第四章-工作分析的基本方法與工具

工作分析的方法與技術(shù)（第三版）蕭鳴政主編中國人民大學出版社第四章

工作分析的基本方法與工具工作分析方法的分類工作分析的方法，依靠不同的標準會有不同的形式：一、工作分析的方法——觀察分析法定義：所謂觀察分析法，一般是由有經(jīng)驗的人，通過直接觀察的方法，記錄某一時期內(nèi)工作的內(nèi)容、形式和方法，并在此基礎(chǔ)上分析有關(guān)的工作因素、達到分析目的的一種活動。優(yōu)點：工作分析人員能夠比較全面和深入地了解工作要求，取得的信息比較客觀和正確。一、工作分析的方法——觀察分析法缺點：（1）要求觀察者有足夠?qū)嶋H操作經(jīng)驗；（2）不適用于工作循環(huán)周期長的工作；（3）不適用于腦力勞動成分比較高的工作，以及處理緊急情況的間歇性工作，例如：急救站的護士、律師、教師、經(jīng)理等；（4）所取得的資料的可信度會受到被觀察對象的影響；（5）不能得到有關(guān)任職者資格要求的信息。一、工作分析的方法——觀察分析法由于不同的觀察對象的工作周期和工作突發(fā)性所有不同。所以觀察法具體可分為直接觀察法、階段觀察法和工作表演法。（1）直接觀察法：適用于工作周期很短的工作。

如：保潔員一、工作分析的方法——觀察分析法（2）階段觀察法：適用于工作周期較長，可分階段進行觀察的工作。如：行政文員

（3）工作表演法：適用于工作周期很長和突發(fā)性事件較多的工作。

如：保安一、工作分析的方法——觀察分析法使用觀察法的前提條件：（1）要求觀察者有足夠的實際操作經(jīng)驗；（2）要求工作相對穩(wěn)定，即在一定時間內(nèi)，工作內(nèi)容、程序以及對工作人的要求不會發(fā)生明顯的變化。（3）適用于大量標準化的、周期較短的以體力活動為主的工作，不適用于以腦力為主的工作。

如：適用于裝配工作、流水線上的作業(yè)、會計、保安人員、門衛(wèi)等；

一、工作分析的方法——觀察分析法觀察法操作須知：（1）要注意工作行為樣本的代表性；（2）觀察人員在觀察時盡量不要影響被觀察者的注意，干擾被觀察者的工作；（3）觀察前要有詳細的觀察提綱，也可以采用觀察表的形式來記錄觀察到的結(jié)果；（4）選擇的觀察位置要求保證可以觀測到工作執(zhí)行人員的全部行為，而且不影響被觀察人員的正常工作；（5）觀察者要避免機械記錄，應(yīng)反映工作有關(guān)內(nèi)容，并對工作信息進行比較和提煉。工作分析觀察提綱（部分）：被觀察者姓名：日期：觀察者姓名：觀察時間：工作類型：工作部門：觀察內(nèi)容：1、什么時候開始正式工作

2、上午工作多少小時3、上午休息幾次4、第一次休息時間從到5、第二次休息時間從到續(xù)：6、上午完成產(chǎn)品多少件

7、平均多長時間完成一件產(chǎn)品8、與同事交談幾次9、每次交談時間約多長時間10、室內(nèi)溫度度11、上午抽了幾支香煙12、上午喝了幾次水13、什么時候開始午休14、出了多少次品15、搬了多少次原材料16、工作地噪間分貝是多少觀察法舉例：賓館服務(wù)員工作觀察表一、工作分析的方法——觀察分析法觀察法的主要作用：（1）觀察、記錄、核實工作負荷及工作條件；（2）觀察、記錄、分析工作流程及工作方法，找出不合理之處。如：卷煙的制作流程：煙葉初烤打葉復(fù)烤煙葉發(fā)酵卷煙配方卷煙制絲煙支制卷卷煙包裝一、工作分析的方法——觀察分析法觀察法通常和訪談法結(jié)合使用（1）方法一：工作分析人員可以在員工的工作期間觀察并記錄員工的工作活動，然后和員工進行面談，請員工進行補充；（2）方法二：工作分析人員一邊觀察員工的工作，一邊和員工交談。建議：使用方法一，工作人員可以專心觀察和記錄，不會干擾員工的工作。觀察法、訪談法和問卷法結(jié)合使用先通過調(diào)查問卷獲得基本信息，再通過訪談和觀察來確認和補充已了解的情況。二、工作分析的方法——工作日志法定義：工作日志法，是指任職者按時間順序詳細記錄自己的工作內(nèi)容與工作過程，然后經(jīng)過歸納、分析，達到工作分析目的的一種方法。優(yōu)點：（1）信息可靠性很高，適于確定有關(guān)工作職責，工作內(nèi)容、工作關(guān)系、勞動強度等方面的信息；（2）所需費用較低，對高水平與復(fù)雜性工作的分析，比較經(jīng)濟有效。二、工作分析的方法——工作日志法缺點：

（1）將注意力集中于活動過程，而不是結(jié)果；（2）使用范圍較小，只適用于工作循環(huán)周期較短、工作狀態(tài)穩(wěn)定無大起伏的職位；（3）信息整理的工作量大，歸納工作繁瑣；（4）任職者在記錄時可能會夸大某些活動，同時也會對某些活動低調(diào)處理。最好由工作者的直接上級來檢查矯正。（5）任職者在填寫時，會因為不認真而遺漏很多工作內(nèi)容，從而影響分析結(jié)果，并在一定程度上影響正常工作。工作日志表設(shè)計：（某廣播電臺聽眾服務(wù)崗）填寫日期：2008年3月8日星期四所在部門：聽眾服務(wù)中心崗位名稱：聽眾服務(wù)任職者姓名：XXX直接上級評語：情況屬實填寫者簽字：工作日志統(tǒng)計表示例：二、工作分析的方法——工作日志法工作日志法操作須知：（1）事先應(yīng)該由職務(wù)分析人員設(shè)計好詳細的工作日志單，讓員工按照要求及時填寫職務(wù)內(nèi)容，從而收集工作信息。（2）工作日志應(yīng)該隨時填寫，比如以10分鐘、15分鐘為一個周期，而不應(yīng)該在下班前一次性填寫，這樣是為了保證填寫內(nèi)容的真實性和有效性。三、工作分析的方法——主管人員分析法定義：這種方法是由主管人員通過日常的管理權(quán)力來記錄和分析所管轄人員的工作的任務(wù)、責任與要求等因素。優(yōu)點：記錄方便，主管人員對所分析的工作非常了解，分析比較深入。三、工作分析的方法——主管人員分析法缺點：主管人員的分析會有一些偏見，尤其是那些只干過其中部分工作不全面了解的人，他們往往偏重于他們從事過的那部分工作。如：管理副總偏重于其原晉升前的部門主管人員分析法與工作日志法相結(jié)合，則可以消除這種偏差。三、工作分析的方法——主管人員分析法主管人員分析法表格（P94）四、工作分析的方法——訪談分析法定義：又稱面談法，是指工作分析人員就某一個職務(wù)或職位面對面地詢問任職者、主管、專家等人對工作的意見和看法。訪談法是應(yīng)為最為廣泛的職務(wù)分析方法之一。優(yōu)點：（1）可以對工作者的工作態(tài)度與工作動機等較深層的內(nèi)容有比較詳細的了解；（2）運用面廣，能夠簡單而迅速地收集多方面的工作分析資料；（3）由任職者親口講出工作內(nèi)容，具體而準確；（4）使工作分析人員了解到短期內(nèi)直接觀察法不容易發(fā)現(xiàn)的情況，有助于管理者發(fā)現(xiàn)問題；（5）為任職者解釋工作分析的必要性及功能；（6）有助于與員工的溝通，緩解工作壓力；（7）特別適用于對文字理解有困難的人。

四、工作分析的方法——訪談分析法缺點：

（1）要有專門的技巧，需要受過專業(yè)訓練的工作分析專業(yè)人員；（2）比較費精力費時間，工作成本較高；（3）收集到的信息可能已經(jīng)扭曲和失真；

四、工作分析的方法——訪談分析法訪談法種類：

（1）個別員工訪談法主要適用于各員工的工作存在明顯差異，工作分析時間又比較充裕的情況。（2）群體訪談法適用于多個員工從事同樣或相近工作的情況。（3）主管人員訪談法因為他們對工作非常了解，有助于縮短工作分析時間。在具體的實施過程中，一般我們會三種方式結(jié)合使用。四、工作分析的方法——訪談分析法訪談準則：

（1）必須與主管密切合作，找到最了解工作內(nèi)容，最能客觀描述工作職責的員工；（2）必須盡快與被訪談?wù)呓⑵鹑谇⒌年P(guān)系，尊重工作者，接待要熱情，態(tài)度要誠懇，用語要適當。

（3）應(yīng)當依照一張問卷或提綱來提問；（4）控制訪談，使訪談朝著有效的方向進展；（5）可以聽任職者訴訴苦，不要與員工爭論，應(yīng)盡量避免發(fā)表個人觀點和看法；（6）對訪談資料進行檢查和核對。

訪談法很少單獨使用，它往往會與問卷法結(jié)合進行。工作分析訪談提綱

先生/女士：首先感謝你來參加工作分析訪談。工作分析的目的是要解決兩個問題：弄清楚企業(yè)中每個職位都在做什么工作，明確這些職位對員工有什么具體的從業(yè)要求。選擇你來參加訪談是因為你有長期和豐富的本崗位工作經(jīng)驗，你的配合是我們獲得必要信息的重要保證。同時，我們將對本次談話的內(nèi)容做必要的記錄，它們只用于工作分析，請你不必顧慮，如實回答。好，我們現(xiàn)在開始。1、你的崗位名稱、崗位編號是什么？2、你在哪個部門工作？你的部門經(jīng)理是誰？你的直接上級是誰？直接下級是誰？3、你主要做哪些工作？請舉例說明。4、請你盡可能詳細地講述你昨天一天的工作內(nèi)容。5、你對哪些事情有決策權(quán)？對哪些事情沒有決策權(quán)？6、請你講講你在工作中需要接觸哪些人？工作分析訪談提綱（續(xù)）7、你需要哪些設(shè)備和工具來開展你的工作？其中哪些是經(jīng)常使用的、哪些是偶然使用的？你對目前的設(shè)備狀況滿意嗎？8、你在人事審批權(quán)和財務(wù)審批權(quán)方面有哪些職責？請舉例說明。9、你認為做好這項工作需要什么樣的文化水平？需要哪些知識？需要什么樣的心理素質(zhì)？10、如果對一個大專學歷層次的新員工進行培訓，你認為需要培訓多長時間才能正式上崗？11、你覺得目前的工作環(huán)境如何？是否還需要更好的環(huán)境？你希望哪些方面得到改善？12、你覺得該工作的價值和意義有多大？13、你認為怎樣才能更好地完成工作？14、你還有什么需要補充嗎？15、你確保你回答的內(nèi)容是真實的嗎？訪談到此結(jié)束，謝謝你的合作。

★訪談法角色演練：

用書中給出的訪談表（P97），做角色演練,兩個人一對。

被訪談的職位：人力資源經(jīng)理或其它職位

時間20分鐘，盡量完成。

五、工作分析的方法——問卷調(diào)查分析法定義：是工作分析中最常用的一種方法，具體來說，是采用調(diào)查問卷來獲取工作分析的信息，實現(xiàn)工作分析的目的。優(yōu)點：

（1）費用低，速度快，節(jié)省時間，可以在工作之余填寫，不會影響正常工作；（2）調(diào)查范圍廣，可用于多種目的、多樣用途的職務(wù)分析；（3）調(diào)查樣本量很大，適用于需要對很多工作者進行調(diào)查的情況；（4）調(diào)查的資源可以量化，由計算機進行數(shù)據(jù)處理。（SPSS）五、工作分析的方法——問卷調(diào)查分析法缺點：

（1）設(shè)計理想的調(diào)查問卷要花費較多時間、人力、物力，問卷本身的質(zhì)量對工作分析的質(zhì)量有至關(guān)重要的影響；（2）可控性差，被調(diào)查者對問卷理解不同而產(chǎn)生信息誤差。（3）填寫調(diào)查問卷是由工作者單獨進行，缺少交流和溝通，因此，被調(diào)查者可能不積極配合，不認真填寫，從而影響調(diào)查的質(zhì)量。（4）不易了解對象的態(tài)度和動機等較深層次的信息。五、工作分析的方法——問卷調(diào)查分析法問卷調(diào)查分析法的類型

（1）通用調(diào)查問卷/專業(yè)調(diào)查問卷；

（2）知識工作者調(diào)查問卷/生產(chǎn)一線工作調(diào)查問卷；（3）結(jié)構(gòu)性調(diào)查問卷/非結(jié)構(gòu)性調(diào)查問卷（封閉式調(diào)查問卷/開放性調(diào)查問卷）五、工作分析的方法——問卷調(diào)查分析法問卷框架設(shè)計：基本資料——姓名、性別、年齡、職稱、部門、學歷、職務(wù)、直屬主管、職等、職級、入職日期工作時間調(diào)查——正常工作時間、休息時間、加班時間、出差情況、工作均衡工作內(nèi)容調(diào)查——工作目標、工作概要、工作事項、各事項占全部工作時間的百分比，工作權(quán)限和結(jié)果工作責任調(diào)查——風險控制責任、成本控制責任、協(xié)調(diào)責任、指導(dǎo)監(jiān)督責任、組織管理責任、工作結(jié)果責任、決策范圍工作關(guān)系調(diào)查——內(nèi)部協(xié)作關(guān)系、外部協(xié)作關(guān)系任職資格調(diào)查——最低學歷要求、知識多樣性、熟練期、工作復(fù)雜性、工作經(jīng)驗、文字知識、數(shù)學知識、工作靈活性、綜合能力工作強度調(diào)查——工作壓力、精力集中程度、體力要求、創(chuàng)新與開拓、工作緊張程度、工作均衡性工作環(huán)境調(diào)查——工作環(huán)境舒適性、工作環(huán)境危險性等五、工作分析的方法——問卷調(diào)查分析法問卷設(shè)計要點：

（1）問卷應(yīng)簡短、填寫起來簡單、方便；（2）調(diào)查項目應(yīng)為具有操作性的具體問題；（3）用語規(guī)范、準確、通俗易懂，不能模棱兩可；（4）不能面面俱到，應(yīng)突出重點。本調(diào)查問卷由任職人填寫，填寫后交上級主管簽署意見，并送人力資源部門審核姓名

性別

年齡

職位名稱

職等職級

部門

學歷

專業(yè)

直接上級職位

直接下級職位

上級主管意見：

上級主管簽字：

示例：工作分析問卷答題須知本工作問卷共28題，其中選擇題22題，問答題6題。請按照工作職位的實際要求答題，勿以個人特點衡量。答題方法：選擇題類，請于您認為最合適的選項前畫“

”。問答題類，請于指定位置寫出您的答案。答題人員：

本次工作分析對象中所列人員。工作分析項目小組選定的其他人員。1、本職位所需教育程度A初中（含）以下B高中職技C大專D本科E研究生以上2、本職位所需外語語種（），外語程度要求A不須B書面通C書面及口語略通D精通3、本職位所需漢語表達能力A不限B普通話口頭能力強C書面及口頭強D極強的文字功底4、本職位所需戶籍所在地A本地戶口B不限5、本職位所需其專業(yè)的工作經(jīng)驗A6個月以下B6個月-2年C2年-5年D5年以上示例：工作分析問卷（續(xù)）示例：工作分析問卷（續(xù)）6、本職位應(yīng)用哪種設(shè)備（），設(shè)備、工具、儀器需要的應(yīng)用能力A搬運B操作C操作及維修D(zhuǎn)軟硬件設(shè)計7、

本職位對設(shè)備、工具、儀器的責任A不易損失B有時損失需一般防范C容易損失需密切防范D難免損失需嚴加防范

8、

本職位對材料、在制品、成本的責任A不易損壞B有時損壞需一般防范C容易損壞需密切防范