會議流程手冊

公司會議流程與規(guī)范手冊公司會議流程與規(guī)范手冊目錄指定手冊的目的手冊適用范圍會議的類別3.1總經(jīng)理大會3.2市場部主管大會3.3周會3.4店長會3.5緊急會議會議操作程序會議紀律會前準備會后整理目的1.實現(xiàn)公司有效的管理，促進公司各部門之間的溝通與合作。2.提高公司各部門的工作效率和執(zhí)行力，以便于追蹤各部門的工作進度。3.收集各部門的提議，提出行之有效的意見和建議，做出更有利于公司的改進方案。4.銜接各部門之間的工作進程、工作進度、人員以及相關物資的調配。適用范圍1.凡是本公司組織的綜合類會議和重要會議，如總經(jīng)理大會、公司市場部主管大會、銷售部會議、技術部會議、電商部會議、主管會議、公司晨會、店長會、緊急會議等，都適用本流程。2.大型會議由行政辦公室負責，部門會議由部門經(jīng)理負責，其它部門全力配合。原則上實行“誰主辦誰負責的原則”，特殊情況由總部領導統(tǒng)一安排。3.公司對各級管理者貫徹充分授權管理的指導思想，基于公司頒發(fā)的各項管理制度和規(guī)定，采用誰主管誰決策，誰主管誰對過程管理的結果和效果負責，誰主管誰有權決定和處理所屬范圍內事務的管理思路。三．會議類別1.總經(jīng)理大會：總經(jīng)理辦公會是公司的領導和決策機構，直接對公司董事會負責。2.公司市場部主管大會：為了及時合理的，做出本部門的工作計劃，（5）會議時間：每周一到周五早8點到9點。4.會議地點：公司三樓會議室5.會議時間：例如上午半小時（四）店長會1.會議組織：培訓部2.會議主持人：培訓部部長王平3.會議參加人員：全體加盟商和公司員工4.會議內容：公司為了更好的對加盟店進行指導，每兩周召開一次店長會，為加盟商解決日常管理和系統(tǒng)運行中的問題，以及為加盟商解答疑問。5.記錄員：公司指定人員5.會議時間：每個月的第一周和第三周的周四下午1點半到5點6：會議地點：公司貿(mào)易部公司專題例會時間：公司或部門根據(jù)工作實際需要隨時確定。地點：公司一樓會議室（或臨時指定）。參會人員：公司指定的參會人員（臨時通知）主持人：提出專題會議的公司主管或者部門負責人。會務組織：行政辦公室會議內容：（1）參會人員討論研究專題內容，并提出具體的意見和建議。（2）總經(jīng)理做總結點評，并提出工作計劃和要求。（3）對提出的問題做出會議決議。工作程序工作步驟1.明確會議性質和目的2.確定會議日期、出席者和主持人及會議地點3.通知方式：電話、文件、信函、請柬、傳真等內容：會議性質、目的、議題、需準備材料、日期、地點、出席者和主持人4.準備落實會場，會前一小時布置會場；準備所需材料及物品（會議簽到本、擴音、錄音和影像器材）；準備好會議文件和資料。5.會中填寫會議記錄扉頁，注明會議時間、名稱、地點、議題、主持人、記錄人及出席和缺席人員名單等；做好會議記錄，要格式準確，內容完整，不遺漏、不發(fā)揮；指導會議服務人員做好會議服務工作。6.會后會后半日內形成會議紀要，按程序上報下發(fā)。向缺席人員傳達會議精神和跟蹤督辦會議落實情況五．會議紀律會議召開前應該認真做好各項準備工作，例如自備筆記本、中性筆和其他與會議相關的資料。要保證按時參加會議，不得遲到、早退，更不得無故中途離會；如的確有特殊情況不能參加會議的必須提前向本部門負責人請假，由部門負責人告知行政辦公室（原則上公司重要會議，如公司總經(jīng)理大會、店長會不得請假）公司員工必須認真開會，做好工作記錄，在開會時玩手機是嚴重不允許的。會議期間要統(tǒng)一著裝，儀容整潔，嚴肅有序，會風嚴謹，友好溝通。會議期間必須將收集調至“靜音”狀態(tài)，任何人不得接聽電話（特殊情況除外）會議期間不得有抽煙、吃東西、聊天等違紀行為。在會議期間要保持一個好的精神狀態(tài)。會議期間的紀律情況由行政辦公室負責記錄，公司根據(jù)有關管理規(guī)定對違紀人員作出處理，并將其納入個人的績效考核。六．會前準備1.公司重要會議的通知應該在2天前發(fā)出，如公司的店長會由客服部對加盟商進行提前告知。固定時期的例會，如果遇到節(jié)假日，應該順延一天，會議的時間和地點如果沒有沒有固定負責人，則由公司事先決定再通知，會議記錄人員由公司專門人員記錄，例會除非有重大事項，均需按照正確時間進行。會議記錄應該在一天內交由上級主管，主管限定時間完成，再交由會議主持人進行追蹤辦理。2.重大會議召開前，需要對進行會場布置，準備會議進行需要使用的設備，如多媒體、投影儀、話筒等物品。其他的會議接待等也需要進行準備。3.在會議期間要準備七．會后整理1.各類會議由行政辦公室現(xiàn)場做會議記錄，會后形成統(tǒng)一的會議記錄，經(jīng)總經(jīng)理批示后下發(fā)至各部門。2.行政辦公室要對在會議中形成的會議決議進行監(jiān)督，具體監(jiān)督各部門對會議決議的落實情況，并根據(jù)具體辦理結果提出考評意見。3.會議決議事項全部辦理完畢后，由行政辦公室將所有的會議資料進行匯總，形成會議記錄進行統(tǒng)一管理，方便日后調閱使用。重大會議標準化操作流程目的為使公司會議能夠有效的召開，特制訂如下標準流程流程流程內容時間節(jié)點分工負責人會議通知基本信息：與會名單、時間、地點、議程、匯報模版主管確認：會議通知、匯報模版經(jīng)主管領導確認發(fā)放方式：OA正式發(fā)放、電話、短信、書面等會議召開前5天會議召開前4天會議召開前3天通知撰寫通知確認通知發(fā)放會議籌備場地安排：會議場地確認（總經(jīng)辦提前預定會議室）硬件設施：音響、話筒、筆記本、投影儀、座椅、名牌等必須品：紙杯、礦泉水、寫字板、白板、白板筆以及白板擦和計時器資料收集：匯報內容收集、會議資料鏈接檢查會議召開前一天會議場地確認軟硬件設施檢查匯報材料收集會場進行服務：兩名工作人員每隔一段時間添一次水以及其他需要會議記錄：會議內容記錄以及整理。會議進程中服務人員安排記錄人員安排突發(fā)事件人員：回報參會人員以及人員變動和會議有關內容的改變設備：當筆記本、投影儀。話筒等設備出現(xiàn)問題時及時通知相關人員會議全程匯報參會人員變更信息通報設備故障處理會后清理會議材料收集、標牌和寫字板等整理、電腦等設備整理、座椅歸位、設備、空調電源關閉等。會后會議資料收集設備歸位及整理紀要發(fā)放會議紀要