Ecel輸入編輯技巧

Excel輸入編輯技巧可以將Word表格的文本內(nèi)容引入到Excel工作表中嗎？具體如何實現(xiàn)？答：可以通過“選擇性粘貼”命令來實現(xiàn)。具體操作如下：先利用“復制”命令將Word表格文本內(nèi)容添加到系統(tǒng)剪貼板中，然后在Excel工作表中定位到對應(yīng)位置。單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，再選擇“方式”下的“文本”項，最后單擊“確定”按鈕即可。在工作中常常需要移動單元格中的數(shù)據(jù)，問有比“粘貼”操作更快捷的方法嗎？答：可以直接采用拖動的方法。操作過程如下：首先選擇要移動的數(shù)據(jù)（注意必須是連續(xù)的區(qū)域）。然后移動鼠標到邊框處，當鼠標指針變成一個四個箭頭標志時按住“Shift”鍵的同時按下鼠標左鍵，拖動鼠標至要移動的目的區(qū)域（可以從鼠標指針右下方的黃色提示框中獲知是否到達目標位置），放開鼠標左鍵即完成移動。在數(shù)據(jù)輸入時，每當我們按下“Enter”鍵后，光標就會自動跳轉(zhuǎn)到下一個單元格中。因此在進行數(shù)據(jù)的反復驗證中，就必須反復地來重新定位焦點。問有什么方法來固定數(shù)據(jù)輸入的焦點嗎？答：要實現(xiàn)上述要求并不難。輸入數(shù)據(jù)前，在按住“Ctrl”鍵的同時單擊選擇該單元格。當單元格邊框的邊很細的時候，再開始數(shù)據(jù)的輸入。這樣不管按下多少次“Enter”鍵，光標始終都不會移動到其他單元格。如果要移動到下一單元格，可以使用方向鍵來完成。當然如果當前工作表中要實行數(shù)據(jù)驗證的單元格很多時，每次都按上述方法來操作未免有些麻煩。那么可以試試以下方法來實現(xiàn)一勞永逸。單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的設(shè)置框中單擊“編輯”選項卡，然后取消選擇“按Enter鍵后移動”復選框，最后單擊“確定”按鈕即可。在Excel單元格中，輸入一個以“0”開頭的數(shù)據(jù)后，往往在顯示時會自動把“0”消除掉。問有什么辦法來讓“0”不被消掉嗎？答：要保留數(shù)字開頭的“0”，其實是非常簡單的。只要在輸入數(shù)據(jù)前先輸入一個“?”（單引號），這樣跟在后面的以“0”開頭的數(shù)字的“0”就不會被系統(tǒng)自動消除。問如何將工作表中的整列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成用矩陣來表示？答：要實現(xiàn)一列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成一個矩陣，必須保證該列數(shù)據(jù)的個數(shù)L要等于該矩陣行數(shù)M和列數(shù)N的乘積，即L=MxN。然后按如下操作：選擇該列的前N個數(shù)據(jù)，將其“復制”到剪貼板。再單擊矩陣第一行的第一個單元格，然后從“編輯”菜單中執(zhí)行“選擇性粘貼”命令，在彈出的對話框中選擇“轉(zhuǎn)置”復選框，最后再單擊“確定”按鈕即把前N數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成了矩陣的第一行。接下來再選擇該列中的下一組N個數(shù)據(jù)，執(zhí)行“復制”。再將光標定位到矩陣的第二行的第一個單元格，執(zhí)行“轉(zhuǎn)置”操作。這樣經(jīng)過M次的“轉(zhuǎn)置”后就把數(shù)據(jù)全部轉(zhuǎn)換為矩陣形式了。對行或者列進行合并操作是編輯工作表時經(jīng)常會遇到的，可每次都要執(zhí)行好幾個步驟才能完成，問有沒有更快捷的辦法？答：其實系統(tǒng)為我們提供了合并單元格的工具按鈕，只是它不是默認的工具欄按鈕而已，可以按以下操作自行添加：單擊“工具”菜單欄中的“自定義”命令，再選擇“命令”選項卡，在左邊的“類別”列表中選擇“格式”后，在右邊的“命令”選擇列表中就可以找到“合并單元格”、“跨越合并”以及“撤銷合并單元格”的命令按鈕，如圖1所示。圖1添加命令按鈕直接用鼠標將它們拖到工具欄上的合適位置即可。這樣下次要執(zhí)行合并操作時只要按對應(yīng)的命令按鈕就可以快速完成了。有些工作表文件中的單元格數(shù)據(jù)是斜方向顯示的，問這個效果該如何實現(xiàn)？答：要實現(xiàn)這個效果并不難，因為這是系統(tǒng)自身提供的一種排版模式。只需要找到相應(yīng)的命令按鈕。方法如下：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，在“命令”選項卡的“類別”列表中選擇“格式”項，在“命令”列表中找到“順時針斜排”和“逆時針斜排”兩個命令按鈕，將它們拖到工具欄的合適位置。這樣只要選擇需要斜排的單元格，然后執(zhí)行命令按鈕就可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的斜向排版。由于特殊需要，我們對單元格的數(shù)據(jù)輸入要求必須按統(tǒng)一格式來定義。問可以在用戶輸入數(shù)據(jù)時自動檢測其一致性嗎？答：只要為需要的單元格或工作表設(shè)置數(shù)據(jù)有效性檢查即可。先選擇需要進行該設(shè)置的單元格，然后在“數(shù)據(jù)”菜單中找到“有效性”命令，單擊執(zhí)行它。在彈出的對話框中選擇“設(shè)置”選項卡。再從“允許”下拉列表框中選擇要設(shè)置的類型，如“整數(shù)”、“小數(shù)”、“日期”等。如果對數(shù)據(jù)輸入的大小或范圍有要求的話，還可以對“數(shù)據(jù)”項進行設(shè)置，如圖2所示。圖2檢測數(shù)據(jù)有效性當然還可以在“出錯警告”和“輸入法模式”選項卡中為單元格設(shè)置提示的類型和默認的輸入法等。最后單擊“確定”按鈕。這樣設(shè)置后，當用戶輸入的數(shù)據(jù)不符合你的設(shè)置要求時，系統(tǒng)會自動彈出一個“輸入值非法”的提示對話框來提醒用戶。為什么利用“復制”和“粘貼”命令來為單元格中添加信息時，在菜單中的“粘貼”命令項有時是灰色的，沒辦法操作？問該怎么辦？答：想通過“粘貼”對單元格內(nèi)容進行添加數(shù)據(jù)是無法實現(xiàn)的。但是可以利用“剪貼板”來實現(xiàn)。首先要通過“編輯”菜單中的“Office剪貼板”命令，調(diào)出剪貼板查看程序，然后將要添加的數(shù)據(jù)“復制”到剪貼板上，這時可以在右邊的剪貼板上看到該數(shù)據(jù)。接著將光標定位到要添加的單元格中，再單擊剪貼板中剛才復制好的數(shù)據(jù)條目，數(shù)據(jù)就會自動的添加到單元格中了。在輸入公式或函數(shù)時，每次都要在前面帶個“=”號，實在麻煩。問可以直接輸入公式嗎？答：當然可以，只要稍微設(shè)置一下就可以實現(xiàn)了。具體步驟如下：先單擊“工具”菜單中的“選項”命令。再在彈出的選項對話框中選擇“1-2-3的幫助”選項卡，選擇“轉(zhuǎn)換Lotus1-2-3公式”復選框，如圖3所示。圖3直接公式輸入最后單擊“確定”按鈕即完成設(shè)置。不過需要注意的是，這樣設(shè)置后必須保證輸入的公式全部都是數(shù)字，不能包含有引用單元格的其他符號。否則必須加上“=”號。在Excel單元格中輸入文字時，即使輸入的文字長度超過單元格長度，系統(tǒng)也不會自動換行，而只是顯示為一行。問可以讓系統(tǒng)自動根據(jù)單元格長度來調(diào)整文本的行數(shù)嗎？答：其實這就是文本的自動換行問題，要實現(xiàn)起來是很容易的。在輸入文本時，當?shù)竭_單元格最右邊時，同時按下“Alt+Enter”組合鍵，這樣系統(tǒng)會自動加寬單元格的寬度，而文本也會自動換到下一行。如果覺得每次按組合鍵太麻煩，可以執(zhí)行如下設(shè)置來一勞永逸：首先單擊工作表最左上角的行、列相交的空白處，選擇工作表中的所有單元格（當然也可以按下“Ctrl+A”組合鍵來選擇）。然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再在彈出的“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項卡，選擇“自動換行”復選框，如圖4所示。圖4文本自動換行最后單擊“確定”按鈕即可完成。如果只要實現(xiàn)部分單元格的自動換行，可以先選定這些單元格，再執(zhí)行上述操作就可以了。在編輯工作表時，有時整行或整列需要輸入的數(shù)據(jù)都一樣，很顯然如果一個一個單元格的輸入實在太麻煩了。問有什么快捷的方法嗎？答：可以利用鼠標拖動“填充柄”來實現(xiàn)快速輸入。具體操作如下：首先在第一個單元格中輸入需要的數(shù)據(jù)，然后單擊選中該單元格，再移動鼠標指針至該單元格右下角的填充柄處，當指針變?yōu)樾〉暮谏?”字型時，按住左鍵，同時根據(jù)需要按行或者列方向拖動鼠標，選中所有要輸入相同數(shù)據(jù)的行或者列的單元格，最后松開鼠標即可。這樣數(shù)據(jù)就會自動復制到剛才選中的所有單元格了。不過上述方法只適用于輸入的是文本信息。如果要重復填充時間或日期數(shù)據(jù)時，使用上述方法填充的將會是一個按升序方式產(chǎn)生的數(shù)據(jù)序列。這時可以先按住“Ctrl”鍵，然后再拖動填充柄，填充的數(shù)據(jù)才不會改變。在修改工作表中的單元格數(shù)據(jù)時，如果要在單元格中增加數(shù)據(jù)的話，每次都要先用鼠標定位，然后再用鍵盤輸入，這樣來回地切換很不方便。問有什么鍵盤組合鍵嗎？答：當然有，可以用鍵盤的方向鍵來選擇單元格，然后按下“F2”鍵。這樣單元格就會自動轉(zhuǎn)換輸入模式，同時光標也自動定位在該單元格的最后面，直接輸入數(shù)據(jù)就可以了。希望在用戶為單元格輸入信息時，系統(tǒng)能自動的給予一些必要的提示，這樣不但可以減少信息輸入的錯誤，還可以減少修改所花費的時間。問該如何實現(xiàn)？答：可以按如下操作：首先選擇需要給予輸入提示信息的所有單元格。然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在彈出的對話框中選擇“輸入信息”選項卡。接著在“標題”和“輸入信息”文本框中輸入提示信息的標題和內(nèi)容即可。在單元格中輸入一個百分數(shù)（如10％），按下回車鍵后顯示的卻是0.1。問該如何設(shè)置才能正確顯示百分數(shù)？答：出現(xiàn)這種情況的原因是因為所輸入單元格的數(shù)據(jù)被強制定義成數(shù)值類型了，只要更改其類型為“常規(guī)”或“百分數(shù)”即可。操作如下：選擇該單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，再在“分類”欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。在工作表的公式中，我們經(jīng)常是通過單元格標號來引用數(shù)據(jù)的，如“F2=A2+B2+C2+D2”。這樣很難一下子了解公式具體的內(nèi)容。有沒有方法用文字來取代單元格的符號，讓公式更直觀些呢？答：這個想法的確很不錯，當然也是可以實現(xiàn)的。可以按下列步驟來操作：例如在一個特定的數(shù)據(jù)庫工作表中，一般每一列數(shù)據(jù)都是同一個字段下的?？梢韵葹槊恳涣袛?shù)據(jù)設(shè)置好相應(yīng)字段名（如：語文、數(shù)學、外語、總分等）。再單擊“工具”菜單中的“選項”命令，選擇“重新計算”選項卡。在“工作簿選項”區(qū)域中選擇“接受公式標志”復選框，如圖5所示。圖5“重新計算”選項卡最后單擊“確定”按鈕。這樣如果要利用公式計算時，可以直接在公式中輸入字段名稱來表示了，例如：總分=語文＋數(shù)學＋外語。問有什么好的方法來輸入一個較大的等比序列嗎？答：可以通過填充的方法來實現(xiàn)。具體操作如下：首先在第一個單元格中輸入該序列的起始值，然后通過拖動操作選擇要填充的所有單元格。再依次單擊“編輯”菜單中的“填充”項下的“序列”命令。在彈出的“序列”對話框中，再選擇“類型”中“等比序列”單選按鈕，再在“步長”文本框中輸入等比序列的比值。最后還要在“終止值”文本框中輸入一個數(shù)字。不一定要是該序列的最后一個值，只要是一個比最后一個數(shù)大的數(shù)字就可以了。如圖6所示。圖6自動輸入等比序列最后單擊“確定”按鈕即可。這樣系統(tǒng)就自動將序列按照要求填充完畢。由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠標拖動操作，總是無法一次性準確地選擇大于屏幕顯示范圍的單元格區(qū)域。問有什么別的好方法嗎？答：當然有?？梢栽囋嚾缦虏僮鳎菏紫仍凇懊Q”框（就是公式輸入欄fx左邊的輸入框）中輸入該操作區(qū)域的起始單元格名稱代號，然后輸入該操作區(qū)域的最后一個單元格名稱代號，中間用“：”冒號分開。最后按下“Enter”鍵，這樣以這兩個單元格為對角的長方形區(qū)域就會被快速的選定。想在對工作表文檔進行修改的同時，在修改處添加批注，以方便日后查閱。問該如何操作？答：為修改添加批注是很容易實現(xiàn)的。具體操作如下：首先選擇已經(jīng)修改過的單元格，然后單擊“插入”菜單中的“插入批注”命令。這時在該單元格旁邊會彈出一個黃色的文本輸入框，輸入框最上邊會自動顯示系統(tǒng)安裝時使用的用戶名字，當然也可以改為當前使用者的名字。在光標處就可以輸入要添加的批注了。輸入完成后鼠標單擊任意位置，批注文本框就會自動隱藏起來。這時在該單元格的右上角部位會多出一個紅色的小三角形符號，當鼠標移動至該單元格上時，會自動彈出剛才添加的批注內(nèi)容。同時還可以用鼠標右鍵單擊該單元格，在彈出的菜單中通過“編輯批注”和“清除批注”命令來進行其他的修改操作。問要實現(xiàn)行或者列的隱藏有什么其他好的方法嗎？答：要實現(xiàn)行或者列的隱藏除了利用“隱藏”命令外，還有以下幾種方法可以實現(xiàn)其中最簡單的就是直接拖動鼠標來實現(xiàn)。先移動鼠標指針至要隱藏的行或者列的最下邊或最右邊，當鼠標指針變成了一個黑色的帶有上下箭頭的“+”字狀時。按下鼠標左鍵，然后拖動鼠標使其不可以見即可。當然也可以通過鍵盤組合鍵來操作完成：按下組合鍵“Ctrl+9”隱藏的是行；按下組合鍵“Ctrl+O”隱藏列。如果要取消隱藏，只需要再同時按下“Shift”鍵，即同時按下“Ctrl+Shift+9”、“Ctrl+Shift+O”組合鍵。當然如果要隱藏的行或者列比較多時，用這上述兩種方法還是顯得有點麻煩，這時可以試試利用“Shift+Alt+一（右方向鍵）”組合鍵來隱藏。首先利用“Ctrl”鍵來選擇所有要隱藏的行或者列，然后同時按下“Shift+Alt+一（右方向鍵）”組合鍵，這時會彈出“創(chuàng)建組”對話框，如圖7所示。圖7“創(chuàng)建組”對話框詢問要創(chuàng)建的組是行還是列。如何隱藏的是行就選擇“行”單選按鈕，如果隱藏的是列就選擇“列”單選按鈕。最后單擊“確定”按鈕完成。這時在工作表中行或者列的序號處會產(chǎn)生一條黑線，它將剛才選擇的所有行或列連接起來，同時在末端會有一個“－”符號。單擊該符號，則所選的行或者列就會組成一個組，從而達到隱藏的效果。同時“－”號會變成“+”號。要恢復隱藏，只要再單擊該“+”號即可?；蛘甙聪聰?shù)字“1”或“2”也可以實現(xiàn)。如果要取消分組模式。只需同時按下“Shift+Alt+一（左方向鍵）”組合即可。問除了使用“取消隱藏”命令外，還有什么更快捷的方法來實現(xiàn)找出已經(jīng)被隱藏的行或列嗎？答：要取消隱藏的行其實有更簡單的方法。例如要恢復被隱藏的第2行，可以執(zhí)行如下操作：首先將鼠標指針移動到第1行和第3行之間的位置，當鼠標的指針變成橫向為“=”號，縱向為黑色實心雙箭頭的十字形狀時，執(zhí)行用鼠標左鍵雙擊操作，這樣被隱藏的行就會顯示出來了。這種方法比用“取消隱藏”命令要快捷的多。取消列的隱藏方法同上所述。當在工作表的單元格中輸入如“2/5、6/7”等形式的分數(shù)時。系統(tǒng)都會自動將其轉(zhuǎn)換為日期格式。所以每次都要先將單元格格式設(shè)置為“分數(shù)”后才可以正確顯示。難道就沒有辦法可以在常規(guī)格式下直接輸入分數(shù)嗎？答：在“常規(guī)”模式實現(xiàn)分數(shù)的輸入是可以實現(xiàn)的，而且還是非常簡單的。只要在輸入分數(shù)前，先輸入“0+空格符”。然后再在后面輸入分數(shù)即可，如輸入“0口2/3” （□表示空格）即正確顯示為“2/3”。需要注意的是，利用此方法輸入的分數(shù)的分母不能超過99，否則輸入結(jié)果顯示將被替換為分母小于或等于99的分數(shù)。如輸入“2/101”系統(tǒng)會將其轉(zhuǎn)換為近似值“1/50”。日期和時間的輸入形式太麻煩，而且有時記不清楚。問有什么方法讓系統(tǒng)自動輸入時間和日期嗎？答：可以執(zhí)行以下方法來實現(xiàn)：選中需輸入的單元格，直接按下“Ctrl+；”組合鍵可輸入當前日期；如果直接按下“Ctrl+Shift+；”組合鍵即可輸入當前時間；當然也可以在單元格中先輸入其他文字然后再按以上組合鍵，如先輸入“當前時間為：”再按下“Ctrl+Shift+；”組合鍵，就會在單元格中顯示“當前時間為：16:27”這樣的結(jié)果。以上方法美中不足的是輸入的時間和日期是固定不變的。如果希望日期、時間隨當前系統(tǒng)的日期、時間自動更新，則可以利用函數(shù)來實現(xiàn)。輸入“=today()”得到當前系統(tǒng)日期的函數(shù)，輸入“=now()”得至U當前系統(tǒng)時間和日期的函數(shù)。一般地，可以通過在單元格中輸入公式自動計算出數(shù)據(jù)的結(jié)果。但是將這個計算結(jié)果移動到其他單元格時，結(jié)果都變成了“0”，這是怎么回事？該如何解決？答：可以通過以下操作來解決：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“重新計算”選項卡。選擇“手動重算”復選框，同時取消選擇“保存前自動重算”復選框，使其無效，最后單擊“確定”按鈕即可。這樣就可以通過“復制”和“粘貼”命令來正確移動公式計算出的結(jié)果了。問在不用截圖軟件的情況下，可以直接將Word文檔中的某些文本內(nèi)容以圖片格式插入工作表的單元格中嗎？答：當然可以，可以直接利用系統(tǒng)的內(nèi)置功能實現(xiàn)文本內(nèi)容到圖片格式的轉(zhuǎn)換。具體操作如下：在Word編輯界面，先選定需要插入的文字內(nèi)容，然后利用“復制”命令將其復制到系統(tǒng)剪貼板中。然后在Excel環(huán)境下，選定要插入該圖片的單元格，再按住“Shift”鍵，同時單擊“編輯”菜單中的“粘貼圖片”命令。這樣即可將剪貼板中的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成圖片格式并插入到工作表中。如果選擇的是“粘貼鏈接圖片”命令，則將圖片和工作表建立鏈接關(guān)系。求和函數(shù)“SUM”可能是我們在工作表文檔中使用最多的函數(shù)了。問有什么好辦法來快速輸入嗎？答：其實“SUM”函數(shù)不必每次都直接輸入的，可以單擊工具欄中的“》”符號按鈕來快速輸入。當然還有更快捷的鍵盤輸入，先選擇單元格，然后按下“Alt+=”組合鍵即可。這樣不但可以快速輸入函數(shù)名稱，同時還能智能地確認函數(shù)的參數(shù)。要創(chuàng)建一個較大的數(shù)據(jù)矩陣，且矩陣中的數(shù)據(jù)是一個有規(guī)律的等差序列，問有什么好的方法來自動實現(xiàn)嗎？答：要創(chuàng)建這樣的有規(guī)律的數(shù)據(jù)矩陣，可以試試以下所述的方法：假設(shè)要創(chuàng)建一個MxN的矩陣，而且矩陣的第一個單元格是A1。先在A1單元格中輸入矩陣的第一個數(shù)據(jù)元素，再在A2單元格中輸入下一個數(shù)據(jù)元素。然后再定位到B1單元格，在其中輸入矩陣的第N+1個數(shù)據(jù)元素，在B2單元格中輸入第N+2個數(shù)據(jù)元素，這樣也就確定了該矩陣的前兩行和前兩列的四個數(shù)據(jù)。接下來用鼠標選擇這四個單元格，移動鼠標指針至該單元格的右下角填充柄處，當指針變成一個實心的黑色小十字狀時，按下鼠標左鍵延行方向拖動至矩陣的最后一列。松開鼠標后，會生成一個2行N列的數(shù)據(jù)矩陣。同樣的再選擇該矩陣，移動指針到該矩陣的右下角填充柄處，當鼠標再次變成一個實心的黑色十字狀時，延列方向執(zhí)行拖動操作至第M行。這樣整個矩陣就自動填充完了。系統(tǒng)提供的下劃線按鈕只能為單元格文字設(shè)置下劃線。而如果要設(shè)置雙下劃線，則要利用菜單命令才能完成，問有更快捷的方法嗎？答：當然有，設(shè)置雙下劃線可以直接利用鍵盤快捷完成。方法就是先按住“Shift”鍵，然后再單擊工具欄上的下劃線按鈕。為什么利用“格式”菜單中“拼音信息”下的“編輯”命令為單元格漢字加注漢語拼音后，系統(tǒng)什么都沒顯示？答：那是因為系統(tǒng)默認的格式是將拼音隱藏的。只要再執(zhí)行“拼音信息”下的“顯示或隱藏”命令就可以看到了?；蛘呖梢韵葓?zhí)行“顯示或隱藏”命令，然后再利用“編輯”命令來輸入拼音信息。同時還可以通過“設(shè)置”命令來對加注的拼音進行字體大小、對齊方式等相關(guān)的設(shè)置。要選擇數(shù)據(jù)類型都是“數(shù)字”的單元格來進行操作，可是這些單元格都是分散的問有什么好的方法把它們?nèi)空页鰜韱?？答：可以利用“定位”命令來快速地找到這些單元格。具體操作如下：執(zhí)行“編輯”菜單中的“定位”命令。在彈出的“定位”對話框中，單擊“定位條件”按鈕。接著會彈出一個“定位條件”對話框，根據(jù)需要，選擇設(shè)置好要查找的單元格類型。例如先選擇“常量”項，然后再復選上“數(shù)字”項，如圖8所示。最后單擊“確定”按鈕完成即可。這樣符合上述條件的單元格全部會被選中。圖8設(shè)置定位條件如果工作表文檔中數(shù)據(jù)較多，由于屏幕大小的限制，在輸入超過顯示區(qū)域單元格的數(shù)據(jù)時，一般都是要利用滾動條來定位顯示區(qū)域。這樣操作往往不是很準確，問有更好的方法來實現(xiàn)嗎？答：可以利用“記錄單”方式來直接輸入數(shù)據(jù)，而無需理會單元格位置的變化。不過具體操作時，行和列的輸入稍有不同，下面一一來說明：對于列數(shù)據(jù)的輸入。先單擊列標題來選擇整列，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令，這時系統(tǒng)會彈出一個對話框，直接單擊“確定”按鈕，在彈出的另一對話框中進行數(shù)據(jù)輸入即可，如圖9所示。輸入完成后，按“Enter”鍵自動跳轉(zhuǎn)至下一空白單元格中（當然也可以單擊滾動條下邊的黑色三角符號來跳轉(zhuǎn)），繼續(xù)輸入數(shù)據(jù)。輸入完成后單擊“關(guān)閉”按鈕完成即可。如果是要按行方向來輸入數(shù)據(jù)，操作與前面稍有不同。首先不能利用單擊行標記的方法來選擇整行，否則會因為字段太多而出錯，所以只能用拖動操作來選擇。在數(shù)據(jù)輸入時，不能用“Enter”鍵來跳轉(zhuǎn)到下一個空白單元格，因為如果按此鍵，系統(tǒng)會跳轉(zhuǎn)到下一行來輸入數(shù)據(jù)，但是可以用“Tab”鍵來跳轉(zhuǎn)。圖9輸入數(shù)據(jù)最后需要共同注意的是，不管是行輸入或是列輸入數(shù)據(jù)，由于系統(tǒng)默認是將第一行和第一列作為記錄名稱和字段名稱，所以所有輸入的數(shù)據(jù)都是從第二行和第二列開始的。當要計算工作表中的數(shù)據(jù)時，一般都是利用公式或函數(shù)來得到結(jié)果?？墒羌偃鐑H僅只是想查看一下結(jié)果，并不需要在單元格中建立記錄數(shù)據(jù)。問有什么辦法實現(xiàn)嗎？答：可以選擇要計算結(jié)果的所有單元格，然后看看編輯窗口最下方的狀態(tài)欄上，是不是自動顯示了“求和=？”的字樣呢？如果還想查看其他的運算結(jié)果，只需移動鼠標指針到狀態(tài)欄任意區(qū)域，然后用鼠標右鍵單擊，在彈出的菜單中單擊要進行相應(yīng)的運算操作命令，在狀態(tài)欄就會顯示相應(yīng)的計算結(jié)果。這些操作包括：均值、計數(shù)計數(shù)值、求和等。在許多的場合中，我們都需要為單元格數(shù)據(jù)添加單位，如果每輸入一個數(shù)據(jù)，就添加一個單位，這樣操作起來實在太麻煩費事了。問可以在數(shù)據(jù)輸入后一次性批量完成嗎？答：可以按以下操作來實現(xiàn)批量輸入單位：選中所有要添加單位的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，然后在“分類”列表中選擇“自定義”項。再在右邊的“類型”列表選擇框中選擇適合的數(shù)字格式（例如：如果是小數(shù)形式，則選擇“0.00”），在“類型”文本框中的該數(shù)字格式后添加“單位名稱”（如："元"，注意是英文輸入法中的引號），如圖10所示。圖10輸入數(shù)據(jù)單位最后單擊“確定”按鈕返回即可。這樣剛才選擇的所有單元格數(shù)據(jù)后都自動加上設(shè)置好的單位了。在一些網(wǎng)頁填寫注冊信息時，如果輸入的內(nèi)容以前曾經(jīng)輸入過，只要輸入前面一個或幾個字符，系統(tǒng)就會自動輸入其余的內(nèi)容。問在Excel的單元格數(shù)據(jù)輸入有這種功能嗎？答：這種功能叫做自動記憶功能。在Excel中也是可以實現(xiàn)的。具體設(shè)置如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中單擊“編輯”選項卡，選擇“記憶式鍵入”復選框，如圖11所示。圖11選擇“記憶式鍵入”復選框最后單擊“確定”按鈕即可。34.在一些網(wǎng)頁填寫注冊信息時，如果輸入的內(nèi)容以前曾經(jīng)輸入過，只要輸入前面一個或幾個字符，系統(tǒng)就會自動輸入其余的內(nèi)容。問在Excel的單元格數(shù)據(jù)輸入有這種功能嗎？答：對這種通過特殊途徑得到的數(shù)據(jù)文檔，可以通過以下方法來實現(xiàn)快速批量轉(zhuǎn)換格式：先在該數(shù)據(jù)文檔的空白單元格中輸入一個數(shù)值型數(shù)據(jù)如“1”，然后利用“復制”命令將其復制到剪貼板中。接著選擇所有需要格式轉(zhuǎn)換的單元格，再單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在彈出的“選擇性粘貼”對話框中選擇“運算”項下的“乘”或者“除”單選按鈕，如圖所示。圖12將文本格式轉(zhuǎn)化為數(shù)值最后單擊“確定”按鈕完成即可。這樣，所有的單元格都會轉(zhuǎn)換為數(shù)值格式了。有時在一個工作表中，有許多的“0”值的單元格，這些單元格沒有什么實際意義，而且還影響整個工作表的美觀，問可以將這些“0”去掉，而又不影響工作表的數(shù)據(jù)的完整嗎？答：要想去掉這些“0”值單元格，而又不影響工作表數(shù)據(jù)的完整性，就只有將它們隱藏起來。具體實現(xiàn)方法如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“視圖”選項卡，在“窗口選項”區(qū)域中取消選擇“零值”復選框，最后單擊“確定”按鈕完成即可，如圖13所示。圖13 隱藏零值當然這樣工作表中所有的“0”都會被隱藏起來。如果只希望隱藏部分單元格中的“0”，可以執(zhí)行以下操作：首先選擇要隱藏的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，再在“分類”列表框中選擇“自定義”項，在右邊的“類型”輸入框中輸入“00@”（ 全部符號都在英文輸入法狀態(tài)輸入，雙引號不要輸入）。最后單擊“確定”按鈕完成即可。由于工作表中數(shù)據(jù)類型的復雜和多變性，所以常常要在各種輸入法之間來回切換，問可以實現(xiàn)一定位到某個單元格系統(tǒng)就會自動切換到相應(yīng)的輸入法嗎？答：可以通過下面的設(shè)置來實現(xiàn)它：首先選中使用同一種輸入法的所有單元格，再單擊執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單上的“有效性”命令，在彈出的對話框中選擇“輸入法模式”選項卡，在“輸入法模式”下拉列表中，根據(jù)需要進行設(shè)置。如要使用中文字符的話，就選擇“打開”，如要使用英文輸入模式，就選擇“關(guān)閉（英文模式）”。在對一些帶小數(shù)的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計中，系統(tǒng)計算后得出的結(jié)果往往和我們運算得到的值有一定的出入。為什么出現(xiàn)這種問題？該如何解決呢？答：出現(xiàn)這種問題的原因是，在默認情況下，系統(tǒng)對中間運算得出的帶有小數(shù)結(jié)果的顯示都是經(jīng)過了四舍五入操作后給出的近似值。而在其他如求和、求差等運算過程中，使用的是更精確的實際值，所以和用屏幕顯示值進行運算得出的結(jié)果是有出入的。要想解決這一問題，只要更改默認設(shè)置即可，具體操作如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“重新計算”選項卡，找到并取消選擇“以顯示值為準（P）”復選框，最后單擊“確定”按鈕完成。這樣系統(tǒng)就會直接依據(jù)顯示結(jié)果來進行運算了為了統(tǒng)一輸入的格式，有時希望用戶在輸入數(shù)據(jù)時，只需要選擇設(shè)置好的單元格內(nèi)容即可，而不要自行重新輸入。有沒有辦法為單元格設(shè)置一個供選擇的類似下拉列表的選擇框?答：這是完全可以的。具體操作如下：首先要選擇需要建立自動選擇列表的單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單欄中的“有效性”命令。再選擇“設(shè)置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”項。這時對話框會增加“來源”項，在其下面的輸入框中，輸入供用戶選擇的序列。不同的選擇項用“，”號分開（是在英文輸入法狀態(tài)下的逗號）。如輸入“滿意，一般，不滿意”，如圖14所示。圖14設(shè)置下拉列表最后單擊“確定”按鈕完成即可。這樣設(shè)置后，當用鼠標單擊單元格時，在單元格右邊會出現(xiàn)一個向下的黑色箭頭，單擊該箭頭就會彈出一個選擇輸入列表了。在工作表中為數(shù)據(jù)庫添加記錄序列號是經(jīng)常要執(zhí)行的操作?？墒怯袝r如果記錄太多，一個一個地輸入就會顯得費事。問可以讓系統(tǒng)自動完成嗎？答：要輸入一些這樣有規(guī)律的數(shù)據(jù)，使用以下方法將會節(jié)省許多的時間和精力：首先在起始單元格中輸入第一個數(shù)據(jù)，例如輸入“1”。然后在第二個單元格中輸入第二個數(shù)據(jù)，如輸入“3”，這兩個數(shù)據(jù)的大小差就是這個數(shù)據(jù)序列等差比。選擇這兩個單元格，移動指針至該區(qū)域的右下角的填充柄處。當鼠標變成一個黑色的實心十字形狀時，按住鼠標左鍵執(zhí)行拖動操作，到最后一個單元格處放手。這樣系統(tǒng)就自動按照等差比值填充好其他單元格。如果要設(shè)置的一個等差比為“1”的數(shù)據(jù)序列，只要輸入起始的第一個數(shù)據(jù)，然后按住“Ctrl”鍵，再移動鼠標這至填充柄處，這時鼠標指針會變成兩個小的黑色十字狀。接著再執(zhí)行與上述同樣的拖動操作即可完成。由于單元格的不連續(xù)分布，無法利用前面介紹的方法來快速填充，問有什么其他的方法來實現(xiàn)嗎？答：如果要輸入相同內(nèi)容的單元格不連續(xù)，還可以使用下面的方法來實現(xiàn)快速輸入：首先按住“Ctrl”鍵來選擇好所有的單元格，然后將光標定位到編輯欄（就是“fx”圖標后面的輸入欄）中，輸入需要的數(shù)據(jù)。輸入完成后按住“Ctrl”鍵不放，然后再按下“Enter”鍵，這樣輸入的數(shù)據(jù)就會自動填充到所有剛才選擇的單元格。42.如果要在不同的工作表中輸入相同的內(nèi)容，有什么快捷的方法嗎？答：可以試試以下方法來實現(xiàn)：先按住“Ctrl”鍵，然后用鼠標單擊左下腳的工作表名稱來選定所有的工作表。這樣所選擇的工作表就會自動成為一個“成組工作表”。只要在任意一個工作表中輸入數(shù)據(jù)，其他的工作表也會增加相同的數(shù)據(jù)內(nèi)容。如果要取消“成組工作表”模式，只要在任一工作表名稱上單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“取消成組工作表”選項即可。如何去掉網(wǎng)格線？答:1）除去編輯窗口中的表格線單擊“工具”菜單中的“選項”，再選中“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效；2）除去打印時的未定義表格線有時會出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線（在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線），一般情況下在打印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊“文件”、“頁面設(shè)置”、“工作表”菜單，點擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框，取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。如何快速地復制單元格的格式？答:要將某一格式化操作復制到另一部分數(shù)據(jù)上，可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時鼠標變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。如何為表格添加斜線？答:一般我們習慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實，我們可以使用繪圖工具來實現(xiàn)：單擊“繪圖”按鈕，選取“直線”，鼠標變成十字型．將其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠標左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標，斜線就畫出來了。另外，使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調(diào)出快顯菜單，選擇“對象格式”\“圖案”，選擇“無邊框”項即可。如何快速輸入數(shù)據(jù)序列？答:如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列，千萬別逐條輸入，為何不讓Excel自動填充呢？在第一個單元格內(nèi)輸入起始數(shù)據(jù)，在下一個單元格內(nèi)輸入第二個數(shù)據(jù)，選定這兩個單元格，將光標指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按Excel內(nèi)部規(guī)定的序列進行填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)（如辦公室人員名單），定義成序列，以備日后自動填充，豈不一勞永逸！選擇“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“自定義序列”標簽，在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項2間要輸入半角符號的逗號加以分隔（例如：張三，李四，王二……），單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄答:我們知道，使用鼠標左鍵拖動單元格填充柄可以自動填充數(shù)據(jù)序列。其實，使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，按住鼠標右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄，將會出現(xiàn)包含下列各項的菜單：復制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、以年填充；序列……此時，你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。如果你的工作表中已有某個序列項，如何將其定義成自動填充序列以備后用？答:選定包含序列項的單元格區(qū)域，然后選擇“工具”\“選項”\“自定義序列”，單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域的序列項添加至“自定義序列”對話框，按“確定”按鈕返回工作表，下次就可以用這個序列項了。上例中，如果你已擁育的序列項中含有許多重