迎接教育部專家到文化傳播學院接待方案

為做好迎接教育部專家組評估考察各項工作的協(xié)調安排，經(jīng)學校評建工作領導小組研究，制定本接待方案，根據(jù)實際情況，本方案可作適當調整。一、接待方針以各級教育部行政管理部門、上級有關文件指導精神要求為導向，結合學院的工作實際，全體教師職工、廣大學生要樹立大局意識整體意識，在評估期間堅守崗位，履行職責，服從安排，積極參與。高度重視，周密安排，熱情接待，周到服務，為順利完成評估工作任務提供一流服務，為學院增光添彩。在接待工作上既要實事求是又要充分體現(xiàn)學院特色、亮點，全體教職工、同學要以飽滿的工作熱情，高度的責任心和使命感確保評估工作順利通過。二、接待時間、地點、對象時間：2015年X月X—X日地點：文德樓401會議室對象：xx、xx等3位評估專家接待內容聽取分管教學副院長對評估工作的匯報檢查學校師資隊伍、辦學方針、培養(yǎng)方案等方面的內容回答專家提出的問題四、接待工作機構（—）接待工作領導小組負責人：羅夏惠成員：羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華主要任務：對專家進校后工作日程安排和接待方案進行總體部署和安排，協(xié)調、督促、檢查、指導各項工作及要求相關人員按照要求完成各項迎評工作。（二）接待工作小組1.匯報組負責人：羅夏惠成員：羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華主要任務：匯報學院專業(yè)建設、人才培養(yǎng)相關情況；解釋專家檢查過程中遇到的一般疑問；協(xié)助專家查閱教學資料；協(xié)助學校領導完成其他迎評工作；由院長負責好匯報PPT內容，準備招生情況、教育情況等的專家評估資料

。評估資料:專家手冊5本、評分表5套

。2.接待組負責人：陳靜梅成員：楊明芳、唐東、李學麗、白奇峰主要任務：（1）迎賓（選擇形象好、氣質佳、普通話標準的年輕老師負責此次工作。檢查人員到達前30分鐘，提醒相關人員做好迎賓工作）。（2）精心設計考察路線，揚長避短，凸顯辦學特色。在去往辦公室的走廊中，設計一幅體現(xiàn)漢語專業(yè)文學藝術的海報和一幅體現(xiàn)廣告創(chuàng)意的海報，展出傳播系、廣告系學生在征文比賽、大廣賽中的獲獎作品。在文德樓每一樓層安排好接待人員，擺設鮮花等，專家入場要以掌聲相迎。（4）在會議室中，將分院科學合理的規(guī)章制度、各級教師及學生的得獎證書與優(yōu)秀作品提前整合，設計成各種形狀。將準備贈送專家的優(yōu)秀廣告作品、文章整理好，在視察結束后發(fā)放。（5）確定講解員和陪同人員，進行適當?shù)呐嘤?。xx負責講解，事先擬好講解稿，把分院的專業(yè)建設與課程建設精煉的融入，展現(xiàn)分院特色；講解時熟悉內容，重要數(shù)字等信息要一口清。驗收人員到來前1小時，再次提醒相關人員做好接待準備。3.后勤組負責人：文化傳播學院學生會主席陳嫻成員：學生會組織部、辦公室成員主要任務：清潔工作準備會議室外清潔工作。負責打掃分院辦公室、過道及走廊，檢查、督促消毒落實情況，并及時處理可能出現(xiàn)的情況，盡可能保持通風，保證空氣質量對辦公室、通道等公共區(qū)域的墻面、地面和物體的表面包括門窗、桌面、沙發(fā)、洗手池、衛(wèi)生間等。（XX檢查）會議室的清潔工作。提前一天清潔并布置接待室，保持室內整潔有序，空氣清新。正確擺放接待室內所需物品。辦公室里布置各種鮮花、茶水、水果等。正確擺放接待室內所需物品。調試投影儀、音響等設備，放映相關資料；辦公室里布置各種鮮花、茶水、水果等。（XX檢查）宣傳準備文德樓前、會議室橫幅“熱烈歡迎評估專家蒞臨文化傳播學院進行評估指導”、“迎評、促建、重在建設”橫幅、宣傳牌的懸掛。播放辦公室設電子屏幕歡迎詞“熱烈歡迎教育部專家蒞臨文傳學院視察指導工作”。在會議室中，將分院科學合理的規(guī)章制度、各級教師及學生的得獎證書與優(yōu)秀作品提前張貼。（XX檢查）會務準備提前印制座位牌、現(xiàn)場會場布置、座位牌擺放；負責會場秩序、臨時需求等。

整理辦公室的各種配置，調試投影儀、音響等設備，放映相關資料；7:30-8:00在崗，提前一天到場熟悉，保證電腦、投影儀開機，必須等專家參觀或察看功能室后方可離開。4.宣傳報道組負責人：郭猛主要成員：各年級廣告專業(yè)班委主要任務：全程攝像工作；條幅橫幅、宣傳牌的制作；匯報PPT的制作。制作歡迎橫幅、宣傳橫幅共2面，教學樓一幅，會議室一幅，網(wǎng)站建設，制作學院5分鐘宣傳短片。廣告創(chuàng)意的海報的設計；當天完成活動的宣傳報道撰寫。5.儀表風紀組負責人：文化傳播學院學生會副主席陳中建成員：學生會宣傳部、文體部成員主要任務：學生著裝恰當按規(guī)范要求進行整理，下課期間禁止大聲喧嘩、嬉鬧。見到專家要問好等。五、時間安排:時間地點內容負責人員9：00一教4樓學院領導整齊著裝站立一排，迎候專家組光臨，引導至會議室。

羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華9：10—9：25學院辦公室由書記簡單介紹分院情況，著重匯報近兩年的發(fā)展情況（使用ppt）羅夏惠9：25-9:40學院辦公室院長匯報專業(yè)和課程建設，檢查資料，相關領導人員必須在場，辦公室主任作關于專業(yè)建設的報告。陳祖君9:40-9:50學院辦公室專家提問楊經(jīng)華9:50-10:30引導專家沿設計的固定線路對學院設施設備、校園文化、學生精神面貌初步考察，同時根據(jù)辦學條件組的要求細致全面考察校舍和設施設備，全程陪同，陳靜梅在前面引導。陳靜梅10:30-11:00學院辦公室歡送專家羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華、陳靜梅、楊明芳、唐東說明：因專家組具體活動，時間安排還存在不確定的因素，如臨時變動調整，以學校安排、教學檢查協(xié)調組通知為準。六、后期工作：1、物資整理：接待場地物資整理。

2、總結提升：接待完畢后，組織總結大會，以改善不足，提煉經(jīng)驗。3、宣傳報道：整理新聞稿件，在24小時之內進行宣傳報道。經(jīng)費預算：名稱單價（元）數(shù)量費用（元）礦泉水茶葉橫幅煙酒辦公用品其他總計八、附件（一）注意事項1.人員通知安排。各協(xié)調、責任人員要負責將各自職責范圍內工作任務對相關人員進行轉答、安排，說明注意事項。視察期間無教學任務的老師必須全部參與迎評工作。

2.確保對接到位。各環(huán)節(jié)責任人員要相互協(xié)調，保持聯(lián)絡，確保對接到位。

各小組要明確責任，在做好本職工作的同時，也要協(xié)助其他組的工作，緊密配合專家完成對我分院的評估工作。3.臨時情況處置。遇到臨時性突發(fā)狀況要及時匯報、協(xié)調解決，重要事項及時報告。4.會場管理工作。每20—30分鐘添加茶水或視情況而定；會后拍照，依據(jù)重要程度進行拍照留戀；會后整理（如專家需資料，裝袋贈送）；5．事先安排人員關注專家活動，以便及時采取應對措施。（二）相關預案欲達目的:在專業(yè)建設與課程建設中展現(xiàn)本分院的特色，以吸引評估專家，給專家留下良好印象，使評估工作圓滿成功。1.專家提問預案（1）專家來之前,分院進行相關問題的猜想及培訓，召集分院老師收集和討論體現(xiàn)分院特色的素材；（2）每位老師都得熟記本院的專業(yè)特色，了解本院的具體工作情況以及未來的發(fā)展動向；（3）專家的第一個問題由分院領導回答，其他教師先不回答；（4）專業(yè)性的問題由教研組負責人或資深教師回答；（5）所有回答問題的教師都應該以分院特色為重點（555111；1111），圍繞專業(yè)建設和課程建設進行回答，切不可離題；2.查閱資料預案（1）可將突顯分院成績的資料放在顯眼處（如近兩年來分院獲得的碩士點、廣告大賽、征文大賽等成績），以便專家看到亮點；（2）資料庫由相關人員值班，以便講解；（3）資料事先經(jīng)分院教師整合，突出亮點和特色（如漢語言“555111”、廣告學“1111”）；（4）查閱資料結束時，可以廣告專業(yè)同學的優(yōu)秀廣告作品作為紀念禮物贈送給各位專家。（三）接待時的禮儀規(guī)范及事項：1.握手力度：握手時力度要適中，太輕給人以輕視；太重，也不好；原則：要遵循“尊者先伸手”的原則，有女同志時要讓女同志主動伸手；姿勢：距離對方約一步，兩足站立，正面朝向對方，上身微微前傾，雙目注視對方，微笑伸手；時間：在心里默數(shù)1,2,3,4,5后才緊開手2.迎接禮儀要先介紹最高領導，依次介紹；把男士介紹給女士。"你好，這是王先生"；介紹的時候要謙虛謹慎，注意對方的年齡和職位。"劉總，你好，這是小王"千萬別調換了。3.接待禮儀要走在客人前面。上樓、下樓都走在客人前面距離為一、兩個臺階，不要走的太快；要讓客人走樓梯的內側，主人走外側；接待對方要做到“三到”：眼到，口到，意到。多一份熱情，多一份細心?？诘郊茨抗鉄岢?，包括：正視對方，眉目含笑，注視也要點到為止?？诘郊瓷酄N如花，包括：語言相通，句句含情，溝通到位。意到即溫情如春，包括：神態(tài)端莊，表情自然，舉止大方。4.接待禮儀的禁忌接待來賓時，不要斜視對方，目光中不要有意無意流露出蔑視或敵意；使用對方不懂得語言或話語；舉止不要過于隨便或拘謹。文化傳播學院辦公室二零一五年五月十一日5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410187866086962880217088100343356185101775831174086674