職場接電話的禮儀

第職場接電話的禮儀職場接電話的禮儀

1來電鈴聲不可超過三次才接

有時候電話響一次就接了，會給人以一種很唐突的感覺，會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話，但是當來電響了三次以后再接，會讓對方等的不耐煩、產(chǎn)生焦急情緒。如果是客戶的話，可能會影響雙方的合作。

所以，在電話鈴聲響了兩次后接是最正確的狀態(tài)，但是如果確實分不開身接電話的時候，電話響了超過了三次你在接起的時候，你應(yīng)該要向?qū)Ψ奖硎厩敢猓赫f一句讓您久等了。

一般的標準電話用語：首先應(yīng)自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所打的電話是無誤的，防止了一些因為打錯電話浪費的時間。

2要注意通話時語氣的用法

電話是非常直觀的一種溝通方式，也是一種非常便捷的溝通方式，所以語氣是一定要注意的，因為對方不僅會注意你的內(nèi)容，同時也非常注意你的語氣，在工作電話中盡量要采用禮貌用語，要有積極主動的語氣，讓對方產(chǎn)生想與你溝通的心情，這樣時機就會大很多了。

3與客戶通電話要堅持后掛電話的原那么

當對方在與你說再見的時候，同時你也要禮貌的回復(fù)對方一下，表示尊重對方，等對方先把電話掛掉，確認通話結(jié)束后你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發(fā)出過大的聲音。

4隨時記錄

在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重復(fù)，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

5自報家門

一拿起電話就應(yīng)清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

6轉(zhuǎn)入正題

當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈〞地拖延時間，而應(yīng)立即做出反響。一個好的開場白可能是：“您需要我做什么?〞當你覺出對方有意拖延時間，你應(yīng)立即說：“真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘后趕到會場。〞這樣說會防止你們談?wù)摬槐匾默嵤拢铀偕虅?wù)談話的進展。

7防止將電話轉(zhuǎn)給他人

自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時，你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略?，并請求對方原諒。例如，你可以說：“布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎?〞在你作出這種決定之前，應(yīng)當確定對方愿意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如，你可以說：“對于這件事，我們很快會派人跟您聯(lián)系的。〞

8防止電話中止時間過長

如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應(yīng)當動作迅速。你還可以有禮貌地向?qū)Ψ秸f：“您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去?〞

讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預(yù)料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向?qū)Ψ秸f明你的進展。如：你可以說：“約翰先生，我已經(jīng)快替您找完了，請您再稍候片刻。〞當你查找完畢，重新拿起電話時，可以說：“對不起，讓您久等了〞，以引起對方的注意。

對于接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇適宜的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說：“你能否稍等?我正在接聽一個電話。〞如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然后迅即轉(zhuǎn)向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

在職場電話溝通的小技巧

一、打電話之前一定要打好腹稿

打好腹稿的意思是，要明確電話溝通的目的，對方會有什么樣的反響，如何應(yīng)對。當然，如果你久經(jīng)職場或者應(yīng)變能力特別強，那也可以不用打腹稿。在電話溝通中，一旦被對方問住了，卡殼了，通常就很難到達預(yù)期效果了。

舉個簡單例子，本地有客戶要上門拜訪，上級領(lǐng)導(dǎo)讓你確認對方拜訪的時間，如果你以為真的只是確認時間那么簡單，那就會給自己留下很多后患。

首先，這次電話溝通的目的不僅僅是確認時間，而是如何順利的讓客戶完成拜訪，確認時間只是其中一局部，對方如果是開車來的話，很有可能會在電話中咨詢?nèi)绾瓮＼?，如果是乘坐公共交通，那么就會問在哪個站點比擬方便。你的每一次電話都代表著公司形象，打好腹稿讓你更有效的完成電話溝通。

二、不要在休息時間打電話

休息時間，他為什么要接你電話?所有電話溝通，盡量在上班時間完成，休息時間不要打電話，特指中午的休息時間。除非十萬火急，我很少在中午的休息時間打電話。很多公司都有午休的習(xí)慣，就算對方?jīng)]有在午休，也有可能在吃午飯。無論哪種情況，都是電話溝通非常不好的環(huán)境。

三、盡量在五分鐘內(nèi)完成電話溝通

職場上的通話，講究效率，天馬行空通話時間越長，反而越?jīng)]效率。簡言之，大家的時間都很珍貴，對方還有一大堆事，你想浪費時間，人家不一定愿意呢。所以，盡量言簡意賅，正確表達訴求。

四、第一聲很重要

標準的第一句通話應(yīng)該是：“你好，我是某某公司的某某〞，你的聲音沒有那么獨特，不要苛求大家一聽到聲音就知道是你，反正對方也會問，何不在一開始就自報家門?在你啪啦啪啦說了一堆之后，對方再問一句你是誰啊，你前面說過的話等于是白說了。

五、保持愉快的心情

沒有人愿意接受負能量，大家都想跟陽光積極的人一起共事。如果你心情不好，請擺正了心態(tài)再去打電話或者接電話，畢竟電話僅僅靠聲音交流，你的壞心情會通過電話線傳導(dǎo)到另一端，就算你有很正常的訴求，對方也會打折扣。

六、一定要有明確的時間期限

我們在電話表達訴求的時候，不一定每次都能獲得對方響應(yīng)，總會有各種各樣的理由或者突發(fā)事件，一定要有明確的時間期限，如果不能馬上滿足訴求，那么什么時候可以呢?一方面給對方以緊迫感，另一方面也為我們跟蹤進度留下依據(jù)。

七、做好記錄

爛筆頭勝過好記性，電話溝通要做好記錄，尤其是需要后續(xù)跟蹤