VEI人員檔案維護(hù)手冊(cè)

PAGE4FMSC服務(wù)部編制：審核：審批：

目錄一、人員檔案維護(hù)的簡(jiǎn)要流程1、新建檔案2、修改檔案3、人員離職二、人員檔案維護(hù)的要求三、操作指南1、角色設(shè)置2、組織設(shè)置3、經(jīng)銷商檔案維護(hù)4、經(jīng)銷商檔案修改5、4S店審核6、離職申請(qǐng)維護(hù)7、離職申請(qǐng)初審

一、人員檔案維護(hù)的簡(jiǎn)要流程1、新建檔案銷售服務(wù)店應(yīng)為新入職員工建立人員檔案，完成4S店審核工作，并立即通知區(qū)域服務(wù)顧問，由其完成下一級(jí)審核工作，直至人員檔案達(dá)到終審狀態(tài)。以下為建立人員檔案的簡(jiǎn)單流程：建立人員檔案業(yè)務(wù)流程圖工作流程R（負(fù)責(zé)）A（批準(zhǔn)）S（支持）I（告知）C（咨詢）N新晉員工入職N新晉員工入職收集維護(hù)人員檔案所需的人員信息設(shè)置人員崗位建立VEI帳號(hào)并分配崗位4S店審核人員檔案N人員檔案生效維護(hù)人員檔案信息FMSC服務(wù)部審核人員檔案YY4S店新晉員工直屬領(lǐng)導(dǎo)4S店指定專人4S店指定專人4S店指定專人4S店指定專人區(qū)域服務(wù)顧問區(qū)域服務(wù)顧問4S店服務(wù)經(jīng)理新晉員工新晉員工區(qū)域服務(wù)顧問4S店服務(wù)經(jīng)理新晉員工2、修改檔案人員檔案的信息有任何變化，服務(wù)店均需及時(shí)修改，并完成審核，特別強(qiáng)調(diào)，如果人員檔案的崗位等重要信息發(fā)生變化，服務(wù)店應(yīng)立即進(jìn)行修改，并完成4S店審核工作，及時(shí)通知區(qū)域服務(wù)顧問，以便完成人員檔案的下一級(jí)審核工作，直至終審。修改人員檔案業(yè)務(wù)流程圖工作流程R（負(fù)責(zé)）A（批準(zhǔn)）S（支持）I（告知）C（咨詢）N人員檔案信息變化N人員檔案信息變化收集人員檔案變化的信息分配人員崗位4S店審核人員檔案N人員檔案生效修改人員檔案信息FMSC服務(wù)部審核人員檔案YY新晉員工直屬領(lǐng)導(dǎo)4S店指定專人4S店指定專人4S店指定專人區(qū)域服務(wù)顧問4S店服務(wù)經(jīng)理新晉員工區(qū)域服務(wù)顧問4S店服務(wù)經(jīng)理新晉員工3、人員離職對(duì)于離職的人員，應(yīng)該辦理離職申請(qǐng)，并完成4S店審核，并及時(shí)上報(bào)給區(qū)域服務(wù)顧問，由其確認(rèn)、審核；對(duì)于離職的人員，不允許服務(wù)店將其擅自作廢，必須按照離職程序辦理。VEI人員離職業(yè)務(wù)流程圖工作流程R（負(fù)責(zé)）A（批準(zhǔn)）S（支持）I（告知）C（咨詢）N提出離職申請(qǐng)N提出離職申請(qǐng)4S店審核人員離職檔案N人員檔案離職生效提出VEI離職申請(qǐng)F(tuán)MSC服務(wù)部審核人員離職檔案YY4S店審核NY員工/4S店4S店人事部門4S店指定專人4S店指定專人區(qū)域服務(wù)顧問4S店人事部門4S店總經(jīng)理4S店服務(wù)經(jīng)理4S店/員工區(qū)域服務(wù)顧問4S店服務(wù)經(jīng)理區(qū)域服務(wù)顧問員工部門領(lǐng)導(dǎo)二、人員檔案維護(hù)的要求為了保證人員檔案維護(hù)工作的順利進(jìn)行，在此再次強(qiáng)調(diào)：銷售服務(wù)店應(yīng)及時(shí)為員工維護(hù)人員檔案，完成4S店審核工作，并立即通知區(qū)域服務(wù)顧問，由其完成下一級(jí)審核工作，直至人員檔案達(dá)到終審狀態(tài)。銷售服務(wù)店應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)維護(hù)VEI人員檔案，服務(wù)經(jīng)理需對(duì)銷售服務(wù)店服務(wù)部門人員的檔案維護(hù)負(fù)責(zé)，保證給在職工作的服務(wù)人員維護(hù)檔案，在店里見習(xí)的服務(wù)人員，可以暫時(shí)不用給其建立VEI人員檔案，一旦正式錄用，必須立即給其建立人員檔案并完成審核工作，特別強(qiáng)調(diào)，如果銷售服務(wù)店準(zhǔn)備安排見習(xí)人員參加一汽馬自達(dá)組織的培訓(xùn)，必須在提報(bào)培訓(xùn)申請(qǐng)前為其建立人員檔案，并保證人員檔案已經(jīng)審核完畢，原因是：所有通過認(rèn)證的人員均以VEI提示為準(zhǔn)，人員檔案如果不是終審狀態(tài)，則無法在VEI中給參訓(xùn)學(xué)員維護(hù)成績(jī)，系統(tǒng)無法識(shí)別人員通過的等級(jí)。只有在“組織設(shè)置”節(jié)點(diǎn)里面為人員維護(hù)信息后，才能在“經(jīng)銷商檔案維護(hù)”里面為人員新建檔案。以下是在維護(hù)人員檔案過程中，對(duì)一些具體細(xì)節(jié)的要求：人員應(yīng)與人員檔案一一對(duì)應(yīng)，不允許一個(gè)人同時(shí)存在兩個(gè)人員檔案，應(yīng)將不用的檔案作廢或辦理離職手續(xù)。在“組織設(shè)置”節(jié)點(diǎn)中，建立人員的VEI帳號(hào)、姓名、密碼等信息，并分配崗位；設(shè)置“組織屬性”對(duì)話框中，如下圖：“編號(hào)”即為VEI帳號(hào)，建議按照一定的規(guī)律設(shè)置，例如按照部門名稱和姓名的聲母組合形式創(chuàng)建，如fwblxl。如果帳號(hào)有重復(fù)，可以在后面加上1、2區(qū)別；在“名稱”中填寫人員的姓名，特別注意的是，應(yīng)當(dāng)在輸入框中連續(xù)錄入姓名，不要在名字中加入空格、符號(hào)等，也不要在此處加入人員的崗位名稱；注意，不允許在此處用崗位名稱來代替人員的姓名；在維護(hù)人員崗位時(shí)，應(yīng)將人員主要從事的崗位名稱填寫到“崗位”對(duì)話框中，將兼職的崗位名稱填寫到“崗位二”中。維護(hù)人員檔案時(shí)，人員的身份證、性別等信息一定要如實(shí)、準(zhǔn)確的填寫，檔案被審核后，此信息將無法更改。三、操作指南備注：“操作指南”參考VEI在線幫助系統(tǒng)相關(guān)節(jié)點(diǎn)內(nèi)容。1、角色設(shè)置【操作名稱】角色設(shè)置【操作目的】設(shè)置各個(gè)部門的工作人員的角色以及角色的工作權(quán)限【操作位置】VE-I網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)->系統(tǒng)設(shè)置->用戶管理->角色設(shè)置【前序操作】無【后續(xù)操作】組織設(shè)置注意：“角色設(shè)置”節(jié)點(diǎn)維護(hù)的是工作人員的崗位名稱，如服務(wù)顧問等。例如下圖的“利薩”就為崗位名稱，而并非人名?！扒靶虿僮鳌笔侵副静讲僮髦皯?yīng)該進(jìn)行的操作內(nèi)容?！昂罄m(xù)操作”是指本步操作之后應(yīng)該繼續(xù)做的操作內(nèi)容?！静僮鞑襟E圖例】打開“角色設(shè)置”畫面后，選擇<系統(tǒng)管理員>，點(diǎn)擊《新增》按鈕，出現(xiàn)“角色屬性”畫面。輸入相關(guān)信息【必須項(xiàng)·手工輸入】角色編號(hào)、角色名稱【必須項(xiàng)·系統(tǒng)自動(dòng)】角色類型【可選項(xiàng)·手工填入】備注【必須項(xiàng)·手工修正】權(quán)限【Tip】權(quán)限的選擇可以選擇到具體操作的節(jié)點(diǎn)，節(jié)點(diǎn)前面是“對(duì)號(hào)”，則代表擁有這個(gè)權(quán)限；節(jié)點(diǎn)前為“空”，則代表沒有這個(gè)權(quán)限。如果在父節(jié)點(diǎn)前選擇了“對(duì)號(hào)”，那么他便具有了父節(jié)點(diǎn)下所有子節(jié)點(diǎn)的權(quán)限。輸入相應(yīng)的信息，選擇好相應(yīng)的權(quán)限，點(diǎn)擊《確定》按鈕，完成角色設(shè)置；返回“角色設(shè)置”畫面。2、組織設(shè)置【操作名稱】組織設(shè)置【操作目的】設(shè)置各個(gè)部門和部門里的工作人員，并為工作人員分配角色【操作位置】VE-I網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)->系統(tǒng)設(shè)置->用戶管理->組織設(shè)置【前序操作】角色設(shè)置【后續(xù)操作】無【操作步驟圖例】打開“組織設(shè)置”畫面在左側(cè)的<樹>中選擇一個(gè)部門，點(diǎn)擊《添加部門》按鈕，出現(xiàn)“組織屬性”畫面2）.1輸入相關(guān)信息【必須項(xiàng)·手工修正】類型【必須項(xiàng)·手工輸入】編號(hào)、名稱【可選項(xiàng)·手工填入】備注【Tip】如果在程序中新建了倉庫信息，則點(diǎn)擊《選擇》按鈕，出現(xiàn)“部門查找”畫面。2）.2選擇一條相應(yīng)的信息，點(diǎn)擊《確定》按鈕，返回“組織屬性”畫面。輸入好相應(yīng)的信息，點(diǎn)擊《確定》按鈕，返回“組織設(shè)置”畫面。在左側(cè)的<樹>中選擇一個(gè)部門，點(diǎn)擊《添加人員》按鈕，出現(xiàn)“組織屬性”畫面4）.1輸入相應(yīng)的信息【必須項(xiàng)·手工修正】所屬角色列表【必須項(xiàng)·手工輸入】編號(hào)、名稱、登陸密碼、人員【可選項(xiàng)·手工填入】備注4）.2輸入相應(yīng)的信息，為這個(gè)人員選擇一個(gè)角色，點(diǎn)擊《確定》按鈕，信息設(shè)置完成。3、經(jīng)銷商檔案維護(hù)【操作名稱】經(jīng)銷商檔案維護(hù)【操作目的】經(jīng)銷商維護(hù)本店人員檔案信息【操作位置】VE-I網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)->辦公平臺(tái)->培訓(xùn)管理->人員檔案管理-經(jīng)銷商檔案維護(hù)【前序操作】無【后續(xù)操作】4S店審核【操作步驟圖例】打開“經(jīng)銷商檔案維護(hù)”畫面如圖所釋?！颈仨氻?xiàng)·手工修正】人員姓名、崗位一【必須項(xiàng)·手工添入】文化程度、移動(dòng)電話、身份證號(hào)（按真實(shí)添寫，添寫完畢后，按回車鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成出生年月與性別）、入職時(shí)間、照片【必須項(xiàng)·系統(tǒng)生成】檔案編號(hào)、出生年月、性別【可選項(xiàng)·手工修正】崗位二、崗位三、民族【可選項(xiàng)·手工添入】畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、辦公電話、傳真電話輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊《新增工作》按鈕，可新增工作經(jīng)歷【可選項(xiàng)·手工修正】開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間【可選項(xiàng)·手工添入】工作單位、職務(wù)、崗位、獎(jiǎng)勵(lì)、備注確認(rèn)后，點(diǎn)擊《新增》按鈕，再點(diǎn)擊《關(guān)閉》按鈕，返回到經(jīng)銷商檔案維護(hù)界面中。也可以點(diǎn)擊《新增培訓(xùn)》按鈕，可新增內(nèi)部培訓(xùn)經(jīng)歷?！究蛇x項(xiàng)·手工修正】開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間【可選項(xiàng)·手工添入】課程名稱、成績(jī)、課程內(nèi)容、備注確認(rèn)后，點(diǎn)擊《新增》按鈕，再點(diǎn)擊《關(guān)閉》按鈕，返回到經(jīng)銷商檔案維護(hù)界面中。添寫無誤后點(diǎn)擊《保存》按鈕。4、經(jīng)銷商檔案修改【操作名稱】經(jīng)銷商檔案修改【操作目的】經(jīng)銷商對(duì)本店人員檔案信息的修改【操作位置】VE-I網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)->辦公平臺(tái)->培訓(xùn)管理->人員檔案管理-經(jīng)銷商檔案修改【前序操作】經(jīng)銷商檔案維護(hù)【后續(xù)操作】無【操作步驟圖例】打開“經(jīng)銷商檔案修改”畫面，按條件查詢出需要修改的數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊《修改》按鈕打開“經(jīng)銷商檔案維護(hù)”畫面如圖所釋。【必須項(xiàng)·手工修正】人員姓名、崗位一【必須項(xiàng)·手工添入】文化程度、移動(dòng)電話、身份證號(hào)（按真實(shí)添寫，添寫完畢后，按回車鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成出生年月與性別）、入職時(shí)間、照片【必須項(xiàng)·系統(tǒng)生成】檔案編號(hào)、出生年月、性別【可選項(xiàng)·手工修正】崗位二、崗位三、民族【可選項(xiàng)·手工添入】畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、辦公電話、傳真電話輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，可以通過《新增工作》、《修改工作》、《新增培訓(xùn)》、《修改培訓(xùn)》按鈕新增或修改工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷。在“經(jīng)銷商檔案修改”也可以點(diǎn)擊查看此身份證號(hào)對(duì)應(yīng)的所有離職檔案信息，或者點(diǎn)擊查看此身份證號(hào)對(duì)應(yīng)的所有的培訓(xùn)經(jīng)歷5、4S店審核【操作名稱】4S店審核【操作目的】經(jīng)銷商對(duì)新建狀態(tài)的本店人員檔案的審核【操作位置】VE-I網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)->辦公平臺(tái)->培訓(xùn)管理->人員檔案管理-4S店審核【前序操作】經(jīng)銷商檔案維護(hù)【后續(xù)操作】無【操作步驟圖例】打開“4S店審核”畫面，按條件查詢出需要審核的數(shù)據(jù)。（只有需要審核的崗位對(duì)應(yīng)的人員才可以審核，其他崗位人員維護(hù)后不需要審核直接生效）點(diǎn)擊《審核通過》按鈕,彈出審核意見窗體，添入意見后，點(diǎn)擊《確定》按鈕。也可以點(diǎn)擊《審核不過》按鈕，添入意見后，點(diǎn)擊《確定》按鈕在“4S店審核”界面中，也可以點(diǎn)擊查看此身份證號(hào)對(duì)應(yīng)的所有離職檔案信息，或者點(diǎn)擊查看此身份證號(hào)對(duì)應(yīng)的所有的培訓(xùn)經(jīng)歷。6、離職申請(qǐng)維護(hù)【操作名稱】離職申請(qǐng)維護(hù)【操作目的】經(jīng)銷商維護(hù)本店人員離職申請(qǐng)【操作位置】VE-I網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)->辦公平臺(tái)->培訓(xùn)管理->人員檔案管理-離職申請(qǐng)維護(hù)【前序操作】無【后續(xù)操作】離職申請(qǐng)初審【操作步驟圖例】打開“離職申請(qǐng)維護(hù)”畫面，點(diǎn)擊《新增》按鈕?！颈仨氻?xiàng)·手工修正】人員檔案、離職時(shí)間（必須大于當(dāng)前時(shí)間）【必須項(xiàng)·手工添入】離職原因【可選項(xiàng)·手工添入】備注注：某些崗位離職不需要審核時(shí)，狀態(tài)會(huì)直接標(biāo)記為‘本部審核通過’，否則狀態(tài)會(huì)標(biāo)記為‘新建’輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊《保存》按鈕。也可以在“離職申請(qǐng)維護(hù)”畫面，按條件查詢所需要的信息，修改或作廢申請(qǐng)單。也可以點(diǎn)擊查看此身份證號(hào)對(duì)應(yīng)的所有離職檔案信息，或者點(diǎn)擊查看此身份證號(hào)對(duì)應(yīng)的所有的培訓(xùn)經(jīng)歷7、離職申請(qǐng)初審【操作名稱】離職申請(qǐng)初審【操作目的】經(jīng)銷商審核本店人員離職申請(qǐng)【操作位置】VE-I網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)->辦公平臺(tái)->培訓(xùn)管理->人員檔案管理-離職申請(qǐng)初審【前序操作】離職申請(qǐng)維護(hù)【后續(xù)操作】離職申請(qǐng)復(fù)審注意：“離職申請(qǐng)復(fù)審”由一汽馬自達(dá)服