檔案管理制度1

檔案管理辦法目的為加強企業(yè)檔案管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于企業(yè)各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于企業(yè)在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等過程中所形成具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營、財務(wù)等各種檔案。職責(zé)檔案管理工作設(shè)立檔案管理員，對企業(yè)內(nèi)的檔案資料實行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級檔案員，由檔案管理員組織協(xié)調(diào)。檔案管理員，負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案歸檔工作，對檔案文件進(jìn)行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。各部門檔案員，負(fù)責(zé)部門內(nèi)檔案的收集、整理工作，并于指定時間將部門檔案移交至檔案管理員。

檔案的分類及編號類別設(shè)置

本企業(yè)檔案共分八大類：文書檔案(A)、工程檔案(B)、合同檔案(C)、會計檔案(D)、人事檔案(E)、聲像檔案(F)、實物檔案(G)、設(shè)計檔案（H）。大類用英文字母作代字,大類以下的屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號。大類及屬類設(shè)置如下:

A

文書檔案

B

工程檔案

C

合同檔案

D

會計檔案

D1

會計報表

D2

會計賬簿

D3

會計憑證

D4

其他會計材料

E

人事檔案E1

財務(wù)綜合部E2總經(jīng)辦E3

設(shè)計部E4技術(shù)部E5項目管理部F

聲像檔案

F1

視頻F2

照片G

實物檔案H

設(shè)計檔案編號方法文書檔案編號文書檔案采用單件歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及保管期限代號）/年度/件號。保管期限代號永久為1，30年為4，10年為5，同一保管期限的歸檔文件每年從“1”開始編件號。例：A/1/2020/1件號（第1件）年度（2020年）保管期限代號（永久）大類代字（文書檔案）工程檔案編號工程檔案按工程項目組卷，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及工程項目代號）/案卷號。每個項目從“1”開始編案卷號。例：B1/1案卷號（第1個案卷）工程項目代號（第1項工程）大類代字（工程檔案）合同檔案編號合同檔案采用單件歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及保管期限代號）/年度/件號。保管期限代號永久為1，30年為4，10年為5，同一保管期限的歸檔文件每年從“1”開始編件號。例：C/1/2020/1件號（第1件）年度（2020年）保管期限代號（永久）大類代字（合同檔案）會計檔案編號會計檔案采用單件歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/年度/件號。同一屬類的歸檔文件每年從“1”開始編件號。例：D3/2020/1案卷號（第1個案卷）年度（2020年）屬類代號（會計憑證）大類代字（會計檔案）人事檔案編號人事檔案按個人組卷，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/案卷號。每個員工從“1”開始編案卷號。例：E1/1案卷號（第1個案卷）部門代號（財務(wù)綜合部）大類代字（人事檔案）聲像檔案類編號視頻檔案，采用按件歸檔整理方法，一次工作或活動所形成的視頻為一件檔案材料，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/年度/件號。每年從“1”起編件號。例：F1/2020/1件號（第1件）年度（2013年）屬類代號（視頻）大類代字（聲像檔案）照片檔案，按組整理歸檔，一次活動形成的照片為一組，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/年度/組號/張?zhí)?。每年從?”起編組號，每組照片從“1”起編張?zhí)?。例：F2/2020/1/1張?zhí)枺ǖ?張）組號（第1組）年度（2010年）屬類代號（照片）大類代字（聲像檔案）實物檔案編號實物檔案每年按件整理歸檔，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（大類代字）/年度/件號。每年從“1”開始編件號。例：G/2020/1件號（第1件）年度（2020年）大類代字（實物檔案）設(shè)計檔案編號設(shè)計檔案按年度立項項目組卷，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及工程項目代號）/年度/案卷號。每個項目從“1”開始編案卷號。例：H1/2020/1案卷號（第1個案卷）年度（2020年）設(shè)計項目代號（第1項）大類代字（設(shè)計檔案）文件的整理和歸檔時間文件的整理歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機、復(fù)印機、掃描儀等）標(biāo)稱的質(zhì)量要求。歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。檔號章、檔案盒背脊、備考表等項目，使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫，也可蓋字粒章或打??；檔案目錄應(yīng)當(dāng)打印并使用A4規(guī)格紙張?？偨?jīng)辦要定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，任何人不得擅自銷毀檔案。文件的歸檔時間各部門檔案員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定時間向檔案管理員移交上年度檔案，集中管理。電子檔案需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人上傳至指定移動硬盤的文件夾中。序號檔案類別負(fù)責(zé)部門歸檔內(nèi)容移交時間1文書檔案財務(wù)綜合部各類資質(zhì)文件、證件（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼正副本、IC卡、國地稅稅務(wù)登記證副本、開戶許可證等）由財務(wù)綜合部負(fù)責(zé)保管相關(guān)經(jīng)辦部門會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等每季度移交2合同檔案財務(wù)綜合部工程承包及發(fā)包、銷售、購置、商務(wù)、轉(zhuǎn)讓等各類合同協(xié)議的正本原件工程類合同待工程完工結(jié)算后3個月內(nèi)移交，其他合同于次年2月移交3人事檔案總經(jīng)辦個人簡歷、入職表、身份證明材料、學(xué)歷、職務(wù)證明材料、契約性文件員工入職1周內(nèi)移交財務(wù)綜合部異動（調(diào)動、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績效管理、培訓(xùn)及獎懲等相關(guān)材料由財務(wù)綜合部負(fù)責(zé)人辦理好手續(xù)1周內(nèi)，移交4工程檔案技術(shù)部電子及紙質(zhì)相關(guān)資料，具體見《工程檔案歸檔范圍及保管期限》待工程完工結(jié)算后3個月內(nèi)移交5會計檔案財務(wù)綜合部相關(guān)資料，具體見《會計檔案歸檔范圍及保管期限》由財務(wù)綜合部負(fù)責(zé)保管6聲像檔案相關(guān)經(jīng)辦部門相關(guān)資料，具體見《聲像檔案歸檔范圍及保管期限》活動結(jié)束后1個月內(nèi)移交7實物檔案相關(guān)經(jīng)辦部門相關(guān)資料，具體見《實物檔案歸檔范圍及保管期限》實物頒發(fā)后1個月內(nèi)移交8設(shè)計檔案設(shè)計部電子及紙質(zhì)相關(guān)資料，具體見《設(shè)計檔案歸檔范圍及保管期限》于次年2月移交各類文件材料歸檔范圍及保管期限文書檔案文書檔案歸檔文件采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁碼、編檔號。不同年度的要分開整理。劃分保管期限：按照《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》，將歸檔文件材料劃分為永久、30年、10年三種保管期限。排序：對同一形成年度同一保管期限的歸檔文件進(jìn)行排序。一般按時間、機構(gòu)或問題、文號等先后順序排列，盡量將同一事由的文件排列在一起。編頁碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分（如收、發(fā)文處理單和定稿）已有獨立正確的頁碼時不用再編頁碼，合并計算其總頁數(shù)即可。編頁號時采用打碼機。蓋檔號章：每“件”加蓋檔號章，檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號章示例：全宗號類別號A期限永久年度2020機構(gòu)件號1全宗號：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實體管理號，無則不需填寫。類別號：文書檔案大類代字期限：文件保管期（永久，30年，10年）年度：文件形成年度機構(gòu)：歸檔文件的承辦機構(gòu)（規(guī)范化簡稱）件號：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號裝盒：將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入文書檔案盒內(nèi)，并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。著錄上傳：在文書檔案Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項目包括：全宗號、類別、保管期限、年度、件號、文號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)等。文書檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準(zhǔn)，企業(yè)章程，董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層機構(gòu)及變更永久2董事會、股東會、監(jiān)事會活動永久3企業(yè)制定的規(guī)章制度永久4企業(yè)年度總結(jié)、計劃永久5一般的會議紀(jì)要、30年6綜合性行政事務(wù)30年工程檔案工程檔案的平時收集和管理工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)，與項目建設(shè)進(jìn)程同步。從項目申請投標(biāo)起，即應(yīng)開始進(jìn)行工程檔案材料的收集，項目竣工后，要及時補充收集相關(guān)材料，確保文件材料的齊全完整。組卷：工程檔案按建設(shè)項目，區(qū)分前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工、使用維護(hù)等形成階段，結(jié)合考慮文件材料內(nèi)容、數(shù)量、保管期限進(jìn)行組卷。案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示建設(shè)項目名稱、階段名稱、文件材料種類。編號：整卷裝訂的案卷，以卷為單位編連續(xù)頁碼。編號時，只對文件材料的有效頁面編頁碼，空白頁面不編。編號位置：正面編于右下角，反面編于左下角。編頁號時采用打碼機。本身有正確頁碼或單頁的文件材料不需再編頁碼。案卷裝盒：整卷裝訂的，將裝訂好的案卷按照編號順序裝入檔案盒內(nèi)。散件裝訂的，將卷內(nèi)文件目錄、文件材料依次裝入檔案盒內(nèi)。著錄上傳：在工程檔案Excel中著錄每個案卷和每份卷內(nèi)文件的基本信息。卷內(nèi)文件著錄項目包括：全宗號、類別、保管期限、文號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)、備注等；案卷著錄項目包括：全宗號、項目編號、案卷號、案卷題名、立卷單位、保管期限、密級等。同時在檔案移動硬盤上傳每份卷內(nèi)文件相應(yīng)電子文件，無相應(yīng)電子文件的卷內(nèi)文件需掃描上傳。電子檔案存放路徑：可移動硬盤\工程檔案\工程項目案卷號。工程檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1招標(biāo)文件永久2投標(biāo)文件3中標(biāo)通知書4監(jiān)理、設(shè)計、施工合同5工程開工報告及施工組織設(shè)計、技術(shù)交底6圖紙會審、變更及洽商記錄7設(shè)計變更單及相關(guān)資料（報價單，審核確認(rèn)單）8施工現(xiàn)場簽證記錄9隱蔽工程檢驗記錄10現(xiàn)場施工圖片11施工日志12施工材料合格證和檢驗報告13工程結(jié)算書14工程結(jié)算審批表、竣工驗收移交證明書、交工驗收現(xiàn)場記錄及竣工驗收報告等15相關(guān)竣工圖紙合同檔案合同檔案采用單件歸檔方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁碼、編檔號。不同年度的要分開整理，合同檔案保存期限為永久。排序：對同一形成年度同一保管期限的歸檔文件進(jìn)行排序。一般按時間、機構(gòu)或問題、文號等先后順序排列，盡量將同一事由的文件排列在一起。編頁碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分（如收、發(fā)文處理單和定稿）已有獨立正確的頁碼時不用再編頁碼，合并計算其總頁數(shù)即可。編頁號時采用打碼機。蓋檔號章：每“件”加蓋檔號章，檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號章示例：全宗號類別號C期限永久年度2020機構(gòu)件號1全宗號：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實體管理號，無則不需填寫。類別號：合同檔案大類代字期限：文件保管期（永久）年度：文件形成年度機構(gòu)：歸檔文件的承辦機構(gòu)（規(guī)范化簡稱）件號：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號裝盒：將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入文書檔案盒內(nèi)，并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。著錄上傳：在合同檔案Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項目包括：全宗號、類別、保管期限、年度、件號、合同編號、責(zé)任者、合同題名、日期、頁數(shù)等。會計檔案會計檔案采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁碼、編檔號，不同年度的要分開整理?！凹笔菤w檔文件的整理單位，一般以每份文件為1件。1份會計報表為1件、1本（份）賬簿為1件、1冊（本）憑證為1件?！凹鳖}名應(yīng)準(zhǔn)確概括該件會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、文件名稱。編碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分已有獨立正確的頁碼時不用再編頁碼，合并計算其總頁數(shù)即可。憑證類不需要編頁碼。編頁號時采用打碼機。蓋檔號章：每“件”加蓋檔號章，檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號章示例：全宗號類別號D1期限永久年度2020機構(gòu)件號1全宗號：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實體管理號，無則不需填寫。類別號：文書檔案大類代字期限：文件保管期（永久，25年，15年、5年）年度：文件形成年度機構(gòu)：歸檔文件的承辦機構(gòu)（規(guī)范化簡稱）件號：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號著錄上傳：在Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項目包括：全宗號、類別、保管期限、年度、件號、文號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)等。會計檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注D1報表（包括各級主管部門匯總財務(wù)報告）1年度財務(wù)報告（預(yù)、決算）永久包括文字分析2月、季度財務(wù)報告5年包括文字分析D2賬簿1現(xiàn)金出納賬25年2銀行存款賬25年3總賬25年4明細(xì)分類賬25年D3憑證1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年D4其他1會計移交清冊15年2會計檔案保管清冊永久3會計檔案銷毀清冊永久4銀行余額調(diào)節(jié)表5年5銀行對賬單5年人事檔案在員工入職一周內(nèi)建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，實行一人一檔的立卷方法。根據(jù)員工的異動（調(diào)動、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績效管理、培訓(xùn)及獎懲等，由財務(wù)綜合部負(fù)責(zé)人辦理好相關(guān)手續(xù)后，移交給檔案管理專員。檔案管理專員應(yīng)及時將相關(guān)資料歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，并做好目錄填寫。著錄上傳：在人事檔案管理系統(tǒng)中著錄每位員工的基本信息。人事檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1員工個人簡歷定期2員工入職表定期3員工轉(zhuǎn)正申請表定期4員工與企業(yè)的勞動合同等契約性文件定期5員工身份證明材料（如身份證復(fù)印件等）定期6員工學(xué)歷、學(xué)位和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（復(fù)印件）定期7員工在本企業(yè)工作期間的考核、考績、鑒定材料等定期8有關(guān)員工任免、聘用、待遇、獎懲、離職等方面的文件材料定期9員工在本企業(yè)工作期間參加各種培訓(xùn)的證書定期10員工參加社會保險、醫(yī)療保險等方面的文件材料定期11有關(guān)該員工的其他應(yīng)歸檔文件定期聲像載體檔案視頻檔案：一項工作或活動所形成的音頻或視頻作為一件檔案材料，視頻按“件”整理歸檔。收集的視頻應(yīng)具有完整準(zhǔn)確的文字說明，包括活動的時間、地點、內(nèi)容、主要人物姓名或景物名稱、攝錄者等要素。文字說明宜用“TXT”文件保存。視頻檔案存儲格式要求：屬于模擬信息或不符合歸檔數(shù)字格式要求的音頻或視頻應(yīng)先按以下要求轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字格式：MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等應(yīng)轉(zhuǎn)換為MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同時保存一份FLV格式便于利用。儲存：在聲像載體檔案Excel中著錄每件視頻的基本信息。著錄項目包括：檔號、視頻題名、錄制時間、錄制長度、備注等。同時在檔案移動硬盤上傳每件視頻。儲存路徑：可移動硬盤\聲像載體檔案\視頻檔案\“年度”命名（“年度”一般指攝錄年度）的文件夾。每段剪輯后的音頻或視頻文件以“攝錄日期·地點?活動內(nèi)容。攝錄日期：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。攝錄地點：記述地點全稱。活動內(nèi)容：記述清楚活動主題、主要人物姓名、職務(wù)。照片檔案：照片要選擇該項工作或活動內(nèi)容具有代表性的進(jìn)行歸檔，歸檔照片應(yīng)圖像清晰，沖曬成4R規(guī)格，以便入冊保管。照片說明文字：應(yīng)包括活動時間、地點、主題、主要人物及其位置、拍攝者等要素。相片標(biāo)簽：每組照片打印一份《照片組文字說明標(biāo)簽》，例：組號F3/2020/8拍攝地點市會議中心拍攝日期20200702拍攝者張××數(shù)碼照片張數(shù)15紙質(zhì)照片張數(shù)10組文字說明2020年7月2日，市XX局在市會議中心召開全市檔案工作會議。副市長×××、特邀嘉賓×××出席了會議每張紙質(zhì)照片打印一份《照片文字說明標(biāo)簽》，例：檔號F3/2020/8/1拍攝時間20200702拍攝地點市會議中心拍攝者張××文字說明2020年7月2日，市XX局在市會議中心召開全市檔案工作會議。圖為副市長×××（中），特邀嘉賓王×××（右一）、市XX局局長×××（左一）在會議主席臺上著錄上傳：在聲像載體檔案Excel中著錄每件照片檔案的基本信息。著錄項目包括：檔號、相片題名、拍攝時間、相片所在頁號、備注等。同時在檔案移動硬盤上傳每件相片。儲存路徑：可移動硬盤\聲像載體檔案\相片檔案\以“年度”（一般指拍攝年度）命名的文件夾。按照一組照片對應(yīng)一個文件夾的原則，在“年度”文件夾下建立以“拍攝日期+地點+事件內(nèi)容+拍攝者或來源”命名（“拍攝日期”用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，“拍攝者或來源”應(yīng)用“（）”括起）的文件夾，將拍攝或掃描后形成的數(shù)碼照片存儲（按JPEG標(biāo)準(zhǔn)格式存儲，內(nèi)容特別重要的宜同時選擇RAW、TIFF等文件格式存儲）在該文件夾下，每張數(shù)碼照片按順序號命名，對于主要人物的合照，應(yīng)以“主要人物及其職務(wù)（在照片中的位置）”命名該張照片，以方便歸檔人員整理著錄。聲像檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1反映本企業(yè)主要職能活動和工作成果的照片、VCD等永久2領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本企業(yè)有關(guān)重大活動的照片、VCD等永久3本企業(yè)組織或參加的重要外事活動的的照片、VCD等永久實物檔案歸檔的實物應(yīng)當(dāng)拍照，所拍照片需刻盤脫機保存，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系；一些珍貴的實物應(yīng)使用包裝物包裝存放，包裝物上附貼標(biāo)簽，填好檔號、實物名稱等。屬于歸檔范圍的實物檔案在其形成后1個月內(nèi)，由經(jīng)辦人擬訂說明文字，移交總經(jīng)辦登記歸檔。如需在其它地方懸掛、展示的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案目錄上注明懸掛、展示地點。實物檔案不分屬類，每年按其形成時間的先后順序進(jìn)行排列，同一次活動產(chǎn)生的實物檔案排列在一起。標(biāo)識：給每件實物檔案制作標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括該實物檔案的檔號、名稱、來源、時間等相關(guān)信息，并將標(biāo)簽貼在相應(yīng)實物的背面或側(cè)面等不顯眼處。實物名稱應(yīng)標(biāo)明其主題內(nèi)容及類型，類型用“（）”括起。如“廣東省檔案系統(tǒng)2013年度檔案先進(jìn)單位（獎牌）”。著錄上傳：將每件實物檔案的相關(guān)信息在實物檔案Excel中著錄并上傳相應(yīng)數(shù)碼照片。著錄項目包括：檔號、名稱、獲得時間、授予者、備注等。同時在檔案移動硬盤上傳相應(yīng)數(shù)碼照片。儲存路徑：可移動硬盤\實物檔案\以“年度”命名的文件夾。實物檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1反映本企業(yè)工作業(yè)績或榮譽的獎旗、獎狀、獎?wù)?、獎杯、獎牌等永?反映本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物工作業(yè)績或榮譽的獎旗、獎狀、獎?wù)隆ⅹ劚?、獎牌等永?本企業(yè)在對外交往中獲得的各種紀(jì)念品、禮品永久設(shè)計檔案凡委托我司設(shè)計的新建、改建、擴建、加固等工程設(shè)計階段成果文件，設(shè)計修改文件以及與工程有關(guān)的同建設(shè)單位，施工單位發(fā)生的各類協(xié)議、合同、函件、公文和竣工驗收、調(diào)試、工程總結(jié)等文件，均歸入設(shè)計檔案。照片由各科室經(jīng)辦人按組擬寫有關(guān)說明后及時向聲像檔案科移交，并辦理交接手續(xù)。數(shù)碼照片的移交應(yīng)在電子檔案館管理系統(tǒng)（或文件與檔案管理服務(wù)平臺）中進(jìn)行，并在移交前做好下列工作：1、分組：經(jīng)辦人按反映同一項工作或活動的若干張照片為一組的原則對照片進(jìn)行分組。2、存儲：經(jīng)辦人在工作計算機C盤以外的目錄下建立以“照片檔案”命名的文件夾，再在“照片檔案”文件夾下建立以“年度”命名（“年度”一般指拍攝年度）的文件夾。按照一組照片對應(yīng)一個文件夾的原則，在“年度”文件夾下建立以“拍攝日期+地點+事件內(nèi)容+拍攝者或來源”命名（“拍攝日期”用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，“拍攝者或來源”應(yīng)用“（）”括起）的文件夾圖紙管理：底圖以張為單位單獨保存和管理。案卷內(nèi)圖紙應(yīng)按照國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）進(jìn)行折疊，藍(lán)面向內(nèi)，圖標(biāo)外露，折疊方法一致，按階段、部位分別立卷，依圖號順序排列。檔號章：不裝訂的案卷，應(yīng)在每份圖紙的右上角加蓋檔號章，格式如下：檔號序號設(shè)計檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1建設(shè)單位提供的全部設(shè)計基礎(chǔ)資料，原始資料永久2設(shè)計成果（藍(lán)圖、蠟紙、白圖等圖紙）永久3設(shè)計方案過程圖（CAD、PSD、模型）永久4內(nèi)部作業(yè)文件（設(shè)計方案文本）永久5項目設(shè)計，施工過程中與建設(shè)單位各種聯(lián)系中形成的有關(guān)文件、圖紙、資料、來往公文、函電、設(shè)計過程中的交底會審紀(jì)要，與工程有關(guān)的會議紀(jì)要永久6工程竣工驗收，調(diào)試過程中形成的文件、圖紙、資料（竣工驗收報告、修改、補充核定有關(guān)圖紙和文件）永久7成果匯報材料（PDF方案或者PPT匯報）永久8項目現(xiàn)場照片、完工照片等永久檔案的鑒定銷毀檔案鑒定要充分考慮檔案的憑證作用和參考作用、歷史作用和現(xiàn)實作用、正面作用和反面作用、內(nèi)容上的作用和形式上的作用等，遵循“保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；本單位從寬，外單位從嚴(yán)；歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴(yán)”的原則。銷毀檔案應(yīng)征求檔案移交部門的意見，編制檔案鑒