辦公室事務(wù)處理與會議組織講座

公務(wù)員培訓(xùn)講座新疆職業(yè)大學(xué)唐成英第三單元辦公室事務(wù)管理第一節(jié)辦公室環(huán)境管理一、辦公室環(huán)境布置的根本原那么：舒適〔光線、色彩、溫度、擺設(shè)、裝飾〕和諧〔平等〕實(shí)用〔人員位置設(shè)定〕文件柜靠墻、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)有獨(dú)立空間、有充足的插座、接待區(qū)設(shè)置在進(jìn)門一側(cè)的空間等等辦公室格檔管理者的座位確保平安〔建立制度、定期檢查、及時報告解決、做好記錄〕上海靜安公寓火災(zāi)第二節(jié)日常辦公事務(wù)管理一、印章和介紹信的使用管理1、印章管理專人負(fù)責(zé)確保平安防止污染用印申請用印簽批用印登記用印監(jiān)督正確用印2、介紹信的使用與管理介紹信的種類與使用〔P63)介紹信的管理用信申請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)登記填寫核對用印1〕專人負(fù)責(zé)保管存放2〕嚴(yán)禁開空白介紹信或外借、轉(zhuǎn)賣介紹信3)假設(shè)喪失應(yīng)及時報告、通知合作單位二、值班工作〔輪流值班、領(lǐng)導(dǎo)干部帶班〕1、值班工作的主要任務(wù)傳遞信息辦理緊急事項〔突發(fā)事件〕負(fù)責(zé)接待工作處理來函、來電確保平安2、值班工作程序按時到崗做好記錄及時報告具有處理突發(fā)事件的能力三、管理零用現(xiàn)金和履行報銷手續(xù)1、管理零用現(xiàn)金〔日常開支：較少的交通費(fèi)、郵資、接待餐費(fèi)、停車費(fèi)、少量的辦公用品〕2、零用現(xiàn)金的管理要求建立零用現(xiàn)金帳，將辦公室的日常開支記錄下來，以便存查?！睵71)內(nèi)部人員使用零用現(xiàn)金時應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單〞核對各項內(nèi)容將發(fā)票貼附在憑單后面每支出一筆現(xiàn)金，均要在現(xiàn)金賬簿上記錄支出到一定數(shù)額或月末，秘書到財務(wù)部門報銷進(jìn)行周轉(zhuǎn)。3、履行報銷手續(xù)提交申請報告或“費(fèi)用申請表〞將申請報告提交授權(quán)人審核〔辦公室主任、上級領(lǐng)導(dǎo)〕將獲批的申請報告提交財務(wù)部門索取發(fā)票并將發(fā)票上的用途進(jìn)行核對將發(fā)票貼在出差報銷單后，簽字后提交財務(wù)部門結(jié)算。四、辦公用品與設(shè)備的購置與管理操作流程：申購選擇供給商訂購接收存放庫存管理五、商務(wù)旅行管理1、領(lǐng)導(dǎo)旅行前秘書的工作制定旅行方案〔領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)享受的待遇、領(lǐng)導(dǎo)愛好、習(xí)慣、了解交通信息〕旅行方案的主要內(nèi)容〔時間、地點(diǎn)、交通工具、住宿、旅行內(nèi)容、資料、物品、〕制作旅程表〔日期、時間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項、備注P77)辦理出國手續(xù)〔撰寫出國申請、辦理護(hù)照、辦理簽證、辦理黃皮書、訂購機(jī)票、準(zhǔn)備旅費(fèi)出行前的落實(shí)工作〔列表檢查〕P79辦理出入境事務(wù)2、領(lǐng)導(dǎo)旅行期間秘書工作檢查領(lǐng)導(dǎo)有無以往東西與對方溝通，將領(lǐng)導(dǎo)航班號、時間等告知對方，領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后，確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)平安。隨時記錄工作進(jìn)展情況，與領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系。3、領(lǐng)導(dǎo)返程后秘書工作接站匯報整理文件核算報銷費(fèi)用與對方溝通確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)平安返程第三節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日常工作一、安排領(lǐng)導(dǎo)日常工作的根本原那么科學(xué)合理全面具體二、〔月〕安排領(lǐng)導(dǎo)工作的方法〔重要會議、外事活動、接待等工作〕通過辦公例會安排各單位都有辦公例會，由主管領(lǐng)導(dǎo)召集，回報上月情況，方案下月安排，記錄人會將協(xié)調(diào)情況記錄下來，印發(fā)有關(guān)職能部門，秘書根據(jù)這個記錄安排領(lǐng)導(dǎo)本月工作。通過匯報安排領(lǐng)導(dǎo)層各位將自己本月或下月的重要活動以書面或口頭形式傳遞給秘書，秘書匯總，制定方案初稿，征求領(lǐng)導(dǎo)意見，最后交主管領(lǐng)導(dǎo)審批，再印發(fā)各部門領(lǐng)導(dǎo)。三、〔周〕領(lǐng)導(dǎo)工作安排通過每周領(lǐng)導(dǎo)碰頭會安排在碰頭會根底上協(xié)調(diào)各部門具體要求，綜合制表。周安排要按日制定，詳細(xì)具體，時間段以上午、下午為宜。一旦制定，不再改動。四、〔日〕領(lǐng)導(dǎo)工作安排在制定方案時要考慮領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和作息時間；將需領(lǐng)導(dǎo)審閱、批的文件集中呈報，給領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的時間。在安排重點(diǎn)會議、會見時，主動為領(lǐng)導(dǎo)擋駕，排除干擾。事先準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)所需的各種材料緊急事項除外，一般在領(lǐng)導(dǎo)出差會下班時，不要安排重要的會議、會談。安排各項領(lǐng)導(dǎo)工作時，要留有時間的余地，防止因延誤而影響下一項活動的實(shí)施。領(lǐng)導(dǎo)活動有調(diào)整，要及時通知有關(guān)部門。五、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦事宜〔緊急性、具體性〕文書工作〔擬寫通知、準(zhǔn)備有關(guān)材料〕接待工作聯(lián)絡(luò)工作辦公用品準(zhǔn)備秘書應(yīng)積極主動、應(yīng)變能力強(qiáng)、落實(shí)匯報。第四單元會議組織與管理擬定方案準(zhǔn)備材料制作證件安排生活布置會場確定會議名稱、地點(diǎn)制定預(yù)算確定議程、日期成立會務(wù)組、明確分工制發(fā)會議通知準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言起草會議報告、草案準(zhǔn)備其他相關(guān)材料〔簡介、說明書出席證〔代表證〕記者證桌簽、坐簽、會場指示牌、設(shè)施圖預(yù)定交通工具安排食宿安排參觀訪問活動確定醫(yī)療、保衛(wèi)人員布置環(huán)境選定會場形式、排定座次布置主席臺配齊、調(diào)試電化設(shè)備一、擬定會議通知標(biāo)題：機(jī)關(guān)名稱+會議名稱+通知通知對象：單位或個人正文：1、會議目的、名稱和主題2、會議時間、地點(diǎn)3、其他事項4、落款和日期5、回執(zhí)通知發(fā)出時間二、會議材料的準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿會議的指導(dǎo)性文件會議程序性文件會議參考性文件會議管理性文件會議常用物品設(shè)施準(zhǔn)備三、會議座次及主席套座位排序座次排列：橫排、豎排、左右排列主席臺：職位排序---中-----右---左〔2〕〔1〕〔3〕四、現(xiàn)場布置花卉茉莉、君子蘭、萬年青、白玉蘭〕色調(diào)：〔工作會議宜冷色；慶祝大會可暖色〕五、接待迎送宴請〔桌次〕12345612345678