電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

會(huì)計(jì)要素中的“交叉審查”功能是在未經(jīng)會(huì)計(jì)賬簿登記的情況下發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)錯(cuò)誤。提前編制的“交叉審查”程序?qū)h除驗(yàn)證標(biāo)記，錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則編制者將正確編制會(huì)計(jì)準(zhǔn)則?！胺从涃~”功能就是當(dāng)月在登記會(huì)計(jì)賬簿以后發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)差錯(cuò)時(shí),使用此項(xiàng)功能糾錯(cuò)。“反結(jié)賬”功能就是在會(huì)計(jì)月結(jié)特別是年結(jié)后,發(fā)現(xiàn)存在會(huì)計(jì)核算差錯(cuò),修改前幾個(gè)月甚至前幾個(gè)會(huì)計(jì)年度的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。1反饋系統(tǒng)、反帳和反帳功能1.1大量違規(guī)信息會(huì)對(duì)審計(jì)工作的影響在出現(xiàn)錯(cuò)誤憑證的情況下,對(duì)于手工賬而言,財(cái)會(huì)人員只能編制大量的錯(cuò)賬更正憑證予以更正,從而導(dǎo)致賬薄中存在大量無(wú)用的冗余信息,財(cái)會(huì)人員查到一筆又一筆的錯(cuò)賬時(shí),他們也許在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更正,這種情況大量出現(xiàn)時(shí),會(huì)使審計(jì)人員對(duì)錯(cuò)弊產(chǎn)生麻痹思想,影響審計(jì)工作的效率和查錯(cuò)能力。如果有反復(fù)核、反記賬功能就可以先取消復(fù)核和記賬,修正后錯(cuò)誤憑證后再重新記賬,賬薄中的冗余信息就可以大大減少,賬薄信息就會(huì)簡(jiǎn)潔明了,便于利用。1.2將先各類(lèi)誤賬作為錯(cuò)誤的賬證,有利于銀行自身發(fā)展手工會(huì)計(jì)中由于會(huì)計(jì)人員的粗心,常常發(fā)生過(guò)賬錯(cuò)誤,導(dǎo)致賬證不符,這時(shí)一般利用劃線更正法予以更正。在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,記賬實(shí)質(zhì)是將記賬憑證庫(kù)的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)中,而且正式過(guò)賬前要先對(duì)所記賬憑證進(jìn)行平衡校驗(yàn),以保證其正確性,所以賬證一般是相符的。但是當(dāng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)遭受計(jì)算機(jī)病毒的侵襲,或者存放會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)硬盤(pán)扇區(qū)遭受物理?yè)p害,或者賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)在沒(méi)有啟動(dòng)電算化財(cái)務(wù)軟件的情況下被人為非法篡改,這就完全可能導(dǎo)致賬證不符。無(wú)論是賬簿錯(cuò)誤還是憑證錯(cuò)誤,或者賬證都有錯(cuò)誤,都無(wú)法象手工會(huì)計(jì)那樣采用劃線更正法、補(bǔ)充登記法或赤字沖消法來(lái)更正,最好的辦法就是反記賬。如果憑證數(shù)據(jù)正確,僅僅是賬簿記錄有誤,取消錯(cuò)誤的賬簿后將正確的憑證轉(zhuǎn)入即可;如果是憑證有誤,則不管賬簿記錄是否正確均應(yīng)先取消賬簿記錄數(shù)據(jù),再對(duì)錯(cuò)誤憑證一一進(jìn)行修改,審核無(wú)誤后重新登記入賬。1.3反記賬功能的實(shí)現(xiàn)在手工會(huì)計(jì)中,這也許不成為一個(gè)問(wèn)題,記賬人員只須隨后續(xù)接下去登記就可以了,但在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,記賬是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行的,當(dāng)意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬過(guò)程被意外中斷時(shí),財(cái)會(huì)人員無(wú)法了解計(jì)算機(jī)到底已經(jīng)登錄了多少?gòu)垜{證,因而也就無(wú)法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后續(xù)接記賬。也許從理論上說(shuō),對(duì)計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)軟件精通的人能通過(guò)查詢賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)記錄等方法,獲知記賬過(guò)程中斷時(shí)已登記的憑證,但對(duì)普通的電算化會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō),這是不現(xiàn)實(shí)的。而且即使獲知意外中斷時(shí)已登記的憑證數(shù),會(huì)計(jì)軟件也不允許續(xù)接記賬,唯一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。對(duì)此,《會(huì)計(jì)核算基本功能規(guī)范》也規(guī)定,會(huì)計(jì)軟件“應(yīng)當(dāng)具有在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)部和外部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下,利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。這里的最近狀態(tài)就是對(duì)最后一次記賬進(jìn)行反記賬后的狀態(tài)。2“重復(fù)計(jì)算、反向計(jì)算和反計(jì)算”的弊端2.1需要修改的記賬憑證《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第18條、19條明確規(guī)定:“在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過(guò)或者相應(yīng)記賬憑證審核通過(guò)或者登賬后,原始憑證確需修改,會(huì)計(jì)核算軟件在留有痕跡的前提下,可以提供修改和對(duì)修改后的機(jī)內(nèi)原始憑證與相應(yīng)的記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能”,“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并已審核通過(guò)或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的,可以采用紅字沖銷(xiāo)法或者補(bǔ)充更正法進(jìn)行更正,記賬憑證輸入時(shí)可用‘一’號(hào)或者其他標(biāo)記表示”。使用“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能更正會(huì)計(jì)工作差錯(cuò),不僅違背了上述有關(guān)會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法的規(guī)定,而且在原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿等方面,大多數(shù)的財(cái)務(wù)軟件沒(méi)有或很少提供必要的痕跡記錄。22會(huì)計(jì)記錄的完整性和做好性由于“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能的使用,使得會(huì)計(jì)人員做假賬和非法更改賬務(wù)變得輕而易舉。以前手工賬由各人分別編制憑證、記載賬簿,如果發(fā)生會(huì)計(jì)造假,通過(guò)墨跡或筆跡可以較容易地識(shí)別和鑒定。而目前大多數(shù)會(huì)計(jì)軟件對(duì)更改的會(huì)計(jì)事項(xiàng)沒(méi)有提供完整的、真正意義上的痕跡記錄。有的會(huì)計(jì)軟件根本不提供這類(lèi)逆向會(huì)計(jì)操作的痕跡記錄,有的也只是在操作日志中記錄了何人何時(shí)使用過(guò)這些逆向操作功能,至于更正和補(bǔ)充了何種會(huì)計(jì)事項(xiàng),其目的和來(lái)龍去脈則無(wú)從得知?，F(xiàn)在,會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬冊(cè)都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)打印出來(lái),如果單位缺乏嚴(yán)格周密的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部牽制手續(xù),別有用心的人就會(huì)在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)蓄意留下伏筆,經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后,神不知鬼不覺(jué)地篡改部分會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表和賬冊(cè),這樣就使得會(huì)計(jì)做假、造假和經(jīng)濟(jì)違法犯罪變得更加隱蔽,給會(huì)計(jì)、審計(jì)監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術(shù)難度。2.3誤操作的誤操作可能導(dǎo)致斷線法在使用“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能時(shí),由于財(cái)會(huì)人員會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)水平以及對(duì)軟件功能理解的偏差,特別是在運(yùn)用跨年度反結(jié)賬功能時(shí),不同年份會(huì)計(jì)科目的體系可能發(fā)生了變化,如果誤操作,很可能產(chǎn)生賬務(wù)混亂,甚至可能導(dǎo)致整個(gè)賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓,造成不應(yīng)有的損失。3會(huì)計(jì)電算化核算在企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果上存在的問(wèn)題在日常會(huì)計(jì)核算工作中,無(wú)論是手工操作還是會(huì)計(jì)電算化核算,存在差錯(cuò)是在所難免的,其差錯(cuò)必須通過(guò)規(guī)范的會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法來(lái)糾正。在手工會(huì)計(jì)核算常用的會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法中,除“紅字劃線更正法”不再適用會(huì)計(jì)電算化核算外,其他如“紅字沖銷(xiāo)法”、“補(bǔ)充更正法”依然適用于會(huì)計(jì)電算化核算,《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》中也對(duì)如何更正賬務(wù)錯(cuò)誤已有非常明確的規(guī)定。相對(duì)于整個(gè)會(huì)計(jì)核算工作而言,只要會(huì)計(jì)人員以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待財(cái)務(wù)工作,發(fā)生會(huì)計(jì)差錯(cuò)的數(shù)量畢竟是有限的,不會(huì)出現(xiàn)形成大量冗余會(huì)計(jì)信息的情況,而且通過(guò)規(guī)范的會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法更正以后,不會(huì)影響到會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量及其使用,會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表完全能夠做到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。當(dāng)前,會(huì)計(jì)工作中普遍存在著會(huì)計(jì)信息失真和會(huì)計(jì)造假的問(wèn)題,而利用會(huì)計(jì)電算化“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能做假、造假正變得越來(lái)越普遍,從一定程度上講,起到了助紂為虐的作用。國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法的規(guī)定,都強(qiáng)調(diào)了更正會(huì)計(jì)差錯(cuò)要有痕跡記錄,強(qiáng)烈呼吁財(cái)務(wù)軟件的開(kāi)發(fā)商們,對(duì)可以實(shí)施的逆向會(huì)計(jì)操作功能一定要提供能夠反映經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)來(lái)龍去脈的痕跡記錄功能,禁止提供具有會(huì)計(jì)舞弊功能性質(zhì)的跨年度“反