測(cè)繪檔案管理和保密工作制度

測(cè)繪檔案管理和保密工作制度一技術(shù)檔案歸檔范圍1外部資料歸檔各專業(yè)技術(shù)人員因公外出（參觀、學(xué)習(xí)）參加各類專業(yè)性會(huì)議，收集獲取的文件、資料、應(yīng)及時(shí)向資料室移交歸檔以便查閱，個(gè)人不得保存文件資料。2技術(shù)檔案測(cè)量技術(shù)檔案、含測(cè)量記錄、測(cè)量計(jì)算本、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量原圖等等。3技術(shù)檔案1合同評(píng)審檔案2生產(chǎn)過程的控制及產(chǎn)品檢驗(yàn)，試驗(yàn)審核質(zhì)量記錄。3測(cè)量、控制等方面的質(zhì)量記錄。二歸檔要求1歸檔文件、原本、材料、必須完整，系統(tǒng)，準(zhǔn)確。2歸檔文件材料，必須如實(shí)反映生產(chǎn)、科研質(zhì)量、管理等活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容及其歷史過程。3歸檔文件必經(jīng)層次分明，字跡工整，圖樣清晰規(guī)格統(tǒng)一。三檔案分類、編目與檢索1根據(jù)圖象和部檔案部門的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行系統(tǒng)的分類及編號(hào)。2分類、編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律及檢識(shí)方法，要求符合科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)化要求便于保管和方便查找。3編制檔案總目錄、分類目錄，底圖目錄案卷目錄（保管單位目錄）等。4根據(jù)需要編求檔案檢索工具，并進(jìn)行著錄方去按照國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》GB3792。5-85執(zhí)行四技術(shù)檔案的管理1檔案接收，檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)，接交雙方在移交清單上簽字，驗(yàn)收合格的檔案是按分類編號(hào)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)，登帖、填卡、裝盒入柜管理。2存放檔案資料經(jīng)有專用柜、櫥、架等，存放方法以便于檢查為主。3微膠片，照片，不外帶，石茶片，轉(zhuǎn)盤等要存放在技術(shù)的密材盒，膠片頁夾或影集中，按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。4定期清理、核對(duì)庫存檔案，做到檔物相符，對(duì)破檔變質(zhì)比的檔案，要及時(shí)補(bǔ)或復(fù)柜卡，庫存檔案因移交，作廢，遺失等注銷柜卡時(shí)，要查明原因，登記存檔。5借閱檔案資料,必經(jīng)辦理借閱手續(xù)并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還.6底圖及原始資料,只限存檔案室內(nèi)閱讀,不得外借.7借閱檔案安求妥善保管,不得遺失,損壞轉(zhuǎn)借,不得拆開剪裁加注標(biāo)記不得撣自復(fù)印。8保存檔案經(jīng)有專門的部門的庫房，應(yīng)具有防盜、防火、防曬、防潮、防塵、防蟲、安全措施，具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和通風(fēng)條件。五檔案保密制度1、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《保密法》及有關(guān)保密工作的制度、規(guī)定，不斷增強(qiáng)保密法律意識(shí)，確保檔案秘密的安全。2、切實(shí)加強(qiáng)對(duì)機(jī)密、秘密文件的管理，嚴(yán)格登記、借閱、清退、保管等工作。3、借用檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，實(shí)行登記。外單位查閱檔案必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可提供。4、凡借閱檔案，要嚴(yán)格按規(guī)定履行手續(xù)，不符合手續(xù)的不予查閱。5、下班后應(yīng)將使用中的檔案放入柜內(nèi)保存，不能隨意亂放。6、在整理和鑒定檔案過程中需銷毀的文件資料，按保密要求將文件資料登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后統(tǒng)一銷毀。7、嚴(yán)禁攜帶檔案材料到公共場(chǎng)所和外出辦事。8、非本室工作人員不得隨意進(jìn)入檔案室及隨意翻閱檔案。9、檔案工作人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得失密、泄密。10、如有失、泄密事件發(fā)生，必須及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并立即采取補(bǔ)救措施。六檔案的鑒定與銷毀1根據(jù)國家及上級(jí)檔案部門的規(guī)定編制檔案保管期表檔案保管期分永久、限長(zhǎng)、期短期三種。2檔案工作應(yīng)該兩年鑒定一次，必要時(shí)可提前進(jìn)行。3檔案鑒定工作由總工程師組織專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員參加的鑒定小組施，總工程師任組長(zhǎng)部門負(fù)責(zé)人直接參與，直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并編寫鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見,由組長(zhǎng)和部門負(fù)責(zé)人簽字，注明鑒定日期。4檔案通過鑒定，達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)鑒定發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)修改補(bǔ)充。5檔案通過鑒定對(duì)已超過保管期限的需進(jìn)行銷毀處理，要銷毀處處理的檔案，必經(jīng)慎重從事，要事先提出銷毀報(bào)告與清單，說明銷毀處理由與依據(jù)，登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，銷毀時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，要有監(jiān)銷人，銷毀后監(jiān)銷人要在銷毀清單上簽字與其它有關(guān)資料一并歸檔備查。1七檔案統(tǒng)計(jì)1按季、年進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作，并將材料表報(bào)總工。2統(tǒng)計(jì)內(nèi)容要反映檔案管理現(xiàn)狀況，包括各類檔案數(shù)量（件、箱及年度分布情況），進(jìn)出情況，利用情況，取得的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益（損壞、變質(zhì)、丟失等）3統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的原