合同管理內(nèi)控設(shè)計要點

合同管理內(nèi)控設(shè)計要點

一、合同管理流程合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段。合同訂立階段包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)；合同履行階段涉及合同履行、合同補充和變更、合同解除、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)。

二、合同各環(huán)節(jié)的設(shè)計要點

（一）合同調(diào)查

合同訂立前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進行合同調(diào)查，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對方當(dāng)事人具備履約能力。1.審查被調(diào)查對象的身份證件、法人登記證書、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件，必要時，可通過發(fā)證機關(guān)查詢證書的真實性和合法性，關(guān)注授權(quán)代理人的行為是否在其被授權(quán)范圍內(nèi)，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評價主體資格是否恰當(dāng)。2.獲取調(diào)查對象經(jīng)審計的財務(wù)報告、以往交易記錄等財務(wù)和非財務(wù)信息，分析其獲利能力、償債能力和營運能力，評估其財務(wù)風(fēng)險和信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關(guān)注其資信變化，建立和及時更新合同對方的商業(yè)信用檔案。3.對被調(diào)查對象進行現(xiàn)場調(diào)查，實地了解和全面評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營情況，分析其合同履約能力。4.與被調(diào)查對象的主要供應(yīng)商、客戶、開戶銀行、主管稅務(wù)機關(guān)和工商管理部門等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽、履約能力等情況。

（二）合同談判

初步確定準(zhǔn)合同對象后，企業(yè)內(nèi)部的合同承辦部門將在授權(quán)范圍內(nèi)與對方進行合同談判，按照自愿、公平原則，磋商合同內(nèi)容和條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。1.收集談判對手資料，充分熟悉談判對手情況，做到知己知彼；研究國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務(wù)價格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息，正確制定本企業(yè)談判策略。2.關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細節(jié)，具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價格的確定方式與支付方式，履約期限和方式，違約責(zé)任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。3.對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團隊智慧，及時總結(jié)談判過程中的得失，研究確定下一步談判策略。4.必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作，并充分了解外部專家的專業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。5.加強保密工作，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。6.對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。

（三）合同文本擬定

企業(yè)在合同談判后，根據(jù)協(xié)商談判結(jié)果，擬定合同文本。1.企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書面合之后方可生效的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

（六）合同履行

合同訂立后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)與合同對方當(dāng)事人一起遵循誠實信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。1.強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。2.對合同對方的合同履行情況實施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時提示風(fēng)險，并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。3.根據(jù)需要及時補充、變更甚至解除合同。一是對于合同沒有約定或約定不明確的內(nèi)容，通過雙方協(xié)商一致對原有合同進行補充；無法達成補充協(xié)議的，按照國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定；二是，對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜；三是對方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面提出索賠。4.加強合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實質(zhì)性答復(fù)或承諾。

（七）合同結(jié)算

合同結(jié)算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)，既是對合同簽訂的審查，也是對合同執(zhí)行的監(jiān)督，一般由財會部門負(fù)責(zé)辦理。1.財會部門應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，及時催收到期欠款。2.未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報告。

（八）合同登記

合同登記管理制度體現(xiàn)合同的全過程封閉管理，合同的簽署、履行、結(jié)算、補充或變更、解除等都需要進行合同登記。

1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，合同終結(jié)應(yīng)及時辦理銷號和歸檔手續(xù)，以實行合同的全過程封閉管理。2.建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號制度，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。3.加強合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業(yè)秘密。4.規(guī)范合同管理人員職責(zé)，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。

三、合同管理的后評估

合同作為企業(yè)承擔(dān)獨立民事責(zé)任、履行權(quán)利義務(wù)的重要依據(jù)，是企業(yè)管理活動的重要痕跡，也是企業(yè)風(fēng)險管理的主要載