科技電子文件組盤整理的若干問題

科技電子文件組盤整理的若干問題

作為現(xiàn)代信息技術(shù)的產(chǎn)物，電子文件從一開始就具有許多不同的功能，傳統(tǒng)的文檔理論面臨著許多新的課題。面對這種信息載體的變化，電子檔案的整理勢在必行。電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。一、一些主要的電子文件分類1.電子文件的歸檔一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一，按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二，將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。2.紙質(zhì)文件的輸入科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。（1）基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。（2）設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設(shè)計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。3.附移交清單(1）工資單。工資數(shù)據(jù)以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。（2）賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機(jī)的打印件，計算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實性和憑證作用。二、電子文件保護(hù)1.嚴(yán)把好質(zhì)量關(guān)(1）統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密盤保存。（2）把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。（3）規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40%—50%，溫度控制在14℃—24℃。（4）加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。（5）對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。（6）在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。2.控制光柵的溫度和濕度(1）規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。（2）保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃—24℃，相對濕度40%—60%。（3）注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。三、要確認(rèn)電子文件的排序和保護(hù)，必須考慮幾個問題1.建立和完善制度，在工作中保證電子檔案的原始性和真實性。根據(jù)意思檔案管理部門要在把握電子文件和電子檔案特征的基礎(chǔ)上，通過立法、行政手段，建立和完善各項規(guī)章制度，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，把握好電子文件的形成、鑒定到保管、利用等每個環(huán)節(jié)，做到責(zé)任到人，互相制約，進(jìn)行有效的監(jiān)督，以確保電子檔案的原始性和真實性。2.檔案信息的統(tǒng)計在電子檔案的收集，積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計等方面作出較細(xì)的規(guī)定，以維護(hù)檔案的信息資源的有效性、可靠性與實時性；將具有憑證作用和參考價值的電子文件及時地納入歸檔范圍，定期向綜合檔案館移交。3.網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計做好辦公自動化系統(tǒng)和電子檔案的安全防護(hù)，一是要抓好信息存儲載體制成的材料問題。二是保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實體安全。三是要保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制，使用文件權(quán)限和文件屬性等。四是做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。4.參與電子檔案的建立和運(yùn)行從電子檔案