企業(yè)行政管理的現(xiàn)狀與發(fā)展-以祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司為例

I改革開放以來，在經(jīng)濟體制改革和政策的推動下，我國經(jīng)濟迅速發(fā)展，社會主義市場中也涌現(xiàn)出了一大批企業(yè)。與此同時，我國國有大型企業(yè)也根據(jù)實際的發(fā)展需要，經(jīng)歷了國有企業(yè)改革熱潮，逐漸成為了新時代下的現(xiàn)代化企業(yè)。而其他中小型的企業(yè)，也通過自身努力和國家扶持，不斷成長。而對于新的經(jīng)濟形勢，企業(yè)都需要不斷的改進經(jīng)營辦法，加強企業(yè)管理工作，提高管理效率，才能保持基本的競爭力。而在此中，行政管理是一項非常重要的工作。企業(yè)行政管理是企業(yè)內(nèi)部管理的核心工作，也是企業(yè)各種經(jīng)濟活動開展的基本前提。因此，行政管理對企業(yè)發(fā)展有著重要的作用，對企業(yè)行政管理工作的現(xiàn)狀分析，指出其中存在的問題，并提出相應的改進對策，不僅對提高企業(yè)行政管理工作效果，也對提高企業(yè)經(jīng)營效率有著重要的實際意義。一、企業(yè)行政管理概述（一）企業(yè)行政管理內(nèi)涵企業(yè)行政管理主要是負責保障企業(yè)正常運營的基本工作，主要負責對企業(yè)各項經(jīng)濟活動，包括商品生產(chǎn)、商品銷售、資金周轉、人力資源管理等工作的協(xié)調(diào)，促進企業(yè)的正常發(fā)展。行政管理對企業(yè)發(fā)展而言，其重要性是不言而喻的。若是一個企業(yè)缺少必要的、合理的行政管理系統(tǒng)，則企業(yè)的很多經(jīng)營活動都會因為缺少基本保障而難以進行，企業(yè)內(nèi)部運作也就會發(fā)生混亂。因此，可以說，企業(yè)行政管理是協(xié)調(diào)、整合企業(yè)各項經(jīng)濟活動，保障企業(yè)正常運行的工作總和，是企業(yè)運營發(fā)展的必要基礎，也是企業(yè)競爭力的核心內(nèi)容。（二）企業(yè)行政管理的范圍對于現(xiàn)代化企業(yè)而言，其行政管理工作的范圍很廣，除了傳統(tǒng)意義上的辦公室事務和企業(yè)行政工作之外，其他諸如人力資源管理、財務管理等又都屬于行政管理工作范圍。所以，行政管理工作可以說是與企業(yè)的各種經(jīng)濟、行政和管理事務相聯(lián)系，是企業(yè)正常運營的基本保障。（三）企業(yè)行政管理的職能從行政管理工作的范圍可以看出，其是企業(yè)各項工作的中心，因此，企業(yè)行政管理的職能也主要表現(xiàn)在計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制五個方面。在計劃方面，行政管理工作可以為企業(yè)的發(fā)展制定出科學合理的規(guī)劃，而行政管理人員也需要根據(jù)實際情況，通過全面調(diào)研和綜合考慮，制定相應的計劃。在組織方面，行政管理能夠為企業(yè)各項經(jīng)濟活動準備其所需要的生產(chǎn)要素和其他條件，并通過有效的整合和組織，構建企業(yè)經(jīng)營活動的基本前提。在指揮方面，行政管理能夠在其工作范圍內(nèi)，通過對不同部門工作的安排和指揮，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟活動的正常進行。在協(xié)調(diào)方面，行政管理可以通過企業(yè)資源的配置和工作任務的分配，實現(xiàn)企業(yè)不同部門和不同工作之間的協(xié)調(diào)，保障各項工作的順利進行。在控制方面，行政管理可以對企業(yè)的有關工作進行監(jiān)督，檢查工作是否按照計劃執(zhí)行，對工作出現(xiàn)的問題，也可以及時更正。二、祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司行政管理現(xiàn)狀分析深圳市祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司成立以后，在市場競爭、企業(yè)自身利益等的驅(qū)使下，開始了深入改革，并獲得了一定的成就，祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司在改革過程中，過于看重經(jīng)濟效益，企業(yè)雖然在市場競爭中成功的轉變了角色，但是其內(nèi)部行政管理機制卻十分陳舊，嚴重的制約了祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司的未來發(fā)展。從祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司的實際情況看，在行政管理活動中，不管是傳統(tǒng)的行政管理制度、組織機構，還是新興的人力資源管理，都存在很多問題，長期以來，祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司對內(nèi)部行政管理制度的建立并不看重，在激烈的市場競爭下，如果企業(yè)沒有處理好自身的行政管理問題，就很難立足于市場，從根本上提高自身的生產(chǎn)經(jīng)營水平。企業(yè)行政管理主要是對企業(yè)的行政事務進行管理，實現(xiàn)企業(yè)公共效益、企業(yè)發(fā)展、企業(yè)盈利之間的相互協(xié)調(diào)，從而達到企業(yè)社會效益、經(jīng)濟效益的同步發(fā)展，實現(xiàn)良好的社會效益及公共權益的維護，加強企業(yè)行政管理，能避免出現(xiàn)和公共權益維護相違背的情況，這正是企業(yè)行政管理研究的現(xiàn)實意義。（一）祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司介紹祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司成立于1998年，現(xiàn)已成為實力雄厚、知名的經(jīng)銷食品、飲料、日化用品等快速消費品的大型貿(mào)易公司。2007年公司在深圳商貿(mào)中心人民南路購買了天安國際大廈C座24樓作為公司的辦公大樓，并健全和優(yōu)化了業(yè)務網(wǎng)絡系統(tǒng)、財務結算系統(tǒng)、人事組織管理系統(tǒng)、經(jīng)營管理系統(tǒng)和倉儲物流配送系統(tǒng)。這個辦公系統(tǒng)，完全具備了一個現(xiàn)代大型商貿(mào)企業(yè)在新的時代環(huán)境中高速運作和高速發(fā)展的基本條件，也展示了祺誠昌新的發(fā)展實力和遠景規(guī)劃。祺誠昌公司提倡“穩(wěn)健、務實”的工作作風，強調(diào)“信譽”是公司生存的根本，倡導全體員工與公司“共同發(fā)展，共享成果”，并以“為您全力以赴”為服務理念，公司企業(yè)目標為：“培養(yǎng)一流的員工，代理一流的產(chǎn)品，提供一流的服務，創(chuàng)造一流的效益”。（二）祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司組織結構公司的組織結構能夠從一定程度上體現(xiàn)企業(yè)的行政管理工作。從行政管理工作的范圍看，其涵蓋了辦公室事務、人力資源管理事務、行政事務和財務事務等。圖1列出了祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司組織結構圖。從中可以看出，該公司設立專門的行政部，負責公司的行政管理工作。除了行政部之外，公式設立了股東大會和董事會制度。同時，公司還設立了人力資源部、研發(fā)部、采購部、銷售部、市場部和財務部等多個部門。這些部門的很多工作斗魚行政管理工作相關，行政管理工作也可以協(xié)調(diào)這些部門工作的順利進行。圖1祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司組織結構（三）祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司行政管理工作祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司行政管理工作主要由行政部負責。對于行政部而言，其日常工作很多，具體地說，主要完場公司主管布置的工作，制定公司日程安排，統(tǒng)計公司相關數(shù)據(jù)并編制報告，及時解決公司的需求信息，接待訪客，管理和記錄公司信息，整理公司文檔等工作。行政管理的最終目的，就是幫助完場公司行政工作，使得公司行政管理高效運行。概括地說，行政管理工作可以分為公司文檔管理、人員接待和會議管理等三類工作內(nèi)容。對于不同類型的工作，其工作流程也有所不同。公司文檔管理主要負責對公司的相關文件進行整理和分類，包括對這些文件的核對、修改、組織和編制等。公司涉及到的獎項申報材料和項目申請材料，公司行政人員管理報告，公司年度報告和公司介紹文檔等都屬于行政管理的工作范圍。此外，部門向上級的匯報文檔，公司發(fā)展歷程和未來規(guī)劃，向上級提交的工作報告以及領導需要的委托書和材料的整理，也需要行政管理整理和修訂。行政管理工作人員在人員接待方面工作的具體流程為，當公司有外來貴賓或訪客時，行政管理人員要及時招待這些人員，不能怠慢，同時對這些人員信息進行核實，當有公司領導訪客時，要及時向上級報告，在經(jīng)領導同意和批示后，根據(jù)上級的要求，通知相關人員，及時對接待工作進行布置，并告知訪客領導接待的時間。同時，按照上級要求，安排好訪客的住宿和餐飲，聯(lián)系車輛，負責訪客和領導的接送任務。另外，在人員接待方面，行政人員還需要處理一些對公司的反饋意見，對于公司事務的咨詢問題，及時做出解答，對公司的投訴問題，及時向有關部門和上級領導反映，并要將領導的意見及時反映給相關人員和部門。行政管理工作人員在人員接待方面工作的具體流程為，當公司或領導布置會議任務時，行政管理需要及時制定會議方案，對會議之前的工作進行有效合理的組織安排，預定好會議場所，并按照要求對會場進行布置和安排，之后，發(fā)布會議通知，通知有關人員及時參會。在會議舉行期間，對會議中的實施具體問題和主持工作提前確認，會議中的服務要安排仔細，對每個參會人員和每個會議地點的服務都要時刻到位，并且，行政管理還要對會議可能出現(xiàn)的突發(fā)情況提前準備，并能及時處理相應的狀況。會議后，行政管理還要對會議工作進行整理，編制會議報告，整理會議通訊錄，并對會議進行總結和評估，總結經(jīng)驗和問題，對會議進行跟進和協(xié)議的落實。除了上述主要工作之外，行政管理工作還要處理公司內(nèi)部規(guī)章制度的制定、內(nèi)部人員信息的搜集等。同時，行政管理工作還要協(xié)調(diào)財務部門完成預算編制和財務計劃等工作，也要協(xié)調(diào)人力資源部門完成人員績效考核和績效考核體系的制定等。三、祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司行政管理存在的問題（一）工作職責不明確行政管理工作涉及的范圍很多，既要負責公司相關文檔的整理，又要負責會議安排和人員接待工作，這些工作分工不是很明確，有些工作本應該由財務、人力和會務部門負責，但是很多時候，這些任務可能都會分配到行政管理工作人員身上。這種工作職責界限不清，分工不明確，可到導致行政管理工作人員可能同時會承擔多項任務，使得行政管理工作無法能夠有效完成各項工作。另一方面，行政管理有些時候職權較小，當負責財務工作時，不能有效要求財務部門的配合，承擔人員信息統(tǒng)計時，又不能得到人力部門的有效合作，其結果使得行政管理工作很難開展開來，從而使得工作效率不高。（二）工作效率不高行政管理工作的任務不是很明確，有些時候，工作繁多，一個人不能及時完成各項工作，而大多時候，行政人員工作與財務、人力等部門工作存在重疊，使得同一工作由多人完成，不僅不能使工作有效進行，還可能會由于不同部門工作之間的信息溝通不暢通等情況，造成人員工作之間的沖突，這種情況，使得公司的人力成本增加，還會降低了工作的效率。此外，行政管理工作也在很多時候存在無事可干的情況，而一旦有任務時，又會成堆的任務分配下來，導致行政管理工作人員工作安排很不合理，工作效率很難提高上去。而任務過多，對行政人員要求較高，既要具有財務和人力等方面的基本技能，又要掌握接待等交際本領，結果使得行政管理工作人員不能兼顧，使得工作效率不高。（三）工作積極性不高行政管理工作繁多，又與其他部門工作存在重疊，但是，行政管理并不像其他部門員工那樣有著具體的績效考核機制。行政管理工作模糊，很多時候是協(xié)助行政經(jīng)理的工作，其本身的具體任務不是很明確，其結果就是使得對行政管理的獎勵機制和考核制度就不是很明確，行政管理很多時候不能享受到公司的正常獎勵措施，升職和薪水上漲的空間小，這些情況使得行政管理人員的工作積極性很難提上去。此外，行政管理工作很多情況都是在工作之外完成的，比如負責對外來友人的接待和陪同訪問等工作，可能會是在工作之余的時間進行，而這些工作在公司的現(xiàn)行制度下，不能對這些工作內(nèi)容進行合理的確認，這部分工作的酬勞也很難確定，這些都會導致行政管理工作人員的積極性不高。（四）企業(yè)管理人員行政管理認識不足對于祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司而言，該公司的管理人員對行政管理工作的重視程度并不高，雖然公司設立了行政部，但是，行政部在公司的地位并不是很高。行政部工作人員才處理相關事務時，必然會與其他部門，尤其是財務部和人力資源部打交道，需要其他部門的配合。而這些配合也需要更高層次的管理人員進行協(xié)調(diào)，加強這些部門的溝通合作。但是，該公司管理人員對行政管理認知不足，思想觀念還很落后，忽視了行政管理的重要性，也就不太愿意去處理行政管理工作需要的協(xié)調(diào)問題和溝通問題，這也增加了該公司行政管理工作的難度。（五）行政管理工作人員業(yè)務素質(zhì)不高行政管理工作的開展也是要以人力為基礎的，工作人員是行政管理工作進行的主導者，其業(yè)務素質(zhì)是行政管理工作有效進行的基本保障。但是，祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司行政部中，很多行政管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)不是很高，導致很多行政工作的效率很難提升上去。一方面，很多行政管理工作人員的責任心不夠，不能主動去承擔責任，對自己負責的業(yè)務范圍也不能認真對待。很多行政管理工作人員也不能形成正確的工作態(tài)度，大多將行政管理工作看作是簡單的接待和會議安排等簡單工作，而不能積極主動地學習和完成自己的工作事務。另一方面，很多行政管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)不是很高，在處理一些事務時，往往會因為這樣或那樣的問題，頻繁出現(xiàn)錯誤，降低了行政管理工作效率，不利于企業(yè)經(jīng)營活動的開展。同時，在新來員工方面，該公司也缺乏有效的培訓計劃，很多新員工剛剛進入公司對行政管理工作還不是很熟悉，他們在工作中多會畏手畏腳。而由于公司對其培訓不足，他們也只能跟著前輩學習，時間過程長，不利于他們更早的投入到行政管理工作中。（六）行政管理工作方式落后在祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司，行政部是負責行政管理工作的主要部門。但是，公司的行政管理工作方式還是處于傳統(tǒng)模式，并不能使用現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展需要。行政部很多工作都需要人工完成，這不僅加大了行政管理工作人員的工作強度，也降低了行政管理工作效率。在其他部門，諸如財務部門、市場部門和人力資源部門都開始信息化辦公的時候，行政部的工作方式還很落后，在處理大量行政工作時，往往會處于被動狀態(tài)，工作人員忙來忙去，卻效果并不是很好。同時，由于信息化建設不足，在于財務部和人力資源部等部門溝通協(xié)調(diào)時，兩者也不在同一頻率，增加了這些部門之間的合作效果。這些問題的存在，都使得公司的行政管理工作辦公效率不高。四、改進行政管理工作的對策和建議（一）明確工作內(nèi)容，合理分配職責公司應該建立對行政管理人員工作職責規(guī)定的明確制度，合理分配行政管理的工作職責。只有分工明確，工作內(nèi)容清晰，行政管理人員才能很好地完成各項任務，并能根據(jù)公司的相關規(guī)定，及時與財務、人力和會務等部門溝通交流，與這些部門緊密合作，加強協(xié)調(diào)，能夠有效改善行政人員對工作的處理能力。此外，行政經(jīng)理按照公司制度，也可以合理給行政管理分配任務，將本不屬于行政管理的工作重新分配，而對于行政管理人員而言，通過職權明確，可以有效協(xié)調(diào)自己和各部門的信息溝通和工作合作。（二）提高工作效率公司提高行政管理工作效率的方法有很多，分工明確和工作內(nèi)容合理安排，就是提高工作效率的有效辦法。此外，公司還可以加大會行政管理人員的培訓力度，使得行政管理熟悉公司工作流程，清楚自己的工作內(nèi)容，及時進入工作角色。公司還可以幫助行政管理與各個部門之間的溝通和合作，通過交流會和聯(lián)誼會等活動，促進行政人員與其他部門之間的交流和往來，能夠有效提高行政管理人員的協(xié)調(diào)能力，從而可以有效提高行政管理的工作效率。（三）建立績效考核制度，提高工作績效公司同樣可以設立對行政管理人員的績效考核制度，按照行政管理人員對公司貢獻的大小和服務時間，確定行政管理的酬勞和績效。對于能力優(yōu)異，工作負責和盡忠職守的行政人員，公司應及時給予褒獎，并對這些人員進行適當?shù)奶岚?。公司還可以通過建立合理的考核制度，吸引人才，招聘優(yōu)秀應屆大學生和綜合素質(zhì)高的人員，采取對這些行政管理人員的獎勵措施，提高工作績效和他們的積極性。（四）提高管理人員對行政管理的認識這對當前祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司管理人員對行政管理認知不足的問題，公司應該通過多種多樣的方法和形式提高管理人員這方面的認知能力，提高其行政管理意識。這些管理人員要知道，行政管理是企業(yè)各項經(jīng)濟活動協(xié)調(diào)和整合的有效方式，是企業(yè)經(jīng)營活動有序開展的基本保障。因此，企業(yè)管理人員，不能把行政管理工作看作是簡單的接待和會議記錄工作，而是應該賦予行政管理更多的職能和權力，提高其在處理行政事務和辦公事務方面的主導作用。企業(yè)管理人員要通過不斷地學習和考察，認識到行政管理工作的重要性，并加大對行政管理工作的規(guī)范力度，保證行政管理工作的執(zhí)行效力和工作效率。尤其是在于財務部和人力資源部等多個部門的合作過程中，企業(yè)管理人員也要積極協(xié)調(diào)這些部門的工作，提高行政部的地位，從而對提高行政管理工作的協(xié)調(diào)整合能力很有幫助，對提高行政管理工作效果很有意義。（五）加強行政管理工作人員業(yè)務素質(zhì)培養(yǎng)工作人員的業(yè)務素質(zhì)是行政管理工作有效開展的基本保障。工作人員業(yè)務素質(zhì)的提高，不僅能夠有利于及時完場復雜的和數(shù)量眾多的行政管理事務，也能提高員工在突發(fā)事件中的應對能力。因此，加強行政管理工作人員業(yè)務素質(zhì)培養(yǎng)，是當前祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司最應該解決的問題。公司可以加大對新來員工的培訓力度，讓他們了解公司行政管理工作的基本內(nèi)容和工作流程，引導他們在更短的時間內(nèi)熟悉業(yè)務。同時，公司也應該在行政管理工作規(guī)范方面入手，通過建立科學規(guī)范化的工作條例，能夠有效幫助工作人員提高業(yè)務能力。而為了提高工作人員在行政管理工作中的能力，提高對不同事務的處理能力，公司也可以鼓勵行政部設立不同團隊，通過團隊的合作協(xié)調(diào)，綜合不同工作人員的優(yōu)點，也是提高行政管理工作效率的重要方法。（六）改進行政管理工作方式工作方式可以說是現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營效率的決定性因素，隨著科學技術的進步，先進的工作方式代表著更高的生產(chǎn)效率，也就是更優(yōu)秀的競爭力。對于祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司而言，其行政管理工作的工作方式還處于傳統(tǒng)模式，工作方式落后，對行政管理工作很不利。因此，公司應該加大對工作方式的改進力度，公司可以積極加強行政管理部門的信息化建設，健全信息化行政管理體系，采用信息化技術和設備，提高行政管理工作的效率。與此同時，為了提高工作人員應對信息化發(fā)展的能力，也要加強對員工信息化辦公的培訓，讓更多的員工能夠采用更新的手段和工作方式，提高工作效率。五、結語在現(xiàn)代企業(yè)中，企業(yè)行政管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，也是企業(yè)內(nèi)部管理的關鍵部分，加強企業(yè)行政管理不僅會極大的促進企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、長遠發(fā)展，同時還能激發(fā)企業(yè)員工的凝聚力，提高員工對企業(yè)的忠誠度，因此，在實際中，要特別注重企業(yè)行政管理水平的提升。在本次研究中，對祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司的行政管理現(xiàn)狀及存在的問題進行了分析，主要有工作職責不明確、工作效率不高、工作積極性不高、企業(yè)管理人員行政管理認識不足、行政管理工作人員業(yè)務素質(zhì)不高、行政管理工作方式落后。最后提出了祺誠昌實業(yè)發(fā)展有限公司行政管理改革策略，包括明確工作內(nèi)容，合理分配職責；提高工