公文處理工作培訓教材

公文處理工作培訓二、公文種類和格式

一、公文和公文處理工作的定義培訓內(nèi)容三、公文處理流程四、協(xié)同工作平臺〔OA系統(tǒng)〕的使用五、印鑒使用管理公文和公文處理工作的定義公司系統(tǒng)公文：是公司機關(guān)在企業(yè)管理過程中形成的具有法定效力和標準體式的公務(wù)文書。是依法經(jīng)營、依法管理和進行企業(yè)公務(wù)活動的重要工具。傳達指令Descriptionofthecontents指導工作公文的作用公務(wù)聯(lián)系記載憑證

公文和公文處理工作的定義公文處理：是指公文的辦理、管理、整理〔立卷〕、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原那么，做到及時、準確、平安。公文和公文處理工作的定義公文處理公文整理公文管理公文歸檔公文辦理收文辦理：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦發(fā)文辦理：草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)公文和公文處理工作的定義公文種類和格式文件式公文種類主要有：

1、決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。2、通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布內(nèi)部規(guī)章；傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項；印發(fā)會議紀要；任免人員。3、通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。4、報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見，答復上級單位的詢問。5、請示適用于向上級單位請求指示、批準。6、批復適用于答復下級單位的重大請示事項。7、意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。公文種類和格式信函式公文種類主要有：

1、函適用于不相隸屬機關(guān)相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。2、意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。3、通知傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項；印發(fā)會議紀要。4、通報適用于批評錯誤，傳達重要精神或情況。5、批復適用于答復下級單位的具體請示事項。公司公文格式一般分為六類1.文件式公文件：平行文和下行文、上行文；2.信函式公文：公司函、公司部門函；3.會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項；4.信息、簡報5.簽報：適用于單位內(nèi)部部門向領(lǐng)導人書面請示、報告工作，可選文種有“請示〞、“報告〞和“意見〞；6.電報：適用于處理緊急公務(wù)；公文種類和格式公文紙張要求公文用紙一般采用國際標準A4〔210mm×297mm〕，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。公文頁邊和版心尺寸：上白邊〔天頭〕37mm，下白邊〔地腳〕35mm，左白邊〔訂口〕28mm，右白邊〔切口〕26mm，版心156mm×225mm〔不含頁碼〕。排版規(guī)格：每頁22行，每行28個字。印制要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過lmm。公文種類和格式公文紙張要求公文一般格式主體版記眉首首面紅色反線〔含〕以上局部紅色反線以下至主

題詞〔不含〕的局部主題詞以下局部秘密等級、保密期限緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識發(fā)文字號、簽發(fā)人標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期公文18要素1、發(fā)文機關(guān)版頭:發(fā)文單位標識應(yīng)當使用發(fā)文機關(guān)全稱或者標準化簡稱。

公文18要素2．公文份號：3．密級程度:本卷須知：〔1〕右上角；〔2〕密級分為“秘密〞、“機密〞、“絕密〞3種。保密期限視內(nèi)容而定。一般情況絕密30年，機密20年，秘密10年。公文18要素4．緊急程度:本卷須知：〔1〕文件急度為：特急、加急；〔2〕電報急度為：特提、特急、加急、平急；〔3〕行政機關(guān)右上角，黨委機關(guān)左上角。公文18要素5．發(fā)文字號:例“×函〔××××〕××號〞本卷須知：〔1〕年份要全寫，并用六角符；〔2〕不能虛位；〔3〕發(fā)文字號分類不宜過細。公文18要素6．簽發(fā)人:本卷須知：〔1〕以最后一位或職位最高的審批領(lǐng)導名字為準；〔2〕只在上行文中標注。7．文頭橫線:公文種類和格式8.標題本卷須知：由發(fā)文機關(guān)+事由+文種組成。標題應(yīng)準確簡要，除法規(guī)規(guī)章或文件標題加書名號外，一般不用標點符號，不能引用文件字號代替標題內(nèi)容。 9．主送機關(guān):10．正文:11．附件:公文種類和格式12．印章:本卷須知：除會議紀要和電報外，其他公文應(yīng)加蓋印章；印章蓋在成文日期處，上不壓文，下要騎年蓋月；蓋章不落款，落款不蓋章。13．成文時間:本卷須知：以最后一位領(lǐng)導簽發(fā)的日期為準。成文日期用漢字書寫，“零〞寫為“〇〞。

公文種類和格式14．附注:本卷須知：請示性公文一定要標注聯(lián)系人及聯(lián)系。應(yīng)當加括號標注15．主題詞:主題詞的標注最多不超過5個詞，標引順序：先標類別詞，再標類屬詞，最后標明公文種類。公文種類和格式16．抄送機關(guān):本卷須知：除主送機關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉的其他機關(guān)，稱謂應(yīng)使用標準化全稱或簡稱。17．印發(fā)機關(guān)和時間:本卷須知：印發(fā)時間以本機關(guān)印制時間為準18．頁碼公文種類和格式1．發(fā)文字號用3號方正仿宋；

2．簽發(fā)人用3號方正仿宋，領(lǐng)導姓名用3號方正楷體；

3．標題用2號方正小標宋；

4．主送機關(guān)用3號方正仿宋；

5．正文用3號方正仿宋；〔其中第一層“一、〞；第二層“〔一〕〞；第三層“1．〞；第四層“〔1〕〞公文各要素層次字體用字標準6．附件和附件內(nèi)容用3號方正仿宋；

7．落款日期用3號方正仿宋；8．標識附注用3號方正仿宋；

9．“主題詞〞3個字用3號方正黑體，主題詞內(nèi)容即詞目用3號方正小標宋；

10．抄報、抄送、印發(fā)及印刷機關(guān)用3號方正仿宋。公文各要素層次字體用字標準發(fā)文處理流程發(fā)文辦理指以制發(fā)公文的過程，包括草擬、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。 草擬公文幾點本卷須知：1.符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 2.情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞標準，標點正確，篇幅力求簡短。3.公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。發(fā)文處理4.擬制緊急公文，應(yīng)當表達緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。5.人名、地名、數(shù)字、引文準確。6.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、〞，第二層為“〔一〕，第三層為“1.〞，第四層為“〔1〕〞。層次較少時，第二層亦可為“1.〞，第三層為“〔1〕〞。7.公文內(nèi)使用非標準化簡稱，應(yīng)領(lǐng)先用全稱并注明簡稱。發(fā)文處理工程部、分公司

收文處理流程工程部、分公司辦公室負責所有來文的接收、登記、傳閱、催辦工作，負責辦公室及綜合性收文的歸檔工作。1.公司各工程部、分公司要指定專人負責，每天開機聯(lián)網(wǎng)查閱電子公文。電子公文下載后，按收文時間進行收文登記處理，同時，將其保存以備查閱。所有收文都須經(jīng)辦公室進行登記、傳遞，以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。收文處理2.工程部、分公司收到需要辦理的電子公文后，由負責處理電子公文的?！布妗陈毴藛T下載并打印A4大小的紙質(zhì)文件，填寫?公司收文處理箋?，及時送工程部負責人閱批。工程部辦公室收到來文后，在一個工作日內(nèi)完成登記、呈批，送工程部負責人批閱。如工程部負責人不在，緊急和重要公文應(yīng)請示，經(jīng)請示后先行辦理。收文處理3.緊急公文應(yīng)按時限要求辦理，一般公文應(yīng)在3個工作日內(nèi)辦結(jié)，最長不應(yīng)超過7個工作日。4.工程部、分公司應(yīng)建立收文登記本，收到文件后及時進行登記。收文處理印鑒使用管理1.依據(jù)

印鑒使用管理填寫印鑒使用審批單項目（指揮）部負責人審核簽字需用印資料加蓋單位公章，并填寫公章使用臺賬2.流程印鑒使用管理

印鑒使用必須堅持手續(xù)齊全、先審批后用印、登記備查的原那么。〔1〕工程部一切需用印資料必須經(jīng)工程經(jīng)理簽字前方可使用?！?〕申請用印人員應(yīng)認真填寫印鑒使用審批單