人事合同檔案管理制度

人事合同檔案管理制度人事合同檔案管理制度1.引言本文檔旨在規(guī)范和管理公司的人事合同檔案，確保合同檔案的完整性、安全性和可追溯性。此制度適用于所有與公司簽訂勞動合同的職員和管理人員。2.定義-人事合同檔案：指與公司簽訂的勞動合同、勞動合同變更協(xié)議等相關(guān)文件的集合。-合同檔案管理系統(tǒng)：指公司使用的電子或紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，用于存儲和管理人事合同檔案。3.檔案管理流程3.1合同簽訂階段-在與新員工簽訂勞動合同之前，人事部門應(yīng)向員工提供合同相關(guān)的法律和政策咨詢。-新員工與公司簽訂勞動合，人事部門應(yīng)準(zhǔn)備合同模板并確保合同的準(zhǔn)確、完整和合法。-簽訂的合同應(yīng)在員工入職后10個工作日內(nèi)歸檔。3.2檔案存儲-人事部門負(fù)責(zé)將紙質(zhì)合同掃描為電子文件，并及時至合同檔案管理系統(tǒng)。-合同檔案應(yīng)按照員工的姓名或工號進(jìn)行分類和歸檔。3.3檔案檢索與使用-公司職員和管理人員有權(quán)在需要的情況下查詢和查閱相關(guān)合同檔案。-合同檔案管理系統(tǒng)應(yīng)提供方便快捷的檢索功能，以便快速找到所需的合同文件。4.檔案安全與保密4.1訪問權(quán)限控制-合同檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)授權(quán)的人員才能查看和修改合同檔案。-人事部門負(fù)責(zé)控制員工的訪問權(quán)限，并嚴(yán)格遵守密碼管理規(guī)定。4.2檔案備份與災(zāi)備-合同檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定期備份合同文件，并將備份文件存儲在安全可靠的地方。-公司應(yīng)制定災(zāi)備計劃，確保合同檔案在災(zāi)難事件發(fā)生時能夠及時恢復(fù)。4.3保密措施-所有員工必須嚴(yán)格遵守公司的保密政策，不得未經(jīng)授權(quán)將合同檔案透露給外部人員。-離職員工的訪問權(quán)限應(yīng)及時撤銷，并進(jìn)行相關(guān)的檔案移交手續(xù)。5.檔案保存期限5.1勞動合同檔案-勞動合同檔案的保存期限為員工離職后10年。-在保留期滿后，合同檔案應(yīng)進(jìn)行徹底銷毀，以確保合同信息不泄露給他人。5.2勞動合同變更協(xié)議-勞動合同變更協(xié)議的保存期限為2年。-超過保存期限的變更協(xié)議應(yīng)進(jìn)行徹底銷毀。6.制度宣導(dǎo)與培訓(xùn)6.1宣導(dǎo)-人事部門應(yīng)定期向公司員工宣傳和解釋本制度的相關(guān)規(guī)定，并解答員工的疑惑和問題。6.2培訓(xùn)-新員工入職時，人事部門應(yīng)向其提供關(guān)于合同檔案管理制度的培訓(xùn)，讓員工明確其責(zé)任和義務(wù)。-合同檔案管理系統(tǒng)的使用培訓(xùn)也應(yīng)包括在新員工的培訓(xùn)計劃中。7.知識產(chǎn)權(quán)及法律免責(zé)聲明本文檔中所述的全部知識產(chǎn)權(quán)均歸公司所有。在使用本文檔時，請遵守公司的知識產(chǎn)權(quán)和法律免責(zé)聲明。8.更新與修訂本文檔由