【全面版】企業(yè)公文寫作培訓PPT文檔

企業(yè)常用公文寫作培訓

綜合部年11月世事洞明皆學問，

人情練達即文章。釋：明白事理，掌握事實規(guī)律，這些都是學問；恰當處理事情，總結出來的規(guī)律就是文章。前言■公文是一個組織（企業(yè)）的臉面，在公務活動中具有代表公司書面溝通交流的作用，可以說是公司整體形象的書面代表?！龉奶幚淼恼_與規(guī)范代表企業(yè)的管理水平和管理質量。同時，也可為企業(yè)創(chuàng)造效益并減少不必要的損失。公文處理水平

關乎著企業(yè)的利益

關乎著企業(yè)的形象

關乎著企業(yè)的效率主要內容一、公文的基本知識二、公文的格式規(guī)范三、公文的語言規(guī)范四、公文主體結構五、企業(yè)常用公文一、公文的基本知識什么是公文公文的特點公文的作用公文的種類（一）什么是公文公文，是指政機關、社會團體、企事業(yè)單位等社會合法組織在公務活動中形成的具有法定效力和特定體式的應公文，是傳達貫徹和國家的路線、方針、，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實施領導和管理，辦理公務，規(guī)范行為，記載和傳遞公務信息的重要工具。（廣義公文）

企業(yè)公文，是指企業(yè)在實施管理、處理公共事務和對外進行公務活動的過程中，所形成的具有法定效力和特定體式的文書，是傳達貫徹和國家的路線方針、貫徹企業(yè)發(fā)展目標、開展經營業(yè)務，頒布規(guī)章制度、請示和答復問題，指導和商洽工作，匯報情況，交流經驗的重要工具。（狹義公文）（二）公文的特點政治性第一，公文是隨階級、國家、文字的產生而產生的，其基本內容直接反映國家政權的政治意向和根本利益。第二，公文是傳達黨和國家的路線、方針、政策、法令、法規(guī)，實施黨的領導、實施國家管理的重要工具。權威性第一，由法定的作者制發(fā)；第二，無論是事實、數字還是各種意見、結論，一旦進入正式公文，就不能任意更改、解釋、否定；第三，公文是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位組織開展工作的依據。規(guī)范性第一，公文的撰寫和處理，從起草到成文，到收發(fā)、傳遞、分辦、立卷、歸檔、銷毀等，都有一套規(guī)范化的制度。另外，公文具有特定的體式。第二，公文文種的選用、格式排版、結構的安排、語言的使用等都有統(tǒng)一的要求和規(guī)定。（三）公文的作用◆領導指導作用◆聯(lián)系公務作用◆宣傳教育作用◆依據憑證作用◆規(guī)范言行作用（四）公文的種類◆的公文：決議、公報、指示、條例、規(guī)定、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要?！粜姓模好睿睿?、議案、公告、通告、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。◆企業(yè)公文：決議、指示、條例、規(guī)定、公告、通告、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。按行文方向，公文大致分作三類

◆上行文。即下級機關單位向上級機關單位的行文。如報告、請示、議案。

◆下行文。即上級機關單位向下級機關單位的行文。如命令（令）、議案、決定、通知、批復等?！羝叫形摹＜雌郊墮C關單位、不相隸屬的機關單位之間互相行文。如函。

公文講究“對號入座”，要做到：明事理，講道理，懂情理。

即根據發(fā)文目的和內容該用哪一種文種行文，就用哪一種文種行文，不能用錯。比如說，向上行文，該用請示的，用了報告，發(fā)文目的就可能達不到。平級機關、不相隸屬的機關溝通情況、商洽工作，應該用“函”，如果用了通知或者批復，對方就可以認為你是在擺架子、不尊重別人，從而影響公務辦理。二、公文格式規(guī)范一、公文要素二、公文模板（一）公文要素◆眉首，主要包括印制份數順序號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人?！糁黧w，包括標題、主送機關、正文、附件說明（附件）、發(fā)文機關、成文時間、印章、附注。◆版記，主要包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期?！裘际住龉姆輸敌蛱?，是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行?！雒孛艿燃壓捅Ｃ芷谙蓿缧铇俗R秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開?！鼍o急程度，如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行?！霭l(fā)文機關標識，由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。使用小標宋體字，用紅色標識。■發(fā)文字號，發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線?！龊灠l(fā)人，簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名?！糁黧w■公文標題，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當?！鲋魉蜋C關，標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。■公文正文，主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。3號仿宋體，一般每頁排22行，每行排28個字。（頁面設置：上3.3，下3，左右各2.5，行空距固定值30）■附件，如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號?！龀晌臅r間，用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”；成文時間右空4字?！鲇≌?，印章的左右位置“騎年蓋月”，端正嚴謹，多個印章不相切、不相交，基本居中。

■附注，公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。公文講究“對號入座”，要做到：明事理，講道理，懂情理?！魰h紀要向上級機關呈報，應以報告的形式向上報送。缺席：×××××年×月×日，×××同志主持召開第××次××××會議?！粜形哪康牟煌?，報告以陳述情況為主，不要求上級批復；◆第四，下級機關對有關方針、和上級機關發(fā)布的規(guī)定、指示有疑問，需要上級機關給予解答時，要用請示。表彰性通報突出主要的先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實。通報則是告知正反面典型，或有關重要情況。公文，是指政機關、社會團體、企事業(yè)單位等社會合法組織在公務活動中形成的具有法定效力和特定體式的應公文，是傳達貫徹和國家的路線、方針、，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實施領導和管理，辦理公務，規(guī)范行為，記載和傳遞公務信息的重要工具。◆標題,（1）發(fā)文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開XXX會議的通知。函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批準事項時使用的平行公文。◆版記，主要包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。一、批準設立廣州國匯經紀。為推行國家職業(yè)資格證書制度，提高煙草行業(yè)物流管理人員的專業(yè)技能水平，根據國家局、總公司年度國內培訓計劃的安排，定于年11月在鄭州舉辦高級物流師國家職業(yè)資格試點培訓班。第三部分來年的主要工作年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；◆按內容分：商洽函、詢問函、請批函、答復函由落款、發(fā)文范圍、抄送、附件等組成。三、公文的語言規(guī)范（一）語言的表達方式（二）公文語言的特點（一）語言的表達方式◆表達方式，又叫表達方法、表現方法。它是運用語言形式來介紹情況、陳述事實、總結規(guī)律、闡明觀點、抒發(fā)感情的具體方法與手段。◆公文的主要表達方式主要有：敘述、描寫、抒情、說明、議論（二）公文語言的特點

公文語言的特點和要求：準確、簡明、樸實、莊重。

準確：一字入公文，九牛拔不出

簡明：句中無余字，篇內無贅語

樸實：不拐彎抹角，不可以藻飾

莊重：用詞嚴肅端莊，不帶感情色彩四、公文主體結構（一）公文的開頭（二）公文的主體（三）公文的結尾（一）公文開頭①發(fā)文原因②發(fā)文根據③發(fā)文目的④文件形成過程如，因……根據……，為了……，現決定…………等。2.引據式開頭，根據……，據……。3.情況式開頭，交代基本情況。（二）公文的主體

1.分條列項式（如通知）2.文章式（如會議紀要）5.小標題式（報告、總結）（三）公文的結尾①表強調，如特此通知等②表指示（提出要求，發(fā)出號召等）③表請求，如以上妥否，請指示等。3.無專門的結尾，正文寫完自然結束。五、企業(yè)常用公文（一）通知（二）報告（三）通報（四）請示（五）批復（六）會議紀要（七）函（一）通知通知，是政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉批下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

◆通知的特點

◆運用的廣泛性

◆使用頻率高

◆種類多

◆時效性強◆通知種類◆規(guī)定性通知◆布置性通知◆告知性通知◆經轉性通知（印發(fā)、發(fā)布、轉發(fā)、批轉等）◆任免通知◆會議通知◆通知的寫法◆標題,（1）發(fā)文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯(lián)合”、“轉發(fā)”、“批轉”、“印發(fā)”等字樣?！糁魉蜋C關◆正文

通知緣由：背景、根據、目的、意義通知事項：因通知的類別不同而寫法各異執(zhí)行要求：如望各單位認真貫徹執(zhí)行，也可不提要求◆通知例文中國煙草總公司職工技術培訓中心關于舉辦高級物流師國家職業(yè)資格培訓班的通知行業(yè)各直屬單位，中國煙草機械集團有限責任公司，中國煙草國際，中國煙草實業(yè)發(fā)展中心：為推行國家職業(yè)資格證書制度，提高煙草行業(yè)物流管理人員的專業(yè)技能水平，根據國家局、總公司年度國內培訓計劃的安排，定于年11月在鄭州舉辦高級物流師國家職業(yè)資格試點培訓班?，F將有關事項通知如下：一、培訓對象二、培訓內容與形式三、培訓時間與地點四、培訓費用五、其他事項

二〇〇八年九月九日◆通知例文◆規(guī)定性通知◆轉發(fā)性通知◆會議通知（二）通報

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

通報由標題、文號、密級、主送單位、正文、發(fā)文機關和日期組成?！敉▓蟮膶懛ā魳祟}，如“關于……問題的處罰通報”等?！粽?，包括原因、事項、處理意見、經驗教訓、要求及希望、號召等內容。主要分為三部分：

一、主要事實表彰性通報突出主要的先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實。

二、分析指出事例的教育意義表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發(fā)揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等。

三、提出要求情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述；另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見?！艚Y尾由落款、發(fā)文范圍、抄送、附件等組成。通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發(fā)，不能牽強附會?！魰h紀要向上級機關呈報，應以報告的形式向上報送。貴廠3月23日《關于××品牌電腦報價的函》（××××〔××××〕×號）收到，情況已悉。五、公司可經營下列業(yè)務：××公司第三分公司關于招聘新員工的請示◆經轉性通知（印發(fā)、發(fā)布、轉發(fā)、批轉等）發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；由落款、發(fā)文范圍、抄送、附件等組成。請示緣由：充分、恰當、具體其中，陳戎出資200萬元，出資比例為40%；現將有關事項通知如下：◆規(guī)范性用語不同，報告用“以上報告如有不妥，請指示”，“特此報告”等；公文，是指政機關、社會團體、企事業(yè)單位等社會合法組織在公務活動中形成的具有法定效力和特定體式的應公文，是傳達貫徹和國家的路線、方針、，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實施領導和管理，辦理公務，規(guī)范行為，記載和傳遞公務信息的重要工具。◆按性質分：公函、便函第二部分主要存在的不足報告的內容必須是真實的，實事求是的，絕不能編造假情況，欺騙上級。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名?！敉▓罄摹魡栴}通報◆情況通報◆通知與通報的區(qū)別◆內容范圍不同通知可以發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉和轉發(fā)公文，告知需辦理和周知的事項；通報只是表揚先進，批評錯誤，傳達交流重要情況、信息。兩者雖然都有告知作用，但通知告知的主要是工作的情況，以及共同遵守執(zhí)行的事項；通報則是告知正反面典型，或有關重要情況?！裟康囊蟛煌ㄖ哪康氖歉嬷马?，布置工作，部署行動，內容具體，要求受文機關了解要辦什么事，該怎樣處理，不能怎樣辦理，有嚴格的約束力。通報的目的是通過正反面典型去教育人們，宣傳先進的思想和事跡，提高人們的認識。◆表現方法不同通知的寫作主要是直敘式，告知人們做什么，怎樣做，具體明白，語言平實；通報的表現方法則常常兼用敘述、說明和議論，有較強的感情色彩，根據需要陳述事實，分析意義，做出評價，使人們了解事實真相，受到教育。（三）報告

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一種文種。

報告的內涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”?！叭问健辈皇且怀刹蛔兊哪Ｊ?，它必然由于不同的內容表現為多變狀態(tài)：

◆報告的寫法

◆標題

◆主送機關

◆正文

報告導語：背景、情況、目的、依據

報告主體：成績、做法、經驗、體會、打算、安排；(情況—原因—教訓—措施)

報告結語：重申意義、展望未來；模式化的套語(如特此報告、專此報告等)?！魣蟾鎸懽饕蟆袅⒁庖?。提煉主題?！魞热菀鎸?、具體。報告的內容必須是真實的，實事求是的，絕不能編造假情況，欺騙上級。◆重點突出?！魣蟾嬷胁荒軍A帶請示事項。報告屬陳述性文體，或匯報工作，或反映情況，或提出建議，或答復上級的有關詢問。對于報告，受文單位不用答復，如果夾帶請示事項，不便處理，甚至會貽誤工作。需要上級機關解決一些問題，則應該另外用“請示”行文。這樣，才能做到一文一事，專文專用。不要請示、報告不分，更不能出現“請示報告”的文種?！魣蟾胬纳綎|中正熱力集團公司關于年度工作情況的報告集團公司各部門、各控股公司：受董事會委托，做工作報告，請予審議。一年來，集團公司以年初制定的八個綱領性文件為總抓手，在管理、主業(yè)拓展、現有供熱系統(tǒng)技術改造、新的經濟增長點培育等方面取得了顯著成績，是濃墨重彩、可圈可點的一年。第一部分值得肯定的成績第二部分主要存在的不足第三部分來年的主要工作二〇〇九年十二月二十九日◆報告例文◆工作報告◆反映情況的報告（四）請示

請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示?！粽埵镜氖褂梅秶舻谝唬录墮C關遇到新情況、新問題，因無章可循而沒有對策或沒有把握，需要上級機關給以指示的時候，要用請示。◆第二，下級機關在處理較為重要的事件和問題時，因涉及有關方針必須慎重對待，需要報請上級機關批準時，要用請示?！舻谌录墮C關在工作中遇到問題，雖然有解決的辦法，但由于職權、條件的限制，沒有權力或沒有能力實施這些辦法，需要上級幫助解決的時候，要用請示。◆第四，下級機關對有關方針、和上級機關發(fā)布的規(guī)定、指示有疑問，需要上級機關給予解答時，要用請示?！舻谖澹录墮C關之間在較重要的問題上出現意見分歧，需要上級機關裁決時，需要請示?！粽埵緝热荨魳祟}◆主送機關：只有一個、不送領導個人、不越級◆正文

請示緣由：充分、恰當、具體

請示事項：指示、批準、幫助，明確、具體

請示結語：當否，請批復◆請示例文××公司第三分公司關于招聘新員工的請示××公司：由于本分公司業(yè)務的發(fā)展，急需增聘副經理1名，具有?？埔陨蠈W歷的業(yè)務員3名(其中女性2名)。副經理擬刊登廣告向社會公開招聘，業(yè)務員從今年畢業(yè)生中招聘?？煞瘢埮鷱汀！痢凉镜谌止尽痢痢痢聊辍猎隆寥铡魣蟾婧驼埵镜膮^(qū)別

報告和請示同屬上行文，但是性質截然不同的兩類文種?！粜形哪康牟煌瑘蟾嬉躁愂銮闆r為主，不要求上級批復；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復?！艄膬热莶煌埵究蓢@請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。◆規(guī)范性用語不同，報告用“以上報告如有不妥，請指示”，“特此報告”等；請示用“當否，請批復”，“特此請示，請批復”。（五）批復◆《辦法》規(guī)定：適用于答復下級機關的請示事項?！簟稐l例》規(guī)定：用于答復下級機關的請示。

◆批復的寫法◆標題◆主送機關◆正文

批復引據批復事項執(zhí)行要求批復結語◆批復的例文中國監(jiān)督管理委員會關于設立廣州國匯經紀的批復××××：你們提交的廣州國匯經紀設立申請材料收悉。經審核，批復如下：一、批準設立廣州國匯經紀。二、公司注冊資本：人民幣500萬元。其中，陳戎出資200萬元，出資比例為40%；何偉生、阮廣杰各出資150萬元，出資比例各為30%。三、公司業(yè)務經營區(qū)域：中華人民共和國行政轄區(qū)（不含港、澳、臺）。四、公司住所：廣州市越秀區(qū)農林下路5號億達大廈701室。五、公司可經營下列業(yè)務：六、核準陳戎的董事長任職資格，核準何偉生的總經理任職資格。七、公司須持本批復及中國保監(jiān)會頒發(fā)的《經紀機構法人許可證》，到工商行政管理部門辦理有關工商登記手續(xù)，方可開業(yè)。八、公司應依法經營，并執(zhí)行中國保監(jiān)會的有關，相關內容可登錄中國保監(jiān)會網站查詢。二○○七年十月三十一日（六）會議紀要

會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件?！魰h紀要的格式

×××〔2004〕1號

關于××××的通知

機密××公司董事會會議紀要×年第×號

××年×月×日，×××同志主持召開第××次××××會議。現紀要如下：（一）××××××××××××××××××××××××××。（二）×××××××××××××××××××××××××。出席：×××××××××缺席：×××列席：×××××××××

-1-主題詞：××××××會議紀要

分送：××，××，××，××，××?！痢凉巨k公室2006年×月×日印發(fā)

（共印×份）

◆會議紀要的發(fā)布◆會議紀要一般不向其他機關、單位發(fā)送，只發(fā)向本機關領導人、直屬部門和下級機關、單位。發(fā)文范圍在抄送欄內以“發(fā)”、“送”等字樣后面加冒號標明。◆會議紀要向上級機關呈報，應以報告的形式向上報送?！魰h紀要的寫法◆標題會議名稱+文種：××物理學會X射線專業(yè)委員會第三屆學術交流會會議紀要事由+文種：關于解決糧食購銷體制改革后遺留問題的會議紀要◆成文日期：一般加括號標寫于標題之下正中位置，以會議通過日期或領導人簽發(fā)日期為準。也有出現在正文之后的。

◆主體前言：會議的基本情況

主體：會議的主要精神、會議議定的事項、會議上達成的共識、會議對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等。

結尾：簡短，強調意義、提出希望和號召等，有的將參會人員放在結尾。◆會議紀要例文浙江欣捷建設年第一次管理座談會會議紀要時間：年2月22日地點