迎接教育部專家到文化傳播學(xué)院接待方案

為做好迎接教育部專家組評(píng)估考察各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)安排，經(jīng)學(xué)校評(píng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組研究，制定本接待方案，根據(jù)實(shí)際情況，本方案可作適當(dāng)調(diào)整。一、接待方針以各級(jí)教育部行政管理部門、上級(jí)有關(guān)文件指導(dǎo)精神要求為導(dǎo)向，結(jié)合學(xué)院的工作實(shí)際，全體教師職工、廣大學(xué)生要樹立大局意識(shí)整體意識(shí)，在評(píng)估期間堅(jiān)守崗位，履行職責(zé)，服從安排，積極參與。高度重視，周密安排，熱情接待，周到服務(wù)，為順利完成評(píng)估工作任務(wù)提供一流服務(wù)，為學(xué)院增光添彩。在接待工作上既要實(shí)事求是又要充分體現(xiàn)學(xué)院特色、亮點(diǎn)，全體教職工、同學(xué)要以飽滿的工作熱情，高度的責(zé)任心和使命感確保評(píng)估工作順利通過(guò)。二、接待時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象時(shí)間：2015年X月X—X日地點(diǎn)：文德樓401會(huì)議室對(duì)象：xx、xx等3位評(píng)估專家接待內(nèi)容聽(tīng)取分管教學(xué)副院長(zhǎng)對(duì)評(píng)估工作的匯報(bào)檢查學(xué)校師資隊(duì)伍、辦學(xué)方針、培養(yǎng)方案等方面的內(nèi)容回答專家提出的問(wèn)題四、接待工作機(jī)構(gòu)（—）接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人：羅夏惠成員：羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華主要任務(wù)：對(duì)專家進(jìn)校后工作日程安排和接待方案進(jìn)行總體部署和安排，協(xié)調(diào)、督促、檢查、指導(dǎo)各項(xiàng)工作及要求相關(guān)人員按照要求完成各項(xiàng)迎評(píng)工作。（二）接待工作小組1.匯報(bào)組負(fù)責(zé)人：羅夏惠成員：羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華主要任務(wù)：匯報(bào)學(xué)院專業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)相關(guān)情況；解釋專家檢查過(guò)程中遇到的一般疑問(wèn)；協(xié)助專家查閱教學(xué)資料；協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)完成其他迎評(píng)工作；由院長(zhǎng)負(fù)責(zé)好匯報(bào)PPT內(nèi)容，準(zhǔn)備招生情況、教育情況等的專家評(píng)估資料

。評(píng)估資料:專家手冊(cè)5本、評(píng)分表5套

。2.接待組負(fù)責(zé)人：陳靜梅成員：楊明芳、唐東、李學(xué)麗、白奇峰主要任務(wù)：（1）迎賓（選擇形象好、氣質(zhì)佳、普通話標(biāo)準(zhǔn)的年輕老師負(fù)責(zé)此次工作。檢查人員到達(dá)前30分鐘，提醒相關(guān)人員做好迎賓工作）。（2）精心設(shè)計(jì)考察路線，揚(yáng)長(zhǎng)避短，凸顯辦學(xué)特色。在去往辦公室的走廊中，設(shè)計(jì)一幅體現(xiàn)漢語(yǔ)專業(yè)文學(xué)藝術(shù)的海報(bào)和一幅體現(xiàn)廣告創(chuàng)意的海報(bào)，展出傳播系、廣告系學(xué)生在征文比賽、大廣賽中的獲獎(jiǎng)作品。在文德樓每一樓層安排好接待人員，擺設(shè)鮮花等，專家入場(chǎng)要以掌聲相迎。（4）在會(huì)議室中，將分院科學(xué)合理的規(guī)章制度、各級(jí)教師及學(xué)生的得獎(jiǎng)證書與優(yōu)秀作品提前整合，設(shè)計(jì)成各種形狀。將準(zhǔn)備贈(zèng)送專家的優(yōu)秀廣告作品、文章整理好，在視察結(jié)束后發(fā)放。（5）確定講解員和陪同人員，進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。xx負(fù)責(zé)講解，事先擬好講解稿，把分院的專業(yè)建設(shè)與課程建設(shè)精煉的融入，展現(xiàn)分院特色；講解時(shí)熟悉內(nèi)容，重要數(shù)字等信息要一口清。驗(yàn)收人員到來(lái)前1小時(shí)，再次提醒相關(guān)人員做好接待準(zhǔn)備。3.后勤組負(fù)責(zé)人：文化傳播學(xué)院學(xué)生會(huì)主席陳嫻成員：學(xué)生會(huì)組織部、辦公室成員主要任務(wù)：清潔工作準(zhǔn)備會(huì)議室外清潔工作。負(fù)責(zé)打掃分院辦公室、過(guò)道及走廊，檢查、督促消毒落實(shí)情況，并及時(shí)處理可能出現(xiàn)的情況，盡可能保持通風(fēng)，保證空氣質(zhì)量對(duì)辦公室、通道等公共區(qū)域的墻面、地面和物體的表面包括門窗、桌面、沙發(fā)、洗手池、衛(wèi)生間等。（XX檢查）會(huì)議室的清潔工作。提前一天清潔并布置接待室，保持室內(nèi)整潔有序，空氣清新。正確擺放接待室內(nèi)所需物品。辦公室里布置各種鮮花、茶水、水果等。正確擺放接待室內(nèi)所需物品。調(diào)試投影儀、音響等設(shè)備，放映相關(guān)資料；辦公室里布置各種鮮花、茶水、水果等。（XX檢查）宣傳準(zhǔn)備文德樓前、會(huì)議室橫幅“熱烈歡迎評(píng)估專家蒞臨文化傳播學(xué)院進(jìn)行評(píng)估指導(dǎo)”、“迎評(píng)、促建、重在建設(shè)”橫幅、宣傳牌的懸掛。播放辦公室設(shè)電子屏幕歡迎詞“熱烈歡迎教育部專家蒞臨文傳學(xué)院視察指導(dǎo)工作”。在會(huì)議室中，將分院科學(xué)合理的規(guī)章制度、各級(jí)教師及學(xué)生的得獎(jiǎng)證書與優(yōu)秀作品提前張貼。（XX檢查）會(huì)務(wù)準(zhǔn)備提前印制座位牌、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)布置、座位牌擺放；負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)秩序、臨時(shí)需求等。

整理辦公室的各種配置，調(diào)試投影儀、音響等設(shè)備，放映相關(guān)資料；7:30-8:00在崗，提前一天到場(chǎng)熟悉，保證電腦、投影儀開(kāi)機(jī)，必須等專家參觀或察看功能室后方可離開(kāi)。4.宣傳報(bào)道組負(fù)責(zé)人：郭猛主要成員：各年級(jí)廣告專業(yè)班委主要任務(wù)：全程攝像工作；條幅橫幅、宣傳牌的制作；匯報(bào)PPT的制作。制作歡迎橫幅、宣傳橫幅共2面，教學(xué)樓一幅，會(huì)議室一幅，網(wǎng)站建設(shè)，制作學(xué)院5分鐘宣傳短片。廣告創(chuàng)意的海報(bào)的設(shè)計(jì)；當(dāng)天完成活動(dòng)的宣傳報(bào)道撰寫。5.儀表風(fēng)紀(jì)組負(fù)責(zé)人：文化傳播學(xué)院學(xué)生會(huì)副主席陳中建成員：學(xué)生會(huì)宣傳部、文體部成員主要任務(wù)：學(xué)生著裝恰當(dāng)按規(guī)范要求進(jìn)行整理，下課期間禁止大聲喧嘩、嬉鬧。見(jiàn)到專家要問(wèn)好等。五、時(shí)間安排:時(shí)間地點(diǎn)內(nèi)容負(fù)責(zé)人員9：00一教4樓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)整齊著裝站立一排，迎候?qū)＜医M光臨，引導(dǎo)至?xí)h室。

羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華9：10—9：25學(xué)院辦公室由書記簡(jiǎn)單介紹分院情況，著重匯報(bào)近兩年的發(fā)展情況（使用ppt）羅夏惠9：25-9:40學(xué)院辦公室院長(zhǎng)匯報(bào)專業(yè)和課程建設(shè)，檢查資料，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須在場(chǎng)，辦公室主任作關(guān)于專業(yè)建設(shè)的報(bào)告。陳祖君9:40-9:50學(xué)院辦公室專家提問(wèn)楊經(jīng)華9:50-10:30引導(dǎo)專家沿設(shè)計(jì)的固定線路對(duì)學(xué)院設(shè)施設(shè)備、校園文化、學(xué)生精神面貌初步考察，同時(shí)根據(jù)辦學(xué)條件組的要求細(xì)致全面考察校舍和設(shè)施設(shè)備，全程陪同，陳靜梅在前面引導(dǎo)。陳靜梅10:30-11:00學(xué)院辦公室歡送專家羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華、陳靜梅、楊明芳、唐東說(shuō)明：因?qū)＜医M具體活動(dòng)，時(shí)間安排還存在不確定的因素，如臨時(shí)變動(dòng)調(diào)整，以學(xué)校安排、教學(xué)檢查協(xié)調(diào)組通知為準(zhǔn)。六、后期工作：1、物資整理：接待場(chǎng)地物資整理。

2、總結(jié)提升：接待完畢后，組織總結(jié)大會(huì)，以改善不足，提煉經(jīng)驗(yàn)。3、宣傳報(bào)道：整理新聞稿件，在24小時(shí)之內(nèi)進(jìn)行宣傳報(bào)道。經(jīng)費(fèi)預(yù)算：名稱單價(jià)（元）數(shù)量費(fèi)用（元）礦泉水茶葉橫幅煙酒辦公用品其他總計(jì)八、附件（一）注意事項(xiàng)1.人員通知安排。各協(xié)調(diào)、責(zé)任人員要負(fù)責(zé)將各自職責(zé)范圍內(nèi)工作任務(wù)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行轉(zhuǎn)答、安排，說(shuō)明注意事項(xiàng)。視察期間無(wú)教學(xué)任務(wù)的老師必須全部參與迎評(píng)工作。

2.確保對(duì)接到位。各環(huán)節(jié)責(zé)任人員要相互協(xié)調(diào)，保持聯(lián)絡(luò)，確保對(duì)接到位。

各小組要明確責(zé)任，在做好本職工作的同時(shí)，也要協(xié)助其他組的工作，緊密配合專家完成對(duì)我分院的評(píng)估工作。3.臨時(shí)情況處置。遇到臨時(shí)性突發(fā)狀況要及時(shí)匯報(bào)、協(xié)調(diào)解決，重要事項(xiàng)及時(shí)報(bào)告。4.會(huì)場(chǎng)管理工作。每20—30分鐘添加茶水或視情況而定；會(huì)后拍照，依據(jù)重要程度進(jìn)行拍照留戀；會(huì)后整理（如專家需資料，裝袋贈(zèng)送）；5．事先安排人員關(guān)注專家活動(dòng)，以便及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。（二）相關(guān)預(yù)案欲達(dá)目的:在專業(yè)建設(shè)與課程建設(shè)中展現(xiàn)本分院的特色，以吸引評(píng)估專家，給專家留下良好印象，使評(píng)估工作圓滿成功。1.專家提問(wèn)預(yù)案（1）專家來(lái)之前,分院進(jìn)行相關(guān)問(wèn)題的猜想及培訓(xùn)，召集分院老師收集和討論體現(xiàn)分院特色的素材；（2）每位老師都得熟記本院的專業(yè)特色，了解本院的具體工作情況以及未來(lái)的發(fā)展動(dòng)向；（3）專家的第一個(gè)問(wèn)題由分院領(lǐng)導(dǎo)回答，其他教師先不回答；（4）專業(yè)性的問(wèn)題由教研組負(fù)責(zé)人或資深教師回答；（5）所有回答問(wèn)題的教師都應(yīng)該以分院特色為重點(diǎn)（555111；1111），圍繞專業(yè)建設(shè)和課程建設(shè)進(jìn)行回答，切不可離題；2.查閱資料預(yù)案（1）可將突顯分院成績(jī)的資料放在顯眼處（如近兩年來(lái)分院獲得的碩士點(diǎn)、廣告大賽、征文大賽等成績(jī)），以便專家看到亮點(diǎn)；（2）資料庫(kù)由相關(guān)人員值班，以便講解；（3）資料事先經(jīng)分院教師整合，突出亮點(diǎn)和特色（如漢語(yǔ)言“555111”、廣告學(xué)“1111”）；（4）查閱資料結(jié)束時(shí)，可以廣告專業(yè)同學(xué)的優(yōu)秀廣告作品作為紀(jì)念禮物贈(zèng)送給各位專家。（三）接待時(shí)的禮儀規(guī)范及事項(xiàng)：1.握手力度：握手時(shí)力度要適中，太輕給人以輕視；太重，也不好；原則：要遵循“尊者先伸手”的原則，有女同志時(shí)要讓女同志主動(dòng)伸手；姿勢(shì)：距離對(duì)方約一步，兩足站立，正面朝向?qū)Ψ?，上身微微前傾，雙目注視對(duì)方，微笑伸手；時(shí)間：在心里默數(shù)1,2,3,4,5后才緊開(kāi)手2.迎接禮儀要先介紹最高領(lǐng)導(dǎo)，依次介紹；把男士介紹給女士。"你好，這是王先生"；介紹的時(shí)候要謙虛謹(jǐn)慎，注意對(duì)方的年齡和職位。"劉總，你好，這是小王"千萬(wàn)別調(diào)換了。3.接待禮儀要走在客人前面。上樓、下樓都走在客人前面距離為一、兩個(gè)臺(tái)階，不要走的太快；要讓客人走樓梯的內(nèi)側(cè)，主人走外側(cè)；接待對(duì)方要做到“三到”：眼到，口到，意到。多一份熱情，多一份細(xì)心。口到即目光熱忱，包括：正視對(duì)方，眉目含笑，注視也要點(diǎn)到為止。口到即舌燦如花，包括：語(yǔ)言相通，句句含情，溝通到位。意到即溫情如春，包括：神態(tài)端莊，表情自然，舉止大方。4.接待禮儀的禁忌接待來(lái)賓時(shí)，不要斜視對(duì)方，目光中不要有意無(wú)意流露出蔑視或敵意；使用對(duì)方不懂得語(yǔ)言或話語(yǔ)；舉止不要過(guò)于隨便或拘謹(jǐn)。文化傳播學(xué)院辦公室二零一五年五月十一日5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410187866086962880217088100343356185101775831174086674