要掌握當前申報材料的要求；(申報材料)“看未來”指的是秘書在比較過去、現(xiàn)在對同一或者類似申報材料要求的基礎上，預測今后對這一申報材料的要求及其考核方法、標準。對比研究過去、，現(xiàn)在的考核標準，有助于秘書與時俱進，具體問題具體分析，根據(jù)不同要求及標準寫作不同的申報材料。只有在仔細、充分研讀上級機關文件精神，明確、掌握上級機關考察、考核內容項目以及與之相對應的衡量標準的基礎上，秘書方能更好地寫作申報材料。二、仔細分析實際狀況仔細分析、研究本單位的實際狀況，是秘書寫作申報材料的第二步。秘書在掌握了考察考核項目及評價標準之后，要迅速投入到分析、梳理本單位實際情況以及相關材料的工作中。（一）明確現(xiàn)成的相關材料。在分析本單位實際狀況、梳理整理相關材料時，秘書要對照申報材料要求，整理好自己清楚知道或者通過其他途徑能得到的相關資料，將這些材料——列表登記。同時，還要考慮這些材料的應用范圍、位置安排、展示方式以及使用后所體現(xiàn)出的價值等。（二）明晰需要挖掘的材料。在寫作申報材料的過程中，較麻煩、耗時較多的工作是收集、分析、總結挖掘資料。有的資料是現(xiàn)成的，有的資料是半成品，而很多資料需要秘書通過分析或者協(xié)同生產統(tǒng)計部門一起挖掘整理。一般而言，具體做法、比較數(shù)據(jù)、出現(xiàn)問題的客觀原因以及形成的模式、經驗等要素材料需要進一步挖掘。如可將具體生產項目以年度為單位進行比較，挖掘歷年來持續(xù)增長的項目，并分析原因、展示具體做法。（三）清楚展示有特色的內容。秘書要對如何充分展示本單位工作中形成的特有模式、經驗等“特色產品”做到心中有數(shù)。這些特色材料，秘書可通過如下方法獲得：一是在日常工作中特別是在材料整理的過程中，注意收集、整理、提煉；二是通過業(yè)務部門的介紹、推薦而獲得；三是在準備材料的過程中，通過橫向、縱向分析比較而挖掘、發(fā)現(xiàn)。在寫作申報材料時，秘書一定要有“特色理念”，以充分展示本單位獨具特色的工作方法、生產管理模式、創(chuàng)新經驗及其所帶來的價值提升。寫作申報材料時，秘書要圍繞各項要求及評定標準，立足本單位實際情況，全面梳理、仔細分析所需要的資料，明確哪些資料可以直接引用，哪些資料需要進一步挖掘與整理。秘書在收集、整理材料的過程中，要圍繞評定標準分析每一類資料所體現(xiàn)出的價值以及在材料中的展示方式等。三、全面梳理寫作思路在掌握考核標準、材料寫作要求并收集整理相關資料的基礎上，秘書要圍繞考核要點、本單位特色工作或者亮點工作展開構思，理順寫作思路。（一）緊緊圍繞考核要點。秘書在構思時，要將各項考核要點內化于心，并緊緊圍繞考核要點展開。秘書要對所有考核標準按重要程度排序，即根據(jù)考核要求在材料整體要求中所占比重加以排序?；疽?、關鍵要點等是材料得分的關鍵點，應當優(yōu)先、著重考慮。（二）主要扣住得分項目。秘書既要緊緊圍繞考核要點構思，又要根據(jù)本單位的實際情況，緊緊扣住本單位能夠“得分”的內容進行。在構思時，對本單位已經完成、比較出色的內容應當重點考慮，對于完成情況一般甚至沒有完成的相關內容，可適當減弱其在材料中的比重。（三）貫穿展示自身特色。在構思時，秘書要充分考慮本單位的特色，特別是能通過數(shù)據(jù)等資料展示的特色要作為重要內容加以安排。在這個過程中，秘書要根據(jù)本單位的實際情況進行梳理。如果該特色屬于上級考核的關鍵點，秘書可以將其“放大”，使其成為本單位申報材料的核心；如果特色產生于重要的考核項目上，秘書在構思時就要充分考慮如何展示特色。（四）排定內容先后次序。在圍繞考核項目要點和自身特色構思的基礎上，秘書要對所有材料進行排序。排序時，一要深入分析考核項目之間的內在邏輯關系，二要認真考慮自身特色與考核項目之間的邏輯關系，三要全面權衡“得分點”與“失分點”之間的邏輯關系?？傊?，在材料的整體布局上，最為重要的內容、最為突出的特色、最為明顯的“得分點”一定要排在靠前位置；在材料的某一部分中，最能展示工作實況、工作成績和自身特色的內容，應當優(yōu)先安排。四、慎重構建文章框架構建文章基本框架是秘書寫作申報材料的第四步。在理順材料寫作思路的基礎上，秘書應當搭建材料基本框架，包括概括文章題目、寫作文章二級標題、列出文章二級標題下的主要內容點、寫作導語及結束語等。（一）亮化文章題目和標題。俗話說，題好文一半。申報材料也是如此。如果能夠寫出一個切合要點、特色突出、簡潔明了、朗朗上口的申報材料標題，則申報材料幾乎成功了一半。在確立文章框架時，秘書要先擬好文章題目，然后列出文章二級標題，再寫好文章的導語與結束語。題目是整個申報材料的統(tǒng)帥、靈魂。寫作時要注意如下幾個方面：一是要緊緊圍繞關鍵考核要點或者突出特色概括總結，二是要盡量簡短、易懂，三是要應用對仗、借代等文學手法加以美化。擬定二級標題時應注意以下四點：一是要緊緊圍繞文章題目展開，所有二級標題的“合集”即為文章的標題；二是要合理安排二級標題的先后次序，重要的、特色突出的優(yōu)先安排；三是二級標題盡量“一氣呵成”，邏輯性強、前后呼應；三是在列出二級標題后，要逐個點出該標題下所要呈現(xiàn)的、展示的、寫作的內容要點，并對其排序；四是要力求二級標題的寫作思路、寫作手法、外在形式的協(xié)調、統(tǒng)一。（二）寫好導語與結束語。導語與結束語應當作為申報材料的組成部分通盤考慮。寫作導語應當注意如下幾個方面：一是要交待上級機關的文件精神及要求；二是要概括介紹本單位執(zhí)行的過程；三是要歸納出本單位取得的成績及經驗；四是要力求精簡，多用短句，多用數(shù)據(jù)，多寫實際做法，少用套話空話。在寫作結束語時應注意如下幾個方面內容：—是要對整篇文章的內容進行小結；二是要對申報材料所反映的具體做法以及取得的成績進行概括總結；三是要對整個單位的工作作自我評價；四是要展示下一步的工作思路、計劃。在理順思路之后，應當抓住申報材料的文章題目、導語、二級標題、結束語等基本內容，擬定文章寫作框架。五、巧妙寫作具體內容寫作具體內容是寫作申報材料的第五步。在明確考核要點及標準、掌握實際情況及資料、完成思路梳理、擬定文章架構之后，對于整個申報材料寫作而言，主要內容已經完成。接下來秘書只需對照已經擬定的文章“骨架”添補“血肉”即可。在填充具體內容的過程中，秘書應當掌握如下幾個方面的技巧。（一）形成一種寫作視角。在申報材料寫作過程中，秘書要逐步形成一種寫作視角，即通過橫向分析比較和縱向觀察發(fā)現(xiàn)發(fā)展趨勢來寫作。在具體內容的寫作過程中，秘書要通過橫向、縱向兩個方面的比較，充分展示所獲得的成果。特別在寫作關鍵內容時，更要在這一視角的指導下組織語句，整理展示數(shù)據(jù)。（二）套用一個寫作范式。在寫作具體內容的過程中，秘書要學會套用一種寫作范式。在擬定好文章標題的基礎上，在標題下填充具體內容時，秘書應當套用如下范式，即先陳述工作開展思路，然后陳述具體做法，再展示所取得的成果。其中要對做法與成果展開定量分析，對思路與效果進行定性總結。（三）掌握一個寫作技巧。在具體內容寫作過程中，秘書應當掌握一個寫作技巧。這個技巧包括兩個方面：一是要用具體措施吸引眼球，二是要用數(shù)據(jù)分析說服審閱者。寫作具體內容時，可分類陳述本單位實施關鍵項目時采取的具體措施，大量列舉具體做法、案例、經驗等，以充實和豐富申報材料，吸引審閱者、評定者的眼球。同時，要通過分析數(shù)據(jù)的方法，展示如何具體開展工作，取得的成果如何豐碩等。六、務必進行對標棱查檢查、修改完善申報材料是秘書寫作申報材料的第六步。在檢查申報材料時，對文章邏輯、文章架構、文字語言等方面要全面檢查，重點要對照申報材料的寫作要求及評定標準進行全面的檢查、評定。秘書可以假設自己是評審者，當看到這樣的申報材料時，該如何對照既有的標準打分評價。（一）檢查考核內容是否齊全。在初步寫完申報材料后，秘書要對照上級機關的要求及評價標準對全篇材料進行檢查，主要看所寫的題目、二級標題、三級標題、具體內容是否符合評審要求，是否與上級機關的評定標準相符，是否能夠在諸多的申報材料中脫穎而出。同時，秘書還要檢查，上級機關所要考察、考核的內容是否齊全，反映材料是否充分展示了關鍵的“得分點”所要的內容，是否能夠得到應得的和力爭能夠得到的“分數(shù)”。（二）檢查自身特色是否展示充分。在檢查所寫內容是否符合申報材料的寫作要求及評定標準的基礎上，秘書還應當審查申報材料是否充分展示了本單位工作中形成的先進做法、經驗及模式。一般情況下，一個申報評優(yōu)項目常會有多家單位展開角逐。秘書想讓自己單位的申報材料“鶴立雞群”，就必須在材料中充分展示本單位的經驗與做法。所以，秘書在寫完申報材料后，一定要檢查申報材料是否充分展示了本單位的特色，以及特色是否鮮明。（三）檢查結構、語法、標點及數(shù)據(jù)等。在完成寫作后，秘書還要檢查文章題目是否與文章內容相切合，文章的結構是否合理、完整，文章的語言運用是否妥當、語句是否通順，文章的前后邏輯順序是否合理，文章標點使用是否正確，以及所采用的數(shù)據(jù)是否真實合理