高效會議管理技巧講義

高效會議管理技巧主講：王立東課程目錄1.會議的目的、種類2.會議效率不高的原因及對策3.有效會議的準備要領(lǐng)4.會議中的溝通和反響技巧5.會議主持人的會議管理技巧6.提高會議效率和質(zhì)量的技巧

會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？？？？整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用那么是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！第一講當今會議面面觀會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議本錢的計算集思廣益圖會議想法想法想法好創(chuàng)意好點子甲乙丙會議的意義會議是一個集思廣益的渠道會議顯示一個組織或一個部門的存在會議是一種群體溝通的方式會議的目的開展有效的溝通傳達資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意鼓勵士氣穩(wěn)固主管地位達成協(xié)議與解決問題點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領(lǐng)會議的種類會議的頻率固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次本卷須知：不能多與每周一次，否那么容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。建議頻率：至少每兩月一次本卷須知：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否那么回給公司造成沉重的負擔。全體會議建議頻率：隨時本卷須知：切忌太頻繁，否那么會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會議建議頻率：按需要本卷須知：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。一對一會議會議本錢的計算會議的時間本錢直接的會議本錢效率損失本錢第二講會議效率不高的原因及解決方案高效會議的八大特征會議標準高效會議的八大特征只有必要時才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負責人會議標準種類時間安排方面的標準固定的會議流程標準會議本身要遵守的規(guī)那么固定的會議流程標準開始歡送會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤方案會議本身要遵守的規(guī)那么〔一〕1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準時開始、準時結(jié)束5.負責人對決議能否達成負主要責任6.在會上要維護別人的尊嚴7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反響職責10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量第三講開會前的準備工作是否要開會準備工作的作用5W1H準備工作核對單主持人的準備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議本錢太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人〔開會讓他人參與只能把問題弄糟〕無需開會的五個如果如果必須把信息同時傳達給很多人

有些事情需要當眾表揚或批評

要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)必須開會的五個如果準備工作的作用1.使參會者能對討論有清楚的方向可循2.清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)3.節(jié)省時間與減少沖突會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow

會議準備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后娛樂工程并做好事先通知主持人的4個準備設(shè)定溝通目標制訂行動方案預(yù)備可能的爭執(zhí)進行SWOT分析

SWOT分析自身環(huán)境第四講成功會議的五種策略如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度如何達成決議—決策方式如何圓滿結(jié)束會議

如何做開場白定義：3~5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀律規(guī)那么等。程序：概觀會議進行程序；提供與會議有關(guān)的資訊；標準議程；指定會議記錄者；征求對議程設(shè)計的意見。如何分配發(fā)言時間主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個人發(fā)言時機均等；盡量開成一種互動的會議氣氛。主持人發(fā)言最多的原因?qū)h的議題特別熟2.地位最高而且聲音較大3.負擔較多的行政責任如何掌握議事進度語言方式非語言方式如何達成決議—決策方式

1.用足夠多的時間檢視困難所在，并與參會者達成共識2.列舉或圖示各提案并開始討論3.客觀比較各提案的優(yōu)劣，防止意氣之爭4.估計各提案之獲益律5.估計有無采集更多參考資料的需要6征求反對意見7以中立角度檢視正反意見8尋求與會者對各題案之認同9.對提案做適當?shù)男菡c妥協(xié)10.確認議事結(jié)果11.組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。4種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策第五講會議中的溝通與反響技巧會議中的溝通會議中的反響技巧溝通的漏斗別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%你心理想的100%溝通漏斗溝通的定義

為了設(shè)定的目標把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達成協(xié)議的過程溝通金三角自己對方設(shè)身處地溝通的冰山模式

環(huán)境話題5%~20%工作層面80%~95%關(guān)系層面有效溝通原那么有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節(jié)積極傾聽努力達成目標造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠重點強調(diào)缺乏或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成爭執(zhí)準備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見時間不充分情緒不好如何建立信任找共同點適當展示自己的能力和水平適當暴露自己脆弱的地方不必說出所有的真相會議中的反響技巧反響的兩種類型正面指導反響建設(shè)性反響批評三部曲1.首先表揚特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結(jié)束第六講主持人的會議管理技巧傾聽的技巧實際的說話技巧

傾聽是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學習和鍛煉得到提高。傾聽的禮節(jié)聽聽別人的故事聽聽別人完整的故事先聽聽別人完整的故事傾聽的技巧點頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復和總結(jié)必要時做記錄別人說話時你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾傾聽的誤區(qū)我也有過相同的經(jīng)歷如果我是你，我跟你感覺一樣表達感受的兩句話第七講如何對待會議中的意外情況與“蟬〞相遇與“鯊魚〞相遇與“驢〞相遇遭遇“兔子般追蹤〞與螃蟹〔跑題者〕相遇與“蟬〞相遇講故事〔和討論的主題無關(guān)〕講了很長才進入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點對于“蟬〞的解決可用話語或非語言的暗示事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制用總結(jié)的方式結(jié)束與“鯊魚〞相遇有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否認的意見對付“鯊魚〞型發(fā)言者的方法非語言性打斷重申會議標準反問法與“驢〞相遇過于敏感防衛(wèi)性很強，心中有面墻不能站在別人的立場看問題對付“驢〞型發(fā)言者的方法點名發(fā)言重復問題突出他的奉獻遭遇“兔子般追蹤〞質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議解決的方法：1.肯定他的奉獻2.重申可以試用現(xiàn)在的程序與“螃蟹〔跑題者〕〞相遇開會的同時一并做別的工作私自進入小團體討論時常接瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，成心看別處等對“螃蟹〞型發(fā)言者的方法強調(diào)時間壓力重申會議標準帶入別人短暫沉默第八講會議記錄會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納反響快寫字快知識面廣記憶力特別強組織能力強傾聽能力強總結(jié)能力強會議記錄者的才能會議記錄的10大建議會議記錄內(nèi)容全面而準確會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容會議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯誤局部將會議記錄發(fā)送給與會者重要的會議應(yīng)該進行錄音定期召開的會議不用錄音多數(shù)會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責任更全面第九講會后跟進作參為者的會后跟進作為主持人