書面溝通技能

書面溝通技藝.朱紀平浙江大學管理學院2書面溝通技藝書面溝通的作用、特點書面溝通原那么簡歷寫作商務信函論文寫作.朱紀平浙江大學管理學院3信息易于記錄和永久保管使不在溝通現(xiàn)場的受眾能得到真實的信息信息傳送速度快可以更多關注細節(jié)方面的信息比口頭表達采用更為準確的用詞書面溝通的作用.朱紀平浙江大學管理學院4商務寫作與普通寫作比較商務寫作普通寫作較為嚴謹、正式較為寬松、非正式平白直述多有修飾讀者針對性強讀者多層面普通用第一或第二人稱運用變換的人稱負有一定的法律責任通常無需負法律責任.朱紀平浙江大學管理學院5商務寫作的重要性組織內(nèi)部溝通的公文組織外部溝通的公文.朱紀平浙江大學管理學院6組織外部溝通的公文公文定義目的職責闡明某一職位任務性質(zhì)描畫，用于業(yè)績評價，工資評定和聘用審核傳送信息：壓服有才干的人報名；樹立良好籠統(tǒng)年度報告總結全年的財務情況，向股東匯報傳送信息：壓服持股人支持本股；投資者購進該股；樹立良好信譽〔公司安康運營〕贊賞信寫給供貨商、客戶或任何協(xié)助過公司和公司員工的個人或組織樹立良好籠統(tǒng).朱紀平浙江大學管理學院7組織內(nèi)部溝通的公文公文定義目的概要附在文件前的闡明，告知對方發(fā)送公文的緣由傳送信息：壓服對方閱讀文件；樹立良好信譽和籠統(tǒng)月、季度報告總結該時段內(nèi)的利潤、消費和問題的報告。用作方案下時段活動的參考傳送信息：樹立良好籠統(tǒng)和信譽〔報告內(nèi)容準確、完好；作者了解公司的情況〕政策、規(guī)章公報公司政策和規(guī)定的聲明〔例：怎樣訂貨等〕傳送信息：樹立信譽〔政策和規(guī)定是合理的〕業(yè)績評價對職員的表現(xiàn)進展評價；附改良意見或提拔引薦傳送信息：壓服員工不斷提高本人的程度祝賀信祝賀獲獎、升職或得到社區(qū)認可的員工樹立良好籠統(tǒng).書面溝通的原那么思想明晰目的明確全面了解主題換位思索朱紀平浙江大學管理學院8.書面溝通的根本方式備忘錄；電子郵件；信函；建議書；報告；摘要……朱紀平浙江大學管理學院9.朱紀平浙江大學管理學院10組織內(nèi)部信息傳送的方式?？梢詫懺诎准埳?，而不一定是印有組織抬頭的信箋。要求簡明扼要，較長信息采用附件。四個根本要素：日期、主題、送交、發(fā)送有時可包括附件和復印件不需附加的問候、地址或簽名備忘錄.朱紀平浙江大學管理學院11組織內(nèi)外部信息傳送的方式。要求簡明扼要，較長信息采用附件。使讀者在無須大量運用“下滾條〞的情況下能讀取整篇文章經(jīng)過標題欄和首段來吸引讀者需附加的問候、地址或簽名電子郵件.12發(fā)送前檢核能否稱謂對方名字并運用了適當?shù)膯柡蛘Z？能否已通讀電子郵件以檢查能否有錯誤？電子郵件的語氣能否熱情友好？能否鼓勵進一步聯(lián)絡？文檔作為附件還是作為郵件正文發(fā)送？以純文本格式還是以html格式發(fā)送？能否運用了主題行？郵件主題能否足夠吸引讀者？朱紀平浙江大學管理學院.13電子郵件留意與不認識或不熟習的人通訊時，運用正式的語氣，包括適當?shù)姆Q謂和敬語。運用簡單易懂的主題行以準確傳達要點。說您要說的話，但簡明扼要。運用易于識別的字體和大小，商務通訊中防止矯飾華美的風格。運用顯示完好的聯(lián)絡人信息的電子郵件簽名或電子名片，包括號碼和公司稱號。收到合法發(fā)件人的電子郵件，及時確認收到。外出24小時以上，運用自動回復功能。朱紀平浙江大學管理學院.朱紀平浙江大學管理學院14報告是一種搜集研討現(xiàn)實的人與由于某種目的而要求看報告的人之間的信息或建議的交流方式。報告的最終作用通常是作為行動和決策的根底。報告的概念.朱紀平浙江大學管理學院15報告的部分類型特別報告初始報告例行報告調(diào)研報告中期報告操作報告方案報告評價報告設計報告可行性報告檢驗報告審查報告建立報告任務報告進展報告正式報告目擊報告非正式報告.朱紀平浙江大學管理學院16報告內(nèi)容應該一致報告內(nèi)容應該完好一切的信息應該準確基于邏輯分析和資料分類的寫作內(nèi)容表述方式應使方案清楚報告寫作風格應簡單精煉，便于閱讀盡量使一切能夠的讀者都易于了解勝利報告的條件.朱紀平浙江大學管理學院17筆頭溝通實際簡歷的寫作商務信函論文的寫作.朱紀平浙江大學管理學院18簡歷的寫作﹡真實﹡全面﹡簡練精彩簡歷的七大要點﹡重點突出﹡言語準確﹡版面美觀﹡評價客觀.朱紀平浙江大學管理學院19簡歷寫作要領﹡長度﹡重點﹡細節(jié)﹡風格﹡格式、打印和紙張.朱紀平浙江大學管理學院20簡歷的內(nèi)容﹡姓名、地址、﹡事業(yè)開展目的〔2－3行〕﹡教育程度﹡獎勵和榮譽﹡閱歷﹡參與的活動﹡證明人.朱紀平浙江大學管理學院21簡歷的種類﹡時間式簡歷—倒敘﹡技藝式簡歷—教育和閱歷與現(xiàn)所懇求的任務無聯(lián)絡—改行—最近的任務閱歷容易被誤解.朱紀平浙江大學管理學院22簡歷勝利要訣﹡求職目的明晰明確﹡突出過人之處﹡用現(xiàn)實和數(shù)字闡明強項﹡自信但不自詡.商務信函的種類一定性信函闡明性信函負面性信函勸說性信函朱紀平浙江大學管理學院23.一定性信函向讀者提供好音訊，便于讀者正確了解，消除負面影響，即他贊同做某事，答應某個要求，如發(fā)送貨物、提供效力、支付款項、出席會議等確認信，致謝信，祝賀信，含有好音訊的贊揚回復信等朱紀平浙江大學管理學院24.一定性信函的根本構造告知好音訊，綜述要點列出細節(jié)和背景資料積極說出能夠的消極要素闡明讀者受益處結尾充溢友善、積極、關懷和等待朱紀平浙江大學管理學院25.朱紀平浙江大學管理學院26尊崇的王茵女士：您好！據(jù)我們藍航餐飲部主任李波報告說，在您6月19日乘坐我公司航班從上海飛往昆明途中，您的餐盤中發(fā)現(xiàn)了一只蟑螂。對此請接受我公司對您的最誠摯的歉意，我真心希望我們不會因此而失去一個像您這樣珍貴的顧客。毫無疑問，這件事引起了有關機場和部門的高度注重。雖然我們盡一切努力防止類似事情的發(fā)生，但是能夠由于我們質(zhì)檢程序的偶爾忽略呵斥了這次事件。我們非常贊賞您在這一事件中所表現(xiàn)出的豁達態(tài)度，并且希望這件事不會破壞您對藍航公司的良好印象。贊賞您乘坐我公司的航班。此致康曉東客戶關系部經(jīng)理2005年8月7日.闡明性信函向讀者闡明情況，便于讀者了解有關信息。既不一定，也不否認，許多商務信函均可歸入此類組織的內(nèi)部文件，評價信，個人證明，引薦信，資質(zhì)證明等朱紀平浙江大學管理學院27.闡明性信函的根本構造陳說主要觀念提供背景資料列舉有關細節(jié)結尾闡明友善及樂意提供協(xié)助朱紀平浙江大學管理學院28.朱紀平浙江大學管理學院29尊崇的凌先生：您好！現(xiàn)回答貴公司7月4日的來函。我們不斷以為金誠公司是一家很可靠的公司，多年來，我們不斷為該公司提供貨物?，F(xiàn)實上，我們所收到的很多訂單都大大超越500萬美圓。因此，我們覺得為該公司提供500萬美圓的信譽幾乎沒有什么風險。假設您需求任何細節(jié)資料，請再與我方聯(lián)絡。此致焦曉康信譽控制部經(jīng)理2005年8月7日.負面性信函在信函中不得不回絕某人或某事，或者提出批判告知讀者壞音訊，讓讀者閱讀、了解并接受該音訊，同時堅持組織或撰寫者已有的良好籠統(tǒng)和信譽否認信，回絕信，紀律警告或處分信，不良業(yè)績評價信，解雇信，開除信等朱紀平浙江大學管理學院30.負面性信函的根本構造緩沖語開頭令人服氣的理由明確而婉轉的陳說有益的、友好的、積極的結尾緩沖語包括－謝意、贊揚、贊同、了解朱紀平浙江大學管理學院31.負面性信函的寫作技巧〔構造〕朱紀平浙江大學管理學院32對讀者的影響為壞音訊設置背景引向壞音訊提及壞音訊中積極方面減少壞音訊影響的陳說提及壞音訊并作出解釋結尾段開頭段中間段.朱紀平浙江大學管理學院33尊崇的田波先生：您好！我對于貴公司在今年5月份即將舉行的公司交流研討會的方案非常感興趣，同時我置信這一倡議一定會得到各公司的廣泛支持和歡迎。也非常贊賞您約請我作大會演講。不過非常遺憾的是，今年5月份我將出訪歐洲調(diào)查，因此屆時我不能出席研討會。我可否引薦我的同事張陽，他將是另一個理想的發(fā)言者。他在人力資源部已任職8年，在此期間，他曾親身組織了數(shù)次頗為勝利的活動。我置信，假設時間允許的話，他會很樂意參與此次研討會，并作大會發(fā)言。能否采用我的建議，請告知。假設可以的話，我將讓他與您聯(lián)絡。預祝研討會圓滿勝利！張曉怡2005年8月7日.勸說性信函讓讀者采取一定的行動，提供讀者采取行動所需的足夠信息，消除一切妨礙行動的反對意見努力改動讀者的態(tài)度，使其從不感興趣或漠不關懷到產(chǎn)生興趣，最終做他所希望的。催款信，引薦信，建議書，推銷信等朱紀平浙江大學管理學院34.勸說性信函的根本構造吸引留意力激發(fā)興趣闡明益處明確行動步驟友善結尾朱紀平浙江大學管理學院35.朱紀平浙江大學管理學院36友誼提示尊崇的住戶：貴單元電表今日已抄，請根據(jù)您用電的情況于15日內(nèi)到工商銀行繳費存單中備足存款，并于7天后向工商銀行索要收費發(fā)票。如無發(fā)票，能夠是由于存款金額缺乏，不夠扣除電費，請抓緊補足存款，以免引起不用要的費事。謝謝協(xié)作！聯(lián)絡：58002033

XX市供電公司電費組2005年8月7日.商務信函的規(guī)范明晰完好準確省時樹立良好信譽建立友善關系朱紀平浙江大學管理學院37.語氣的作用拙劣籠統(tǒng)良好籠統(tǒng)我不懂他是什么意思請把他的要求反復一遍我們無法保證貨物馬上送到我們會盡快送貨所附賬單有誤請再核實一下您的賬單朱紀平浙江大學管理學院38.語氣運用的原那么專業(yè)但不生硬友善但不虛偽自信但不傲慢禮貌但不低微朱紀平浙江大學管理學院39.論文寫作.朱紀平浙江大學管理學院41論文提綱(1)結論和觀念提出問題分析問題處理問題.朱紀平浙江大學管理學院42問題的提出﹡研討領域的實踐情形和問題﹡研討領域的研討情況﹡關注主要的方面﹡不要超越5個問題﹡調(diào)查，案例分析﹡文獻綜述.朱紀平浙江大學管理學院43分析問題﹡問題的因果關系﹡關注分析邏輯﹡論文的框架，尤其留意中心問題﹡分析框架中的各要素，包括概念、構思及各部分關系﹡分析每一要點.朱紀平浙江大學管理學院44處理問題﹡根據(jù)問題，經(jīng)過分析工具和思緒提出建議和方案﹡普通不要超越5項建議﹡與案例分析相聯(lián)絡﹡提出結論和觀念.朱紀平浙江大學管理學院45論文構造引言〔實際上和實際上〕因果分析〔問題為什么存在〕框架和要素〔框架、要素和構造〕